RESOLUCIÓN 414 DE 2022

 

(Octubre 27)

 

Por medio de la cual se crea y se conforma el Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal – IDPAC y se dictan otras disposiciones

 

EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO DISTRITAL DE LA PARTICIPACIÓN Y ACCIÓN COMUNAL – IDPAC

 

En ejercicio de sus atribuciones legales, en especial las conferidas en el artículo 56 del Acuerdo 257 de 2006 expedido por la Junta Directiva del IDPAC, el artículo 2.2.22.3.8 del Decreto 1083 de 2015 y demás normas concordantes,

 

CONSIDERANDO:

 

Que, el artículo 2.2.22.3.8 del Decreto 1499 de 2017, señala que en cada una de las entidades se integrará un Comité Institucional de Gestión y Desempeño, encargado de orientar la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, el cual sustituirá los demás comités que tengan relación con el Modelo y que no sean obligatorios por mandato legal. 

 

Que, mediante la Resolución 123 de 23 de mayo de 2018 se creó y conformó en el IDPAC el Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Acto administrativo modificado mediante la Resolución 174 de 2020 que modificó el artículo (3°) “Conformación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño”, artículo (5°) Funciones y, artículo (8°) Sesiones. 

 

Que, de acuerdo con lo previsto en el artículo 2.2.3.5.3. del Decreto 415 de 2016, sobre los objetivos del fortalecimiento institucional en materia de tecnologías y sistemas de información, se hace necesario incluir funciones adicionales al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, con el fin de garantizar la implementación de los lineamientos para el fortalecimiento institucional y ejecución de los planes, programas y proyectos de tecnologías y sistemas de información en la entidad.

 

Que, adicionalmente, de acuerdo con lo previsto en la Norma Técnica de la Calidad del Proceso Estadístico actualizada a través de la Resolución 1118 de 2020 (NTC PE 1000), se hace necesario adicionar funciones al Comité con el fin de garantizar el cumplimiento de los roles y responsabilidades de la Alta Dirección en el desarrollo del proceso estadístico en la entidad.

 

Que, por otro lado, conforme lo previsto en el artículo 1 del Acuerdo 004 de 2022 expedido por la Junta Directiva del IDPAC “Por medio del cual se modifica la estructura organizacional del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal y se dictan otras disposiciones”, se requiere actualizar la denominación de la Oficina Asesora Jurídica e incluir como integrante del Comité Institucional de Gestión y Desempeño al jefe de la Oficina de Control Disciplinario Interno con voz y sin voto. 

 

Que, en cumplimiento de las disposiciones legales enunciadas se hace necesario modificar el acto de creación y conformación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

 

Que, con fundamento en lo anterior,

 

RESUELVE

 

ARTÍCULO PRIMERO. Creación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Crear el Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal encargado de orientar la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG.

 

ARTÍCULO SEGUNDO. Naturaleza del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. El Comité Institucional de Gestión y Desempeño es el órgano rector, articulador y ejecutor, a nivel institucional, de las acciones y estrategias para la correcta implementación, operación, desarrollo, evaluación y seguimiento del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG.

 

ARTÍCULO TERCERO. Conformación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

 

El Comité Institucional de Gestión y Desempeño estará conformado por:

 

1. El (la) Director(a) General o su delegado, quien lo presidirá

 

2. El (la) Secretario(a) General

 

3. El (la) Subdirector(a) de Fortalecimiento de la Organización Social

 

4. El (la) Subdirector(a) de Asuntos Comunales

 

5. El (la) Subdirector(a) de Promoción de la Participación

 

6. El (la) Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones

 

7. El (la) Jefe de la Oficina Jurídica

 

8. El (la) Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, quien actuará como secretario (a) técnico (a) del Comité

 

PARÁGRAFO PRIMERO. El (la) Jefe de la Oficina de Control Interno y el (la) jefe de la Oficina de Control Disciplinario Interno del Instituto Distrital de Participación y Acción Comunal, serán invitados permanentes y asistirán a las sesiones del Comité con voz, pero sin voto.

 

PARÁGRAFO SEGUNDO. Según los temas a tratar, la Secretaría Técnica del Comité podrá invitar a las sesiones convocadas a los (las) servidores públicos o contratistas que considere pertinentes, quienes asistirán con derecho a voz, pero sin voto.

 

ARTÍCULO CUARTO. Sustitución de otros Comités. El Comité Institucional de Gestión y Desempeño sustituirá a los demás comités que tengan relación con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, excepto aquellos que deban existir por mandato legal.

 

ARTÍCULO QUINTO. Funciones del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. El Comité Institucional de Gestión y Desempeño, tendrá las siguientes funciones: 

 

1. Aprobar y hacer seguimiento, por lo menos una vez cada tres meses, a las acciones y estrategias adoptadas para la operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG.

 

2. Articular los esfuerzos institucionales, recursos, metodologías y estrategias para asegurar la implementación, sostenibilidad y mejora del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG.

 

3. Proponer al Comité Sectorial de Gestión y Desempeño Institucional, iniciativas que contribuyan al mejoramiento en la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG.

 

4. Adelantar y promover acciones de autodiagnóstico para facilitar la valoración interna de la gestión.

 

5. Evaluar la implementación y desarrollo de las políticas de gestión y directrices en materia de seguridad digital y de la información.

 

6. Aprobar y hacer seguimiento a las políticas, estrategias y herramientas necesarias para la implementación interna de las políticas de gestión.

 

7. Acoger y hacer seguimiento a los planes y programas necesarios para la implementación interna de las políticas de gestión.

 

8. Definir mejoras al Modelo Integrado de Planeación y Gestión implementado por la entidad, con especial énfasis en las actividades de control establecidas en todos los niveles de la organización, así como aquellas propuestas por el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno.

 

9. Efectuar recomendaciones al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno en relación con las políticas de gestión y desempeño que puedan generar cambios o ajustes a la estructura de control de la entidad.

 

10. Aprobar el reglamento de operación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, el cual desarrolla los aspectos específicos que se deben tener en cuenta para cada uno de los temas que contempla el Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

 

11. Tomar decisiones relacionadas con la implementación y desarrollo de todas las políticas del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, así como su sostenimiento a largo plazo.

 

12. Velar por el cumplimiento y actualización de las políticas y estándares en materia de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones TIC.

 

13. Liderar la gestión, seguimiento y control de la ejecución de recursos financieros asociados al portafolio de proyectos y servicios definidos en el plan estratégico de Tecnologías y Sistemas de información.

 

14. Aprobar y hacer seguimiento a la estrategia de seguridad de la información, así como de la gestión estratégica de las tecnologías de la información y las comunicaciones que contribuyen al logro de los objetivos misionales en la entidad.

 

15 Revisar los diagnósticos del estado de la seguridad de la Información del IDPAC y coordinar acciones que ayuden a proveer un ambiente seguro y estable de los recursos de Información que sea consistente con las metas y objetivos del IDPAC. 

 

16. Aprobar los recursos necesarios para implementar lo establecido en la Norma Técnica de la Calidad del Proceso Estadístico expedida a través de la Resolución 1118 de 2020 por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística – DANE.

 

17. Definir mejoras de los procesos estadísticos, en cumplimiento de los principios de transparencia, confidencialidad e imparcialidad, garantizando la continuidad de las operaciones estadísticas de la entidad.

 

18. Asignar y comunicar las responsabilidades de todos los roles requeridos en la implementación del proceso estadístico en cumplimiento de los requisitos de la Norma Técnica de la Calidad del Proceso Estadístico.

 

19. Actualizar y adoptar el Portafolio de Bienes y/o servicios, el cual está basado en las necesidades y expectativas de los (as) ciudadanos (as) y partes interesadas, asociado a las funciones institucionales.

 

20. Aprobar las propuestas de eliminación documental, de conformidad con el procedimiento y lo establecido en la tabla de retención documental y la tabla de valoración documental del Instituto.

 

21. Las demás que tengan relación directa con la implementación, desarrollo y evaluación del MIPG.

 

ARTÍCULO SEXTO. Funciones del Presidente del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. El presidente del Comité Institucional de Gestión y Desempeño -CIGD, tendrá las siguientes funciones:

 

1. Presidir, instalar y dirigir las sesiones del Comité. 

 

2. Representar al Comité cuando se requiera. 

 

3. Servir de canal de comunicación de las decisiones del Comité. 

 

4. Hacer el reparto de los asuntos que le corresponda a los miembros del Comité para presentar ante el mismo y decidir y debatir.

 

5. Decidir los impedimentos y recusaciones que presenten los integrantes del Comité conforme la normatividad vigente. 

 

6. Las demás funciones que establezca la Ley o el reglamento. 

 

PARÁGRAFO: El presidente del CIGD podrá delegar en los otros integrantes del Comité algunas de sus funciones, cuando lo considere oportuno. 

 

ARTÍCULO SÉPTIMO. Funciones de la Secretaría Técnica. La Secretaria Técnica del Comité Institucional de Gestión y Desempeño - CIGD, tendrá las siguientes funciones:

 

1. Convocar a sesiones a los integrantes del Comité e invitados, indicando hora, día, lugar o medio de la reunión, orden del día y documentos soporte para la sesión. Las reuniones del comité serán convocadas con una antelación de por lo menos dos (2) días. 

 

2. Solicitar los líderes de política, líderes de procesos o jefes de dependencia la inclusión de los temas que sean necesarios tratar en las sesiones, para lo cual, estos deberán remitir con antelación los documentos soporte que requieran decisión, para su análisis previo.

 

3. Elaborar las actas de cada sesión, que contendrán el resumen de los temas presentados, las observaciones, recomendaciones realizadas y los votos de los integrantes del comité. 

 

4. Custodiar y conservar las actas y demás documentos que soporten los temas tratados en cada sesión en medio electrónico y físico en caso de ser requerido. 

 

5. Hacer seguimiento a las decisiones y compromisos adoptados por el Comité. 

Las demás funciones que establezca la ley o el reglamento 

 

PARÁGRAFO: La Secretaría Técnica del CIGD, podrá informar oficialmente los asuntos decididos por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño. 

 

ARTÍCULO OCTAVO. Sesiones del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. El comité se reunirá en sesión ordinaria por lo menos una (1) vez al mes. No obstante, de ser necesario, se podrá reunir de manera extraordinaria por solicitud de sus integrantes y previa convocatoria por parte de la Secretaría Técnica.

 

La convocatoria de las sesiones ordinarias se hará conforme lo establece el artículo séptimo del presente acto. En caso de urgencia se podrá convocar a sesión extraordinaria verbalmente, de lo cual se dejará constancia en el acta. En la citación siempre se indicará el orden del día a tratar y la remisión de los documentos soporte de la sesión. 

 

Se podrán celebrar sesiones mediante plataformas que permitan comunicación en término real, cuando el presidente lo considere conveniente o cuando los miembros del comité lo acuerden con la Secretaría Técnica. Las sesiones virtuales se convocarán y cursarán en los mismos términos señalados en el presente artículo. 

 

La asistencia al Comité es de carácter obligatorio para sus integrantes, salvo que medie justa causa, la cual deberá sustentarse previamente ante la Secretaría Técnica.

 

El Comité sesionará válidamente con la presencia de la mitad más uno de sus integrantes y tomará decisiones con la mitad más uno de los votos de los integrantes con derecho a voz y voto. En caso de empate, el Presidente del Comité lo dirimirá.

 

PARÁGRAFO: el Comité deberá reunirse de manera ordinaria al menos cuatro (4) veces al año, previa solicitud a la Secretaría Técnica, para revisar los diagnósticos del estado de la seguridad de la Información del IDPAC y coordinar acciones que ayuden a proveer un ambiente seguro y estable de los recursos de Información que sea consistente con las metas y objetivos.

 

ARTÍCULO NOVENO. Impedimentos, recusaciones o conflictos de interés. Los integrantes del Comité Institucional de Gestión y Desempeño están sujetos a las causales de impedimento y recusación previstas en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo o la norma que lo modifique o sustituya.

 

Cuando un integrante del Comité advierta que puede estar inmerso en una de las causales de impedimento, deberá informarlo inmediatamente al Director General, quien como jefe inmediato de todos los miembros del CIGD, deberá decidir el impedimento. De aceptarlo, designará su remplazo y en el mismo acto ordenará la entrega de los documentos.

 

Cuando el integrante del Comité no manifieste su impedimento, podrá ser recusado por el interesado, quien deberá aportar las pruebas que considere necesarias para decidir el impedimento.

 

ARTÍCULO DÉCIMO. Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y en consecuencia, deroga las Resoluciones 123 de 2018 y 174 de 2020, así como aquellas disposiciones que le sean contrarias.

 

Dada en Bogotá D.C., a los 27 días del mes de octubre del año 2022.

 

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

 

ALEXANDER REINA OTERO Director General

 

Nota. Ver norma original en Anexos.