RESOLUCIÓN 5862 DE 2024

 

(Abril 29)

 

Por medio de la cual se establecen las condiciones generales que rigen el proceso de gestión de la cobertura educativa a cargo de las entidades territoriales certificadas en educación

 

La Ministra de Educación Nacional, en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, y en particular, las previstas en el artículo 148 de la Ley 115 de 1994, los numerales 5.1, 5.2 y 5.4 del artículo 5º de la Ley 715 de 2001, el artículo 1.1.1.1 del Decreto número 1075 de 2015, y

 

CONSIDERANDO:

 

Que el artículo 67 de la Constitución Política establece que la educación es un derecho de la persona y un servicio público que tiene una función social. De igual manera, dispone que el Estado, la sociedad y la familia son responsables de la misma, y que “Corresponde al Estado regular y ejercer la suprema inspección y vigilancia de la educación con el fin de velar por su calidad, por el cumplimiento de sus fines y por la mejor formación moral, intelectual y física de los educandos; garantizar el adecuado cubrimiento del servicio y asegurar a los menores las condiciones necesarias para su acceso y permanencia en el sistema educativo”. Además, señala que “La Nación y las entidades territoriales participarán en la dirección, financiación y administración de los servicios educativos estatales, en los términos que señalen la Constitución y la ley”.

 

Que la Ley 115 de 1994, por la cual se expide la Ley General de Educación, en su artículo 4° indica que “Corresponde al Estado, a la sociedad y a la familia velar por la calidad de la educación y promover el acceso al servicio público educativo (…)”. En armonía con lo citado, el artículo 75 de esta misma ley, le da competencia al Ministerio de Educación Nacional para establecer y reglamentar un Sistema Nacional de Información de la educación formal, entre otras modalidades, el cual operará de manera descentralizada y tiene entre sus objetivos fundamentales el de “(…) servir como factor para la administración y planeación de la educación y para la determinación de políticas educativas a nivel nacional y territorial”.

 

Que, igualmente, el artículo 148 de la referida norma, señala las funciones del Ministerio de Educación Nacional en relación con el servicio público educativo, entre las cuales se tienen la de “Establecer el sistema descentralizado de información para la adecuada planeación y administración de la educación y para ofrecer información oportuna a la sociedad y a los padres de familia para que puedan elegir la mejor educación para sus hijos” y “Coordinar todas las acciones educativas del Estado y de quienes presten el servicio público en todo el territorio nacional”. A su turno, el literal e) del artículo 151 ibídem, manifiesta que las secretarías departamentales y distritales de educación deben “(…) Diseñar y poner en marcha los programas que se requieran para mejorar la eficiencia, la calidad y la cobertura de la educación”.

 

Que, además, la Ley 115 de 1994, modificada por la Ley 1650 de 2013, en su artículo 3º, “(…) reconoce la naturaleza prevalente del derecho a la educación sobre los derechos económicos de las instituciones educativas”.

 

Que la Ley 715 de 2001, por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros, en su artículo 5°, numerales 5.1, 5.2 y 5.4, establece que corresponde a la Nación “Formular las políticas y objetivos de desarrollo para el sector educativo y dictar normas para la organización y prestación del servicio”, “Regular la prestación de los servicios educativos estatales y no estatales” y “Definir, diseñar, reglamentar y mantener un sistema de información del sector educativo”, respectivamente.

 

Que los artículos 6º y 7º de la misma ley, disponen como competencias de los departamentos, distritos y municipios certificados en educación, entre otras, las de: (i) dirigir, planificar y prestar el servicio educativo en los niveles de preescolar, básica y media en sus distintas modalidades, en condiciones de equidad, eficiencia y calidad; (ii) mantener la cobertura actual y propender a su ampliación y, (iii) responder por la oportunidad y calidad de la información educativa para suministrar la información a la Nación en las condiciones que se requiera. En armonía, el artículo 32 ibídem, indica que “Los departamentos, distritos y municipios deberán contar con un sistema de información del sector educativo y mantenerlo actualizado de acuerdo con las orientaciones que para tal fin determine la Nación. (…)”.

 

Que con el objetivo de compilar y racionalizar las normas de carácter reglamentario que rigen al sector educativo y contar con un instrumento jurídico único, el Gobierno nacional expidió el Decreto número 1075 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Educación.

 

Que el Título 6 de la Parte 3 del Libro 2 del Decreto número 1075 de 2015, formula la estructura y objetivos del sistema de información del sector educativo y asigna a los departamentos, distritos y a los municipios certificados en educación, el deber de reportar la información de manera sistemática al Ministerio de Educación Nacional, en los formatos y estructuras que para tal fin se expidan. Asimismo, dispone que la información reportada por las entidades territoriales será utilizada por el Ministerio de Educación Nacional para la toma de decisiones del sector educativo y la asignación de los recursos de la participación para educación del Sistema General de Participaciones.

 

Que el Decreto número 1411 de 2022, por medio del cual se subroga el Capítulo 2 del Título 3, Parte 3 del Libro 2 del Decreto número 1075 de 2015 y se adiciona la Subsección 4 a este Capítulo, (…), reglamenta la educación inicial en el país y define, en su artículo 3°, que subroga el artículo 2.3.3.2.2.1.2 del Decreto Único Reglamentario, la organización de este servicio en dos ciclos, atendiendo a los ritmos de desarrollo y estilos de aprendizaje de las niñas y los niños, así: “(i) el primero abarca desde el nacimiento hasta antes de cumplir los tres (3) años de edad, y (ii) el segundo ciclo comprende desde los tres (3) años de edad hasta antes de cumplir los seis (6) años de edad”; siendo entonces, el segundo ciclo de la educación inicial el correspondiente al nivel de preescolar con sus tres grados prejardín, jardín y transición, que refieren los artículos 15 y 18 de la Ley 115 de 1994.

 

Que el mismo decreto único, en sus artículos 2.3.3.2.2.2.1 y 2.3.3.2.2.2.4, plantea que los establecimientos educativos oficiales, en coordinación con las entidades territoriales, avanzarán de manera prioritaria y progresiva en la apertura de los grados jardín y prejardín, acción que deberá estar acorde con lo establecido en el artículo 18 de la Ley 115 de 1994. Asimismo, establece que podrán ampliar la atención en dicho orden, siempre y cuando cuenten con el concepto técnico favorable de la entidad territorial que dé cuenta de las condiciones estructurales del servicio educativo, y se garantice el cumplimiento de las coberturas señaladas en el inciso 2 del citado artículo 18.

 

Que, mediante Resolución número 7797 del 29 de mayo de 2015, el Ministerio de Educación Nacional estableció el proceso de gestión de la cobertura educativa en las entidades territoriales certificadas, norma que se requiere actualizar de acuerdo con la evolución del sistema de información de matrícula. Lo anterior, permite al proceso ser más eficiente, controlable y flexible; además, de mejorar la calidad de la información que se registra a través del sistema, fortalecer la prestación del servicio educativo y garantizar su continuidad en los establecimientos educativos oficiales.

 

Que de conformidad con lo establecido en el numeral 9 del artículo 3° y el numeral 8 del artículo 8° de la Ley 1437 de 2011, por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y el artículo 3º de la Resolución número 07651 de 2017, modificada por la Resolución número 11967 de 2017 del Ministerio de Educación Nacional, el proyecto de resolución fue publicado y socializado entre el 11 y 26 de marzo de 2024, para observaciones de la ciudadanía.

 

En mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE:

 

CAPÍTULO 1

 

Disposiciones preliminares

 

Artículo 1°. Objeto. La presente resolución establece las condiciones generales que rigen el proceso de gestión de la cobertura educativa a cargo de las entidades territoriales certificadas en educación, para garantizar el derecho a la educación y asegurar la prestación oportuna del servicio y su continuidad durante el calendario escolar, en condiciones de calidad, equidad y eficiencia.

 

Artículo 2°. Ámbito de aplicación. El contenido de este acto administrativo aplica para las entidades territoriales certificadas en educación y para los establecimientos educativos oficiales y no oficiales en lo relacionado con el reporte de matrícula, registro de novedades y retiro de estudiantes, en los niveles de educación preescolar (segundo ciclo de la educación inicial), básica y media.

 

Artículo 3°. Definición. El proceso de gestión de la cobertura educativa es el conjunto de actividades técnicas y administrativas requeridas para garantizar la prestación del servicio educativo en las entidades territoriales certificadas en educación, el cual facilita el acceso y la permanencia de los estudiantes en el sistema educativo oficial.

 

CAPÍTULO 2

 

Directrices

 

Artículo 4°. Directrices del proceso de gestión de la cobertura educativa. Las entidades territoriales certificadas en educación y los establecimientos educativos oficiales, en cuanto a la organización del proceso de gestión de la cobertura educativa, se regirán por las siguientes directrices:

 

1. Desarrollar procesos de planeación educativa orientados a garantizar las trayectorias educativas completas de los estudiantes desde la educación inicial hasta la media.

 

2. Garantizar, en cualquier época del año, el acceso al sistema educativo oficial a la población en edad escolar que solicite un cupo desde los grados habilitados del nivel preescolar (correspondiente al segundo ciclo de la educación inicial) hasta la educación media.

 

3. Implementar modelos educativos flexibles o estrategias pertinentes para la atención de la población en edad escolar y, en especial, de aquellas poblaciones con mayores condiciones de vulnerabilidad, que permitan mitigar las barreras de acceso asociadas a la extraedad, dispersión geográfica, discapacidad, afectaciones por conflicto armado, lengua materna distinta al castellano, situaciones de riesgo, emergencia y cualquier condición que pueda afectar el acceso y/o la permanencia de las niñas, niños, adolescentes y jóvenes en el sistema educativo.

 

4. Capacitar al personal directivo docente, docente y administrativo en la debida caracterización de los grupos poblacionales en los sistemas de información dispuestos por el Ministerio de Educación Nacional.

 

5. Verificar y fortalecer las condiciones del servicio educativo para los procesos de ampliación de la cobertura, desde el nivel de preescolar (segundo ciclo de la educación inicial) hasta la educación media.

 

6. Promover el ingreso de las niñas y los niños al grado transición cuando cumplan cinco (5) años de edad, de acuerdo con lo establecido en el artículo 2.3.3.2.2.2.1 del Decreto número 1075 de 2015.

 

7. Garantizar la no exigencia de examen de admisión ni ningún otro mecanismo discriminatorio como requisito para el ingreso al sistema educativo. No obstante, para la educación básica y media se podrá realizar la validación de estudios, de acuerdo con el procedimiento establecido en el artículo 2.3.3.3.4.1.2 del Decreto número 1075 de 2015.

 

8. Garantizar la prestación del servicio educativo a los estudiantes (nuevos o antiguos) sin importar el estado que el estudiante presente en el sistema de información de matrícula. Será responsabilidad de la entidad territorial y/o del establecimiento educativo tramitar o gestionar, con otras entidades territoriales, el retiro o actualización de datos de los estudiantes en los sistemas de información dispuestos por el Ministerio de Educación Nacional.

 

9. Fomentar el acceso al servicio educativo a la población extranjera con sujeción al marco normativo vigente, los procedimientos y requisitos establecidos por las diferentes entidades de orden nacional y territorial.

 

10. Promover las condiciones para que el ingreso de estudiantes a los diferentes grados se realice en la edad correspondiente, de acuerdo con los contextos para cursar cada grado, así como las acciones necesarias para nivelar a los estudiantes que se encuentran en extraedad.

 

11. Promover el intercambio de información y articulación con entidades del orden nacional, regional y/o municipal, con el fin de identificar población retirada, por fuera del sistema educativo o niñas y niños que deben ingresar al sistema educativo en los grados del nivel de preescolar hasta educación media.

 

12. Establecer e implementar la ruta de tránsito a la educación formal para las niñas y niños que ingresan a los grados habilitados de preescolar (segundo ciclo de la educación inicial), desde los diferentes servicios de educación inicial y programas sociales presentes en el territorio.

 

13. Implementar estrategias orientadas a promover el acceso, bienestar y la permanencia de las niñas, niños y adolescentes en el sistema educativo.

 

CAPÍTULO 3

 

Responsables

 

Artículo 5°. Responsables. Son responsables del proceso de gestión de la cobertura educativa:

 

1. Secretario(a) de Educación de la entidad territorial certificada.

 

2. Rector(a) o Director(a) del establecimiento educativo oficial.

 

3. Funcionario(a) designado(a) por el Secretario(a) de Educación para administrar el sistema de información de matrícula.

 

4. Madres, padres o acudientes.

 

Artículo 6°. Responsabilidades. En el marco del proceso de gestión de la cobertura, los responsables del proceso estarán a cargo de:

 

1. Secretario(a) de Educación de la entidad territorial certificada, quien deberá:

 

a) Garantizar la prestación del servicio educativo en su jurisdicción, en concordancia con los lineamientos establecidos por el Ministerio de Educación Nacional.

 

b) Planear la cobertura educativa mediante la determinación de la oferta y la demanda potencial de cupos; implementando estrategias de gestión institucional como: (i) reorganización de los establecimientos educativos, (ii) promoción de convenios de continuidad y/o (iii) transformación de centros educativos, acorde con las realidades del territorio y de la población.

 

c) Definir los procedimientos y brindar asistencia técnica para el adecuado desarrollo y cumplimiento del proceso de gestión de la cobertura educativa en los establecimientos educativos oficiales.

 

d) Realizar seguimiento y control permanente a la ejecución del proceso de gestión de la cobertura en su jurisdicción.

 

e) Garantizar el acceso de la población en edad escolar que requiera el servicio educativo, aun cuando se presenten situaciones de insuficiencia en la capacidad oficial o limitaciones para su uso, mediante la contratación del servicio educativo -que debe ser consistente con los resultados del proceso de gestión de la cobertura educativa-, en los términos establecidos en el Capítulo 3, del Título 1, de la Parte 3 del Libro 2 del Decreto número 1075 de 2015.

 

f) Liderar acciones intersectoriales para el tránsito a la educación formal de las niñas y niños provenientes de los servicios de educación inicial y programas sociales presentes en el territorio.

 

g) Brindar capacitación y soporte técnico a los establecimientos educativos de su jurisdicción, en el manejo adecuado y oportuno registro en los sistemas de información dispuestos por el Ministerio de Educación Nacional.

 

h) Designar el personal para administrar los sistemas de información dispuestos por el Ministerio de Educación Nacional.

 

i) Realizar seguimiento y control permanente a la información reportada por los establecimientos educativos de su jurisdicción en los sistemas de información.

 

j) Gestionar el uso y análisis de los datos que se generan a través de los sistemas de información.

 

k) Responder por la oportunidad, veracidad y calidad de la información registrada en los sistemas de información dispuestos por el Ministerio de Educación Nacional.

 

2. Rector(a) o Director(a) del establecimiento educativo oficial, quien deberá:

 

a) Garantizar la prestación del servicio educativo y su continuidad durante el calendario escolar, en concordancia con los lineamientos establecidos por la entidad territorial certificada en educación.

 

b) Ejecutar el proceso de gestión de la cobertura educativa en articulación con la entidad territorial certificada en educación, atendiendo lo establecido en la presente resolución.

 

c) Gestionar y articular estrategias, programas y acciones que promuevan las trayectorias educativas completas desde la educación inicial hasta la media.

 

d) Registrar y mantener actualizada la información reportada en los sistemas dispuestos por el Ministerio de Educación Nacional; además, de realizar seguimiento y control permanente a la misma.

 

e) Registrar en los sistemas de información dispuestos por el Ministerio de Educación Nacional, la adecuada caracterización de los diferentes grupos poblacionales.

 

f) Responder por la oportunidad, veracidad y calidad de la información registrada en los sistemas de información dispuestos por el Ministerio de Educación Nacional.

 

g) Planear las acciones para la acogida, bienestar y la permanencia de las niñas y niños que transitan de los servicios de educación inicial y demás programas sociales presentes en el territorio, al sistema educativo; para así familiarizarlos con su nuevo entorno educativo y garantizar una atención educativa pertinente, de conformidad con los lineamientos emitidos por el Ministerio de Educación Nacional.

 

h) Proveer la información requerida por el Ministerio de Educación Nacional o la entidad territorial certificada en educación, para el desarrollo de auditorías tendientes a verificar la calidad de la información que reportan.

 

3. Funcionario(a) designado(a) por el Secretario(a) de Educación para administrar los sistemas de información, quien deberá:

 

a) Ejecutar los procesos relacionados con la gestión de la cobertura educativa.

 

b) Crear, asignar y administrar los respectivos usuarios y roles.

 

c) Registrar y mantener actualizada la información.

 

d) Realizar seguimiento y control a la información.

 

e) Brindar capacitación y soporte técnico a los establecimientos educativos de su jurisdicción, en el manejo y adecuado registro en los sistemas de información dispuestos por el Ministerio de Educación Nacional.

 

f) Responder por la calidad, veracidad, oportunidad y seguridad de la información que se registre con su respectivo usuario.

 

Esto, sin perjuicio de las responsabilidades que le asisten al Secretario(a) de Educación en la materia.

 

4. Madres, padres o acudientes, quienes deberán:

 

a) Solicitar un cupo a la entidad territorial certificada en educación o al establecimiento educativo, cuando el estudiante así lo requiera.

 

b) Cumplir con los procedimientos y requisitos establecidos por la entidad territorial certificada en educación y/o el establecimiento educativo, para matricular estudiantes nuevos y antiguos.

 

c) Gestionar las acciones necesarias para definir el estatus migratorio de estudiantes extranjeros y obtener los documentos legales, de acuerdo con las disposiciones señaladas por la autoridad migratoria.

 

d) Proveer toda la información requerida por el establecimiento educativo o la entidad territorial certificada en educación, e informar los cambios relacionados con la información del alumno y su(s) acudiente(s), registrada en los sistemas de información.

 

e) Informar al establecimiento educativo si el estudiante continuará sus estudios para el siguiente año lectivo en el mismo establecimiento o, por el contrario, solicitar su traslado.

 

f) Comunicar al establecimiento educativo el retiro del estudiante e informar el motivo de su retiro.

 

g) Participar en las actividades a las que sean convocados en relación con el acceso, bienestar y permanencia de las niñas y los niños en el sistema educativo.

 

CAPÍTULO 4

 

Etapas

 

Artículo 7°. Etapas del proceso de gestión de la cobertura educativa. El proceso de gestión de la cobertura educativa a cargo de las entidades territoriales certificadas en educación estará conformado por las siguientes etapas:

 

1. Planeación.

 

2. Trayectorias educativas.

 

3. Matrícula.

 

4. Estrategias de permanencia.

 

5. Auditoría.

 

Artículo 8°. Planeación. Las entidades territoriales certificadas en educación establecerán sus objetivos y metas de cobertura educativa, mediante el análisis de información demográfica, dinámicas territoriales, características de la población escolar, deserción y población por fuera del sistema educativo, niñas y niños que son candidatos para transitar o que ingresan por primera vez al sistema educativo, plantas de personal, infraestructura, estrategias de acceso y permanencia, entre otros.

 

Con base en el ejercicio de planeación, las entidades territoriales certificadas en educación expedirán el acto administrativo mediante el cual definirán las directrices, criterios, procedimientos y cronograma, para la organización y ejecución del proceso de gestión de la cobertura del servicio educativo en su jurisdicción.

 

Artículo 9°. Trayectorias educativas. Las entidades territoriales certificadas en educación trabajarán, de manera articulada, con los establecimientos educativos para asegurar que la trayectoria educativa, desde la educación inicial hasta la media, sea completa, oportuna y de calidad; contribuyendo así a disminuir la deserción, el rezago y el abandono escolar.

 

Asimismo, establecerán procesos de reorganización de los establecimientos educativos que garanticen la ruta para el acceso de las niñas y los niños a los grados habilitados de preescolar, con prioridad al grado transición como primer grado obligatorio del sistema educativo. Además, adelantarán acciones que favorezcan la trayectoria educativa completa, haciendo especial énfasis en los cambios de nivel.

 

Artículo 10. Matrícula. Las entidades territoriales certificadas en educación garantizarán la oferta educativa, estableciendo el procedimiento para la matrícula de los estudiantes antiguos y nuevos en los establecimientos educativos oficiales. También, capacitarán a los rectores y/o directores en el uso del sistema de información de matrícula.

 

En el marco de sus competencias legales y funcionales, las entidades territoriales certificadas en educación realizarán seguimiento y control al cumplimiento de las actividades y el cronograma de la etapa de matrícula oficial, así como al cumplimiento de las obligaciones de los establecimientos educativos no oficiales, establecidos en los capítulos 5 y 6 del presente Acto Administrativo; respectivamente.

 

Artículo 11. Estrategias de permanencia. Las entidades territoriales certificadas en educación formularán e implementarán, de manera articulada y coordinada con los establecimientos educativos oficiales, estrategias específicas que promuevan la permanencia escolar, fortalezcan las trayectorias educativas completas y prevengan y mitiguen los diversos factores que generan deserción.

 

Cada año, las entidades territoriales certificadas en educación y sus establecimientos educativos registrarán y caracterizarán en el sistema de información de matrícula, los beneficiarios de las estrategias de permanencia implementadas y financiadas con cualquier fuente de recursos. De igual manera, promoverán en los establecimientos educativos de su jurisdicción, el uso y registro de información asociada a la deserción escolar en los sistemas dispuestos por el Ministerio de Educación Nacional, con el fin de fortalecer la formulación de estas estrategias.

 

Artículo 12. Auditoría. Las entidades territoriales certificadas en educación deberán realizar seguimiento y control al proceso de gestión de la cobertura, para evaluar su cumplimiento y validar la veracidad de la información reportada a través de los diferentes sistemas. Este seguimiento podrá efectuarse a través de verificaciones o auditorías de tipo censal o muestral, de acuerdo con las particularidades de la etapa del proceso que se audite y su periodicidad será determinada por la entidad territorial.

 

Las entidades territoriales certificadas en educación implementarán los mecanismos adicionales de seguimiento y control que señale el Ministerio de Educación Nacional y remitirán oportunamente la información que al respecto se les solicite.

 

CAPÍTULO 5

 

Actividades y cronograma de la etapa de matrícula

 

Artículo 13. Actividades. Las entidades territoriales certificadas en educación y/o los establecimientos educativos ejecutarán, en el sistema de información de matrícula dispuesto para tal fin, las actividades del proceso de matrícula oficial, así:

 

1. Acto administrativo. Para cada vigencia, las entidades territoriales certificadas en educación deberán expedir y/o reportar el acto administrativo mediante el cual establecen el proceso de gestión de la cobertura en su jurisdicción.

 

2. Oferta educativa. Los rectores o directores de los establecimientos educativos garantizarán el acceso a los estudiantes nuevos y la continuidad de los estudiantes antiguos (aprobados o reprobados), a través de:

 

a) Proyección de cupos: Es el cálculo del número de cupos y grupos que están en capacidad de ofrecer para el siguiente año escolar, en cada una de las sedes, jornadas, grados y modelos educativos; teniendo en cuenta la disponibilidad de recursos humanos, infraestructura física y la caracterización de la demanda de cupos. Posteriormente, la entidad territorial certificada en educación revisará, ajustará y aprobará la proyección de cupos de cada establecimiento educativo.

 

b) Convenios de continuidad: Si, por cualquier razón, un establecimiento educativo no tiene la disponibilidad para garantizar la continuidad de los estudiantes en el siguiente grado, la entidad territorial certificada podrá realizar convenios con otras instituciones educativas que cuenten con cupos disponibles en los grados requeridos para tal efecto.

 

3. Reserva de cupos. Las entidades territoriales certificadas en educación, a través de los establecimientos educativos oficiales, registrarán las solicitudes de cupo para la siguiente vigencia, mediante:

 

a) Solicitudes de cupo para estudiantes antiguos: Los establecimientos educativos, a través de la proyección de cupos, garantizarán la continuidad de todos los estudiantes en el sistema educativo para la siguiente vigencia a excepción de aquellos que soliciten traslado, independientemente de los resultados académicos y/o disciplinarios del estudiante.

 

b) Solicitudes de traslado: Los rectores o directores de los establecimientos educativos registrarán las solicitudes de traslado de los estudiantes que manifiesten su voluntad de continuar sus estudios en otro establecimiento educativo para la siguiente vigencia.

 

c) Inscripción de estudiantes nuevos: Las entidades territoriales certificadas en educación realizarán la apertura del proceso de inscripción de estudiantes nuevos en los establecimientos educativos de todo el país, e informarán de forma oportuna a la ciudadanía la apertura de esta etapa, con el fin de garantizar el acceso a la población en edad escolar por fuera del sistema educativo. Los rectores o directores de los establecimientos educativos, en coordinación con la entidad territorial certificada, tendrán la obligación de registrar las inscripciones de todos los estudiantes que soliciten cupo en el sector oficial, en el propio establecimiento o en otro(s), independientemente de la disponibilidad de cupos; teniendo en cuenta aspectos como el lugar de residencia del estudiante o el lugar de trabajo de los padres o acudientes, instituciones donde se encuentren matriculados familiares del estudiante o el establecimiento educativo de preferencia.

 

d) Inscripción de estudiantes nuevos por novedad: Las entidades territoriales certificadas en educación deberán garantizar que la etapa de inscripciones se mantenga abierta en el sistema durante toda la vigencia, para aquellos estudiantes que solicitan cupo en fechas diferentes a las establecidas para la inscripción de estudiantes nuevos.

 

4. Asignación de cupos. Las entidades territoriales certificadas en educación definirán las variables que se tendrán en cuenta para la asignación de cupos para estudiantes antiguos y nuevos. Además, determinarán el peso de cada una de estas variables de acuerdo con las necesidades y características de la población que atienden. Con base en este peso, el sistema establecerá un orden de prioridad en la asignación de los cupos reservados, de la siguiente manera:

 

a) Asignación de cupos por continuidad: La ejecución de este proceso en el sistema, por parte de las entidades territoriales certificadas o los establecimientos educativos, garantiza de manera automática la continuidad para la siguiente vigencia, de todos los estudiantes matriculados, siempre y cuando, la proyección de cupos haya sido suficiente para atender la demanda.

 

b) Reprobación de estudiantes: Los rectores o directores de los establecimientos educativos registrarán como reprobados a los estudiantes que, de acuerdo con el sistema institucional de evaluación, no cumplan con los criterios establecidos para ser promovidos al grado siguiente. En el nivel de educación preescolar no se reprueban grados ni actividades, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.3.3.2.2.3.4 del Decreto número 1075 de 2015, subrogado por el Decreto número 1411 de 2022.

 

c) Asignación masiva de traslados: Las entidades territoriales certificadas en educación realizarán la asignación del cupo a los estudiantes que registraron su solicitud de traslado durante la reserva de cupos (literal b., numeral 3 del presente artículo).

 

d) Asignación de cupos para estudiantes nuevos: La entidad territorial definirá si esta asignación se realiza desde la Secretaría de Educación o desde los establecimientos educativos, la cual podrá ser:

 

- Automática: El sistema realizará automáticamente la asignación de los cupos en las sedes definidas en la inscripción.

 

- Manual: Se asignarán individualmente los cupos para los estudiantes inscritos.

 

En cualquier caso, la asignación de cupos para estudiantes nuevos se realizará de acuerdo con la disponibilidad de cupos en el establecimiento educativo y con las variables y los pesos (asignados para cada una de las condiciones de vulnerabilidad) establecidos previamente por la entidad territorial certificada, para priorizar la asignación de cupos.

 

Terminado este proceso, de manera automática o manual, la entidad territorial certificada debe generar, a través del sistema, el listado de estudiantes que por insuficiencia de cupos no fueron asignados, y establecer las estrategias pertinentes para la asignación del cupo y la matrícula en los establecimientos educativos con cupos disponibles.

 

5. Promoción, matrícula y novedades. Los rectores o directores de los establecimientos educativos registrarán la matrícula de los estudiantes aprobados, reprobados y nuevos, así:

 

a) Promoción y matrícula para estudiantes antiguos: Una vez realizada la asignación de cupos por continuidad, se promocionará y registrará la matrícula en el siguiente grado a los estudiantes que, de acuerdo con sus resultados académicos aprobaron, o en el mismo grado para los que reprobaron.

 

b) Matrícula para estudiantes nuevos: El registro de la matrícula de los estudiantes nuevos podrá realizarse en cualquier época del año.

 

c) Registro de novedades: Se registrarán las novedades que presenten los estudiantes en el transcurso del año lectivo, tales como: retiros, traslados, matrículas, cambios de grado o jornada y actualización de los datos básicos del estudiante y/o de los familiares, entre otros; así como la asignación de estrategias específicas que aseguren la permanencia de la población escolar, dispuestas por la entidad territorial certificada en educación.

 

Artículo 14. Cronograma. Cada año lectivo, las entidades territoriales certificadas en educación reportarán en el sistema de información de matrícula, las actividades que hacen parte de la etapa de matrícula, de acuerdo con el siguiente cronograma:

 

 

Los plazos señalados en este cronograma se entienden como días calendario. La fecha de finalización se establece para realizar seguimiento y eventual evaluación al cumplimiento de las actividades por parte del Ministerio de Educación Nacional; sin embargo, con el fin de garantizar la prestación del servicio educativo, los administradores del sistema de las entidades territoriales certificadas tienen la competencia para abrir y cerrar las etapas del proceso en cualquier momento del año, de acuerdo con las necesidades de su territorio.

 

Parágrafo. El Ministerio de Educación Nacional podrá modificar transitoriamente este cronograma cuando se configuren limitaciones de carácter imprevisto que afecten el normal desarrollo de las actividades de la etapa de matrícula. Asimismo, las entidades territoriales certificadas en educación podrán modificar, temporalmente, sus propios cronogramas del proceso de gestión de la cobertura, previo conocimiento y aprobación del Ministerio de Educación Nacional.

 

CAPÍTULO 6

 

Obligaciones de los establecimientos educativos no oficiales

 

Artículo 15. Registro de la información. Los establecimientos educativos de carácter no oficial serán responsables por la veracidad y oportunidad de la información de matrícula que reportan en el sistema de información dispuesto por el Ministerio de Educación Nacional. Además, deberán registrar las novedades que presenten los estudiantes en el transcurso del año lectivo, tales como: retiros, traslados, cambios de grado o jornada y cambios en los datos básicos del estudiante y/o de los familiares, de acuerdo con el siguiente cronograma:

 

 

Artículo 16. Retiro de estudiantes. Los establecimientos educativos de carácter no oficial retirarán del sistema de información de matrícula a los estudiantes cuando sus acudientes así lo soliciten -de manera verbal o escrita-, aun cuando estos tengan obligaciones económicas pendientes con el establecimiento, dada la naturaleza prevalente del derecho a la educación sobre los derechos económicos de las instituciones educativas, establecida en la Ley 1650 de 2013, que modificó parcialmente la Ley 115 de 1994. Esto, sin perjuicio de que los establecimientos educativos puedan acudir a las alternativas otorgadas por el ordenamiento jurídico para obtener el resarcimiento de las obligaciones económicas pendientes.

 

CAPÍTULO 7

 

Otras disposiciones

 

Artículo 17. Documentos para registrar la matrícula. Los establecimientos educativos o la entidad territorial certificada en educación registrarán la matrícula de los estudiantes en el sistema de información dispuesto por el Ministerio de Educación Nacional, para lo cual se requiere, como mínimo, los siguientes documentos que deben ser entregados por el estudiante o su(s) acudiente(s):

 

1. Copia del documento de identificación.

 

2. Certificado(s) de antecedentes académicos (si aplica).

 

3. Certificación, diagnóstico o concepto médico emitido por el sector salud que determine la existencia de una discapacidad, trastorno específico del aprendizaje escolar o del comportamiento, o una condición de enfermedad (en los casos en los que aplique), con el fin de realizar el reporte del estudiante en la categoría que corresponda, en el sistema de información de matrícula.

 

El registro de la matrícula para los niños y niñas que ingresan a los grados de preescolar (segundo ciclo de la educación inicial), se realizará atendiendo lo establecido en el artículo 2.3.3.2.2.1.4 del Decreto número 1075 de 2015.

 

La exigencia de documentos no podrá convertirse en un impedimento para registrar la matrícula de un estudiante en el sistema de información. En cualquier caso, el marco jurídico provee las herramientas necesarias para subsanar la ausencia de dichos documentos.

 

Los establecimientos educativos no podrán exigir documentos que den cuenta de los antecedentes disciplinarios de los estudiantes y/o de su estado en el sistema de información, como requisito para registrar la matrícula y/o sus novedades en el sistema.

 

Artículo 18. Número de identificación provisional. Los establecimientos educativos o la entidad territorial certificada en educación registrarán en el sistema de información la matrícula de aquellos estudiantes que no cuenten con un documento de identificación, a través del Número Establecido por el Sistema (NES), que permitirá su identificación de manera provisional en el sistema y deberá ser actualizado una vez se tramite el documento definitivo ante la(s) autoridad(es) competente(es).

 

Artículo 19. Causales de retiro de estudiantes. Las entidades territoriales certificadas en educación, rectores o directores de los establecimientos educativos registrarán de forma permanente en el sistema de información de matrícula el retiro de estudiantes, cuando:

 

1. Exista un requerimiento de retiro, sea de manera verbal o escrita, por parte de uno de los padres o acudientes, o del estudiante si es mayor de edad.

 

2. Exista un requerimiento de retiro, sea de manera verbal o escrita, por parte de otra entidad territorial o establecimiento educativo, siempre y cuando se provea evidencia documental de que el estudiante se encuentra cursando sus estudios en esa jurisdicción.

 

3. El estudiante haya excedido 30 días calendario de inasistencia continua al establecimiento educativo sin justificación. Esto, sin perjuicio de lo establecido en el sistema institucional de evaluación de estudiantes que hace parte del proyecto educativo institucional, el proyecto educativo campesino y rural o el proyecto educativo comunitario, de cada establecimiento.

 

4. Exista una solicitud formal escrita por parte de alguna entidad del Estado que, en ejercicio de sus competencias, actúe en representación del estudiante y/o demuestre su custodia legal.

 

5. Los informes de auditoría o el seguimiento de matrícula que adelante la entidad territorial certificada en educación o el Ministerio de Educación Nacional, evidencien que el estudiante no cursa sus estudios en el establecimiento educativo en el cual se encuentra matriculado o que desertó del sistema educativo.

 

Artículo 20. Validez de la información. El sistema de información de matrícula es una herramienta tecnológica de gestión del sector educativo y no se encuentra estructurado para expedir constancias o certificaciones. Los únicos documentos académicos que cuentan con validez para la realización de trámites son los expedidos por los establecimientos educativos en cumplimiento de sus funciones; por lo tanto, la información que reposa en el sistema de información de matrícula no podrá ser exigida por entidades o establecimientos públicos o privados.

 

Asimismo, en caso de existir diferencias entre lo registrado en el sistema de información de matrícula y la información consignada en diplomas, constancias o certificados expedidos por un establecimiento educativo, se entenderá como veraz esta última.

 

Artículo 21. Confidencialidad. Las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales durante el proceso de gestión de la cobertura educativa garantizarán la reserva de la información, adoptando los mecanismos necesarios para administrarla bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas reglamentarias.

 

Artículo 22. Campaña de matrícula. Cada año las entidades territoriales certificadas en educación, promocionarán y divulgarán la etapa de matrícula entre la primera semana de septiembre y la cuarta semana de marzo del año siguiente, con el objeto de motivar y sensibilizar a la comunidad educativa sobre la importancia de matricular a todas las niñas, niños, adolescentes y jóvenes, a través del uso de material publicitario, medios de comunicación, puntos de atención para realizar la matrícula de estudiantes y jornadas de búsqueda activa en las cuales se focalicen zonas con demanda potencial de cupos.

 

Artículo 23. Vigencia y derogatoria. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en su integridad la Resolución número 7797 del 29 de mayo de 2015 y los incisos 3 y 6 del artículo 1º de la Resolución número 166 de 2003, denominados “Matrícula de estudiantes del sector Oficial” y “Matrícula de estudiantes del sector No Oficial”, respectivamente.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá, D.C., a los 29 días del mes abril del año 2024.

 

La Ministra de Educación Nacional

 

Aurora Vergara Figueroa