RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

(Agosto 4)

Derogado por el art. 25, Decreto Distrital 061 de 2007

por el cual se modifica el Decreto 965 de 1994 que reglamenta el funcionamiento de las cajas menores y los avances en efectivo.

EL ALCALDE MAYOR DE SANTA FE DE BOGOTÁ, D.C.,

en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por el numeral cuarto del artículo 38 del Decreto Ley 1421 de 1993.

Artículo lº.- Del Campo de Aplicación: Quedan sujetos a las disposiciones del presente Decreto las Entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital.

Artículo 2º.- Del Monto y Número de Cajas Menores: El monto y número de las cajas menores para cada entidad, será determinado por el Representante Legal.

Artículo 3º.- De la Constitución de las Cajas Menores: Las Cajas Menores se constituirán para cada vigencia fiscal, mediante Resolución suscrita por el Representante Legal de cada entidad, en la cual se indicará claramente la finalidad y la clase de gastos que se podrán efectuar a través de la caja menor. Copia de la Resolución aprobada se enviará a la Secretaria de Hacienda.

Parágrafo.- Cuando por cualquier causa una caja menor legalmente autorizada, quede inoperante, no se podrá constituir otra o reemplazarla hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad.

Artículo 4º.- De las Cuantías: Las cuantías de las cajas menores se establecerán de acuerdo con la siguiente clasificación de las entidades, dentro de cada vigencia fiscal.

(Salarios Mínimos Mensuales Vigentes)

Parágrafo 1º.- Para efectos de lo dispuesto en el presente artículo se excluye del presupuesto de gastos lo correspondiente a transferencias presupuestales y servicio de la deuda pública.

Parágrafo 2º.- Cuando en una unidad exista más de una caja menor, la sumatoria de los montos de las mismas no podrá ser superior a las cuantías antes señaladas.

Artículo 5º.- De las Restricciones Presupuestales: En la Resolución de constitución de cada caja menor, se deberán indicar los rubros presupuestales y los montos que se pueden afectar durante la vigencia. El responsable de presupuesto o quien haga sus veces, expedirá un certificado de disponibilidad que garantice la existencia de la apropiación, a fin de amparar los gastos a realizar.

Parágrafo.- El monto certificado corresponderá a la autorización máxima para efectuar pagos con cargo a los recursos de caja menor.

 Artículo 6º.- De la destinación. Las cajas menores serán utilizadas para sufragar gastos generales identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto Anual del Distrito Capital que tengan carácter de urgentes e imprescindibles.

Parágrafo.- Sólo en casos excepcionales el Representante Legal de la entidad podrá destinar las cajas menores para sufragar gastos de inversión.

Artículo 7º.- Del Funcionamiento: Las cajas menores funcionarán contablemente como un fondo fijo.

Artículo 8º.- De las Prohibiciones: No se podrán realizar con los fondos de las cajas menores las siguientes operaciones.

1. Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en almacenes o depósitos.

2. Fraccionar compras de un mismo elemento.

3. Realizar desembolsos con destino a dependencias diferentes a su propia organización.

4. Reconocer y pagar gastos por conceptos de servicios personales y las contribuciones que establece la Ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.

5. Cambiar cheques a personas naturales o efectuar préstamos.

Artículo 9º.- Del Manejo de los Dineros: El manejo de los dineros de caja menor se hará a través de una cuenta corriente. El funcionario responsable de la caja menor, podrá mantener dinero en efectivo en una cuantía no superior a cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Artículo 10º.- De la Apertura de los Libros: Cada entidad procederá a la apertura de los libros en donde se contabilicen diariamente las operaciones que afectan la caja menor, indicando fecha, imputación presupuestal de gasto, concepto y valor según los comprobantes que respalden cada operación.

Artículo 1lº.- Del Primer Giro: El primer giro se realizará con base en el cumplimiento de los siguientes requisitos:

1. Que exista Resolución de creación expedida por el Representante Legal de conformidad con lo establecido en el artículo tercero del presente Decreto.

2. Que el funcionario encargado de su administración haya constituido o ampliado la póliza de manejo si la entidad no posee una póliza global y esté debidamente aprobada y ampare el monto total de la respectiva caja.

Artículo 12º.- De la Legalización y el Reembolso: En la legalización de los gastos para efectos de la renovación de la caja menor, se exigirá el cumplimiento de los siguientes requisitos:

1. Que los gastos estén agrupados por artículos presupuestales bien sea en el comprobante de pago, o en la relación anexa y que correspondan a los autorizados en la Resolución de constitución.

2. Que los documentos soporte sean originales, identificando nombre o razón social, número del documento de identidad o NlT del proveedor, objeto y cuantía.

3. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando.

Artículo 13º.- De las Cuantías y Fechas para la Legalización y Desembolso: Los reembolsos se harán una vez al mes en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder del monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, ni del setenta por ciento (70%) del monto total autorizado para la caja menor.

La legalización definitiva de las cajas menores, se hará antes del 28 de diciembre de la correspondiente vigencia fiscal; los responsables de cada caja menor deberán consignar en la Tesorería respectiva el dinero disponible en caja y bancos.

El incumplimiento de este requisito al cierre de la vigencia fiscal dará lugar a que el Contador de la respectiva Entidad u Organismo, registre el valor no legalizado en el rubro de responsabilidades en proceso, dándole el tratamiento de faltantes de fondos e informe al respectivo Organismo de Control para que continúe con las investigaciones respectivas.

Parágrafo.- No se podrán solicitar reembolsos más de una vez al mes. En caso de que sea necesario más de un reembolso, el Ordenador del Gasto, mediante acto administrativo, podrá autorizarlo.

Artículo 14º.- De los Avances: Constituyen avances los adelantos en dinero entregados a funcionarios pertenecientes a la respectiva entidad, con el objeto de atender las erogaciones urgentes e imprescindibles, al igual que los valores que se giren a los servidores públicos para viáticos y gastos de viaje. Para ello se requiere la ordenación previa, mediante acto administrativo y del registro presupuestal correspondiente. Estos sólo se podrán conceder para efectuar compras directas de las tipificadas en el régimen de contratación administrativa vigente.

Artículo 15º.- De la Legalización de los Avances: Los avances concedidos, deberán ser legalizados dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de su desembolso. Los funcionarios a los que se les conceda avance, se harán responsables fiscal y pecuniariamente por el incumplimiento en la legalización oportuna y por el manejo que se le de a los dineros girados a su favor, sin perjuicio de las acciones legales a que hubiere lugar.

Artículo 16º.- De las Fianzas: Los funcionarios que manejen avances para efectuar compras directas, deberán tener su correspondiente póliza de manejo.

Artículo  17º.- De la Vigencia del Presente Decreto: El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el Decreto 965 del 30 de Diciembre de 1994.