RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 005 DE 2025

(Enero 31)

Para: DEPENDENCIAS DE LA SECRETARIA JURIDICA DISTRITAL

De: DIRECCION DE GESTION CORPORATIVA

ASUNTO: LINEAMIENTOS PROGRAMACIÓN DE PAGOS, PAC Y CIERRE FINANCIERO 2025

Radicado No.: 3-2025-1005

Respetados señores,

La Dirección de Gestión Corporativa se permite informar las fechas para la programación del PAC, PAGOS y CIERRE 2025 (vigencia y reservas).

1. LINEAMIENTOS GENERALES

- Se deben gestionar las reservas presupuestales generadas el 31 de diciembre de 2024, con un plazo máximo del primer semestre del año 2025 (se exceptúa los casos cuya vigencia contractual supere dicho término o previa autorización debidamente justificada determine exceder dicho plazo) para su pago y/o anulación de la reserva presupuestal previa acta de liquidación con el lleno de requisitos y firmas.

- Es responsabilidad de cada dependencia programar oportunamente el PAC y los PAGOS que se requieran, sujetándose a las fechas establecidas en la presente Circular, así como realizar seguimiento y control de los pagos tramitados, devoluciones y alcances realizados.

- Es importante tener en cuenta que siempre que se inicie un proceso de contratación se debe solicitar la creación del tercero y/o actualización de acuerdo a lo establecido en el procedimiento 2311420-PR-063 CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE TERCEROS.

- Es responsabilidad del contratista presentar su cuenta dentro de los tiempos previstos en el contrato de manera mensualizada y del supervisor realizar el seguimiento a la ejecución de los contratos que tenga a su cargo, lo anterior a fin de no acumular cuentas, teniendo en cuenta que afecta el cumplimiento del PAC programado.

- Cada área deberá atender las políticas de operación indicadas en el procedimiento ejecución presupuestal código 2311400-PR-019 versión 8.

- Las solicitudes de CDP y CRP que se tramiten durante toda la vigencia tienen un tiempo de expedición de un día hábil. Es importante precisar que, una vez culminado el horario laboral, se entenderá recibida al día siguiente, momento en el que empezarán a contar los tiempos de expedición.

- Toda adquisición de bienes y servicios deben estar registradas en el Plan Anual de Adquisiciones (PAA) aprobado y los objetos de las solicitudes de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal - CDP, deben coincidir con lo aprobado en este plan, de lo contrario serán devueltos a la dependencia solicitante.

- Para realizar modificaciones presupuestales que se requieran para acreditar cuentas deficitarias, deberá realizarse la solicitud mediante memorando electrónico dirigido a la Dirección de Gestión Corporativa, adjuntando la correspondiente justificación de la necesidad de (acreditar) recursos y de igual forma la cuenta o cuentas de donde se van a reducir (contracreditar) los recursos, justificando el por qué se van a reducir los recursos del rubro de funcionamiento y/o proyecto de inversión.

- Las modificaciones presupuestales de recursos de inversión además de los documentos mencionados, deben adjuntar el concepto favorable de la Secretaría Distrital de Planeación.

Nota: Los traslados presupuestales externos se presentarán para aprobación de la Secretaría Distrital de Hacienda, y el tiempo mínimo del trámite es de cinco (5) días hábiles posterior a su radicación, por tanto, es pertinente tener en consideración estos plazos al momento de solicitar una modificación o traslado presupuestal.

2. PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA - PAC

La adecuada gestión, programación y ejecución financiera asegura la liquidez necesaria para cumplir con los compromisos adquiridos y alcanzar las metas de la vigencia 2025 de la Secretaria Jurídica Distrital, por tal motivo todo pago programado en el PAC que no se realice, quedara en PAC no ejecutado, por lo cual, si posterior se requiere hacer uno de dichos recursos no ejecutados en PAC, la dependencia encargada deberá remitir la justificación debidamente soportada y avalada por el secretario de despacho.

- La programación del PAC de la vigencia 2025, elaborada por cada una de las dependencias y registrada en el sistema Bogdata, es la máxima autorización de pagos, lo que implica que solo se podrán efectuar pagos hasta el monto programado en cada uno de los meses, por lo tanto, el responsable de los rubros y/o proyectos de inversión de cada dependencia o proyecto de inversión debe garantizar el control y disponibilidad de PAC para el pago de contratistas y proveedores.

- La programación de PAC inicial tanto de vigencia y reservas 2025, fue cargada en el aplicativo Bogdata cumpliendo con los lineamientos de la Secretaria de Hacienda Distrital, dicha programación se realizó con la información suministrada por cada una de las dependencias a la Dirección de Gestión Corporativa, con la premisa que no se pueden realizar modificaciones a lo programado para el primer trimestre del año 2025.

- La programación inicial de PAC 2025, se podrá modificar (reprogramar), cada tres (3) meses y solo se podrán afectar los meses siguientes, sin incluir el mes en que se está realizando la reprogramación. Adicionalmente, las dependencias deberán no solamente concentrar sus esfuerzos en reprogramar los próximos tres (3) meses, sino la totalidad de la vigencia.

- De acuerdo con lo anterior las dependencias podrán realizar las reprogramaciones a más tardar en las siguientes fechas:

1. Marzo 14 de 2025, para los meses de abril, mayo y junio.

2. Junio 13 de 2025, para los meses de julio, agosto y septiembre.

3. Septiembre 15 de 2025, para los meses de octubre, noviembre y diciembre.

- La reprogramación del PAC de reservas presupuestales debe realizarse en las mismas fechas establecidas en el punto anterior.

- El PAC de reservas presupuestales constituidas a 31 de diciembre de 2024, no podrán exceder del primer semestre del año en curso.

3. CRONOGRAMA DE RADICACION DE CUENTAS PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

De acuerdo con los plazos establecidos por la Dirección Distrital de Tesorería, a continuación, se relacionan las fechas máximas de recibo de cuentas para pago de proveedores y contratistas:

Debido a que se ampliaron las fechas de radicación, se precisa que no se tramitarán cuentas fuera de los plazos establecidos en la presente circular.

- Los desembolsos estarán condicionados al cumplimiento de los requisitos establecidos y a la entrega de toda la documentación necesaria para el trámite de pago, dentro de las fechas establecidas para cada caso.

- El área financiera realizará la revisión y tramite de las cuentas de acuerdo con el orden de la radicación. Es de aclarar que todo tramite devuelto o que requiera alcance, inicia proceso nuevamente siempre y cuando se entregue dentro de los plazos establecidos, por lo cual se recomienda no dejar la radicación inicial para el último día. La única excepción es cuando desde el área financiera se requiera que el contratista, proveedor o supervisor remitan un alcance al trámite de pago, la cual deberá darse en un plazo máximo de dos días hábiles.

- La Oficina de Gestión de Pagos de la SDH-DDT realizará el desembolso de los tramites de pago dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su liberación en el ERP SAP-BogData una vez se encuentren en estado RADICADO.

- Los contratistas y/o proveedores obligados a facturar deben tener en cuenta que la fecha de la factura debe corresponder al mes de la radicación de la solicitud del pago, cumpliendo los plazos establecidos en la presente circular.

- Los trámites de pago correspondientes al mes de diciembre que sean gestionadas para pago dentro del mismo mes deberán radicarse hasta el 16 de diciembre de 2025, y los trámites de pago radicados entre el 19 y el 24 de diciembre de 2025 serán registrados como cuentas por pagar para giro en la siguiente vigencia.

- Es necesario tener en cuenta que, tanto contratistas por prestación de servicios como proveedores deben cargar los documentos al SECOP (Sistema Electrónico de Contratación Pública) cada vez que presenten el trámite de pago para aprobación del pago por parte del supervisor del contrato; de manera que al realizarse la respectiva consulta por parte del proceso de gestión financiera en SECOP la cuenta se encuentre aprobada, de lo contrario se devolverán todos los documentos y no se continuará con el trámite de pago.

4. REQUISITOS PARA TRÁMITE DE PAGO PARA CONTRATISTAS

- Formatos 2311400-FT-197 y 2311400-FT-302 versión 3 - Informe Financiero y de Supervisión Contractual en los formatos vigentes (con logotipos, títulos y forma) y en PDF debidamente suscrito por el contratista y el supervisor.

- Si el contratista está obligado a expedir factura de venta electrónica, adjuntar original con los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario.

- Copia de la planilla de pago por conceptos de aportes de pensión, salud y ARL.

- Con el primer pago y por una sola vez, a menos que se requiera actualizar información, presentar: la certificación bancaria y el formato de caracterización tributaria 2311400-FT-304 en el formato establecido por la entidad (con logotipos, títulos y forma) y en formato PDF debidamente suscrito  por  el  contratista  y  acompañado  de   los   soportes de beneficios tributarios a tener en cuenta como son: dependientes, crédito hipotecario y medicina prepagada, estos dos últimos requieren certificación a 31 de diciembre de 2024, en caso de no contar con los soportes de la vigencia 2024, se podrá hacer uso de las deducciones radicadas en la vigencia 2023, los cuales se podrán tener en cuenta hasta los honorarios del mes de marzo, a partir de los honorarios del mes de abril solo se tendrán en cuenta la documentación de 2024 o posterior.

- Para pago final del contrato es necesario adjuntar también el Informe Final formato 2311600-FT-312 (última versión) en el formato establecido por la entidad (con logotipos, títulos y forma) y en PDF debidamente suscrito por el contratista y supervisor. Así como también el documento de paz y salvo formato FT-2311500-200.

- Con el primer pago y por una sola vez, salvo que hayan actualizaciones posteriores, deben adjuntar el RUT y RIT con fecha de impresión de la vigencia 2025.

5. REQUISITOS PARA TRÁMITE DE PAGO PARA PROVEEDORES

- Formato 2311400-FT-303 (última versión) - Certificado de pago PJ en el formato establecido por la entidad (con logotipos, títulos y forma) y en PDF debidamente suscrito por el supervisor.

- Original de la factura de venta electrónica, de acuerdo con los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario y la fecha debe corresponder al mes que se radica.

- Certificación de pago de aportes a seguridad social suscrito por el revisor fiscal y/o representantes legales el cual deje claro que el periodo que está siendo cobrado se encuentra a paz y salvo en aportes.

- Con el primer pago y por una sola vez, presentar la certificación bancaria, RUT y RIT, con fecha de impresión de la vigencia 2025.

6. COMENTARIOS GENERALES

- El pago de las cuentas de contratistas y proveedores radicadas desde del 19 de diciembre de 2025, quedarán registrados en cuentas por pagar, por lo cual serán giradas por la Tesorería Distrital en el mes de enero de 2026, con cargo al PAC programado en diciembre de 2025.

- El pago oportuno a contratistas y proveedores dependerá del cumplimiento de los cronogramas establecidos, del correcto diligenciamiento de los formatos y que los soportes de cada trámite de pago cumplan con lo estipulado en los contratos, siendo debidamente validados por el supervisor correspondiente.

- El éxito de la reprogramación y consolidación del PAC dependerá de la participación de todas las dependencias, cumpliendo estrictamente con el cronograma establecido y siguiendo los lineamientos, a través de la organización de los equipos de trabajo al interior de cada una de sus áreas para que la información generada sea confiable y oportuna.

7. RESERVAS PRESUPUESTALES

Para la constitución de reservas presupuestales a 31 de diciembre de 2025, la Dirección de Gestión Corporativa recibirá hasta el 22 de diciembre de 2025, los formatos de JUSTIFICACIÓN DE CONSTITUCIÓN DE RESERVAS PRESUPUESTALES, debidamente firmado por el supervisor del contrato, el ordenador del gasto y el responsable de presupuesto, lo anterior, de conformidad con la Circular externa No. DDP-000006 de 2024, esta información reportada debe coincidir con el informe de ejecución presupuestal generado por el sistema de información presupuestal de la Secretaría Distrital de Hacienda. Si por alguna circunstancia no coincide la información de la reserva, el formato será devuelto. En dicho caso, tendrá plazo máximo de un día hábil para atender la observación.

Es importante recordar que las reservas presupuestales que se constituyan deben ser excepcionales ante la verificación de eventos imprevisibles y, de manera complementaria, deben obedecer a compromisos que, de no constituirse su reserva, afectarían de manera sustancial la prestación del servicio.

Atentamente,

HERNANDO ANDRES DE LA ROSA CHAMORRO

Director de Gestión Corporativa

Proyecto: Oscar Javier Martínez Torres – Contratista Dirección de Gestión Corporativa

Reviso: Adriana Patricia Guzman – Profesional Especializado Dirección de Gestión Corporativa

Luz Dary Merchan - Profesional Especializado Dirección de Gestión Corporativa

Nota: Ver norma original en Anexos.