RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 1395 DE 2019

 

(Agosto 23)

 

Por la cual se crean los Equipos Técnicos de Gestión y Desempeño Institucional como instancias de apoyo al Comité Institucional de Gestión y Desempeño

 

EL SUBSECRETARIO DE GESTION INSTITUCIONAL DE LA SECRETARIA DE EDUCACION DEL DISTRITO

 

En uso de las facultades legales) reglamentarias, especialmente las conferidas por la Resolución 1561 del 11 de septiembre de 2017

 

CONSIDERANDO:

 

Que el Decreto Nacional 1499 de 2017 actualiza el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG para el orden nacional y se hace extensiva su implementación a las entidades territoriales.

 

Que el Decreto Nacional 1499 de 2017 establece el Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG como una herramienta para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar, controlar la gestión de las entidades y de los organismos públicos, con el fin de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio.

 

Que el Decreto Distrital 591 de 16 de Octubre de 2018 asignó como líder del proceso de implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG a las Oficinas de Planeación de las entidades distritales.

 

Que en cumplimiento de la anterior directriz se expidió la Resolución 857 de 2019 y adicionalmente la Oficina Asesora de Planeación de la Secretaría de Educación del Distrito impartió directrices para el proceso de implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión-MIPG.

 

Que la Resolución 857 del 1 de Abril de 2019 en su artículo 3 establece los responsables del Sistema Integrado de Gestión Distrital para cada una de las políticas del MIFG en la Secretaría de Educación del Distrito y en sus artículos 19, 21 y 21 establece la conformación, integración, responsabilidades y operación de los equipos técnicos de Gestión y Desempeño Institucional.

 

Que en sesión del 29 de Julio de 2019, el Comité Institucional de Gestión aprobó la conformación de los equipos técnicos de la Subsecretaría de Gestión Institucional.

Que, en mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE:

 

Artículo 1. Crear el equipo técnico en el marco de la política de Gestión Presupuestal y Eficiencia del Gasto Público, a cargo de la Dirección Financiera, el cual está conformado por: el (la) Director(a) Financiero(a), el (la) Jefe de la Oficina de Presupuesto y el (la) Jefe de la Oficina de Tesorería y Contabilidad.

 

Parágrafo 1. Funciones: Además de las establecidas en el artículo 20 de la Resolución 857 de 2019, el equipo técnico en el marco de la política de Gestión Presupuestal y Eficiencia del Gasto Público cumplirá las siguientes funciones:

 

1. Definir lineamientos y estrategias para el seguimiento, control y evaluación de la gestión o ejecución de los recursos de la SED, en cumplimiento a las directrices definidas por la Secretaría de Hacienda Distrital y el Ministerio de Educación Nacional, con el fin de contar con los elementos de apoyo para la toma de decisiones oportunas y el logro de las funciones de la entidad.

 

2. Hacer seguimiento de manera continua a la ejecución presupuestal, al PAC y a los Estados Contables de la Secretaría de Educación del Distrito.

 

3. Generar y comunicar las alertas necesarias y establecer la estrategia para mitigar el riesgo de incumplimiento en las metas.

 

4. Hacer seguimiento al cumplimiento de las alertas generadas.

 

5. Verificar el cumplimiento de los indicadores de gestión financieros.

 

6. Presentar y analizar la ejecución presupuestal al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, incluyendo ir forme de reservas, pasivos exigibles, cupo de endeudamiento y vigencias futuras.

 

7. Presentar y evaluar los estados contables: Balance general y estado de resultados.

 

8. Presentar el informe plan anualizado de caja, con las recomendaciones correspondientes.

 

Artículo 2. Crear el equipo técnico en el marco de la política de Racionalización de trámites, a cargo de la Oficina de Servicio al Ciudadano, el cual está conformado por el (La) Jefe de la Oficina Administrativa de RedP o su delegado (a), el (la) Directora de Talento Humano, el (la) Dirección de Inspección y Vigilancia, el (la) Jefe de la Oficina de Servicio al Ciudadano, el (la) Director (a) de la Dirección General de Colegios Distritales, el (la) Director(a) de Servicios Administrativos o su delegado (a), el profesional encargado de trámites y servicios, el (la) Jefe de la Oficina Asesora de Comunicación y Prensa o su delegado (a).

 

Parágrafo 1. Funciones: Además de las establecidas en el artículo 20 de la Resolución 857 de 2019, el equipo técnico en el marco de la política de Racionalización de trámites cumplirá las siguientes funciones:

 

1. Liderar la simplificación, estandarización, eliminación, optimización y automatización de trámites y procedimientos administrativos para facilitar el acceso de los ciudadanos a sus derechos reduciendo costos, tiempos, documentos, procesos y pasos en su interacción con la Secretaria de Educación del Distrito.

 

2. Hacer seguimiento a la actualización de los sistemas de información de trámites y servicios de la Secretaría de Educación del Distrito, que surjan de la racionalización de trámites en la entidad.

 

3. Proponer acciones de mejora continua de los procedimientos de racionalización y documentación de la racionalización que se llevan a cabo al interior de la entidad a partir de acciones de seguimiento y evaluación.

 

4. Proponer al Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Secretaría de Educación del Distrito, los lineamientos para planear, monitorear y evaluar las actividades relacionadas con la implementación de la estrategia de racionalización de trámites con el fin de garantizar la aplicación y cumplimiento de los principios y directrices establecidos en la regulación vigente atinente a las políticas sobre racionalización de trámites impartidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

 

5. Aprobar los Planes de Acción para la Implementación de la Estrategia de Racionalización de trámites.

 

6. Proponer al Comité Institucional de Gestión y Desempeño los lineamientos para la implementación de políticas en lo relacionado a suprimir o reformar regulaciones procedimientos y trámites innecesarios en la Secretaría de Educación del Distrito., e incluir las estrategias de interacción con otras Organizaciones Públicas para los trámites transversales.

 

7. Analizar y presentar al Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Secretaría de Educación del Distrito las propuestas de creación o eliminación de trámites y otros procedimientos administrativos de cara al ciudadano, y proponer acciones integrales de racionalización, simplificación o automatización de trámites transversales en las que participe la Secretaria de Educación del Distrito.

 

8. Aprobar los informes de avance y resultados del plan de acción de la Estrategia de racionalización de trámites, para su presentación al Departamento Administrativo de la Función Pública, en cumplimiento a lo dispuesto en las normas vigentes.

 

Artículo 3. Crear el equipo técnico en el marco de la política de Servicio al Ciudadano, a cargo de la Oficina de Servicio al Ciudadano, el cual está conformado por: el (la) Jefe de la Oficina Administrativa de RedP o su delegado (a), el (la) Jefe de la Oficina de Servicio al Ciudadano, el (la) Director(a) de Servicios Administrativos ó su delegado (a), el (la) Director (a) de la Dirección General de Colegios Distritales ó su delegado (a).

 

Parágrafo 1. Funciones: Además de las establecidas en el artículo 20 de la Resolución 857 de 2019, el equipo técnico en el marco de la política de Servicio al Ciudadano cumplirá las siguientes funciones:

 

1. Velar por el cumplimiento de la Política Distrital e Institucional de Servicio al Ciudadano para la Secretaria de Educación del Distrito; con el fin de lograr que la prestación del servicio al ciudadano sea integral, homogénea y estandarizada.

 

2. Analizar y presentar para aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño los procesos y procedimientos utilizados por la entidad para la prestación del servicio al ciudadano en los niveles central, local e institucional, buscando el mejoramiento continuo y la Resolución de las necesidades específicas de los usuarios en el marco de la oportunidad y calidad.

 

3. Analizar y evaluar de forma permanente la gestión y la prestación al servicio de la entidad atendiendo los criterios y lineamientos para la prestación eficiente del servicio al ciudadano en la Secretaria de Educación del Distrito que permita la interacción con la ciudadanía, así como la investigación y el diseño de estrategias encaminadas a conocer de fondo las necesidades y demandas de la comunidad.

 

4. Establecer los procesos y procedimientos a seguir para dar respuesta a los ciudadanos de manera oportuna y en términos de calidad.

 

5. Definir las líneas de acción prioritarias para la atención al ciudadano a desarrollarse en cada vigencia, en concordancia con las políticas, planes y programas establecidos por el Comité, lo cual incluye la apropiación de los recursos necesarios.

 

6. Identificar, priorizar y apoyar las iniciativas en materia de servicio al ciudadano propuestas por cada una de las subsecretarías, teniendo en cuenta los análisis y estudios presentados por las mismas.

 

Artículo 4. Crear el equipo técnico en el marco de la política de Gestión Documental, a cargo de la Dirección de Servicios Administrativos, el cual está conformado por el (la) Director(a) de Servicios Administrativos, el (la) jefe de la Oficina de REDP, el (la) Director(a) de Talento Humano, Profesional archivista de la Dirección de Servicios Administrativos, Profesional de la Oficina Asesora Jurídica, Profesional de la Oficina Asesora de Planeación.

 

Parágrafo 1. Funciones: Además de las establecidas en el artículo 20 de la Resolución 857 de 2019, el equipo técnico en el marco de la política de Gestión Documental cumplirá las siguientes funciones:

 

1. Revisar y proponer al Comité Institucional de Gestión y Desempeño políticas, programas y planes en relación a la función archivística de la entidad.

 

2. Proponer la implementación de la normatividad archivística expedida por el ente rector.

 

3. Revisar y recomendar la adopción de políticas de Gestión Documental.

 

4. Presentar propuesta de actos administrativos que sean necesarios para regular y garantizar el funcionamiento del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo - SIGA.

 

5. Revisión y presentar los programas, planes e instrumentos en relación a la función archivística.

 

6. Aprobar las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental, con el objetivo de apoyar el proceso de convalidación con el Consejo Distrital de Archivos.

 

7. Revisar y presentar las guías, manuales y metodologías del Sistema Integrado de Conservación,

 

8. Llevar a cabo estudios técnicos tendientes a modernizar la función archivística de la SED, incluyendo procesos de implementación de tecnologías de información.

 

9. Presentar formatos y formularios físicos y electrónicos que requiera la SED para el desarrollo de sus funciones y procesos.

 

10. Presentar avances, logros y ejecución de los procesos de Gestión Documental.

Artículo 5. Crear el equipo técnico en el marco de la política de Seguridad Digital, a cargo de la Oficina Administrativa de RedP, el cual está conformado por: Jefe Oficina REDP, Director de Servicios Administrativos, el profesional de gestión documental y el profesional de gestión de riesgo.

 

Parágrafo 1. Funciones: Además de las establecidas en el artículo 20 de la Resolución 857 de 2019, el equipo técnico en el marco de la política de Seguridad Digital cumplirá las siguientes funciones:

 

1. Prestar soporte técnico y recomendar la ejecución de iniciativas, proyectos y lineamientos sobre seguridad de la información, en especial el Plan de Tratamiento de Riesgos, según lineamientos del MINTIC y DAFP. Así como, velar por la adopción de los controles y ser el facilitador para el seguimiento de los indicadores en el cumplimiento del SGSI.

 

2. Realizar el diagnóstico del estado de la seguridad de la información de la Secretaría de Educación del Distrito.

 

3. Realizar y analizar los consolidados de información sobre los incidentes de seguridad presentados.

 

4. Establecer y proponer el Plan de Tratamiento de Riesgos para la SED.

 

5. Generar las alertas preventivas y proponer los ajustes a la política de seguridad que garanticen la exposición al riesgo de los Activos de Información.

 

6. Recomendar el uso de metodologías, herramientas y procedimientos específicos para la seguridad de la información, según DAFP.

 

7. Proponer las estrategias para la divulgación y comunicación de las políticas y normas de seguridad que la Secretaría de Educación del Distrito expida.

 

8. Identificar los ajustes requeridos a los procesos y procedimientos y proponer herramientas informáticas de punta que eliminen o mitiguen los riesgos.

 

9. Establecer contacto con las autoridades pertinentes. grupos de interés especial, foros y asociaciones profesionales especializadas en seguridad.

 

10. Realizar el respectivo seguimiento al grado de avance de la implementación de las políticas Gobierno Digital y Seguridad Digital y formular las acciones de mejora que permitan optimizar la eficacia, eficiencia y efectividad de las mismas.

 

11. Elaborar la documentación necesaria y solicitada, para el desarrollo de los temas técnicos a cada uno de los equipos técnicos.

 

12. Desarrollar acciones de promoción, divulgación, sensibilización y/o capacitación de las herramientas, instrumentos y/o lineamientos que apoyan la implementación de las políticas de la gestión y desempeño institucional a su cargo.

 

13. Presentar los informes que le sean requeridos, por el comité institucional de gestión y desempeño o cualquier otra instancia interna o externa, sobre los asuntos a su cargo.

 

Artículo 6. Crear el equipo técnico en el marco de la política de Gobierno Digital, a cargo de la Oficina Administrativa de RedP, el cual está conformado por: el (la) Jefe Oficina REDP, el (la) Director(a) de Servicios Administrativos, el (la) Director (a) de la Dirección General de Colegios Distritales, el (la) Director(a) de Cobertura, el (la) Director(a) de Preescolar y Básica, profesional de estrategia de Gobierno Digital, profesional de seguridad informática.

 

Parágrafo 1. Funciones: Además de las establecidas en el artículo 20 de la Resolución 857 de 2019, el equipo técnico en el marco de la política de Gobierno Digital cumplirá las siguientes funciones:

 

1. Proponer el diseño, construcción, y operación de los habilitadores transversales (Arquitectura TI, Seguridad y Privacidad, Servicios Ciudadanos Digitales) definidos para la implementación de la Política de Gobierno Digital, en atención a los lineamientos y disposiciones del MINTIC y la Alta Consejería Distrital TIC y en coordinación de las áreas responsables. Además, efectuar el monitoreo del avance de implementación de la política, según indicadores establecidos para generar propuestas de mejora.

 

2. Formular las necesidades de recursos físicos y financieros para la implementación de la política de Gobierno Digital y Seguridad Digital, las cuales deben ser presentadas ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, para su aprobación.

 

3. Solicitar al Secretario Técnico del Comité, a través del líder respectivo (Jefe OAREDP), la incorporación de los asuntos que consideren en la Agenda de las Sesiones.

 

4. Establecer las herramientas, instrumentos y/o lineamientos necesarios para la aplicación de las políticas de gestión y desempeño institucional a su cargo y coordinar su respectiva articulación y gestión.

 

5. Definir el plan de acción correspondiente para la adecuada implementación, sostenibilidad y mejora de los atributos de calidad de las políticas de Gobierno Digital y Seguridad Digital.

 

Artículo 7. Crear el equipo técnico en el marco de la política de Gestión Estratégica Del Talento Humano e Integridad, a cargo de a Dirección de Talento Humano, el cual está conformado por: el (la) jefe de Personal, el (la) Director(a) de Talento Humano, el (la) jefe de la Oficina Asesora Jurídica, el (la) jefe de la Oficina de REDP, el (la) Jefe Oficina Asesora de Planeación ó su delegado y dos profesionales de la Dirección de Talento Humano.

 

Parágrafo 1. Funciones: Además de las establecidas en el artículo 20 de la Resolución 857 de 2019, el equipo técnico en el marco de la política de Gestión Estratégica del Talento Humano cumplirá las siguientes funciones:

 

1. Alinear los componentes para el fortalecimiento del Talento Humano que permitan una gestión orientada a resultados, mediante la implementación de acciones de mejoramiento continuo en el desarrollo, el bienestar, el reconocimiento, la integridad y el fomento de ambientes saludables de los servidores de la Secretaría de Educación del Distrito.

 

2. Definir el plan de acción correspondiente para la adecuada implementación, sostenibilidad y mejora de los atributos de calidad de las políticas de Gestión Estratégica del Talento Humano y de Integridad.

 

3. Establecer las herramientas, instrumentos y/o lineamientos necesarios para la aplicación de las políticas de Gestión Estratégica del Talento Humano y de Integridad, y coordinar su respectiva articulación y gestión.

 

4. Realizar el respectivo seguimiento al grado de avance de la implementación de las políticas de Gestión Estratégica del Talento Humano y de Integridad, así como formular las acciones de mejora que permitan optimizar la eficacia, eficiencia y efectividad de las mismas.

 

5. Elaborar la documentación: necesaria y solicitada, para el desarrollo de los temas técnicos a cargo del equipo técnico.

 

6. Formular las necesidades de recursos físicos y financieros para la implementación de las políticas de Gestión Estratégica del Talento Humano y de Integridad, las cuales deben ser presentadas ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño para su aprobación.

 

7. Solicitar al Secretario Técnico del Comité, a través del líder respectivo, la incorporación de los asuntos que considere en la agenda de las sesiones.

 

8. Presentar los informes que le sean requeridos, por el comité institucional de gestión y desempeño o cualquier otra instancia interna o externa, sobre los asuntos a su cargo.

 

9. Desarrollar acciones de promoción, divulgación, sensibilización y/o capacitación de las herramientas, instrumentos y/o lineamientos que apoyan la implementación de las políticas de Gestión Estratégica del Talento Humano y de Integridad.

 

10. Elaborar la documentación necesaria y solicitada, para el desarrollo de los temas técnicos sobre el teletrabajo en la SED.

 

11. Orientar la puesta en marcha del teletrabajo y su desarrollo.

 

12. Promover, fortalecer y potenciar el teletrabajo como una modalidad de trabajo digno.

 

13. Definir los mecanismos y las estrategias para el seguimiento a la puesta en marcha y al desarrollo del teletrabajo.

 

14. Definir las condiciones y los alcances para la puesta en marcha y el desarrollo del teletrabajo.

 

15. Definir el plan de acción tendiente a la puesta en marcha y desarrollo del teletrabajo.

 

16. Hacer seguimiento a la implementación y desarrollo de la modalidad de teletrabajo.

 

17. Las demás que le sean asignadas en relación con el Sistema Integrado de Gestión Distrital y su marco de referencia: Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG

 

18. Fortalecer las habilidades y competencias, a través de actividades de capacitación, entrenamiento, inducción y reinducción, acordes con las necesidades identificadas en los diagnósticos realizados o los requerimientos de cada área.

 

19. Propiciar condiciones para el mejoramiento de la calidad de vida de los servidores públicos y su desempeño laboral, generando espacios de conocimiento, esparcimiento e integración familiar, a través de programas que fomenten el desarrollo integral y atendiendo las necesidades de los servidores y el modelo de cultura organizacional.

 

20. Propiciar estrategias para garantizar la seguridad y salud de los servidores y colaboradores de la Secretaría de Educación del Distrito, previniendo enfermedades y accidentes laborales y promoviendo hábitos de vida saludables.

 

21. Elevar los niveles de eficiencia y satisfacción de los servidores en el desempeño de su labor y de contribuir al cumplimiento efectivo de los resultados institucionales a través de espacios de reconocimiento (incentivos).

 

22. Promover el liderazgo del talento humano fundamentado en el control, el seguimiento, la evaluación y el cumplimiento de los resultados institucionales.

 

23. formular iniciativas de salud y seguridad en el trabajo, la promoción de hábitos de vida saludable y autocuidado, así como la cultura de la prevención.

 

24. Continuar con la implementación de la estrategia de teletrabajo con los cargos susceptibles a esta condición como consecuencia de los estudios técnicos realizados.

 

25. Establecer una política de horarios flexibles con el fin de facilitar la conciliación de la vida laboral con la familiar y personal para los servidores.

 

26. Cumplir con la realización de la concertación y calificación de compromisos de los funcionarios de la Secretaría de Educación del Distrito.

 

27. Realizar seguimiento al sistema de Acuerdos de Gestión de los Gerentes Públicos de la Secretaría de Educación del Distrito.

 

28. Administrar la vinculación, permanencia y retiro de los funcionarios de la Secretaria de Educación del Distrito.

 

29. Consolidar, fortalecer y robustecer del equipo transformador integro.

 

30. Promover la cultura de la ética pública en la SED

 

31. Desarrollar estrategias que posibiliten la multiplicación de información a todos los niveles de la SED, con el fortalecimiento de la cultura ética.

 

32. Divulgar del código de integridad como carta de navegación de la Secretaria de Educación del Distrito como entidad.

 

Artículo 8. Periodicidad de las reuniones: Los equipos técnicos que hacen parte de la presente Resolución, se reunirán de forma bimensual y serán convocados por el directivo líder de la política correspondiente.

 

Artículo 9. Producto de las sesiones que hace referencia el artículo 8 de la presente Resolución, deberán levantarse las respectivas actas, y el líder de la política reportará tanto al Secretario Técnico del Comité Institucional de Gestión y Desempeño como al Subsecretario de Gestión Institucional la incorporación de asuntos que éste comité deba revisar o aprobar.

 

COMUNIQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en la ciudad de Bogotá, D.C, a los 23 días del mes de agosto del año 2019.

 

ALVARO FERNANDO GUZMAN LUCERO

 

Subsecretario de Gestión Institucional

 

Secretaria de Educación del Distrito

 

Nota: Ver norma original en Anexos.