RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CONCEPTO 20241300041693 DE 2024

 

(Agosto 21)

 

Al contestar cite este número:

 

Radicado DADEP No. 20241300041693

 

Bogotá D.C, 2024-08-21 130 OJ                     

 

MEMORANDO

 

Para: Hugo Alberto Carrillo Gómez

 

Jefe de la Subdirección de Gestión Corporativa

 

De: Geovanni Andrés Cárdenas Mogollón Jefe de la Oficina Jurídica

 

Referencia: Solicitud de concepto jurídico

 

Asunto: Título ejecutivo para el recobro de las incapacidades

 

Respetada doctora, reciba un cordial saludo:

 

De manera atenta, me permito dar respuesta a su solicitud elevada mediante la mesa de ayuda con número de petición J-202407-00023, en la que recordó que la Oficina Jurídica del DADEP en el Comunicado No. 20224010044633 del 11 de julio de 2022, señaló que el certificado de incapacidad no es un título con sustento en el cual se pueda ejercer la acción de cobro a favor de la entidad, por esa razón, solicita que esta dependencia le indique cómo se constituye el título ejecutivo para que la Oficina Jurídica cobre persuasivamente los valores cancelados por incapacidades.

 

1.1 Marco normativo de las incapacidades

 

Según la Ley 100 de 1993, el empleador en calidad de aportante^[1], tiene la obligación de pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud y Pensiones durante todo el tiempo que dure el contrato de trabajo como también durante el periodo de incapacidad temporal que surja como consecuencia de la ocurrencia de una contingencia de origen común^[2].

De acuerdo con el Artículo 206 de la citada ley, el Sistema General de Seguridad Social en Salud -SGSSS-, a través de las entidades promotoras de salud (EPS)^[3], reconoce a los afiliados al régimen contributivo, es decir, a los cotizantes, las incapacidades por enfermedad general.

 

En la Sentencia T-333 del 2013, la Corte Constitucional indicó que el subsidio por incapacidad laboral hace parte del esquema de prestaciones económicas que el legislador diseñó con el objeto de cubrir a los afiliados al sistema frente a las contingencias que menoscaban su salud y su capacidad económica.

 

En esa medida, el Capítulo 1° del Título 3 del Decreto 780 de 2016^[4] establece las disposiciones para la expedición, reconocimiento y pago de las distintas licencias y de las incapacidades de origen común^[5], denominadas como prestaciones económicas.

 

De manera que, el pago de las incapacidades es un derecho de los afiliados cotizantes al Sistema General de Seguridad Social en Salud -SSS-. En ese orden, el empleador debe realizar el pago de esa prestación económica en los casos que no superen los dos días y, a partir de los 3 días, pagar y solicitar el recobro a las EPS o a la entidad correspondiente. En el caso del sector público la anterior regla se señala en el Artículo 2.2.5.5.13 del Decreto 1083 de 2015.

 

En el Capítulo 3° del Título 3° del Decreto 780 de 2016 se indican las condiciones para el reconocimiento y pago de las incapacidades de origen común, como: i) estar afiliado al Sistema General de Seguridad Social, en calidad de cotizante^[6], ii) haber cotizado efectivamente como mínimo cuatro (4) semanas^[7] inmediatamente anteriores al inicio de la incapacidad y iii) contar con el certificado de incapacidad de origen común expedido por el médico de la red de la entidad promotora de salud o entidad adaptada o validado por esta.

 

A su vez, en los artículos 2.2.3.3.2 y 2.2.3.3.3 de la mencionada norma, se indican los requisitos que debe contener el certificado de incapacidad y la exigencia de que sea expedida por el médico u odontólogo tratante, debidamente inscrito en el Registro Especial en Talento Humano de Salud (ReTHUS), o por el profesional que se encuentre prestando su servicio social obligatorio, los que deben encontrarse adscritos a un prestador de servicios de salud habilitado, en el caso de no estarlo, debe ser validada por la EPS o entidad a la que se encuentre afiliado el cotizante.

 

Ahora bien, para el reconocimiento, liquidación y pago de las prestaciones económicas derivadas de incapacidad de origen común, el aportante (empleador) deberá entregar a la entidad promotora de salud o entidad adaptada, los siguientes documentos:

 

- Solicitud de pago suscrita por el aportante a través del medio que establezca la entidad promotora de salud o la entidad adaptada.

 

- Certificación bancaria con fecha de expedición no superior a treinta (30) días calendario, emitida por la entidad financiera, con la identificación de la cuenta, que incluya el nombre completo e identificación del titular, así como el tipo, número y estado de la cuenta. En caso de no contar con cuenta bancaria, la solicitud debe indicar el medio de pago, de acuerdo con las opciones que establezca la entidad promotora de salud o entidad adaptada.

 

- Certificado de incapacidad de origen común expedido por el prestador de servicios de salud de la red de la entidad promotora de salud o entidad adaptada, o validado por esta.

 

1.2 Proceso de reconocimiento y pago de la prestación económica - incapacidad-

 

El Artículo 2.2.3.4.2 del Decreto 780 de 2016 dispone que la entidad promotora de salud o la entidad adaptada debe constatar el cumplimiento de las condiciones para el reconocimiento de la prestación económica. Para el efecto, deberá revisar los documentos que soportan la solicitud y realizar las validaciones a que haya lugar, a fin de garantizar la correcta liquidación de la prestación y su respectivo pago.

 

Para la revisión y liquidación de las solicitudes de reconocimiento de prestaciones económicas, el Artículo 2.2.3.4.3 de la citada norma señala que la entidad promotora de salud o la entidad adaptada contará con quince (15) días hábiles siguientes a la presentación por parte del aportante.

 

Así mismo, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, la entidad promotora de salud o la entidad adaptada efectuará el pago de las prestaciones que haya autorizado directamente al aportante o al interesado, según corresponda, mediante transferencia electrónica.

 

La entidad promotora de salud o entidad adaptada que no cumpla^[8] con el plazo definido para el reconocimiento y pago de las prestaciones económicas, deberá realizar el reconocimiento y pago de intereses moratorios al aportante, de acuerdo con lo definido en el artículo 4° del Decreto Ley 1281 de 2002.

 

Una vez cancelada, la entidad promotora de salud enviará comunicación por el medio autorizado por el usuario, informando el monto reconocido y pagado de la respectiva prestación, y podrá verificar por cualquier medio que el beneficiario de la prestación económica la haya recibido.

 

1.3 La acción de recobro a favor del aportante

 

De acuerdo con las normas mencionadas en los numerales 1.1 y 1.2, particularmente, las dispuestas en el Decreto 780 de 2016, el aportante (empleador público o privado) tiene un derecho crediticio denominado recobro. Este derecho surge a favor del empleador (aportante) que ha pagado los días correspondientes a la incapacidad de su trabajador.

 

Este fenómeno, según los artículos 1666, 1667 y 1668 del Código Civil, se denominada subrogación definida como la transmisión de los derechos del acreedor a un tercero, que le paga.

 

Según el Artículo 1670 del Código Civil, la subrogación traspasa al nuevo acreedor todos los derechos, acciones y privilegios, prendas e hipotecas del antiguo, así contra el deudor principal, como contra terceros, obligados solidaria y subsidiariamente a la deuda.

 

En esa medida, en su rol de empleador –nominador-, la entidad pública adquiere la calidad de acreedor ante la EPS para el recobro de las incapacidades reconocidas y pagadas a favor del servidor público.

 

Lo anterior, en la medida que, la EPS o entidad adaptada es deudora de la prestación económica denominada incapacidad y el acreedor principal es el trabajador, pero, por expresa disposición de la ley, el aportante (empleador) la cancela y se subroga en los derechos del acreedor para recibir por parte de la EPS o entidad adaptada (deudora) el pago de lo que canceló por la incapacidad igual o mayor a tres días.

 

Ese reembolso se deberá solicitar a la EPS en la que esté afiliado el servidor público en un término máximo de (3) tres años contados desde el pago efectivo de esa incapacidad o del término máximo que tiene para pagar una vez se presentan los documentos exigidos en la ley para el recobro. 

 

En conclusión, en su rol de empleador –nominador-, la entidad adquiere la calidad de acreedor ante la EPS para el recobro de las incapacidades reconocidas y pagadas a favor del servidor público, es decir, debe solicitar ese reembolso.

 

2. Título ejecutivo en el caso de las incapacidades de origen común

 

En relación con los requisitos necesarios para iniciar las distintas etapas del cobro de las acreencias a favor de las entidades del Distrito Capital, es necesario mencionar que el Artículo 3° del Decreto 289 de 2021^[9] establece que deberá efectuarse la verificación de las acreencias pendientes de pago a favor, su exigibilidad, la ocurrencia o existencia de hechos que den lugar a la interrupción o suspensión de la prescripción y la validación del título ejecutivo.

 

Por otra parte, el Artículo 99 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo -CPACA dispone que, para que un documento preste mérito ejecutivo, esto es, para que sirva de soporte o prueba para el inicio de acciones judiciales de ejecución de cobro coactivo, debe contener una obligación clara, expresa y actualmente exigible.

 

En ese orden, el numeral 5° del citado artículo, entre otros, señala que prestarán mérito ejecutivo las obligaciones que consten en documentos que provienen del deudor que, en este caso se configura, al ser la certificación de la incapacidad expedida por la EPS o validada por esta, así mismo, al reportar el pago de la incapacidad en el sistema dispuesto por la EPS o entidad adaptada y, del mismo modo, el registro de la solicitud de pago que se efectúa en la plataforma señalada por la EPS o entidad adaptada. De este modo lo define el Decreto 780 de 2016 al exigir al aportante para solicitar el recobro lo siguiente:

 

- Solicitud de pago suscrita por el aportante a través del medio que establezca la entidad promotora de salud o la entidad adaptada en el que se indique (el nombre o la razón social de quien solicita el pago de la incapacidad, el monto al que equivalen los días de incapacidad otorgados por el médico tratante, el afiliado o usuario que generó la incapacidad pagada y la fecha desde la que se adeudó el valor reconocido por la incapacidad).

 

- Certificación bancaria con fecha de expedición no superior a treinta (30) días calendario, emitida por la entidad financiera, con la identificación de la cuenta, que incluya el nombre completo e identificación del titular, así como el tipo, número y estado de la cuenta. En caso de no contar con cuenta bancaria, la solicitud debe indicar el medio de pago, de acuerdo con las opciones que establezca la entidad promotora de salud o entidad adaptada.

 

- Certificado de incapacidad de origen común expedido por el prestador de servicios de salud de la red de la entidad promotora de salud o entidad adaptada, o validado por esta.

 

En este punto, resulta importante recordar que el título ejecutivo puede ser complejo cuando se encuentra integrado por un conjunto de documentos. Bajo ese contexto, podrá constituirse un título ejecutivo para el recobro del pago en la etapa persuasiva, mediante la presentación de los documentos que acrediten la obligación a cargo de la EPS y el pago realizado por parte del aportante.

 

En ese orden, para cobrar ejecutivamente los valores cancelados por concepto de incapacidades de origen común por parte de una entidad pública en calidad de aportante deberá tener los documentos señalados en el Artículo 2.2.3.3.1. del Decreto 780 de 2016^[10]:

 

- Constancia de que la entidad realizó los aportes en las fechas establecidas en la ley no haber incurrido en mora: Allegar la planilla en la que conste el pago de los aportes de sus trabajadores dependientes en el término o plazo establecido en el Artículo 2° del Decreto 1990 de 2016.

 

- El empleador debe adelantar los trámites para el cobro de las incapacidades: De acuerdo con lo establecido en el Artículo 121 del Decreto 19 de 2012, acreditar que la entidad adelantó el trámite en el término previsto, así mismo, allegar la respuesta en la que se negó el reconocimiento o el reembolso de las incapacidades. Normas señaladas hoy en el Decreto 780 de 2016 (solicitud de pago suscrita por el aportante, certificación bancaria con fecha de expedición no superior a treinta (30) días, certificado de incapacidad de origen común expedido por el prestador de servicios de salud o entidad adaptada).

 

- Un mínimo de cotización de 4 semanas en forma ininterrumpida y completa: Conforme lo establece el Artículo 3° del Decreto 47 de 2000, demostrar una cotización al Sistema de Seguridad Social de más de las cuatro semanas antes de que le otorgara la incapacidad al servidor público. No sustento jurídico para la aplicación de lo establecido en el numeral 5° del Artículo 2.1.9.1 del Decreto 780 de 2016^[11].

 

- Acto administrativo en el que se otorgó la licencia por enfermedad: De conformidad con el Artículo 2.2.5.5.11 del Decreto 1083 de 2015, deberá allegar el acto administrativo en el que autorizó la licencia y su correspondiente pago.

 

- Certificado de pago: Deberá allegar la constancia del pago que acredite que la entidad efectuó o desembolsó el pago a favor del servidor público por concepto de licencia de enfermedad.

 

- En los casos en que la EPS o la entidad adaptada no haya cancelado el valor de la incapacidad dentro de los (5) días hábiles siguientes a la revisión y liquidación de las solicitudes de reconocimiento de la incapacidad, será necesario allegar la liquidación de los intereses moratorios generados hasta el momento en que se envíe para cobro persuasivo.

 

Ahora bien, pueden existir varios escenarios. El primero, que la EPS o la entidad adaptada no reconozca la incapacidad dentro de los (15) días a la presentación con todos los requisitos solicitados y en el medio o plataforma exigida por la EPS o entidad adaptada.

 

En ese caso, se deberá aportar los mismos documentos y la respuesta en la que se negó el reconocimiento de la incapacidad, siempre y cuando se haya subsanado lo exigido.

 

Ahora, si la EPS o entidad adaptada no realizó el desembolso o la transferencia de valor cancelado en los (5) días hábiles siguientes de reconocida la incapacidad y radicada la solicitud de pago, será necesario allegar la liquidación de los intereses moratorios generados hasta el momento en que se envíe para cobro persuasivo.

 

3. Respuesta a la consulta elevada

 

De acuerdo con las condiciones generales para el reconocimiento y pago de la incapacidad como lo prevé el Artículo 2.2.3.3.1. del Decreto 780 de 2016^[12], la Subdirección de Gestión Corporativa deberá recolectar los siguientes documentos:

 

- Constancia de que la entidad realizó los aportes en las fechas establecidas en la ley no haber incurrido en mora : Allegar la planilla en la que conste el pago de los aportes de sus trabajadores dependientes en el término o plazo establecido en el Artículo 2° del Decreto 1990 de 2016.

 

- Que la entidad, en su calidad de empleador aportante, adelantó los trámites para el cobro de las incapacidades: De acuerdo con lo establecido en el Artículo 121 del Decreto 19 de 2012, acreditar que la entidad adelantó el trámite en el término previsto, así mismo, allegar la respuesta en la que se negó el reconocimiento y reembolso de las incapacidades. Trámite regulado en los artículos 2.2.3.4.2 y 2.2.3.4.3 del Decreto 780 de 2016.

 

- Un mínimo de cotización de 4 semanas en forma ininterrumpida y completa: Conforme lo establece el Artículo 3° del Decreto 47 de 2000, demostrar una cotización al Sistema de Seguridad Social de más de las cuatro semanas antes de que le otorgara la incapacidad al servidor público. No sustento jurídico para la aplicación de lo establecido en el numeral 5° del Artículo 2.1.9.1 del Decreto 780 de 2016^[13].

 

- Acto administrativo en el que se otorgó la licencia por enfermedad: De conformidad con el Artículo 2.2.5.5.11 del Decreto 1083 de 2015, deberá allegar el acto administrativo en el que autorizó la licencia y su correspondiente pago.

 

- Certificado de pago: Deberá allegar la constancia del pago que acredite que la entidad efectuó o desembolsó el pago a favor del servidor público por concepto de licencia de enfermedad.

 

- La liquidación de los intereses moratorios generados hasta el momento en que se envíe para cobro persuasivo, generados a partir de los (5) días hábiles siguientes a la revisión y liquidación de las solicitudes de reconocimiento de la incapacidad.

 

En el supuesto de que la EPS niegue o guarde silencio frente a la solicitud de reconocimiento y validación de la incapacidad, la Subdirección de Gestión Corporativa deberá remitir los siguientes documentos que acrediten el cumplimiento:

 

- Constancia de que la entidad realizó los aportes en las fechas establecidas en la ley no haber incurrido en mora.

 

- Prueba de la radicación del trámite para el recobro de las incapacidades.

 

- Constancia de la cotización de 4 semanas en forma ininterrumpida y completa

 

- Acto administrativo en el que se otorgó la licencia por enfermedad.

 

- Certificado de pago de la licencia a favor del servidor público

 

Atentamente,

 

Geovanni Andrés Cárdenas Mogollón

 

Jefe de la Oficina Jurídica

 

Anexos: Sin anexos

Copia: Sin copia

Proyectó: María Fernanda Cruz Rodríguez. Abogada Contratista OJ  

Revisó: Julián Fernando González Niño. Abogada Contratista OJ         

Código de archivo:

 

Nota: Ver norma original en Anexos.

 

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