RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

ACUERDO 001 DE 2023

(Mayo 11)

Por medio del cual se adopta el reglamento del Comité de Conciliación de la Agencia Distrital para la Educación Superior, la Ciencia y la Tecnología “Atenea’”

EL COMITÉ DE CONCILIACIÓN DE LA AGENCIA DISTRITAL PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR, LA CIENCIA Y LA TEGNOLOGIA “ATENEA”

En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por el artículo 11 de la Ley 2220 de 2023, el artículo 3 del Decreto Distrital 073 de 2023 y la Resolución No. 096 del 9 de mayo de 2023 expedida por el Director General de la Agencia Distrital para la Educación Superior, la Ciencia y la Tecnología “Atenea”.

CONSIDERANDO

Que el artículo 115 de la Ley 2220 de 2022, dispone en su artículo 115 que las entidades de derecho público de los órdenes nacional, departamental, distrital, los municipios que sean capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles, conformarán Comités de Conciliación, debiéndose regir por las disposiciones contenidas en la referida Ley. 

Que el numeral 11 del artículo 120 de la referida Ley 2220 de 2022, estableció como función de los Comités de Conciliación de las entidades públicas, entre otras, la de darse su propio reglamento.

Que mediante los artículos 7 y 24 del Decreto Distrital 073 de 2023 se generaron reglas generales aplicables al funcionamiento de los Comités de Conciliación distritales.

Que mediante Acuerdo No. 01 del 22 de abril de 2022 del Comité de Conciliación de la Agencia Distrital para la Educación Superior, la Ciencia y la Tecnología “Atenea”, se expidió el reglamento interno de esta instancia, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 14 numeral 5 de la Resolución No. 023 del 8 de abril de 2022 expedida por la Agencia Distrital para la Educación Superior, la Ciencia y la Tecnología “Atenea”, “por medio del (sic) cual se conforma el Comité de Conciliación de la Agencia Distrital para la Educación Superior, la Ciencia y la Tecnología ‘Atenea’, se hace una delegación y se establecen sus funciones”.

Que la Agencia Distrital para la Educación Superior, la Ciencia y la Tecnología “Atenea”, expidió la Resolución No. 096 del 9 de mayo de 2023, a través de la cual se actualizaron las disposiciones que rigen el funcionamiento del Comité de Conciliación de la Agencia Distrital para la Educación Superior, la Ciencia y la Tecnología “Atenea” y sus funciones, en concordancia con el nuevo marco jurídico dispuesto para el efecto desde el orden nacional y distrital.

Que el artículo 11 ibídem derogó, a partir de la entrada en vigencia de dicho acto administrativo, la Resolución No. 023 del 8 de abril de 2022 de la Agencia Distrital para la Educación Superior, la Ciencia y la Tecnología “Atenea”, la cual fundamentó el Acuerdo No. 01 de 2022 del Comité de Conciliación de Atenea, a través del cual se dictó el Reglamento de esta instancia.

Que el numeral 24 del artículo 4 ejusdem estableció que corresponde al Comité de Conciliación de la entidad darse su propio reglamento.

Que en sesión ordinaria llevada a cabo el 11 de mayo de 2023, el Comité de Conciliación discutió y aprobó su reglamento, cumpliendo con las disposiciones aplicables en materia de quorum, trámite de la sesión y adopción de decisiones.

Que en virtud de lo anterior,

RESUELVE

ARTÍCULO 1°. - Objeto. Adoptar, de acuerdo con el ordenamiento jurídico vigente y las disposiciones establecidas en la Resolución No. 078 del 2023, el Reglamento Interno del Comité de Conciliación de la Agencia Distrital para la Educación Superior, la Ciencia y la Tecnología “Atenea”.

ARTÍCULO 2°. - Principios rectores. Los miembros del Comité de Conciliación de la Agencia Distrital para la Educación Superior, la Ciencia y la Tecnología “Atenea” y en general quienes intervengan en sus sesiones, ya sea como integrantes o en calidad de invitados, obrarán acorde a los principios de legalidad, eficacia, economía, celeridad, moralidad, imparcialidad y publicidad y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la Entidad y el patrimonio público.

ARTÍCULO 3°. - Asistencia a las sesiones y designación de la presidencia en casos de inasistencia. La asistencia de los miembros a las sesiones se regirá por lo establecido en la Resolución No. 096 de 2023, expedida por la Agencia Distrital para la Educación Superior, la Ciencia y la Tecnología “Atenea” en concordancia con los aspectos aplicables del artículo 7 del Decreto Distrital 073 de 2023.

Cuando alguno de los miembros del Comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo a la Secretaría Técnica, con la indicación de las razones de su inasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión o haciendo llegar a la sesión del Comité, el escrito antes señalado. En la correspondiente acta de cada sesión del Comité, el(la) Secretario(a) Técnico(a) dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados, y en caso de inasistencia así lo señalará indicando si se presentó en forma oportuna la justificación.

En caso de ausencia del/de la Presidente(a) del Comité de Conciliación y de su delegado(a), los miembros que asistan al comité elegirán al/a la funcionario(a) que presidirá la sesión.

ARTÍCULO 4°. - Fichas Técnicas en materia de conciliación o pacto de cumplimiento. De conformidad con lo previsto en el artículo 23 del Decreto Distrital 073 de 2023, corresponde al abogado designado, diligenciar la ficha técnica correspondiente al medio de control, acción, clase de demanda, mecanismo alternativo de solución de conflictos o procedimiento a su cargo. En estas fichas, se deben establecer los aspectos fundamentales del caso, la exposición de sus argumentos jurídicos y/o técnicos, sus conclusiones y recomendaciones. La ficha debe ser entregada a la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación con al menos tres (3) días de anticipación a la celebración del Comité de Conciliación, salvo caso excepcional justificado y deberá ser incorporada en el Sistema de procesos judiciales Siproj Web.  

ARTÍCULO 5°. - Fichas Técnicas en materia de estudio de procedencia de acción de repetición y llamamiento en garantía con fines de repetición. El/la profesional que tenga a cargo el estudio de procedencia de la acción de repetición, deberá elaborar la respectiva ficha técnica, la cual debe ser entregada a la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación con al menos tres (3) días de anticipación a la celebración del Comité de Conciliación, salvo caso excepcional justificado y se deberá ser incorporada en el Sistema de procesos judiciales Siproj Web. 

ARTÍCULO 6°. - Casos sometidos a estudio a instancia de los miembros. Para estudiar un caso en el Comité de Conciliación de la Agencia de Educación Superior, la Ciencia y la Tecnología ATENEA por solicitud de alguno de los miembros, deberá remitirse la solicitud por escrito al Secretario (a) Técnico del Comité, con al menos cinco (5) días hábiles de antelación a la sesión ordinaria del Comité en que se estudiará el mismo, indicando el nombre del abogado responsable y anexando la ficha técnica. De ser procedente la inclusión del tema en el orden del día, la Secretaría Técnica realizará la convocatoria respetiva.

ARTÍCULO 7°.- Convocatoria. De manera ordinaria, el/la Secretario(a) Técnico del Comité de Conciliación de la Agencia para la Educación Superior, la Ciencia y la Tecnología “Atenea” remitirá a los miembros e invitados la convocatoria correspondiente con al menos tres (3) días de anticipación, indicando el día, la hora y Iugar de la sesión, el respectivo orden del día y anexando las fichas técnicas y/o documentación de soporte para el estudio y discusión de los temas correspondientes. 

Parágrafo 1. La convocatoria se realizará por escrito a través de correo electrónico o por el medio que para el efecto dispongan los integrantes del comité, siempre y cuando se procure su comunicación de la manera más expedita a los convocados.

Parágrafo 2: Conforme lo previsto en el artículo 7 del Decreto 073 de 2023, cuando no se cuente con temas para someter a discusión del Comité de conciliación el/la Secretario(a) Técnico(a) deberá informar en la convocatoria correspondiente que no se cuenta con temas para someter a discusión y solicitar a sus miembros informar si cuentan con una propuesta temática para adelantar dicha sesión. De no recibir observaciones o propuestas de temas por parte de alguno de sus miembros, en los tres (3) días siguientes, el(la) Secretario(a) Técnico(a) expedirá la certificación correspondiente señalando que se cumplió con el deber de convocar y que, al no recibir propuestas de temas en el marco de las funciones del Comité, se deja constancia sobre la inexistencia de asuntos para someter a discusión. De esta forma se dará por cumplido el requisito de sesionar.

ARTÍCULO 8°. - Sesiones. El Comité de Conciliación de la Agencia para la Educación Superior, la Ciencia y la Tecnología “Atenea” se reunirá de manera ordinaria, como mínimo dos (2) veces al mes, conforme a las fechas que podrán definir sus miembros con antelación. Las sesiones se podrán adelantar bajo modalidad presencial o virtual, de acuerdo con lo que se defina en la convocatoria correspondiente.

Parágrafo. Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, la misma deberá continuarse en la fecha y hora que se defina por los miembros del Comité, sin más citación que la que se efectúe dentro de la sesión.

ARTÍCULO 9°. - Desarrollo de las Sesiones. En el día y hora señalados, el Presidente del Comité instalará la sesión. Posteriormente, se seguirán las siguientes reglas:

1. El/La Secretario(a) Técnico(a) del Comité informará al Presidente sobre los invitados a la sesión, llamará a lista a los convocados, reportará las justificaciones presentadas por inasistencia, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto.

2. El Comité deliberará con mínimo tres (3) de sus miembros permanentes. 

3. Para cada tema sometido a discusión, según el caso, el/la abogado(a) designado para el estudio del caso hará una presentación verbal a través de la cual se sintetizará de manera clara y concisa el contenido de la ficha y la explicación de la decisión que se recomienda adoptar por parte del Comité frente al caso en particular.

4. A continuación, el/la Secretario(a) Técnico(a) otorgará el uso de la palabra a los miembros e invitados para que formulen las dudas e inquietudes correspondientes, si a ello hubiere Iugar. El/la abogado(a) expositor tendrá el uso de la palabra para absolver cada uno de los cuestionamientos que se planteen.

5. Una vez se hubiere surtido la presentación, los miembros y asistentes al Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de la entidad.

6. Realizada la deliberación, el/la Secretario(a) Técnico procederá a preguntar a cada uno de los integrantes el sentido de su voto. Las proposiciones serán aprobadas por mayoría simple y se dejará constancia de las razones por las cuales se vota en un sentido diferente. 

7. En caso de empate. se someterá el asunto a una nueva votación. Si persiste el empate, se decidirá conforme al voto emitido por el/la Presidente (a) del Comité de Conciliación.

8. En ningún caso un miembro permanente del Comité de Conciliación podrá tener más de un voto en la definición de los asuntos. Si un miembro se encontraré desempeñando en la entidad más de un cargo con voz y voto, deberá ser nombrado un miembro ad hoc, que sea de dirección o confianza conforme a la estructura de la entidad para completar el número de integrantes.

9. Los miembros que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales se dejará constancia en el Acta de la sesión.

10. Una vez evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del Comité, el/la Secretario Técnico(a) informará al Presidente que todos los temas han sido agotados, procediendo el/la Presidente(a) a levantar la sesión.

11. Las sesiones del Comité de Conciliación de la Agencia Distrital para la Educación Superior, la Ciencia y la Tecnología “Atenea”, deberán ser grabadas por el/la Secretario(a) Técnico(a) del Comité, y con base en las mismas, se elaborarán las actas del desarrollo de la sesión, las cuales gozarán de reserva legal y sólo serán entregadas, previa solicitud de autoridad competente, en aras de salvaguardar la defensa de la entidad y el debido proceso.

Parágrafo 1: A efectos de garantizar los principios de imparcialidad y autonomía en la adopción de las decisiones, si alguno de los integrantes del Comité se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento previstas en el artículo 11 de la Lev 1437 de 2011, deberá informar Agencia Distrital para la Educación Superior, la Ciencia y la Tecnología ‘Atenea’” a la Secretaría Técnica del Comité previo a comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a estudio. Los demás integrantes decidirán sobre si se acepta o no el impedimento y se dejará constancia en la respectiva acta, continuando la sesión con los demás miembros habilitados para deliberar y decidir.

Parágrafo 2 : Los integrantes del Comité podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento. Si se admite la causal de impedimento o recusación y con ello se afecta el quórum deliberatorio y decisorio, el/la Presidente(a) del Comité, designará en la respectiva sesión un servidor de la entidad, del nivel directivo o asesor, para que integre ad hoc el Comité, en reemplazo de quien haya sido declarado impedido o recusado. En tal caso se suspenderá la sesión correspondiente hasta que se produzca la designación, de lo cual se dejará constancia en el acta respectiva.

ARTÍCULO 10°.- Decisiones del Comité. De las decisiones que adopte el Comité de Conciliación de la Agencia Distrital para la Educación Superior, la Ciencia y la Tecnología “Atenea” se expedirán las respectivas constancias, suscritas por el/la Secretario(a) Técnico(a), las cuales se presentarán ante la autoridad judicial o extrajudicial según sea el caso. 

Las decisiones del Comité sólo serán estudiadas y definidas nuevamente por expresa disposición normativa y cuando medie solicitud de la autoridad que conoce del caso, como consecuencia de lo decidido en la audiencia conciliatoria, previa presentación del documento que así lo justifique, ante la Secretaría Técnica del Comité.

ARTÍCULO 11°.- Adopción de políticas y líneas decisionales. Corresponde al Comité de Conciliación de la Agencia Distrital para la Educación Superior, la Ciencia y la Tecnología “Atenea” adoptar políticas en materia de defensa judicial y prevención del daño antijurídico, así como líneas decisionales aplicables para casos recurrentes, para asistir ante los despachos judiciales o extrajudiciales con una posición institucional unificada, cuando se debatan temas con identidad fáctica, jurídica y coincidencia tiempo espacial cuando sea el caso.

El/La abogado(a) designado(a) para el caso objeto de estudio deberá hacer explícito ante el Comité de Conciliación si existen o no líneas decisionales aplicables al asunto, así como sobe las decisiones que se hayan adoptado para casos precedentes que guarden similitud de fundamentos fácticos y jurídicos.

ARTÍCULO 12°.- Elaboración de Actas. Las actas serán elaboradas por el/la Secretario(a) Técnico(a) del Comité, quien deberá dejar constancia en ellas de las deliberaciones de los asistentes y las decisiones adoptadas por los miembros permanentes, así como de las votaciones correspondientes.

Las fichas técnicas y todos los soportes documentales presentados para su estudio en la sesión hacen parte integral de las respectivas actas.  

La tramitación de las actas se efectuará a través del Sistema de procesos judiciales Siproj Web de acuerdo con lo establecido en el artículo 24 del Decreto Distrital 073 de 2023 o la norma que haga sus veces. Para efectos de su aprobación por parte de los miembros del Comité, se remitirá su borrador a través de correo electrónico indicando que se cuenta con un (1) día hábil para formular observaciones, entendiendo que se entiende aprobado su contenido en caso de no recibir respuesta.

ARTÍCULO 13°.- Deberes de los abogados frente al Comité de Conciliación. Los/las abogados(as) deberán cumplir las disposiciones aplicables conforme a la Legislación aplicable, las disposiciones reglamentarias y los deberes a su cargo establecidos en el artículo el artículo 23 del Decreto Distrital 073 de 2023:

1. Elaborar con la debida antelación en el Módulo de Conciliación de SIPROJ WEB BOGOTÁ, las fichas técnicas para la respectiva sesión del Comité de Conciliación de conformidad con lo previsto en el artículo 23 del Decreto Distrital 073 de 2023

2. Presentar un estudio de las circunstancias fácticas y jurídicas del caso; conceptos técnicos; ponderación de la situación procesal; otros pronunciamientos del Comité y la jurisprudencia, relacionados con el tema en litigio que se lleva a Cada Comité de Conciliación. La información de la ficha debe permitir una dinámica de análisis al interior del Comité, sin perjuicio de la posición del apoderado sobre la viabilidad de conciliar o repetir.

3. Asistir obligatoriamente al Comité de Conciliación con el fin de presentar y sustentar el caso asignado ante los miembros del Comité.

4. Cumplir las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación.

ARTÍCULO 14°.- Informes de gestión del Comité de Conciliación de la Agencia Distrital para la Educación Superior, la Ciencia y la Tecnología “Atenea”. En cumplimiento de lo previsto en el numeral 3 del artículo 121 de la Ley 2220 de 2022 , el/la Secretario(a) Técnico(a) del Comité deberá preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, a los miembros del Comité cada seis (6) meses, en alguna de las sesiones ordinarias de los meses de enero y julio de cada año.

El informe deberá contener una relación de las sesiones del Comité indicando la fecha, el número de acta, los asuntos estudiados, el valor de las pretensiones, la decisión del Comité, el valor conciliado o aprobado para demandar en repetición y la ejecución o desarrollo de la Agencia Distrital para la Educación Superior, la Ciencia y la Tecnología ‘Atenea’” audiencia; indicando si fue o no aprobado el acuerdo conciliatorio, los asuntos sometidos para el estudio de procedencia del inicio de acción de repetición, llamamiento en garantía con fines de repetición, el resultado de los procesos judiciales en los que se haya aprobado la presentación de oferta de revocatoria directa de los actos administrativos demandados, de conformidad con el artículo 95 de la Ley 1437 de 2011.

El informe también contendrá los resultados del seguimiento a las actividades previstas en el plan de acción anual del Comité de Conciliación.

ARTÍCULO 15º.- Comunicación. Comunicar, a través de la Secretaria Técnica del Comité de Conciliación, el contenido del presente Acuerdo a los miembros e invitados permanentes del Comité de Conciliación y a la Dirección Distrital de Gestión Judicial de la Secretaría Jurídica Distrital, en cumplimiento de lo establecido en el numeral 24.5. del artículo 24 del Decreto Distrital 073 de 2021.

ARTÍCULO 16º.- Derogatoria. Derogar, a partir de la entrada en vigencia de este acto administrativo, el Acuerdo No. 01 del 22 de abril de 2022 del Comité de Conciliación de la Agencia Distrital para la Educación Superior, la Ciencia y la Tecnología “Atenea”.

ARTÍCULO 17°. - Vigencia. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición.

Dado en Bogotá, D.C., a los 11 días del mes de mayo del año 2023.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

VICTOR ALEJANDRO VENEGAS        

INGRID CAROLINA SILVA RODRÍGUEZ MENDOZA          

Jefe de la Oficina Asesora Jurídica

Presidente del Comité de Conciliación (E)  

Secretaria Técnica Comité de Conciliación

Nota: Ver norma original en Anexos.