CIRCULAR EXTERNA 056 DE 2009

 

(Octubre 06)

Derogada por el numeral 4, Circular Externa 057 de 2009.

 

Para: ENTIDADES ADMINISTRADORAS DE PLANES DE BENEFICIOS.

 

De: SUPERINTENDENTE NACIONAL DE SALUD.

 

Asunto: SISTEMA DE INDICADORES DE ALERTA TEMPRANA.

NOTA: Se incorpora el contenido de esta Circular al Capítulo Cuarto del Título 2 de la Circular Única de la Superintendencia Nacional de Salud.

 

1. Antecedentes.

 

De conformidad con los requisitos de autorización de las Entidades Promotoras de Salud, el numeral c, artículo 180 de la Ley 100 de 1993, señala que las entidades deben evaluar sistemáticamente la calidad de los servicios que ofrece a sus usuarios.

 

Adicionalmente, el numeral 6, artículo 178 de la Ley 100 de 1983, determina entre otras como función de las Entidades Promotoras de Salud "Establecer procedimientos para controlar la atención integral, eficiente, oportuna y de calidad en los servicios prestados por las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud".

 

Teniendo en cuenta que en el marco legal del Decreto 1011 de 2006, establece el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud y determina en el artículo 38 que las EAPB incorporarán en sus Programas de Auditoría para el Mejoramiento de la Calidad de la Atención de Salud procesos de auditoría externa que les permitan evaluar sistemáticamente los procesos de atención a los usuarios por parte de los Prestadores de Servicios de Salud. Esta evaluación debe centrarse en aquellos procesos definidos como prioritarios y en los criterios y métodos de evaluación previamente acordados entre la entidad y el prestador, y además deben contemplar las características establecidas en el artículo 3 de este Decreto, que señala:

 

"Las acciones que desarrolle el SOGCS se orientarán a la mejora de los resultados de la atención en salud, centrados en el usuario, que van más allá de la verificación de la existencia de estructura o de la documentación de procesos los cuales solo constituyen prerrequisito para alcanzar los mencionados resultados.

 

Para efectos de evaluar y mejorar la Calidad de la Atención de Salud, el SOGCS deberá cumplir con las siguientes características:

 

1. Accesibilidad. Es la posibilidad que tiene el usuario de utilizar los servicios de salud que le garantiza el Sistema General de Seguridad Social en Salud.

 

2 Oportunidad. Es la posibilidad que tiene el usuario de obtener los servicios que requiere, sin que se presenten retrasos que pongan en riesgo su vida o su salud. Esta característica se relaciona con la organización de la oferta de servicios en relación con la demanda y con el nivel de coordinación institucional para gestionar el acceso a los servicios.

 

3. Seguridad. Es el conjunto de elementos estructurales, procesos, instrumentos y metodologías basadas en evidencias científicamente probadas que propenden por minimizar el riesgo de sufrir un evento adverso en el proceso de atención de salud o de mitigar sus consecuencias.

 

4. Pertinencia. Es el grado en el cual los usuarios obtienen los servicios que requieren con la mejor utilización de los recursos de acuerdo con la evidencia científica y sus efectos secundarios son menores que los beneficios potenciales.

 

5. Continuidad. Es el grado en el cual los usuarios reciben las intervenciones requeridas, mediante una secuencia lógica y racional de actividades, basada en el conocimiento científico".

 

En concordancia con lo anterior, la Resolución 1446 de 2006 del Ministerio de la Protección Social, define el Sistema de Información para la Calidad y se adoptan los indicadores de monitoria del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención en Salud, Es importante mencionar lo dispuesto en el artículo 2, que establece para el nivel de monitoria del sistema lo siguiente:

 

"Los indicadores trazadores definidos para este nivel y las fichas técnicas de los mismos están contenidos en el Anexo Técnico que forma parte integral de la presente resolución, los cuales son de obligatoria implementación y reporte por parte de las instituciones a que hace referencia el artículo 1 del Decreto 1011 de 2006 y servirán para la monitoria de la calidad de fa atención en salud en todo el territorio Nacional y el desempeño de los diferentes actores en la implementación del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención en Salud..."

 

Por otra parte, el Decreto 4747 de 2007 por medio del cual se regulan algunos aspectos de las relaciones entre los prestadores de servicios de salud y las entidades responsables del pago de los servicios de salud de la población a su cargo, en su artículo 5 establece que:

 

"Son requisitos, mínimos para la negociación y suscripción de acuerdos de voluntades para la prestación de servicios los siguientes:

 

a) Por parte de los prestadores de servicios de salud:

 

1. Habilitación de los servicios por prestar.

 

2. Soporte de la suficiencia para prestar los servicios por contratar estimada a partir de la capacidad instalada, frente a las condiciones demográficas y epidemiológicas de la población del contratante que va a ser atendida.

 

3. Modelo de prestación de servicios definido por el prestador.

 

4. Indicadores de calidad en la prestación de servicios, definidos en el Sistema de información para la Calidad del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención en Salud.

 

b) Por parte de las entidades responsables del pago de los servicios de salud de la población a su cargo:

 

1. información general de la población objeto del acuerdo de voluntades con los datos sobre su ubicación geográfica y perfil demográfico.

 

2. Modelo de atención definido por la entidad responsable del pago.

 

3. Diseño y organización de la red de servicios, indicando el nombre, ubicación de los prestadores de servicios de salud con el tipo y complejidad de los servicios contratados, que garanticen la oportunidad, integralidad, continuidad y accesibilidad a la prestación de servicios de la población a cargo de la entidad responsable del pago.

 

4. Mecanismos y medios de difusión y comunicación de la red de prestación de servicios a los usuarios.

 

5. Indicadores de calidad m los servicios de aseguramiento definidos en el Sistema de Información para la Calidad del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención en Salud.

 

6. Diseño, organización y documentación del proceso de referencia y contrarreferencia que involucre las normas operacionales, sistemas de información y recursos logísticos, requeridos para la operación de la red..."

 

En este sentido y teniendo en cuenta la aplicación de las competencias asignadas a esta Superintendencia por las normas vigentes, en especial las conferidas en el Decreto 1018 de 2007, tiene por objetivo esta Superintendencia fijar las políticas de inspección. Vigilancia y Control del Sistema General de Seguridad Social en Salud, en concordancia con los siguientes numerales del artículo 6 del Decreto 1018 de 2007, que señalan las siguientes funciones:

 

"3. Definir políticas y estrategias de inspección, vigilancia y control para proteger los derechos de los ciudadanos en materia de salud".

 

"5. Definir y armonizar con los sistemas de información disponibles en el Gobierno Nacional el sistema de información para el ejercicio de la inspección, vigilancia y control del Sistema General de Seguridad Social y establecer los mecanismos para la recolección, tratamiento, análisis y utilización del mismo".

 

Por lo anteriormente expuesto y en tal virtud, se requiere dar el estricto cumplimiento al numeral 14, artículo 17 del Decreto 1018 de 2007, de establecer un sistema de indicadores de alerta temprana que permita la evaluación del aseguramiento y la calidad de la atención.

 

El Sistema de Indicadores de Alerta Temprana, tiene como mecanismo o estrategia en recopilar, revisar y analizar las variables de oportunidad y calidad en la atención y prestación de los servicios en salud, a fin de identificar de forma inmediata las falencias o problemas que resulten; y en consecuencia formular la aplicación de correcciones y soluciones oportunas. De igual manera, tiene como propósito optimizar los resultados de atención en salud desarrollando acciones de mejora en el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de Atención en Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud, SOGCS.

 

Adicionalmente, orientará a los usuarios en el conocimiento de las características, los niveles de oportunidad y demás aspectos de los Prestadores de Servicios de Salud y EAPB, relacionados con la atención y prestación del servicio en salud, en el ejercicio de los derechos y deberes de los usuarios del Sistema en Salud.

 

2. Requerimiento.

 

Las Entidades Administradoras de Planes y Beneficios, deberán reportar trimestralmente a través de la página WEB de esta Superintendencia los indicadores de Alerta Temprana por prestador y municipio que a continuación se describen:

 

En el evento que se presenten indicadores que no cumplan con el estándar definido en esta Circular, la EAPB deberá presentar simultáneamente a esta Superintendencia el Plan de Mejoramiento por prestador y municipio, a fin de garantizar la oportunidad y calidad del servicio en salud con acciones precisas y metas de cumplimiento. Así:

 

Ejemplo: Indicador "Tiempo de espera en consulta médica general"

 

 

3. Forma y Presentación de la información

 

La información de indicadores de Alerta Temprana deberá ser presentada en archivos planos y radicados por vía electrónica a través de la página de Internet www.supersalud.gov.co en el enlace dispuesto para este fin y firmados digitalmente, por parte del representante legal.

 

4. Periodos y fechas de presentación

 

La información de los archivos de indicadores de alerta temprana, deben reportarse por periodos trimestrales, la primera presentación corresponde a los dos primeros trimestres de 2009 y se presentarán a más tardar el 1 de diciembre del año 2009, y la segunda presentación corresponde a los dos últimos trimestres de 2009 y se presentarán a más tardar el 1 de febrero de 2010. Posteriormente, los indicadores de Alerta Temprana se presentarán de forma trimestralmente, así:

 

 

5. Otros aspectos

 

La información debe ser reportada por prestador, sede y subsedes en forma independiente para cada municipio.

 

El procesamiento y cargue de la información se debe realizar en su totalidad, no existen procesos parciales de cargue de información.

 

La Superintendencia validará los códigos de habilitación del prestador frente a la base de datos del Ministerio de la Protección Social, en el caso que un prestador no exista en dichos registros, no será posible el cargue o procesamiento de la información relacionada con ese prestador.

 

La atención y prestación de servicios corresponden a citas de primera vez y prioritarias, es decir, que las citas relacionadas con el control de cada especialidad no hacen parte de la información requerida.

 

6. Sanciones.

 

Como parte del seguimiento y control la Superintendencia Nacional de Salud evaluará la información frente a la reportada en Circular Única sobre los contratos de la red de prestadores que suscribe cada EAPB.

 

La inobservancia e incumplimiento de las instrucciones consignadas en la presente Circular como el no cargue o procesamiento de la información, falsedad de la misma y la no ejecución de los planes de mejoramiento acarrearan la imposición de las sanciones, tanto a título personal como institucional, que las normas determinan dentro de las competencias de la Superintendencia Nacional de Salud, sin perjuicio de las responsabilidades disciplinarias, penales o civiles que ellas conlleven.

 

El incumplimiento de lo dispuesto en la presente Circular se dará aplicación a lo establecido en el artículo 230 de la ley 100 de 1993, que señala: "la Superintendencia Nacional de Salud, previa solicitud de explicaciones, podré imponer, en caso de violación a las normas contenidas en los artículos 161, 168, 178, 182, 183, 188, 204, 210, 225 y 227, por una sola vez, o en forma sucesiva, multas en cuantía hasta de 1.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes a favor de la subcuenta de Solidaridad del Fondo de solidaridad y Garantía", en concordancia con el artículo 42 de la Resolución 1212 de la Superintendencia Nacional de Salud.

 

7. Vigencia.

 

La presente Circular rige a partir de la fecha de su publicación.

 

8. Firma

 

MARIO MEJÍA CARDONA

 

Superintendente Nacional de Salud

 

 

ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS A REPORTAR POR PARTE DE LAS ENTIDADES ADMINISTRADORES DE PLANES DE BENEFICIOS

 

1. ARCHIVO INDICADORES DE ALERTA TEMPRANA

 

a. GENERALIDADES SOBRE EL FORMATO DE LOS CAMPOS.

 

La información debe ser reportada en archivos planos con extensión.txt.

 

Cada campo del archivo debe estar separados por el carácter coma (,)

 

Tipo de datos:

 

Alfanumérico: Datos texto

 

Numérico: Solo números sin formato de separador de miles, ni signo pesos.

 

Longitud: Cada campo que conforma los registros se debe construir cumpliendo con las longitudes establecidas en cada requerimiento, sin exceder el máximo permitido, sin embargo, puede tener una menor -longitud.

 

CODIGOENTIDADPPANNO120.TXT

 

CODIGOENTIDAD; Código de la entidad asignado por la Superintendencia Nacional de Salud

 

PP: Periodo de corte de la información reportada

 

ANNO: Año de corte de la información reportada

 

120: Numero de archivo asignado para et reporte de indicadores

 

TXT: Extensión del archivo de texto

 

Estos componentes deben estar unidos, sin carácter de separación, y en el orden

mencionado así:

 

Ejemplo nombre de archivo:

 

EPS037412009120.TXT

 

b. GENERALIDADES DEL CUERPO DEL ARCHIVO

 

i. La información se debe reportar en archivo plano, los campos separados por el carácter coma (,)

 

ii. No completar con ceros a la izquierda los campos numéricos, ni con espacios a la derecha los campos alfanuméricos.

 

iii. Los campos del numerador y denominador se deben diligenciar como números enteros.

 

La información debe remitirse de manera completa.

 

c. ESTRUCTURA Y DESCRIPCIÓN DEL ARCHIVO:

 

ARCHIVO TIPO 120, Indicadores de Alerta Temprana.

 

Los indicadores se deben reportar por IPS contratada. Si la IPS tiene sedes, se deben reportar por cada sede. Para el caso de los indicadores 14, 15 y 16 de mortalidad, que corresponden únicamente a la EPS, los campos relacionados con la información de la IPS se deben reportar en blanco:

 

 

2. ARCHIVO PLANES DE MEJORAMIENTO

 

a. GENERALIDADES SOBRE EL FORMATO DE LOS CAMPOS.

 

La información debe ser reportada en archivo EXCEL de acuerdo con la estructura que se especifica más adelante.

 

Nombre del archivo:

 

CODIGOENTIDADPPANNO121

 

CODIGOENTIDAD: Código de la entidad asignado por la Superintendencia Nacional de Salud

 

PP: Periodo de corte de la información reportada

 

ANNO; Año de corte de la información reportada

 

121: Número de archivo asignado para el reporte de indicadores

 

Estos componentes deben estar unidos, sin carácter de separación, y en el orden mencionado así:

 

Ejemplo nombre de archivo: EPS037412009121.xls(x)

 

La información debe remitirse de manera completa.

 

b. ESTRUCTURA V DESCRIPCIÓN DEL ARCHIVO:

 

ARCHIVO TIPO 121, Planes de mejoramiento

 

Ejemplo:

 

 

Descripción del archivo