RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 021 DE 2025

(Abril 22)

Para: SERVIDORES(AS) PUBLICOS(AS) DE LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL

De: DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA

Asunto: CONVOCATORIA EQUIPOS DE TRABAJO

Radicación: 3-2025-4012

La Secretaría Jurídica Distrital busca promover el desarrollo de la creatividad y la innovación institucional desde las y los servidores, para transformar y crear mejores formas de ejecutar las funciones, mejorar los procesos y resolver los problemas estructurales.

Por lo anterior, se convoca a todas las y los servidores públicos interesados para que constituyan e inscriban sus equipos de trabajo y sus proyectos para desarrollar durante la vigencia 2025, teniendo en cuenta las siguientes condiciones:

1. Conformación de los equipos de trabajo

Se entiende por equipo de trabajo el grupo de personas que laboran en forma interdependiente y coordinada, aportando las habilidades individuales requeridas para la consecución de un resultado concreto, en el cumplimiento de planes y objetivos institucionales.

Para conformar equipos de trabajo se deben reunir los siguientes requisitos:

1. Los integrantes de los equipos de trabajo pueden ser servidores y servidoras de una misma dependencia o de distintas dependencias de la Entidad.

2. Cada equipo de trabajo deberá estar conformado como mínimo por dos (2) y máximo por cinco (5) integrantes, con el fin de fomentar el trabajo en equipo.

3. Las temáticas a desarrollar por los equipos de trabajo deben estar relacionadas con áreas estratégicas de trabajo fundamentadas en la planeación y con importante contenido de creatividad e innovación institucional y serán presentadas ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño para su aprobación.

2. Inscripción de equipos de trabajo.

La inscripción de los equipos de trabajo y sus respectivos proyectos, la efectuará el Jefe de la dependencia a la que corresponda el tema a desarrollar, ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, a través de la Dirección de Gestión Corporativa mediante memorando en el que se anexará el proyecto formulado, acompañado de los indicadores, el cronograma de trabajo y el nombre de cada uno de sus integrantes.

Las inscripciones se deberán remitir por memorando electrónico del 23 de abril de 2025 al 25 de abril de 2025 a la Dirección de Gestión Corporativa.

Para la inscripción de proyectos se deberán cumplir los criterios que se describen a continuación:

1. Los proyectos deberán presentarse para que su ejecución finalice a más tardar la semana anterior al Comité Institucional de Gestión y Desempeño del mes de octubre del año en curso, indicando en el mismo, las etapas o fases que se desarrollarán y ejecutarán dentro de este término, las cuales deberán cumplirse al 100%.

2. El alcance del proyecto debe concretarse al mejoramiento específico de acciones, tareas, procesos, planes y objetivos institucionales o cualquiera otro que a juicio del Comité Institucional de Gestión y Desempeño genere valor agregado en la gestión institucional.

Si dentro del término de inscripción descrito, no se registra por lo menos un (1) equipo, este se prorrogará por tres (3) días más, es decir del 28 de abril de 2025 al 30 de abril de 2025. Si al término de la prórroga solo se inscribe un equipo, se aceptará la inscripción de este único equipo.

Cerradas las inscripciones de los equipos, el representante de cada proyecto realizará la presentación ante el equipo evaluador en el mes de mayo de 2025 conformado por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, quien, a través de la Dirección de Gestión Corporativa, informará sobre los proyectos inscritos que fueron admitidos para concursar.

Si solo se presenta un (1) proyecto de equipo de trabajo, y este es admitido, se adelantará el proceso.

3. Selección de los mejores equipos de trabajo.

Los proyectos presentados por los equipos de trabajo deberán reunir los siguientes requisitos para competir por los incentivos institucionales:

1. El Proyecto u objetivo inscrito para ser evaluado debe haber concluido. Lo anterior, de conformidad con lo expuesto en el punto 4 de la presente circular.

2. Los resultados del trabajo presentado deben responder a criterios de excelencia y mostrar aportes significativos al servicio que ofrece la entidad.

Además de lo anterior, en el proceso de selección de los mejores equipos de trabajo se deberán cumplir con los siguientes puntos:

- Todos los equipos de trabajo inscritos que reúnan los requisitos exigidos deberán efectuar sustentación pública ante los empleados de la entidad.

- El Comité Institucional de Gestión y Desempeño, actuará como equipo evaluador y podrá invitar a servidoras(es) expertos de acuerdo con la temática de cada proyecto, con el fin de garantizar imparcialidad y conocimiento técnico para su evaluación y calificación.

Los equipos de trabajo serán seleccionados en estricto orden de mérito, con base en los resultados obtenidos en las evaluaciones respectivas.

La Secretaría Jurídica Distrital, de acuerdo con el concepto emitido por el equipo evaluador, asignará mediante acto administrativo, los incentivos pecuniarios al mejor equipo de trabajo de la entidad y los no pecuniarios a los equipos que ocupen el segundo y tercer lugar.

4. Evaluación de proyectos.

Para la evaluación de los proyectos de los equipos de trabajo cuya inscripción sea aceptada, el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Secretaría Jurídica Distrital, actuando como equipo evaluador tendrá en cuenta los siguientes criterios de valoración:

1. Planteamiento del proyecto y ejecución del cronograma. Hace referencia al cumplimiento del mismo, de acuerdo con lo señalado en el cronograma presentado y aprobado.

2. Funcionamiento como equipos de trabajo. Hace referencia a los procesos, métodos, investigaciones, levantamiento de información, desarrollo y demás aspectos relacionados con las actividades de grupo, como son la comunicación, integración, participación y aportes de quienes conformen el equipo de trabajo, para el desarrollo del respectivo proyecto.

3. Eficiencia con que se haya realizado la labor. Hace referencia a la utilización de recursos para el logro de objetivos, a la oportunidad y tiempo requerido en su desarrollo o ejecución y a los documentos que soportan el trabajo presentado.

4. Aporte a la transformación Institucional. Hace referencia a los aportes y problemas que resuelve o a la mejora de procesos y procedimientos.

5. Logro de los objetivos previstos. Hace referencia a los resultados alcanzados, los cuales deben ser medidos de acuerdo con los indicadores definidos en el proyecto.

Ponderación criterios de valoración: A los criterios de valoración señalados anteriormente les corresponderá el puntaje de calificación que se indica a continuación:

Se evaluará la presentación y sustentación de un informe parcial y de un informe final. De acuerdo a las fechas determinadas en el cronograma, los equipos de trabajo, a través de la Dirección de Gestión Corporativa, remitirán por memorando al Comité Institucional de Gestión y Desempeño antes de cada sustentación, los informes de avance, indicadores aplicados y el cronograma ejecutado. Para la sustentación final, cada equipo de trabajo deberá entregar los documentos que evidencien el proyecto realizado por memorando electrónico. Para la calificación se aplicarán los criterios y ponderación señalados a continuación:

- Informe Parcial. Un (1) informe parcial que tendrá un peso del 25% sobre el total de la evaluación, en el que se valorarán los criterios Planteamiento del proyecto y ejecución del cronograma (10) y Funcionamiento como equipo de trabajo (15).

- Informe Final. Un (1) informe final que tendrá un peso del 75% sobre el total de la evaluación, en donde se valorarán los criterios Eficiencia con que se haya realizado la labor (20), Aporte a la transformación Institucional (25), Logro de los objetivos previstos (30) y consistirá en la presentación y sustentación del proyecto ante Comité Institucional de Gestión y Desempeño y posteriormente en audiencia pública ante los servidores por parte de los equipos que ocupen el puesto 1, 2 y 3.

4.1. Modificado por la Circular 040 de 2025. <El nuevo texto es el siguiente> Metodología para la sustentación ante el equipo evaluador.

- Para efectos de la sustentación, cada equipo de trabajo escogerá al integrante que hará la respectiva exposición, en todo caso, los miembros del Comité Institucional de Gestión y Desempeño podrán dirigir las preguntas que consideren pertinentes a cualquiera de sus integrantes.

- De acuerdo con la naturaleza del proyecto y a juicio del Comité, podrá invitarse a las personas que, por sus calidades y conocimientos relacionados con el respectivo tema, sean considerados como un apoyo en el proceso de evaluación.

- En cada exposición se efectuará la retroalimentación de los avances presentados por los equipos de trabajo. Así mismo, se entregará por parte de la Dirección de Gestión Corporativa a cada representante de los equipos de trabajo, el resultado de la calificación obtenida en el informe parcial dentro de los 15 días hábiles siguientes a la sesión en la cual se efectúe dicha calificación o posterior a la subsanación si se diere.

- Igualmente. se entregará el informe de la calificación final, una vez se consoliden los puntajes de cada uno de los evaluadores. La correspondiente divulgación y entrega de los resultados tanto parciales como finales la realizará la Dirección de Gestión Corporativa dentro de los 15 días hábiles siguientes a la sesión en la cual se haya calificado el puntaje final.

- Selección y divulgación de resultados. A más tardar en la última semana de noviembre del año en curso, el Comité Institucional de Gestión y Desempeño seleccionará a los equipos de trabajo que obtengan una calificación definitiva igual o superior a 90 puntos, es decir, que alcancen el nivel de excelencia; en orden de mérito y de acuerdo con el mayor puntaje se establecerá el primero, segundo y tercer lugar, con base en las calificaciones obtenidas, las cuales serán consignadas en acta firmada por los integrantes del Comité. La divulgación será efectuada por la Dirección de Gestión Corporativa dentro de los 15 días hábiles siguientes a la sesión en la cual se haya calificado el puntaje final.

En caso de presentarse empate entre equipos de trabajo, se deberá dirimir con el equipo que haya obtenido el mayor puntaje en el criterio de valoración del informe final, denominado "Logro de los objetivos previstos"; de persistir el empate, éste se dirimirá mediante sorteo por balota.

En caso de declararse desierto en alguno de los lugares o puestos a premiar, los recursos no utilizados podrán reasignarse para actividades de bienestar de los servidores de la entidad.

El texto original era el siguiente:

4.1. Metodología para la sustentación ante el equipo evaluador.

- Para efectos de la sustentación, cada equipo de trabajo escogerá al integrante que hará la respectiva exposición, en todo caso, los miembros del Comité Institucional de Gestión y Desempeño podrán dirigir las preguntas que consideren pertinentes a cualquiera de sus integrantes.

- De acuerdo con la naturaleza del proyecto y a juicio del Comité, podrá invitarse a las personas que, por sus calidades y conocimientos relacionados con el respectivo tema, sean considerados como un apoyo en el proceso de evaluación.

- En cada exposición se efectuará la retroalimentación de los avances presentados por los equipos de trabajo. Así mismo, se entregará por parte de la Dirección de Gestión Corporativa a cada representante de los equipos de trabajo, el resultado de la calificación obtenida en el informe parcial dentro de los 15 días hábiles siguientes a la sesión en la cual se efectúe dicha calificación.

- Igualmente se entregará el informe de la calificación final, una vez se consoliden los puntajes de cada uno de los evaluadores. La correspondiente divulgación y entrega de los resultados tanto parciales como finales la realizará la Dirección de Gestión Corporativa dentro de los 15 días hábiles siguientes a la sesión en la cual se haya calificado el puntaje final.

- Selección y divulgación de resultados. A más tardar en la última semana de octubre del año en curso, el Comité Institucional de Gestión y Desempeño seleccionara a los equipos de trabajo que obtengan una calificación definitiva igual o superior a 90 puntos, es decir, que alcancen el nivel de excelencia; en orden de mérito y de acuerdo con el mayor puntaje se establecerá el primero, segundo y tercer lugar, con base en las calificaciones obtenidas, las cuales serán consignadas en acta firmada por los integrantes del Comité. La divulgación será efectuada por la Dirección de Gestión Corporativa dentro de los 15 días hábiles siguientes a la sesión en la cual se haya calificado el puntaje final.

En caso de presentarse empate entre equipos de trabajo, se deberá dirimir con el equipo que haya obtenido el mayor puntaje en el criterio de valoración del informe final, denominado “Logro de los objetivos previstos"; de persistir el empate, este se dirimirá mediante sorteo por balota.

En caso de declararse desierto en alguno de los lugares o puestos a premiar, los recursos no utilizados podrán reasignarse para actividades de bienestar de los servidores de la entidad. 

5. Cronograma. Modificado por la Circular 040 de 2025. <El nuevo cronograma es el siguiente> 

5. Cronograma

Cordialmente,

MARIA FERNANDA QUIJANO VASQUEZ

DIRECTORA (E) DE GESTION CORPORATIVA

Proyecto: Pedro Alfonso Mejía Sierra, Profesional Especializado, Dirección de Gestión Corporativa

Aprobó: María Fernanda Quijano Vásquez, Directora Técnica (E), Dirección de Gestión Corporativa

Nota: Ver Circular original en Anexos.