RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 051 DE 2024

 

(Noviembre 27)

 

Para: TODAS LAS DEPENDENCIAS

 

De: DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA

 

Asunto: LINEAMIENTOS - CIERRE DE VIGENCIA 2024

 

Radicado: 3-2024-10916

 

Con el objetivo de preparar las actividades de carácter financiero, administrativo y contractual requeridas para el cierre de la vigencia 2024, la Dirección de Gestión Corporativa establece los siguientes lineamientos a tener en cuenta por las dependencias, en procura de efectuar un cierre efectivo y oportuno de los registros y operaciones de la entidad:

 

Gestión Administrativa

 

- Las dependencias que gestionan la compra de bienes que implique la gestión de ingreso de bienes al almacén y afectación de los inventarios de la entidad, deben enviar las solicitudes a más tardar el 13 de diciembre de 2024, con el fin de efectuar los registros correspondientes y adelantar los respectivos pagos en el mes de diciembre de 2024 y realizar el cierre definitivo el 27 de diciembre de 2024.

 

- Los supervisores de contratos de prestación de servicios deben garantizar que los contratistas realicen la devolución de los bienes que le fueron asignados con la debida antelación a la fecha de terminación del contrato, así como el cierre efectivo de los radicados a su cargo en el sistema SIGA, la entrega del carné y la tarjeta de ingreso, a efectos de generar la constancia de devolución de bienes y cancelación de servicios. (FT-2311500-200 Sistema SAI).

 

- Los servidores y contratistas que requieran la constancia de devolución de bienes y cancelación de servicios, deben realizar la solicitud al proceso Gestión Administrativa, por lo menos cuatro (4) días antes de la finalización del contrato para que puedan gestionar firmas; dicha constancia será generada por el sistema, siempre y cuando el servidor o contratista no registre bienes a cargo. En caso de registrar bienes a cargo, deberá realizar el traslado de bienes, de conformidad con el procedimiento Gestión de Bienes 2311500-PR-135, es de anotar que por el cierre mensual del mes de noviembre el almacén no podrá registrar traslados de bienes durante el periodo comprendido del 1 al 6 de diciembre de 2024.

 

- Caja Menor: Los servidores que requieran fondos de carácter urgente, imprescindible e inaplazable con recursos de caja menor, deberán realizar sus requerimientos a más tardar hasta el día 06 de diciembre de 2024, a fin de realizar el cierre y presentación de la misma en los plazos estipulados por la Secretaría Distrital de Hacienda, que se tiene programada para el 13 de diciembre de 2024.

 

Gestión Presupuestal

 

- La Dirección de Gestión Corporativa expedirá Certificados de Registro Presupuestal hasta el día 16 de diciembre de 2024.

 

- Supervisores e Interventores de contratos deben garantizar el pago de la totalidad de los recursos de cada contrato, evitando así la generación de reservas presupuestales; si por caso fortuito o de fuerza mayor se generan saldos de contratos como reservas presupuestales deberán presentar la respectiva justificación en formato en Word (adjunto a la presente), a más tardar el 20 de diciembre de 2024, en línea con lo estipulado en la Circular No. 031 de 2017 expedida por la Procuraduría General de la Nación.

 

- La justificación consolidada debe ser firmada por el Ordenador del Gasto, el Responsable de Presupuesto, el (la) supervisor del contrato y el (la) responsable del proyecto de inversión y/o rubro presupuestal. Igualmente se debe programar en una hoja Excel, el PAC de Reservas 2024, tal como van a hacer giradas mes a mes en la vigencia 2025 a partir del mes de febrero. (La programación de giro no debe superar el primer semestre de la vigencia).

 

- Los responsables de proyectos de inversión y/o funcionamiento deben solicitar a más tardar el 6 de diciembre de 2024 mediante memorando dirigido a la Dirección de Gestión Corporativa, la anulación de los certificados de disponibilidad presupuestal que cuentan con recursos sin comprometer, verificando que no hayan sido afectados con registros presupuestales.

 

- Los responsables de proyectos de inversión y/o funcionamiento deben solicitar mediante memorando dirigido a la Dirección de Gestión Corporativa la liberación- de saldos no ejecutados correspondientes a registros presupuestales, a más tardar el 13 de diciembre de 2024, adjuntando la respectiva acta de liquidación formalizada. Es de aclarar que de acuerdo a la normatividad vigente el único que ordena la anulación de saldos de registros y reservas presupuestales es el Ordenador del Gasto, por solicitud de los responsables de proyectos de inversión y/o rubros presupuestales.

 

Los responsables de proyectos de inversión y/o funcionamiento deben solicitar mediante memorando dirigido a la Dirección de Gestión Corporativa la anulación de saldos de las Reservas Presupuestales 2023, y/o ser pagadas en su totalidad; las anulaciones de saldos deben estar acompañadas de la respectiva acta de liquidación del contrato. Esta información debe ser radicada a más tardar el 6 de diciembre de 2024.

 

- Los responsables de proyectos de inversión y/o funcionamiento deben presentar a más tardar el 16 de diciembre de 2024 el PAC mensualizado de las reservas presupuestales que van a quedar en la vigencia y deben ser aprobadas por el ordenador del gasto; estas reservas presupuestales serán pagadas en la vigencia 2025 a partir del mes de febrero.

 

- Una vez se integre al aplicativo Bogdata - BPC el PAC anualizado para el año 2025, la programación que se realice para el trimestre ENERO - MARZO NO TENDRÁ MODIFICACIÓN, por tanto se solicita tener en cuenta los pagos que realmente se realizarán en este período.

 

Gestión Contractual

 

Conforme al procedimiento de ejecución, al terminar la ejecución del contrato se deberán tener en cuenta los siguientes lineamientos:

 

Conforme al procedimiento de Supervisión e Interventoría de contratos y el manual de contratación de la Secretaría Jurídica, al agotarse el plazo del contrato el supervisor debe:

 

- Diligenciar el formato 2311600-FT-312 Informe final de supervisión, el cual será de obligatoria presentación para el último pago del contrato el cual contendrá un resumen de la ejecución contractual y el estado del proceso a la terminación del mismo.

 

- Garantizar que los contratistas realicen la devolución de los bienes que le fueron asignados, al igual que el cierre efectivo de los radicados a su cargo en el sistema SIGA, la entrega del carné y la tarjeta de ingreso, a efectos de generar la constancia de devolución de bienes y cancelación de servicios. (FT-2311500-200 Sistema SAI).

 

- Estos documentos deberán ser remitidos a la Dirección de Gestión Corporativa con sus soportes mediante memorando interno. Validar el balance pagos (7. ejecución) en plataforma SECOP II de cada uno de los contratos, asegurando que el valor pendiente de ejecución se encuentre en cero y que el plan de pagos se encuentre en pagado.

 

- Verificar que se encuentre publicada en plataforma SECOP Il la completitud de la documentación que dé cuenta de la ejecución del contrato y el cierre del expediente contractual.

 

- Los contratistas que requieran la constancia de devolución de bienes y cancelación de servicios deberán realizar la solicitud al proceso Gestión Administrativa de la Dirección de Gestión Corporativa con cuatro 4 días de antelación a la finalización del contrato, atendiendo las disposiciones enunciadas en la sección de Gestión Administrativa.

 

- Una vez se apruebe el ultimo pago en la plataforma SECOP lI, cada supervisor de contrato deberá validar que se esté ejecutando la totalidad (100%) del contrato. Así mismo el supervisor deberá validar que se encuentren publicados en plataforma todos los documentos que den cuenta de la ejecución del contrato y que el contratista haya realizado la totalidad de los pagos al sistema de seguridad social a lo largo de la ejecución.

 

- Atendiendo al alto volumen de trabajo programado para el proceso contractual durante los meses de diciembre y enero, los certificados contractuales deberán requerirse al menos con 10 días hábiles de antelación y se atenderán solicitudes en estricto orden de radicación. Es preciso mencionar que se validarán hojas de vida con las actas de inicio de los contratos en ejecución para evitar el alto trámite de certificados contractuales.

 

Cronograma de radicación (Trámites de Pago)

 

En línea con las directrices y plazos establecidos por la Secretaría Distrital de Hacienda y teniendo en cuenta el cierre de la vigencia 2024, a continuación, se establece la programación para radicación de trámites de pago, así:

 

PRESTACIÓN DE SERVICIOS

 

 

PROVEEDORES

 

 

CUENTAS POR PAGAR

 

Se constituyen cuentas por pagar cuando se generan obligaciones como consecuencia de bienes, obras y servicios que, aunque fueron recibidos a satisfacción dentro de la vigencia y fueron registrados presupuestalmente, quedaron pendientes de pago durante la vigencia; éstos se pagarán en el mes de enero de 2025 una vez se reabra el módulo de tesorería de la Secretaría Distrital de Hacienda. Cabe mencionar que las cuales afectan presupuesto, PAC y contabilidad.

 

Todas las facturas de la vigencia 2024 deberán tramitarse de acuerdo a las fechas antes relacionadas. En la vigencia 2025 NO se recibirán facturas con fecha del año 2024.

 

Reiteramos la importancia de revisar cuidadosamente toda la documentación a radicar, así como su diligenciamiento, a fin de minimizar los alcances a los radicados que generan reprocesos y demoras en el proceso de pago.

 

Teniendo en cuenta la gran cantidad de pagos que se deben tramitar en el mes de diciembre los cuales podrían duplicar los pagos realizados en otros meses de la vigencia, se solicita radicar las cuentas en los primeros días del mes, el retraso en la radicación de estas cuentas dificultará su trámite de pago.

 

Por lo anterior, y apelando al principio de planeación que debe ser rector en todas las actuaciones de los funcionarios y servidores públicos, la Dirección de Gestión Corporativa y la coordinación de todos los Directivos y sus equipos de trabajo para dar estricto cumplimiento a la presente circular, con el fin de garantizar una adecuada y oportuna ejecución de los recursos asignados en cada dependencia (PAC), permitiendo cumplir oportunamente con los objetivos y metas trazadas por la entidad.

 

Gestión Contable

 

En lo relacionado con la información requerida para el cierre contable de la vigencia y la preparación de los estados financieros 2024, tener en cuenta lo establecido en la Circular 9 de 2024, expedida por la Dirección de Gestión Corporativa. Con el cumplimiento de estos lineamientos lograremos como entidad un cierre de vigencia exitoso.

 

HERNANDO ANDRES DE LA ROSA CHAMORRO

 

Director de Gestión Corporativa

Anexos: Formato Justificación Reservas Presupuestales

Proyectó: Luz Dary Corredor Moreno - Profesional Universitario DGC

Adriana Patricia Guzmán Contreras - Profesional Especializado DGC

Héctor Iván Arredondo Vélez - Profesional Especializado DGC

Alejandra Casallas Martínez - Profesional Universitario DGC

Revisó: - Paola Gómez Martínez -  Contratista DGC

Oscar Javier Martínez Torres - Contratista DGC

Nicolas David Mora Ortiz - Contratista DGC

María Fernanda Quijano Vásquez - Asesora del Despacho

Aprobó: - Hernando Andrés de la Rosa Chamorro - Director de Gestión Corporativa

 

Nota: Ver norma original y anexo en Anexos.