RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 012 de 2026

 

(Febrero 23)

 

Para: DEPENDENCIAS DE LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL

 

De: DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA

 

Asunto: Información para Estados Financieros - Lineamientos y Plazos

 

1. FUNDAMENTO

 

En cumplimiento del Régimen de Contabilidad Pública, el Marco Normativo para Entidades de Gobierno expedido por la Contaduría General de la Nación, el principio de devengo y las políticas contables adoptadas por la Secretaría Jurídica Distrital, se establecen los siguientes lineamientos para garantizar la integridad, oportunidad y confiabilidad de la información que soporta los Estados Financieros de la entidad.

 

La información solicitada constituye insumo indispensable para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos que se originan en cada una de las dependencias.

 

2. RESPONSABILIDAD

 

El Director, Jefe o responsable de cada dependencia deberá garantizar:

 

- La veracidad y completitud de la información remitida.

 

- El envío dentro de los plazos establecidos.

 

- La conservación de los soportes documentales correspondientes.

 

El cumplimiento de los plazos establecidos es responsabilidad de cada dependencia y resulta esencial para garantizar la oportunidad y confiabilidad de la información financiera de la entidad.

 

3. INFORMACIÓN POR DEPENDENCIA

 

3.1 DIRECCIÓN DISTRITAL DE GESTIÓN JUDICIAL

 

Información mensual

 

- Soportes de cuentas por cobrar por concepto de costas judiciales u otros conceptos. Soporte de cobro realizado.

- Constancia de traslado a Subdirección de Cobro No Tributario cuando aplique.

 

Información trimestral

 

Informe consolidado de procesos en contra y procesos iniciados por la entidad (conciliación trimestral), indicando:

 

- Número total.

 

- Clasificación (probables, posibles o remotos).

 

- Justificación de variaciones frente al trimestre anterior.

 

Información anual

 

- Información detallada de los procesos para revelación en las notas a los estados financieros (descripción de la naturaleza del pasivo contingente; estimación de los efectos financieros y una indicación de las incertidumbres relacionadas con el valor o las fechas de salida de recursos y la posibilidad de cualquier reembolso)

 

3.2 DIRECCIÓN DISTRITAL DE ASUNTOS DISCIPLINARIOS

 

Información semestral:

 

- Relación de procesos disciplinarios en curso.

 

- Relación de procesos fallados con valor a favor de la entidad que originen cuentas por cobrar, indicando acto administrativo soporte.

 

3.3 DIRECCIÓN DISTRITAL DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL

 

Información mensual

 

- Soportes de cuentas por cobrar por concepto de multas u otros conceptos.

 

Información exógena nacional

 

- Formato 2683 conforme Resolución DIAN vigente.

 

3.4 DIRECCIÓN DISTRITAL DE POLÍTICA JURÍDICA

 

Información eventual (cuando se presente la situación)

 

- Relación de insumos entregados a la Imprenta Distrital.

 

- Informe de productos recibidos y su destinación.

 

3.5 OFICINA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES

 

Información mensual

 

- Relación de pagos atribuibles a software en desarrollo. Conciliación mensual.

 

- Relación servicios diferidos. Conciliación mensual.

 

Información trimestral

 

- Informe de avance de software en desarrollo.

 

Información para cierre de vigencia

 

- Informe de deterioro de equipos e intangibles.

 

- Verificación y asignación de vidas útiles remanentes (VUR).

 

3.6 DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA

 

Gestión Administrativa – Almacén

 

Información mensual

 

- Cuenta mensual (Reporte consolidado mensual inventarios por ubicación generado a través del sistema SAI, movimientos totales por inventarios incluyendo ingresos, salidas, traslados, bajas y toda la documentación debidamente tramitada y firmada) Inventario actual bodega y servicio, con los valores de la depreciación acumulada y la última depreciación, generado a través del sistema SAI - Conciliación Almacén.

 

- Soporte de la gestión realizada para los activos que terminen su vida útil en los siguientes seis meses.

 

Información exógena nacional

 

- Formato 2575 Versión 1: Articulo 61. Información de donaciones recibidas y certificadas por las entidades no contribuyentes. (Especificación técnica en el Anexo 55 de la Resolución DIAN 000162 de octubre 31 de 2023).

 

Información para cierre de vigencia

 

- Informe sobre toma física de inventario o inventario general. (Cumpliendo con lo establecido en el numeral 4.2.3. Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo y control de los bienes en las Entidades de Gobierno Distritales).

 

- Justificación detallada de los bienes que al cierre de la vigencia hayan quedado en bodega o como bienes no explotados, así como el valor de la depreciación respectiva.

 

- Informe sobre análisis e indicios de deterioro en elementos de la entidad, con sus respectivas fichas o soportes.

 

- Informe sobre la verificación y asignación de vidas útiles remanentes - VUR, de los activos de la entidad.

 

- Informe sobre la verificación del valor residual de los bienes de la entidad.

 

- Relación de los elementos en calidad de comodato en cumplimiento con lo establecido en los numerales 7.2. y 7.2.1. del Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo y control de los bienes en las Entidades de Gobierno Distritales.

 

- Relación de los elementos por entrega gratuita en cumplimiento con lo establecido en los numerales 7.3. y 7.3.1. del Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo y control de los bienes en las Entidades de Gobierno Distritales.

 

- Formatos para anexos revelaciones: Anexo 10.1 PPE - Muebles, Anexo 10.4 PPE Estimaciones, Anexo 14.1 Detalle saldos y movimientos, Anexo 14.2 Revelaciones adicionales, Anexo 14.2.1 Estimaciones. (Se mantiene tu estructura actual, solo sugiero ordenar en numerales y aclarar que deben enviarse conciliados con contabilidad).

 

3.7 GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

 

Información mensual

 

- Reporte "Resumen General de nómina" generado a través del sistema PERNO Conciliación nómina.

 

- Relación mensual incapacidades - Conciliación Incapacidades.

 

- Detallado mensual de cesantías retroactivas retiradas dentro del mes.

 

- Relación mensual de las cuentas por cobrar a funcionarios de la entidad.

 

Información trimestral

 

- Verificación del consolidado de prestaciones sociales.

 

Información exógena nacional

 

- Formatos 1001 y 2276 con la información correspondiente a los gastos por concepto de la nómina.

 

Información para el cierre de la vigencia

 

- Informe consolidado prestaciones sociales.

 

- Informe remuneraciones al personal directivo (Anexo 22.5 Remuneraciones al personal directivo).

 

- Informe deterioro cuentas por cobrar incapacidades.

 

- Informe ejecución del plan anual de capacitación.

 

3.8 GESTIÓN FINANCIERA - PRESUPUESTO

 

Información mensual

 

- Conciliación de cuentas tramitadas en el mes.

 

- Conciliación cuentas por pagar.

 

- Informe de giros realizados durante el mes.

 

- Informe de reservas presupuestales - pasivos exigibles.

 

- Relación de recibos de caja por otros conceptos, generados a través del sistema BOGDATA.

 

3.9 GESTIÓN CONTRACTUAL

 

Información trimestral

 

- Informe de obligaciones contingentes.

 

Información exógena nacional

 

- Formato 1159 Versión 10: Artículo 2 Información a suministrar por las entidades públicas o privadas que celebren convenios de cooperación y asistencia técnica con organismos internacionales. (Especificación técnica en el Anexo 1 de la Resolución DIAN 000162 de octubre 31 de 2023).

 

Información para cierre

 

- Relación detallada de contratos y convenios suscritos en la vigencia.

 

4. REPORTE DE NOVEDADES CONTRACTUALES PARA EFECTOS CONTABLES – SUPERVISORES

 

En cabeza de cada Dirección estará el seguimiento permanente de los contratos bajo su supervisión y el reporte oportuno de su ejecución, garantizando la trazabilidad de la información para el adecuado reconocimiento contable del gasto conforme al principio de devengo.

 

Los supervisores deberán informar, dentro de los tres (3) primeros días hábiles de cada mes, cualquier novedad presentada en la ejecución contractual durante el mes inmediatamente anterior, incluyendo: suspensión, terminación anticipada, cesión, modificación del plazo, no prestación total o parcial del servicio o cualquier situación que afecte el reconocimiento del gasto.

 

Cuando se presenten novedades, deberá indicarse expresamente el valor de los honorarios que corresponde reconocer contablemente en el período respectivo.

 

La información deberá remitirse mediante memorando a la Dirección de Gestión Corporativa. De no recibirse comunicación dentro del plazo señalado, se entenderá que el contrato se ejecutó con normalidad y se procederá al reconocimiento contable correspondiente.

 

Este requerimiento tiene efectos exclusivamente contables para fines de reconocimiento y revelación en los Estados Financieros y no constituye autorización ni trámite para el pago de honorarios, el cual continuará sujeto al procedimiento contractual y financiero vigente.

 

En caso de que, por falta de reporte oportuno, se requiera efectuar la reversión del registro contable, deberá radicarse ante la Dirección de Gestión Corporativa solicitud debidamente justificada, con el visto bueno del Gerente del proyecto cuando aplique, como soporte del registro contable correspondiente.

 

5. PLAZOS DE ENTREGA

 

 

Atentamente,

 

MARIA FERNANDA QUIJANO VASQUEZ

 

Directora de Gestión Corporativa

 

Proyectó: Luis Carlos Gaona Farías - Profesional Dirección de Gestión Corporativa

Adriana P. Guzmán Contreras - Profesional Especializado Dirección de Gestión Corporativa

Revisó: Oscar Javier Martínez Torres - Contratista - Dirección de Gestión Corporativa

Nota: Ver circular original en Anexos.