RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 208 DE 2019

 

(Junio 07)

 

Por medio de la cual se adopta la reglamentación del Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas

 

EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

 

En uso de sus facultades Constitucionales, Legales y Estatutarias, y en especial las conferidas por la Ley 30 de 1992, y el Acuerdo 003 de 1997, y,

 

CONSIDERANDO:

 

Que de conformidad con el Artículo 69 de la Constitución Política de Colombia, y de la Ley 30 de 1992, las Universidad Públicas pueden darse sus propias directivas y regirse por sus propios estatutos de conformidad con la Ley.

 

Que mediante Resolución No. 075 del 05 de febrero de 1999, se creó en la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, el Comité de Conciliación y Defensa Judicial, de conformidad con lo establecido en el artículo 64 de la Ley 446 del 07 de julio de 1998.

 

Que conforme con el artículo 64 de la Ley 446 de 1998, la conciliación es definida como el mecanismo alternativo de resolución de conflictos a través del cual dos o más personas gestionan la solución de sus diferencias con la ayuda de un tercero neutral y calificado, denominado conciliador.

 

Que en virtud del artículo 70 de la citada Ley, prevé que se podrán conciliar, total o parcialmente, en las etapas prejudicial o judicial, las personas jurídicas de derecho público, a través de sus representantes legales o por conducto de apoderado, sobre conflictos de carácter particular y contenido económico de que conozca o pueda conocer la jurisdicción de lo Contencioso Administrativo, a través de las acciones de nulidad y restablecimiento del derecho, de reparación directa y de las controversias contractuales previstas en los artículos 138, 140 y 141 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

Que mediante la Ley 640 de 2001, por la cual se modifican normas relativas a la conciliación, se establecen los requisitos de las actas, las constancias; se desarrolla el principio de gratuidad y las clases de conciliación, y hace referencia a los conciliadores y a los centros de conciliación.

 

Que a través de la Resolución No. 193 de 2007 la Universidad Distrital Francisco José de Caldas modificó y adecuo el Comité de Conciliación al Decreto Nacional 1214 de 2000, derogó la Resolución 075 de 1999.

 

Que de conformidad con el articulo 13 de la Ley 1285 de 2009, se constituye en requisito de procedibilidad de las acciones de nulidad y restablecimiento del derecho, de reparación directa y de las controversias contractuales, el adelantamiento del trámite de la conciliación extrajudicial, cuando los asuntos sean conciliables.

 

Que la Directiva Presidencial 05 de 2009 impartió instrucciones para el adecuado ejercicio de los Comités de Conciliación. En relación con sus miembros prevé que en los casos en los cuales exista una alta probabilidad de condena, éstos deberán analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada. Resalta que a los Comités de Conciliación como instancia administrativa, les asiste la obligación de formular políticas de prevención del daño antijurídico e implementar políticas generales de defensa de los intereses litigiosos de la entidad y demás obligaciones consagradas en el Decreto 1716 de 2009.

 

Que la Universidad Distrital profirió la Resolución No. 783 de 2011 mediante la cual se adecuó el Comité de Conciliación al Decreto Nacional 1716 de 2009, derogando la Resolución 193 de 2007.

 

Que el Decreto Nacional 1069 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho", modificado por el Decreto Nacional 1167 de 2016, en los artículos 2.2.4.3.1.1.1 y siguientes, reglamenta la conciliación en materia de lo Contencioso Administrativo, señalando los términos dentro de los cuales debe adelantarse el análisis y decisión de los casos de conciliación y repetición por parte de los Comités de Conciliación.

 

Que el Decreto Nacional 1167 de 2016, "Por el cual se modifican y se suprimen algunas disposiciones del Decreto 1069 de 2015. Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho" en su artículo 1º modifica el artículo 2.2.4.3.1.1.2 del Decreto Nacional 1069 de 2015, y determina como asuntos susceptibles de conciliación extrajudicial en materia Contencioso Administrativa, para las Entidades Públicas y las personas privadas que desempeñan funciones propias de los distintos órganos del Estado, por conducto de apoderado, total o parcialmente, sobre los conflictos de carácter particular y contenido económico de los cuales pueda conocer la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo a través de los medios de control previstos en los artículos 138, 140 y 141 del Código de Procedimiento Administrativo y de Contencioso Administrativo - CPАСА.

 

Que los Comités de Conciliación decidirán, en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por si sola, no dará lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del Comité. La decisión del Comité de Conciliación acerca de la viabilidad de conciliar no constituye ordenación de gasto en los términos del Artículo 2.2.4.3.1.2.2.16 (sic) del Decreto Nacional 1069 de 2015.

 

Que atendiendo la regulación nacional antes citada, la cual establece nuevas disposiciones relacionadas con requisitos, materia sujetas a conciliación prejudicial obligatoria, nuevas obligaciones, entre otros aspectos propios del mecanismo de solución de conflictos, se considera pertinente actualizar y adoptar algunos lineamientos para el buen funcionamiento de la conciliación en la Universidad Distrital Francisco José de Caldas y su Comité de Conciliación.

 

Que en mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE:

 

SOBRE LA CONCILIACIÓN

 

Artículo 1º.- Principio General. La Universidad Distrital Francisco José de Caldas, podrá conciliar, total o parcialmente, en las etapas prejudicial o judicial, a través de su representante legal o por conducto de apoderado, sobre conflictos de carácter particular y contenido económico que conozca o pueda conocer la jurisdicción de lo Contencioso Administrativo, a través de los medios de control previstos en los artículos 138, 140 y 141 del CPACA, o de aquellos que las normas creen, reemplacen, complementen o sustituyan.

 

Parágrafo. La Universidad Distrital Francisco José de Caldas, deberá agotar los mecanismos legales de arreglo directo de los litigios judiciales y extrajudiciales en los que la Universidad es parte o comparece, en expresión de una buena práctica que reviste en la garantía de derechos de la ciudadanía, siempre que ésta derive de una aplicación rigurosa del análisis de reiteración de causas litigiosas recurrentes, conforme a las metodologías establecidas por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y disposiciones Distritales concordantes.

 

SOBRE EL COMITÉ DE CONCILIACIÓN

 

Artículo 2°. Naturaleza jurídica del Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la Universidad.

 

Además, decidirá en cada caso específico sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por si sola, no dará lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del Comité.

 

Parágrafo. La decisión del Comité de Conciliación acerca de la viabilidad de conciliar, no constituye ordenación del gasto.

 

Artículo 3º. Objeto del Comité de Conciliación. Es objeto del Comité de Conciliación de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, adoptar las medidas tendientes a asegurar una defensa idónea de los intereses litigiosos de la Universidad, a la vez, que constituirá una herramienta fundamental para el desarrollo de la política de conciliación en los procesos judiciales y prejudiciales, la prevención del daño antijurídico, contribuyendo a la racionalización de los recursos públicos.

 

Artículo 4º. Adopción de Políticas. Corresponde al Comité de Conciliación adoptar políticas en materia de defensa judicial en aquellos casos recurrentes, para asistir ante los despachos judiciales o extrajudiciales con una posición institucional unificada y coherente, cuando se debatan temas con identidad fáctica, jurídica y coincidencia temporo-espacial, cuando sea del caso.

 

Artículo 5º. Funciones y Competencias Generales. Además de las funciones previstas en el artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto Nacional 1069 de 2015, el Comité de Conciliación, ejercerán las siguientes competencias:

 

5.1. Conocerá y decidirá sobre la viabilidad de las conciliaciones judiciales y extrajudiciales, que se adelanten con ocasión de los actos, hechos, omisiones u operaciones que la Universidad expida, realice o en que incurra o participe conforme a su objeto y funciones.

 

5.2. Conocerá y decidirá sobre la procedencia de acción de repetición, para el efecto revisará que se reúnan los requisitos de procedibilidad establecidos en la Ley 678 de 2001, a saber, la existencia de una condena en contra de la Universidad por causación de un daño antijurídico, constancia del pago de la misma, de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial, y prueba siquiera sumaria del supuesto factico que llevaría a constatar la operancia de alguna de las presunciones establecidas por la citada ley en relación con la responsabilidad subjetiva del agente estatal.

 

Parágrafo 1º. Este examen de procedencia de la acción se circunscribe al marco de su competencia interpretativa que, según reiterada jurisprudencia, se limita al análisis desde el punto de vista formal, toda vez que la revisión de fondo, en especial en lo relacionado con la responsabilidad subjetiva corresponde de forma exclusiva al juez.

 

Parágrafo 2º. En el evento en que el Comité de Conciliación no decida en oportunidad iniciar la acción de repetición y con el propósito de dar aplicación al artículo 8 de la Ley 678 de 2001, el Presidente del respectivo Comité deberá comunicar inmediatamente tal decisión a la Procuraduría General de la Nación, con el objeto que el Ministerio Público la ejercite, si lo considera pertinente.

 

Parágrafo 3°. En el evento del inciso anterior, si la decisión del Comité de Conciliación fuera la de iniciar acción de repetición, el respectivo Secretario Técnico deberá remitir oportunamente a la Oficina Asesora Jurídica de la Universidad, copia de los antecedentes y de las decisiones del Comité de Conciliación, a fin de presentar la correspondiente demanda dentro del plazo establecido por el artículo 2.2.4.3.1.2.12. del Decreto Nacional 1069 de 2015, es decir, dentro de los dos (2) meses siguientes a la decisión motivada de iniciar la acción, con el propósito que el Jefe de la Oficina Asesora jurídica designe el apoderado que iniciará la acción, en representación de la Universidad.

 

5.3. El Comité de Conciliación de la Universidad deberá implementar estrategias que permitan establecer los asuntos susceptibles de conciliación o de acuerdo de terminación anticipada de procesos, atendiendo el precedente judicial en los casos de pérdida reiterada por supuestos fácticos análogos, a efectos de evitar el impacto negativo en los niveles de éxito procesal de la Universidad por el resultado adverso de aquellos asuntos que pudieren preverse.

 

Artículo 6º Conformación. El Comité de Conciliación de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, estará conformado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes:

 

1. El Rector, o su delegado.

 

2. El Vicerrector Administrativo y Financiero, quien actuará como Presidente.

 

3. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.

 

4. El Secretario General.

 

5. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Control

 

Parágrafo 1. Concurrirán solo con derecho a voz los funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto, el apoderado que represente los intereses de la Universidad en cada proceso, el Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno y el Secretario Técnico del Comité.

 

Parágrafo 2°. El Comité de Conciliación, podrá también invitar a sus sesiones, con voz pero sin voto, al Director Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría Jurídica Distrital, para que éste y/o su delegado, preste la colaboración y asesoría pertinente, relacionadas con la prevención del daño antijurídico y/o acciones o políticas de defensa judicial.

 

Artículo 7°. Asistencia. La asistencia a los Comité de Conciliación de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, por parte de sus miembros permanentes es obligatoria e indelegable, con excepción de la del Rector.

 

Artículo 8°. Sesiones: El Comité de Conciliación de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, se reunirá de forma ordinaria no menos de dos (2) veces al mes y en forma extraordinaria, cuando las circunstancias lo exijan o cuando sus miembros lo estimen conveniente, previa convocatoria de la Secretaría Técnica.

 

Artículo 9°. Convocatoria. De manera ordinaria, el Secretario Técnico del Comité procederá a convocar a los integrantes del Comité de Conciliación con al menos tres (3) días de anticipación, indicando día, hora y lugar de la reunión y el respectivo Orden del Día. Asimismo, extenderá la invitación a los funcionarios o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración del Comité.

 

Con la convocatoria, se deberán remitir a cada miembro del Comité las fichas técnicas, que efectúe el apoderado a quien corresponda el caso, o el tema puesto a consideración en el Orden del Día.

 

Artículo 10°. Inasistencia a las sesiones. Cuando alguno de los miembros del Comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo por escrito, enviando a la Secretaria Técnica la correspondiente excusa, con la indicación de las razones de su inasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión o haciendo llegar a la sesión del Comité, el escrito antes señalado. En la correspondiente Acta de cada sesión del Comité, el Secretario Técnico dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados, y en caso de inasistencia así lo señalará indicando si se presentó en forma oportuna la justificación. Lo anterior, para los fines que estime pertinentes el Jefe de la Oficina de Control Interno de la Universidad.

 

Artículo 11º. Quórum deliberatorio y adopción de decisiones. El Comité de Conciliación de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, deliberará con mínimo tres (3) de sus miembros permanentes; el Secretario Técnico procederá a preguntar a cada uno de los integrantes el sentido de su voto; las proposiciones serán aprobadas por mayoría simple y se dejará constancia de las razones por las cuales se vota en un sentido diferente. En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación, de persistir el empate el Presidente del Comité, tendrá la función de decidir el desempate.

 

Artículo 12°. Sesiones Virtuales. El Comité de Conciliación de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, a solicitud de la Secretaria Técnica, en casos de urgencia manifiesta o excepcionales y/o cuando medie orden judicial o requerimiento del Ministerio Público, podrá deliberar, votar y decidir en conferencia virtual, utilizando los medios electrónicos idóneos y dejando constancia de lo actuado por ese mismo medio con los atributos de seguridad necesarios, de acuerdo con lo establecido en el artículo 63 de la Ley 1437 de 2011, Código de Procedimiento Administrativo y de la Contencioso Administrativo. En todo caso la presencia virtual debe seguir el Siguiente protocolo:

 

a. Que todos los miembros del Comité puedan intervenir, deliberar y todos los miembros con derecho a voto puedan decidir.

 

b. Que la comunicación que se establezca sea simultánea o sucesiva.

 

c. Que el medio técnico empleado para llevar a cabo la comunicación a distancia, permita aprobar las deliberaciones realizadas y las decisiones adoptadas, mediante mecanismos tales como grabaciones o filmaciones, correos electrónicos o videoconferencia, chat, etc.

 

d. Si alguno de los miembros con derecho a voto no participa en la comunicación simultánea o sucesiva las decisiones que se adopten serán ineficaces.

 

No opera la ineficacia de las decisiones tornadas si con los miembros presentes físicamente, o a través de medios tecnológicos teleconferencia, chat, etc.), se cuenta con quórum y con la mayoría

decisoria exigida por esta Resolución.

 

Artículo 13. De las Actas. De cada sesión la Secretaría Técnica levantará un acta que contiene la verificación del quorum la indicación de los asistentes, así como el lugar y fecha en que ha sido efectuada, el objetivo de la sesión, la lectura del orden del día, los aspectos centrales tratados y discutidos, así como la decisión adoptada por la mayoría, y en caso de que exista una decisión que se aparte de la mayoría, se dejará la respectiva constancia.

 

El acta es leída y sometida a la aprobación de los miembros del Comité al final de la misma sesión, o al inicio de la siguiente. No obstante, el Secretario Técnico puede certificar las decisiones específicas ya aprobadas, así como autorizar la ejecución inmediata de lo decidido.

 

Cada acta, luego de aprobada, es firmada por el Presidente y el Secretario Técnico. Asimismo, éste último debe remitir una copia magnética de la misma a todos los miembros presentes y ausentes.

 

Artículo 14°. Metodología de las Reuniones. La siguiente es la metodología que se llevará a cabo en las reuniones del Comité de Conciliación:

 

14.1. Verificación del quórum.

 

14.2. Aprobación del acta de la reunión anterior, en caso de que no haya sido aprobada en la misma sesión.

 

14.3 Lectura y aprobación del orden del día

 

14.4. Presentación del tema de discusión

 

14.5 Discusión del tema, dentro de la cual se podrá escuchar el concepto de personas invitadas para ilustrar la materia.

 

14.6. Conclusiones de la discusión

 

14.7. Proposiciones y varios

 

Artículo 15°. Trámite de impedimentos, recusaciones y/o conflicto de intereses. A efectos de garantizar los principio de imparcialidad y autonomía en la adopción de las decisiones, si algunos de los integrantes del Comité se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento, recusación y/o conflicto de intereses, previstas en el Capítulo II del Código General del Proceso, artículos 11 y 12 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y demás normas concordantes, deberá informarlo al Comité previo al inicio de la deliberación de los asuntos sometidos a estudio. Los demás integrantes decidirán sobre si procede o no el impedimento y/o conflicto de intereses, y se dejará constancia en la respectiva acta, continuando la sesión con los demás miembros habilitados para deliberar y decidir.

 

De igual manera, los integrantes del Comité podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento. Si se admite la causal de impedimento, recusación y/o conflicto de intereses y con ello se afecta el quórum deliberatorio y decisorio, el Presidente del comité, mediante acto administrativo que no tendrá recurso alguno, designará un funcionario de la Universidad, del nivel directivo, para que se integre ad hoc el Comité, en reemplazo de quien haya sido declarado impedido o recusado, en tal caso se suspende la sesión correspondiente hasta que se produzca la designación.

 

SOBRE LA SECRETARIA TÉCNICA

 

Artículo 16°. Secretaría Técnica. El Comité de Conciliación de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, contará con una Secretaria Técnica a cargo de un funcionario profesional, preferiblemente del derecho, designado por los Miembros permanentes del Comité de Conciliación en sesión ordinaria, con cortes a cada año.

 

Los archivos de las actas y documentos soporte para el estudio de los casos, deberán reposar en la oficina de quién ejerza la función de Secretario Técnico.

 

Artículo 17 Funciones del Secretario Técnico. Además de las establecidas en el Artículo 2.2.4.3.1.2.6 del Decreto 1069 de 2015, el Secretario Técnico del Comité de Conciliación de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, tendrá a su cargo las siguientes funciones:

 

17.1. La obligatoriedad de elaborar y subir las respectar Actas del Comité de Conciliación, en el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJWEB dentro de los cinco (5) días siguientes a la sesión del Comité de Conciliación, con las correspondientes deliberaciones de los asistentes y las decisiones adoptadas por los miembros permanentes.

 

17.2. Verificar la publicación en la Web de las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios, contratos de transacción y laudos arbitrales celebrados ante los agentes del Ministerio Público y Tribunales de Arbitramento, dentro de los tres (3) días siguientes a su suscripción, con miras a garantizar la publicidad y transparencia de los mismos, para tal efecto el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, remitirá oportunamente en medio magnético las citadas actas a la Dirección de Estudios e Informática Jurídica de la Dirección Jurídica Distrital a efecto de que se incorporen debidamente tematizadas al Sistema de Información "Régimen Legal de Bogotá".

 

17.3. Presentar por lo menos una vez por semestre, en sesiones ordinarias del Comité de Conciliación, un informe sobre los mecanismos alternativos de solución de conflictos que han sido empleados por la universidad. Este informe relacionará el número total de casos resueltos empleando el respectivo mecanismo alternativo de solución de conflictos, terminación favorable o desfavorable, valor total e individual de las sumas impuestas a favor y en contra; así como los criterios o directrices institucionales que se han implementado para utilizar los diferentes mecanismos alternativos de solución de conflictos. En estos Comités se invitará al Jefe de la División Financiera de la Universidad.

 

Copia de dicho informe deberá ser remitido a la Secretaría Jurídica Distrital.

 

17.4. Realizar la verificación sobre el cumplimiento y aplicación de las políticas adoptadas por el respectivo Comité de Conciliación, y velar porque efectivamente los apoderados de la Universidad realicen el diligenciamiento de las fichas de conciliación y de pacto de cumplimiento en el sistema SIPROJWEB.

 

17.5. Enviar copia del reglamento del Comité de Conciliación e informar sobre sus modificaciones a cada apoderado de la universidad.

 

17.6. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité

 

Artículo 18°. Actualización del Sistema Jurídico de Régimen Legal y Procesos Judiciales de Bogotá. Además de las funciones establecidas en el artículo 17° del presente acto administrativo, corresponde al Secretario Técnico del Comité de Conciliación, enviar a la Secretaria Jurídica Distrital, la información para actualizar los sistemas jurídicos de Régimen Legal y Procesos Judiciales de Bogotá, por lo tanto, deben remitir:

 

18.1. Copia del acto administrativo vigente de creación orgánica del Comité de Conciliación

 

18.2. Copia del acto administrativo vigente de integración del Comité de Conciliación; nombres completos, identificación y cargos de los funcionarios, señalando claramente el presidente del mismo.

 

18.3. Nombre y cargo de quien ejerce la Secretaría Técnica.

 

18.4. Dirección de correo electrónico de la Secretaría Técnica.

 

18.5. Actas suscritas por el Comité de Conciliación, las cuales no se hayan incorporado al sistema SIPROJ.

 

18.6. Las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios de la universidad, a fin de asegurar su publicación en la Web en el Sistema de Información "Régimen Legal de Bogotá".

 

18.7. Relación de las políticas y líneas de decisión en relación con la prevención del daño antijurídico, la viabilidad de la conciliación y/o de la acción de repetición en asuntos reiterativos o de gran impacto.

 

Parágrafo 1º. La información del presente artículo deberá actualizarse cada vez que se presenten cambios en la integración o reglamentación del Comité de Conciliación.

 

SOBRE LA ACCIÓN DE REPETICIÓN

 

Artículo 19°. Procedencia de la Acción de Repetición. El Comité de Conciliación de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, al momento de evaluar cada caso con el fin de adoptar la decisión sobre la procedencia de iniciar o no las acciones de repetición, y luego de un examen de verificación de los presupuestos de procedencia de la Ley 678 de 2001, desarrollados por la jurisprudencia constitucional y contenciosa.

 

Artículo 20°. Presupuestos de la Acción de Repetición. El Comité de Conciliación deberá tener en cuenta los siguientes presupuestos:

 

20.1. En relación con las fuentes, la acción de repetición se puede incoar a partir de:

 

20.1.1. Una decisión judicial de condena contra la universidad, de la jurisdicción contenciosa administrativa, ordinaria o por un tribunal de arbitramento.

 

20.1.2. Una Conciliación Extrajudicial en la cual la Universidad, acepte pagar el valor de una obligación a favor de un particular, o cualquier acuerdo que tenga el efecto de precaver, disolver o dar por terminado un conflicto, en el cual la Universidad acepte pagar una suma de dinero a favor de un particular.

 

20.2. En relación con el dolo o la culpa grave en la conducta desplegada por el funcionario, y que constituye el fundamento del daño antijurídico, el Comité de Conciliación deberá:

 

20.2.1. Determinar clara e inequívocamente el sujeto pasivo de la acción, esto es, establecer sin lugar a dudas cuál es el servidor o ex servidor público directamente responsable de la conducta que produjo la condena u obligación a cargo de la Universidad.

 

20.2.2. Verificar si las funciones asignadas al servidor público contra quien se repite, guardaban estrecha relación con el trámite demandado ante la Jurisdicción y, por tanto, su actuación resultó determinante en la causación del daño antijurídico alegado.

 

20.3. Para la determinación del agente responsable, de acuerdo con el tipo de medio de control, se deben tener en cuenta las siguientes premisas:

 

20.3.1. En las condenas emitidas por el medio de control de reparación directa, será necesario determinar, cuál es el funcionario cuya acción u omisión generó el daño. Tratándose de daños por acción, normalmente se habrá tramitado un proceso penal, fiscal o disciplinario que facilite esta determinación.

 

Cuando el daño proviene de una omisión, la determinación del responsable deberá hacerse verificando la competencia del o los funcionarios que tenían bajo su potestad el ejercicio de determinada conducta, cuya falta de acción produjo el daño por el cual fue condenada la Universidad.

 

20.3.2. En las condenas emitidas por el medio de control de controversias contractuales, la acción de repetición debe dirigirse contra la parte que haya generado el incumplimiento por el cual fue condenada la Universidad a pagar los perjuicios al demandante, punto en el que se debe tener en cuenta que dicho incumplimiento puede haber sido determinado por asesores, interventores o consultores, respecto de los cuales también es procedente la acción de repetición en los términos del artículo 2 de la Ley 678 de 2001.

 

20.3.3. En las condenas emitidas por el medio de control de nulidad y restablecimiento del derecho, por regla general, la demanda será dirigida contra el funcionario que suscribió el acto administrativo. En esos casos, sin embargo, podrá también existir responsabilidad del asesor, en cuyo concepto se fundó el autor del acto para expedirlo.

 

20.3.4. En aquellos casos en los que en el fallo condenatorio haya concluido la existencia del dolo o culpa grave en la conducta del funcionario, el Comité de Conciliación deberá decidir positivamente la procedencia de la demanda en acción de repetición. En ese evento el fallo condenatorio formará parte del acervo probatorio que se allegará al despacho judicial competente.

 

Por el contrario, si no se ha individualizado la conducta del funcionario dentro del proceso en contra de la Universidad, este hecho no excusa al respectivo Comité de Conciliación del deber de revisar y verificar el estudio presentado por el abogado asignado al caso, quien dentro del análisis formal de los requisitos de procedencia de la acción de repetición deberá señalar contra quién debe dirigirse la demanda al definir el presunto funcionario responsable del daño.

A partir de ese análisis el Comité puede concluir, por ejemplo, que otros funcionarios distintos del mencionado en la sentencia, también son presuntamente responsables, caso en el cual contra ellos debe igualmente dirigirse la acción de repetición.

 

20.3.5. El Comité de Conciliación deberá hacer la evaluación respectiva tendiente a establecer la identidad del funcionario responsable, y el nexo de su conducta con el daño antijurídico causado que derivó en el detrimento patrimonial para la Universidad.

 

De establecer los anteriores supuestos, deberá decidir positivamente la procedencia de la demanda de Acción de Repetición; en el evento negativo, deberá dejar constancia de ello en acta.

 

20.3.6. La decisión del Comité de Conciliación, no puede determinar la responsabilidad del daño de las personas que serán objeto de demanda de acción de repetición, su competencia se limita a analizar y valorar la procedencia o no de la Acción de Repetición con base en las pruebas, es decir, debe definir los aspectos formales más no los sustanciales de la responsabilidad del funcionario.

 

20.3.7. Se debe exigir al abogado de representación judicial, el diligenciamiento en el módulo de conciliación de SIPROJWEB, de la respectiva ficha técnica de análisis de Acción de Repetición.

 

20.3.8. En el evento en que el Comité de Conciliación encuentre insuficiente la información sobre la actuación administrativa, presentada por el apoderado en su estudio técnico, y sea preciso aplazar la decisión sobre la procedencia de la Acción de Repetición, el Comité efectuará el cómputo de la caducidad y hará constar dicha fecha en el acta, con el objeto de impedir que esta opere, debiendo el abogado adoptar el correctivo antes de su vencimiento.

 

20.3.9 El Comité de Conciliación, independientemente del término de dos (2) años para que opere el fenómeno de la caducidad de la acción de repetición, deberá dar estricta aplicación a lo dispuesto en el artículo 2.2.4.3.1.2.12 del Decreto Nacional 1069 de 2015, modificado por el artículo 3º del Decreto Nacional 1167 de 2016, el cual prevé que: "el ordenador del gasto, al día siguiente al pago total o al pago de la última cuota efectuado por la entidad pública, de una conciliación, condena o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes al Comité de Conciliación, para que en un término no superior a cuatro (4) meses se adopte le decisión motivada de iniciar o no, el proceso de repetición y se presente la correspondiente demanda, cuando la misma resulte procedente, dentro de los dos (2) meses siguientes a la decisión.”

 

20.3.10. El Comité de Conciliación exigirá a los apoderados, que presenten los casos de acción de repetición, pronunciarse sobre la pertinencia, conducencia y eficacia de las pruebas que se harán valer por parte de la Universidad, indicando el fundamento legal que permite allegar tal acervo probatorio, del mismo modo les requerirán para que soliciten en la oportunidad procesal el traslado de las pruebas que se hayan recaudado en el proceso que dio lugar al fallo condenatorio, para que se soliciten en la demanda de acción de repetición.

 

20.3.11. Al Comité de Conciliación le corresponde verificar que la defensa de la Universidad, se haya atendido en forma diligente, es decir, que la condena no obedezca a la configuración de la caducidad de la acción o la prescripción de los derechos demandados; a errores para aportar las pruebas o a cualquier otro tipo de negligencia en la defensa. De comprobarse eventos como los descritos procederán las acciones de tipo disciplinario y fiscal respecto al apoderado que ejerció la representación judicial, y no, una Acción de Repetición.

 

20.3.12. El Comité de Conciliación cuando exista ánimo del funcionario generador del daño para reconocer lo pagado por la Universidad, deberán estudiar la viabilidad de conciliar judicial o extrajudicialmente. Este análisis debe comprender la propuesta de pago, la determinación del capital adeudado, el cual no podrá ser inferior a lo impuesto en la sentencia condenatoria, lo acordado en la conciliación o en cualquier otro mecanismo de solución alternativa de conflictos, así como los intereses, indexación y/o total pagado, de tal forma que no se genere lesión a los intereses de la Universidad.

 

20.3.13. El Comité de Conciliación deberá estudiar la posibilidad de aprobar o no, en los términos del parágrafo del artículo 95 de la Ley 1437 de 2011, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, la decisión de formular oferta de revocatoria directa de los actos administrativos demandados, antes de que se profiera sentencia de segunda instancia dentro del curso del proceso judicial.

 

20.3.14. El Comité de Conciliación evaluará los procesos terminados con fallo condenatorio contra la Universidad, para efecto de determinar la procedencia de la acción de repetición y deberá informar, al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo, las correspondientes decisiones, anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición. Copia de este informe con el respectivo fallo deberá ser remitido a la Secretaria Jurídica Distrital.

 

Artículo 21°. Llamamiento en Garantía. Los apoderados de la Universidad deberán presentar informe al Comité de Conciliación, para que éste pueda determinar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición, en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial.

 

DE LA DEFENSA JUDICIAL DE LA UNIVERSIDAD

 

Artículo 22. Líneas Orientadoras para el Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, dentro de la formulación de sus políticas de Conciliación, tendrá como criterio subsidiario en sus deliberaciones, las siguientes líneas orientadoras, respecto a la posibilidad de autorizar a sus apoderados, para que asistan con o sin ánimo conciliatorio a la respectiva diligencia judicial o extrajudicial:

 

22.1 Con ánimo conciliatorio:

 

22.1.1. Cuando se encuentre acreditada la responsabilidad de la Universidad.

 

22.1.2. Cuando se trate de un caso en el que exista jurisprudencia reiterada o unificada en casos análogos.

 

22.1.3. Cuando el fallo de primera instancia haya resuelto de manera suficiente, probatoria y sustantivamente los extremos de la responsabilidad de la Universidad.

 

22.2. Sin ánimo conciliatorio.

 

22.2.1. Cuando los empleados públicos de la Universidad, soliciten se les hagan extensivos beneficios extralegales o convencionales propios de los trabajadores oficiales, y viceversa.

 

22.2.2. Cuando se controvierta la facultad de la Administración para realizar modificación de la planta de personal.

 

22.2.3. Cuando se demande el pago de la prestación social "Quinquenio"

 

22.2.4. Cuando esté claramente demostrada la existencia de falta de jurisdicción o de competencia; caducidad; prescripción; agotamiento de jurisdicción; el hecho exclusivo y determinante de un tercero; fuerza mayor, cosa juzgada o transacción y la culpa o hecho exclusivo de la víctima. El requisito es haberse interpuesto tales medios exceptivos por parte del apoderado y que no exista decisión judicial que los haya desestimado. Esta política también aplicará en tratándose de conciliaciones extrajudiciales.

 

22.2.5. Si se constata la existencia de hecho superado o cuando no existe vulneración del derecho colectivo invocado, objetivamente demostrado desde el punto de vista jurídico y técnico, es decir, tiene que haber desaparecido el objeto del proceso.

 

22.2.6. Cuando el retiro de un funcionario de la Universidad nombrado en provisionalidad, haya tenido origen, en la provisión del respectivo cargo en desarrollo de un concurso de méritos de carrera administrativa.

 

22.2.7. En aquellos casos en los que la controversia gire en torno a la legalidad de actos administrativos, y no exista contenido económico susceptible de ser conciliado.

 

Artículo 23. Deberes de los apoderados que ejercen la representación judicial en la Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Adicional a los deberes que se desprenden de la ley y los reglamentos, corresponde a los apoderados que defienden los intereses, y llevan representación judicial de procesos a cargo de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, los siguientes:

 

23.1. Los apoderados de la Universidad, deberán estudiar la procedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial a su cargo. presentando el informe pertinente ante el Comité de Conciliación.

 

23.2. Elaborar en el Módulo de Conciliación de SIPROJ WEB BOGOTA, las fichas técnicas para sus respectivos Comités de Conciliación, dentro de los 15 días siguientes a la notificación del medio de control o la convocatoria de conciliación Extrajudicial, siempre y cuando se tenga toda la información necesaria para el estudio del caso por parte del abogado asignado.

 

23.3. Presentar un estudio de la jurisprudencia relacionada, si a ello hubiere lugar por la especialidad del caso, relacionada con el tema en litigio que se lleva a cada Comité de Conciliación.

 

23.4. Las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación, serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de la Universidad.

 

El Secretario Técnico, una vez recibidos los informes, los someterá a consideración del Comité de Conciliación.

 

Artículo 24. Obligación especial de los servidores públicos de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas respecto de las conciliaciones propuestas. Todo servidor público de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, que en razón de sus funciones tenga conocimiento de la existencia de una conciliación propuesta a la Universidad, u otro cualquiera de los mecanismos de arreglo directo, informará en el menor término posible y por escrito a su jefe inmediato, quien dará aviso al Presidente del Comité de Conciliación para su convocatoria.

 

PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO

 

Artículo 25. Prevención del daño antijurídico y políticas para la defensa judicial. Sin perjuicio de las demás funciones encomendadas al Comité de Conciliación, éste deberá reunirse un día en la última sesión ordinaria de los meses de junio y diciembre de cada año, con el objeto de proponer los correctivos que se estimen necesarios para prevenir la causación de los daños antijurídicos en que se ha visto condenado el organismo o en los procesos que haya decidido conciliar.

 

Para tal propósito el Secretario Técnico presentará un informe al Comité de las demandas y sentencias presentadas y notificadas en el semestre respectivo.

 

Artículo 26. Indicador de gestión. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.4.3.1.2.7 del Decreto Nacional 1069 de 2015, la prevención del daño antijurídico será considerada como un indicador de gestión y con fundamento en él se asignarán las responsabilidades al interior de la Universidad.

 

Artículo 27. Vigencia y derogatorias. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición, y deroga la Resolución de Rectoría No. 783 del 13 de diciembre de 2011, y las demás disposiciones que le sean contrarias.

 

PUBLIQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dado en la ciudad Bogotá, D.C., a los 07 días del mes de junio del año 2019.

 

RICARDO GARCIA DUARTE

 

Rector

 

Nota: Ver norma original en Anexos.