RESOLUCIÓN 2316 DE 2015

(Octubre 28)

“Por la cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno – MECI 2014, en la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital”.

EL DIRECTOR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE CATASTRO DISTRITAL (UAECD),

en ejercicio de sus atribuciones constitucionales, legales, reglamentarias y estatutarias y, en especial, de las conferidas por el Acuerdo No. 4 de 2012, emanado del Consejo Directivo de la Unidad Administrativa Especial de Catastro distrital, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política dispone que “La Función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones”. Igualmente, señala que “Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.”

Que la Constitución Política en su artículo 269 establece “En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley”.

Que la Ley 87 de 1993, por la cual se dicta normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado Colombiano, en su artículo 6º determina: “El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos”.

Que el Decreto 1826 de 1994 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993”, regula en sus artículos 4 y 5 la constitución, integración y funciones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno

Que el Decreto Nacional 1537 de 2001, reglamentario de la Ley 87 de 1993, dispone en el artículo 1º.  Sobre la Racionalización de la Gestión Institucional, lo siguiente: “Las entidades y organismos del Estado implementarán acciones para el desarrollo racional de su gestión. Para tal efecto, identificarán los proceso (sic) institucionales, de tal manera que la gestión de las diferentes dependencias de la organización, se desarrollen articuladamente en torno a dichos procesos, los cuales se racionalizarán cuando sea necesario”.

Que el Código Disciplinario Único, Ley 734 de 2002, en su artículo 34, numeral 31 establece entre los Deberes de todo Servidor Público: “Adoptar el Sistema de Control Interno y la Función independiente de Auditoría Interna de que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen;”

Que mediante Decreto 1599 de 2005, se adoptó el Modelo Estándar de Control Interno – MECI – para el Estado Colombiano.

Que la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital expidió la Resolución 0330 del 27 de junio de 2007 por el cual adoptó el Modelo Estándar de Control Interno MECI: 2005 para la Entidad.

Que en el Distrito Capital, se expidió la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales NTD-SIG 001:2011, la cual estableció en el numeral 1.1 de las Generalidades que “...el concepto de sistema de gestión será utilizado sólo de manera general para el propósito de la presente norma, de modo que para cada caso específico, según corresponde a la temática, se denominará subsistema…”.

Que mediante Decreto 943 del 2014 el cual deroga el Decreto 1599 del 2005, en su artículo 1º, adopta la actualización del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano - MECI, de obligatorio cumplimiento y aplicación para las Entidades del Estado, el cual se implementará a través del Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno, parte integral del mismo acto administrativo.

Que el numeral 2º del artículo 4º del Decreto 943 de 2014, dispone que “Las entidades y organismos que cuenten con un Modelo implementado, deberán realizar los ajustes necesarios para adoptar en su interior los cambios surtidos en la actualización del MECI…”

Que los cambios que se surten a través de esta actualización planteada mediante el Decreto 943 de 2014 y el Manual Técnico MECI 2014, no proyectan modificaciones en los aspectos filosóficos básicos que sustentan el Modelo, como lo son los principios de Autocontrol, Autorregulación y Autogestión.

Que el Control Interno es un conjunto de elementos interrelacionados, donde intervienen todos los servidores de la entidad, como responsables del control en el ejercicio de sus actividades; busca garantizar razonablemente el cumplimiento de los objetivos institucionales y la contribución de éstos a los fines esenciales del Estado; a su vez, persigue la coordinación de las acciones, la fluidez de la información y comunicación, anticipando y corrigiendo, de manera oportuna, las debilidades que se presentan.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO.- ACTUALIZACIÓN.  Actualizar el Modelo Estándar de Control Interno – MECI: 2014, para la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital adoptado por la Resolución 0330 del 27 de junio de 2007, en consideración con lo ordenado por el Decreto 943 del 21 de mayo del 2014.

El Modelo se implementará de acuerdo a lo descrito en el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno MECI: 2014, y será de obligatorio cumplimiento y aplicación para la Entidad.

ARTÍCULO SEGUNDO.-  PRINCIPIOS DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO. Los siguientes principios se constituyen en el fundamento y pilar básico que garantizan la efectividad del Sistema de Control Interno y deben ser aplicados por todos los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas, en cada uno de los aspectos que enmarcan el modelo.

a) Autocontrol: Capacidad que deben desarrollar todos y cada uno de los servidores públicos de la organización, independientemente de su nivel jerárquico, para evaluar y controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos de manera oportuna para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política.

b) Autorregulación: Capacidad de cada una de las organizaciones para desarrollar y aplicar en su interior métodos, normas y procedimientos que permitan el desarrollo, implementación y fortalecimiento continúo del Sistema de Control Interno, en concordancia con la normatividad vigente.

c) Autogestión: Capacidad de toda organización pública para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la ley y sus reglamentos.

ARTÍCULO TERCERO. -  OBJETIVOS DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO.

General: Proporcionar una estructura que especifique los elementos necesarios para construir y fortalecer el Sistema de Control Interno en la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital, a través de un modelo que determine los parámetros de control necesarios para que al interior de la entidad se establezcan acciones, políticas, métodos, procedimientos, mecanismos de prevención, verificación y evaluación en procura del mejoramiento continuo de la administración pública.

Específicos:

Objetivos de control de cumplimiento:

a. Identificar, el marco legal que le es aplicable a la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital, con base en el principio de autorregulación.

b. Establecer las acciones que permitan a la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital garantizar razonablemente el cumplimiento de las funciones a su cargo, con base en el marco legal que le es aplicable (principio de autogestión).

c. Diseñar los procedimientos de verificación y evaluación que garanticen razonablemente el cumplimiento del marco legal aplicable (principio de autogestión).

Objetivos de Control de Planeación y Gestión: Velar porque la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital disponga de:

a. Objetivos, metas y planes de acción de acuerdo con la normatividad vigente.

b. Procesos y procedimientos necesarios para el cumplimiento de los objetivos institucionales, de acuerdo con su naturaleza, características y propósitos, procurando su simplificación y actualización de manera permanente.

c. Políticas operacionales y delimitación precisa de la autoridad y niveles de responsabilidad.

d. Mecanismos que protejan los recursos de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que lo afecten.

e. Estrategias que busquen crear conciencia en todos los servidores públicos sobre la importancia del control, mediante la generación, mantenimiento y mejora continua de un entorno favorable que permita la aplicación de los principios del Modelo Estándar de Control Interno.

Objetivos de Control de Evaluación y Seguimiento:

a. Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación, que faciliten en tiempo real, realizar seguimiento a la gestión de la organización por parte de los diferentes niveles de autoridad, permitiendo acciones oportunas de prevención, corrección y de mejoramiento.

b. Garantizar la existencia de la función de evaluación independiente de la Oficina de Control Interno de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital, como mecanismo de verificación de la efectividad del Control Interno.

c. Propiciar el mejoramiento continuo del control y de la gestión de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital, así como de su capacidad para responder efectivamente a los diferentes grupos de interés.

d. Velar porque la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital cuente con los procedimientos que permitan integrar las observaciones de los órganos de control, a los planes de mejoramiento establecidos por la organización.

a. Garantizar razonablemente la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional

Objetivos de Control de Información y Comunicación: Velar porque la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital cuente con procedimientos necesarios para la generación de información y comunicación veraz y oportuna con el fin de:

a. Establecer los procedimientos que permitan la generación de la información y comunicación que por mandato legal, le corresponde suministrar a la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital a los órganos de control.

b. Garantizar la publicidad de la información que se genere al interior de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital, y que se cuente con los medios de comunicación para su adecuada difusión

c. Garantizar el suministro de información veraz y oportuna para el proceso de rendición de cuentas públicas, y que ésta sea comunicada de manera efectiva a través de los canales correspondientes.

d. Establecer los procedimientos, que garanticen la generación y registro de información oportuna y confiable necesaria para la toma de decisiones, el cumplimiento de la misión y la rendición de cuentas a la comunidad; y los mecanismos apropiados para su adecuada comunicación.

e. Diseñar los procedimientos que permitan llevar a cabo una efectiva comunicación interna y externa, a fin de dar a conocer la información que genera la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital de manera transparente, oportuna y veraz, garantizando que su operación se ejecute adecuada y convenientemente.

ARTÍCULO CUARTO.- ESTRUCTURA DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO. La estructura del Modelo es la siguiente:

1. MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN

1.1 COMPONENTE TALENTO HUMANO

1.1.1 Acuerdos, Compromisos y Protocolos éticos.

1.1.2 Desarrollo del Talento Humano

1.2 COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

1.2.1 Planes, Programas y Proyectos.

1.2.2 Modelo de Operación por Procesos

1.2.3 Estructura Organizacional

1.2.4 Indicadores de Gestión

1.2.5 Políticas de Operación

1.3 COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

1.3.1 Políticas de Administración del Riesgo

1.3.2 Identificación del Riesgo

1.3.3 Análisis y Valoración del Riesgo

2. MÓDULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

2.1 COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL

2.1.1 Autoevaluación del Control y Gestión

2.2 COMPONENTE AUDITORÍA INTERNA

2.2.1 Auditoría Interna

2.3 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO

2.3.1 Plan de Mejoramiento

3. EJE TRANSVERSAL: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

ARTÍCULO QUINTO. – INSTANCIAS DE PARTICIPACIÓN DENTRO DEL MECI: Con el fin de garantizar la operatividad del modelo, el Manual Técnico establece tres instancias de participación con sus roles, las cuales en la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital serán las siguientes:

a. Comité de Coordinación de Control Interno: Los roles y responsabilidades de esta instancia, serán desarrolladas por el Comité de Gestión Integral del que hacen parte los Gerentes, Subgerentes y Jefes de Oficina de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital. Este comité se reunirá por lo menos dos veces al año, el Jefe de la Oficina de Control Interno actuará como secretario técnico con voz sin derecho a voto.

b. Representante de la Dirección: Esta instancia de participación será ejercida por el mismo Representante de la Dirección establecido en el Sistema de Gestión Integral de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital. 

c. Equipo MECI: Los roles y responsabilidades de este equipo, serán desarrollados por los Grupos Operativos del SGI establecidos en la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital. La dirección y coordinación de sus actividades corresponderá al representante de la Dirección.

ARTÍCULO SEXTO. – ROLES Y RESPONSABILIDADES:

a. DEL COMITÉ DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO

Además de los señalados en el Decreto 1826 de 1994 o aquel que lo modifique o sustituya el Comité de Coordinación de Control Interno cumplirá los siguientes roles y responsabilidades:

* Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno, de conformidad con las normas vigentes y las características propias de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital.

* Estudiar y revisar la evaluación del Sistema de Control Interno.

* Aprobar el plan de acción propuesto por el Equipo MECI para la implementación y fortalecimiento del Modelo.

* Aprobar el Programa Anual de Auditoría presentado por la Oficina de Control Interno.

* Recomendar acciones de mejora para la eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema.

* Propender por una adecuada implementación de procedimientos de control interno para todos los riesgos significativos, independientemente de su naturaleza (operativa, de cumplimiento, financieros, fiscales).

b) DEL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

El directivo designado para la implementación y fortalecimiento continuo del Modelo Estándar de Control Interno debe cumplir con los siguientes roles y responsabilidades:

* Orientar, dirigir y coordinar el proyecto de implementación y/o fortalecimiento continuo del Modelo de acuerdo a lo dispuesto por el Comité de Coordinación de Control Interno y el Director de la Unidad.

* Asegurar que se desarrollen a cabalidad cada una de las etapas previstas para el fortalecimiento continuo del Modelo en la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital.

* Informar a la alta dirección sobre la planificación y avances de la etapa de implementación y fortalecimiento continuo del Modelo.

* Dirigir y coordinar las actividades del Equipo MECI.

* Coordinar con los directivos o responsables de cada área o proceso las actividades que requiere realizar el Equipo MECI, en armonía y colaboración con los servidores de dichas áreas.

* Someter a consideración del Comité de Coordinación de Control Interno, la aprobación y seguimiento de las actividades planeadas para el fortalecimiento continuo del MECI, sugiriendo correctivos donde se requiera. Su función principal es la de administrar y dirigir el proceso de diseño, implementación, fortalecimiento continuo y actualización permanente del Modelo Estándar de Control Interno de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital, y actuará bajo las directrices establecidas por el Comité de Coordinación de Control Interno o quien haga sus veces y el representante legal.

c) DEL EQUIPO MECI

El equipo MECI cumplirá los siguientes roles y responsabilidades:

* Apoyar el proceso de implementación y fortalecimiento continuo del Modelo bajo las orientaciones del representante de la dirección.

* Capacitar a los servidores de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital en el Modelo e informar los avances en la implementación y fortalecimiento continuo del mismo.

* Asesorar a las áreas de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital en la implementación y fortalecimiento continuo del Modelo.

* Trabajar en coordinación con los servidores designados por las otras áreas en aquellas actividades requeridas para la implementación y fortalecimiento continuo del Modelo.

* Revisar, analizar y consolidar la información para presentar propuestas para la implementación y fortalecimiento continuo del Modelo al representante de la dirección, para su aplicación.

* Realizar seguimiento a las acciones de implementación y fortalecimiento continuo e informar los resultados al representante de la dirección, para la toma de decisiones.

d. DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO,

La Oficina de Control Interno cumplirá los siguientes roles y responsabilidades:

* Evaluación y Seguimiento a la Gestión Institucional: su propósito es emitir un juicio profesional acerca del grado de eficiencia y eficacia de la gestión de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital, para asegurar el adecuado cumplimiento de los fines institucionales.

* Asesoría y acompañamiento: promover el mejoramiento continuo de los procesos de la entidad asesorando a la Alta Dirección, en la búsqueda del cumplimiento de los objetivos y los propósitos institucionales.

* Valoración del riesgo: Asesorar y capacitar a la alta dirección y a los líderes de los procesos en la metodología para su gestión, y verificará que los controles existentes sean efectivos para minimizar la probabilidad e impacto de la ocurrencia de los mismos.

* Relación con entes externos: Su propósito es facilitar el cumplimiento de las exigencias de Ley o las solicitudes formales realizadas por los entes externos.

* Fomento de la Cultura del Control: Tiene como objetivo elaborar y construir herramientas e instrumentos orientados a sensibilizar e interiorizar el ejercicio del autocontrol y la autoevaluación, como un hábito de mejoramiento personal y organizacional.

Los diferentes roles de la gestión de las Oficinas de Control Interno deben guardar la debida independencia para garantizar la objetividad de sus evaluaciones y seguimientos, por lo tanto no deben hacer parte en los procesos administrativos de la entidad, ni intervenir en el desarrollo de procesos internos.

e. DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS Y/O PARTICULARES QUE EJERCEN FUNCIONES PÚBLICAS:

Los particulares que ejercen funciones públicas, los Gerentes, Subgerentes, Jefe de Oficina y Servidores Públicos en general de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital, son responsables por la operatividad eficiente de los procesos, actividades y tareas a su cargo, y por la supervisión continua a la eficacia de los controles integrados. Así mismo, de desarrollar la autoevaluación permanente a los resultados de su labor, como parte del cumplimiento de las metas previstas por la UAECD. Igualmente, deben tomar acciones que permitan realizar el ejercicio del autocontrol en sus puestos de trabajo, con el fin de detectar las desviaciones que puedan entorpecer el desarrollo de sus funciones, como parte fundamental y eje principal de la correcta implementación y fortalecimiento continuo y permanente del Sistema de Control Interno.

Corresponderá a los servidores públicos atender las directrices establecidas en la presente Resolución, así como las demás que sean publicadas para la implementación y desarrollo del Modelo Estándar de Control Interno.

ARTÍCULO SÉPTIMO.- COMPATIBILIDAD CON EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN:

En el marco de la Norma Técnica Distrital NTD001:2011, la  Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital  cuenta con un Sistema Integrado de Gestión que permite que los esfuerzos aunados, sistemáticos e inteligentes se orienten a la satisfacción de los distintos usuarios y partes interesadas. Dispone que los Subsistemas, entre ellos el Subsistema de Control Interno, deban ser desarrollados siguiendo la secuencia definida en los lineamientos del ciclo de mejoramiento continuo, conocido como PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), de manera que la implementación del Subsistema permita desarrollar y monitorear a los demás de acuerdo con los elementos que les sean comunes

ARTÍCULO OCTAVO. - AUDITORIA INTERNA. La evaluación al Sistema  de Control Interno estará a cargo de la Oficina de Control Interno, a través de su rol evaluador independiente observando siempre un criterio de independencia frente a la operación y autonomía de los actos de la administración. La auditoría interna entendida como “una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de la entidad; que ayuda a cumplir los objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno”, atendiendo la propuesta metodológica del MECI para ejecutar el proceso de auditoría: Programación General de Auditorías, Planeación de la Auditoría, Ejecución de la Auditoría, Comunicación de resultados de la Auditoría y Seguimiento a cumplimiento de Planes de Mejoramiento, con el propósito que los responsables de procesos evalúen, decidan y adopten oportunamente las propuestas de mejoramiento del Sistema.

ARTÍCULO NOVENO.- DE LA APLICACIÓN DE RECOMENDACIONES Y CORRECTIVOS. Con base en lo establecido en el artículo 6 de la Ley 87 de 1993, el Representante Legal de la Entidad, los Gerentes, Subgerentes y Jefes de Oficina, son los responsables de la aplicación de las recomendaciones y correctivos resultantes de la evaluación, seguimiento y auditorías del Control Interno, así como también de las recomendaciones originadas en los procesos de autoevaluación, Auditoría Interna del SIG y auditorías Externas de los Organismos de Control.

ARTÍCULO  DÉCIMO.- VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente Resolución rige a partir de su fecha de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias, especialmente la Resolución 0330 del 27 de junio del 2007.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 28 días del mes de octubre de 2015.

GUSTAVO ADOLFO MARULANDA MORALES

Director

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5712 de noviembre 11 de 2015