RESOLUCIÓN 137 DE 2014

(Marzo 17 )

“Por medio de la cual se adopta el Manual de Contratación del Instituto Distrital de Recreación y Deporte -IDRD-”

EL DIRECTOR GENERAL (E) DEL INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE

En uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas en los artículos 209 y 211 de la Constitución Política de Colombia, el Acuerdo 4 de 1978, el artículo 12 de la Ley 80 de 1993, el artículo 37 y 122 del Decreto 2150 de 1995, el artículo 9 de la Ley 489 de 1998, el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007, el artículo 160 del Decreto 1510 de 2013, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, determina que la función administrativa, debe estar al servicio de los intereses generales y que se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

Que mediante la Resolución No. 037 del 21 de enero de 2013, proferida por la Dirección General del IDRD, se adoptó el Manual de Contratación del Instituto Distrital de Recreación y Deporte -IDRD-.

Que el Decreto 1510 de 2013 “Por el cual se reglamenta el Sistema de Compras y Contratación pública”, modificó y derogó algunas normas de índole contractual que deben verse reflejadas en el Manual de Contratación del IDRD.

Que en concordancia con lo anterior, el artículo 160 del Decreto 1510 de 2013 establece: “Las entidades estatales deben contar con un manual de contratación, el cual debe cumplir los lineamientos que para el efecto señale Colombia Compra Eficiente en el término de seis (6) meses contados a partir de la expedición del presente decreto”.

Que en mérito de lo anterior,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO: Adóptese el Manual de Contratación del Instituto Distrital de Recreación y Deporte -IDRD-, el cual hace parte integral de la presente Resolución.

ARTÍCULO  SEGUNDO: La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga todas aquellas que le sean contrarias; en especial, la Resolución No. 037 del 21 de Enero de 2013, proferida por la Dirección General del IDRD.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá D.C., a los diecisiete (17) días del mes de marzo de dos mil catorce (2014).

LUIS DAVID GARZON CHAVES

Director General (E.)

MANUAL DE CONTRATACIÓN

INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE

Adoptado mediante la Resolución de Dirección General No. 137 del 17 de Marzo de 2014

TABLA DE CONTENIDO

CAPITULO I ASPECTOS GENERALES

1.1 OBJETIVO

1.2 NATURALEZA JURIDICA DE LA ENTIDAD Y SU UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA

DEL DISTRITO CAPITAL

CAPITULO II COMPETENCIA PARA LA CONTRATACIÓN

2.1 ALCANCE DE LA DELEGACIÓN DE FUNCIONES EN LOS PROCESOS

CONTRACTUALES

2.2 DE LA AUTORIDAD DELEGATARIA

2.3 DE LA SECRETARIA GENERAL

2.4 DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN

2.5 DEL COMITÉ EVALUADOR

CAPITULO III MODALIDADES DE SELECCIÓN

CAPITULO IV CONTRATACIÓN CON ORGANISMOS INTERNACIONALES

CAPITULO V ETAPAS DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL

5.1 ETAPA PRECONTRACTUAL

5.2 ETAPA CONTRACTUAL

5.3 ETAPA POSCONTRACTUAL

CAPITULO VI DISPOSICIONES SOBRE EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN DE CONTRATOS Y/O CONVENIOS

CAPÍTULO I

ASPECTOS GENERALES

1.1 OBJETIVO

Las disposiciones señaladas en el presente Manual tienen por objeto dar cumplimiento a los principios que rigen la función administrativa y la actividad contractual de la entidades sometidas al Estatuto de Contratación Pública y se expide de conformidad con las modificaciones y reglamentaciones expedidas por el Gobierno Nacional en materia de contratación estatal, en especial el Decreto 1510 de 2013.

Los procedimientos para desarrollar la gestión contractual en el IDRD se encuentran establecidos en el proceso Adquisición de Bienes y Servicios del Sistema de Gestión de la Calidad.

Las materias no contempladas en este instrumento se entienden regidas por las normas aplicables y en caso de incompatibilidad entre las normas respecto de este manual se aplicarán las que sean de mayor jerarquía.

1.2 NATURALEZA JURÍDICA DE LA ENTIDAD Y SU UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DEL DISTRITO CAPITAL

El IDRD es un establecimiento público, del orden distrital con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente, sujeto a las normas de derecho público e integrante del Sistema Nacional del Deporte en los términos establecidos en la Ley 181 de 1995, adscrito a la Secretaria Distrital de Cultura, Recreación y Deporte de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

CAPÍTULO II

COMPETENCIA PARA LA CONTRATACIÓN

2.1 ALCANCE DE LA DELEGACIÓN DE FUNCIONES EN LOS PROCESOS CONTRACTUALES

Corresponde a la Dirección General, la competencia para la ordenación del gasto y la facultad de iniciar procesos de selección, adjudicar, celebrar, supervisar, terminar, liquidar, adicionar, programar, suspender, modificar, interpretar y caducar contratos y convenios que requiera la Entidad, sin atender a su naturaleza o cuantía, y sin perjuicio de que en virtud de las delegaciones realizadas, pueda, en cualquier momento, asumir o reasumir la competencia delegataria para realizar cualquier trámite contractual o para revisar los actos expedidos por el (la) delegatario (a), de conformidad con lo previsto en el numeral 12 de la Ley 489 de 1998.

La delegación incluye todo el trámite hasta la culminación de las actuaciones administrativas propias de la actividad contractual, previstas en el Régimen General de la Contratación; así mismo la expedición de todos los actos necesarios para que se adelanten las etapas precontractuales, contractuales y poscontractuales.

2.2 DE LA AUTORIDAD DELEGATARIA

A través de la Resolución No. 198 de 2013, la Dirección General del IDRD delegó funciones de los procesos contractuales en los Ordenadores del Gasto: Secretario(a) General, Subdirector(a) Técnico(a) de Construcciones, Subdirector(a) Técnico(a) de Parques, Subdirector(a) Técnico(a) de Recreación y Deportes y Subdirector (a) Administrativo y Financiero.

2.3 DE LA SECRETARÍA GENERAL

Es competencia de esta dependencia dirigir, controlar y supervisar las actividades relacionadas con la contratación de acuerdo con lo establecido en las resoluciones de Junta Directiva Nos. 002 de 2005 y 131 de 2006.

De otra parte igual forma el responsable del proceso “Adquisición de Bienes y Servicios” es el Secretario General de acuerdo con lo establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad.

De acuerdo con memorando No. 2413 del 10 de enero de 2013 mediante el cual se ajustan las áreas internas de trabajo del IDRD y las funciones asignadas a cada una de ellas, el Área de Apoyo a la Contratación es un área interna de la Secretaria General, la cual dentro de sus funciones tiene la planeación, ejecución y control de las diferentes etapas de los procesos contractuales para la adquisición de bienes o servicios que el IDRD requiera para el cumplimiento de su misión institucional.

2.4 DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN

2.4.1 Composición

1. Director General, quien lo presidirá, o su delegado(a).

2. Secretario(a) General.

3. Subdirector(a) Administrativo(a) y Financiero(a).

4. Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.

5. Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

6. La autoridad delegataria cuando se trate de temas de su competencia.

7. Responsable del Área Apoyo a la Contratación, quien además actuará como Secretario(a) Técnico(a) del Comité.

8. Jefe de la Oficina de Control Interno quien asistirá en calidad de invitado(a), con voz, pero sin voto.

En caso de ausencia del(a) Director(a) General, será el(a) Secretario(a) General quien presida el comité .

Podrán ser invitados a las sesiones del Comité de Contratación, los funcionarios y contratistas, que en razón a sus conocimientos y responsabilidades en el IDRD puedan aportar sus conceptos y opiniones sobre los aspectos jurídicos, técnicos, financieros y económicos puestos a consideración del Comité, quienes no tendrán derecho a voto y solo podrán disertar en los temas específicos de su conocimiento.

2.4.2 Funciones

1. Recomendar políticas generales en materia de contratación del IDRD

2. Asesorar a el (la) Director(a) General y al (la) Secretario(a) General, y a las autoridades delegatarias en relación con los procesos contractuales en las etapas precontractual y contractual, así como en la suscripción de Convenios.

3. Conocer y recomendar sobre el contenido de los pliegos de condiciones, exceptuando la mínima cuantía.

4. Apoyar y asesorar la realización de los procesos de selección para que se adelanten conforme a las disposiciones legales vigentes.

5. Conocer las evaluaciones definitivas en los procesos de selección que superen la mínima cuantía.

6. Conocer y recomendar sobre adiciones de los contratos en ejecución, que superen la mínima cuantía.

Parágrafo: “Las observaciones, sugerencias, conceptos o recomendaciones del Comité de Contratación no son obligatorios para el Director General, ni para autoridades delegatarias, pero para apartarse de sus recomendaciones y señalamientos, deberán sustentar la razones de orden legal, técnico y financiero en que se fundamentan sus decisiones”.

2.4.3 Quórum

1. Podrá sesionar con la asistencia de por lo menos cuatro (4) de sus miembros, siempre que uno de ellos sea la autoridad delegataria a la que respecta el tema y que se encuentre presente el (la) Director(a) General o su delegado y el (la) Secretario(a) General.

2. Sus decisiones y determinaciones se tomarán con el voto favorable de la mayoría de los asistentes.

3. La asistencia al Comité de Contratación es obligatoria y no es delegable, excepto para el caso del (la) Director(a) General.

2.4.4 De las sesiones

1. El (la) Director(a) o el (la) Secretario(a) General presidirá el Comité de Contratación.

2. Actuará como Secretario(a) Técnico(a) el Responsable del Área Apoyo a la Contratación.

3. Las sesiones ordinarias del Comité de Contratación se convocarán una vez a la semana y extraordinariamente cuando se requiera, previa comunicación realizada por la Secretaría Técnica a cada uno de los integrantes del Comité, la cual debe incluir el orden del día.

4. Las sesiones del Comité de Contratación deberán ser grabadas y harán parte integral de la respectiva acta.

5. De las deliberaciones, recomendaciones y observaciones de cada sesión del Comité de Contratación, el (la) Secretario (a) Técnico (a) tendrá la responsabilidad de levantar un acta que en la siguiente sesión será leída, aprobada y firmada por quienes asistieron, con derecho a voz y voto. Si existen documentos soporte de los temas presentados al Comité, esto deben estar adjuntos a la mencionada acta.

2.4.5 Funciones del (la) Secretario(a) Técnico(a) del Comité:

1. Citar a los integrantes del Comité.

2. Elaborar el orden del día de cada reunión.

3. Elaborar las actas de cada sesión del Comité.

4. Verificar el cumplimiento de las recomendaciones del Comité.

5. Archivar las actas de cada reunión, los antecedentes y demás soportes documentales relacionados con los temas sometidos a consideración del Comité, teniéndolas resguardadas y bajo su responsabilidad o enviándola a archivo para su custodia.

6. Custodiar y mantener bajo su responsabilidad las grabaciones de las reuniones.

2.5. DEL COMITÉ EVALUADOR

Es competencia del Responsable del Área de Apoyo a la Contratación la designación de un comité evaluador conformado por servidores públicos o por particulares contratados , quienes evalúan las ofertas y las manifestaciones de interés para cada proceso de contratación por licitación, selección abreviada y concurso de méritos.

El comité evaluador debe realizar su labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en los pliegos de condiciones. El carácter asesor del comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada. En el evento en el cual el ordenador del gasto no acoja la recomendación efectuada por el comité evaluador, debe justificar su decisión.

Los miembros del comité evaluador están sujetos al régimen de inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales.

La verificación y la evaluación de las ofertas en la modalidad de mínima cuantía será adelantada por quien sea designado por el ordenador del gasto sin que se requiera un comité plural.

CAPÍTULO III

MODALIDADES DE SELECCIÓN

1. MODALIDAD DE SELECCIÓN ABREVIADA

2. MODALIDAD POR LICITACIÓN PÚBLICA

3. MODALIDAD POR CONCURSO DE MÉRITOS

4. MODALIDAD DE CONTRATACIÓN DIRECTA

5. MODALIDAD DE SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA

Sin perjuicio de las disposiciones legales aplicables a las anteriores modalidades de selección, la descripción de cada una las actividades de las mismas se encuentran en los procedimientos de: “Selección Abreviada”, “Licitación Pública”, “Concurso de Méritos”, “Contratación Directa” y “10 % menor cuantía” , establecidos en el Sistema de Gestión de la Calidad.

CAPÍTULO IV

CONTRATACIÓN CON ORGANISMOS INTERNACIONALES

Tratándose de convenios, acuerdos o cualquier otra clase de contribución proveniente de organismos internacionales, organismos de cooperación o asistencia internacional, banca multilateral y demás, se aplicará lo dispuesto en los artículos 20 de la Ley 1150 de 2007 y 157 del Decreto 1510 de 2013.

CAPÍTULO V

ETAPAS DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL

5.1 ETAPA PRECONTRACTUAL

Inicia con la elaboración del PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES, el cual consolida las necesidades de bienes y servicios a adquirirse durante toda la vigencia.

La metodología para formular y actualizar el mencionado Plan se encuentra definida en el procedimiento “Plan Anual de Adquisiciones”, establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad.

El Responsable del Área de Apoyo a la Contratación es el encargado de realizar seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones.

ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS: Los estudios y documentos previos son el soporte para elaborar:

* El proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones y el contrato en las modalidades de selección de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos.

* El contrato en las modalidades de selección de contratación directa y mínima cuantía.

Estos deben permanecer a disposición del público durante el desarrollo del proceso de contratación y contener los requisitos establecidos en el Decreto 1510 de 2013 para cada tipo de modalidad de selección.

ANÁLISIS DE SECTOR:

* Elaboración de la ficha técnica: Subdirecciones y Secretaría General.

* Perspectiva legal, financiera y organizacional: Área Apoyo a la Contratación.

* Perspectiva comercial (análisis del mercado y análisis de la oferta), técnica y análisis de riesgo: Subdirecciones y Secretaría General.

* Perspectiva comercial (análisis del mercado y análisis de la demanda): Área de Costos.

NOTA. La anterior estructura podrá variar de acuerdo al tipo de contrato, bien o servicio a adquirir por parte del IDRD.

La metodología para elaborar los estudios de sector se encuentra definida en el “Instructivo para la elaboración realización de estudios de sector en el IDRD”, establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad.

IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS:

De acuerdo con el Decreto 1510 de 2013, la administración o el manejo del riesgo debe cubrir desde la planeación hasta la terminación del plazo, la liquidación del contrato, el vencimiento de las garantías de calidad o la disposición final del bien; y no solamente la tipificación, estimación y asignación del riesgo que pueda alterar el equilibrio económico del contrato.

La metodología para identificación del riesgo del proceso contractual se encuentra definida en el “Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación” establecido por Colombia Compra Eficiente.

COMPRAS VERDES / CRITERIOS AMBIENTALES:

Para la adquisición de bienes, servicios y obras se deberán tener en cuenta los criterios ambientales, establecidos por los entes rectores respecto a las practicas ambientales sostenibles, como son sus características de producción, su vida útil, posibilidades de re-utilización, reciclaje y disposición final.

Por lo anterior se debe dar cumplimiento a lo establecido en el Acuerdo 540 de 2013 “Por medio del cual se establecen los lineamientos del programa distrital de compras verdes y se dictan otras disposiciones”, en la Resolución 1115 de 2012 “Por medio de la cual se adoptan los lineamientos Técnico - Ambientales para las actividades de aprovechamiento y tratamiento de los residuos de construcción y demolición en el Distrito Capital” y demás normatividad vigente relacionada con el tema.

Deben incluirse en los documentos previos las normas y aspectos técnicos establecidos en cada una de las “Fichas técnicas para inclusión de criterios ambientales en la gestión contractual” de acuerdo a lo establecido por el PIGA.

Así mismo, para el caso de los contratos de obra, adicionalmente a la normatividad ya mencionada, se debe dar cumplimiento al Manual de Interventoría establecido en el proceso Diseño y construcción de parques y escenarios del Sistema de Gestión de la Calidad y al Manual de Especificaciones Técnicas de Construcciones publicado en la página web del IDRD.

5.2 ETAPA CONTRACTUAL

ELABORACIÓN, SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO O CONVENIO

El Área de Apoyo a la Contratación independiente de la modalidad de selección, proyectará la minuta del contrato y/o convenio, el cual será suscrito por las partes en los plazos establecidos por el IDRD.

Procedimiento para la imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento y caducidad del contrato. Para la imposición de multas, sanciones, declaraciones de incumplimiento y caducidad se adelantará el trámite señalado por el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 y por la Resolución de Dirección General No. 579 del 31 de agosto de 2011 “Por la cual se establece el procedimiento administrativo para imposición de multas y declaratoria de incumplimiento en los contratos celebrados por el Instituto Distrital de Recreación y Deporte”.

PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO O CONVENIO

* Perfeccionamiento: Los contratos del Estado se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y éste se eleve a escrito (Artículo 41 de la Ley 80 de 1993).

* Legalización: Los contratos se legalizarán con el registro presupuestal y su publicación en el SECOP.

* Ejecución: Los contratos sólo podrán ejecutarse una vez sean aprobadas las garantías únicas, la acreditación por parte del contratista de encontrarse al día con el Sistema General de Seguridad Social en Salud y Pensiones y cuando corresponda parafiscales y riesgos laborales, junto con la suscripción del acta de inicio, si así se conviene en el contrato.

El perfeccionamiento, la legalización y requisitos de la ejecución en lo que tiene que ver con la aprobación de la garantía estarán en cabeza del Responsable del Área de Apoyo a la Contratación atendiendo a lo establecido en el manual de funciones de la entidad.

MODIFICACIÓN DEL CONTRATO O CONVENIO

Si durante la ejecución del contrato o convenio se presentan circunstancias que hagan necesaria la modificación del mismo y mediando acuerdo entre las partes sobre dichas modificaciones, ésta debe ser solicitada por el supervisor o interventor del contrato y avalada por el ordenador del gasto, indicando las razones de la misma y la justificación de los factores a modificar, de acuerdo con lo definido en el procedimiento “Supervisión de contratos”, establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad.

Los contratos modificatorios que se suscriban, junto con las actas de suspensión y de reinicio, deberán publicarse en el SECOP dentro de los siguientes tres (3) días hábiles siguientes a su suscripción.

Dentro de las modificaciones al contrato o convenio , se encuentran las siguientes:

1. Adición. Es un incremento del valor pactado inicialmente. De conformidad con la normatividad vigente, el valor a adicionar no excederá el 50% del valor inicialmente pactado expresado éste en salario mínimos legales mensuales vigentes, con excepción del contrato de interventoría, en el cual se atenderá lo previsto en el artículo 85 del Estatuto Anticorrupción que establece: Los contratos de interventoría podrán prorrogarse por el mismo plazo que se haya prorrogado el contrato objeto de vigilancia. En tal caso el valor podrá ajustarse en atención a las obligaciones del objeto de interventoría, sin que resulte aplicable lo dispuesto en el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993.

2. Contrato adicional: Consiste en la celebración de contratos que dependen de uno principal y que pueden referirse al objeto, el precio o el plazo. Las modificaciones no pueden sobrepasar el 50% de las pactadas inicialmente.

3. Prórroga. Es una prolongación del plazo de ejecución pactado en el contrato inicial.

4. Cesión. Es una transferencia de derechos y obligaciones del contratista a una tercera persona para que ésta continúe con la ejecución del contrato. La cesión debe constar por escrito y requiere autorización previa del ordenador del gasto. La persona natural o jurídica cesionaria del contrato debe cumplir con igual o mayor perfil o condiciones al exigido por el IDRD cuando contrató al cedente; el supervisor del contrato emitirá un concepto en donde certifique si se cumple con tal requerimiento.

5. Suspensión. Es la interrupción temporal de la ejecución del contrato, se da por situaciones de fuerza mayor o caso fortuito. Por consiguiente, se podrá de común acuerdo entre las partes suspender temporalmente la ejecución del contrato, mediante la suscripción de un acta o documento, donde conste el evento que lo generó y el tiempo por el cual se suspende.

El supervisor deberá justificar ante el ordenador del gasto, las razones de la suspensión y tener en cuenta que las garantías del contrato deberán ser ampliadas proporcionalmente al tiempo de duración de la suspensión.

Acta de reinicio: Es el documento mediante el cual se reinicia la ejecución de un contrato suspendido.

ANTICIPOS

Tratándose de anticipos el IDRD, dará aplicación a lo dispuesto en el artículo 91 del Estatuto Anticorrupción, en armonía con lo establecido en los artículos 35 al 37 del Decreto 1510 de 2013 .

GARANTÍAS

Los oferentes y los contratistas deberán presentar para la aprobación de la entidad las correspondientes garantías que amparen el cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor de la entidad con ocasión de (i) la presentación de las ofertas, (ii) la celebración de los contratos y su liquidación y, (iii) los riesgos derivados de la responsabilidad civil extracontractual que puedan surgir por las actuaciones, hechos u omisiones de los contratistas y subcontratistas. Estas garantías deberán ajustarse a los términos establecidos en la Ley y en el Decreto 1510 de 2013.

De acuerdo con lo establecido en los procedimientos del proceso “Adquisición de bienes y servicios” del Sistema de Gestión de la Calidad, el Área Apoyo a la Contratación aprobará las garantías cuando reúnan las condiciones legales y reglamentarias propias de cada instrumento y ampare los riesgos establecidos para cada caso. La aprobación de la garantía única es un requisito para la ejecución del contrato.

El monto y las vigencias de los amparos se estipularán en el estudio y documento previo y en la minuta del contrato de acuerdo con la naturaleza del proyecto, la estimación de riesgos y según lo dispuesto en la Ley.

Cuando se aumente el valor del contrato o se prorrogue su vigencia deberá ampliarse o prorrogarse el monto y vigencia de los amparos correspondientes (Artículo 127 del Decreto 1510 de 2013).

En toda actuación administrativa que se adelante para hacer efectivas las garantías deberá vincularse y garantizarse el debido proceso a los garantes, coaseguradores y en general a todo aquel que se encuentre legal o contractualmente obligado a respaldar la garantía, según la modalidad adoptada, independientemente del monto por el cual deban responder.

SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA

El IDRD controlará la ejecución de contratos y/o convenios mediante la interventoría o supervisión, de la cual será responsable la autoridad delegataria, así como del seguimiento de la ejecución contractual.

La normatividad que reglamenta en materia de supervisión e interventoría a las entidades públicas del orden nacional, local y distrital están contempladas en el artículo 209 de la Constitución Nacional, Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, Ley 734 de 2002 y la Resolución de Dirección General No. 420 de 2008 “Por medio de la cual se adoptó el Manual de Interventoría aplicado a los contratos de Obra Pública y Consultoría”, el cual hace parte del proceso Diseño y construcción de parques y escenarios del Sistema de Gestión de la Calidad.

LA SUPERVISIÓN consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato o convenio es ejercida por servidores públicos designados por la autoridad delegataria los cuales deben tener formación profesional relacionada con el objeto del contrato y acreditar la experiencia necesaria para cumplir adecuadamente con sus funciones.

LA INTERVENTORÍA consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato o convenio realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin, cuando el seguimiento del contrato o convenio requiera de un conocimiento especializado en la materia.

El contrato de interventoría será supervisado directamente por el IDRD. El supervisor será designado por la autoridad delegataria.

INFORMES EJECUCIÓN DE CONTRATOS Y/O CONVENIOS SUPERVISADOS

En cumplimiento de la Circular No. 020 de 2009 y con el propósito de mantener actualizada la base de datos de los contratos y/o convenios realizados por la Entidad, la cual es administrada por el Área de Apoyo a la Contratación, los Subdirectores, Jefes de Oficina Asesora y de Oficina deberán remitir dentro de los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes a dicha Área el formato establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad “seguimiento avance de contratos”. Esta medida deberá realizarse para todos los contratos cuyo estado esté en ejecución o se encuentren terminados sin liquidar, independientemente de la vigencia, la naturaleza o la cuantía.

Así mismo, cada ordenador del gasto mensualmente debe diligenciar el formato “Relación de contratos y convenios celebrado en el mes”, establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad y remitirlo al Responsable del Área de Apoyo a la Contratación para que se consolide dicha información en la base de datos de contratación.

5.3 ETAPA POSCONTRACTUAL

DE LA LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS

El periodo de liquidación de los contratos es la etapa en la cual las partes hacen una revisión y balance total de las obligaciones ejecutadas y bienes o servicios entregados al IDRD, y se hacen los reconocimientos o ajustes económicos a que haya lugar, con el fin de que las partes se puedan declarar a paz y salvo. Los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolonga en el tiempo y los demás que así lo requieran, implican una verificación de los pagos y los saldos por pagar. No será obligatoria la liquidación en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, acorde con lo establecido en el artículo 217 del Decreto Ley 019 de 2012.

RESPONSABILIDAD. Los ordenadores del gasto coordinarán con el interventor o supervisor del contrato, su liquidación, siendo responsabilidad de estos últimos la elaboración del proyecto de acta de liquidación para su revisión y aprobación por las partes. La descripción de las actividades se encuentran en el procedimiento “Supervisión de contratos”, establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad.

El Área de Apoyo a la Contratación, a petición de las áreas ejecutoras, brindará apoyo en la liquidación de los contratos suscritos por el IDRD.

LIQUIDACIÓN DE COMÚN ACUERDO. Se realizará la liquidación de mutuo acuerdo dentro del plazo fijado con el contratista. En caso que no se haya previsto o acordado término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses, siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación.

LIQUIDACIÓN UNILATERAL. En aquellos casos en los que el contratista no se presente a la suscripción del acta de liquidación por mutuo acuerdo, previa notificación o convocatoria que le realice el interventor o supervisor del contrato o convenio, o no se llegue a un acuerdo sobre su contenido, la autoridad delegataria o el (la) Director(a) General ordenará la liquidación unilateral del contrato mediante acto administrativo motivado, dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo establecido para la liquidación de mutuo acuerdo.

De conformidad con el párrafo segundo del Artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al vencimiento del término a que se refieren los incisos anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, respecto al término de caducidad de la acción de controversias contractuales. Una vez concluido el término anterior, la Entidad no es competente para liquidar el contrato y/o convenio.

OBLIGACIONES POSTERIORES A LA LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO Y/O CONVENIO

Vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes, El Área de Apoyo a la Contratación debe dejar constancia del cierre del expediente del Proceso de Contratación

CAPÍTULO VI

DISPOSICIONES SOBRE EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN DE CONTRATOS Y/O CONVENIOS

PARA CONTRATOS DIFERENTES A OBRAS E INTERVENTORÍA:

* EN LA ETAPA PRECONTRACTUAL

Los documentos de esta etapa son manejados por el Área de Apoyo a la Contratación así:

EN LA ETAPA CONTRACTUAL

Los documentos de esta etapa son manejados por el supervisor del contrato y/o convenio así

Durante la custodia de los expedientes se permitirá su consulta física a los servidores públicos del IDRD diligenciando el formato “Control préstamos-fotocopias y consultas de documentos”, establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad

NOTA: Ninguna carpeta física de un contrato y/o convenio puede ser consultado fuera del Área del archivo de gestión de Apoyo a la Contratación

Trimestralmente el Auxiliar Administrativo presentará informe de avance al Responsable del Área de Apoyo a la Contratación sobre la organización de las carpetas.

* EN LA ETAPA POSCONTRACTUAL

Los documentos de esta etapa son manejados por el supervisor del contrato y/o convenio así:

Trimestralmente el Auxiliar Administrativo presentará informe de avance al Responsable del Área de Apoyo a la Contratación sobre la organización de las carpetas.

* POSTERIOR A LA LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO

Después de liquidado el contrato y/o convenio y que repose en la carpeta física el acta de liquidación, su duración en el archivo de gestión del Área de Apoyo a la Contratación es de dos (2) años de acuerdo con las TRD, término en el cual es responsabilidad del Auxiliar Administrativo del Área de Apoyo a la Contratación realizar la transferencia documental de acuerdo con el “Instructivo para efectuar transferencias documentales”, establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad.

PARA CONTRATOS RELACIONADOS A OBRAS E INTERVENTORÍA:

Las disposiciones sobre el manejo de la información de contratos de obra e interventoría se encuentran en el “Instructivo para la metodología de archivo de contratos de obra e interventoría”, establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad.

APROBACIÓN

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5323 de marzo 21 de 2014