RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

ACUERDO 002 DE 2025

 

(Abril 30)

 

Por el cual se adopta el Reglamento Interno del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Gobierno

 

EL COMITÉ DE CONCILIACIÓN DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE GOBIERNO

 

En ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas en el numeral 10º del Artículo 2.2.4.3.1.2.5. del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015, capítulo III del Título V de la Ley 2220 de 2022, Decreto Distrital 479 de 2024 y

 

CONSIDERANDO:

 

Que mediante la Ley 2220 de 2022, se expidió el Estatuto de Conciliación, se creó el Sistema Nacional de Conciliación y se derogaron, entre otras, las disposiciones sobre la materia contenidas en las leyes 23 de 1991, 446 de 1998, 640 de 2001 y 1367 de 2009.

Que el artículo 115 de la ley en mención, señala que “Las normas sobre Comités de Conciliación contenidas en la presente ley son de obligatorio cumplimiento para las entidades de derecho público, los organismos públicos del orden nacional, departamental, distrital, los municipios que sean capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles.”

 

Que de conformidad con lo estipulado en el artículo 116 ibidem, los Comités de Conciliación deberán aplicar los principios de la función administrativa contenidos en el artículo 209 de la Constitución Política y en “en ese sentido están obligados a tramitar las solicitudes de conciliación o de otro mecanismo alternativo de solución de conflictos con eficacia, economía, celeridad, moralidad, imparcialidad y publicidad”.

 

Que el artículo 117 de la Ley 2220 de 2022, define el Comité de Conciliación como: “(…) una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. Igualmente decidirá, en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. Asimismo, tendrá en cuenta las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado y la jurisprudencia de las altas cortes en esta materia. La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por sí sola, no dará lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del Comité. (…) ”

 

Que en su artículo 120, la referida Ley estableció las funciones de los Comités de Conciliación, determinando que les corresponde, entre otras: “11. Dictar su propio reglamento”.

 

Que la Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo” en los artículos 11 y 12 reguló los conflictos de intereses y trámite de los impedimentos y recusaciones.

 

Que el Decreto Distrital 479 del 27 de diciembre de 2024, “Por medio del cual se expide el Decreto Único Distrital del Sector Gestión Jurídica”, compiló en una sola disposición todos los aspectos normativos que regulan o reglamentan la ejecución jurídica del distrito, entre estos, los componentes de la defensa judicial y extrajudicial de las entidades del orden distrital, incluidas las entidades descentralizadas, otorgando las directrices, entre otras, para los aspectos tendientes a la recuperación del patrimonio público distrital y los lineamientos de los Comités de Conciliación Distritales.

 

Que con la expedición del Decreto Distrital 479 de 2024, fueron derogadas todas las disposiciones distritales que regulaban los lineamientos en materia de aplicación de mecanismos alternativos de resolución de conflictos, prevención del daño antijurídico, gestión judicial y extrajudicial, la efectiva recuperación de los recursos y el adecuado funcionamiento de los Comités de Conciliación del orden distrital, unificando e impartiendo directrices al respecto.

 

Que de acuerdo con el artículo 210 del Decreto Distrital 479 de 2024, se debe realizar una armonización normativa, y en esa medida, se deben adoptar los lineamientos, asignaciones y procedimientos previstos en el citado decreto distrital por parte de los Comités de Conciliación, revisando y ajustando sus reglamentos internos para asegurar que se cumpla a cabalidad con los propósitos de este Decreto.

 

Que el artículo 222 del mismo Decreto Distrital, prevé que corresponderá a los miembros del Comité de Conciliación, a su secretario técnico y a los apoderados de las entidades que presenten los casos ante el mismo, consultar, actualizar, analizar, hacer buen uso y realizar el seguimiento, en lo pertinente, de la información que se encuentra dispuesta en los diferentes Sistemas de Información Jurídicos Distritales, tales como Régimen Legal de Bogotá RLB, Sistema de Información de la Abogacía General del Distrito Capital - AGDC, Biblioteca Virtual de Bogotá -BVB, Sistema Iberoamericano de Defensa de los Intereses del Estado - SIDIE, Sistema Único de Información de Procesos Judiciales de Bogotá -SIPROJ-WEB, Sistema Distrital de Información Disciplinaria - SID y Sistema de Información de Personas Jurídicas-SIPEJ, de conformidad con lo establecido en la Resolución 104 de 2018 expedida por la Secretaría Jurídica Distrital y en las normas que la actualicen o sustituyan.

Que, en consecuencia, el Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Gobierno, en sesión del 30 de abril de 2025, procede a actualizar y aprobar su Reglamento Interno.

 

Que, en mérito de lo anterior,

 

ACUERDA:

 

CAPÍTULO I

 

OBJETO Y PRINCIPIOS

 

ARTÍCULO 1. Objeto del Comité. El Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Gobierno, es la Instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad, así como de instancia recuperación de sus recursos. Este Comité está a cargo de decidir en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con estricta sujeción a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público.

 

PARÁGRAFO 1. Para cumplir con el mencionado objeto, tendrá en cuenta las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado y la jurisprudencia de las altas cortes sobre la materia.

 

PARÁGRAFO 2. La decisión de conciliar por sí sola, no dará lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del Comité. La decisión del Comité de Conciliación acerca de la viabilidad de conciliar no requiere disponibilidad presupuestal ni constituye ordenación de gasto.

 

ARTÍCULO 2. Principios Rectores. Los integrantes del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Gobierno, y quienes intervengan en sus sesiones en calidad de invitados, obrarán inspirados en los principios de la legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad imparcialidad y publicidad, y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.

 

CAPÍTULO II

 

INTEGRACIÓN Y FUNCIONES DEL COMITÉ

 

ARTÍCULO 3. Integración del Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Gobierno, estará integrado por los siguientes funcionarios, quienes asistirán con voz y voto y serán miembros permanentes:

 

1. El Secretario Distrital de Gobierno o su delegado, quien será el Presidente del Comité.

 

2. El Subsecretario de Gestión Institucional,

 

3. El Subsecretario de Gestión Local,

 

4. El Director Jurídico,

 

5. El Director de Gestión del Talento Humano.

 

PARÁGRAFO 1. Concurrirán, solo con voz, el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, el Secretario Técnico del Comité, los funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto y el apoderado que represente los intereses de la Entidad en el respectivo proceso.

 

PARÁGRAFO 2. El Comité podrá también invitar a sus sesiones cuando sea requerido, con voz, pero sin voto, al funcionario delegado por la Secretaría Jurídica Distrital para que preste su asesoría y apoyo en materia de prevención del daño antijurídico y acciones o políticas de defensa judicial, y en relación con el Modelo de Gestión Jurídica Pública.

 

PARÁGRAFO 3. La asistencia de los miembros a las sesiones del Comité de Conciliación es obligatoria e indelegable, salvo la excepción prevista para el Secretario Distrital de Gobierno, según lo dispuesto en el numeral 1 del artículo 118 de la Ley 2220 de 2022.

 

PARÁGRAFO 4. En caso de ausencia por caso fortuito o fuerza mayor del Secretario Técnico, siempre que exista quórum deliberatorio y decisorio, la Secretaría será ejercida por el Director Jurídico.

 

ARTÍCULO 4. Funciones del Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación, cumplirá las siguientes funciones, de acuerdo con lo establecido en el artículo 120 de la Ley 2220 de 2022, el artículo 2.2.4.3.1.2.5. del Decreto Nacional 1069 de 2015 y demás normas relacionadas, así como las contenidas en los artículos 215 y siguientes del Decreto Distrital 479 de 2024:

 

1. Formular, adoptar y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico en la Entidad.

 

2. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del ente, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones administrativas de las entidades, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

 

3. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos alternativos de solución de conflictos, tales como la transacción y la conciliación.

 

4. Determinar, en cada caso específico, la procedencia de la conciliación judicial o extrajudicial, o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público, y señalar la posición institucional o improcedencia de la conciliación, que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación.

 

5. Determinar si el asunto materia de conciliación hace parte de algún proceso de vigilancia o control fiscal. En caso afirmativo, deberá invitar a la autoridad fiscal correspondiente a la sesión del Comité de conciliación para escuchar sus opiniones en relación con eventuales fórmulas de arreglo, sin que dichas opiniones tengan carácter vinculante para el Comité de conciliación o para las actividades de vigilancia y control fiscal que se adelanten o llegaren a adelantar.

 

6. Remitir la posición institucional del Comité sobre el caso sometido a su consideración, a las entidades del nivel central del Distrito Capital, a los organismos de control y en general, a las entidades que por competencia requieran de dicha información, en aquellos eventos en que el asunto sometido a su consideración interese a más de una entidad.

 

7. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar a la Secretaría Jurídica Distrital y al Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición, observando las reglas y plazos de la Ley 678 de 2001, modificada por la Ley 2195 de 2022, y demás normas que le aclaren, modifiquen o deroguen.

 

8. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición, observando las reglas y plazos de la Ley 678 de 2001, modificada por la Ley 2195 de 2022, y demás normas que le aclaren, modifiquen o deroguen.

 

9. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

 

10. Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, preferentemente un profesional del Derecho.

 

11. Definir las fechas y formas de pago de las diferentes conciliaciones, cuando las mismas contengan temas pecuniarios.

 

12. Aprobar en el primer trimestre del año el plan de acción anual del Comité de Conciliación, de conformidad con los lineamientos contenidos en el Documento especializado N°. 17 de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

 

13. Pronunciarse oportunamente sobre la procedencia o improcedencia de presentar propuestas de pacto de cumplimiento y sobre aquellas que se presenten por las demás partes de la acción popular, en coordinación con la Dirección Distrital de Gestión Judicial de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

14. Con el fin de evitar litigiosidad entre las entidades y/u organismos del Distrito Capital, en cumplimiento de las competencias de coordinación administrativa y con el fin de evitar conflictos o controversias entre entidades distritales, cuando se someta a estudio el agotamiento de la conciliación entre entidades, deberá el Comité verificar que se surta el trámite de intervención de la Secretaría Jurídica Distrital, para que a través de una negociación interadministrativa se procure un acuerdo voluntario que ponga fin a la controversia.

 

15. Aprobar metodologías o criterios de costo beneficio diseñadas por la Dirección Jurídica, para evaluar los asuntos susceptibles de conciliación, de acuerdo, de terminación anticipada de procesos, o del inicio de acciones de recuperación de recursos públicos, para lo cual tendrán en cuenta el precedente judicial por supuestos fácticos análogos, estudios de litigiosidad, e impacto económico de la defensa judicial, entre otros instrumentos, y la constitución como víctima en el proceso penal para la recuperación del patrimonio público.

 

16. Realizar seguimiento al cumplimiento de las sentencias condenatorias, así como de las conciliaciones o pactos de cumplimiento, transacciones u otros medios alternativos de solución de conflictos suscritos por parte de la entidad u organismo al que pertenecen, a fin de determinar las acciones preventivas o correctivas para su adecuado cumplimiento y a las políticas de prevención del daño antijurídico que adopte el Comité.

 

17. Estudiar la posibilidad de aprobar o no, en los términos del parágrafo del artículo 95 de la Ley 1437 de 2011, la decisión de formular oferta de revocatoria directa de los actos administrativos demandados, antes de que se profiera sentencia de segunda instancia o única instancia dentro del curso del proceso judicial.

 

18. Diseñar las políticas generales para la orientación de la defensa de los intereses de la entidad, así como fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos alternativos de solución de conflictos de acuerdo con las acciones dispuestas en el artículo 164 del Decreto Distrital 479 de 2024, y las normas que lo aclaren, modifiquen, o deroguen, y para ello deberá:

 

a. Analizar y decidir, con sustento en la recomendación del Director Jurídico, sobre las solicitudes ciudadanas que pongan en conocimiento casos en los que se hayan presentado posibles daños o delitos que afecten el patrimonio de la entidad. Para el efecto, tendrá un mes para tomar la decisión.

 

b. Analizar y decidir, a solicitud de alguno de sus miembros, sobre casos en los que se hayan presentado posibles daños o delitos que afecten el patrimonio de la entidad.

 

c. Solicitar a la Dirección Jurídica de la entidad, en los casos en los que se haya generado un daño, un análisis de la pertinencia del ejercicio del medio de control o acción judicial procedente, y de la constitución como víctima en el proceso penal, la cuantía de los daños y un análisis sobre la pertinencia, conducencia y eficacia de las pruebas que se harán valer por parte de la entidad.

 

d. Solicitar y requerir al Jefe de la Dirección Jurídica informes sobre el análisis e implementación del Plan Maestro de Acciones Judiciales para emitir las recomendaciones correspondientes.

 

e. Informar sobre las decisiones tomadas respecto de las solicitudes ciudadanas a la Secretaría Jurídica Distrital.

 

f. Aprobar el Plan Anual de Acciones para la Recuperación del Patrimonio Público en el primer bimestre del año.

 

19. Dictar su propio reglamento.

 

20. Las demás que se establezcan en el Reglamento.

 

ARTÍCULO 5º. Presidente del Comité y funciones. Las sesiones del Comité serán presididas por el Secretario Distrital de Gobierno o su delegado, quien tendrá a su cargo:

 

1. Presidir las sesiones del Comité.

 

2. Suscribir juntamente con el Secretario Técnico las Actas y Acuerdos Internos con ocasión de las sesiones del Comité.

 

3. Las demás que sean asignadas por autoridad competente o derivadas de la aplicación de la ley.

 

ARTÍCULO 6º. Secretaría Técnica y funciones. La Secretaría Técnica del Comité estará a cargo de un abogado de planta de la Dirección Jurídica. Además de las funciones previstas en el artículo 2.2.4.3.1.2.6. del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015, y el artículo 121 de la Ley 2220 de 2022, el Secretario Técnico del Comité tendrá a su cargo las siguientes:

 

1. Formular y presentar para aprobación del Comité de Conciliación en el primer trimestre del año, el plan anual de acción del Comité, de conformidad con los lineamientos contenidos en el Documento especializado No. 17 de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

 

2. Elaborar y cargar las respectivas Actas del Comité de Conciliación, en el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ WEB dentro de los cinco (5) días siguientes a la sesión del Comité de Conciliación, con las correspondientes deliberaciones de los asistentes y las decisiones adoptadas por los miembros permanentes.

 

3. Presentar un informe a los integrantes del Comité de Conciliación sobre las actividades desarrolladas por el mismo. Este informe se realizará en sesión ordinaria y por lo menos una vez al semestre en donde se incluirá el número total de casos decididos, el contingente judicial y la cantidad de procesos terminados favorable y desfavorablemente, así como los criterios o directrices institucionales y/o políticas de prevención del daño antijurídico implementados o creados por el Comité. Copia de dicho informe deberá ser remitido a la Secretaría Jurídica Distrital.

 

4. Verificar el cumplimiento y aplicación de las políticas y decisiones adoptadas por este Comité, y velar porque los apoderados de la Entidad diligencien las fichas técnicas en el sistema SIPROJ WEB o en el que disponga la Secretaría Jurídica Distrital.

 

5. Remitir copia del reglamento interno del Comité de Conciliación a la Secretaría Jurídica Distrital, e informar sobre sus modificaciones a los apoderados de la entidad.

 

6. Remitir a la Secretaría Jurídica Distrital los siguientes documentos e información relacionada con la conformación, funcionamiento e integración del Comité de Conciliación; así como sobre la actualización de la información registrada en el Sistema Régimen Legal de Bogotá y de Información de Procesos Judiciales – SIPROJ, cada vez que se presenten cambios en la integración o reglamentación del Comité:

 

a. Copia del acto administrativo vigente de creación e integración del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Gobierno; en el citado envío se precisarán los nombres completos, identificación y cargos de los funcionarios que lo conforman, señalando el presidente de este y su delegado, si lo hubiere.

 

b. Copia del reglamento del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Gobierno.

 

c. Nombre, cargo y correo electrónico de quien ejerce la Secretaría Técnica.

 

d. Actas suscritas por los respectivos Comités de Conciliación que no se hayan incorporado a la fecha al sistema SIPROJ.

 

e. Actas contentivas de los acuerdos conciliatorios de la Secretaría Distrital de Gobierno, a fin de asegurar su publicación en la Web en el Sistema de Información "Régimen Legal de Bogotá".”.

 

f. Relación de las políticas y líneas de decisión en relación con la prevención del daño antijurídico.

 

7. Las demás que por su naturaleza le correspondan o se establezcan en el Reglamento.

 

CAPÍTULO III

 

FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ

 

ARTÍCULO 7º. Sesiones. Adicional a lo dispuesto en los artículos 118 y 119 de la Ley 2220 de 2022, el Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Gobierno, se reunirá de forma ordinaria no menos de dos (2) veces al mes y en forma extraordinaria, cuando las circunstancias lo exijan previa convocatoria de la Secretaría Técnica. Al respecto se determina lo siguiente:

 

1. Convocatoria. De manera ordinaria, el Secretario Técnico del Comité procederá a convocar a los integrantes del Comité de Conciliación con al menos tres (3) días de anticipación, indicando día, hora y lugar de la reunión, presencial o virtual, y el respectivo orden del día.

 

De manera extraordinaria, el Secretario Técnico del Comité procederá a convocar a los integrantes del Comité de Conciliación con al menos un (1) día de anticipación, indicando día, hora y lugar de la reunión, presencial o virtual, y el respectivo orden del día.

 

Con las convocatorias, se deberá remitir a cada miembro del Comité las fichas técnicas, informes o documentos que se vayan a someter a estudio y decisión del Comité, elaboradas por el apoderado de cada caso, y que se pondrán a consideración en el Orden del Día.

 

Así mismo, se extenderá la invitación a los funcionarios o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración del Comité.

 

2. Certificación inexistencia asuntos para someter a discusión. Cuando no se cuente con temas para someter a discusión del Comité de conciliación el Secretario Técnico deberá informarlo y solicitará a los miembros indicar si cuentan con una propuesta temática para adelantar dicha sesión. De no recibir observaciones o propuestas de temas por parte de alguno de sus miembros, en los tres (3) días siguientes, expedirá la certificación correspondiente señalando que se cumplió con el deber de convocar, constatando la inexistencia de asuntos para someter a discusión. De esta forma se dará por cumplido el requisito de sesionar.

 

3. Inasistencia a las sesiones. Cuando alguno de los miembros del Comité no pueda asistir a una sesión, deberá comunicarlo por escrito, enviando a la Secretaría Técnica la correspondiente excusa con la indicación de las razones de su inasistencia el mismo día de la sesión y a más tardar dentro de los tres días hábiles siguientes a la respectiva sesión. En la correspondiente Acta del Comité, el Secretario Técnico dejará constancia de la inasistencia indicando si se presentó en forma oportuna la justificación.

 

4. Quorum deliberatorio y adopción de decisiones. EI Comité deliberará con la asistencia del presidente o su delegado y con mínimo tres (3) de sus miembros permanentes. El Secretario Técnico procederá a preguntar a cada uno de los integrantes el sentido de su voto. Las decisiones serán aprobadas por mayoría simple y se dejará constancia de las razones por las cuales se vota en sentido diferente. En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación, de persistir el empate el Presidente del Comité o su delegado, tendrá la función de decidir el desempate.

 

En ningún caso, un miembro permanente del Comité de Conciliación podrá tener más de un voto en la definición de los asuntos. Si un miembro se encontrare desempeñando en la entidad más de un cargo con voz y voto, deberá ser nombrado un miembro ad hoc, del nivel directivo o asesor para completar el número de integrantes.

 

5. Sesiones virtuales. El Comité podrá deliberar y decidir por medios virtuales, previa convocatoria de la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación, utilizando los medios electrónicos idóneos y dejando constancia de lo actuado por ese mismo medio, con los atributos de seguridad necesarios de acuerdo con lo establecido en el artículo 63 del CPACA.

 

6. Impedimento. Con el fin de garantizar los principios de imparcialidad y autonomía en la adopción de las decisiones, si alguno de los integrantes del Comité considera que se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento previstas en el Artículo 11 de la Ley 1437 de 2011, deberá informar a la Secretaría Técnica del Comité, previo a la sesión respectiva. Una vez verificado el quorum deliberatorio, el Secretario Técnico presentará a los miembros del Comité los hechos y causales del impedimento, así como el análisis realizado. Los demás integrantes decidirán sobre el impedimento y se dejará constancia en la respectiva acta, continuando la sesión con el orden del día.

 

7. Recusación. Los integrantes del Comité podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento.

 

8. Conflictos de interés. En caso de existir conflicto de interés por los integrantes del Comité, se dará el mismo trámite del impedimento.

 

9. Efectos del impedimento, recusación o conflicto de interés. Si se admite la causal de impedimento, recusación o conflicto de interés y con ello se afecta el quórum deliberatorio y decisorio, el Presidente del Comité, designará para la respectiva sesión un funcionario del nivel directivo o asesor de la entidad, para que integre el Comité, en reemplazo de quien haya sido declarado impedido, recusado o con conflicto de interés. En tal caso se suspenderá la sesión correspondiente hasta que se produzca la designación, de lo cual se dejará constancia en el acta respectiva.

 

10. Termino máximo de decisión. El Comité de Conciliación deberá adoptar una decisión respecto de las solicitudes de conciliación extrajudicial o judicial que le sean presentadas, dentro de un término máximo de quince (15) días calendario, contados a partir del recibo formal de la respectiva solicitud.

 

ARTÍCULO 8. Elaboración de actas. Las actas serán elaboradas por el Secretario Técnico del Comité, quien deberá dejar constancia de los asistentes a la sesión, las deliberaciones y las decisiones adoptadas.

 

Las fichas técnicas y los soportes documentales presentados para su estudio durante la sesión serán parte integral de las respectivas actas.

 

ARTÍCULO 9. Trámite de aprobación de Actas. La Secretaría Técnica deberá remitir el acta definitiva, esta será firmada y enviada por el Secretario Técnico al Presidente del Comité, para su firma, para registrarla oportunamente en el módulo de conciliación del Sistema Único de Procesos Judiciales de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. - SIPROJ o el que haga sus veces.

 

ARTÍCULO 10. Verificación del Cumplimiento de las Decisiones adoptadas por el Comité. Corresponde al Secretario Técnico verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité, para lo cual presentará un informe semestral al Comité.

 

Los abogados que tengan a su cargo los respectivos asuntos deberán presentar un informe detallado del resultado de las respectivas audiencias y de las acciones de repetición iniciadas, dentro de los tres (3) días siguientes a cualquiera de estos eventos. De la misma forma allegarán adjunto copia de la diligencia y del auto que aprobó o no, la respectiva conciliación.

 

CAPÍTULO IV

 

POLÍTICAS DE DEFENSA JUDICIAL

 

ARTÍCULO 11. Deberes de los apoderados que ejercen la representación judicial en la Entidad. Adicional a los deberes que se desprenden de la ley y los reglamentos, corresponde a los apoderados que defienden los intereses de la Entidad y llevan la representación judicial de los procesos a su cargo, los siguientes:

 

1. Estudiar la procedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial a su cargo, presentando el informe pertinente ante el Comité de Conciliación del ente respectivo en los términos del artículo 2.2.4.3.1.2.13 del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015.

 

2. Diligenciar en el Módulo de Conciliación de SIPROJ-WEB-BOGOTÁ o en el sistema que lo actualice o reemplace, las fichas técnicas correspondientes al medio de control, acción, clase de demanda, mecanismo alternativo de solución de conflictos o procedimiento a su cargo. En estas fichas, se deben establecer los aspectos fundamentales del caso, la exposición de los argumentos jurídicos y/o técnicos de la defensa, sus conclusiones y recomendaciones. La información de la ficha debe permitir una dinámica de análisis al interior del Comité, sin perjuicio de la posición del apoderado sobre la viabilidad de conciliar o repetir.

 

3. La ficha deberá ser enviada a la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación con al menos tres (3) días de anticipación a la celebración del Comité de Conciliación, salvo caso excepcional, atendiendo a su exposición y/o justificación, conforme a los procedimientos y formas establecidas al interior de la Entidad.

 

a. Presentar un estudio sobre los antecedentes judiciales con la jurisprudencia relacionada, si a ello hubiere lugar por la especialidad del caso, relacionada con el tema en litigio que se lleva a cada Comité de Conciliación.

 

b. Las decisiones adoptadas por el Comité o por la Gerencia General serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de cada entidad y organismo.

 

c. Los apoderados comparecerán a la respectiva diligencia de conciliación o de pacto de cumplimiento con la posición unificada si existieren varias entidades distritales involucradas y acorde con las políticas y líneas decisionales aprobadas por el Comité, para lo cual aportarán al juez de conocimiento o al procurador según sea el caso, la certificación expedida por el Secretario Técnico del Comité de Conciliación, donde consta la autorización al apoderado de presentar o no fórmula de conciliación o de pacto de cumplimiento.

 

ARTÍCULO 12. Indicador de gestión. La prevención del daño antijurídico será considerada como un indicador de gestión institucional. En consecuencia, su cumplimiento y aplicación serán evaluados de manera sistemática, y se asignarán responsabilidades específicas a las dependencias y servidores públicos de acuerdo con sus competencias funcionales. Las actividades, planes y decisiones que adopten los responsables deberán orientarse a evitar la causación de perjuicios a los administrados y a la Secretaría Distrital de Gobierno, en cumplimiento del principio de legalidad, eficiencia y responsabilidad administrativa.

 

ARTÍCULO 13. Procedencia de la Acción de Repetición y del Llamamiento en Garantía con fines de Repetición. El Comité conocerá y decidirá sobre la procedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición y de la acción de repetición en los términos del numeral 7 del artículo 120 de la Ley 2220 de 2022, y para el efecto, revisará que se reúnan los requisitos establecidos en la Ley 678 de 2001, modificadas por la Ley 2195 de 2022, o en aquellas normas que la sustituyan o complementen.

 

El Comité al momento de evaluar la procedencia de iniciar o no las acciones de repetición, deberá tener en cuenta, además, los lineamientos y directrices establecidos por la Secretaría Jurídica Distrital.

 

El abogado de representación judicial que estudie el caso deberá, diligenciar en el módulo de conciliación de SIPROJWEB, la respectiva ficha técnica de análisis de Acción de Repetición.

 

En el evento en que el Comité decida no iniciar la acción de repetición y con el propósito de dar aplicación al artículo 8º de la Ley 678 de 2001, modificado por el artículo 40 de la Ley 2195 de 2022, el Secretario Técnico del Comité, deberá comunicarlo inmediatamente a la Procuraduría General de la Nación, para que el Ministerio Público la ejercite, si lo considera pertinente.

 

ARTÍCULO 14. Líneas decisionales. De conformidad con lo previsto en el artículo 225 del Decreto Distrital 479 de 2024, el Comité tendrá en cuenta en sus deliberaciones las líneas decisionales como criterio auxiliar, para autorizara los apoderados su asistencia con o sin ánimo conciliatorio a la respectiva diligencia judicial o extrajudicial. Estas líneas coadyuvan la toma de decisiones por parte del Comité de Conciliación.

 

No obstante, las decisiones dependerán exclusivamente del análisis de los hechos, las pretensiones, su fundamento legal y jurisprudencial, las pruebas aportadas y la viabilidad o probabilidad de una decisión en contra:

 

1. Con ánimo conciliatorio:

 

1.1 Cuando se encuentre sustentada y acreditada la responsabilidad de la entidad.

 

1.2 Cuando se trate de un caso en el que exista clara aplicación de Sentencias de Unificación, solicitud de extensión de jurisprudencia o en casos análogos con sentencias desfavorables para la entidad.

 

1.3 Cuando el fallo de primera instancia haya resuelto de manera suficiente, probatoria y sustantivamente los extremos de la responsabilidad de la entidad.

 

1.4 Cuando se trate de responsabilidad objetiva y no exista causal eximente de esta.

 

1.5 Cuando se refiera únicamente al pago de intereses o indexación sobre algún capital.

 

1.6 Cuando medie acto administrativo de carácter particular podrá conciliarse sobre sus efectos económicos si se da alguna de las causales del artículo 93 de la Ley 1437 de 2011.

 

2. Sin ánimo conciliatorio

 

2.1 Cuando los empleados públicos soliciten se les hagan extensivos beneficios extralegales o convencionales propios de los trabajadores oficiales y viceversa.

 

2.2 Cuando se controvierta la facultad de la administración para realizar modificación de la planta de personal.

 

2.3 Cuando se demanden actos, contratos, hechos, omisiones y operaciones administrativas realizados por entidades públicas del orden nacional, y personas jurídicas de régimen privado no imputables al Distrito Capital por no existir legitimación en la causa por pasiva del Distrito Capital. De igual modo, si se demandan acciones u omisiones de entidades descentralizadas del Distrito Capital y se ha vinculado al sector central en el proceso y viceversa.

 

2.4 Cuando esté claramente demostrada la existencia de falta de jurisdicción o de competencia; caducidad; prescripción; agotamiento de jurisdicción; el hecho exclusivo y determinante de un tercero; fuerza mayor, cosa juzgada o transacción y la culpa o hecho exclusivo de la víctima. El requisito es haberse interpuesto tales medios exceptivos por parte del apoderado y que no exista decisión judicial que los haya desestimado. Esta política también aplicará en tratándose de conciliaciones extrajudiciales.

 

2.5 Si se constata la existencia de hecho superado o cuando no existe vulneración del derecho colectivo invocado, objetivamente demostrado desde el punto de vista jurídico y técnico, es decir, tiene que haber desaparecido el objeto del proceso.

 

2.6 En aquellos casos en los que la controversia gire en torno a la legalidad de actos administrativos y no exista contenido económico susceptible de ser conciliado.

 

2.7 Cuando no existan pruebas fehacientes o jurisprudencia de unificación desfavorable a la entidad.

 

2.8 En aquellos casos en que se aplique la definición de líneas decisionales propias de cada entidad u organismo distrital conforme a su competencia y autonomía.

 

ARTÍCULO 15. Asistencia de Apoderados a las Audiencias. Es obligatoria la asistencia del apoderado a las respectivas audiencias, con el objeto de exponer los motivos por los cuales los integrantes del Comité consideraron viable o no el acuerdo conciliatorio, y deberán dejar constancia en el acta de la audiencia las razones de hecho y derecho expresadas por el Comité de Conciliación.

 

ARTÍCULO 16. Confidencialidad y reserva de las sesiones, fichas Técnicas y Actas del Comité de Conciliación. Por la naturaleza de los temas tratados, los integrantes permanentes del Comité y quienes sean invitados al mismo, se comprometen a guardar confidencialidad en torno a la información presentada, así como a no utilizarla en beneficio propio o de terceros.

 

Cuando la decisión adoptada por el Comité de Conciliación sea no conciliar y dicha determinación implique señalar, total o parcialmente, la estrategia de defensa jurídica de la entidad, el documento en el que conste tal decisión tendrá carácter reservado, así mismo las actas y fichas del Comité de Conciliación gozan de reserva legal, por tratarse de información pública reservada, según lo previsto en el parágrafo del artículo 19 de la Ley 1712 de 2014.

 

CAPÍTULO V

 

DOCUMENTOS Y ARCHIVOS DEL COMITÉ

 

ARTÍCULO 17. Documentos Internos del Comité. El Comité se pronunciará a través de Acuerdos Internos y Actas.

 

1. Acuerdos Internos. Mediante este instrumento el Comité expedirá las políticas de prevención de daño antijurídico, adoptará modificaciones al Reglamento Interno del Comité y expedirá lineamientos y directrices en desarrollo de sus funciones. Estos Acuerdos Internos una vez aprobados por el Comité serán suscritos por el Presidente y el Secretario Técnico, y serán numerados consecutivamente de manera anual.

 

2. Actas del Comité. De todas las sesiones del Comité ordinarias o extraordinarias, se levantará un Acta en la cual se dejará constancia de las deliberaciones de los asistentes y las decisiones adoptadas por sus integrantes, indicando el voto de cada uno de los miembros, de los salvamentos y/o aclaraciones, de los ajustes y requerimientos a las propuestas o documentos soporte solicitados por el Comité y podrán dejarse las anotaciones que se consideren pertinentes.

 

3. Otros documentos. Las fichas técnicas, los soportes documentales presentados y cualquier otro documento relevante para el estudio en una sesión, constituirán parte integral del acta respectiva.

 

ARTÍCULO 18. Fichas técnicas. Las fichas técnicas para exponer en el Comité deberán contener los siguientes datos:

 

a. Datos Generales: identificación del solicitante, fecha de la solicitud, tipo de acción, fecha de citación a audiencia si la hubiere, responsable de la ficha.

 

b. Relación completa y detallada de los antecedentes de la situación objeto de la controversia y hechos.

 

c. Fundamentos de derecho.

 

d. Análisis de pruebas.

 

e. Análisis de precedente jurisprudencial.

 

f. Relación de documentos soporte de los hechos objeto de conciliación contenidos en el expediente del caso.

 

g. Estimación de la cuantía de las pretensiones en controversia y contenido obligacional.

 

h. Concepto sobre la viabilidad de la conciliación

 

i. Indicación precisa de la suma total a conciliar de ser procedente, con indicación detallada de los competentes anexando los debidos soportes.

 

j. Nombre y firma del abogado responsable de la ficha.

 

k. Si es necesario adjuntar liquidación, ésta deberá contener como mínimo: fecha, nombre y firma de quien la elaboró e indicación clara y precisa de las cifras a conciliar, discriminando las operaciones que arrojen dicho monto.

 

PARÁGRAFO 1. En todos los casos, las fichas deberán contener los requisitos mínimos exigidos dentro de las normas que rigen el Sistema de Información de Procesos Judiciales -SIPROJ. o el que haga sus veces. Los abogados serán responsables por la información referida en las fichas técnicas presentadas al Comité.

 

PARÁGRAFO 2. Cuando se trate de acciones de repetición deberán incluirse en el respectivo análisis, los requisitos de procedibilidad de la acción.

 

ARTÍCULO 19. Archivo Documental del Comité y Consulta de Información. El archivo de los documentos producidos por el Comité y su Secretaría Técnica reposarán en la Dirección Jurídica o el Archivo Documental que la entidad establezca.

 

Las solicitudes de expedición de certificaciones de las decisiones del Comité deben ser solicitadas por escrito al Secretario Técnico del Comité.

 

ARTÍCULO 20. Custodia del Archivo. La custodia de las actas, de las fichas de presentación de los casos, sus soportes y los documentos expedidos estarán a cargo del Secretario Técnico, quien procederá a efectuar su traslado al archivo, cuando haya finalizado su trámite, de conformidad con las normas vigentes y de acuerdo con la Tabla de Retención Documental.

 

ARTÍCULO 21. Publicación de Acuerdos Conciliatorios. El Secretario Técnico del Comité verificará que se publiquen en la página Web de la Secretaría Distrital de Gobierno, las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios o de amigable composición, contratos de transacción o laudos arbitrales celebrados ante los agentes del Ministerio Público y Tribunales de Arbitramento, dentro de los tres (3) días siguientes a su suscripción, con miras a garantizar la publicidad y transparencia de estos.

 

Así mismo, el Director Jurídico de la Secretaría Distrital de Gobierno remitirá oportunamente en medio magnético o virtual las citadas actas a la Dirección Distrital de Política Jurídica de la Secretaría Jurídica Distrital, a efecto de que se incorporen al Sistema de Información "Régimen Legal de Bogotá", en cumplimiento de lo establecido en los Artículos 11 y 12.3 de la Resolución 104 de 2018, emitida por la Secretaría Jurídica Distrital.

 

ARTÍCULO 22. Vigencia del Reglamento. El presente reglamento fue discutido y aprobado por los miembros del Comité en sesión del 30 de abril de 2025, rige a partir del día siguiente a su publicación y deroga el Acuerdo 002 de 2022, expedido por el Comité de Conciliación de la Entidad.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Bogotá D.C., a los 30 días del mes de abril del año 2025.

 

RUBIELA GONZALEZ GONZÁELEZ 

Delegada - Secretario Distrital de Gobierno – Presidente

 

SANDRA CATALINA ARIAS VARGAS

 

Secretaria Técnica del Comité de Conciliación

 

Nota: Ver norma original en Anexos.