RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 003 DE 2026

(Enero 21)

Para: SUBSECRETARIOS(AS) JURÍDICOS(AS), DIRECTORES(AS) JURÍDICOS(AS) Y JEFES DE OFICINA JURÍDICA DE LAS SECRETARÍAS DE DESPACHO, DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA, SOCIEDADES PÚBLICAS, SUBREDES INTEGRADAS DE SERVICIOS DE SALUD, VEEDURÍA DISTRITAL, CONTRALORÍA DISTRITAL, PERSONERÍA DE BOGOTÁ Y RECTOR(A) DEL ENTE UNIVERSITARIO AUTÓNOMO.

De: DIRECCIÓN DISTRITAL DE GESTIÓN JUDICIAL DE LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL

Asunto: PRESENTACIÓN DE CERTIFICACIONES DE ACUERDO CON LOS ARTÍCULOS 29, 30, 31 y 32 DE LA RESOLUCIÓN 485 DE 2023.

El Sistema Único de Información de Procesos Judiciales SIPROJ-WEB permite la vigilancia y evaluación de todos los procesos judiciales en los que está involucrado el Distrito Capital. Esta herramienta realiza seguimiento a las actuaciones procesales en desarrollo de la actividad litigiosa, ayuda a determinar el impacto del resultado de la gestión jurídica y además, valora el contingente judicial.

Este sistema constituye una herramienta gerencial que sirve a la administración para la toma de decisiones sobre políticas de defensa judicial y prevención del daño antijurídico, permitiendo valorar y estimar con anterioridad las eventuales condenas que puedan resultar de fallos adversos al Distrito Capital.

Por lo anterior, y en atención a lo establecido en los artículos 29, 30 y 31 de la Resolución 485 de 2023, se requiere que los jefes de oficinas jurídicas o quienes ejerzan la representación judicial y extrajudicial de las entidades del Distrito, jefes de oficinas financieras y secretarios técnicos de los comités de conciliación presenten las certificaciones respectivas a más tardar el día TRECE (13) de febrero de 2026, relacionadas con la actualización de información litigiosa, el módulo de pago de sentencias y el seguimiento al éxito procesal en el SIPROJ-WEB, con corte al 31 de diciembre de 2025.

Las certificaciones deberán ser socializadas en el Comité de Conciliación y las Oficinas de Control Interno de cada entidad u organismo distrital, incorporando en su contenido las recomendaciones formuladas, así como la fecha y número de la sesión en la que fueron presentadas, conforme al artículo 32 de la resolución previamente citada.

La información será verificada por la Dirección Distrital de Gestión Judicial a través del SIPROJ-WEB, de acuerdo con los formatos socializados para su presentación, las mismas deberán ser remitidas al correo electrónico siprojweb@secretariajuridica.gov.co dentro de la fecha dispuesta en la presente circular.

De acuerdo con la mencionada resolución, dichas certificaciones deben contener los datos que se detallan a continuación:

1.    Certificación de seguimiento al registro y adecuada actualización del módulo de procesos judiciales (Artículo 29 de la Resolución 485 de 2023):

-       Constancia de que todos los procesos judiciales y extrajudiciales en los que es parte o interviniente la respectiva entidad se encuentran registrados y actualizados en el SIPROJ-WEB.

-       Indicar el número de procesos registrados y activos en cada submódulo, los cuales deben corresponder con los que se encuentren en curso en sede judicial o autoridad administrativa que conozca la actuación.

-       Nombre y firma del jefe de la oficina jurídica o dependencia correspondiente.

2.    Certificación de seguimiento al registro y adecuada actualización del módulo de pago de sentencias (Artículo 30 de la Resolución 485 de 2023):

-       Constancia de que todos los pagos realizados por sentencias y acuerdos derivados de mecanismos alternativos de solución de conflictos se encuentran registrados en el SIPROJ WEB, y que la respectiva ficha de pago se encuentra diligenciada detallando los conceptos de condenas, costas, intereses, rubros indexados y demás emolumentos.

-       Identificación con número de proceso y ID de los fallos ejecutoriados con erogación económica y la sumatoria de los pagos realizados en cada uno.

-       Indicar si se certificaron los pagos realizados ante la oficina jurídica y el comité de conciliación para el estudio de procedencia de acción de repetición.

-       Nombre y firma del jefe de la oficina financiera o dependencia correspondiente.

3.    Certificación de seguimiento al registro y adecuada actualización del módulo de comité de conciliación y seguimiento al éxito procesal (Artículo 31 de la Resolución 485 de 2023):

-       Constancia de que todas las actas y fichas de las diferentes tipologías que se estudiaron están registradas y en estado "terminado" en el SIPROJ WEB.

-       Constancia de seguimiento, verificación y análisis al éxito procesal durante la anualidad a certificar.

-       Relación de procesos conciliados indicando el número e ID del proceso.

-       Indicar si se emitieron políticas de prevención del daño antijurídico y si fueron publicadas en el Régimen Legal de Bogotá.

-       Nombre y firma del secretario técnico del comité de conciliación.

Al respecto, se recuerda que las certificaciones deben ser diligenciadas de acuerdo con los formatos establecidos por la Dirección Distrital de Gestión Judicial, los cuales se encuentran disponibles como anexos en la Resolución 485 de 2023, publicada en el Régimen Legal de Bogotá, los cuales pueden ser consultados en el siguiente enlace: https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=146938

Las certificaciones deberán ser remitidas al correo electrónico siprojweb@secretariajuridica.gov.co, conforme a los lineamientos establecidos por la Dirección Distrital de Gestión Judicial.

Cordialmente,

ANDRÉS MAURICIO ORTIZ MAYA

Dirección Distrital de Gestión Judicial

Proyectó: Cristhiam David Jiménez Vásquez - Profesional Universitario - Dirección Distrital de Gestión Judicial

Revisó: Euranio José Manotas Maldonado - Profesional Especializado - Dirección Distrital de Gestión Judicial

Aprobó: Andrés Mauricio Ortiz Maya - Director Distrital de Gestión Judicial

Nota: Ver norma original en Anexos.