RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 1250 DE 2024

 

(Julio 18)

 

Por la cual se actualizan las Instancias de Coordinación Interna del IDU en el marco de las dimensiones operativas MIPG

 

EL Director General DEL INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO - IDU,

 

En ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas por el Acuerdo Distrital 19 de 1972, los Acuerdos 01 de 2009, 06 de 2021 y 02 de 2022 del Consejo Directivo del IDU, los artículos 2.2.4.3.1.2.3 del Decreto Nacional 1069 de 2015, 2.2.21.1.5 del Decreto Nacional 1083 de 2015, 4º del Decreto Nacional 648 de 2017, 2.2.22.3.8 del Decreto Nacional 1499 de 2017 y,

 

CONSIDERANDO:

 

Que de conformidad con lo establecido en el artículo 209 de la Constitución Política, la función administrativa se encuentra al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad; por lo tanto, las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado.

 

Que el artículo 5º del Acuerdo 06 de 2021, modificado por el artículo 4º del Acuerdo 02 de 2022 del Consejo Directivo del IDU en su literal d) asigna al Director General la función de “dirigir, asignar, controlar y garantizar las funciones de planeación, técnicas, financieras, administrativas, de desarrollo institucional y legales, de conformidad con lo dispuesto en el Acuerdo Distrital 19 de 1972, la Ley 489 de 1998…”.

 

Que el Sistema de Gestión, que integra los Sistemas de Desarrollo Administrativo y de Gestión de la Calidad, creado en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, se define como el conjunto de entidades y organismos del Estado, políticas, normas, recursos e información, cuyo objeto es dirigir la gestión pública al mejor desempeño institucional y a la consecución de resultados para la satisfacción de las necesidades y el goce efectivo de los derechos de los ciudadanos, en el marco de la legalidad y la integridad. (Artículo 2.2.22.1.1. del Decreto Nacional 1499 de 2017).

Que el Sistema de Gestión se complementa y articula, entre otros, con los Sistemas Nacional de Servicio al Ciudadano, de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, de Gestión Ambiental y de Seguridad de la Información. (Artículo 2.2.22.1.5. del Decreto Nacional 1499 de 2017).

 

Que para el funcionamiento del Sistema de Gestión y su articulación con el Sistema de Control Interno, se adopta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG. (Artículo 2.2.22.3.1. Decreto 1499 de 2017).

 

Que el sistema de Control Interno se encuentra consagrado en la Ley 87 de 1993 y la Ley 489 de 1998^[1]. De igual forma el artículo 13 de la citada Ley 87 previó que “los organismos y entidades a que se refiere el artículo 5^[2] de la presente Ley, deberán establecer el más alto nivel jerárquico un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización”, el cual conforme con al artículo 2.2.21.1.5 del Decreto Nacional 1083 de 2015 se denomina “Comité Institucional de Coordinación de Control Interno” que actúa como órgano asesor e instancia decisoria en los asuntos del control interno.

 

Que el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG es un marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos públicos, con el fin de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio. (Artículo 2.2.22.3.2. del Decreto Nacional 1499 de 2017).

 

Que el artículo 2.2.22.3.8 del Decreto Nacional 1499 de 2017 estableció que los Comités Sectoriales de Desarrollo Administrativos se denominarán Comités Sectoriales de Gestión y Desempeño y en tal sentido previó la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, mediante la conformación de un Comité Institucional de Gestión y Desempeño, en cada una de las entidades, encargado de orientar el MIPG, y cuya conformación es competencia en el orden territorial del representante legal de cada entidad.

 

Que las políticas de Desarrollo Administrativo de que trata la Ley 489 de 1998, se denominan “Políticas de Gestión y Desempeño Institucional” y comprenderán, entre otras, las siguientes: 1. Planeación Institucional, 2. Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público, 3. Talento humano, 4. Integridad, 5. Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción, 6. Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos, 7. Servicio al ciudadano, 8. Participación ciudadana en la gestión pública, 9. Racionalización de trámites, 10. Gestión documental, 11. Gobierno Digital, antes Gobierno en Línea, 12. Seguridad Digital, 13. Defensa jurídica, 14. Gestión del conocimiento y la innovación, 15. Control interno y 16. Seguimiento y evaluación del desempeño institucional. (Artículo 2.2.22.2.1. del Decreto Nacional 1499 de 2017).

 

Que el Decreto Distrital 221 de 2023 adoptó, para el Distrito Capital el “Sistema de Gestión” de qué trata el Decreto Nacional 1499 de 2017, el cual se articula con el Sistema de Control Interno, dispuesto en la Ley 87 de 1993, a través de la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG y prevé la creación del Comité Distrital de Gestión y Desempeño, la Comisión Intersectorial de Gestión y Desempeño; los Comités Sectoriales de Gestión y Desempeño, así como la creación de la instancia denominada “Comités Institucionales de Gestión y Desempeño”.

 

Que el MIPG parte de una visión múltiple de la gestión organizacional, que incluye Dimensiones Operativas que a su vez agrupan un conjunto de políticas, prácticas, elementos o instrumentos que, puestos en práctica de manera articulada e intercomunicada, permitirán que el modelo opere.

 

Que con la Resolución IDU-744 de 2024 se actualizó el Sistema de Gestión, los Subsistemas Articulados y los Equipos de Trabajo del Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Instituto, en el marco de la operación del MIPG-SIG IDU, se definen sus elementos e instancias para su establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora, con el propósito de asegurar la sostenibilidad y la mejora del desempeño del Instituto, lo anterior en el marco de las Dimensiones Operativas.

Que el Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Instituto tendrá funciones especiales en el marco de las Dimensiones Operativas del MIPG en materia de: i) Direccionamiento Estratégico y Planeación, ii) Talento Humano, iii) Gestión con Valores para el Resultado, iv) Información y Comunicación, y, v) Control Interno, las cuales se encuentran previstas en el artículo 3º de la Resolución IDU-744 de 2024.

 

Que, así como existen instancias de dirección y coordinación del sistema de gestión a nivel nacional, territorial y distrital, a nivel interno y a partir de la creación del “ Comité Institucional de Gestión y Desempeño”, éste orienta la implementación y operación del MIPG, e incluye y articula funcionalmente las instancias de Coordinación Interna del IDU que tengan relación con el Modelo y que no sean obligatorios por mandato legal.

 

Que, el Instituto desde el año 2009 realizó un proceso de revisión estratégica en materia de coordinación, frente a lo cual expidió la Resolución IDU-2634 de 2009, mediante la cual establecieron las instancias de coordinación y su articulación interna, en busca de garantizar la eficiencia y efectividad en la prestación de los servicios del IDU y el cumplimiento de la normatividad vigente en materia de coordinación administrativa, con posterioridad a la citada disposición, el Instituto ha regulado estas instancias mediante las Resoluciones 1248 de 2010, 2178 de 2011, 1463 de 2012, 22477 de 2014, 57365 de 2015, 6315 de 2016, 2275 de 2018, 5014 de 2018, 2378, 3297 de 2020 y 7419 de 2021 (vigente).

 

Que las Instancias de Coordinación actúan como un conjunto de grupos interdisciplinarios del orden administrativo y organizacional, a través de las cuales se adelanta la gestión de las dependencias y de los funcionarios que desarrollan sus actividades en el Instituto, de manera que se garantice el cumplimiento de la misión institucional, lo anterior en el marco de las Dimensiones Operativas MIPG que tienen el propósito común de permitir la operación de MIPG, esto es, una gestión y un desempeño institucional que genere valor público, recogiendo los aspectos y temas más importantes de las prácticas y procesos que adelanta el Instituto.

 

Que con el propósito de facilitar la ejecución de las funciones del Comité Institucional de Gestión y Desempeño se requiere constituir instancias de coordinación de manera integrada y diferenciada, que reporten información y seguimiento al Comité Institucional respecto de temas relacionados con: i) Estrategia y Gerencia, ii) Desempeño Contable y Financiero, iii) Gestión Precontractual y Seguimiento Contractual y, iv) Gestión Predial, v) Modelo de Relacionamiento Integral con la Ciudadanía; vi) Talento Humano, vii) PIGA, viii) Riesgo de Desastres ix) Seguridad Vial, x) Antitrámites y Gobierno Digital, xi) Seguridad Digital, xii) Mejora Normativa y, xii) Gestión Documental; y que además, éstas instancias articulen el MIPG con aquellos comités de orden legal existentes, esto es, el Comité de Defensa Judicial, Conciliación y Repetición y el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno.

 

Que dentro de la “Dimensión de Direccionamiento Estratégico y Planeación”, el Subcomité de Dirección funge como órgano principal asesor del Instituto, que apoyaráal Director General en la planeación, coordinación y dirección de la acción del Instituto para el adecuado cumplimiento de la misión institucional; constituyéndose en una herramienta gerencial que contribuye a la articulación y orientación de las acciones y al logro de los objetivos institucionales en cumplimiento de sus funciones.

 

Que de la misma forma, la constitución de subcomités en materia de contratación, surge de la necesidad de formalizar instancias de planeación, estudio y revisión de las necesidades de contratación del Instituto y su seguimiento, en este sentido, “Colombia Compra Eficiente” en concepto con Radicado 2201913000001721 del 15 de marzo de 2019 considera viable que “en desarrollo de los principios constitucionales de economía y eficacia, y en aras de generar una política de autocontrol y gestión al interior de la entidad” se conformen y reglamenten comités contractuales, “como una instancia de planeación, estudio y revisión de las necesidades de contratación, modalidades de selección, documentos y estudios previos, proyectos de pliegos y decisiones a que haya lugar en la ejecución contractual de la entidad para la gestión de sus competencias, funciones y programas. (…) En todo caso, la finalidad del Comité de contratación es la de asesorar a los ordenadores de gasto en los aspectos legales y presupuestales de sus procesos contractuales”. Concluye el concepto afirmando que su principal función “está dirigida a fijar lineamientos, orientar y decidir sobre la actividad contractual de la Entidad Estatal”.

 

Que en tal sentido el Instituto contará con los Subcomités Contractuales, así: i) “De Gestión Precontractual” como instancia de coordinación encargada de brindar a la Dirección General, como ordenadora del gasto o a sus delegados, apoyo y asesoría en la estandarización de las políticas generales en temas referentes a la contratación estatal que adelante el Instituto, y ii) “De seguimiento en la Ejecución Contractual” como instancia de coordinación institucional del nivel directivo encargada del acompañamiento, asesoramiento y orientación respecto de la ejecución, seguimiento y control de la actividad contractual del Instituto.

 

Que así mismo, el Instituto contará con el “Subcomité de Gestión Predial y Reasentamiento” que buscará establecer los lineamientos para el eficiente aprovechamiento de los predios de propiedad del Instituto, las prioridades para la adquisición de los predios necesarios para la ejecución de los proyectos de infraestructura de los sistemas de movilidad y de espacio público.

 

Que de otra parte, se debe mantener el “Subcomité para el Seguimiento Financiero, Contable y de Inventarios”, como instancia encargada de asesorar, realizar el control y seguimiento a las políticas, estrategias y procedimientos en materia de: Inversión para el manejo de excedentes de liquidez y mitigación de riesgos financieros y operativos, el recaudo y gestión de la cartera, la producción de información contable y financiera y el manejo de los bienes e inventarios del Instituto, en concordancia con las directrices del Comité Institucional de Gestión y Desempeño y como resultado de la observancia de la Resolución 01 de 2019 del Contador General de Bogotá.

 

Que por su parte, el “Comité de Defensa Judicial, Conciliación y Repetición” surge de una obligación legal (artículo 2.2.4.3.1.2.1 Decreto Nacional 1069 de 2015), que lo define como una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad y que decide en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público (Artículo 2.2.4.3.1.2.2 Decreto Nacional 1069 de 2015).

 

Que el artículo 11 del Decreto Distrital 542 de 2023 determinó que el Comité Institucional de Gestión y Desempeño es el responsable de coordinar la implementación del Modelo Distrital de Relacionamiento Integral con la Ciudadanía al interior de cada entidad distrital obligada. Para ello el Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Instituto deberá crear una “Mesa Técnica de Apoyo de Relacionamiento con la Ciudadanía”, como un espacio de articulación con las áreas involucradas en las políticas en busca de mejorar la relación Estado - Ciudadanía, y cuya función principal será definir las acciones de implementación del Modelo que deberán ser incluidas en el Programa de Transparencia y Ética Pública o el que haga sus veces, esta Mesa fue aprobada por el Comité Institucional el pasado 14 de marzo de 2024 y su regulación será objeto de inclusión en el presente acto administrativo.

 

Que se hace preciso actualizar la regulación interna del IDU, respecto de las instancias de coordinación en el marco de las dimensiones operativas MIPG, recogiendo en un solo acto administrativo las disposiciones existentes, realizando algunos ajustes a los subcomités contractuales e incluyendo la “Mesa Técnica de Apoyo de Relacionamiento con la Ciudadanía”, su conformación y funciones, como nueva instancia de coordinación interna.

 

Que en mérito de lo expuesto el Director General,

 

RESUELVE:

 

LAS INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA IDUEN EL MARCO DE LAS DIMENSIONES OPERATIVAS MIPG

 

ARTÍCULO 1º.  Sobre las Instancias de Coordinación Interna en el IDU. Las Instancias de Coordinación Interna del IDU son un conjunto de grupos interdisciplinarios del orden legal, técnico, administrativo y/u organizacional, a través de las cuales se articula la gestión de las dependencias y de los servidores públicos que desarrollan sus actividades en el Instituto, de manera que se garantice el cumplimiento de la misión institucional y coadyuve a la operación del MIPG.

 

ARTÍCULO 2º.  Instancias de Coordinación Interna IDU en el marco de las Dimensiones MIPG. A continuación, se presentan las Instancias de Coordinación Interna del IDU en el marco de las Dimensiones Operativas MIPG así:

 

 

PARÁGRAFO. Los aspectos que se consideren necesarios para el funcionamiento y buena marcha de las instancias podrán ser adoptados por los Comités, Subcomités o Mesa Técnica, según corresponda.

 

ARTÍCULO 3º.  Sobre las Dimensiones Operativas MIPG-IDU. Las Dimensiones Operativas MIPG tienen como propósito recoger los aspectos y temas más importantes de las prácticas y procesos que adelanta el Instituto, para transformar insumos en resultados que produzcan los impactos deseados. Estas dimensiones agrupan un conjunto de políticas, elementos o instrumentos que, puestos en práctica de manera articulada e intercomunicada, tendrán como propósito común, permitir la operación del MIPG, esto es, una gestión y un desempeño institucional que genere valor público.

 

PARÁGRAFO. Dentro de las Dimensiones Operativas del MIPG en el Instituto, previstas en la presente Resolución tenemos: i) del Direccionamiento Estratégico y Planeación, ii) del Talento Humano, iii) de Información y Comunicación, iv) de Gestión con Valores para el Resultado y, v) de Control Interno.

 

TÍTULO I

 

COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO

 

Definición, Composición, Funciones Generales

 

ARTÍCULO 4º. Comité Institucional de Gestión y Desempeño. El Comité Institucional de Gestión y Desempeño es el órgano de coordinación y asesoría para la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG del IDU.

 

PARÁGRAFO. Para el cumplimiento de las responsabilidades del Comité Institucional de Gestión y Desempeño y el establecimiento, implementación, sostenimiento y mejora del MIPG- SIG y de los Subsistemas articulados, este Comité contará con tres (3) equipos institucionales, esto es, Operativo, Técnico y Evaluador, que serán objeto de regulación por el Director General.

 

ARTÍCULO 5º. Composición. El Comité Institucional de Gestión y Desempeño del IDU estará integrado por:

 

- El Director General o su delegado, quien lo presidirá.

 

- El Subdirector General de Gestión Corporativa o su delegado.

 

- El Subdirector General de Infraestructura o su delegado.

 

- El Subdirector General de Desarrollo Urbano o su delegado.

 

- El Subdirector General Jurídico o su delegado.

 

- El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, quien ejercerá la Secretaría Técnica.

 

- El Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones.

 

- El Jefe de la Oficina de Relacionamiento y Servicio a la Ciudadanía

 

- El Jefe de la Oficina de Coordinación Interinstitucional.

 

- El Jefe de la Oficina de Gestión Ambiental.

 

PARÁGRAFO 1º. Podrá asistir como invitado permanente el Jefe de la Oficina de Control Interno, con voz y sin voto. Igualmente podrán asistir en calidad de invitados los funcionarios o contratistas según la dimensión operativa de gestión respectiva, el tema objeto de agenda o la determinación del presidente del Comité.

 

PARÁGRAFO 2º. En caso de ausencia del presidente o su delegado, y siempre que exista quórum deliberatorio y decisorio, la Sesión del Comité será presidida por el Subdirector General de Gestión Corporativa.

 

PARÁGRAFO 3º. La posibilidad de delegar la asistencia al Comité solo se prevé para el Director General y los Subdirectores Generales y deberán aportar oportunamente el respectivo acto de delegación al Secretario Técnico del Comité, la cual sólo podrán recaer en un funcionario del nivel directivo.

 

ARTÍCULO 6º. Sesiones. El Comité Institucional de Gestión y Desempeño del IDU se reunirá ordinariamente cada tres (3) meses, o de manera extraordinaria cuando  alguno de sus miembros lo considere pertinente, en cuyo caso informará a la Secretaría Técnica para su citación. El Comité podrá sesionar, con la asistencia de mínimo la mitad más uno de sus integrantes y adoptará las decisiones por mayoría simple. Lo anterior, salvo que se determine para alguna dimensión de gestión, en esta Resolución, un período diferente para realizar dichas sesiones.

 

PARÁGRAFO. Para efecto de las actas, estas serán suscritas por el Presidente y por el Secretario Técnico del Comité, y a la misma se anexará un listado de asistencia de los participantes.

 

ARTÍCULO 7º. Funciones Generales. El Comité Institucional de Gestión y Desempeño tendrá las siguientes funciones generales:

 

7.1. Aprobar y hacer seguimiento a las acciones y estrategias adoptadas para la operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG.

 

7.2. Articular los esfuerzos institucionales, recursos, metodologías y estrategias para asegurar la implementación, sostenibilidad y mejora del Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG.

 

7.3. Proponer al Comité Sectorial de Gestión y Desempeño, iniciativas que contribuyan al mejoramiento en la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG.

 

7.4. Presentar los informes que el Comité Sectorial de Gestión y Desempeño y los organismos de control requieran sobre la gestión y el desempeño del Instituto.

 

7.5. Adelantar y promover acciones permanentes de autodiagnóstico para facilitar la valoración interna de la gestión.

 

7.6. Asegurar la implementación y desarrollo de las políticas de gestión y directrices en materia de seguridad digital y de la información.

 

7.7. Las demás que tengan relación directa con la implementación, desarrollo y evaluación del Modelo.

 

7.8. Definir la política del SIG y las directrices asociadas al desarrollo de los Subsistemas de Gestión.

 

7.9. Hacer seguimiento a los planes de acción derivados de los diagnósticos del Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

 

7.10. Realizar la revisión por la Dirección del SIG y los subsistemas articulados al mismo, en los términos establecidos por la normatividad vigente. Esta revisión podrá llevarse al Subcomité de Dirección.

 

7.11. Asesorar, formular y realizar control y seguimiento a las políticas, estrategias y procedimientos en materia de: inversión para el manejo de excedentes de liquidez y mitigación de los riesgos financieros y operativos, recaudo y gestión de cartera, producción de información contable y financiera y manejo de los bienes e inventarios del Instituto.

 

7.12. Las demás que se deriven de la naturaleza del objeto del comité.

 

ARTÍCULO 8º.  Funciones Especiales del Comité. El Comité Institucional de Gestión y Desempeño tendrá funciones especiales según la respectiva Dimensión Operativa del Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG que se aborde, y para ello podrá contar con invitados permanentes obligatorios que participen con sus aportes para la toma de decisiones y/o se contará con subcomités especializados independientes que en todo caso deberán mantener informada a la Secretaría Técnica del Comité sobre las actividades llevadas a cabo.

 

CAPÍTULO I

 

DIMENSIÓN DEL DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y PLANEACIÓN

 

Subcapítulo I

 

Planeación Estratégica

 

ARTÍCULO 9º. De la Planeación Estratégica. Dentro de la Dimensión del Direccionamiento Estratégico y Planeación respecto de la “Planeación Estratégica”, las funciones especiales del Comité Institucional de Gestión y Desempeño son las siguientes:

 

9.1. Orientar los ejercicios de planeación estratégica del Instituto.

 

9.2. Hacer seguimiento a la medición de la planeación estratégica y recomendar acciones para la mejora.

 

9.3. Establecer y hacer seguimiento a las políticas, planes programas y proyectos encaminados a lograr la eficiencia del gasto público.

 

Subcapítulo II

 

Subcomité de Dirección

 

ARTÍCULO 10º.  Objeto. El Subcomité de Dirección del IDU es la máxima instancia asesora para la planeación, coordinación y articulación de la gestión y la acción del Instituto, para el adecuado cumplimiento de los objetivos y la misión institucional, en el marco de las políticas definidas por el Consejo Directivo.

 

ARTÍCULO 11.  Composición. El Subcomité de Dirección del IDU estará integrado por:

 

- El Director General del Instituto, quien lo presidirá.

 

- El Subdirector General Jurídico.

 

- El Subdirector General de Desarrollo Urbano.

 

- El Subdirector General de Infraestructura.

 

- El Subdirector General de Gestión Corporativa.

 

- El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, quién ejercerá la Secretaría Técnica.

 

PARÁGRAFO 1º. La asistencia al Subcomité de Dirección no es delegable, y podrán asistir en calidad de invitados los funcionarios o contratistas que la Dirección General considere pertinentes.

 

PARÁGRAFO 2º. Este Subcomité como parte de la Dimensión del Direccionamiento Estratégico y Planeación, presentará al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, un informe anual en donde se reporten las acciones adelantadas en desarrollo de sus funciones.

 

ARTÍCULO 12.  Sesiones. El Subcomité Directivo del IDU ordinariamente se reunirá una vez al mes, y extraordinariamente cuando quien lo preside lo considere conveniente. El Subcomité podrá sesionar, con la asistencia de mínimo la mitad más uno de sus integrantes y adoptará sus decisiones por mayoría simple.

 

PARÁGRAFO. Para efecto de las actas, estas serán suscritas por el Presidente y el Secretario Técnico del Subcomité, y a la misma se anexará un listado de asistencia de los participantes.

 

ARTÍCULO 13. Funciones. El Subcomité de Dirección del IDU tendrá las siguientes funciones:

 

13.1. Articular y evaluar el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales en concordancia con el Plan de Desarrollo Distrital, el Plan de Ordenamiento Territorial y todos los demás planes y programas distritales y establecer los correctivos necesarios.

 

13.2. Efectuar el seguimiento y control a la ejecución de los planes, proyectos y obras estratégicas del Instituto.

 

13.3. Efectuar el seguimiento y control a la ejecución presupuestal de los planes, programas y proyectos estratégicos del IDU y establecer los correctivos necesarios.

 

13.4. Hacer seguimiento al cumplimiento de las decisiones adoptadas a través de la Secretaría Técnica.

 

13.5. Las demás que se deriven de la naturaleza del objeto del subcomité.

 

Subcapítulo III

 

Subcomité de Gestión Precontractual

 

ARTÍCULO 14. Objeto. El Subcomité de Gestión Precontractual es la instancia de coordinación encargada de brindar a la Dirección General, como ordenadora del gasto y a sus delegados, apoyo y asesoría en la estandarización de las políticas y lineamientos generales en temas referentes a la gestión contractual de la entidad, desde la etapa de planeación hasta la adjudicación de los procesos de selección que adelante el Instituto.

 

PARÁGRAFO. El Subcomité de Gestión Precontractual, de la Dimensión del Direccionamiento Estratégico y Planeación, presentará al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, un informe anual en donde se reporte el balance de los procesos presentados a este Subcomité durante la vigencia anterior.

 

ARTÍCULO 15. Composición. El Subcomité de Gestión Precontractual estará conformado por los siguientes servidores públicos:

 

- El Director General o su delegado, quien lo presidirá.

 

- El Subdirector General de Desarrollo Urbano.

 

- El Subdirector General de Infraestructura.

 

- El Subdirector General Jurídico o quien este designe.

 

- El Subdirector General de Gestión Corporativa.

 

- El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación

 

- El Director Técnico de Procesos Selectivos, quien ejercerá la Secretaria Técnica.

 

PARÁGRAFO 1º. La asistencia al Subcomité es obligatoria y no se podrá delegar ni designar, excepto el Director General, quien podrá delegar su participación. En caso de que el Subdirector General Jurídico funja como delegado del Director General, aquel podrá designar a un funcionario del nivel directivo para que participe como miembro del Subcomité.

 

PARÁGRAFO 2º. Podrá asistir como invitado permanente el Jefe de la Oficina de Control Interno, con voz y sin voto. Igualmente podrán asistir en calidad de invitados funcionarios o contratistas según se estime pertinente.

 

ARTÍCULO 16. Funciones. El Subcomité de Gestión Precontractual tendrá las siguientes funciones:

 

16.1. Recomendar en cada vigencia, la publicación de la versión 1 del Plan Anual de Adquisiciones, así como la primera versión del Plan Anual de Adquisiciones derivada del proceso de armonización presupuestal del Plan Distrital de Desarrollo, previo cumplimiento del procedimiento –Elaboración, Modificación y Cierre del Plan Anual de Adquisiciones-IDU.

 

16.2. Analizar, recomendar y estandarizar las políticas internas en materia de selección de contratistas, conforme a las disposiciones legales y directrices del Subcomité de Dirección; salvo los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.

 

16.3. Analizar y recomendar el modelo de contratación para cada proyecto misional, de acuerdo con su estado de maduración y complejidad, definiendo de manera especial aspectos, tales como: la forma de pago y modalidad del proceso de selección, esquema de ejecución (estudio y diseños, y construcción o mixto), ente otros.

 

16.4. Analizar y recomendar el modelo de contratación para cada proceso no misional, en aspectos, tales como: la forma de pago, requisitos habilitantes y la modalidad del proceso de selección, entre otros.

 

16.5. Aprobar los modelos de pliegos de condiciones en desarrollo de los procesos de selección de contratistas que adelante el Instituto, la modificación a los criterios habilitantes y a los factores de escogencia.

 

16.6. Asesorar y acompañar a los ordenadores del gasto, en temas de políticas de contratación.

 

16.7. Ser un órgano consultivo de la Dirección General en temas referentes a la contratación que adelante el Instituto, incluyendo a las asociaciones público/privadas de iniciativa pública o privada, con o sin recursos públicos.

 

16.8. Conocer y analizar las evaluaciones de los procesos de selección de los contratistas que prepare el comité asesor o evaluador designado, en los casos que la Dirección General lo solicite.

 

16.9. Conocer respecto de la publicación de los procesos de Licitación Pública, Selección Abreviada y Concurso de Méritos.

 

16.10. Conocer de manera informativa los procesos de contratación de mínima cuantía, de selección abreviada mediante procedimientos de instrumentos de compra por catálogo derivados de la celebración de acuerdos marco de precios o de procedimientos de adquisición en bolsas de productos, previa revisión integral de la Dirección Técnica de Procesos Selectivos, sin que esto se constituya en aprobación por parte del subcomité.

 

16.11. Conocer los procesos de contratación directa previo aval de la Dirección Técnica de Gestión Contractual respecto de la procedencia de la modalidad de selección.

 

16.12. Conocer el seguimiento trimestral al Plan Anual de Adquisiciones, presentado por Oficina Asesora de Planeación, de acuerdo con el procedimiento - Elaboración, Modificación y Cierre del Plan Anual de Adquisiciones - IDU y generar al interior del subcomité las alertas y compromisos correspondientes.

 

16.13. Las demás que se deriven de la naturaleza del objeto del Subcomité.

 

PARÁGRAFO 1º. Los pliegos tipo emitidos por Colombia Compra Eficiente no requieren ser presentadas al Subcomité. Lo anterior, en función de su inalterabilidad e imposibilidad de modificación por parte del Instituto.

 

PARÁGRAFO 2º. Con relación a los pliegos tipo IDU, cuando se trate de disposiciones específicas para un proceso de selección en particular, por solicitud justificada del área ordenadora del gasto, de ser aprobadas por el Subcomité de Gestión Precontractual, se entiende implícita la aprobación de la modificación únicamente en el pliego de condiciones y/o documentos aplicables a ese proceso de selección.

 

PARÁGRAFO 3º. Con relación a los pliegos tipo IDU, aquellas disposiciones generales que se consideren objeto de cambio, por solicitud justificada del área ordenadora del gasto, de ser aprobadas por el Subcomité de Gestión Precontractual, deberán ser incorporadas a los pliegos tipo para su aplicación.

 

ARTÍCULO 17. Secretaría Técnica del Subcomité de Gestión Precontractual. Será ejercida por el Director Técnico de Procesos Selectivos, quien además de las disposiciones comunes de las Secretarías Técnicas definidas en la presente Resolución, tendrá las siguientes:

 

17.1. Presentar al Subcomité un informe trimestral de los procesos de selección en curso, así como de los temas relevantes que hayan surgido en desarrollo de estos; e igualmente un informe de las adjudicaciones y/o declaratorias de desiertas de los procesos de selección realizadas en el trimestre respectivo.

 

17.2. Para las sesiones en las cuales se analizarán políticas y/o definición de lineamientos generales en materia de selección de contratistas, la secretaria técnica podrá efectuar una sesión preparatoria del Subcomité junto con el área técnica responsable, a fin de verificar que se cuente con toda la información y sustentación necesaria para la deliberación y/o aprobación por parte del Subcomité.

 

17.3. Elaborar un extracto de cada sesión, el cual incluya el resumen de las recomendaciones adoptadas y la ficha técnica de presentación debidamente firmada con los anexos que correspondan. Este extracto se remitirá a los miembros del Subcomité a más tardar, el segundo día hábil siguiente a la celebración de cada sesión.

 

17.4. Elaborar el acta de cada sesión, la cual deberá firmar en constancia el Director Técnico de Procesos Selectivos, en calidad de Secretario Técnico.

 

PARÁGRAFO. El extracto y las actas, a que se refieren los numerales 17.3 y 17.4 de este artículo, que se produzcan en desarrollo del Subcomité de Gestión Precontractual, se encuentran clasificadas como información pública reservada, en consideración a lo establecido en los artículos 6 y 19 (parágrafo) de la Ley 1712 de 2014.

 

ARTÍCULO 18. Sesiones y quórum deliberatorio y decisorio. El Subcomité de Gestión Precontractual sesionará y funcionará bajo los siguientes parámetros:

 

18.1. Se reunirá en sesión ordinaria una (1) vez al mes. Se reunirá en sesiones extraordinarias cuando así se requiera, por solicitud de quien lo preside y/o la Secretaría Técnica. La reunión presencial o virtualmente se hará conforme con lo establecido en el artículo 53 de la presente resolución. En los casos de sesión virtual la Secretaría Técnica dará apertura mediante el uso de alguna de las aplicaciones de la plataforma Google o similares del Instituto.

 

18.2. La convocatoria del Subcomité se efectuará con una antelación no inferior a dos (2) días hábiles a la fecha indicada para cada sesión ordinaria, indicando el orden del día, fecha, lugar y hora de la reunión. Cuando la importancia del tema lo amerite, se podrá convocar subcomité extraordinario y la citación podrá hacerse el día anterior a la fecha de la sesión.

 

18.3. El Subcomité tendrá quorum deliberatorio y decisorio con mínimo cuatro (4) de los miembros que lo conforman, siempre que uno de ellos sea el Presidente del Subcomité. La inasistencia de cualquiera de los miembros, a excepción del Director General, deberá ser previamente informada y justificada por escrito a través del Secretario Técnico.

 

18.4. Cuando en la sesión a efectuar se vayan a analizar las evaluaciones de los procesos de selección asistirán como invitados, con voz, pero sin voto, por lo menos uno (1) de los integrantes del equipo evaluador y el ordenador del gasto del proyecto objeto de la deliberación.

 

18.5. Cuando en la respectiva sesión del Subcomité no asistan la totalidad de los integrantes y se debatan y adopten lineamientos generales en materia de contratación, el Secretario Técnico deberá darlas a conocer a la totalidad de los miembros, remitiéndoles copia de los respectivos documentos.

 

18.6. Con el fin de salvaguardar los principios de selección objetiva, la información conocida en desarrollo de las sesiones del Subcomité no podrá ser revelada por sus miembros o asistentes al mismo, salvo que se trate de asuntos que requieran su divulgación.

 

18.7. En el marco del funcionamiento del Subcomité, se deberán acatar adicionalmente las siguientes reglas para la convocatoria, sesión y decisión:

 

a) El área ordenadora de gasto y el área estructuradora del proceso de selección compartirá por correo electrónico a la Dirección Técnica de Procesos Selectivos para la revisión del proceso, todos los documentos previos requeridos para su análisis (Estudios previos, estudio del sector, presupuesto, memorando de maduración- en los casos en que aplique.).

 

b) La Dirección Técnica de Procesos Selectivos realizará la revisión integral de la solicitud del proceso de selección. Se presentará al Subcomité de Gestión Precontractual cuando se cuente con el aval de la Dirección Técnica de Procesos Selectivos, adjuntando la ficha técnica del proceso que contendrá las condiciones específicas no establecidas en el pliego tipo o pliego IDU, junto con los anexos necesarios para su análisis.

 

c) Las fichas técnicas del proceso deben ser diligenciadas de acuerdo con el instructivo incluido en el modelo de ficha de presentación, sin incluir información adicional a la requerida en el instructivo, la cual debe ser remitida debidamente firmada a más tardar el día hábil siguiente a la celebración de cada sesión.

 

d) De requerirse modificar condiciones aprobadas previamente por el subcomité, se deberá nuevamente poner a consideración la ficha técnica.

 

e) La exposición del proceso ante el Subcomité será realizada por el área ordenadora del gasto y/o el área estructuradora del proceso, con el apoyo de los profesionales que consideren necesarios.

 

f) La convocatoria se realizará mediante correo electrónico y/o Google Calendar, con la antelación indicada en la presente resolución, indicando orden del día y anexando las fichas de cada proceso a presentar.

 

g) De acuerdo con lo dispuesto en la Constitución y la ley, ante situaciones que configuren presuntos conflictos de interés, los integrantes del Subcomité deberán declararse impedidos.

 

Subcapítulo IV

 

Subcomité de Gestión para el Seguimiento en la Ejecución Contractual

 

ARTÍCULO 19.  Objeto. El Subcomité de Gestión para el Seguimiento en la Ejecución Contractual es la instancia colegiada de coordinación institucional del nivel directivo encargada del acompañamiento, asesoramiento y orientación respecto de la ejecución, seguimiento y control de la ejecución contractual del Instituto.

 

PARÁGRAFO. El Subcomité de Gestión para el Seguimiento en la Ejecución Contractual, de la Dimensión del Direccionamiento Estratégico y Planeación, presentará al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, en el primer comité del año, un informe de la vigencia anterior, en donde se reporte un balance de las principales deliberaciones y/o recomendaciones adoptadas por el Subcomité.

 

ARTÍCULO 20. Composición. El Subcomité de Gestión para el Seguimiento en la Ejecución Contractual estará conformado por los siguientes servidores públicos:

 

- El Director General o su delegado, quien lo presidirá.

 

- El Subdirector General de Desarrollo Urbano.

 

- El Subdirector General de Infraestructura.

 

- El Subdirector General Jurídico, o quien este designe.

 

- El Director Técnico de Gestión Contractual, quien ejercerá la Secretaria Técnica.

 

PARÁGRAFO 1º. La asistencia al Subcomité es obligatoria y no se podrá delegar ni designar, excepto el Director General, quien podrá delegar su participación. En caso de que el Subdirector General Jurídico funja como delegado del Director General, aquel podrá designar a un funcionario del nivel directivo para que participe como miembro del Subcomité.

 

PARÁGRAFO 2º. Podrá asistir como invitado permanente el Jefe de la Oficina de Control Interno, con voz y sin voto. Igualmente podrán asistir en calidad de invitados funcionarios o contratistas según se estime pertinente.

 

PARÁGRAFO 3º. Asistirán al Subcomité, de manera obligatoria, con voz, pero sin voto, dependiendo del tema a tratar, los siguientes funcionarios:

 

- En temas del resorte de la Subdirección General de Desarrollo Urbano: i) el Director Técnico de Inteligencia de Negocio e Innovación, ii) el Director Técnico de Proyectos, iii) el Director Técnico de Predios.

 

- En temas del resorte de la Subdirección General de Infraestructura: i) el Director Técnico de Construcciones, ii) el Director Técnico de Conservación de Infraestructura, iii) el Director Técnico de Administración de Infraestructura.

 

- En temas del resorte de la Subdirección General de Gestión Corporativa: i) el Subdirector General de Gestión Corporativa, ii) el Director Técnico Administrativo y Financiero, iii) el Director Técnico de Apoyo a la Valorización.

 

- En temas del resorte de los Procesos Administrativos Sancionatorios: i) el Asesor de la Dirección General de Procesos Administrativos Sancionatorios.

 

ARTÍCULO 21. Funciones del Subcomité de Gestión para el Seguimiento en la Ejecución Contractual. El Subcomité de Gestión para el Seguimiento en la Ejecución Contractual tendrá las siguientes funciones:

 

21.1. Priorizar el análisis y la formulación de recomendaciones a las solicitudes especiales que sobre modificaciones y actividades contractuales sean requeridas por la Dirección General, los ordenadores del gasto o alguno de los miembros del Subcomité.

 

21.2. En caso de que por cualquier razón el Subcomité no pueda analizar una situación de modificación contractual, corresponderá al ordenador del gasto tomar las decisiones correspondientes a efecto de que no se altere la normal ejecución del proyecto asociado al contrato en estudio.

 

21.3. Conocer, analizar y hacer recomendaciones, a los ordenadores del gasto, respecto de determinados contratos y convenios en curso, así como a las propuestas de modificaciones contractuales, tales como: prórroga, adición, ítems no previstos, cesión del contrato, cesión de derechos económicos, modificaciones, aclaraciones y/o correcciones (otrosí), incorporación de ajustes, reconocimientos que no implican modificaciones contractuales, mayores cantidades de obra y restablecimiento económico del contrato. Se exceptúan los contratos de prestación de servicios de apoyo a la gestión, salvo aquellos que sean puestos a consideración por parte de alguno de los miembros del Subcomité.

 

21.4. Definir los lineamientos y directrices para el avance eficiente y efectivo de los Procesos Administrativos Sancionatorios –PAS- que se adelanten en el Instituto y su seguimiento, a partir de las solicitudes presentadas por el delegado del Director General, a efecto de garantizar el cumplimiento de los cometidos de la función administrativa y del procedimiento establecido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.

 

21.5. Pronunciarse en relación con los contratos mixtos presentados al Subcomité, en los términos previstos en el parágrafo 5º del artículo 5º de la Resolución IDU6165 de 2023 o aquella que la modifique.

 

21.6. De ser necesario, definir su propio reglamento.

 

21.7. Las demás que se deriven de la naturaleza del objeto del Subcomité.

 

ARTÍCULO 22. Secretaría Técnica del Subcomité. Será ejercida por el Director Técnico de Gestión Contractual, quien además de las disposiciones comunes de las Secretarías Técnicas definidas en la presente Resolución, tendrá las siguientes:

 

22.1. Presentar al Subcomité, en sesión ordinaria, semestralmente un informe respecto de los lineamientos o políticas aplicadas, así como de las modificaciones contractuales conocidas y propuestas por el Subcomité.

 

22.2. Efectuar, de considerarse necesario, una sesión preparatoria del Subcomité junto con el área técnica responsable, a fin de verificar que se cuente con toda la información y sustentación necesaria para consideración por parte del Subcomité. De dicha sesión el área técnica responsable elaborará una ficha técnica que deberá ser enviada de manera previa al Subcomité.

 

22.3. Elaborar el acta de cada sesión, la cual deberá firmar en constancia el secretario técnico, la cual incluya el resumen de las recomendaciones y lineamientos adoptados. Este documento se remitirá a los miembros del Subcomité a más tardar, el quinto día hábil siguiente a la celebración de cada sesión.

 

PARÁGRAFO 1º.  La convocatoria del Subcomité se efectuará con una antelación no inferior a dos (2) días hábiles a la fecha indicada para cada sesión ordinaria, indicando el orden del día, fecha, lugar y hora de la reunión, así mismo, deberá adjuntarse la(s) ficha(s) técnica(s) de los asuntos a tratar. Cuando la importancia del tema lo amerite, excepcionalmente la citación podrá hacerse de manera inmediata, con anuencia del Presidente del Subcomité.

 

PARÁGRAFO 2º. Las actas que se produzcan en desarrollo del Subcomité de Gestión para el Seguimiento en la Ejecución Contractual, se encuentran clasificadas como información pública reservada, en consideración a lo establecido en los artículos 6º y 19 de la Ley 1712 de 2014.

 

ARTÍCULO 23.  Sesiones y quórum deliberatorio y decisorio. El Subcomité de Gestión para el Seguimiento en la Ejecución Contractual sesionará y funcionará bajo los siguientes parámetros:

 

23.1. El Subcomité tendrá quorum deliberatorio y decisorio con mínimo tres (3) de los miembros que lo conforman, siempre que uno de ellos sea el Presidente del Subcomité. La inasistencia de cualquiera de los miembros a excepción del Director General, deberá ser previamente informada y justificada por escrito a través del Secretario Técnico.

 

23.2. Se reunirá en sesión ordinaria cada tres (3) meses y de manera extraordinaria cuando alguno de sus miembros lo considere pertinente, en cuyo casó informará a la Secretaría Técnica para su citación.

 

23.3. Para los asuntos que se pretendan colocar a consideración del Subcomité, el área interesada deberá diligenciar la ficha técnica diseñada para tal fin y presentarla a la Secretaría Técnica del Subcomité, con mínimo cinco (5) días hábiles de antelación a cada sesión ordinaria, acompañada de los anexos correspondientes del tema a tratar, las modificaciones o ajustes que se requieran o proponen, las cuales deberán estar suscritas por el ordenador del gasto responsable. Las fichas técnicas para las sesiones extraordinarias serán presentadas antes de la celebración de la sesión y dentro del término que estime conveniente la Secretaría Técnica, de conformidad con la urgencia y necesidad del asunto a tratar.

 

23.4. Con el fin de salvaguardar los principios que rigen la contratación estatal, la información conocida en desarrollo de las sesiones del Subcomité, no podrá ser revelada por sus miembros o asistentes al mismo, salvo que se trate de asuntos que requieran su divulgación.

 

Subcapítulo V

 

Subcomité para el Seguimiento Financiero, Contable y de Inventarios

 

ARTÍCULO 24.  Definición. El Subcomité para el Seguimiento Financiero, Contable y de Inventarios es la instancia encargada de asesorar, realizar el control y seguimiento a las políticas, estrategias y procedimientos en materia de: inversión para el manejo de excedentes de liquidez y mitigación de riesgos financieros y operativos, el recaudo y gestión de la cartera, la producción de información contable y financiera y el manejo de los bienes e inventarios del Instituto, en concordancia con las directrices del Subcomité Institucional de Gestión y Desempeño.

 

ARTÍCULO 25. Objeto. El Subcomité para el Seguimiento Financiero, Contable y de Inventarios, de la Dimensión de Evaluación de Resultados, tiene por objeto:

 

25.1. Establecer políticas, directrices y estrategias al Subcomité de Seguimiento Financiero, Contable y de Inventarios en materia financiera, contable y de inventarios, de conformidad con las políticas y recomendaciones emitidas por la Secretaría Distrital de Hacienda.

 

25.2. Realizar seguimiento y ejercer control sobre las inversiones para el manejo de excedentes de liquidez y mitigación de riesgos financieros y operativos, el recaudo y gestión de la cartera, la producción de información contable y financiera y el manejo de los bienes e inventarios del Instituto, con base en los informes trimestrales del Subcomité de Seguimiento Financiero, Contable y de Inventarios.

 

PARÁGRAFO. Este Subcomité, como parte de la Dimensión del Direccionamiento Estratégico y Planeación, presentará al Comité Institucional de Gestión y Desempeño un informe anual en donde se reporte las acciones adelantadas en virtud las funciones asignadas.

 

ARTÍCULO 26. Composición del Subcomité de Seguimiento Financiero, Contable y de Inventarios. El Subcomité de Seguimiento Financiero, Contable y de Inventarios estará integrado por:

 

- El Subdirector General de Gestión Corporativa, quien lo presidirá.

 

- El Director Técnico Administrativo y Financiero.

 

- El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

 

- El Subdirector Técnico de Tesorería y Recaudo.

 

- El Subdirector técnico de Presupuesto y Contabilidad.

 

PARÁGRAFO. Podrá asistir como invitado permanente el Jefe de la Oficina de Control Interno, con voz y sin voto. Igualmente podrán asistir en calidad de invitados funcionarios o contratistas según se estime pertinente.

 

ARTÍCULO 27. Modificado por el art. 1, Resolución 3611 de 2025. <El nuevo texto es el siguiente> Sesiones y quorum deliberatorio y decisorio. El Subcomité de Seguimiento Financiero, Contable y de Inventarios se reunirá mensualmente o cuando quien lo preside lo considere conveniente. Podrá sesionar con la mitad más uno de sus integrantes y adoptará las decisiones por mayoría simple.

 

PARÁGRAFO 1º. Las actas del Subcomité de Seguimiento Financiero, Contable y de Inventarios deberán ser elaboradas, aprobadas y remitidas a la Dirección General del Instituto de Desarrollo Urbano - IDU, a más tardar dentro de los diez días (10) días hábiles siguientes a la realización de la sesión.

 

A partir del quinto (5) día hábil de trascurrida la respectiva sesión se enviará el borrador del acta por el término de dos (2) días hábiles a cada miembro del Subcomité a fin de que realice sus observaciones, durante los dos (2) días hábiles subsiguientes se pondrá a disposición el acta para firma, si pasara este plazo sin que el acta fuera firmada se entenderá que queda aceptada, la cual se remitirá por el competente a la Dirección General.       

 

PARÁGRAFO 2º. Corresponde al Subdirector Técnico de Tesorería y Recaudo garantizar la elaboración oportuna del acta de cada sesión, la debida diligencia en la respectiva aprobación por parte de cada miembro del Subcomité; así como su posterior remisión formal a la Dirección General, así mismo deberá asegurar la trazabilidad del envío mediante los mecanismos institucionales establecidos, en todo caso, en el término previsto en el parágrafo 1º de este artículo. El retraso en el plazo o la entrega sin las aprobaciones de la respectiva acta deberá ser justificado por aquel, ante la Dirección General, asumiendo, según corresponda, los efectos administrativos a que hubiere lugar.

El texto original era el siguiente:

Artículo 27. Sesiones y quorum deliberatorio y decisorio. El Subcomité de Seguimiento Financiero, Contable y de Inventarios se reunirá mensualmente o cuando quien lo preside lo considere conveniente. Podrá sesionar con la mitad más uno de sus integrantes y adoptará las decisiones por mayoría simple.

 

ARTÍCULO 28. Del Control y Seguimiento Presupuestal y Financiero. Las funciones del Subcomité respecto del Control y Seguimiento Presupuestal y Financiero, son las siguientes:

 

28.1. Realizar seguimiento al cumplimiento de las políticas emitidas por la Secretaría Distrital de Hacienda, relacionadas con la gestión del riesgo en las inversiones, la administración de recursos y la formulación y ejecución presupuestal.

 

28.2. Realizar el seguimiento y control a la ejecución presupuestal de la vigencia.

 

28.3. Realizar control a la programación y ejecución del Plan Anual Mensualizado de Caja – PAC.

 

28.4. Las demás que se deriven de la naturaleza del objeto del subcomité.

 

PARÁGRAFO. En desarrollo de las funciones previstas en este artículo, la Secretaría Técnica del Subcomité la ejercerá el Subdirector Técnico de Tesorería y Recaudo.

 

ARTÍCULO 29. De la Sostenibilidad Contable y de Inventarios. Las funciones del Subcomité respecto de la Sostenibilidad Contable y de Inventarios son las siguientes:

 

29.1. Proponer directrices, políticas, estrategias y procedimientos que garanticen la producción de información contable confiable, razonable, oportuna, relevante y comprensible.

 

29.2. Recomendar a la STPC, las acciones complementarias de depuración de los registros contables, derechos, bienes u obligaciones del Instituto, siempre que se hayan agotado los mecanismos jurídicos, administrativos y técnicos para su eliminación o incorporación y demás acciones complementarias a que haya lugar.

 

29.3. Decidir y aprobar el acta de baja y destino final de los bienes muebles declarados inservibles o no utilizables del Instituto, previo análisis y presentación de las investigaciones y estudios correspondientes.

 

29.4. Analizar y decidir sobre los resultados arrojados por los análisis y avalúos técnicos realizados al interior o exterior del Instituto en materia de reclasificación de bienes muebles, determinación del catálogo de elementos, entre otros.

 

29.5. Analizar las características y comportamiento de los bienes muebles del Instituto y demás factores que se consideren necesarios, para determinar la reclasificación de los bienes devolutivos a bienes de consumo cuando haya lugar.

 

29.6. Recomendar controles para los procedimientos y procesos que se realizan en cada una de las áreas.

 

29.7. Recomendar a la Dirección General, a través del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, la depuración y cancelación de saldos contables.

 

29.8. Las demás que se deriven de la naturaleza del objeto del subcomité.

 

PARÁGRAFO. Para el desarrollo de las funciones previstas en este artículo, actuará también como miembro del Subcomité, el Subdirector Técnico de Recursos Físicos. La Secretaría Técnica del Subcomité estará a cargo del Subdirector Técnico de Presupuesto y Contabilidad.

 

ARTÍCULO 30. Del Recaudo y Cartera. Las funciones del Subcomité respecto del Recaudo y Cartera son las siguientes:

 

30.1. Proponer las directrices, criterios, políticas y pautas de seguimiento para el recaudo de la cartera del Instituto de Desarrollo Urbano, por cualquiera de los conceptos que la integran, de conformidad con las normas vigentes que regulan la materia.

 

30.2. Conocer y dar trámite sobre los proyectos de actos administrativos relacionados con la cartera misional y no misional del Instituto.

 

30.3. Efectuar seguimiento para verificar la efectividad del recaudo de la cartera.

 

30.4. Determinar la procedencia o improcedencia de: la remisión tributaria, la prescripción de la acción de cobro y la remisión de las obligaciones no tributarias contempladas en el Acto Administrativo vigente que emane del IDU para tal fin.

 

30.5. Recomendar a la Dirección General la depuración y cancelación de saldos contables, a través del Comité Institucional de Gestión y Desempeño

 

30.6. Las demás que se deriven de la naturaleza del objeto del subcomité.

 

PARÁGRAFO. Para el desarrollo de las funciones previstas en este artículo, actuarán también como miembros de este Subcomité: i) El Director Técnico de Apoyo a la Valorización, ii) El Director Técnico de Gestión Judicial; iii) El Subdirector Técnico de Operaciones; y iv) El Subdirector Técnico Jurídico y de Ejecuciones Fiscales. A su vez actuará como Secretario Técnico del Subcomité, el Subdirector Técnico de Presupuesto y Contabilidad.

 

Subcapítulo VI

 

Subcomité para la Gestión Predial y Reasentamiento

 

ARTÍCULO 31.  Objeto. Esta instancia de coordinación tendrá a su cargo establecer los lineamientos para el eficiente aprovechamiento de las áreas remanentes de los predios adquiridos por el Instituto; la determinación de las acciones prioritarias en las circunstancias especiales que demanden los procesos de adquisición predial para la ejecución de los proyectos de infraestructura de los sistemas de movilidad y de espacio público construido, a cargo del Instituto; emitir recomendaciones frente a las medidas de manejo a los impactos identificados en los proyectos desde la dimensión predial y de restablecimiento de condiciones, cuyas alternativas de solución no estén consideradas en las medidas de mitigación de los PGS Planes de Gestión Social o Políticas de cada proyecto, y los temas relacionados con el proceso de reconocimiento y pago de compensaciones a las unidades sociales beneficiarias.

 

ARTÍCULO 32. Composición del Subcomité de Gestión Predial y Reasentamiento. El Subcomité estará integrado así:

 

- El Subdirector General de Desarrollo Urbano o su delegado, quien lo presidirá.

 

- El Subdirector General Jurídico.

 

- El Jefe de la Oficina de Relacionamiento y Servicio a la Ciudadanía.

 

- El Director Técnico de Predios, quien actuará también como Secretario Técnico.

 

- El Director Técnico de Proyectos.

 

- El Director Técnico de Construcciones.

 

PARÁGRAFO 1º. Podrá asistir como invitado permanente el Jefe de la Oficina de Control Interno, con voz y sin voto. Igualmente podrán asistir en calidad de invitados funcionarios o contratistas según se estime pertinente.

 

PARÁGRAFO 2º. Este Subcomité que hace parte de la Dimensión del Direccionamiento Estratégico y Planeación, presentará al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, un informe anual en donde se reporten las acciones adelantadas en virtud las funciones asignadas.

 

PARÁGRAFO 3°.  El Subcomité no podrá sesionar, en ningún caso, sin la presencia del Director Técnico de Predios.

 

ARTÍCULO 33. Sesiones y quorum decisorio y deliberatorio. El Subcomité se reunirá trimestral o extraordinariamente, cuando quien lo preside lo considere conveniente. Podrá sesionar con la mitad más uno de sus integrantes y adoptará las decisiones por mayoría simple.

 

ARTÍCULO 34. Funciones. El Subcomité para la Gestión Predial y Reasentamiento, de la Dimensión Gestión con Valores para el Resultado, tendrá las siguientes funciones:

 

34.1. Definir las estrategias y acciones que se deban adelantar para la gestión e impulso de los asuntos considerados por la Subdirección General de Desarrollo Urbano o por la Dirección Técnica de Predios, como de alto impacto, por su importancia y trascendencia dentro de los procesos de adquisición predial, restablecimiento de condiciones y administración predial.

 

34.2. Determinar las acciones a seguir para el destino de: i) los predios sobrantes o remanentes de obra - desarrollables y no desarrollables, que se encuentren en administración de la Dirección Técnica de Predios, ii) los predios adquiridos para proyectos de infraestructura vial y de espacio público cuyas obras no se ejecutaron, y iii) de aquellos predios entregados en dación de pago.

 

34.3. Emitir recomendaciones frente a los resultados del censo, diagnóstico socioeconómico y los planes de reasentamiento y de gestión social formulados, que sean presentados a su consideración.

 

34.4. Emitir recomendaciones en la definición de prioridades para la adquisición de inmuebles por sectores o zonas de intervención, así como en la definición de la necesidad de actualizar los censos realizados, ello respecto de los casos particulares que sean presentados.

 

34.5. Emitir recomendaciones respecto de los casos especiales de unidades sociales sobre las cuales deba determinarse la inclusión en el censo, la actualización de éste y/o de los diagnósticos socioeconómicos, la inclusión de información o el reconocimiento de condiciones particulares que lleven a determinar excepciones en la liquidación y pago de los reconocimientos económicos.

 

34.6. Emitir recomendaciones para la implementación de acciones que deban acometerse para superar obstáculos en el proceso de reasentamiento de las unidades sociales afectadas.

 

34.7. Emitir recomendaciones sobre la evaluación y la aprobación del reconocimiento de factores compensatorios adicionales o complementarios, respecto de aquellos casos particulares de unidades sociales, presentados a su consideración por la Subdirección General de Desarrollo Urbano o por la Dirección Técnica de Predios, que no se encuentren comprendidos por los planes de acción de reasentamiento ni por las normas vigentes que regulen la materia, incluyendo unidades sociales que ocupen el espacio público o zonas de no adquisición, y que por causa de la obra deban reasentarse.

 

34.8. Las demás que se deriven de la naturaleza del objeto del subcomité.

 

Subcapítulo VII

 

Mesa Técnica de Relacionamiento con la Ciudadanía

 

ARTÍCULO 35. Objeto. La Mesa Técnica de relacionamiento con la ciudadanía, es la instancia encargada de definir las acciones de implementación del modelo de relacionamiento integral con la ciudadanía que deberán ser incluidas en el Programa de Transparencia y Ética Pública.

 

ARTÍCULO 36. Composición. La Mesa Técnica de Relacionamiento con la Ciudadanía estará integrado por:

 

- El Jefe de Oficina de Relacionamiento y Servicio a la Ciudadanía, quién la preside.

 

- El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

 

- El Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones.

 

- El Subdirector General de Gestión Corporativa.

 

- El Subdirector Técnico de Recursos Tecnológicos.

 

- El Subdirector Técnico de Recursos Físicos.

 

- El Director Técnico de Apoyo a la Valorización.

 

- El Director Técnico de Predios.

 

- El Subdirector Técnico de Operaciones.

 

PARÁGRAFO 1º. Actuará como Secretario Técnico de la Mesa Técnica, el Jefe de Oficina de Relacionamiento y Servicio a la Ciudadanía o el profesional del área que éste designe.

 

PARÁGRAFO 2º. Podrá asistir como invitado permanente el Jefe de la Oficina de Control Interno, con voz y sin voto. Igualmente podrán asistir en calidad de invitados funcionarios o contratistas según se estime pertinente.

 

PARÁGRAFO 3º. La Mesa Técnica que hace parte de la Dimensión del Direccionamiento Estratégico y Planeación, presentará al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, un informe anual en donde se reporten las acciones adelantadas en virtud las funciones asignadas.

 

PARÁGRAFO 4°. La Mesa Técnica no podrá sesionar, en ningún caso, sin la presencia Jefe de Oficina de Relacionamiento y Servicio a la Ciudadanía.

 

ARTÍCULO 37. Sesiones y quorum decisorio y deliberatorio. La Mesa Técnica de Relacionamiento con la Ciudadanía se reunirá trimestralmente o extraordinariamente, cuando quien lo preside lo considere conveniente. Podrá sesionar con la mitad más uno de sus integrantes y adoptará las decisiones por mayoría simple.

 

PARÁGRAFO. Para efecto de las actas, estas serán suscritas por el Presidente y el Secretario Técnico de la Mesa Técnica, y a las mismas se anexará un listado de asistencia de los participantes.

 

ARTÍCULO 38. Funciones. La Mesa Técnica de Relacionamiento con la Ciudadanía del IDU tendrá las siguientes funciones:

 

38.1. Establecer los lineamientos para la articulación de las políticas de relacionamiento con la ciudadanía del MIPG (transparencia y acceso a la información pública, racionalización de trámites, servicio a la ciudadanía y participación ciudadana en la gestión pública).

 

38.2. Propender por un relacionamiento con la ciudadanía con criterios diferenciales de accesibilidad y un enfoque de derechos, poblacional, diferencial y de género para acceder a la oferta del IDU.

 

38.3. Articular los esfuerzos institucionales, recursos, metodologías y estrategias para la implementación y mejora del modelo de relacionamiento integral con la ciudadanía

 

38.4. Generar estrategias que involucren a la ciudadanía en los escenarios de relacionamiento definidos por el IDU, para la implementación de los componentes de transparencia y acceso a la información pública, racionalización de trámites, servicio a la ciudadanía y participación ciudadana.

 

38.5. Las demás que tengan relación directa con la implementación, desarrollo, seguimiento y evaluación del Modelo de Relacionamiento Integral con la Ciudadanía, prevista en el Decreto Distrital 542 de 2023.

 

38.6. Las demás que se deriven de la naturaleza del objeto de la mesa técnica.

 

CAPÍTULO 2

 

DIMENSIÓN DEL TALENTO HUMANO

 

Subcapítulo Único

 

Del Talento Humano

 

ARTÍCULO 39.  Del Talento Humano. Dentro de la Dimensión del Talento Humano respecto al Talento Humano, las funciones especiales del Comité Institucional de Gestión y Desempeño son las siguientes:

 

39.1. Definir las políticas para la gestión estratégica del talento humano.

 

39.2. Aprobar el Código de Integridad.

 

39.3. Aprobar el Plan de Gestión de Integridad, y realizar el seguimiento a su implementación.

 

39.4. Servir de instancia de interpretación de los Códigos de Buen Gobierno y de Integridad.

 

39.5. Definir las políticas institucionales encaminadas a satisfacer las necesidades de bienestar de los funcionarios del Instituto concordantes con los objetivos de la administración.

 

39.6. Realizar el seguimiento a la ejecución de los planes que hacen parte de la gestión estratégica del talento humano.

 

PARÁGRAFO. Actuarán con carácter obligatorio, como invitados permanentes del Comité: i) El Director Técnico Administrativo y Financiero y, ii) El Subdirector Técnico de Recursos Humanos.

 

CAPÍTULO 3

 

 

DIMENSIÓN GESTIÓN CON VALORES PARA EL RESULTADO

 

Subcapítulo I

 

Del Plan Institucional de Gestión Ambiental -PIGA

 

ARTÍCULO 40. Del Plan Institucional de Gestión Ambiental -PIGA. Dentro de la Dimensión Gestión con Valores para el Resultado, respecto del “Plan Institucional de Gestión Ambiental -PIGA”, las funciones especiales del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, son las siguientes:

 

40.1. Definir un plan de acción para la formulación, concertación, implementación y seguimiento del PIGA y aprobar las modificaciones que se presenten al Plan de Acción PIGA.

 

40.2. Gestionar la incorporación y asignación de las partidas presupuestales necesarias para desarrollar el plan de acción propuesto.

 

40.3. Realizar el seguimiento y evaluación del PIGA y mantener información actualizada sobre los avances y resultados del proceso de implementación del PIGA.

 

Subcapítulo II

 

Del Riesgo de Desastres

 

ARTÍCULO 41.  Del Riesgo de Desastres. Dentro de la Dimensión Gestión con Valores para el Resultado, respecto del “Riesgo de Desastres”, las funciones especiales del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, son las siguientes:

 

41.1. Orientar, controlar y articular las actividades administrativas y operativas que sean indispensables para prevenir y atender las situaciones de desastres, manejo de emergencias y reducción de riesgos internos y externos del Instituto, de acuerdo con el Sistema de Prevención y Atención de Emergencias de Bogotá.

 

41.2. Realizar el seguimiento a la ejecución del Plan de Gestión del Riesgo de Desastres.

 

41.3. Proponer acciones de mejoramiento al Sistema IDU para la gestión del riesgo de desastres.

 

41.4. Las demás que le asigne la normatividad vigente en la materia.

 

PARÁGRAFO. Actuarán con carácter obligatorio, como invitados permanentes del Comité: i) El Director Técnico de Conservación de Infraestructura, ii) El Director Técnico de Proyectos y, iii) El Director Técnico de Recursos Humanos.

 

Subcapítulo III

 

De la Seguridad Vial

 

ARTÍCULO 42.  De la Seguridad Vial. Dentro de la Dimensión Gestión con Valores para el Resultado, respecto de la “Seguridad Vial”, las funciones especiales del Comité Institucional de Gestión y Desempeño son las siguientes:

 

42.1. Definir la visión, objetivos y alcances del Plan Estratégico de Seguridad Vial PESV.

 

42.2. Aprobar el PESV, el cual debe plantear, diseñar, implementar y medir las acciones que permitan generar conciencia entre el personal del Instituto a favor de la seguridad vial en el IDU y en la vida cotidiana de sus integrantes.

 

42.3. Gestionar la puesta en marcha del PESV, a través de la adopción de políticas, aprobación de programas, campañas y acciones de control.

 

42.4. Las demás que le asigne la normatividad vigente en la materia.

 

PARÁGRAFO. Actuarán con carácter obligatorio, como invitados permanentes del Comité: i) El Director Técnico Administrativo y Financiero, ii) El Subdirector Técnico de Recursos Físicos; iii) Un servidor público que tenga asignadas funciones de conductor.

 

Subcapítulo IV

 

Sobre Antitrámites y Gobierno Digital

 

ARTÍCULO 43.  Antitrámites y Gobierno Digital. Dentro de la Dimensión Gestión con Valores para el Resultado, respecto de “Antitrámites y Gobierno Digital”, las funciones especiales del Comité Institucional de Gestión y Desempeño son las siguientes:

 

43.1. Establecer las políticas y lineamientos para planear, organizar, dirigir, aprobar y controlar las actividades relacionadas con la Estrategia Antitrámites y de Gobierno Digital, con el fin de garantizar la aplicación de los principios y directrices establecidos en la normatividad vigente.

 

43.2. Aprobar y hacer seguimiento al Plan de Acción para la Implementación de la Estrategia Antitrámites y de Gobierno Digital en el Instituto.

 

43.3. Analizar las propuestas de creación, modificación o supresión de trámites y servicios del Instituto, y proponer acciones integrales de racionalización, simplificación o automatización de trámites transversales en los que participen el IDU y otras entidades, contemplando los principios señalados en la normatividad vigente.

PARÁGRAFO. Actuarán con carácter obligatorio, como invitados permanentes del Comité: i) El Director Técnico de Apoyo a la Valorización, ii) El Director Técnico de Predios, iii) El Director Técnico de Administración de Infraestructura, iv) El Director Técnico Administrativo y Financiero, v) El Subdirector Técnico de Recursos Tecnológicos.

 

Subcapítulo V

 

Seguridad Digital

 

ARTÍCULO 44.  De la Seguridad Digital. Dentro de la Dimensión Gestión con Valores para el Resultado, respecto de la “Seguridad Digital”, las funciones especiales del Comité Institucional de Gestión y Desempeño son las siguientes:

 

44.1. Coordinar y dirigir acciones específicas que ayuden a proveer un ambiente seguro y estable de recursos de información que sea consistente con las metas y objetivos del IDU.

 

44.2. Impulsar la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información.

 

44.3. Aprobar el Plan de seguridad de la información, que incluye los principales proyectos e iniciativas en la materia.

 

44.4. Realizar el seguimiento del cuadro de mando de la seguridad de la información.

 

44.5. Validar las Políticas de Seguridad de Activos de Información o las modificaciones a las mismas.

 

PARÁGRAFO. Actuarán con carácter obligatorio, como invitados permanentes del Comité: i) El Director Técnico Administrativo y Financiero, ii) El Subdirector Técnico de Recursos Tecnológicos.

 

Subcapítulo VI

 

De la Mejora Normativa

 

ARTÍCULO 45.  De la Mejora Normativa. Dentro de la Dimensión Gestión con Valores para el Resultado, las funciones especiales del Comité Institucional de Gestión y Desempeño respecto de la “Mejora Normativa”, son las siguientes:

 

45.1. Elevar los estándares de producción normativa del Instituto y fortalecer el sistema normativo institucional, con acciones dirigidas a facilitar su consulta pública usando TIC.

 

45.2. Brindar seguridad jurídica y mejorar la confianza pública a partir de la protección, coherencia, efectividad y eficiencia de la producción normativa del Instituto, de conformidad con los preceptos constitucionales y las normas de nivel distrital y nacional.

 

45.3. Incorporar criterios de obligatoriedad, publicidad, consulta pública y seguimiento en el proceso de emisión normativa mediante la Agenda Regulatoria (consulta pública y acceso a información en los procesos de producción normativa).

 

45.4. Avanzar en la actualización permanente y continua del inventario normativo del Instituto (repositorio normativo único actualizado) con fácil acceso para los ciudadanos y la racionalización de la producción normativa del Instituto (evaluación de las normas existentes y procesos de depuración y tala normativa que implica derogatorias normativas).

 

Subcapítulo VII

 

COMITÉ DE DEFENSA JUDICIAL, CONCILIACIÓN Y REPETICIÓN

 

ARTÍCULO 46.  Objeto. Es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses del Instituto; decidirá, en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. Este Comité hace parte de la Dimensión Operativa “Gestión con Valores para el Resultado” del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG.

 

ARTÍCULO 47. Integración del Comité. El Comité de Defensa Judicial, Conciliación y Repetición está integrado por los siguientes funcionarios:

 

- El Director General del Instituto o su delegado, quien lo preside.

 

- El Ordenador del Gasto para cada caso en particular.

 

- El Subdirector General Jurídico o su delegado.

 

- El Director Técnico de Gestión Contractual designado por la Dirección General.

 

- El Director Técnico de Gestión Judicial designado por la Dirección General.

 

PARÁGRAFO 1º. La participación de los integrantes será indelegable, salvo las excepciones previstas para el Director General y el Subdirector General Jurídico.

 

PARÁGRAFO 2º. Concurrirán sólo con derecho a voz, el Director Técnico Administrativo y Financiero, el Jefe de la Oficina de Control Interno, los funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto y el apoderado que represente los intereses del Instituto en cada proceso y el Secretario Técnico del Comité, elegido por el Comité y quien debe ser preferentemente un profesional en derecho.

 

PARÁGRAFO 3º. En caso de ausencia del presidente o su delegado, y siempre que exista quórum deliberatorio y decisorio, la sesión del comité será presidida por el Subdirector General Jurídico o su delegado.

 

PARÁGRAFO 4º.  El Comité se reunirá de forma ordinaria dos (2) veces al mes y de forma extraordinaria, por solicitud de sus miembros, cuando las circunstancias lo exijan.

 

PARÁGRAFO 5º. El Comité sesionará con un mínimo de tres (3) integrantes. En todos los casos las decisiones se adoptarán por mayoría simple.

 

ARTÍCULO 48.  Funciones del Comité. Además de las funciones previstas en el artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015, Decreto Distrital 73 de 2023, y artículo 120 de la Ley 2220 de 2022, el Comité de Defensa Judicial, Conciliación y Repetición ejercerá las siguientes funciones:

 

48.1. Aprobar el Plan de Acción Anual del Comité, el cual debe contener actividades que midan la eficiencia y eficacia de la conciliación, el ahorro patrimonial y la efectividad de las decisiones del Comité.

 

48.2. Realizar el seguimiento al cumplimiento del Plan de Acción definiendo los indicadores para tal fin.

 

48.3. Adoptar la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición, en el término máximo de cuatro (4) meses siguientes al recibo del acto administrativo y antecedente del pago total de una conciliación, condena o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial del Instituto, remitido por el Ordenador del Gasto.

 

48.4. Hacer seguimiento de que la demanda de repetición se presente dentro de los dos (2) meses siguientes a la decisión de iniciarla.

 

48.5. Las demás que se deriven de la naturaleza del objeto del comité.

 

CAPÍTULO 4

 

DIMENSIÓN DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

 

Subcapítulo Único

 

De la Gestión Documental

 

ARTÍCULO 49.  De la Gestión Documental. Dentro de la Dimensión de Información y Comunicación respecto de la “Gestión Documental”, Las funciones especiales del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, son las siguientes:

 

49.1. Definir la política que en materia de gestión documental deba implementar el

Instituto.

 

49.2. Asesorar a la alta dirección del Instituto en la aplicación de la normatividad archivística.

 

49.3. Aprobar la política de gestión de documentos e información del Instituto.

 

49.4. Aprobar las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental del Instituto y enviarlas al Consejo Distrital de Archivos para su convalidación y al Archivo General de la Nación - Jorge Palacios Preciado, para su registro.

 

49.5. Responder por el registro de las tablas de retención documental o tablas de valoración documental en el Registro Único de Series Documentales que para el efecto cree el Archivo General de la Nación.

 

49.6. Llevar a cabo estudios técnicos tendientes a modernizar la función archivística del Instituto, incluyendo las acciones encaminadas a incorporar las tecnologías de la información en la gestión de documentos electrónicos, de conformidad con lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

49.7. Aprobar el programa de gestión de documentos físicos y electrónicos presentado por el área de archivo del Instituto.

 

49.8. Aprobar el plan de aseguramiento documental con miras a proteger los documentos contra diferentes riesgos.

 

49.9. Revisar e interpretar la normatividad archivística que expida el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y el Archivo Distrital y adoptar las decisiones que permitan su implementación al interior del IDU, respetando siempre los principios archivísticos.

 

49.10. Evaluar y dar concepto sobre la aplicación de las tecnologías de la información en el Instituto teniendo en cuenta su impacto sobre la función archivística interna y la gestión documental.

 

49.11. Aprobar el programa de gestión documental del Instituto.

 

49.12. Acompañar la implementación del Gobierno Digital del Instituto en lo referente al impacto de este sobre la gestión documental y de información.

 

49.13. Presentar a las instancias asesoras y coordinadoras del Sistema Nacional de Archivos, propuestas relacionadas con el mejoramiento de la función archivística.

 

49.14. Apoyar el diseño de los procesos del Instituto y proponer ajustes que faciliten la gestión de documentos e información, tanto en formato físico como electrónico.

 

49.15. Aprobar la implementación de normas técnicas nacionales e internacionales que contribuyan a mejorar la gestión documental del Instituto.

 

49.16. Consignar sus decisiones en actas que deberán servir de respaldo de las deliberaciones y determinaciones tomadas.

 

49.17. Hacer seguimiento a la implementación de las tablas de retención documental y tablas de valoración documental, así como al Modelo Integrado de Planeación y Gestión, en los aspectos relativos a la gestión documental.

 

PARÁGRAFO. Actuarán con carácter obligatorio, como invitados permanentes del Comité: i) El Director Técnico Administrativo y Financiero, ii) El Subdirector Técnico de Recursos Físicos y iii) El Subdirector Técnico de Recursos Tecnológicos.

 

TÍTULO II

 

COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO 

Dimensión Control Interno

 

ARTÍCULO 50.  Objeto. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del IDU es el órgano asesor para el fortalecimiento del Sistema de Control Interno Institucional e instancia decisoria en los asuntos del control interno.

 

ARTÍCULO 51.  Composición. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del IDU estará integrado por:

 

- El Director General o su delegado, quien lo presidirá.

 

- El Subdirector General de Desarrollo Urbano.

 

- El Subdirector General de Infraestructura.

 

- El Subdirector General Jurídico.

 

- El Subdirector General de Gestión Corporativa.

 

- El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

 

- El Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones.

 

- El Jefe de la Oficina de Relacionamiento y Servicio a la Ciudadanía.

 

- El Jefe de la Oficina de Control Disciplinario.

 

PARÁGRAFO 1º. En los eventos de ausencia del Director General, el Comité elegirá el miembro que lo presida, en cuyo caso, para quorum y decisiones solo se contará como un voto. Para los demás miembros su asistencia es indelegable.

 

PARÁGRAFO 2º.  El Jefe de la Oficina de Control Interno será invitado permanente a las sesiones, con voz, pero sin voto y ejercerá la Secretaría Técnica del Comité.

 

PARÁGRAFO 3º. Podrán asistir en calidad de invitados los funcionarios que determine y estime conveniente el presidente del Comité.

 

ARTÍCULO 52. Sesiones y quorum decisorio y deliberatorio. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno se reunirá mínimo dos (2) veces en el año, y extraordinariamente, cuando alguno de sus miembros, lo considere conveniente. Sesionará, con la asistencia de mínimo la mitad más uno de sus integrantes y adoptará las decisiones por mayoría simple.

 

ARTÍCULO 53.  Funciones. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del Instituto tendrá las siguientes funciones:

 

53.1. Evaluar el estado del Sistema de Control Interno y aprobar las modificaciones, actualizaciones y acciones de fortalecimiento del sistema, a partir de la normatividad vigente, los informes presentados por el jefe de control interno o quien haga sus veces, organismos de control y las recomendaciones de otras instancias institucionales, como el Comité de Gestión y Desempeño u otros que suministren información relevante para la mejora del sistema.

 

53.2. Aprobar el Plan Anual de Auditoría, presentado por el jefe de control interno o quien haga sus veces, hacer sugerencias y seguimiento a su ejecución y a las recomendaciones que surjan, de acuerdo con lo dispuesto en el estatuto de auditoría, basado en la priorización de los temas críticos según la gestión de riesgos del Instituto, a fin de que se tomen las medidas pertinentes.

 

53.3. Aprobar el Estatuto de Auditoría Interna y el Código de Ética del auditor, así como verificar su cumplimiento.

 

53.4. Revisar la información contenida en los estados financieros del Instituto y hacer las recomendaciones a que haya lugar.

 

53.5. Servir de instancia para resolver las diferencias que surjan en desarrollo del ejercicio de auditoría interna, siempre que se haya surtido el conducto regular ante la Oficina de Control Interno, de manera previa a la entrega del informe final de auditoría.

 

53.6. Conocer y resolver los conflictos de interés que afecten la independencia de la auditoría.

 

53.7. Someter a aprobación del representante legal la política de administración del riesgo y hacer seguimiento para su posible actualización y evaluar su eficacia frente a la gestión del riesgo institucional.

 

53.8. Asesorar a la alta dirección en asuntos relacionados con el control interno.

 

53.9. Promover la integridad (valores), el cumplimiento de estándares de conducta y la práctica de los principios del servicio público.

 

53.10. Impartir lineamientos para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno del Instituto.

 

53.11. Las demás asignadas por el Representante Legal del Instituto, y las que surjan de la expedición de nuevas disposiciones y que se deriven de la naturaleza del objeto del Comité.

 

TÍTULO III

 

DISPOSICIONES FINALES

 

ARTÍCULO 54. Sesiones no presenciales. Para optimizar la gestión directiva, los Comités y Subcomités que hacen parte de las instancias de coordinación interna del IDU, podrán deliberar, votar y decidir en la modalidad no presencial, utilizando los medios electrónicos idóneos, dejando constancia de lo actuado por ese mismo medio con los atributos de seguridad necesarios, de conformidad con lo establecido en el artículo 63 de la Ley 1437 de 2011.

 

ARTÍCULO 55. Funciones comunes de las Secretarías Técnicas. Las Secretarías Técnicas de los Comités y Subcomités que hacen parte de las Instancias de Coordinación Interna del IDU definidas en la presente resolución, tendrán las siguientes funciones:

 

55.1. Elaborar la respectiva acta de las sesiones.

 

55.2. Organizar el archivo y custodia de las actas y documentos presentados a consideración del Comité y Subcomité respectivo.

 

55.3. Conservar los medios magnéticos o cualquier otro medio electrónico de las sesiones.

 

55.4. Efectuar la citación de los miembros del comité y Subcomité respectivo, remitiendo el orden del día y los documentos que los soportan.

 

55.5. Las demás que se encuentren consagradas en las normas especiales que regulen su funcionamiento.

 

ARTÍCULO 56. Comunicación. Ordenar a la Subdirección General de Gestión Corporativa, en cumplimiento del artículo 11 de la Resolución 104 de 2018 de la Secretaría Jurídica Distrital, enviar PDF firmado y el texto en Word a la citada Secretaría, para su incorporación en el Régimen Legal de Bogotá. Una vez entre en vigencia este acto administrativo, corresponderá a la Oficina Asesora de Comunicaciones del IDU divulgarlo en el sitio web oficial.

 

ARTÍCULO 57. Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Registro Distrital y deroga las Resoluciones IDU-6499 de 2020, 7419 de 2021, 2410 de 2022, 4374 de 2023, 4376 de 2023, 281 de 2024, 397 de 2024 y 1174 de 2024 expedidas por el Director General.

 

Dada en Bogotá, D.C., a los 18 días del mes de julio del año 2024.

 

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

PEDRO ORLANDO MOLANO PEREZ

 

Director General

 

Nota: Ver norma original en Anexos.