RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 015 DE 2021

 

(Noviembre 03)

 

Para: DEPENDENCIAS DE LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL

 

De: DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA

 

Asunto: LINEAMIENTOS CIERRE DE VIGENCIA 2021

 

Con el objetivo de preparar las actividades de carácter financiero, administrativo y contractual requeridas para el cierre de la vigencia 2021, la Dirección de Gestión Corporativa establece los siguientes lineamientos a tener en cuenta por las dependencias, en procura de efectuar un cierre efectivo y oportuno de los registros y operaciones de la entidad:

 

1. Gestión Administrativa

 

1.1. Las dependencias que requieren la gestión de ingreso de bienes al almacén y afectación de los inventarios de la entidad deben enviar las solicitudes a más tardar el 14 de diciembre de 2021, con el fin de efectuar los registros correspondientes y adelantar los respectivos pagos en el mes de diciembre de 2021.

 

1.2. Caja Menor: Los servidores que requieran fondos de carácter urgente, imprescindible e inaplazable con recursos de caja menor, deberán realizar sus requerimientos a más tardar hasta el día 15 de diciembre de 2021, a fin de realizar el cierre y presentación de la misma en los plazos estipulados por la Secretaría Distrital de Hacienda.

 

2. Gestión Presupuestal

 

2.1. La Dirección de Gestión Corporativa expedirá Certificados de Registro Presupuestal hasta el mediodía del 24 de diciembre de 2021.

 

2.2. Supervisores e Interventores de contratos deben garantizar el pago de la totalidad de los recursos de cada contrato, evitando así la generación de reservas presupuestales. Si por caso fortuito o de fuerza mayor, se generan saldos de contratos como reservas presupuestales deberán presentar la respectiva justificación en formato establecido (adjunto a esta circular), a más tardar el lunes 27 de diciembre de 2021, en línea con lo estipulado en la Circular No. 031 de 2017 expedida por la Procuraduría General de la Nación.

 

La justificación debe ser firmada por el (la) Ordenador(a) del Gasto y el (la) responsable del proyecto de inversión y/o funcionamiento. Igualmente se debe programar en formato establecido (adjunto a esta circular), el PAC de Reservas 2021, tal como van a hacer giradas mes a mes en la vigencia 2022. (La programación de giro no debe superar el primer semestre de la vigencia).

 

2.3. Los responsables de proyectos de inversión y/o funcionamiento deberán solicitar mediante memorando a la Dirección de Gestión Corporativa la anulación de los certificados de disponibilidad presupuestal que cuenten con recursos sin comprometer, verificando que no hayan sido afectados con registros presupuestales, a más tardar el 24 de diciembre 2021.

 

2.4. Los responsables de proyectos de inversión y/o funcionamiento mediante memorando dirigido a la Dirección de Gestión Corporativa, deben solicitar la liberación de saldos correspondientes a registros presupuestales del 2021 NO ejecutados, adjuntando el acto administrativo que ordene la liberación, a más tardar el 28 de diciembre de 2021.

 

2.5. Los responsables de proyectos de inversión y/o funcionamiento deben solicitar mediante memorando la liberación de la reserva presupuestal, dirigido a la Dirección de Gestión Corporativa y adjuntando el acto administrativo que ordene la liberación de saldos de las Reservas 2020. Esta información debe ser allegada a más tardar el 28 de diciembre de 2021.

 

2.6. Los responsables de proyectos de inversión y/o funcionamiento deberán presentar a más tardar el 12 de noviembre de 2021 el PAC inicial mensualizado de la vigencia 2022, en respuesta a requerimiento remitido por la Dirección de Gestión Corporativa mediante correo electrónico.

 

2.7. Los responsables de proyectos de inversión y/o funcionamiento deberán presentar a más tardar el 27 de diciembre de 2021 el PAC mensualizado de las reservas presupuestales 2021 y que serán pagadas en la vigencia 2022.

 

3. Cierre Contractual

 

3.1. Conforme al procedimiento de ejecución de contratos, al terminar la ejecución contractual se deberán atender los siguientes pasos:

 

3.1.1. Se deberá diligenciar el formato 2311600-FT-312 Informe final de supervisión, el cual será de obligatoria presentación para el último pago del contrato, al igual que la correspondiente paz y salvo.

 

3.1.2. Una vez se apruebe el último pago en la plataforma SECOP II, el Supervisor del Contrato deberá verificar que se esté ejecutando la totalidad del contrato.

 

3.1.3. Los supervisores de contratos de prestación de servicios deberán garantizar que los contratistas realicen la devolución de los bienes que le fueron asignados, al igual que el cierre efectivo de los radicados a su cargo en el sistema SIGA, la entrega del carné y la tarjeta de ingreso, a efectos de generar la constancia de devolución de bienes y cancelación de servicios. (FT-2311500-200 Sistema SAI)

 

3.1.4. Los contratistas que requieran la constancia de devolución de bienes y cancelación de servicios, deberán realizar la solicitud al proceso Gestión Administrativa de la Dirección de Gestión Corporativa con 3 días de antelación a la finalización del contrato a fin de realizar la respectiva revisión y toma de firmas, mediante correo electrónico dirigido a Edgar Andrés García Garavito (eagarcia@secretariajuridica.gov.co), con copia a Juan Carlos Martínez Bernal (jcmartínezb@secretariajuridica.gov.co), indicando nombre completo, número de cédula, tipo de vinculación y dependencia. Dicha constancia se expedirá a vuelta de correo, siempre y cuando el contratista no registre bienes a cargo. En aquellos casos en donde el contratista cuente con bienes a cargo, deberá realizar el traslado correspondiente, de conformidad con el procedimiento "movimiento de bienes" del proceso de gestión administrativa.

 

3.2. Atendiendo al alto volumen de trabajo programado para el proceso contractual durante los meses de diciembre y enero, los certificados contractuales deberán requerirse al menos con 7 días hábiles de antelación y se atenderán solicitudes en orden de radicación.

 

4. Cronograma de radicación (Trámites de Pago)

 

En línea con las directrices y plazos establecidos por la Secretaría Distrital de Hacienda con la expedición de la circular "DDT 6 de diciembre de 2020" y teniendo en cuenta el cierre de la vigencia 2021, a continuación, se establece la programación para radicación de trámites de pago, así:

 

4.1. PRESTACIÓN DE SERVICIOS

 

 

4.2. PROVEEDORES

 

 

Todas las facturas de la vigencia 2021 deberán tramitarse de acuerdo con las fechas antes relacionadas. En la vigencia 2022 NO se recibirán facturas con fecha del año 2021.

 

Reiteramos la importancia de revisar cuidadosamente la completitud de la documentación a radicar, así como su diligenciamiento, a fin de minimizar reprocesos y demoras en el proceso de pago.

 

Finalmente es preciso resaltar que, el cumplimiento del cronograma establecido en la presente circular garantizará una adecuada y oportuna ejecución de los recursos asignados en cada dependencia, permitiendo cumplir oportunamente con los objetivos y metas trazadas por la entidad.

 

Cordialmente,

 

MAGDA MERCEDES AREVALO ROJAS

 

Directora de Gestión Corporativa