CIRCULAR EXTERNA

(Abril 25)

Señores Presidentes Ejecutivos de las Cámaras de Comercio

Referencia: Emisión de las instrucciones a las cámaras de comercio.

Respetados señores,

El Superintendente de Sociedades, de acuerdo con lo señalado en el numeral 21 del artículo 8 del Decreto 1736 de 2020 modificado por el artículo 5 del Decreto 1380 de 2021, tiene como función dirigir, instruir, orientar, coordinar y controlar el ejercicio de las facultades asignadas en relación con las cámaras de comercio, sus federaciones, confederaciones y comerciantes.

Con fundamento en lo previsto en el artículo 209 de la Constitución Política y el artículo 3° del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, en cumplimiento de los principios de eficacia y economía, las autoridades buscarán que los procedimientos logren su finalidad y deberán actuar con austeridad y eficiencia, optimizar el uso del tiempo y de los demás recursos, procurando el más alto nivel de calidad en sus actuaciones. 

De forma relacionada, la Ley 2069 expedida el 31 de diciembre de 2020, asignó a la Superintendencia de Sociedades a partir del 1 de enero de 2022, entre otras funciones, la inspección, vigilancia y control de las cámaras de comercio, función que ejercía la Superintendencia de Industria y Comercio. En ese sentido, se estipuló:

“ARTÍCULO 70. FACILIDADES PARA EL EMPRENDIMIENTO. Con el fin de generar sinergias, facilidades y alivios a los emprendedores, a partir del 1 de enero de 2022, la Superintendencia de Sociedades ejercerá las competencias asignadas por la Ley a la Superintendencia de Industria y Comercio para la inspección, vigilancia y control de las cámaras de comercio, así como las previstas en los artículos 27, 37 y 94 del Código de Comercio respecto del registro mercantil, el ejercicio profesional del comercio y la apelación de los actos de registro. Desde dicha fecha, la mención realizada en cualquier norma jurídica a esta última superintendencia como autoridad de supervisión o superior jerárquico de las cámaras de comercio se entenderá referida a la Superintendencia de Sociedades.  

El Gobierno nacional garantizará los recursos técnicos, administrativos, financieros y humanos para el traslado de tales funciones y establecerá la tarifa o contribución que por concepto del servicio administrativo de supervisión deberán pagar las cámaras de comercio a la Superintendencia de Sociedades, de conformidad con los recursos necesarios para tal fin y su presupuesto, la cual será recaudada por la Superintendencia de Sociedades.  

El Gobierno nacional reglamentará todo el concerniente a este artículo”.

De conformidad con la disposición citada, la Superintendencia de Sociedades asumió una supervisión integral sobre el funcionamiento de las cámaras de comercio y los registros públicos que administran, razón por la cual es necesario establecer instrucciones que fijen criterios técnicos y jurídicos que guíen, precisen y faciliten el correcto ejercicio de las funciones asignadas a éstas y el cumplimiento de las normas que deben observar al hacerlo.

Adicionalmente, se debe tener en cuenta que mediante la Circular Externa No. 100000017 del 27 de diciembre de 2021, esta Superintendencia adoptó de manera transitoria las disposiciones contenidas en el Título VIII de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, para ejercer las funciones que le fueron atribuidas mediante el artículo 70 de la Ley 2069 de 2020. En razón a que la Superintendencia de Sociedades adoptará sus propias instrucciones a través de la presente Circular Externa, la Circular No. 100-000017 de 2021 quedará derogada. 

Así las cosas, la presente Circular reorganiza, actualiza y precisa temas referentes a la supervisión y funcionamiento de las cámaras de comercio.

La reorganización contemplada en esta Circular tiene como objetivo generar un esquema más comprensible y coordinado en cuanto a los temas y emplear un lenguaje -en lo posible- más claro, de manera que pueda llegar a los supervisados, ciudadanos y funcionarios de las cámaras de comercio, pero también de la Superintendencia de Sociedades. De otro lado, este documento pretende actualizar temas que, por la práctica, la existencia de normas derogadas y la expedición de disposiciones nuevas, hacen necesario un ajuste en su contenido. Adicionalmente, se incluyó en la presente Circular, el fundamento normativo de lo dispuesto en las instrucciones y finalmente, se precisaron aspectos necesarios para el ejercicio de una adecuada supervisión, así como temas nuevos, que requerían ser instruidos.

Por lo anterior, se incorpora a la presente Circular, el documento con las instrucciones de la Superintendencia de Sociedades a las cámaras de comercio junto con sus anexos y, en consecuencia, se deroga la Circular Externa No. 100-000017 del 27 de diciembre de 2021. 

Esta Circular Externa rige a partir de su publicación en el Diario Oficial. Los temas relacionados a continuación, en cuanto al cumplimiento de los requerimientos tecnológicos, entrarán en vigencia a los tres (3) meses de la fecha de publicación de la presente Circular: (i) implementación de PQRS, a que se refiere el numeral 1.1.1.11.; (ii) motores de búsqueda de las solicitudes de inscripción, a que se refiere el numeral 1.1.8.; (iii) información sobre la finalización o no de trámites virtuales, a que se refiere el numeral 1.1.8.6.; (iv) sincronización de los sistemas de las cámaras de comercio con el RUES, a que se refiere el numeral 1.2.1.; (v) unificación de parámetros respecto del NIT, a que se refiere el numeral 1.2.2.; (vi) incorporación del nombre de los secretarios en el esquema gráfico, a que se refiere el Anexo 2; (vii) anotación de la finalización de la sanción, a que se refiere el numeral 1.3.4.9.; y (viii) certificación de la licencia expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, a que se refiere el numeral 1.3.8.9.; por lo anterior, Confecámaras, remitirá dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la publicación de la presente Circular, un cronograma de implementación de los anteriores temas, cuya ejecución no podrá ser superior a tres (3) meses contados a partir de la entrada en vigencia general del presente acto administrativo, es decir, la fecha de su publicación.

En relación con los numerales 1.10.3., 1.10.6.1. y 1.10.8. de esta Circular, relativos al Registro Nacional de Turismo, su implementación se hará de conformidad con el término de transición establecido por la norma que los regula.

Se adjuntan a la presente Circular y hacen parte integral de la misma, los siguientes documentos:

-              Instrucciones a las cámaras de comercio.

-              Anexo 1 – Formularios del Registro Único Empresarial y Social (RUES).

-              Anexo 2 – Instructivo para los certificados que expiden las cámaras de comercio.

-              Anexo 3 – Formatos del Registro Único de Proponentes (RUP).

-              Anexo 4 – Solicitud de uso de medios electrónicos. - Anexo 5 – Cuadro derechos de inscripción.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

BILLY RAUL ANTONIO ESCOBAR PÉREZ

Superintendente de Sociedades

Vo.Bo.

CARLOS GERARDO MANTILLA GÓMEZ

Superintendente Delegado Delegatura Supervisión Societaria

JAIME APARICIO GALAVIS RAMÍREZ

Director Cámaras de Comercio

ANDRÉS MAURICIO CERVANTES DÍAZ

Jefe Oficina Asesora Jurídica 

NOTA: Ver Anexo y norma original en Anexos.