RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

ACUERDO COMITÉ DE CONCILIACIÓN 01 DE 2021

 

 (Noviembre 19)

 

Por el cual se adopta el Reglamento Interno del Comité de Conciliación de la empresa Metro de Bogotá S.A.

 

EL COMITÉ DE CONCILIACIÓN DE LA EMPRESA METRO DE BOGOTÁ S.A.

 

En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por el numeral 10 del artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto 1069 de 2015, y el numeral 14 del artículo 2 de la Resolución 1008 de 2021

 

CONSIDERANDO:

 

Que el Comité de Conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. Igualmente decidirá, en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por sí sola, no dará lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del Comité.

 

Que mediante la Resolución N.º 1008 de 2021, expedida por la Gerencia General, se integró el Comité de Conciliación de la Empresa Metro de Bogotá S.A.

 

Que el numeral 14 del artículo 2 de la precitada resolución, establece como función del comité de conciliación la de dictar su propio reglamento.

 

Que mediante Acuerdo 001 de 2019 se adoptó el reglamento del Comité de Conciliación de la Empresa Metro de Bogotá S.A.

 

Que la Junta Directiva de la Empresa Metro de Bogotá, adoptó el Acuerdo No. 007 del 26 de agosto de 2021 “Por medio del cual se modifica la estructura organizacional de la Empresa Metro de Bogotá S.A., establecida mediante el Acuerdo de Junta Directiva No. 02 de 2016, modificada por el Acuerdo 02 de 2019”, en el cual se integra la evaluación de las necesidades operativas, técnicas, financieras, legales, administrativas y de riesgos, para el adecuado cumplimiento de las funciones y obligaciones de la Entidad.

 

Que mediante el Acuerdo No. 008 del 26 de agosto de 2021, “Por el cual se modifican el artículo del Acuerdo No. 3 de 2017 y el artículo 3 del Acuerdo No. 07 de 2017 y se dictan otras disposiciones”, la Junta Directiva de la EMB se encargó de modificar la planta de cargos de empleados públicos de la Empresa Metro de Bogotá, S.A.

 

Que para efectos de una mayor eficiencia en el funcionamiento del Comité de Conciliación de la empresa Metro de Bogotá S.A. se hace necesario compilar y racionalizar las normas que rigen el Comité de Conciliación de la entidad, a través de la expedición de un Acuerdo Único, con el fin de adecuarla a su estructura organizacional.

 

En mérito de lo expuesto, los miembros del Comité de Conciliación de la Empresa Metro de Bogotá S.A, expiden el presente Reglamento:

 

Capítulo I

 

Disposiciones Generales

 

ARTÍCULO 1º. Adopción. Adoptar el Reglamento Interno del Comité de Conciliación de la Empresa Metro de Bogotá S.A., contenido en los artículos siguientes.

 

ARTÍCULO 2º. Principios Rectores. Los miembros del Comité de Conciliación de la Empresa Metro de Bogotá S.A., y los servidores públicos que intervengan en sus sesiones, en calidad de invitados, obrarán inspirados en los principios de la legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad e imparcialidad y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.

 

ARTÍCULO 3º. Funciones del Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación de la Empresa Metro de Bogotá S.A., tendrá a su cargo las siguientes funciones, además de las previstas en el artículo 2.2.4.3.1.2.5. del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015 y en el artículo 6º del Decreto Distrital 839 de 2018 o de la norma que las sustituya o complemente:

 

1. Formular las políticas de prevención del daño antijurídico de la Empresa;

 

2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad.

 

3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la Empresa, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandada o condenada; y las deficiencias en las actuaciones administrativas de la entidad, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

 

4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, y de los demás mecanismos alternativos de resolución de conflictos, así como de los procesos sometidos a arbitraje, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.

 

5. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación y de pacto(s) de cumplimiento, previo análisis de los mandatos legales y la jurisprudencia que resulte aplicable, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada.

 

6. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.

 

7.  Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición en cada caso concreto.

 

8.  Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

 

9.  Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, preferentemente un profesional del Derecho.

 

10. Implementar estrategias que permitan establecer los asuntos susceptibles de conciliación o de acuerdo de terminación anticipada de procesos, atendiendo el precedente judicial en los casos de pérdida reiterada por supuestos fácticos análogos, a efectos de evitar el impacto negativo en los niveles de éxito procesal del Distrito Capital por el resultado adverso de aquellos asuntos que pudieren preverse, de conformidad con estudio que realice la Secretaría Técnica.

 

11. Estudiar la posibilidad de aprobar o no, en los términos del parágrafo del artículo 95 del CPACA, la decisión de formular oferta de revocatoria directa de los actos administrativos demandados, antes de que se profiera sentencia de segunda instancia o única instancia dentro del curso del proceso judicial, de conformidad con la ficha técnica que elabore el apoderado encargado de la defensa judicial en el caso concreto. 

 

12. Aprobar el plan de acción anual del Comité de Conciliación de conformidad con lo establecido en el Decreto 1069 de 2019.

 

13. Autorizar que los conflictos o controversias jurídicas, administrativas o económicas entre organismos y/o entidades distritales sean sometidos al trámite de la mediación ante la Subsecretaría Jurídica Distrital de la Secretaría Jurídica Distrital, en los términos del artículo 19 del Decreto Distrital 089 de 2021.

 

14.   Dictar su propio reglamento.

 

ARTÍCULO 4º. Integrantes e invitados permanentes u ocasionales, del Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación de la Empresa Metro de Bogotá S.A., estará conformado por los siguientes servidores públicos, quienes concurrirán con voz y voto, y serán miembros permanentes:

 

1. El Gerente General o su delegado, quien lo presidirá

 

2. El Gerente Administrativo y de Abastecimiento

 

3. El Subgerente de Defensa Judicial y Solución de Controversias Contractuales

 

4. El Gerente Jurídico

 

5. El Gerente de Riesgos

 

La participación de los integrantes del Comité será indelegable, salvo la de los funcionarios previstos en los numerales 1 y 3 del presente artículo.

 

Se designan como funcionarios de dirección y confianza a los señalados en los numerales 3 y 5, según lo previsto en el numeral 4 del artículo 2.2.4.3.1.2.3 del Decreto 1069 de 2015, modificado por el artículo 2 del Decreto 1167 de 2016.

 

PARÁGRAFO 1. Concurrirán solo con derecho a voz:

 

1. El Jefe de la Oficina de Control Interno de la Empresa Metro de Bogotá S.A.;

 

2. El Secretario Técnico del Comité; quien será un funcionario diferente al Gerente Jurídico y al Subgerente de Defensa Judicial y Solución de Controversias Contractuales;

 

3. Los funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto;

 

4. El apoderado que represente los intereses del ente en cada proceso.

 

PARÁGRAFO 2. El Comité podrá invitar a un funcionario de la Dirección Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría Jurídica Distrital cuando considere necesaria su asistencia por la naturaleza de los asuntos a tratar. En este caso, dicho funcionario tendrá la facultad de asistir a la sesión del Comité con derecho a voz.

 

ARTÍCULO 5º. Participación de la Oficina de Control Interno. El Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, apoyará la gestión de los miembros del Comité y participará en las sesiones del mismo. Adicionalmente, verificará el cumplimiento de las disposiciones que resulten aplicables en materia de legalidad y acciones de repetición, en aplicación del artículo 2.2.4.3.1.2.12 del Decreto 1069 de 2015 y las disposiciones que lo modifiquen o complementen.

 

ARTÍCULO 6º. Imparcialidad y autonomía en la adopción de decisiones. A efecto de garantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, a los integrantes del Comité les serán aplicables las causales de impedimento, recusación y/o conflicto de interés previstas en el ordenamiento jurídico, conforme a lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011, el artículo 141 de la Ley 1564 de 2012, el artículo 40 de Ley 734 de 2002 y 44 de la Ley 1952 de 2019, entre otras, las siguientes:

 

1. Cuando el integrante del comité tenga interés particular y directo en la regulación, gestión, control o decisión, o lo tuviere su cónyuge, compañero o compañera permanente, o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho.

 

2. Cuando el interés general, propio de la función pública, entre en conflicto con un interés particular y directo del servidor público.

 

3. Haber hecho parte de listas de candidatos a cuerpos colegiados de elección popular inscritas o integradas también por el miembro del Comité o las partes del proceso.

 

4. Haber sido recomendado por las partes del proceso para llegar al cargo que ocupa el funcionario.

 

5. Tener el integrante del comité, su cónyuge o compañero o alguno de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, interés directo o indirecto en el proceso.

 

6. Haber conocido del proceso en instancia anterior, integrante del comité o compañero, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral precedente.

 

7. Ser integrante del comité, cónyuge, compañero o pariente de alguna de las partes o de su representante o apoderado, dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil.

 

8. Haber sido integrante del comité, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados, guardador de cualquiera de las partes.

 

9. Existir pleito pendiente entre el integrante del comité, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral 7, con cualquiera de las partes, su representante o apoderado.

 

10. Haber formulado alguna de las partes, su representante o apoderado, denuncia penal contra el/la integrante del comité, su cónyuge, o pariente en primer grado de consanguinidad, antes de iniciarse el proceso, o después, siempre que la denuncia se refiera a hechos ajenos al proceso o a la ejecución de la sentencia, y que el denunciado se halle vinculado a la investigación penal.

 

11. Haber formulado el/la integrante del comité, su cónyuge o pariente en primer grado de consanguinidad, denuncia penal contra una de las partes o su representante o apoderado, o estar aquéllos legitimados para intervenir como parte civil en el respectivo proceso penal.

 

12. Existir enemistad grave por hechos ajenos al proceso, o a la ejecución de la sentencia, o amistad íntima entre el/la integrante del comité y alguna de las partes, su representante o apoderado.

 

13. Ser el integrante del comité, su cónyuge o alguno de sus parientes en segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad o primero civil, acreedor o deudor de alguna de las partes, su representante o apoderado, salvo cuando se trate de persona de derecho público, establecimiento de crédito o sociedad anónima.

 

14. Ser el integrante del comité, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral anterior, socio de alguna de las partes o su representante o apoderado en sociedad de personas.

 

15. Haber dado el integrante del comité consejo o concepto sobre las cuestiones materia del proceso, o haber intervenido en éste como apoderado, agente del Ministerio Público, perito o testigo.

 

16. Ser el integrante del comité, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral 7, heredero o legatario de alguna de las partes, antes de la iniciación del proceso.

 

17. Tener el/la integrante del comité, su cónyuge o alguno de sus parientes en segundo grado de consanguinidad o primero civil, pleito pendiente en que se controvierta la misma cuestión jurídica que él debe fallar.

 

ARTÍCULO 7º. Trámite de impedimentos y recusaciones. Si alguno de los integrantes del Comité de Conciliación se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento previstas en la ley o en un presunto conflicto de interés, deberá informarlo a la Secretaría Técnica del Comité previo al inicio de la deliberación de los asuntos sometidos a su consideración; los demás integrantes del Comité decidirán sobre si procede o no el impedimento y/o conflicto de interés y de ello se dejará constancia en la respectiva acta, continuando la sesión con los demás miembros habilitados para deliberar y decidir, sin no se afecta el quorum deliberatorio y decisorio.

 

De igual manera, los integrantes del Comité podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento.

 

Si se admitiere la causal de impedimento, recusación y/o conflicto de interés y con ello se afecta el quorum deliberatorio y decisorio, el Presidente del Comité podrá designar de los servidores públicos de la Empresa miembros ad hoc para reemplazar a quien(es) se ha(n) declarado impedido(s) o recusado(s), los cuales deberán ser del nivel directivo o asesor, suspendiéndose la sesión correspondiente hasta que se produzca la designación. Cuando esté actuando el delegado del Gerente General, queda comprendida en dicha delegación la facultad de designar al/os integrantes ad -hoc.

 

Parágrafo. La designación que se efectúe de miembros ad hoc se realizará mediante Resolución del Presidente del Comité de Conciliación y frente a la misma no procederá recurso alguno.

 

Capítulo II

 

Funcionamiento del Comité

 

ARTÍCULO 8º. Sesiones. El Comité de Conciliación se reunirá por lo menos dos (2) veces al mes, y cuando las circunstancias lo exijan.

 

El Comité podrá sesionar con un mínimo de tres (3) de sus miembros permanentes y adoptará las decisiones por mayoría simple.

 

El Comité de Conciliación podrá reunirse a través de cualquier medio electrónico que permita una comunicación simultánea o sucesiva. Para este último caso, los miembros del Comité deberán expresar su voto y/o ejercer su derecho de voz dentro del mismo día en el que haya iniciado la reunión.

 

PARÁGRAFO 1o. Sesiones extraordinarias. El Comité se reunirá extraordinariamente cuando las necesidades del servicio lo requieran, o cuando lo estime conveniente su Presidente o el Subgerente de Defensa Judicial y Solución de Controversias Contractuales, o al menos dos (2) de sus integrantes permanentes, previa convocatoria que con tal propósito formule la Secretaría Técnica, en los términos señalados en este reglamento.

 

PARÁGRAFO 2o. Sesiones No Presenciales. El Comité de Conciliación podrá deliberar, votar y decidir a través de cualquier medio electrónico que permita una comunicación simultánea o sucesiva, previa convocatoria de la Secretaría Técnica del Comité dejando constancia de lo actuado, de conformidad con lo establecido en el artículo 63 de la Ley 1437 de 2011, o las normas que los modifiquen o sustituyan.  Para efectos de las sesiones no presenciales, el medio técnico empleado para llevar a cabo la comunicación a distancia deberá permitir probar las deliberaciones realizadas y las decisiones adoptadas, mediante mecanismos tales como grabaciones o filmaciones, correos electrónicos, videoconferencia o mensajes de datos, entre otros, con los atributos de seguridad necesarios de acuerdo con la Ley 527 de 1999. Para este último caso, los miembros del Comité deberán expresar su voto y/o ejercer su derecho de voz dentro del mismo día en el que haya iniciado la reunión.

 

En el caso de que un miembro del Comité de Conciliación no pueda participar presencialmente a una sesión, debe informar al Secretario Técnico por lo menos con 2 horas de anticipación a la hora prevista para la sesión, quien facilitará su vinculación a la misma de manera virtual y simultánea, en caso de que ello sea posible. En este caso, el Secretario deberá dejar constancia de participación de los miembros del Comité en la respectiva sesión y de las decisiones tomadas durante la reunión.

 

Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, la misma deberá continuarse a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, sin más citación que la que se efectúe dentro de la reunión.

 

Si se trata de decidir sobre la procedibilidad de la repetición, el comité deberá pronunciarse a más tardar dentro de los 4 meses siguientes al pago de la sentencia o conciliación. Y si se trata de decidir sobre la formulación del llamamiento en garantía, el comité debe decidir antes del vencimiento del término para contestar la respectiva demanda.

 

ARTÍCULO 9º. Convocatoria.  El Comité de Conciliación será convocado por el Secretario Técnico, a través del medio más expedito, con al menos tres (3) días de anticipación. Este plazo podrá ser inferior cuando las circunstancias lo exijan.

 

La convocatoria se remitirá a cada miembro del Comité indicando el día, la hora y el lugar y/o el medio electrónico a través del cual se realizará la reunión. Así mismo, se remitirá el orden del día y las fichas técnicas, ayudas de memorias o conceptos que efectúe el abogado a quien corresponda la presentación del caso o tema puesto a consideración en el Orden del día del Comité y si se considera se extenderá la invitación a los/as funcionarios/as o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración del Comité.

 

ARTÍCULO 10º. Inasistencia a las sesiones. Cuando alguno de los miembros del Comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo por escrito o vía correo electrónico, enviando a la Secretaría Técnica la correspondiente excusa, con la indicación de las razones de su inasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión o haciendo llegar a la sesión del Comité, el escrito antes señalado.

 

En la correspondiente Acta de cada sesión del Comité, el Secretario Técnico dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados, y en caso de inasistencia así lo señalará indicando si se presentó en forma oportuna la justificación, sin menoscabo de las acciones disciplinarias que deban iniciarse.

 

Artículo 11º. Quórum deliberatorio y adopción de decisiones. El Comité deliberará con mínimo tres (3) de sus miembros permanentes; así mismo, podrá decidir con mínimo tres (3) de sus integrantes permanentes, y las proposiciones serán aprobadas por la mayoría simple de los asistentes a la sesión y se dejará constancia de las razones por las cuales se vota en un sentido diferente.

 

En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación; de persistir el empate el Presidente del Comité o quien haga sus veces tendrá la función de decidir el desempate.

 

ARTÍCULO 12º. Desarrollo de las sesiones. En el día y hora señalados, el Presidente del Comité instalará la sesión.

 

A continuación, el Secretario Técnico del Comité verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité por parte del Presidente, e informará al Presidente sobre la extensión de las invitaciones a la sesión y las justificaciones presentadas por inasistencia.

 

Los apoderados harán una presentación de su concepto al Comité y absolverán las dudas e inquietudes que se le formulen, si a ello hubiere lugar, de forma posterior a la presentación del caso. La información del caso será presentada en una ficha que deberá ser adjuntada en la convocatoria de la respectiva sesión.  

Una vez se haya surtido la presentación, los miembros y asistentes al Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de la entidad.

 

Efectuada la deliberación, el Secretario Técnico procederá a preguntar a cada una de los/las integrantes el sentido de su voto.

 

Una vez evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del Comité, el Secretario Técnico informará al Presidente que todos los temas han sido agotados, procediendo el Presidente a levantar la sesión.

PARÁGRAFO. Las sesiones del Comité podrán ser grabadas por el Secretario Técnico del Comité, y con base en las mismas, el citado funcionario elaborará actas ejecutivas del desarrollo de la sesión conforme a las disposiciones que se indican más adelante. En este evento, siempre se informará a los presentes de la opción de grabación de la reunión con fines de transcripción.

 

ARTÍCULO 13º. Trámite de Proposiciones. Las recomendaciones de las fichas técnicas presentadas por los apoderados se tramitarán como proposiciones para su deliberación y votación.

 

Los miembros o asistentes a la sesión del Comité podrán presentar proposiciones sustitutivas o adicionales a las antes indicadas.

 

El mismo trámite se surtirá para la adopción del reglamento y para la adopción de las directrices y políticas a cargo del Comité.

 

PARÁGRAFO: Presentada la petición de conciliación ante la entidad, el Comité de Conciliación cuenta con quince (15)[1] días a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la cual comunicará en el curso de la audiencia de conciliación, aportando copia auténtica de la respectiva acta o certificación en la que consten sus fundamentos.

 

Si se trata de decidir sobre la procedibilidad de la repetición, el comité deberá pronunciarse a más tardar dentro de los 4 meses siguientes al pago de la sentencia o conciliación. Y si se trata de decidir sobre la formulación del llamamiento en garantía, el comité debe decidir antes del vencimiento del término para contestar la respectiva demanda.

 

ARTÍCULO 14º. Salvamento y aclaración de votos. Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales dejarán constancia en el acta a solicitud del disidente.

 

Capítulo III

 

Elaboración y Presentación de Fichas e Informes

 

ARTÍCULO 15º. Fichas técnicas en materia de conciliación. Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el abogado que tenga a cargo la representación del asunto materia de conciliación judicial o prejudicial o de otro mecanismo alternativo de solución de conflictos, deberá agotar el trámite previo a su presentación y satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo que haya determinado a través de instructivo la Secretaría Jurídica Distrital.

 

Los apoderados de la Empresa Metro de Bogotá en el momento de conceptuar si se acogerá o no la conciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos, deberán tener en cuenta lo dispuesto en las Leyes 446 de 1998, 640 de 2001, sus decretos reglamentarios y modificatorios, así como las demás disposiciones legales y reglamentarias que sean aplicables al caso, en especial el Decreto Distrital No. 839 de 2018 o el que lo modifique o sustituya.

 

La ficha técnica deberá ser diligenciada en el Sistema de Información de Procesos Judiciales - SIPROJWEB dispuesto por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

 

La integridad, veracidad y fidelidad de la información y de los hechos consignados en las fichas son responsabilidad del abogado que elabore la correspondiente ficha.

 

ARTÍCULO 16º. Fichas técnicas en materia de repetición. Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el abogado que tenga a cargo el estudio técnico de la procedencia de la acción de repetición deberá elaborar la respectiva ficha técnica de repetición y presentarla al Comité de Conciliación, y deberá agotar el trámite previo a su presentación y satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo, desarrollados por la Secretaría Jurídica Distrital.

 

La ficha técnica deberá ser diligenciada en el Sistema de Información de Procesos Judiciales - SIPROJWEB dispuesto por la Secretaría Jurídica Distrital.

 

La integridad, veracidad y fidelidad de la información y de los hechos consignados en las fichas serán responsabilidad del abogado que elabore la correspondiente ficha.

 

ARTÍCULO 17º. Informes sobre el estudio de procedencia de llamamientos en garantía de funcionarios públicos. Los apoderados de la empresa Metro de Bogotá S.A, deberán estudiar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial, presentando informe al Comité de Conciliación para que éste pueda determinar dicha procedencia.

 

De no ser viable el llamamiento, deberán justificarlo por escrito y presentar un informe al Comité de Conciliación dentro de la primera sesión ordinaria siguiente a la presentación de la contestación de la demanda.

 

Para los efectos antes indicados, los informes deberán satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo que se desarrollen a través del instructivo que imparta la Secretaría Jurídica Distrital.

 

ARTÍCULO 18º. Informes de gestión del Comité de Conciliación. El Secretario Técnico del Comité deberá preparar un informe de la gestión del comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal de la entidad y a los integrantes del comité semestralmente, en la primera sesión ordinaria de los meses de enero y julio de cada año. Una copia de este será remitida a Dirección Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

El informe deberá contener una relación de las sesiones del Comité indicando la fecha, el número de acta, los asuntos estudiados, el valor de las pretensiones, la decisión del Comité, el valor conciliado o aprobado para demandar en repetición y la ejecución o desarrollo de la audiencia indicando si fue o no aprobado el acuerdo conciliatorio.

 

Para la presentación del informe de gestión del Comité, el Secretario Técnico del mismo deberá diligenciar el formato dispuesto para tal efecto por la Dirección Distrital de Gestión Judicial de la Secretaría Jurídica Distrital que se encuentra disponible en la página principal del SIPROJ-WEB

 

Capítulo IV

 

Secretaría Técnica, Actas y Archivo

 

ARTÍCULO 19º. Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del Comité será ejercida por un abogado de la Gerencia Jurídica o de la Subgerencia de Defensa Judicial y Solución de Controversias Contractuales que designe el Comité de Conciliación y tendrá a su cargo las siguientes funciones:

 

1. Elaborar las actas de cada sesión del comité. El acta deberá estar debidamente elaborada y suscrita por el Presidente y el Secretario del Comité que hayan asistido, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión, previa aprobación de cada uno de los miembros. 

 

2. Subir las respectivas Actas del Comité de Conciliación, en el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ WEB dentro de los cinco (5) días siguientes a la sesión del Comité de Conciliación, con las correspondientes deliberaciones de los asistentes y las decisiones adoptadas por los miembros permanentes.

 

3. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

 

4. Preparar un informe semestral de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal de la entidad y a los miembros del comité cada seis (6) meses.

 

5. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que éste requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses de la entidad.

 

6.  Informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo acerca de las decisiones que el comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición.

 

7.  Diligenciar el Formato único de información litigiosa y conciliaciones definido por el orden distrital (SIPROJWEB-BOGOTÁ).

 

8.  Realizar la verificación sobre el cumplimiento y aplicación de las políticas adoptadas por el respectivo Comité de Conciliación, y velar porque efectivamente los apoderados de la respectiva entidad u organismo realicen el diligenciamiento de las fichas de conciliación y de pacto de cumplimiento en SIPROJWEB-BOGOTÁ.

 

9. Enviar copia del reglamento del Comité de Conciliación a la Dirección Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría Jurídica Distrital e informar sobre sus modificaciones a cada apoderado del respectivo organismo o entidad.

 

10. Coordinar el archivo y control de las actas del Comité, así como la introducción de esta información en el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJWEB. Para lo cual deberá verificar que en la tabla de retención documental se incluyan al menos los siguientes tipos documentales: actas; certificaciones; estudios, fichas y anexos; lineamientos, directrices y políticas.

 

11.  Presentar por lo menos una vez por semestre, en sesiones ordinarias del Comité de Conciliación, un informe sobre los mecanismos alternativos de solución de conflictos que han sido empleados por la respectiva entidad. Este informe relacionará el número total de casos resueltos empleando el respectivo mecanismo alternativo de solución de conflictos, terminación favorable o desfavorable, valor total e individual de las sumas impuestas a favor y en contra; así como los criterios o directrices institucionales que se han implementado para utilizar los diferentes mecanismos alternativos de solución de conflictos. Copia de dicho informe deberá ser remitido a la Secretaría Jurídica Distrital.

 

12.  Enviar a la Secretaría Jurídica Distrital, la información para actualizar los sistemas jurídicos de Régimen Legal de Bogotá y Procesos Judiciales de Bogotá, cada vez que se presenten cambios en la integración o reglamentación del respectivo Comité, para lo cual deberán remitir: (i) Copia del acto administrativo vigente de creación orgánica de los Comités de Conciliación; (ii) Copia del acto administrativo vigente de integración del Comité de Conciliación; nombres completos, identificación y cargos de los funcionarios, señalando claramente el presidente del mismo;  (iii) Nombre, cargo, correo electrónico y número del fax de quien ejerce la Secretaría Técnica; (iv) Las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios de las entidades y organismos distritales, a fin de asegurar su publicación en la Web en el Sistema de Información "Régimen Legal de Bogotá"; (v). Relación de las políticas y líneas de decisión en relación con la prevención del daño antijurídico, la viabilidad de la conciliación y/o de la acción de repetición en asuntos reiterativos o de alto impacto. 

 

13.  Verificar que la entidad publique en la Web, las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios o de amigables composiciones, contratos de transacción y laudos arbitrales celebrados ante los agentes del Ministerio Público y Tribunales de Arbitramento, dentro de los tres (3) días siguientes a su suscripción, con miras a garantizar la publicidad y transparencia de estos. Para tal efecto El Gerente Jurídico de la Empresa Metro de Bogotá S.A. remitirá oportunamente en medio magnético las citadas actas a la Dirección Distrital de Política e Informática Jurídica de la Secretaría Jurídica Distrital a efecto de que se incorporen debidamente tematizadas al Sistema de Información "Régimen Legal de Bogotá".

 

14. Tramitar las solicitudes de copias de las actas y expedir las certificaciones sobre las mismas, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la celebración de la sesión. Las certificaciones deberán contener (i) los datos correspondientes a la fecha de sesión del comité, (ii) la referencia del caso estudiado, (iii) el sentido de la decisión proferida, con una síntesis de los fundamentos que la sustentan, así como los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación.

 

15. Presentar al Comité la propuesta del plan de acción anual del Comité de Conciliación. La Oficina Asesora de Planeación y la Oficina de Control Interno de la entidad, o quien haga sus veces, en cumplimiento de las funciones de asesoría que les compete, están llamadas a brindar el apoyo metodológico y acompañamiento que se requiera para tal efecto.

 

16.  Las demás que le sean asignadas por el Comité.

 

PARÁGRAFO. La designación o el cambio del Secretario Técnico deberán ser informados a la Dirección Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría Jurídica Distrital. 

 

ARTÍCULO 20º. Elaboración de Actas. Las actas serán elaboradas por el Secretario Técnico del Comité, dentro de los 2 días hábiles siguientes a su celebración, quien deberá dejar constancia en ellas de las deliberaciones de los asistentes y las decisiones adoptadas por los miembros permanentes. Las actas deberán tener una numeración consecutiva, la cual estará a cargo de la Secretaría Técnica del Comité.

 

Las fichas técnicas y todos los soportes documentales presentados para su estudio en la sesión son parte integral de las respectivas actas.

 

ARTÍCULO 21º. Trámite de aprobación de Actas.  El Secretario Técnico deberá remitir el proyecto de acta, a cada uno de los integrantes asistentes a la respectiva sesión, por escrito o por correo electrónico, dentro de los 2 días hábiles siguientes a su celebración, con el objeto de que aquellos remitan sus observaciones, dentro de los 2 días hábiles siguientes al recibo del proyecto.

 

Si dentro de este término el Secretario Técnico no recibe comentarios u observaciones al proyecto de acta, se entenderá que no existen objeciones y que el proyecto es aceptado y aprobado.

 

Recibidas las observaciones, con los ajustes respectivos se elaborará el acta definitiva, la cual será enviada por el Secretario Técnico a los integrantes del Comité, por escrito o por correo electrónico, dentro del día hábil siguiente.

 

Las actas de las sesiones serán suscritas por el Presidente del Comité y el Secretario Técnico, a más tardar dentro de los cinco (5) días siguientes a la realización de la respectiva sesión.

 

ARTÍCULO 22º. Archivos del Comité de Conciliación y de su Secretaría Técnica. El archivo del Comité de Conciliación y el de su Secretaría Técnica reposarán en el archivo de la Subgerencia de Defensa Judicial y Solución de Controversias Contractuales de la Gerencia Jurídica.

 

Los documentos que integran el archivo del Comité de Conciliación son públicos y podrán ser consultados en las dependencias de la Gerencia Jurídica, salvo los apartes de las actas en donde consten las estrategias de defensa formuladas por los apoderados, así como las opiniones o puntos de vista del proceso deliberativo de los servidores públicos que intervienen en las sesiones del Comité de Conciliación, o informes catalogados como secreto profesional, gozan de reserva, en los términos de los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014.

 

Para la consulta de tales documentos, los interesados deberán solicitar autorización al Secretario Técnico, quien dará las instrucciones respectivas al funcionario responsable del archivo, quien deberá revisar que los documentos sean devueltos íntegramente. Las solicitudes de copias de las actas y la expedición de certificaciones sobre las mismas serán tramitadas por el Secretario Técnico del Comité.

 

Capítulo V

 

Seguimiento y Control a las Decisiones del Comité

 

ARTÍCULO 23º. Verificación del cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité. Corresponde al Secretario Técnico del Comité de Conciliación verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité, para lo cual le presentará informes semestrales al mismo.

 

Los abogados que tengan a su cargo los respectivos asuntos deberán presentar al Secretario Técnico un informe del resultado de las respectivas audiencias y de las acciones de repetición iniciadas.

 

Los apoderados allegarán adjunto a sus informes una copia de la diligencia y del auto que aprobó o improbó la respectiva conciliación.

 

El Secretario Técnico deberá presentar el respectivo informe en la sesión del Comité inmediatamente posterior.

 

Capítulo VI

 

Prevención del Daño Antijurídico

 

ARTÍCULO 24º. Prevención del daño antijurídico y políticas para la defensa judicial de la Empresa Metro de Bogotá. Sin perjuicio de las demás funciones encomendadas al Comité de Conciliación, éste deberá analizar y proponer los correctivos que se estimen necesarios para prevenir la causación de los daños antijurídicos en que se ha visto condenado el organismo o en los procesos que haya decidido conciliar.

 

Para tal propósito, el Subgerente de Defensa Judicial y Solución de Controversias Contractuales de la Gerencia Jurídica presentará un informe anual al Comité de Conciliación en la última sesión del mes de diciembre, sobre las demandas judiciales y sentencias presentadas y notificadas contra la entidad.

 

ARTÍCULO 25º. Indicador de gestión. La prevención del daño antijurídico será considerada como un indicador de gestión y con fundamento en él se asignarán las responsabilidades al interior de la entidad.

 

CAPÍTULO VII

 

De la acción de repetición

 

ARTÍCULO 26º. Procedencia del medio de control de repetición. El comité de conciliación, deberá evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad, con el fin de determinar la procedencia del medio de control de repetición, a través de la verificación de los presupuestos definidos en la Ley 678 de 2001, a saber, (i) la existencia de una condena en contra de la entidad por causación de un daño antijurídico, (ii) constancia del pago de la misma, de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial, y (iii) prueba siquiera sumaria del supuesto fáctico que llevaría a constatar la aplicación de alguna de las presunciones establecidas por la citada ley en relación con la responsabilidad subjetiva del agente estatal.

 

En la evaluación y verificación de los presupuestos de procedencia desarrollados por la jurisprudencia constitucional y contenciosa, se deberán tener en cuenta los presupuestos establecidos en el Decreto Distrital 839 de 2018, la Directiva Conjunta 01 de 2010 de la Alcaldía Mayor de Bogotá- Secretaría General y la Directiva 005 de 2017 proferida por la Secretaría Jurídica Distrital o aquellas que las modifique o sustituya, y en especial los siguientes criterios:

 

26.1. Se debe tener presente que de acuerdo con la Ley 678 de 2001, para efectos de la acción de repetición, el contratista, el interventor, el consultor y el asesor se consideran particulares que cumplen funciones públicas en todo lo concerniente a la celebración, ejecución y liquidación de los contratos que celebren las entidades distritales, por lo cual quedan sujetos a lo regulado en la mencionada ley.

 

26.2. El ordenador del gasto, al día siguiente al pago total o al pago de la última cuota efectuada por la Empresa Metro de Bogotá S.A., de una conciliación, condena o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes al Comité de Conciliación.

 

26.3. El Comité de Conciliación, en un plazo no superior a cuatro (4) meses siguientes deberá definir de manera motivada respecto de la procedencia o no de iniciar la acción de repetición en cada caso en concreto y en el evento de que lo considere procedente la demanda se deberá presentar dentro de los dos (2) meses siguientes a tal determinación.

 

26.4. Requisitos de procedencia del medio de control: Para el efecto, se debe tener en cuenta que de acuerdo con el inciso segundo del artículo 90 de la Constitución Política, el artículo 4º de la Ley 678 de 2001, el artículo 142 del CPACA y los desarrollos jurisprudenciales sobre la materia, para que una entidad ejerza la acción de repetición deben concurrir los siguientes presupuestos objetivos (a), b) y c)) y subjetivos (d)):

 

a)  La existencia de una condena judicial, una conciliación, una transacción o de cualquier otra forma de terminación de conflictos que genere la obligación de pagar una suma de dinero a cargo de la EMB.

 

b) El pago efectivo realizado por la EMB.

 

c)  La calidad de agente del Estado y su conducta sea determinante en la condena. La calidad y la actuación u omisión de los agentes del Estado debe ser materia de prueba, con el fin de brindar certeza sobre la calidad de funcionario, exfuncionario o particular que cumple funciones públicas del demandado y de su participación en la expedición del acto o en la acción u omisión antijurídica, determinante de la responsabilidad de la EMB.

 

d) La cualificación de la conducta del agente determinante del daño reparado por la EMB, como dolosa o gravemente culposa.

 

26.5. Presunciones de Dolo y Culpa Grave. Para efectos de analizar la conducta del agente estatal como elemento subjetivo de la acción de repetición, el abogado deberá tener en cuenta las presunciones de dolo y culpa grave consagradas en los artículos 5º y 6º de la Ley 678 de 2001. Del estudio de los presupuestos subjetivos el Comité de Conciliación debe considerar en su análisis los extremos procesales (sujeto activo y sujeto pasivo), las funciones desempeñadas por el agente estatal, el nexo de su conducta, el fundamento de la responsabilidad imputada al Estado, corroborar si la conducta se subsume en alguna presunción de dolo o culpa, los supuestos facticos y las pruebas con que cuenta la entidad, entre otras.

 

26.6. Al momento de estudiar la procedencia de iniciar una acción de repetición, el Comité de Conciliación deberá considerar que el material probatorio con que cuente la entidad permita inferir los presupuestos objetivos y subjetivos anteriormente señalados, ya que al iniciarse la acción de repetición se tratará de un nuevo proceso que implica todo un debate probatorio, sobre la existencia de una conducta dolosa o gravemente culposa del demandado en el ejercicio de sus funciones; el dolo o la culpa grave es una carga probatoria que le compete satisfacer a la entidad demandante, tomando en cuenta la conducta y las funciones que ejercía al momento de los hechos.

 

26.7. El Comité debe determinar clara e inequívocamente el sujeto pasivo de la acción, esto es, establecer sin lugar a dudas cuál es el servido, ex servidor público o particular que cumple funciones públicas directamente responsable de la conducta que produjo la condena a cargo de la entidad.

 

26.8. Se debe verificar que las funciones asignadas el servidor, ex servidor público o particular que cumple funciones públicas, contra quien se repite, guardaban estrecha relación con el trámite demandado ante la Jurisdicción y, por tanto, su actuación resultó determinante en la causación del daño antijurídico alegado.

 

26.9. El Comité de Conciliación deberá decidir positivamente la procedencia del medio de control de repetición en aquellos casos en los que en el fallo condenatorio haya concluido la existencia de dolo o culpa grave en la conducta del agente estatal. En ese evento el fallo condenatorio formará parte del acervo probatorio que se allegará al Despacho Judicial.

 

26.10. Las decisiones del Comité de Conciliación no pueden tipificar la conducta; su competencia sólo permite analizar y valorar la procedencia o no de la Acción de Repetición con base en las pruebas, es decir, debe definir los aspectos formales, más no los sustanciales de la responsabilidad del agente estatal.

 

26.11. En relación con el pago. Se debe evaluar en cada caso, si el pago de la condena representa un detrimento patrimonial para la entidad, o si los supuestos de hecho que sirven de base a la condena conllevan la exigencia del pago de obligaciones exigibles a la misma; en este último evento no se configura detrimento patrimonial alguno.

 

26.12. El C.P.A.C.A. señala que la prueba idónea para demostrar el pago es el certificado del pagador, tesorero o servidor público que cumple tales funciones, en donde conste que la entidad realizó el pago respectivo.

 

26.13. Cuando el Comité emita concepto favorable para iniciar la acción, se podrá disponer de otros medios probatorios, ya sean testimoniales o documentales que dejen clara la responsabilidad, o que permitan deducir si la conducta fue por dolo o culpa grave, que permiten fallar sin ninguna duda razonable y reconocer el nexo causal entre la conducta y el daño causado. Si por el contrario el Comité de Conciliación después de evaluar todos los presupuestos objetivos y subjetivos necesarios para incoar el medio de control, por el daño antijurídico ocasionado por el agente estatal, considera que no es factible iniciar el medio de control de repetición, el Comité deberá informar al Ministerio Publico, anexando como soportes copia de la providencia, copia del pago y señalando los fundamentos de la decisión, así como a la Secretaría Jurídica Distrital.

 

26.14. El Comité de Conciliación exigirá a los apoderados que presenten los casos del medio de control de Repetición pronunciarse sobre la pertinencia, conducencia y eficacia de las pruebas que se harán valer por parte de la entidad, indicando el fundamento legal que permite allegar tal acervo probatorio; así como les requerirán para que soliciten en la oportunidad procesal el traslado de las pruebas que se hayan recaudado en el proceso que dio lugar al fallo condenatorio, para que se soliciten en la demanda en medio de control de repetición.

 

26.15. Al Comité de Conciliación les corresponde verificar que la defensa de la Empresa se haya atendido en forma diligente, es decir, que la condena no obedezca a la configuración de la caducidad de la acción o la prescripción de los derechos demandados, a errores para aportar las pruebas o a cualquier otro tipo de negligencia en la defensa.

 

26.16. El Comité de Conciliación, cuando exista ánimo del agente generador del daño para reconocer lo pagado por la entidad u organismo a cargo, deberá estudiar la viabilidad de conciliar o no judicial o extrajudicialmente. Este análisis debe comprender la propuesta de pago, la determinación del capital adeudado, el cual no podrá ser inferior a lo impuesto en la sentencia condenatoria, o a lo acordado en la conciliación o en cualquier otro mecanismo de solución alternativa de conflictos, de tal forma que no se genere lesión a los intereses de la entidad.

 

26.17. El Comité de Conciliación deberá tener especial cuidado cuando sea insuficiente la información suministrada y que no permita hacer el estudio necesario de todos los presupuestos de la acción de repetición. Si es preciso aplazar la decisión sobre la procedencia de la referida acción, el Comité deberá efectuar el cómputo de los plazos de la caducidad y hará constar dicha fecha en la respectiva acta, con el objeto de impedir que ésta opere, debiendo adoptar todos los correctivos necesarios antes de su vencimiento, para evitar que esta opere, ya que si la acción caduca se deberá determinar qué funcionarios fueron responsables de estos hechos, para adelantar acciones de tipo disciplinario y fiscal en contra de quienes actuaron negligentemente en la defensa de la entidad.

 

ARTÍCULO 27º. En todo caso, el Comité de Conciliación al momento de estudiar la procedencia o improcedencia del medio de control de repetición deberá tener en cuenta el capítulo 4. “DE LA ACCIÓN DE REPETICIÓN Y EL LLAMAMIENTO EN GARANTÍA CON FINES DE REPETICIÓN”, establecida en la Política de Defensa de la entidad GL-DR-006 o aquella que la modifique o sustituya.

 

Capítulo VIII

 

Disposiciones Finales

 

ARTICULO 28°. Vigencia y Derogatorias. El presente reglamento regirá a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, en especial el Acuerdo No. 01 del 27 de marzo de 2019.

 

El presente Reglamento se discutió en sesión del Comité de Conciliación del 19 de noviembre de 2021, y fue aprobado por los integrantes de este.

 

PUBLIQUESE Y CÚMPLASE.

 

MARCELA GALVIS RUSSI                           CARLOS ANDRÉS TOBOS TRIANA

 

Delegada del Gerente General                              Secretario Técnico

 

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