RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 304 DE 2012

(Agosto 2)

Por medio de la cual se crea el Comité de Conciliación y Prevención del Daño Antijurídico del Instituto Distrital de las Artes IDARTES y se deroga una Resolución

EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO DISTRITAL DE LAS ARTES IDARTES

En uso de sus facultades legales, en especial las enunciadas en el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y en el artículo 5° del Acuerdo 440 de 2010, y

CONSIDERANDO:

Que con el propósito de proteger los intereses y derechos públicos y orientar las políticas de defensa de los mismos al interior de la entidad, el Instituto Distrital de las Artes — IDARTES, mediante Resolución No. 030 del 13 de febrero de 2012, creó e integró el Comité de Conciliación y Prevención del Daño Antijurídico y se estableció su reglamento, con plena observancia de las disposiciones legales vigentes,

Que para la operatividad y efectividad del Comité de Conciliación y Prevención del Daño Antijurídico del Instituto Distrital de las Artes - IDARTES, se hace necesario incorporar e integrar otras disposiciones relativas a la materia, no contempladas en la Resolución No. 030 del 13 de febrero de 2012.

Que en consecuencia, para mejor comprensión, mediante el presente acto administrativo se derogará la Resolución No. 030 del 13 de febrero de 2012 y se incorporarán e integrarán sus disposiciones a las nuevas, antes no contempladas.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPITULO PRIMERO

Modificado por el art. único, Resolución 314 de 2014.

DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO PRIMERO: Modificado por el art. único, Resolución 314 de 2014. <El nuevo texto es el siguiente> Creación: Créase el Comité de Conciliación y Prevención del Daño Antijurídico del Instituto Distrital de las Artes - IDARTES, el cual actuará como instancia administrativa y como sede previa de estudio, análisis y formulación de políticas que sobre prevención del daño antijurídico, defensa de los intereses de la entidad y procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes.

El texto original era el siguiente:

ARTÍCULO PRIMERO: Creación: Créase el Comité de Conciliación y Prevención del Daño Antijurídico del Instituto Distrital de las Artes - IDARTES, el cual actuará como instancia administrativa y como sede previa de estudio, análisis y formulación de políticas que sobre prevención del daño antijurídico, defensa de los intereses de la entidad y procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes.

ARTÍCULO SEGUNDO: Modificado por el art. único, Resolución 314 de 2014. <El nuevo texto es el siguiente> Los miembros del Comité de Conciliación y Defensa Judicial del IDARTES, y los servidores públicos que intervengan en sus sesiones en calidad de invitados, obrarán inspirados en los principios de eficacia, economía, celeridad, moralidad, imparcialidad y publicidad y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.

El texto original era el siguiente:

ARTÍCULO SEGUNDO: Conformación: El Comité de Conciliación y Prevención del Daño Antijurídico del Instituto Distrital de las Artes - IDARTES estará integrado por los siguientes funcionarios, quienes tendrán voz y voto:

1. Director(a) General de la entidad o su delegado, quien lo presidirá.

2. Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.

3. Subdirector(a) de las Artes.

4. Subdirector(a) Administrativo y Financiero.

5. Subdirector(a) de Equipamientos Culturales

PARAGRAFO 1. Con excepción del Director(a) General de la entidad, la participación de los integrantes del Comité será indelegable

PARÁGRAFO 2. Podrán asistir al Comité de Conciliación y Prevención del Daño Antijurídico, con voz pero sin voto, los Gerentes de Área o los funcionarios que por su condición jerárquica o funcional tengan conocimiento o competencia en los casos concretos a tratar en el Comité.

ARTÍCULO TERCERO: Modificado por el art. único, Resolución 314 de 2014. <El nuevo texto es el siguiente>  Políticas del Comité. - El Comité actuará estableciendo y aplicando políticas que garanticen el uso responsable y sistemático de los recursos a cargo de la entidad a través de mandatos sobre prioridades de gasto relacionadas con la reducción de eventos de daño antijurídico. De esta manera el Comité del IDARTES, es la instancia que debe adoptar las decisiones relacionadas con la manera en que la entidad asume los eventuales litigios en su contra.

PARAGRAFO: El Comité entenderá el litigio como un escenario capaz de tener implicaciones en la ejecución de las políticas públicas sobre la cultura en la ciudad, desde esta perspectiva actuará estratégicamente empleando los recursos a su cargo para obtener precedentes a favor del interés público.

El texto original era el siguiente:

ARTÍCULO TERCERO: Sesiones y Decisiones: El Comité de Conciliación y Prevención del Daño Antijurídico se reunirá cuando las circunstancias o asuntos de competencia del IDARTES lo exijan.

El Comité sesionará con un mínimo de tres (3) de sus integrantes y adoptará las decisiones por mayoría simple.

PARAGRAFO: Presentada la petición de conciliación ante la entidad, el Comité de Conciliación y Prevención del Daño Antijurídico tendrá quince (15) días hábiles a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la cual se comunicará al interesado, aportando copia auténtica de la respectiva acta o certificación en la que consten sus fundamentos.

ARTÍCULO CUARTO: Modificado por el art. único, Resolución 314 de 2014. <El nuevo texto es el siguiente> Decisiones. El Comité contemplará en análisis de los sacrificios que los administrados deben soportar con la implementación de la medida o actuación proyectada, como mecanismo que permite la identificación y mitigación del riesgo de que los futuros afectados obtengan fallos judiciales y precedentes que implique modificaciones sustanciales a las políticas culturales del Distrito.

Será una preocupación permanente del Comité la disminución del número de conflictos con particulares, que son resueltos por la jurisdicción. Las condenas reiteradas en los procesos judiciales serán interpretadas como síntomas de deficiencias en los procesos administrativos de la entidad.

Las decisiones del IDARTES, relacionadas con litigios y prevención del daño antijurídico serán consideradas como herramientas para obtener sus objetivos en materia de política cultural, ya que están relacionadas con los mecanismos jurídicos que le permiten o dificultan cumplir sus fines y alcanzar sus prioridades, por lo que se deberá planificar tanto sus actuaciones como sus decisiones frente a la eventualidad de que ellas sean cuestionadas por la jurisdicción.

El texto original era el siguiente:

ARTÍCULO CUARTO: Funciones: El Comité de Conciliación y Prevención del Daño Antijurídico tendrá las siguientes funciones:

1. Formular las políticas de prevención del daño antijurídico y las que orienten la defensa de los intereses de la entidad.

2. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del IDARTES para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; las deficiencias en las actuaciones administrativas de la entidad y en las actuaciones procesales por parte de sus apoderados, con el objeto de proponer y adoptar correctivos.

3. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.

4. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público, y señalar la posición institucional para fijar los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el Comité de Conciliación y Prevención del Daño Antijurídico deberá analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada.

5. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra del IDARTES con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones, anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.

6. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.

7. Definir los criterios para la selección de abogados externos que deban asumir la defensa de los intereses y derechos públicos del IDARTES, para garantizar su idoneidad, y realizar seguimiento a los procesos y trámites a ellos encomendados.

8. Dictar su propio reglamento.

9. Atender y aplicar la normatividad distrital atinente al asunto y rendir los informes a que haya lugar.

PARÁGRAFO 1. La decisión acerca de la viabilidad de conciliar no constituye ordenación de gasto.

PARÁGRAFO 2. Ninguna dependencia, funcionario o apoderado del Instituto Distrital de las Artes - IDARTES, podrá llevar a cabo conciliación alguna sin la aprobación previa del Comité de Conciliación y Prevención del Daño Antijurídico.

ARTÍCULO QUINTO: Modificado por el art. único, Resolución 314 de 2014. <El nuevo texto es el siguiente> Imparcialidad y autonomía.- A efecto de garantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, a los miembros del Comité les serán aplicables las causales de impedimento y recusación previstas en el ordenamiento jurídico, especialmente las estatuidas en el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011 (C.P.A.C.A), en la consonancia con lo señalado en los artículos 139 y 140 de la Ley 1540 (sic) de 2012 (Ley General del Proceso), así como lo señalado en el artículo 40 de Ley 734 de 2002, y las normas que los modifiquen.

El texto original era el siguiente:

ARTÍCULO QUINTO: Secretaría Técnica: El Comité de Conciliación y Prevención del Daño Antijurídico tendrá una Secretaría Técnica que será ejercida por el Profesional de la Oficina Asesora Jurídica designado por el(a) Jefe de la misma, quien tendrá las siguientes funciones:

1. Elaborar las actas de cada sesión del Comité. El acta deberá estar debidamente elaborada y suscrita por el Presidente y el Secretario del Comité y por los miembros asistentes, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión.

2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

3. Preparar los informes de la gestión del Comité y de observancia de sus recomendaciones, que será entregado a la Dirección General del IDARTES y a los miembros del Comité cada seis (6) meses. Una copia del mismo será remitida a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia.

4. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que éste requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del IDARTES.

5. Informar al Coordinador de los Agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo acerca de las decisiones que el Comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición.

6. Coordinar la programación de las sesiones del Comité y el envío previo de los documentos de análisis de los casos determinados en el orden del día, que deban conocer con anticipación los integrantes y asistentes al Comité.

7. Solicitar a los respectivos apoderados informes sobre el resultado de las audiencias de conciliación de los casos estudiados en cada una de las sesiones, así como copia del auto de homologación para verificar el alcance del acuerdo conciliatorio y mantener informados a los miembros del Comité sobre los resultados obtenidos en tal sentido para la entidad.

8. Atender y aplicar la normatividad de carácter distrital relacionada con el asunto.

9. Diligenciar y mantener actualizada la información pertinente en la Página Web del SIPROJ.

10. Las demás que le sean asignadas por el Comité.

ARTÍCULO SEXTO: Modificado por el art. único, Resolución 314 de 2014. <El nuevo texto es el siguiente>Trámite de impedimentos y recusaciones. Si alguno de los miembros del Comité se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento, deberá informarlo al mismo, de manera previa al inicio de la deliberación de los asuntos sometidos a su consideración; los demás miembros del Comité decidirán sobre si procede o no el impedimento y de ello se dejará constancia en la respectiva acta.

Los miembros del Comité podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento.

Si se admitiere la causal de impedimento o recusación y no existe quórum para deliberar o tomar la decisión, el Presidente del Comité designará un miembro ad hoc que reemplace al que se ha declarado impedido o recusado.

El texto original era el siguiente:

ARTÍCULO SEXTO: Información de los temas a tratar: La información de los temas que se llevarán al Comité de Conciliación y Prevención del Daño Antijurídico será remitida por el apoderado o la dependencia que conozca del asunto a la Secretaría Técnica del Comité, anexando el concepto técnico, económico, financiero y jurídico que sea del caso, así como, las propuestas de solución para cada caso específico.

ARTÍCULO SEPTIMO: Modificado por el art. único, Resolución 314 de 2014. <El nuevo texto es el siguiente> Comité de Conciliación: El Comité de Conciliación y Prevención del Daño Antijurídico del IDARTES, es una instancia administrativa que actúa como sede previa de estudio, análisis y formulación de políticas que sobre prevención del daño antijurídico, y de políticas generales que orienta la defensa la defensa de los intereses de la entidad; y en cada caso en específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control, vigentes, evitando lesionar el patrimonio público.

El texto original era el siguiente:

ARTÍCULO SEPTIMO: Solicitudes de conciliación. Las solicitudes de conciliación judicial y prejudicial que sean radicadas ante el IDARTES, serán remitidas a la Oficina Asesora Jurídica, dependencia que verificará el lleno de los requisitos previstos en la ley y asignará al abogado que deberá preparar la ponencia o documento a presentar ante el Comité de Conciliación y Prevención del Daño Antijurídico.

ARTÍCULO OCTAVO: Modificado por el art. único, Resolución 314 de 2014. <El nuevo texto es el siguiente> Integración: El Comité de Conciliación y Prevención del Daño Antijurídico del IDARTES, estará integrado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto, y serán miembros permanentes del mismo:

1. El/La Directora (a) General de la entidad o su delegado, quien será el Presidente.

2. El/La Subdirector(a) de las Artes

3. El/La Subdirector(a) Administrativo(a) y Financiero (a)

4. El/La Subdirector(a) de Equipamientos Culturales

5. El/La Jefe de la Oficina Asesora Jurídica o su delegado.

6. El/La Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

7. El profesional especializado del área de Talento Humano.

PARÁGRAFO 1°. La participación de los integrantes será indelegable, salvo las excepciones previstas en los numerales 1 y 3 del artículo 17 del Decreto 1716 de 2009.

PARÁGRAFO 2°. Concurrirán solo con derecho a voz los funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto, así como el apoderado que represente los intereses del ente en cada proceso, el Asesor de Control Interno o el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces y el Secretario Técnico del Comité.

Así mismo podrán concurrir los Asesores Externos de la entidad cuando se les convoque para dilucidar situaciones específicas y presentarán sus ponencias en las fichas técnicas correspondientes.

PARÁGRAFO 3°. El Comité podrá invitar a sus sesiones a un funcionario de la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio de Trabajo y de Justicia, quien tendrá la facultad de asistir a sus sesiones con derecho a voz.

El texto original era el siguiente:

ARTÍCULO OCTAVO: Documento de ponencia para análisis del Comité: Los documentos de ponencia para estudio y decisión del Comité, como mínimo, deberán contener:

1. Datos de identificación del asunto o proceso (solicitante o demandante, demandados, número de radicación del asunto o de la demanda, despacho judicial ante el cual cursa el proceso, cuantía, fecha de la audiencia, fecha de admisión de la solicitud o demanda, los demás datos que permitan establecer la plena identificación del asunto o proceso).

2. Síntesis del contenido de la contestación de la demanda.

3. Argumentos y pretensiones de la demanda.

4. Problema jurídico a resolver

5. Estudio sobre la fecha de caducidad de la acción.

6. Concepto de la Oficina Asesora Jurídica del IDARTES sobre la viabilidad de conciliar.

7. Recomendación al Comité.

PARÁGRAFO. El apoderado responsable de presentar la ponencia contará con un término de diez (10) días calendario, contados desde la fecha de radicación de la solicitud de conciliación ante el IDARTES, para hacer llegar el documento de análisis.

ARTÍCULO NOVENO: Modificado por el art. único, Resolución 314 de 2014. <El nuevo texto es el siguiente> Funciones: El Comité de Conciliación y Prevención del Daño Antijurídico del Instituto Distrital de las Artes-IDARTES-, atenderá las siguientes funciones:

1. Formular y ejecutar las políticas de prevención del daño antijurídico y las que orienten la defensa de los intereses de la entidad.

2. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del IDARTES, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demanda o condenado; las deficiencias en las actuaciones administrativas de la entidad y en las actuaciones procesales por parte de sus apoderadores, con el objeto de proponer y adoptar correctivos.

3. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.

4. Conocer y decidir, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación judiciales y extrajudiciales o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público y señalar la posición institucional para fijar los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el Comité de Conciliación y Prevención del Daño Antijurídico deberá señalar las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquello casos donde exista identidad de supuesto con la jurisprudencia reiterada.

5. Pronunciarse oportunamente sobre la procedencia de formular y/o presentar propuestas de pacto de cumplimiento en las Acciones Populares relacionados con el IDARTES, previa solicitud del Subdirector Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Jurídico de la de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor.

6. Conocer y decidir sobre la procedencia de acciones de repetición, de acuerdo con lo establecido en la Ley 678 de 2001, y el artículo 3 del Decreto 690 de 2011, o las normas que lo modifiquen o adicionen.

7. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra del IDARTES con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo, las correspondientes decisiones, anexando copia de la providencia condenatoria de la prueba de pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.

8. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.

9. Definir los criterios para la selección de abogados externos que deban asumir la defensa de los intereses y derecho públicos del IDARTES, para garantizar su idoneidad, y realizar seguimiento a los procesos y trámites a ellos encomendados.

10. Dictar su propio reglamento.

11. Atender y aplicar la normatividad distrital tendiente al asunto y rendir los informes a que haya lugar.

12. Implementar estrategias que permitan establecer los asuntos susceptibles de conciliación o de acuerdo de terminación anticipada de procesos, atendiendo el precedente judicial en los casos de pérdida reiterada por supuestos fácticos análogos.

PARÁGRAFO: La decisión acerca de la viabilidad de conciliar no constituye ordenación de gasto.

El texto original era el siguiente:

ARTÍCULO NOVENO: Desarrollo de las sesiones del Comité: En el día y hora señalados, el Presidente del Comité instalará la sesión

La Secretaría Técnica del Comité verificará el quórum e informará sobre la existencia de quórum deliberatorio y decisorio. En caso de existir, comunicará sobre las justificaciones presentadas por inasistencia; dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación por parte del Comité.

Se dará la palabra al apoderado, quien hará una presentación sobre el análisis del caso al Comité.

Realizada la presentación, los integrantes del Comité de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico, solicitarán que se absuelvan las dudas e inquietudes que se presenten y entrarán a deliberar sobre el asunto sometido a su consideración.

Una vez escuchadas las diferentes posiciones se adoptará la decisión de conciliar o no conciliar y se emitirán las recomendaciones, sugerencias e instrucciones a tener en cuenta por el apoderado al momento de realizar la defensa judicial en las diferentes etapas procesales del asunto en estudio. Estos pronunciamientos se detallarán en el acta de la sesión y serán de obligatorio cumplimiento para quienes ejercen la defensa judicial de la entidad.

Surtido el orden del día se levantará la sesión.

ARTÍCULO DECIMO: Modificado por el art. único, Resolución 314 de 2014. <El nuevo texto es el siguiente> Participación del Asesor de Control Interno de Gestión y/o del funcionario responsable del Área de Control Interno. El funcionario responsable de Control Interno, apoyará la gestión de los miembros del Comité y participará en las sesiones del mismo especialmente para verificar el cumplimiento del reglamento interno del Comité, al igual que la cabal ejecución de las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación.

El citado funcionario podrá presentar iniciativas encaminadas a promover una mayor efectividad y eficiencia en el cumplimiento de las funciones que corresponden a este Comité, y concurrirá solo con derecho a voz.

El texto original era el siguiente:

VIGENCIA: La presente resolución rige a partir de su expedición y deroga la Resolución No. 030 del 13 de febrero de 2012.

CAPÍTULO II

Adicionado por el art. único, Resolución 314 de 2014.

<El texto adicionado es el siguiente>

FUNCIONAMIENTO

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO: Sesiones y votación. El Comité de Conciliación se reunirá no menos de dos veces al mes según el cronograma aprobado para el año, y cuando las circunstancias lo exijan. Cuando por circunstancias externas, no sea posible reunirse en las fechas del cronograma. deberá reprogramarse la sesión dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.   

Las reuniones del Comité podrán coincidir con la agenda y sesiones del Comité de Dirección del IDARTES, del cual hacen parte los miembros del Comité de Conciliación, salvo el Profesional Especializado de Talento Humano quien deberá ser convocado para participar en las sesiones.

Presentada la petición de conciliación ante la entidad, el Comité de Conciliación cuenta con quince (15) días a partir de su recibo para tornar la correspondiente decisión, la cual comunicará en el curso de la audiencia de conciliación, aportando copia auténtica de la respectiva acta o certificación en la que consten sus fundamentos.

El Comité se reunirá extraordinariamente cuando las necesidades del servicio lo requieran, o cuando lo estime conveniente su Presidente, el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, o al menos tres (3) de sus miembros permanentes, previa convocatoria que con tal propósito formule la Secretaría Técnica, en los términos señalados en este reglamento.

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. - Convocatoria. De manera ordinaria, el Secretario Técnico del Comité convocará, por escrito o por correo electrónico a los miembros del Comité de Conciliación con una antelación de por lo menos dos (2) días, indicando día, hora y lugar de la reunión y el respectivo Orden del Día.

Las convocatorias para sesiones extraordinarias se harán en el tiempo que se requiera según lo exija la necesidad del servicio.

Con la convocatoria, se deberán remitir a cada miembro del Comité las fichas técnicas, ayudas de memorias o conceptos que efectúe el abogado a quien corresponda la presentación del caso o tema puesto a consideración en el Orden del Día del Comité.

Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, la misma deberá continuarse a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, sin más citación que la que se efectúa dentro de la reunión.

Cuando la reunión del Comité de Conciliación coincida con la del Comité de Dirección del IDARTES, no será necesario convocar a sus miembros y se entenderá que su citación es la misma del Comité de Dirección, y el orden de la sesión coincidirá en lo pertinente con el programado para el Comité de Dirección, salvo el profesional especializado de Talento Humano.

PARÁGRAFO: En el evento en que la citación no esté acompañada del respectivo Orden del Día, las fichas técnicas, ayudas de memoria o conceptos de que trata el artículo anterior, los miembros del Comité de Conciliación, al recibir la citación, podrán dejar constancia de este hecho.

ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO.- Inasistencia a las sesiones. Cuando alguno de los miembros del Comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo por escrito o por correo electrónico enviando a la Secretaría Técnica la correspondiente excusa, con la indicación de las razones de su inasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión o haciendo llegar a la sesión del Comité, el escrito antes señalado.

Cuando coincidan la reunión del Comité de Conciliación con la del Comité de Dirección, la excusa presentada por uno de sus miembros para el segundo servirá también para justificación de ausencia en el Comité de Conciliación.

En la correspondiente Acta de cada sesión del Comité, el Secretario Técnico dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados, y en caso de inasistencia así lo señalará indicando si se presentó en forma oportuna la justificación

ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO. - Desarrollo de las sesiones. En el día y hora señalados, el Presidente del Comité instalará la sesión. A continuación, el Secretario Técnico del Comité informará al Presidente sobre la extensión de las invitaciones a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité por parte del Presidente.

Los apoderados harán una presentación verbal al Comité de su concepto escrito y absolverán las dudas e inquietudes que se les formulen. La presentación del caso por parte del apoderado.

Una vez se haya surtido la intervención del apoderado de la entidad, los miembros y asistentes al Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de la entidad.

Una vez se haya efectuado la deliberación, el Secretario Técnico procederá a preguntar a cada una de los miembros el sentido de su voto.

Una vez evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del Comité, el Secretario Técnico informará al Presidente que todos los temas han sido agotados, procediendo el Presidente a levantar la sesión.

Este desarrollo se armonizará con el desarrollo del Comité de Dirección, en los casos en que estos coincidan.

PARÁGRAFO. Las sesiones del Comité podrán ser grabadas mediante cualquier medio por el Secretario Técnico del Comité, y con base en las mismas, el citado funcionario deberá elaborar actas ejecutivas que deberán numerarse en orden consecutivo, que den cuenta del desarrollo de la sesión conforme a las disposiciones que se indican más adelante.

En los casos en que coincida el Comité de Dirección con el Comité de Conciliación, las grabaciones y actas del primero servirán para levantar las actas del segundo.

ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO.- Trámite de Proposiciones. Las recomendaciones de las fichas técnicas presentadas por los apoderados se tramitarán como proposiciones para su deliberación y votación los miembros o asistentes a la sesión del Comité podrán presentar proposiciones sustitutivas o aditivas a las antes indicadas.

El mismo trámite se surtirá para la adopción de directrices y políticas a cargo del Comité.

ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO.- Quórum deliberatorio y decisorio. El Comité deliberará con mínimo tres (3) de sus miembros permanentes, podrá entrar a decidir con mínimo estos tres (3) miembros y las proposiciones serán aprobadas por la mayoría simple de los miembros asistentes a la sesión.

En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación; de persistir el empate el Presidente del Comité o quien haga sus veces tendrá la función de decidir el desempate.

El Comité, podrán realizar sesiones no presenciales de conformidad con lo establecido en el artículo 32 del Decreto 019 de 2012, las cuales se surtirán a través de medios virtuales y comunicación simultánea o sucesiva. En este último evento, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado. En todo caso, mínimo un cuarenta por ciento de las reuniones surtidas dentro de un mismo año calendario deben ser presenciales.

ARTÍCULO DÉCIMO SÉPTIMO.- Salvamento y aclaración de votos. Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales dejarán constancia en la respectiva acta.

CAPÍTULO III

Adicionado por el art. único, Resolución 314 de 2014.

<El texto adicionado es el siguiente>

FICHAS E INFORMES

ARTÍCULO DÉCIMO OCTAVO.- Las fichas técnicas en materia de conciliación. Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el abogado que tenga a cargo la representación del asunto materia de conciliación judicial o prejudicial deberá agotar el trámite previo a su presentación y satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo, los cuales se desarrollarán a través de instructivo de la Dirección Jurídica Distrital o del mecanismo que se pueda aplicar acorde con el trámite respectivo.

Los apoderados de la entidad en el momento de conceptuar si se adopta o no la conciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos deberán tener en cuenta lo dispuesto en las Leyes 446 de 1998, 640 de 2001 y 794 de 2003, sus decretos reglamentarios, así como las demás disposiciones legales y reglamentarias que sean aplicables al caso.

La veracidad y fidelidad de los hechos consignados en las fichas serán responsabilidad del abogado que la elabore.

ARTÍCULO DÉCIMO NOVENO.- Acciones de repetición. Conforme a la Directiva 05/09 de la Presidencia de la República, el Comité de Conciliación evaluará los procesos terminados con fallo condenatorio contra la entidad para efecto de determinar la procedencia de la acción de repetición y deberá informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo, las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición (Art. 19.6 D. 1716/09). Copia de este informe con el respectivo fallo deberá ser remitido a la Dirección Jurídica Distrital.

Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el abogado que tenga a cargo la iniciación de la acción de repetición deberá elaborar la respectiva ficha técnica de repetición y presentarla al Comité de Conciliación, y deberá agotar el trámite previo a su presentación y satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo, los cuales se desarrollarán a través de instructivo de la Dirección Jurídica Distrital.

La veracidad y fidelidad de los hechos consignados en las fichas serán responsabilidad del abogado que la elabore.

Parágrafo: Conforme a lo consagrado en la Directiva 5/09 de la Presidencia y el artículo 26 del Decreto 1716/09, se amplía el término de seis (6) a nueve (9) meses, contados a partir del pago total del capital de una condena, de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial, para que los Comités de Conciliación, mediante decisión motivada inicien o no, el proceso de repetición.

ARTÍCULO VIGÉSIMO. - Informes: Conforme a lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley 678 de 2001, en armonía con el artículo 17 (sic) del Decreto Nacional 1716 del 2009, los apoderados del Instituto Distrital de las Artes, deberán presentar informe al Comité de Conciliación para que este pueda determinar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial.

De no ser viable el llamamiento, deberán justificar su informe por escrito y presentar un informe al Comité de Conciliación con anterioridad a la presentación de la contestación de la demanda, para lo cual se le deberá informar por escrito al comité a efectos de que se cite con la correspondiente antelación.

Para los efectos antes indicados, los informes deberán satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo que se desarrollen para la entidad.

De igual forma, con el propósito de dar cumplimiento al artículo 20 numeral 3 del Decreto Nacional 1716 de 2009, el Secretario Técnico del Comité preparará un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al Director del IDARTES y a los miembros del Comité, cada 6 meses, remitiendo una copia del mismo a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia.

De otra parte, conforme a lo estipulado en los artículos 24 y 25 del Decreto Nacional 1716 de 2009, el Secretario Técnico del Comité de Conciliación diligenciará y remitirá semestralmente el Formato Único de Información Litigiosa y Conciliaciones diseñado por la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia, con el propósito de evaluar la situación litigiosa del Estado, determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado. Éste deberá ser desarrollado tecnológicamente en SIPROJWEB, a efecto que con la información actualizada que reposa dentro del sistema se genere de manera automática tal reporte.

Finalmente, conforme a lo estipulado en el artículo 28 del Decreto 1716 de 2009, en los meses de junio y diciembre, se remitirá a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia un reporte que deberá contener como mínimo la siguiente información:

a) Número de casos sometidos a estudio en el semestre correspondiente, y la indicación de las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación;

b) Número de acciones de repetición iniciadas durante el semestre correspondiente y la descripción completa del proceso de responsabilidad que les dió origen, en especial, indicando el valor del pago efectuado por la entidad;  

c) Número de acciones de repetición culminadas mediante sentencia, el sentido de la decisión y el valor de la condena en contra del funcionario si fuere el caso;

d) Número de acciones de repetición culminadas mediante conciliación con descripción del acuerdo logrado;

e) Número de condenas y de conciliaciones por repetición pagadas a la entidad y su correspondiente valor;

f) Número de llamamiento en garantía y de fallos sobre ellos indicando el sentido de la decisión.

Informes de gestión del Comité de Conciliación. Con el propósito de dar cumplimiento al artículo 28° del Decreto 1716 de 2009 y al numeral 9 de la Directiva Presidencial 05 del 22 de mayo de 2009, el Comité a través del Secretario Técnico del Comité presentará los siguientes informes:

1. Sobre la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones. En los meses de junio y diciembre, presentará un informe, donde se relacionarán las actividades que ha ejecutado el Comité respecto de la prevención del daño antijurídico, mejoramiento y correctivo a la defensa de los intereses litigiosos de la entidad. En este sentido, podrán relacionarse las circulares, oficios, directivas y en general todos aquellos documentos que contengan tales directrices.

2. El resultado de los siguientes indicadores:

1) La eficacia de la conciliación reflejada en la disminución de procesos en contra de la entidad;

2) La eficacia de la conciliación reflejada en la disminución de condenas contra la entidad;

3) La efectividad de las decisiones del Comité de Conciliación traducidas en el porcentaje de conciliaciones aprobadas judicialmente y

4) El ahorro patrimonial que se logre con ocasión de los acuerdos conciliatorios aprobados por la jurisdicción. Reporte que deberá hacerse de manera bimestral.

3. Para la presentación de estos informes, el Secretario Técnico del mismo deberá diligenciar los formatos elaborados para el efecto.

CAPÍTULO IV

Adicionado por el art. único, Resolución 314 de 2014.

<El texto adicionado es el siguiente>

SECRETARIA TECNICA

ARTÍCULO VIGÉSIMO SEGUNDO (sic): Secretaría Técnica: El Comité de Conciliación y Prevención del Daño Antijurídico tendrá una Secretaría Técnica que será ejercida por el profesional universitario o especializado de la Oficina Asesora Jurídica que designe el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica por delegación del Comité, quien tendrá las siguientes funciones:

1. Elaborar las actas de cada sesión del Comité. El acta deberá estar debidamente elaborada y suscrita por el Presidente y el Secretario del Comité que hayan asistido, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión.

2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

3. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al Director del IDARTES y a los miembros del comité cada seis (6) meses.

4. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que este requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses de la entidad.

5. Informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo acerca de las decisiones que el Comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición.

6. Mantener actualizada al interior de la Oficina Asesora Jurídica toda la información correspondiente a conciliación y prevención del daño antijurídico en la entidad y reportar informes periódicos al o la Jefe de la Oficina Asesora Jurídica o cuando se lo solicite.

7. Solicitar a los respectivos apoderados informes sobre el resultado de las audiencias de conciliación de los casos estudiados en cada una de las sesiones, así como copia del auto de homologación para verificar el alcance del acuerdo conciliatorio y mantener informados a los miembros del Comité sobre los resultados obtenidos en tal sentido para la entidad.

8. Atender y aplicar la normatividad de carácter distrital relacionada con el asunto.

9. Diligenciar y mantener actualizada la información pertinente en la Página Web del SIPROJ.

10. Las demás que le sean asignadas por el Comité.

PARÁGRAFO: La designación o el cambio del Secretario Técnico deberán ser informados de conformidad de la Ley.

Parágrafo: Corresponde en todo caso, al Secretario Técnico del Comité de Conciliación respectivo verificar y validar la información de su entidad u organismo en el sistema.

ARTÍCULO VIGÉSIMO TERCERO (sic): - Elaboración de Actas. Las actas serán elaboradas por quien haya ejercido la Secretaría Técnica del Comité, quien deberá dejar constancia en ellas de las deliberaciones de los asistentes y las decisiones adoptadas por los miembros permanentes.

Las fichas técnicas y todos los soportes documentales presentados para su estudio en la sesión formar parte integral de las respectivas actas.

ARTÍCULO VIGÉSIMO CUARTO (sic): -Trámite de aprobación de Actas. El Secretario Técnico deberá remitir a los miembros del Comité el proyecto de acta, por escrito o por correo electrónico, dentro de los 2 días hábiles siguientes a su celebración, con el objeto de que realicen sus observaciones, si las hubiere, a fin de firmada dentro del tiempo requerido.

ARTÍCULO VIGÉSIMO QUINTO (sic): - Archivos del Comité de Conciliación y de su Secretaría Técnica. El archivo del Comité de Conciliación y el de su Secretaría Técnica reposará en la Oficina Asesora Jurídica.

Los documentos que integran el archivo del Comité de Conciliación son públicos y podrán ser consultados en las dependencias de la Oficina Asesora Jurídica de la entidad.

Para la consulta de tales documentos, los interesados deberán solicitar autorización al Secretario Técnico, quien deberá revisar que los documentos sean devueltos íntegramente.

Las solicitudes de copias las actas y la expedición de certificaciones sobre las mismas serán tramitadas por el Secretario Técnico del Comité y suscritas por éste.

CAPÍTULO V

Adicionado por el art. único, Resolución 314 de 2014.

<El texto adicionado es el siguiente>

SEGUIMIENTO Y CONTROL A LAS DECISIONES

ARTÍCULO VIGÉSIMO SEXTO (sic):-Verificación del cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité. Corresponde al Secretario Técnico del Comité de Conciliación verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité, para lo cual le presentará informes anuales al Comité.

Los apoderados que tengan a su cargo los respectivos asuntos deberán presentar al comité un informe detallado del resultado de las audiencias de conciliación y de las acciones de repetición que sean iniciadas, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a cualquiera de estos eventos.

Los apoderados allegarán adjunto a sus informes una copia de fa diligencia y del auto que aprobó o ímprobo la respectiva conciliación.

ARTÍCULO VIGÉSIMO SÉPTIMO (sic): - Asistencia de apoderados de la entidad a las audiencias. Es obligatoria la asistencia del apoderado de la entidad a las respectivas audiencias, con el objeto de exponer los motivos por los cuales los miembros del Comité consideraron viable o no el acuerdo conciliatorio, y deberán dejar constancia en el acta de la audiencia de las razones de hecho y derecho expresadas por el Comité de Conciliación.

CAPÍTULO VI

Adicionado por el art. único, Resolución 314 de 2014.

<El texto adicionado es el siguiente>

PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO

ARTÍCULO VIGÉSIMO OCTAVO (sic): - Prevención del daño antijurídico y políticas para la defensa judicial del IDARTES: Sin perjuicio de las demás funciones encomendadas al Comité de Conciliación, éste deberá reunirse un día en las últimas semanas de enero y de julio de cada año, con el objeto de proponer los correctivos que se estimen necesarios para prevenir la causación de los daños antijurídicos en que se ha visto condenado el organismo o en los procesos que haya decidido conciliar.

Para tal propósito el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica del IDARTES presentará un informe al Comité de las demandas y sentencias presentadas y notificadas en el semestre respectivo.

ARTÍCULO VIGÉSIMO NOVENO (sic) Vigencia. La presente resolución y el reglamento que se incorpora a la misma se discutió y aprobó en la sesión celebrada el día catorce (14) de mayo de 2014 rigiendo a partir de su publicación en la página web de la entidad.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 02 días del mes de agosto del año 2012.

SANTIAGO TRUJILLO ESCOBAR

Director General

Nota: Ver norma original en anexos.