CIRCULAR 052 DE 2025

(Diciembre 02)

Para: SUPERVISORES(AS) CONTRACTUALES DE LA SECRETARIA JURIDICA DISTRITAL

De:  DIRECTORA DE GESTIÓN CORPORATIVA  

Asunto: DEBERES DE LAS Y LOS SUPERVISORES CONTRACTUALES CON EL FIN DE FORTALECER LA SUPERVISIÓN CONTRACTUAL EN LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL.  

La Dirección de Gestión Corporativa en el marco del fortalecimiento de los procesos y procedimientos relacionados con la gestión contractual de la entidad, considera pertinente reiterar los deberes establecidos en el Manual de Supervisión e Interventoría, así como los lineamientos generales definidos por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, contenidos en la Guía para el ejercicio de las funciones de Supervisión e Interventoría de los contratos del Estado.

Estas directrices son fundamentales para el adecuado cumplimiento de las funciones asignadas a las y los supervisores de contratación de la Secretaría Jurídica Distrital.

En este contexto, es importante precisar que la supervisión contractual corresponde a la vigilancia o seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico ejercido por la entidad estatal para verificar el cumplimiento del objeto del contrato, la cual es desarrollada por uno o varios servidores públicos cuando no se requieran conocimientos especializados^[1]. 

El desarrollo de la supervisión es inherente al desempeño de las funciones ordinarias de los servidores públicos, por lo que no se requiere que el manual de funciones de la entidad estatal la establezca expresamente.

.La función de vigilancia o seguimiento se estructura en cinco grandes áreas: general, administrativa, técnica, financiera y contable, y jurídica las cuales se describen brevemente a continuación:

-Vigilancia General: debe garantizar el cumplimiento del contrato en términos de plazos, calidades, cantidades y adecuada ejecución de los recursos, buscando prevenir la generación de discrepancias o desarrollando estrategias para su pronta solución.

-Vigilancia Administrativa: su objetivo principal es la alimentación y publicación del expediente contractual, en el cual deben reposar los informes de ejecución, las modificaciones contractuales, el proceso de liquidación, entre otros documentos.

-Vigilancia Técnica: corresponde al seguimiento y control que se enfoca en verificar el cumplimiento de las especificaciones, estándares de calidad, cantidades y métodos de ejecución establecidos.

-Vigilancia Financiera y Contable: vela por el correcto pago que realiza la entidad a sus proveedores, siendo un factor preponderante el cumplimiento de los requisitos por la entidad y el contrato suscrito, así como el recibo a satisfacción de los bienes o servicios objeto del contrato.

-Vigilancia jurídica: asegurar el cumplimiento de la normativa vigente y de las cláusulas contractuales, incluyendo garantías y obligaciones legales.

Para desarrollar dichas actividades, el(la) supervisor(a), una vez notificado(a) de su designación, debe realizar una labor rigurosa para conocer a fondo el contrato objeto de seguimiento. Esta labor se centrará en: las especificaciones técnicas, así como en las obligaciones generales y específicas que enmarcan la relación contractual.

La labor de supervisión debe ser ejecutada bajo los estándares más altos de responsabilidad, ya que el incorrecto seguimiento o monitoreo de los contratos a cargo puede acarrear sanciones civiles, fiscales, penales y/o disciplinarias.

Una vez indicado lo anterior, es importante resaltar que dicha actividad no concluye al vencimiento del plazo de ejecución contractual, toda vez que, es responsabilidad del supervisor, realizar las acciones encaminadas a la liquidación, gestión de garantías y el cierre administrativo del contrato a través de las plataformas correspondientes que fuese el caso, entre otras.

Si requiere más información esta Dirección, pone a disposición el Manual de Supervisión e Interventoría, disponible en Smart o a través del siguiente enlace:

file:///G:/Unidades%20compartidas/CONTRATACI%C3%93N%20SJD/CONTRATOS/2025/REVISI%C3%93N%20DE%20PROCEDIMIENTOS/2311600-MA-017%20MANUAL%20DE%20SUPERVISI%C3%93N%20E%20INTERVENTOR%C3%8DA_copia_controlada.pdf

Igualmente, se sugiere consultar periódicamente las modificaciones y actualizaciones a través del aplicativo SMART. 

Así como la “Guía para el ejercicio de las funciones de Supervisión e Interventoría de los contratos del Estado” proyectada y publicada por la Agencia Nacional de Contratación Pública en el siguiente link:

https://www.colombiacompra.gov.co/wp-content/uploads/2025/03/anexo_manual_contratacion_-_guia_para_el_ejercicio_de_las_funciones_de_supervision_e_interventoria_de_los_c ontratos_del_estado_0.pdf

Finalmente, se destaca que el adecuado ejercicio de la supervisión contractual contribuye al fortalecimiento de los procesos institucionales, previene riesgos derivados del incumplimiento de deberes y promueve una gestión eficiente y transparente. 

Por lo tanto, se solicita tener en cuenta las recomendaciones aquí expuestas, con el objetivo de fomentar el mejoramiento continuo y el compromiso institucional.

Cordialmente,  

MARIA FERNANDA QUIJANO VÁSQUEZ

DIRECTORA DE GESTIÓN CORPORATIVA

Nota: Ver norma publicada en Anexos.

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