RESOLUCIÓN SDH-000194 DE 2021

(Marzo 18)

Por medio de la cual se aprueba el Sistema Integrado de Conservación documental - SIC de la Secretaría Distrital de Hacienda de Bogotá D.C.

EL SECRETARIO DISTRITAL DE HACIENDA

En uso de las facultades conferidas en el artículo 11 del Acuerdo 06 de 2014, expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, los literales o) y u) del artículo 4 del Decreto Distrital 601 de 2014, modificado por el artículo 1° del Decreto Distrital 364 de 2015, y

CONSIDERANDO

Que el artículo 46 de la Ley 594 de 2000 establece que los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.

Que el artículo 1 del Acuerdo 006 de 2014, expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 de la Ley 594 de 2000”, señala que la implementación del SIC tiene como finalidad garantizar la conservación y preservación de cualquier tipo de información independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, manteniendo atributos tales como la unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, de toda la documentación de una entidad desde el momento de la producción durante su periodo de vigencia, hasta su disposición final, de acuerdo con la valoración documental.

Que el artículo 3 del citado Acuerdo define el Sistema Integrado de Conservación como el “conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital, bajo el concepto de archivo total, acorde con la política de gestión documental y demás sistemas organizacionales tendientes a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de información independiente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, conservando atributos tales como unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad, desde el momento de su producción y/o recepción, durante su gestión hasta su disposición final, es decir, en cualquier etapa de su ciclo vital”.

Que el artículo 5 de la misma norma señala que “los planes del SIC establecerán acciones a corto, mediano y largo plazo de conformidad con la valoración de los documentos y su ciclo vital, mediante la aplicación de una estrategia de mejora continua de los procesos…”, indicando a su vez los elementos mínimos que deben contener tanto el plan de conservación documental como el plan de preservación digital a largo plazo.

Que en el artículo 9 ibidem estipula que la responsabilidad de implementar el Sistema Integrado de Conservación – SIC será del Secretario General o de un servidor público de igual o superior jefatura articulado con el equipo interdisciplinario de profesionales del área de gestión documental, área de conservación documental, área de tecnologías de la información y auditores.

Que igualmente el articulo 11 citado Acuerdo dispone que “el SIC deberá ser aprobado mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comité de Desarrollo Administrativo en las entidades de orden nacional o por el Comité Interno de Archivo en las entidades de nivel territorial, cuyo sustento deberá quedar consignado en el Acta del respectivo comité”.

Que el numeral 7 del artículo 2.8.2.1.16 del Decreto 1080 de 2015, Único Reglamento del Sector Cultura, establece como función del Comité Interno de Archivo la de “Aprobar el plan de aseguramiento documental con miras a proteger los documentos contra diferentes riesgos”.

Que el Decreto 1083 de 2015, modificado por el Decreto 1499 de 2017, en su artículo 2.2.22.3.1. adoptó la versión actualizada del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG- y en su artículo 2.2.22.3.8 dispuso la integración de un Comité institucional de Gestión y Desempeño encargado de orientar la implementación y operación de dicho modelo y que sustituirá los demás comités que tengan relación con el mismo y no sean obligatorios por mandato legal.

Que el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, a que se refiere la Resolución SDH- 000575 de 2020, aprobó la actualización del Sistema Integrado de Conservación para la Secretaria Distrital de Hacienda, según consta en acta No. 9 del 27 de noviembre de 2020.

Que el literal f) del artículo 12 del Decreto Distrital 834 de 2018 señala como función de la Subdirección de Gestión Documental “Establecer las políticas, directrices y lineamientos frente a los procesos archivísticos de los Archivos de Gestión de la Entidad y efectuar seguimiento a la aplicación de éstas.”.

Que de igual manera el literal d del Artículo 14 del mencionado Decreto establece como función de la Oficina Técnica del Sistema de Gestión Documental “Conservar y preservar a largo plazo los documentos físicos y electrónicos, aplicando la conservación preventiva y la preservación a largo plazo, teniendo en cuenta las actividades propias del Plan de Conservación Documental establecido en la SDH”.

Que el Sistema Integrado de Conservación – SIC fue aprobado mediante acta 2 del 21 de diciembre de 2016 por parte del Comité Interno de Archivo de la Secretaria Distrital de Hacienda, y debe ser actualizado conforme a las necesidades de conservación y preservación de la información que surjan en la entidad.

Que la presente resolución se publicó en la página de internet de la Secretaría Distrital de Hacienda, desde el día   martes 26 de enero hasta el día lunes 1º de febrero de 2021, sin que se recibieron comentarios o sugerencias por parte de la ciudadanía. Lo anterior, en cumplimiento del artículo 8º de la Ley 1437 de 2011.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1°: Aprobar la actualización del Sistema Integrado de Conservación Documental – SIC de la Secretaria Distrital de Hacienda, de conformidad con el Acta No. 9 del 27 de noviembre de 2020, emitida por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de esta Entidad. l.

Parágrafo: El Manual que contiene el Sistema Integrado de Conservación Documental – SIC de la Secretaria Distrital de Hacienda, así como el acta No. 9 del 27 de noviembre de 2020, forman parte integral de la presente resolución.

Artículo 2°: Implementar el Sistema Integrado de Conservación Documental– SIC en la Secretaria Distrital de Hacienda, como el conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital.

Artículo 3°: La Subdirección de Gestión Documental de la Dirección de Gestión Corporativa de la Secretaria Distrital de Hacienda ejecutará las directrices, lineamientos e implementación del Sistema Integrado de Conservación Documental– SIC.

Artículo 4°: Corresponde a la Oficina Técnica del Sistema de Gestión Documental de la Subdirección de Gestión Documental la aplicación de los programas que componen el Sistema Integrado de Conservación Documental– SIC.

Artículo 5°: Publicar el presente acto administrativo en la página Web de la Secretaria Distrital de Hacienda www.sdh.gov.co, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1712 de 2014.

Artículo 6°: La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá D. C., a los 18 días del mes de marzo del año 2021.

JUAN MAURICIO RAMÍREZ CORTÉS

Secretario Distrital de Hacienda