RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 008 DE 2025

 

(Febrero 05)

 

Para: DEPENDENCIAS DE LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL

 

De: DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA

 

Asunto: Información para Estados Financieros - Lineamientos y Plazos

 

Radicado: 3-2025-1184

 

Con el objetivo de garantizar la integralidad de la información en los Estados Financieros de la Secretaría Jurídica Distrital, así como el adecuado y oportuno flujo de información y documentación por parte de los diferentes procesos que originan los hechos económicos, a continuación, se relaciona la información a reportar al proceso de gestión financiera de la Dirección de Gestión Corporativa, las fechas de entrega y plazos de la misma:

 

1. INFORMACIÓN POR REPORTAR

 

DIRECCIÓN DISTRITAL DE DEFENSA JUDICIAL Y PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO

 

Información mensual

 

- Soportes de las cuentas por cobrar a favor de la Secretaría Jurídica Distrital por concepto de costas judiciales u otros conceptos, generadas al interior de la Dirección Distrital de Defensa Judicial, así como los soportes del cobro realizado y del traslado a la Subdirección de Cobro no Tributario cuando sea el caso.

 

Información trimestral

 

- Informe sobre procesos en contra, así como los procesos iniciados por la Secretaría Jurídica Distrital, detallando:

 

- Número total de procesos

 

- Clasificación de procesos (probables, posibles o remotos)

 

- Justificación de diferencias en el caso de presentarse.

 

DIRECCIÓN DISTRITAL DE ASUNTOS DISCIPLINARIOS

 

Información semestral

 

- Relación de procesos disciplinarios en contra de funcionarios de la entidad, indicando número del proceso, datos del investigado (nombre y documento de identidad), valor y estado del proceso al cierre de cada semestre.

 

- Relación de procesos que hayan sido fallados a favor de la entidad en los que se haya determinado un valor por pagar a cargo del investigado que, de origen al registro de la cuenta por cobrar, en donde se detalle el número del proceso, los datos del responsable de la cuenta por cobrar (nombre completo y documento de identidad), valor a cobrar y el número de acto administrativo que respalda la cuenta por cobrar.

 

DIRECCIÓN DISTRITAL DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL

 

Información mensual

 

- Soportes de las cuentas por cobrar a favor de la Secretaría Jurídica Distrital por concepto de multas u otros conceptos, generadas al interior de la Dirección Distrital de Inspección, Vigilancia y Control.

 

Información exógena nacional

 

Formato 2683 "Entidades que otorgan, reconocen, registran, cancelan o suspenden personerías jurídicas", información contemplada en el artículo 37 de la Resolución 001255 del 26 de octubre de 2022 emitida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN.

 

DIRECCIÓN DISTRITAL DE POLÍTICA JURÍDICA

 

Información mensual

 

- Relación de insumos entregados a la Imprenta Distrital con sus soportes correspondientes.

 

- Informe sobre los productos recibidos de parte de la Imprenta Distrital, así como la destinación de los mismos.

 

OFICINA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES

 

Información mensual

 

- Relación mensual de los pagos atribuibles al Software en desarrollo.

 

Información trimestral

 

- Informe de avance Software en desarrollo.

 

Información para cierre de vigencia

 

- Informe deterioro equipo de comunicación, computación e intangibles a más tardar la primera semana del mes de diciembre de 2025.

 

- Informe sobre la verificación y asignación de vidas útiles remanentes - VUR a los equipos de comunicación y cómputo, así como a licencias y/o software de la entidad a más tardar en el mes de noviembre de 2025.

 

DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA

PROCESO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA (Almacén)

 

Información mensual

 

- Cuenta mensual (Reporte consolidado mensual inventarios por ubicación generado a través del sistema SAI, movimientos totales por inventarios incluyendo ingresos, salidas, traslados, bajas y toda la documentación debidamente tramitada y firmada)

 

- Inventario actual bodega y servicio, con los valores de la depreciación acumulada y la última depreciación, generado a través del sistema SAI - Conciliación Almacén.

 

Información exógena nacional

 

- Formato 2575 Versión 1: Articulo 61. Información de donaciones recibidas y certificadas por las entidades no contribuyentes. (Especificación técnica en el Anexo 55 de la Resolución DIAN 000162 de octubre 31 de 2023).

 

Información para cierre de vigencia

 

- Informe sobre toma física de inventario o inventario general. (Cumpliendo con lo establecido en el numeral 4.2.3. Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo y control de los bienes en las Entidades de Gobierno Distritales.

 

- Justificación detallada de los bienes que al cierre de la vigencia hayan quedado en bodega o como bienes no explotados, así como el valor de la depreciación respectiva.

 

- Informe sobre análisis e indicios de deterioro en elementos de la entidad, con sus respectivas fichas o soportes.

 

- Informe sobre la verificación y asignación de vidas útiles remanentes - VUR, de los activos de la entidad.

 

- Informe sobre la verificación del valor residual de los bienes de la entidad.

 

- Relación de los elementos en calidad de comodato en cumplimiento con lo establecido en los numerales 7.2. y 7.2.1. del Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo y control de los bienes en las Entidades de Gobierno Distritales.

 

- Relación de los elementos por entrega gratuita en cumplimiento con lo establecido en los numerales 7.3. y 7.3.1. del Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo y control de los bienes en las Entidades de Gobierno Distritales.

 

- Formatos para anexos revelaciones: Anexo 10.1 PPE Muebles, Anexo 10.4 PPE - Estimaciones, Anexo 14.1 Detalle saldos y movimientos, Anexo 14.2 Revelaciones adicionales, Anexo 14.2.1 Estimaciones.

 

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

 

Información mensual

 

- Reporte "Resumen General de nómina" generado a través del sistema PERNO Conciliación nómina.

 

- Relación mensual incapacidades - Conciliación Incapacidades.

 

- Detallado mensual de cesantías retroactivas retiradas dentro del mes.

 

- Relación mensual de las cuentas por cobrar a funcionarios de la entidad.

 

Información trimestral

 

- Verificación del consolidado de prestaciones sociales.

 

Información exógena nacional

 

- Formatos 1001 y 2276 con la información correspondiente a los gastos por concepto de la nómina.

 

Información para el cierre de la vigencia

 

- Informe consolidado prestaciones sociales.

 

- Informe remuneraciones al personal directivo (Anexo 22.5 Remuneraciones al personal directivo).

 

- Informe deterioro cuentas por cobrar incapacidades.

 

- Informe ejecución del plan anual de capacitación.

 

GESTIÓN FINANCIERA (Presupuesto)

 

Información mensual

 

- Conciliación de cuentas tramitadas en el mes.

 

- Conciliación cuentas por pagar.

 

- Informe de giros realizados durante el mes.

 

- Informe de reservas presupuestales.

 

- Relación de recibos de caja por otros conceptos, generados a través del sistema BOGDATA.

 

Información para el cierre de la vigencia

 

- Informe de pasivos exigibles

 

GESTIÓN CONTRACTUAL

 

Información trimestral

 

- Informe obligaciones contingentes.

 

Información exógena nacional

 

- Formato 1159 Versión 10: Artículo 2 Información a suministrar por las entidades públicas o privadas que celebren convenios de cooperación y asistencia técnica con organismos internacionales. (Especificación técnica en el Anexo 1 de la Resolución DIAN 000162 de octubre 31 de 2023).

 

Información para el cierre de la vigencia

 

- Relación detallada de contratos y convenios suscritos por la entidad durante la vigencia.

 

TODAS LAS DEPENDENCIAS

 

Al cierre de la vigencia, a más tardar la última semana del mes de diciembre, remitir mediante memorando electrónico a la Dirección de Gestión Corporativa, certificación de los servicios que se recibieron durante la vigencia 2025, que no fueron tramitados para para pago o para reconocimiento como cuenta por pagar, indicando:

 

- Documento de identificación y nombre del contratista.

 

- Valor de los honorarios y valor de IVA en el caso que aplique.

 

- Número de contrato.

 

Justificación de la razón por la cual no se tramitó la cuenta durante la vigencia.

 

2. PLAZOS DE ENTREGA

 

 

Atentamente,

 

HERNANDO ANDRES DE LA ROSA CHAMORRO

 

Director de Gestión Corporativa

 

Proyectó: Adriana P. Guzmán Contreras - Profesional Especializado Dirección de Gestión Corporativa

Revisó: Oscar Javier Martínez Torres - Contratista - Dirección de Gestión Corporativa

 

Nota: Ver norma original en Anexos.