RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 027 DE 2022

(Mayo 06)

Para: DIRECCIÓN DISTRITAL DE DEFENSA JUDICIAL Y PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO, DIRECCIÓN DISTRITAL DE ASUNTOS DISCIPLINARIOS, OFICINA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIONES Y PROCESOS GENERADORES DE INFORMACIÓN CONTABLE.

De: DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA

Asunto: Información para Estados Financieros - Lineamientos y Plazos

Radicado: 3-2022-3183

Con el objetivo de garantizar la integralidad de la información en los Estados Financieros de la Secretaría Jurídica Distrital, así como el adecuado y oportuno flujo de información y documentación por parte de los diferentes procesos que originan los hechos económicos, a continuación, se relaciona la información a reportar al proceso de gestión financiera de la Dirección de Gestión Corporativa, las fechas de entrega y plazos de la misma:

1. INFORMACIÓN POR REPORTAR

DIRECCIÓN DISTRITAL DE DEFENSA JUDICIAL Y PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURIDICO

Información trimestral

- Informe sobre procesos en contra, así como los procesos iniciados por la Secretaría Jurídica Distrital, detallando:

- Número total de procesos

- Clasificación de procesos (probables, posibles o remotos)  Procesos sin obligación.

- Justificación de diferencias en el caso de presentarse.

DIRECCIÓN DISTRITAL DE ASUNTOS DISCIPLINARIOS

Información semestral

- Relación de procesos disciplinarios en contra de funcionarios de la entidad, indicando número del proceso, datos del investigado (nombre y documento de identidad), valor y estado del proceso al cierre de cada semestre.

- Relación de procesos que hayan sido fallados a favor de la entidad en los que se haya determinado un valor por pagar a cargo del investigado que, de origen al registro de la cuenta por cobrar, en donde se detalle el número del proceso, los datos del responsable de la cuenta por cobrar (nombre completo y documento de identidad), valor a cobrar y el número de acto administrativo que respalda la cuenta por cobrar.

OFICINA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES

Información para cierre de vigencia

- Informe deterioro equipo de comunicación, computación e intangibles.

- Informe sobre la verificación y asignación de vidas útiles remanentes VUR a los equipos de comunicación y cómputo, así como a licencias y/o software de la entidad.

DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA

PROCESO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA (Almacén)

Información mensual

- Cuenta mensual (Movimientos totales por inventarios con ingresos, salidas, traslados, bajas y toda la documentación debidamente tramitada y firmada)

- Inventario detallado y actualizado por cada responsable de los elementos de la entidad.

- Reporte mensual desde el sistema SAI sobre depreciaciones y amortizaciones, para ser contabilizadas en Limay.

- Reporte consolidado en Excel con el total de información por cada elemento.

Información para cierre de vigencia

- Informe sobre toma física de inventario. (cumpliendo con lo establecido en el numeral 4.23. Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo y control de los bienes en las Entidades de Gobierno Distritales.

- Justificación detallada de los bienes que al cierre de la vigencia hayan quedado en bodega, así como el valor de la depreciación respectiva.

- Justificación detallada de los bienes que al cierre de la vigencia hayan quedado en equipo No explotado, así como el valor de la depreciación respectiva

-Informe sobre análisis e indicios de deterioro en elementos de la entidad, con sus respectivas fichas o soportes.

- Informe sobre la verificación y asignación de vidas útiles remanentes - VUR de los activos de la entidad.

- Reportes y situación de elementos en calidad de comodato en cumplimiento con lo establecido en los numerales 7.2. y 7.2.1. del Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo y control de los bienes en las Entidades de Gobierno Distritales.

- Reportes y situación de elementos por entrega gratuita en cumplimiento con lo establecido en los numerales 7.3. y 7.3.1. del Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo y control de los bienes en las Entidades de Gobierno Distritales

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Información mensual

- Relación y conciliación de la nómina

- Conciliación incapacidades

- Informe sobre bases y retenciones (artículo 383 Estatuto Tributario)

Información exógena nacional

- Formatos 1001 y 2276 con la información correspondiente a los funcionarios de planta.

Información para el cierre de la vigencia

- Informe consolidado prestaciones sociales

- Informe remuneraciones al personal directivo

- Informe deterioro incapacidades

GESTIÓN FINANCIERA (Presupuesto)

Información mensual

- Informe de cuentas tramitadas en el mes, identificando aquellas que quedan pendientes de pago al cierre del mes.

- Informe de giros realizados durante el mes.

Información trimestral

- Informe de reservas presupuestales.

Información para el cierre de la vigencia

- Informe de pasivos exigibles

GESTIÓN CONTRACTUAL

Información para el cierre de la vigencia

- Relación detallada de contratos suscritos por la entidad durante la vigencia.

- Relación detallada de convenios suscritos por la entidad, durante la vigencia, de acuerdo al formato establecido por la Dirección Distrital de Contabilidad.

2. PLAZOS DE ENTREGA

Atentamente,

MAGDA MERCEDES ARÉVALO ROJAS

Directora de Gestión Corporativa

Nota: Ver norma original en Anexos.

Proyectó: Adriana P. Guzmán Contreras - Profesional Especializado Dirección de Gestión Corporativa

Revisó: Francisco Arias Contratista - Dirección de Gestión Corporativa

Aprobó: Magda Mercedes Arévalo Rojas Directora de Gestión Corporativa