CIRCULAR EXTERNA 2022151000000056-5 DE 2022

(Septiembre 30)

PARA: VIGILADOS DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD.

DE: SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD.

ASUNTO: POR EL CUAL SE IMPARTEN INSTRUCCIONES ADICIONALES PARA EL REPORTE DE INFORMACIÓN Y SE HACEN MODIFICACIONES A LAS CIRCULARES EXTERNAS 16 DE 2016; 08 DE 2018; 17 Y 18 DE 2020.

FECHA: 30-09-2022

I. ANTECEDENTES

La Superintendencia Nacional de Salud en ejercicio de las funciones de inspección, vigilancia y control consagradas en los literales c) y d) del artículo 39 de la Ley 1122 de 2007, le corresponde “vigilar el cumplimiento de las normas que regulan el Sistema General de Seguridad Social en Salud y promover el mejoramiento integral del mismo” y “proteger los derechos de los usuarios, en especial, su derecho al aseguramiento y al acceso al servicio de atención en salud, individual y colectiva, en condiciones de disponibilidad, accesibilidad, aceptabilidad y estándares de calidad en las fases de promoción, prevención, tratamiento y rehabilitación en salud.”

En consecuencia, la Superintendencia Nacional de Salud expidió la Circular Externa 018 de 2020, modificada por la Circular Externa 0019 de 2020, con el fin de asegurar la prestación efectiva de los servicios de salud a la población en el territorio colombiano en el contexto de la pandemia por COVID-19, de acuerdo con las competencias de los actores del Sistema y con fundamento en los lineamientos establecidos por el Ministerio de Salud y Protección Social – MSPS – y el Instituto Nacional de Salud – INS. No obstante, en la actualidad el acceso a la información objeto de solicitud en el marco de la mencionada circular reposa en plataformas tecnológicas dispuestas por parte del Ministerio de Salud y Protección Social y del Instituto Nacional de Salud.

Por otro lado, el Ministerio de Salud y Protección Social emitió la Resolución 1178 de 2021, por la cual se adoptó el Permiso por Protección Temporal -PPT - como documento válido de identificación de los migrantes venezolanos en el Sistema de Protección Social, dentro de las cuales se encuentra el Sistema General de Seguridad Social en Salud – SGSSS.

A su vez, con ocasión de la pandemia del COVID- 19, el Ministerio de Salud y Protección Social mediante la Resolución 391 de 2022 estableció lo siguiente:

“(…) las condiciones y la estructura de datos que deberán cumplir los municipios, distritos y departamentos con área no municipalizadas, para el reporte de la información de las personas que habitan en sus jurisdicciones y no cuentan con un documento de identidad expedido por el Estado colombiano para identificarse y de las personas que transitan en zona de frontera, conforme al mecanismo de censo de que trata el artículo 8 del Decreto 109 de 2021, para beneficiarlas del Plan Nacional de Vacunación contra la COVID-19”.

Así mismo, el Ministerio de Salud y Protección Social a través del Decreto 647 de 2022 adicionó el Capítulo 6 al Título 2 de la Parte 5 del Libro 2 del Decreto 780 de 2016 - Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, estableciendo la prelación en el pago y el giro directo del valor de las atenciones a la población menor de edad con presunción o diagnóstico de cáncer. En este sentido, dicha normativa en el artículo 2.5.2.6.4 consagró:

“Los servicios y tecnologías en salud prestados a la población menor de edad con presunción o diagnóstico de cáncer deben ser facturados por las instituciones prestadoras de servicios de salud de manera independiente al resto de las atenciones en salud y radicarse ante las entidades promotoras de salud y las entidades adaptadas, especificando la población destinataria de los servicios facturados.”

Adicionalmente, el numeral 6 del artículo 2.5.2.6.7 del citado decreto compilatorio, estableció como responsabilidad de las Entidades Promotoras de Salud (EPS) “reportar a la Superintendencia Nacional de Salud, durante los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes, el detalle de las facturas o documento equivalente respecto a las cuales se les realizaron pagos en el mes inmediatamente anterior, tanto por el mecanismo de giro directo a través de ADRES, así como los pagos efectuados directamente.”

Por otro parte, el artículo 3 del Decreto 1492 de 2022, modificatorio del artículo 2.5.2.2.1.20 del Decreto 780 de 2016 señala que:

“Hasta el 31 de diciembre de 2022, la Superintendencia Nacional de Salud, descontará el efecto del deterioro de las cuentas por cobrar asociadas a servicios y tecnologías en salud no financiadas con cargo a la UPC de los regímenes contributivo y subsidiado prestadas hasta 31 de diciembre de 2019, que se encuentren registradas como tal en los estados financieros, de acuerdo con la política contable de cada entidad promotora de salud, vigente al 30 de junio de 2019, para la acreditación del capital mínimo y del capital primario.”

De acuerdo con lo anterior, se hace necesario realizar ajustes en los reportes de información relacionados con la respuesta a la pandemia por COVID-19, atenciones de diagnóstico de cáncer infantil, datos relacionados con los documentos de identificación y deterioro de las cuentas por cobrar asociadas a servicios y tecnologías en salud no financiadas con cargo a la UPC de los régimen contributivo y subsidiado.

II. INSTRUCCIONES

A. ADICIONES

PRIMERA: Adiciónese a los reportes de información los tipos de identificación “DE” y “PT” de acuerdo con las resoluciones emitidas por el Ministerio de Salud y Protección Social, para los atributos (variables) relacionados con terceros, quedando como lista la relación de tipo de identificación que se muestra a continuación:

NI= Número de identificación tributaria

CC= Cédula de ciudadanía CE= Cédula de extranjería CD= Carné

diplomático PA= Pasaporte

SC= Salvoconducto

PE= Permiso especial de permanencia

RC= Registro Civil

TI= Tarjeta de Identidad

CN= Certificado de nacido vivo AS= Adulto sin identificación MS= Menor

sin identificación

PT= Permiso por Protección Temporal

DE= Documento Extranjero

OT= Otro

Esta inclusión aplica para los archivos tipos que se relacionan a continuación y debe implementarse a partir del 31 de octubre 2022:

SEGUNDA: Adiciónese el anexo técnico Archivo Tipo PT029 – Inventario autorizaciones expedidas por la entidad a los capítulos: (i) Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo; (ii) Entidades Adaptadas al Sistema; (iii) Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado y; (iv) Regímenes de Excepción y Especiales al título XI – Anexos técnicos.

Las EPS del régimen contributivo y subsidiado, incluyendo las indígenas y las entidades adaptadas, que no se encuentran en procesos de liquidación, así como las entidades de los regímenes especial y de excepción, deberán tener disponible la información relacionada con las autorizaciones generadas por la entidad bajo la estructura definida en el archivo PT029 – Inventario de autorizaciones expedidas por la entidad.

Esta información debe ser actualizada mensualmente y podrá ser solicitada por la Superintendencia Nacional de Salud en cualquier momento y deberá reportarse a través del aplicativo de validación y cargue nRVCC de la Superintendencia Nacional de Salud en la estructura establecida, formato TXT y con firma digital del representante legal.

TERCERA: Adiciónese el anexo técnico Archivo Tipo FT027 – Pagos de facturas por atenciones en salud a los capítulos: (i) Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo; (ii) Entidades Adaptadas al Sistema; (iii) Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado y; (iv) Regímenes de Excepción y Especiales al título XI – Anexos técnicos.

Las EPS del régimen contributivo y subsidiado, incluyendo las indígenas y entidades adaptadas, que no se encuentran en procesos de liquidación, así como las entidades de los regímenes especial y de excepción deberán reportar la información relacionada con el pago de facturas de las atenciones a la población menor de edad con presunción o diagnóstico de cáncer en la estructura del archivo tipo FT027 – Pagos de facturas por atenciones en salud.

Este reporte de información se realizará de manera mensual no acumulado a través del aplicativo de validación y cargue en la plataforma nRVCC de la Superintendencia Nacional de Salud en formato TXT y con firma digital del representante legal, contador y revisor fiscal. La información correspondiente a los meses de abril, mayo, junio, julio, agosto, septiembre y octubre de 2022 debe ser reportada a más tardar el 8 de noviembre de 2022. En adelante, deberá efectuarse el cargue de información dentro de los primeros cinco (5) días hábiles siguientes al corte correspondiente.

Adicionalmente, los pagos de las facturas de las demás atenciones en salud deberán estar disponibles siguiendo la estructura del archivo tipo FT027. Esta información podrá ser solicitada por la Superintendencia Nacional de Salud en cualquier momento y deberá reportarse a través del aplicativo de validación y cargue nRVCC.

B. MODIFICACIONES

CUARTA: Modifíquese la instrucción QUINTA de la Circular Externa 018 de 2020, la cual quedará así:

“QUINTA: Las Administradoras de Riesgos Laborales (ARL) deberán:

a) Garantizar la búsqueda activa de casos de COVID-19 y la realización de pruebas a los trabajadores de la salud, en cumplimiento a la normatividad vigente.

b) Verificar que los prestadores de servicios de salud y las instituciones de protección social a su cargo, realicen la identificación, registro y reporte de casos de personal de salud o personal de protección social que presente exposición a un caso confirmado de COVID-19.

c) Seguimiento y toma de muestras a los casos reportados de personal de salud o personal de protección social que presente exposición a un caso confirmado de COVID-19.”

QUINTA: Modifíquese la instrucción TERCERA del aparte “II. Instrucciones” de la Circular Externa 008 de 2020, la cual quedará así:

“TERCERA. Las EPS, EPS – I y EAS, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1712 de 2014, a partir de la información generada en el mes de marzo de 2020, deberán publicar mensualmente en su página web la información relacionada con los pagos efectivamente realizados a las IPS y proveedores de servicios y tecnologías en salud a través de los diferentes mecanismos que dispone la normativa vigente.

Esta publicación deberá realizarse en formato Excel (.XLS o XLSX), incluyendo en una misma hoja lo correspondiente a ambos regímenes, en un término no mayor a cinco (5) días hábiles después de la fecha de corte.

La publicación se hará en el micrositio de rendición de cuentas y deberá cumplir como mínimo con los siguientes aspectos:

1. Encabezado que especifique como mínimo la razón social de la entidad, Número de Identificación Tributaria (NIT), nombre del reporte “Pagos realizados a las IPS y proveedores de servicios y tecnologías en salud”, mes de corte, fecha de publicación y número de versión publicada.

2. Tabla que inicie en la celda A7 con encabezados que contenga las siguientes variables:

i) Régimen: Especificar el régimen al que corresponde la facturación y costo objeto de pago: a) Régimen Subsidiado, b) Régimen Contributivo.

Solo debe indicarse la letra que relaciona el régimen (a, b).

ii) NitProveedor: Número de Identificación Tributaria- NIT de la IPS o proveedor de servicios y tecnologías en salud beneficiario del pago, sin puntos ni dígito de verificación.

iii) NombreProveedor: Nombre o razón social, como aparece en el certificado de existencia y representación legal de la IPS o proveedor de servicios y tecnologías en salud beneficiario del pago.

iv) FuenteRecursos: Fuente de los recursos de la EPS, EPS- I / EOC para pago: a) Unidad de Pago por Capitación, b) Presupuesto Máximo, c) No UPC saneamiento a 2019, d) No UPC enero - febrero 2020, e) Ingresos operacionales adicionales, f) Otros Ingresos. Lo anterior, teniendo en cuenta el uso mancomunado de recursos.

Solo debe indicarse la letra que relaciona la fuente de recursos (a, b, c, d, e, f).

v) OtraFuenteIngresos. En aquellos casos en que se haya seleccionado la opción f) del literal iv), debe describirse de forma breve la misma; en caso contrario escribir NA.

vi) MedioPago: Medio a través del cual se realiza el pago: a) tesorería, b) giro directo autorizado por la EPS y realizado por parte de la ADRES, c) operaciones de compra de cartera por parte de la ADRES, d) pago de lo relacionado con recobros por lo no incluido en el plan de beneficios de salud por parte de la ADRES, e) pagos con cargo a los recursos del FOSFEC, f) capitalización de acreencias, g) retenciones, h) otros.

Solo debe indicarse la letra que relaciona el medio de pago (a, b, c, d, e, f, g, h).

vii) OtroMedio: En aquellos casos en que el pago se haya realizado a través de otro medio, esto es opción h) del literal vi), debe describirse de forma breve el mismo; en caso contrario escribir NA.

viii) FechaPago: Fecha en la cual la EPS, EPS- I / EOC efectúa el pago a la IPS o proveedor de servicios y tecnologías en salud. Formato: DD/MM/AAAA

ix) ValorPago: Valor del pago efectuado a la IPS o proveedor de servicios y tecnologías en salud por parte de la EPS, EPS- I / EOC. Esto debe incluir el pago de los costos corrientes, de cuentas por pagar o anticipos realizados durante el período de reporte que corresponda. Los valores deben expresarse en pesos colombianos.

x) FechaCosto: Día, mes y año al cual corresponde la facturación que se está pagando. Formato: DD/MM/AAAA

xi) ModalidadPago: El valor pagado corresponde a la siguiente modalidad de pago: pago 1: = Pago individual por caso, conjunto integral de atenciones, paquete o canasta; 2: = Pago Global Prospectivo; 3: = Pago por Capitación; 4: = Pago por evento; 5: = Otro.

Solo debe indicarse el número que relaciona la modalidad de pago (1, 2, 3, 4, 5).

xii) AtencionCancer: Se debe señalar si los pagos corresponden a servicios o tecnologías en salud para la atención a la población menor de edad con presunción o diagnóstico de cáncer: 1: = Atención cáncer población menor de edad y 0:= otra atención.

Solo debe indicarse el número (1, 0).

La EPS, EPS- I / EOC deberá realizar la publicación para cada mes de manera separada y cuando se presente una variación en la información, para lo cual deberá generar y publicar el archivo correspondiente, especificando la versión consecutiva a la inicialmente reportada y con las especificaciones enunciadas anteriormente.”

La publicación mensual en la página web del vigilado con la información de los nuevos campos deberá realizarse a partir del mes de noviembre de 2022.

SEXTA: Modifíquese la tabla de referencia FT011-01 Condiciones Financieras del anexo técnico FT011 de la Circular Externa 016 de 2016, incluyendo los siguientes conceptos:

Estos conceptos adicionales deberán reportarse a partir del mes de octubre de 2022 con fecha de corte 30 de septiembre de la misma vigencia.

C. DEROGATORIAS

SEPTIMA: Deróguese la Circular Externa 003 de 2020 junto con sus respectivos archivos técnicos.

OCTAVA: Deróguese la instrucción QUINTA de la Circular Externa 008 de 2020.

NOVENA: Deróguese la instrucción SEPTIMA de la Circular Externa 017 de 2020 junto con su respectivo archivo técnico.

DECIMA: Deróguese el reporte de información PT018 - Seguimiento a la detección de casos de COVID-19 en trabajadores de la salud por parte de la ARL de la instrucción QUINTA de la Circular Externa 018 de 2020.

III. ANEXOS TÉCNICOS

A continuación, se describen los anexos técnicos - Archivo Tipo - que deberán ser diligenciados al momento de efectuarse el envío de la información, de acuerdo con las fechas de corte y máxima del reporte:

1. Archivo Tipo PT029 – Inventario de Autorizaciones expedidas por la entidad

ARCHIVO TIPO PT029

Inventario de Autorizaciones expedidas por la entidad

Tipo de entidad a la que aplica: Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo, Régimen Subsidiado e Indígenas y Entidades Adaptadas que no se encuentren en liquidación, Entidades de los Regímenes Especial y de Excepción.

Periodicidad: Según requerimiento de la Superintendencia Nacional de Salud.

2. Archivo Tipo FT027 – Pagos de facturas por atenciones en salud

ARCHIVO TIPO FT027

Pagos de facturas por atenciones en salud

Tipo de entidad a la que aplica: Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo, Régimen Subsidiado e Indígenas y Entidades Adaptadas que no se encuentren en liquidación, Entidades de los Regímenes Especial y de Excepción.

Periodicidad: Mensual.

Fecha de corte: Ultimo día de cada mes.

Fecha de reporte: Primeros cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de corte.

La información correspondiente a los meses de abril, mayo, junio, julio, agosto, septiembre y octubre de 2022 debe ser reportada a más tardar el 8 de noviembre de 2022. En adelante, deberá efectuarse el cargue de información dentro de los primeros cinco (5) días hábiles siguientes al corte correspondiente.

Observaciones: Mensualmente deberá realizarse el reporte de los pagos de facturas relacionadas con las atenciones a población menor de edad con presunción o diagnóstico de cáncer. Los pagos de las facturas de las demás atenciones en salud de sus afiliados deberán ser reportados solo en caso de solicitud expresa por parte la Superintendencia Nacional Salud y se identificará a través de la opción “2” de la variable “Tipo de atención de pagos de facturas” (tipodeAtención).

IV. SANCIONES

De conformidad con lo establecido los artículos 130 y 131 de la Ley 1438 de 2011, modificados por los artículos 2 y 3 de la Ley 1949 de 2019, la inobservancia e incumplimiento de las instrucciones impartidas en esta circular, dará lugar a la imposición de sanciones por parte de la Superintendencia Nacional de Salud, previo agotamiento del debido proceso administrativo, esto sin perjuicio de las demás responsabilidades disciplinarias, fiscales, penales o civiles que puedan derivarse y las sanciones que puedan imponer otras autoridades judiciales y/o administrativas.

V. VIGENCIA

La presente Circular Externa rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

Dada en Bogotá D.C., a los 30 días del mes de septiembre del año 2022.

ULAHI DAN BELTRÁN LÓPEZ

Superintendente Nacional de Salud

Proyectó: Dayanna Carolina Paez Baltazar – Auxiliar Administrativo.

Kevin Alberto Chaverra Bechara – Profesional Especializado.

Revisó: Manuel Alejandro Godoy Cubillos - Director de Innovación y Desarrollo (E)

Judy Astrid Jaimes Pedraza – Directora Jurídica (E)

Aprobó: Elsa Patricia Lozano– Superintendente Delegada para Entidades de Aseguramiento en Salud (E).

Beatriz Eugenia Gómez Consuegra – Delegado para Prestadores de Servicios de Salud.

Nota: Ver circular original en Anexos.