RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Los artículos 267 de la Constitución Política de Colombia y 4 de la Ley 42 de 1993, determinan el control fiscal como una función pública, que vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Estado en todos sus órdenes y niveles; el cual se ejercerá por la Contraloría General de la República, las contralorías departamentales y municipales, en forma posterior y selectiva, conforme a los procedimientos, sistemas y principios que establece la ley.

El artículo 272 de la Constitución Política de Colombia señala que «la vigilancia de la gestión fiscal de los departamentos, distritos y municipios donde haya contralorías, corresponde a éstas y se ejercerá en forma posterior y selectiva». El mismo artículo especifica que los contralores departamentales, distritales y municipales ejercerán en el ámbito de su jurisdicción, las funciones atribuidas al Contralor General de la República en el artículo 268, en concordancia con lo anterior, el artículo 105 del Decreto Ley 1421 de 1993, estipula que la vigilancia de la gestión fiscal del Distrito y de los particulares que manejen fondos o bienes del mismo, corresponde a la Contraloría de Bogotá D.C.

El Contralor de Bogotá, de conformidad con el artículo 268 de la Constitución Política, en concordancia con el artículo 109 del Decreto Ley 1421 de 1993, tiene entre otras las siguientes atribuciones: prescribir los métodos y la forma de rendir cuentas de los sujetos pasivos de vigilancia de competencia de la Contraloría de Bogotá D.C., revisarlas y fenecerlas, llevar el registro de la deuda pública, exigir informes sobre su gestión, conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control interno, presentar informes sobre el estado de los recursos naturales y medio ambiente, y certificar la situación de las Finanzas y el Balance de Hacienda del Distrito.

El artículo 2° de la Ley 42 de 1993 señala los sujetos de control fiscal, entre los cuales se encuentran los particulares y las personas jurídicas que manejen fondos o bienes del Estado y el artículo 8° especifica que la vigilancia de la gestión fiscal de los particulares se adelanta sobre el manejo de los recursos del Estado para verificar que estos cumplan con los objetivos previstos por la Administración, es decir, cuando administren, recauden o inviertan fondos públicos.

El artículo 105 del Decreto 1421 de 1993, consagró sobre la titularidad y naturaleza del control fiscal que «la vigilancia de la gestión fiscal del distrito Capital y de los particulares que manejen fondos o bienes del mismo, corresponde a la Contraloría de Bogotá D.C.»

El Acuerdo 24 de 2001 del Concejo de Bogotá, D.C. "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D. C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones", faculta al Contralor de Bogotá, para establecer y reglamentar la organización interna, la forma de ejercer las funciones a su cargo y el funcionamiento de la Contraloría del Distrito Capital, en armonía con los principios consagrados en la Constitución Política, la Ley y los Acuerdos. Así mismo, establece la vigilancia de la gestión fiscal tanto a nivel micro como macro.

El capítulo V del Título II de la Ley 42 de 1993, reglamenta el régimen de sanciones y faculta a los contralores para su imposición cuando haya lugar en el ejercicio de la vigilancia y control de la gestión fiscal de la administración pública o particulares que manejen fondos, bienes o recursos públicos señalando las causales, forma y monto de las mismas.

El numeral 6 del artículo 52 del Acuerdo 24 de 2001, consagra como función de las Direcciones Sectoriales de Fiscalización: suscribir convenios de desempeño resultantes de las auditorías organizacionales con las entidades objeto de su vigilancia fiscal, dentro del sector correspondiente, efectuando el seguimiento sobre su cumplimiento, de acuerdo con el reglamento.

El Decreto Ley 2150 de 1995 dispuso la creación de Curadurías Urbanas en Municipios y Distritos, para el estudio, trámite y expedición de las licencias de urbanismo y construcción y mediante la Ley 388 de 18 de julio de 1997, se modificó la Ley 9 de 1989 y la Ley 3 de 1991, introduciendo reformas y adiciones a las normas contenidas en la Ley 9 de 1989 y el Decreto Ley 2150 de 1995, sobre dichas materias.

La Resolución Reglamentaria 032 del 26 de agosto de 2004, expedida por el Contralor de Bogotá reglamentó la vigilancia fiscal en las Curadurías Urbanas del Distrito Capital.

Los Curadores Urbanos están sujetos a la vigilancia y controles ya enunciados por razón de la función pública que desempeñan, correspondiéndole a la Contraloría de Bogotá, D.C., por imperio de la Constitución, la Ley y los Acuerdos Distritales, reglamentar de manera particular el control de la gestión fiscal a éstos, de tal forma que se garantice el adecuado tratamiento y manejo de los procesos derivados del ejercicio de su función.

La Contraloría de Bogotá, D.C., diseñó e implementó el Sistema de Vigilancia y Control Fiscal SIVICOF, plataforma informática que sirve de respaldo al proceso de rendición de la cuenta como el mecanismo por el cual los sujetos de control reportarán de manera electrónica la información y documentos que reflejan el desarrollo de su gestión durante la vigencia fiscal.

ARTÍCULO PRIMERO. OBJETO Y AMBITO DE APLICACIÓN. La presente resolución tiene por objeto prescribir los métodos y la forma de rendir la cuenta por parte de los Curadores Urbanos con jurisdicción en el Distrito Capital, en cuanto son particulares que cumplen funciones públicas, manejan y/o administran recursos o fondos públicos, dada la competencia de vigilancia y control fiscal que le ha sido conferida por la Constitución y la Ley a la Contraloría de Bogotá D.C.

Para efectos de la presente resolución, la cuenta se conformará con el conjunto de formatos electrónicos, documentos electrónicos y documentos físicos, presentados por los sujetos de control de la Contraloría de Bogotá, D.C., en la forma y términos establecidos en la misma.

ARTÍCULO SEGUNDO. MECANISMOS PARA LA PRESENTACIÓN. La rendición de cuenta a la Contraloría de Bogotá, D.C., por parte de los responsables de que trata la Resolución Reglamentaria 032 de 2004, deberá realizarse por los Curadores Urbanos, a través del SISTEMA DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL - SIVICOF, cumpliendo con los estándares y validaciones dispuestos en el mismo.

Rendida la información mediante SIVICOF, el Curador Urbano deberá certificar su legitimidad, veracidad e integridad remitiendo al correspondiente Director Técnico de la Contraloría de Bogotá D.C., oficio, en original y dos (2) copias, con la siguiente información:

1. Nombre del Sujeto de Control

2. Periodo de rendición (mensual, intermedia, anual u ocasional).

3. Vigencia (Año) de la información que esta presentando.

4. Declaración expresa que la información transmitida por SIVICOF corresponde a la preparada por la Curaduría en cada periodo de corte respectivo.

Además deberá anexar el comprobante de transacción en el que se especifica el número de transacción que generó SIVICOF para dicha rendición (Documentos electrónicos CBN-3000: certificado de la legitimidad, veracidad e integridad de la información rendida y el CBN-3001: Documento generado por SIVICOF al recibir y validar la cuenta de forma correcta), en los plazos y términos establecidos mediante la presente resolución.

En caso que no registre información para alguno de los formatos o documentos de la cuenta, deberá incluir en el oficio la justificación respectiva, anexando los documentos necesarios.

Una vez recibida la información por la Contraloría de Bogotá D.C. y generado el comprobante de transacción mediante el sistema SIVICOF, ésta no podrá modificarse, en caso de ser necesario el Curador Urbano deberá remitir al correspondiente Director Sectorial, una solicitud para la autorización de reenvío o retransmisión de la información, relacionando el motivo y las modificaciones pertinentes. La Contraloría de Bogotá D.C. se reservará el derecho de autorizar o negar el reenvío o la retransmisión de la información a través de SIVICOF, cuando lo estime pertinente, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar por parte de la Entidad, de conformidad con la Ley 42 de 1993.

Parágrafo 1. Con la entrega del oficio remisorio, el Curador Urbano certifica a la Contraloría de Bogotá D.C., que la información presentada es precisa, correcta, veraz y completa. Por lo tanto, será responsable ante la Contraloría por cualquier imprecisión, inconsistencia, falsedad u omisión en los datos, sin perjuicio de las acciones legales a que hubiera lugar.

Parágrafo 2. Para el envío de la información de que tratan los artículos 10 y 13 de esta Resolución y la información adicional que se requiera por medio del sistema SIVICOF, el Curador Urbano deberá solicitar autorización a la respectiva Dirección Sectorial, mediante oficio radicado dentro de los primeros 3 días hábiles de los términos establecidos en cada uno de estos artículos.

Parágrafo 3. Los documentos fuente que soporten la gestión fiscal, financiera, operativa y de resultados, reposarán en la correspondiente Curaduría, a disposición de este Ente de vigilancia y control fiscal, que podrá solicitarlos, examinarlos, evaluarlos o consultarlos en cualquier tiempo.

ARTÍCULO TERCERO. FORMA DE LA PRESENTACIÓN. La información de la cuenta se clasifica en FORMATOS ELECTRÓNICOS (Datos parametrizados que deberán ser diligenciados, enviados y validados utilizando SIVICOF), DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS (Datos contenidos en documentos elaborados en procesadores de palabra y/o hojas electrónicas entre otros, referentes a informes, estudios o cualquier otro tipo de documento que se exija como parte de la cuenta, los cuales deberán ser remitidos utilizando la opción respectiva SIVICOF), DOCUMENTOS FÍSICOS (Datos contenidos en documentos impresos (papel) los cuales deben ser firmados y presentados como parte de la cuenta en la oficina de radicación de la Contraloría de Bogotá, D.C.

Parágrafo 1: Los formatos electrónicos, documentos electrónicos y documentos físicos que componen la cuenta en los diferentes periodos, son agrupados por SIVICOF en un concepto denominado TIPO DE INFORME, el cual varía en su contenido dependiendo de: la periodicidad del mismo y el tipo de información que contenga. A continuación en el Cuadro 1 se muestra un ejemplo de los tipos de informe según su periodicidad:

Cuadro 1. Clasificación de la información contenida en la cuenta.

Parágrafo 2. Los documentos físicos donde conste la información financiera y estadística, deberán ser firmados por el responsable y por el respectivo jefe de la oficina que los elabore, identificando su nombre completo, cédula de ciudadanía y teléfono.

ARTÍCULO CUARTO. PERÍODO CUENTA CONSOLIDADA. La cuenta se rendirá por los siguientes periodos: mensual, intermedio y anual, de acuerdo con el contenido de los informes definidos en la presente resolución.

La cuenta que debe presentar el Curador cuando culmine su gestión, cubrirá el periodo desde el 1 de enero de la vigencia fiscal en que se retira, hasta el último día hábil en que se haya realizado efectivamente su retiro. El contenido del informe se define en el artículo 10 de la presente resolución.

ARTÍCULO QUINTO. TÉRMINOS. El término para la presentación de la cuenta anual consolidada a 31 de diciembre de cada vigencia fiscal, será el décimo segundo día hábil del mes de febrero del año siguiente a la vigencia reportada.

El término para la presentación de la cuenta mensual será el décimo día hábil siguiente al mes reportado.

El término para la presentación de la cuenta intermedia será el segundo día hábil siguiente al mes de agosto de cada vigencia fiscal y comprende el periodo del 1 de enero al 30 de junio de cada vigencia.

El término en que el responsable de rendir cuenta, debe presentar el informe al culminar su gestión, será dentro de los 15 días hábiles siguientes al retiro.

ARTÍCULO SEXTO. CONTENIDO DE LA CUENTA. La información de la cuenta está agrupada para cada periodo mensual, intermedio o anual en diferentes tipos de informe, los cuales incluyen formatos electrónicos, documentos electrónicos y documentos físicos.

Para la presentación de la cuenta, se debe enviar los documentos CBN-3000 y 3001 de acuerdo con lo estipulado en el artículo segundo de la presente resolución:

INFORME CONTRATACIÓN

INFORME GESTIÓN

INFORME CONTABILIDAD

INFORME RECURSO HUMANO

INFORME GESTIÓN

INFORME CONTABILIDAD

ARTÍCULO DÉCIMO. INFORMACIÓN PERÍODICA. Los Curadores Urbanos, en el evento de expedir licencias de escala metropolitana y urbana (para todo tipo de equipamiento, uso, comercio y servicio), deberán remitir a través del Sistema de Vigilancia y Control Fiscal SIVICOF, la correspondiente Licencia de construcción y urbanismo a la Contraloría de Bogotá, D.C., dentro de los tres días siguientes hábiles a la fecha de expedición de los correspondientes actos administrativos.

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. CONTENIDO DE LA CUENTA CONSOLIDADA AL TERMINAR UNA GESTIÓN. Los Curadores Urbanos, en caso de retiro definitivo, deberán rendir cuenta de su gestión a la Contraloría de Bogotá, en los términos y forma prescritos en la presente resolución, para lo cual deben presentar la siguiente información:

INFORME CONTRATACIÓN

INFORME GESTIÓN

INFORME CONTABILIDAD

Parágrafo 1. Esta rendición no exime al nuevo responsable de la presentación que debe realizar sobre la cuenta consolidada anual, o de otra información que sea pertinente.

Parágrafo 2. Cuando el retiro definitivo del responsable de rendir cuenta coincide con el cierre de la vigencia fiscal (31 de diciembre) no se requerirá presentar información adicional, dado que la cuenta de la vigencia será presentada por el nuevo responsable.

Parágrafo 3. Los documentos que sirvieron de soporte a las licencias expedidas, y demás trámites autorizados, incluyendo copia de las facturas por pago de expensas por todo concepto, deberán estar a disposición de la Contraloría de Bogotá D.C. en la sede de la Curaduría respectiva.

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. FUENTES ADICIONALES (COMPLEMENTARIAS) DE INFORMACIÓN. Para ejercer el control fiscal, la Contraloría de Bogotá utilizará la información que los curadores deben presentar al Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, al Departamento Administrativo Nacional de Estadística -DANE-, al Departamento Administrativo de Planeación Distrital y a las demás autoridades frente a las cuales tengan obligación legal de suministrar información, para lo cual, los curadores deberán poner a disposición de la Contraloría dicha información, con sus respectivos soportes, en la sede de la respectiva curaduría.

ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO. FENECIMIENTO. Modificar el parágrafo segundo del artículo décimo segundo de la Resolución Reglamentaria 032 del 26 de agosto de 2004, el cual quedará así:

Parágrafo 2. La Contraloría de Bogotá D.C., tendrá como plazo máximo dos (2) años contados a partir de la fecha de la presentación de la cuenta anual consolidada, para emitir el pronunciamiento a que se refiere este artículo; fecha después de la cual, si no se llegaré a producir pronunciamiento alguno, se entenderá fenecida la misma. Lo anterior, sin perjuicio de que se levante dicho fenecimiento, con base en los resultados de un proceso posterior de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral, o si con posterioridad aparecieren pruebas de operaciones fraudulentas o irregulares, conforme a lo establecido en el Artículo 17 de la Ley 42 de 1993.

ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO. PLAN DE MEJORAMIENTO. El plan de mejoramiento se presentará en la forma y términos establecidos mediante resolución reglamentaria expedida por la Contraloría de Bogotá, D.C.

El Informe de avance del Plan de Mejoramiento, se presentará con corte a 30 de junio y 31 de diciembre de cada vigencia, el cual estará incluido dentro de la cuenta intermedia y anual, de conformidad con el Formato CB- 0402 de la presente resolución, incluyendo el resultado del indicador, el avance físico de ejecución en las metas y el análisis del seguimiento realizado por cada sujeto de control.

ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO. SISTEMA DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL - SIVICOF. La rendición de la cuenta se llevará a cabo a través del SISTEMA DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL - SIVICOF, el cual se encuentra disponible en la página en Internet de la CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C., (www.contraloriabogota.gov.co), acorde con las especificaciones dispuestas en la presente resolución, y en el ANEXO A: INSTRUCTIVO PARA LA RENDICIÓN DE LA CUENTA.

La forma de presentación de la cuenta en cada caso, será precisada mediante instrucciones, procedimientos y especificaciones técnicas, contenidas en manuales, capacitación y acompañamiento en la rendición de la cuenta conforme a lo estipulado en el Anexo A.

La coherencia y veracidad de la información se presume garantizada mediante el uso adecuado del sistema de información y de las contraseñas establecidas.

ARTÍCULO TRANSITORIO. La información de la cuenta de que trata la presente resolución se presentará en forma electrónica mediante el sistema -SIVICOF a partir de la cuenta mensual correspondiente al mes de noviembre que se rendirá en el mes de diciembre de 2006.

Para efectos de empalme y por única vez, la cuenta mensual de noviembre de 2006, que se rendirá en el mes de diciembre de 2006, se presentará adicionalmente en medio físico y magnético.

En adelante se presentará solo electrónicamente por medio del sistema SIVICOF de conformidad con lo estipulado en la presente resolución.

ARTÍCULO  DÉCIMO SEXTO. DEROGATORIA Y VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias en especial el inciso segundo del artículo cuarto, el artículo quinto y los capítulos III, IV y V de la Resolución Reglamentaria 032 de 2004.

De conformidad con lo mencionado en el ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO. de la resolución de rendición de cuentas para los curadores vigente, la Contraloría de Bogotá D.C. pone a disposición de los Sujetos de Control el presente instructivo que pretende orientar de manera general respecto a la presentación de la cuenta, de acuerdo con los diferentes tipos de información mencionados en la misma.

La información de la cuenta requerida por la Contraloría de Bogotá D.C. está clasificada en tres (3) componentes (FORMATOS ELECTRÓNICOS, DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y DOCUMENTOS FÍSICOS los cuales deben ser elaborados y enviados a la entidad de la siguiente forma:

1. Instale el MÓDULO DE DILIGENCIAMIENTO Y VALIDACIÓN DE SIVICOF siguiendo las instrucciones del Capitulo de Instalación y Desinstalación del manual correspondiente al mencionado módulo.

Nota: Recuerde verificar los requerimientos técnicos mínimos necesarios descritos en el manual para la instalación. Este módulo se instala una única vez y puede ser utilizado para elaborar posteriormente las diferentes cuentas.

2. Lea cuidadosamente antes de iniciar la operación del sistema el Manual del Usuario del MODULO DE DILIGENCIAMIENTO Y VALIDACIÓN DE SIVICOF.

3. Lea cuidadosamente antes de iniciar la elaboración de la cuenta Instructivos de Diligenciamiento de Formatos Electrónicos, allí encontrará la descripción detallada de cada uno de los datos solicitados.

4. Luego de realizar los pasos anteriores, está listo para iniciar el proceso de elaboración de los formatos electrónicos en el MODULO DE DILIGENCIAMIENTO Y VALIDACIÓN DE SIVICOF. La funcionalidad y operación de este módulo se encuentra en el Manual del Usuario del mencionado módulo, y que fue referido anteriormente, se recomienda seguir las instrucciones allí descritas y mantenerlo como un documento de consulta permanente.

5. Luego de digitar y validar la información, el MODULO DE DILIGENCIAMIENTO Y VALIDACIÓN, genera un archivo con extensión .STR, el cual debe ser remitido a través la página en Internet de la Contraloría de Bogotá D.C., ingresando al MODULO DE ENVÍO Y CONSULTA EN INTERNET DE SIVICOF.

Nota: Si el sujeto de control tiene los recursos técnicos, puede crear y generar un archivo XML directamente de sus sistemas de información, y luego utilizar el MODULO DE DILIGENCIAMIENTO Y VALIDACIÓN para verificar la información y generar el archivo con extensión .STR, que es reconocido en el momento de enviarlo a SIVICOF en la contraloría de Bogotá D.C. La descripción técnica del archivo XML se encuentra en el documento Guía de Construcción Externa del Archivo XML de SIVICOF del manual correspondiente al módulo de diligenciamiento.

6. Algunos de los formatos de la cuenta se han dividido debido a su estructura, esto con el fin de facilitar su diligenciamiento, Para tal efecto se han identificado con una letra al final del código del formato principal. (por ejemplo. para SIVICOF El formato CB-502 es un informe compuesto por los formatos CB-0502A, CB-0502B¿)

Cada uno de estos formatos hace parte integral del principal, por lo tanto es necesario diligenciarlos de acuerdo con sus instructivos.

7. Antes de enviar el archivo con extensión .STR mencionado en el punto anterior, lea cuidadosamente el Manual del Usuario del MÓDULO DE ENVÍO Y CONSULTA EN INTERNET del sistema de SIVICOF.

La cuenta solicitada por la Contraloría de Bogotá D.C. está constituida, además de los formatos electrónicos mencionados anteriormente, por documentos electrónicos, que pueden ser elaborados en diferentes herramientas informáticas.

Los documentos electrónicos aceptados por los sistemas de información de la Contraloría de Bogotá D.C., son los siguientes:

Para la elaboración y envío de los documentos electrónicos requeridos por la Contraloría de Bogotá D.C., tenga en cuenta los siguientes puntos:

1. Son documentos electrónicos aquellos que NO requieren firma manuscrita y están constituidos, por informes, estudios, análisis, explicaciones y documentos fuentes (ver nota) entre otros.

Nota: Los documentos fuentes, son aquellos que están originalmente en papel, para lo cual el sujeto de control podrá utilizar un equipo de escáner para convertirlos en archivos de imágenes (ver cuadro de tipo de archivos anterior).

2. Un documento electrónico puede estar constituido por diferentes archivos electrónicos (por ejemplo: archivos en procesador de palabra, hoja e cálculo y/o graficadotes entre otros), cuando esto suceda todos los archivos deberán ser empaquetados y comprimidos en uno solo (ver cuadro de tipo de archivos anterior), con el fin de remitirlo a la Entidad como un único documento electrónico.

3. Luego de elaborar los documentos electrónicos, estos deben ser remitidos a través la página en Internet de la Contraloría de Bogotá D.C., ingresando al MODULO DE ENVÍO Y CONSULTA EN INTERNET DE SIVICOF.

4. Antes de enviar los documentos electrónicos mencionados en el punto anterior, lea cuidadosamente el Manual del Usuario del MÓDULO DE ENVÍO Y CONSULTA EN INTERNET del sistema SIVICOF.

Los Documentos Físicos que son parte integral de la cuenta deben entregarse en las instalaciones de la Contraloría de Bogotá D.C. para este fin, se debe adjuntar el comprobante de transacción emitido por SIVICOF al finalizar exitosamente el envió electrónico de la cuenta.

Una vez radicados estos últimos documentos, se emitirá un certificado de rendición de cuenta con un número único como comprobante del cumplimiento de la obligación.

Al finalizar correctamente el envió de todos los formatos electrónicos y documentos electrónicos que conforman la cuenta, SIVICOF le permitirá al sujeto de control generar un COMPROBANTE DE TRANSACCIÓN ELECTRÓNICA, que será solicitado para la radicación de los Documentos Físicos.

Este formato debe contener la información de convenios, contratos y órdenes. Debe respetar el nombre de los campos, el orden, los códigos, el tipo y la longitud indicados en el presente instructivo.

· En los formatos debe presentarse un registro por línea.

· Los campos ID, ID_INT_INTERNO y ID_INT_EXTERNO y los demás de tipo numérico, deben registrarse sin puntos, ni comas, ni guiones, ni espacios y en caso de ser un NIT no debe incluir el digito de verificación.

· Los campos tipo FECHA deben expresarse en formato AAAA/MM/DD es decir año de 4 dígitos, mes de dos dígitos y día de dos dígitos, separados por el símbolo "/".

· Los campos tipo TEXTO no deben tener caracteres como comilla simple ¿, comilla doble ", punto y coma ;, o caracteres especiales como $!%&0.

· En caso que un campo no aplique para algún tipo de registro en particular debe dejarlo en blanco; ESTO NO SIGNIFICA OMITIR LA COLUMNA; se debe respetar el orden de la estructura del archivo y dejarla en blanco sin registrar espacios, ni guiones, ni ningún otro símbolo.

· LOS REGISTROS DEBEN TENER TODAS LAS COLUMNAS AUNQUE EN ESTAS NO REGISTREN NINGÚN VALOR

· El código registrado en el campo UNIDAD_PLAZO para el registro principal, deberá ser respetado en los registros de todas sus modificaciones (Adiciones, Prorrogas o Adición-Prorroga), de tal manera que los tiempos de ejecución se expresen en las mismas unidades ej:

Si el contrato 4252 tuvo un plazo de ejecución inicial de 11 meses se debe registrar de la siguiente forma:

Luego el mismo contrato se prorroga por 15 días el registro de esta prórroga seria:

Por lo cual se concluye que el plazo total de ejecución 11.5 meses

La columna de observaciones en algunos de los campos señala instrucciones referentes a cómo diligenciar la información dependiendo de si el registro es un contrato o un convenio.

A manera de ejemplo, la siguiente tabla ilustra como se debe diligenciar la información en el caso que el contrato No. 10 sea suscrito como parte de la ejecución de un convenio No. 100

La columna de observaciones en algunos campos señala instrucciones referentes a cómo diligenciar la información dependiendo de si el registro es se refiere a datos del contrato principal, adiciones o prórrogas.

A manera de ejemplo, la siguiente tabla ilustra como se debe diligenciar la información en el caso que el contrato No. 9 tenga las siguientes tres modificaciones:

· una adición por valor de $1.000,

· una prórroga por un tiempo de 2 meses

· una adición y prórroga por valor de $500 y un tiempo de 1 mes respectivamente.

En el campo RECURSOS los FDL¿s deberán registrar el código correspondiente a la UEL que suscribió el contrato, si fue suscrito por el FDL directamente debe registrar el código correspondiente a Gestión Pública Admirable. Para el caso de las UEL¿s, éstas deben listar separados por comas, si es necesario, los códigos de los FDL¿s que aportaron recursos para el contrato.

Para el campo valor los FDL¿s deben reportar ÚNICAMENTE EL VALOR TRANSFERIDO A LA UEL registrada en el campo recursos. En cuanto a las UEL, éstas deben reportar la suma de los recursos aportados por los FDL¿s señalados en el campo recursos, lo cual establece el monto total del contrato.

Este formato debe contener la información de convenios, contratos y órdenes. Debe respetar el nombre de los campos, el Este formato contiene los rubros presupuestales afectados por cada uno de los contratos reportados en el archivo de contratación y las novedades generadas para los contratos ya reportados como cambios en los interventores o el número de personas contratadas. Debe presentarse 1 registro por línea y respetar el nombre de los campos, el orden, los códigos, el tipo y longitud indicados en el presente instructivo. Los números que preceden los nombres de los campos corresponden al código de novedad para el que estos son obligatorios, para cada código se analizara únicamente el campo correspondiente, por esto cada novedad se debe reportar en un registro independiente.

El formato de novedades tiene cuatro categorías de registros diferenciados por el color de sombreado a saber:

Identificadores de registro: En estos campos debe diligenciar los datos del contrato que desea actualizar, el contrato debe haber sido reportado previamente en el archivo contratación y los datos identificadores deben coincidir exactamente con el registro a modificar.

Ejecución Presupuestal: Los campos de ejecución presupuestal contienen la información correspondiente a los registros presupuestales que amparan la ejecución del contrato. Cada contrato, adición o adición-prorroga reportado debe tener por lo menos un registro relacionado de este tipo para que sea un registro valido.

Múltiples Actualizaciones: Los campos identificados con este color son aquellos que permiten múltiples actualizaciones durante la vida del contrato como por ejemplo la información de los interventores, el domicilio del contratista ó el número de personas subcontratadas.

Actualizables 1 sola vez: Corresponden a los campos que por su naturaleza luego de ser reportados 1 vez no permiten actualizaciones posteriores. Este es el caso de la fechas de inicio, terminación y liquidación entre otros.

Es importante tener en cuenta que los campos AVANCE_DESEMBOLSO, AVANCE_EJECUCION y ESTADO_CONTRATO son obligatorios para todos los registros, además, cada cambio de estado del contrato tiene unas condiciones estipuladas en la columna observaciones del archivo de parámetros de novedades. LUEGO DE REPORTADO EL ESTADO DE LIQUIDADO EL CONTRATO NO ADMITIRÁ MAS ACTUALIZACIONES.

· En los formatos debe presentarse un registro por línea.

· Los campos ID, ID_INT_INTERNO y ID_INT_EXTERNO y los demás de tipo numérico, deben registrarse sin puntos, ni comas, ni guiones, ni espacios y en caso de ser un NIT no debe incluir el digito de verificación.

· Los campos tipo FECHA deben expresarse en formato AAAA/MM/DD es decir año de 4 dígitos, mes de dos dígitos y día de dos dígitos, separados por el símbolo "/".

· Los campos tipo TEXTO no deben tener caracteres como comilla simple ¿, comilla doble ", punto y coma ;, o caracteres especiales como $!%&0.

· En caso que un campo no aplique para algún tipo de registro en particular debe dejarlo en blanco; ESTO NO SIGNIFICA OMITIR LA COLUMNA; se debe respetar el orden de la estructura del archivo y dejarla en blanco sin registrar espacios, ni guiones, ni ningún otro símbolo.

· LOS REGISTROS DEBEN TENER TODAS LAS COLUMNAS AUNQUE EN ESTAS NO REGISTREN NINGÚN VALOR

· El código registrado en el campo UNIDAD_PLAZO para el registro principal, deberá ser respetado en los registros de todas sus modificaciones (Adiciones, Prorrogas o Adición-Prorroga), de tal manera que los tiempos de ejecución se expresen en las mismas unidades ej:

Si el contrato 4252 tuvo un plazo de ejecución inicial de 11 meses se debe registrar de la siguiente forma:

Luego el mismo contrato se prorroga por 15 días el registro de esta prórroga seria:

Por lo cual se concluye que el plazo total de ejecución 11.5 meses

A continuación se indica la definición y los lineamientos para diligenciar el formato CB - 0203 - DEPENDENCIAS FACULTADAS PARA CONTRATAR, con el fin que la información sea registrada correctamente.

I. DEFINICIÓN: El formato CB - 0203 - contiene la relación de las dependencias de la entidad que se encuentran facultadas para contratar.

· NOMBRE DEPENDENCIA: Registe el nombre de la(s) dependencia(s) de la entidad facultada(s) para contratar.

· NOMBRE FUNCIONARIO FACULTADO: Registre el nombre completo del funcionario facultado para contratar en la dependencia relacionada en la columna 1.

· CÉDULA: Registre el número de identificación del funcionario facultado para contratar.

· ACTO ADMINISTRATIVO: Registe el número y la fecha del acto administrativo que faculta al funcionario para realizar la contratación de la entidad.

· CUANTÍA: Exprese el número de salarios mínimos y la cuantía del valor máximo permitido para contratar.

· TÉRMINO DE LA DELEGACIÓN: Indique si la delegación del funcionario facultado para contratar es Indefinida, total, parcial, o definida.

A continuación se indica la definición y los lineamientos para diligenciar el formato CB - 0204 - INFORMACIÓN INTEGRANTES UNIONES TEMPORALES Y CONSORCIOS, con el fin que la información sea registrada correctamente.

A continuación se indica la definición y los lineamientos para diligenciar el formato CB - 0402 - PLAN DE MEJORAMIENTO, con el fin que la información sea registrada correctamente.

· Entidad: Registre el nombre de la entidad o sujeto de control.

· Origen: Determine el origen del hallazgo u observación utilizando el nombre del informe y modalidad de auditoría, Pronunciamiento o control de Advertencia realizado por la Contraloría de Bogotá, D.C. Como quiera que las acciones que se determinan en el Plan de Mejoramiento pueden tener varios orígenes como: Auditoría Interna, Contraloría de Bogotá, Auto evaluación, entre otros, el sujeto de control puede utilizar algún tipo de codificación, caso en el cual basta con señalarlo e indicar la convención utilizada.

· Proceso: Indique el nombre del proceso al cual se le realiza la observación o hallazgo de acuerdo al mapa o red de procesos identificados por el sujeto de control. Este proceso está estrechamente relacionado con la línea de auditoría evaluada. Ejemplo de Procesos: Financiero y Contable, Gestión del Talento Humano, entre otros).

· Área Organizacional Responsable: Señale de acuerdo con la estructura orgánica de la entidad, el área o dependencia a la cual le corresponde ejecutar la acción determinada.

· Descripción del Hallazgo u observación: Describa el hallazgo u observación presentado en el informe o actuación producto de la vigilancia fiscal micro o macro que realiza la Contraloría de Bogotá, D.C.

· Causas: Mediante un análisis señale las principales causas que originan el hallazgo u observación las cuales se requiere atacar para subsanarlo, corregirlo o prevenir situaciones que afecten la gestión.

· Acciones correctivas: Señale cada una de las acciones que realizará la entidad para eliminar la causa de cada uno de los Hallazgos u observaciones presentadas en los informes.

· Nombre del Indicador: Formule un indicador a través del cual se pueda observar el cumplimiento de la acción determinada.

· Meta: Señale la medida cuantitativa, concreta, realizable y verificable de la acción correctiva que se espera alcanzar en el tiempo definido, teniendo en cuenta la realidad y los recursos disponibles Registrando además la unidad de medida correspondiente a la meta, la cual se expresa en términos de: porcentaje, pesos, unidades, cantidad, entre otros

· Responsable de la Ejecución: Indique el cargo y nombre de la persona que debe responder por la ejecución de las acciones.

· Recursos: Señale solamente los recursos adicionales que requiere la ejecución de la acción.

· Fecha de inicio: Indique la fecha de inicio programada para llevar a cabo la acción registrada.

· Fecha de terminación: Señale la fecha programada de terminación para cada una de las acciones registradas.

· Resultados del Indicador: Determine el resultado del indicador a la fecha de corte del seguimiento.

· Avance físico de ejecución de las metas: De acuerdo con la fecha de corte del seguimiento registre el avance físico en porcentaje correspondiente a la relación de lo alcanzado frente a la meta establecida para cada una de las acciones registradas.

· Análisis: Efectué un análisis descriptivo breve y concreto de acuerdo con el resultado del indicador y el porcentaje de avance registrado.

· Fecha de Conformidad: Indique la última fecha en que la Contraloría de Bogotá, D.C. dio conformidad al plan de mejoramiento presentado.

· Fecha de seguimiento: Indique la fecha de corte del seguimiento.

A continuación se indica la definición y los lineamientos para diligenciar el formato CB - 0404 - INDICADORES DE GESTIÓN, con el fin que la información sea registrada correctamente.

· Tipo de Indicador: Clasifique el indicador dependiendo del principio de la gestión que desee medir así: Eficacia: (cumplimiento de metas), Eficiencia (Uso de los recursos), Efectividad (impacto o beneficios generados).

· Nombre del Indicador: De acuerdo con las variables definidas, asigne una identificación para el indicador, contemplando únicamente la característica, el evento o el hecho que se quiere controlar.

· Objetivo del Indicador: Señale el fin para el cual fue construido el indicador.

· Fórmula del Indicador: Indique las variables que hacen parte del indicador tanto en el numerador como en el denominador.

· Resultado: Registre la magnitud concreta, verificable y medible, cuantitativa o cualitativa, de los logros obtenidos por la gestión de la institución.

· Análisis del Resultado: Indique los comentarios o aclaraciones que considere pertinentes para explicar los logros alcanzados.

A continuación se indica la definición y los lineamientos para diligenciar el formato CB - 0405 - RELACIÓN DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS, con el fin que la información sea registrada correctamente.

1. Tipo: clasifique el derecho de petición de acuerdo con lo dispuesto en el Código Contencioso Administrativo, así:

Derecho de petición: facultad que tiene toda persona de acudir ante las autoridades competentes para reclamar la resolución de fondo de una solicitud presentada dentro de los términos previstos en la ley, con el objeto de obtener de éstas, una pronta y completa respuesta sobre el particular.

En el derecho colombiano se le da el nombre de "petición" a toda solicitud por medio de la cual son formuladas ante las autoridades, manifestaciones, quejas, reclamos consultas o demandas. El hecho de que determinada solicitud no tenga como título «derecho de petición», no quiere decir que se exima a la entidad pública del deber de dar una pronta solución. Razón por la cual, no sólo debe tramitarla, sino comunica en forma oportuna la respuesta a los interesados.

Derecho de petición en interés general: acción que tiene toda persona de acudir ante las autoridades públicas para reclamar la resolución de fondo de una solicitud presentada que afecta los intereses colectivos y puede formularse verbalmente o por escrito, en ambos casos en forma respetuosa.

Derecho de petición en interés particular: acción que tiene toda persona de acudir ante las autoridades públicas para reclamar la resolución de fondo de una solicitud presentada que afecta los intereses individuales y puede formularse verbalmente o por escrito, en ambos casos en forma respetuosa.

Derecho de petición de información: facultad que tienen las personas de solicitar y obtener acceso a la información sobre las actuaciones derivadas del cumplimiento de las funciones atribuidas a la entidad y sus distintas dependencias.

Derecho de petición de consulta: acción que tiene toda persona de acudir ante las entidades públicas para que manifiesten su parecer sobre materias relacionadas con sus atribuciones.

Derecho de consulta de documentos y expedición de copias: facultad que tienen las personas de formular consultas y obtener acceso a la información sobre las actuaciones en general, derivadas del cumplimiento de las funciones atribuidas a la entidad y sus distintas dependencias.

En los términos previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, las respuestas dadas por los funcionarios a las consultas formuladas, no comprometen la responsabilidad de la entidad ni serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.

Derecho de petición de acceso a los documentos públicos: acción que tienen todas las personas de acceder a los documentos públicos y obtener copia de los mismos, salvo los casos expresamente señalados por la ley. Derecho que está estrechamente vinculado al derecho fundamental de petición, puesto que el hecho de recibir las copias es una manifestación concreta del derecho a obtener una pronta resolución de la solicitud formulada que hace parte del llamado núcleo esencial del derecho de petición.

Queja: acción de dar a conocer a las autoridades conductas irregulares de servidores públicos o de particulares a quienes se ha atribuido o adjudicado la prestación de un servicio público.

Reclamo: noticia que dan los ciudadanos a las autoridades sobre la suspensión injustificada o la prestación deficiente de un servicio público.

2. Cantidad: Señale el número de derechos de petición recibidos por la entidad, de acuerdo con la clasificación anotada anteriormente.

3. Asunto: Señale el tema o temas más importantes abordados en cada clasificación durante la vigencia que se esta reportando.

4. Estado actual: Indique las decisiones más importantes, tomadas por la administración, frente a las peticiones, quejas o reclamos, relacionadas en este formato.

A continuación se indica la definición y los lineamientos para diligenciar el formato CB407 - RELACIÓN PROCESOS JUDICIALES, con el fin que la información sea registrada correctamente.

· Nombre del Accionante y/o Demandante: Indicar el nombre de la persona que esta demandando y el nombre de su apoderado, anteponiendo esta palabra.

· Tipo de Proceso o Acción: Registre el nombre de la acción legal que se invoca para demandar del distrito una serie de pretensiones.

· Entidad Demandada: Indique el nombre de la dependencia del Distrito que presuntamente dio origen a la irregularidad por la cual se demanda.

· No. Proceso o Expediente: Registre el número asignado al proceso por parte de la entidad jurisdiccional donde se instauro esta cursando la demanda.

· Cuantía de las Pretensiones: Indique el valor o cálculo efectuado para aprovisionar el pago de los que el demandante pretende obtener del Distrito

· Asunto: Realice un breve relato de las acciones u omisiones que se aducen el la demanda como lesivas para el demandante

· Fecha de los Hechos Presuntamente Irregulares: Indique las fechas entre las cuales se presento el hecho presuntamente irregular que origina la demanda

· Decisión de Primera Instancia: Indique el nombre del despacho que la origina el fallo, la fecha y el sentido de la providencia.

· Decisión de la Segunda Instancia: Indique el nombre del Tribunal o despacho judicial que la origina el fallo, la fecha y el sentido de la providencia.

· Fecha de Notificación del Fallo: Indique la forma de la notificación del fallo de segunda instancia, su fecha y el día en que adquiere ejecutoria.

· Fecha y Número del acto administrativo que ordena el cumplimiento del fallo: Indique No. y fecha de la Resolución interna que ordena el cumplimiento de la sentencia.

· Orden(s) de Pago y Fecha de la Cancelación del Fallo: Indique los números y fechas de las orden de pago a través de las cuales se realizan los respectivos pagos ordenados.

· Estado Actual del Proceso: En el evento de no estar agotado el proceso indique la etapa procesal en la que se encuentre.

· Nombre del Abogado Defensor del Distrito Capital Abogado: (1) De Planta o (2) De Contrato: Si se trata de funcionario de la entidad indique su nombre y grado; si fuere contratista, señalar el No. de contrato y nombre.

· Fechas de Vigencia del Contrato: Registre la fecha de inicio del contrato y la programada para su terminación.

A continuación se indica la definición y los lineamientos para diligenciar el formato CB - 0418 - INFORMACIÓN SOBRE LICENCIAS EXPEDIDAS, con el fin que la información sea registrada correctamente.

En el formato CB - 0418 - INFORMACIÓN SOBRE LICENCIAS EXPEDIDAS, se deben reportar los datos obtenidos en la expedición de las licencias de construcción de la vigencia.

· NÚMERO CONSECUTIVO: Indique el número del renglón que se está diligenciando.

· NÚMERO RADICACIÓN: Indique el número con que se radicó la licencia.

· FECHA RADICACIÓN: Indique la fecha en que se radicó la solicitud de licencia de construcción.

· NÚMERO LICENCIA DE CONSTRUCCIÓN O ACTO ADMINISTRATIVO: Indique el número de la licencia de construcción expedida o el número de acto administrativo para otras actuaciones.

· FECHA DE EXPEDICIÓN: Indique la fecha de expedición de la licencia o acto administrativo.

· FECHA EJECUTORIA: Indique la fecha ejecutoria del acto administrativo.

· TIPO DE TRAMITE: Indique el tipo de tramite solicitado o autorizado.

· MODALIDAD DE LA LICENCIA: Indique la modalidad de la licencia o del tipo de tramite.

· VIVIENDA DE INTERÉS SOCIAL. Indique si la solicitud es para vivienda de interés social.

· ESTADO: Indique el estado del tramite o acto administrativo.

· DIRECCIÓN DEL PREDIO: Indique la dirección completa del predio.

· ESTRATO: Indique el estrato socioeconómico del predio.

· COORDENADAS GRADOS NORTE - PROYECCIÓN BOGOTA: Indique la coordenada norte geográfica del predio.

· COORDENADAS GRADOS ESTE - PROYECCIÓN BOGOTA: Indique la coordenada este geográfica del predio.

· LOCALIDAD: Indique la localidad en la cual está ubicado el predio.

· CÓDIGO DE ZONIFICACIÓN ACUERDO 6: Indique el código de zonificación correspondiente según Acuerdo 6.

· NOMBRE UPZ: Indique el Nombre de la Unidad de Planeamiento Zonal Reglamentada aplicable al predio.

· SECTOR UPZ: Indique el sector normativo de la UPZ.

· SUBSECTOR DE USO UPZ: Indique el Subsector de uso de la UPZ.

· SUBSECTOR DE EDIFICABILIDAD UPZ: Indique el subsector de edificabilidad de la UPZ.

· SECTOR DE DEMANDA DE PARQUEADEROS: Indique el sector de demanda de estacionamientos según la reglamentación vigente.

· RIESGO POR REMOCIÓN EN MASA: Indique la zona de riesgo por remoción en masa en la que se encuentra el predio (alta, media, baja, no).

· RIESGO POR INUNDACIÓN: Indique la zona de riesgo por inundación en la que se encuentra el predio (alta, media, baja, no).

· USOS APROBADOS: Indique los usos autorizados para el predio.

· ESCALA: Indique la escala del uso aprobado.

· ÁREA DEL LOTE (M2): Indique el área del lote en metros cuadrados.

· ÁREA TOTAL CONSTRUIDA (M2): Indique el área total construida aprobada en metros cuadrados.

· NUMERO DE PISOS APROBADOS: Indique el número de pisos aprobados.

· CARGO FIJO TOTAL EXPENSAS: Indique el valor cancelado por expensas del cargo fijo.

· CARGO VARIABLE TOTAL EXPENSAS: Indique el valor cancelado por expensas del cargo variable.

· VALOR PAGADO IMPUESTO DE DELINEACIÓN URBANA: Indique el valor cancelado por impuesto de delineación urbano.

· VALOR IMPUESTO PARTICIPACIÓN EN PLUSVALÍA: Si el predio es objeto de pago por participación en plusvalía Indique el valor cancelado.

A continuación se indica la definición y los lineamientos para diligenciar el formato CB - 0419 RELACIÓN DE BIENES ADQUIRIDOS POR EL CURADOR URBANO, con el fin que la información sea registrada correctamente.

El formato CB - 0419 Relación de Bienes Adquiridos por el Curado Urbano, es la relación de los bienes adquiridos por el curador urbano durante la vigencia en curso con los recursos provenientes de las expensas asignadas.

· CLASE DE BIEN: Indique si se trata de bien mueble o inmueble.

· BIEN ADQUIRIDO: Indique el nombre del bien adquirido.

· DESCRIPCIÓN DEL BIEN: Especifique las características del bien adquirido, en caso de ser un bien inmueble, indique su dirección y su área.

· * CHIP: indique el número de identificación del predio.

· FECHA DE COMPRA: Indique la fecha en la que se adquirió el bien.

· VALOR: Indique el valor comercial del bien, en caso de tratarse de un bien inmueble, registre el avalúo catastral.

· *NOTARIA: Indique el nombre o número de la notaria donde se realizó el perfeccionamiento del contrato de adquisición del inmueble.

· *CIRCULO: Indique el municipio al cual esta adscrita la notaria.

· NIT O CÉDULA DEL PROVEEDOR: Indique el documento de identificación proveedor a quien adquirió el bien.

· NOMBRE DEL PROVEEDOR: Indique el nombre del proveedor a quien adquirió el bien.

El informe CB-0501 EVALUACION DE LA GESTION INSTITUCIONAL A NIVEL INTERNO, de acuerdo con su estructura ha sido dividido en cinco formatos generales y estos a su vez en sub.formatos, manteniendo una distribución y esquema estándar para cada uno de ellos.

A continuación se indica la estructura con el fin de facilitar su comprensión y diligenciamiento.

El informe CB-0501 se compone de 5 bloques generales, que agrupan por componentes los datos solicitados. Estos componentes son los siguientes:

A: INFORMACIÓN GENERAL,

B: COMPONENTE HÍDRICO,

C: COMPONENTE ATMOSFÉRICO,

D: RESIDUOS SÓLIDOS,

E: COMPONENTE ENERGÉTICO

De tal forma que cada uno de ellos y sus componentes, además de ser identificado por su nombre, pueden diferenciarse y/o asociarse entre sí, por el código que asignado para cada formulario:

CB-0501A1: INFORMACION GENERAL

CB-0501B1 : INFORMACION GENERAL - C.H.

CB-0501C1: INFORMACIÓN GENERAL - C.A.

CB-0501D1: INFORMACIÓN GENERAL - R.S.

CB-0501E1 : INFORMACIÓN GENERAL - C.E.

Los formularios dependientes de esto grupos tienen entonces números consecutivos y descripciones que los identifican por ejemplo: CB-0501A1, CB-0501A2, CB-0501A3¿ o CB-0501B1, CB-0501B2, CB-0501B3¿ y así sucesivamente

A continuación se indica la definición y los lineamientos para diligenciar el los formularios correspondientes a la EVALUACION DE LA GESTION INSTITUCIONAL A NIVEL INTERNO con el fin de que la información sea registrada correctamente.

Este bloque agrupa preguntas cuya respuesta se limita a afirmar o negar mediante un Si o un No.

Cada una de las respuestas en caso de ser afirmativas, se debe ampliar en formularios posteriores

La normatividad ambiental aplicable al interior de su entidad esta relacionada con las actividades específicas que en ella se desarrollen, tales como vertimientos, emisiones¿

Si se conoce claramente que normatividad debe cumplir la institución, debe aclararlo en el formulario CB-0501A2: NORMATIVIDAD AMBIENTAL APLICABLE AL INTERIOR DE LA ENTIDAD indicado cual es tal normatividad, si se esta o no cumpliendo y cual es el la forma que tienen para demostrar a la autoridad ambiental que si lo están haciendo:

Esta pregunta se refiere a los sistemas de gestión ambiental con base a la Norma ISO 14001 que se encuentren certificados por los organismos reconocidos en Colombia.

Esta pregunta se refiere a los compromisos ambientales que mantiene la entidad los cuales dependen de las políticas ambientales propias de cada entidad.

Si la entidad mantiene compromisos, estos deben relacionarse en el formulario CB-0501A3: COMPROMISOS ACTUALES PARA LA PREVENCIÓN DE LA CONTAMINACIÓN DENTRO DE LA ENTIDAD. Indicando las metas y los resultados obtenidos para cada uno de los compromisos.

Los programas ambientales son una serie de las acciones para alcanzar un objetivo fundamental mediante unas metas ambientales específicas.

Si la entidad cuanta con programas o planes ambiéntales, estos deben relacionarse en el formulario CB-0501A4: PROGRAMAS O PLANES AMBIENTALES.

En caso afirmativo, la identificación de los impactos ambientales de las actividades que desarrolla la entidad debe establecerse mediante la matriz del formulario CB-0501A5: IMPACTOS AMBIENTALES DE SUS ACTIVIDADES IDENTIFICADOS

Con los impactos ambientales generalmente se establecen una serie de objetivos y metas para la minimización de estos impactos.

Una vez definidos estos objetivos y metas, deben ser relacionados en el formulario CB-0501A6: OBJETIVOS Y METAS AMBIENTALES ESPECÍFICOS CORRESPONDIENTES A LOS IMPACTOS AMBIENTALES.

Se refiere a sí la entidad tiene algún tipo de exigencia ambiental a sus proveedores o al realizar algún tipo de contrato.

En caso afirmativo, debe diligenciarse el formulario CB-0501A7: REQUISITOS AMBIENTALES ESTABLECIDOS EN LOS PROCESOS DE COMPRA Y CONTRATACIÓN

Esta pregunta hace referencia a las capacitaciones o charlas dadas a los empleados sobre el tema ambiental de la entidad.

Si la respuesta es afirmativa, debe diligenciarse el formulario CB-0501A8: DESARROLLO DE EMPLEADOS SOBRE EL TEMA AMBIENTAL DE LA ENTIDAD

Estas preguntas hacen referencia a los tipos de accidentes que se pueden presentar por las actividades de su entidad y que puedan afectar negativamente el medio ambiente.

En caso de que cualquiera de las dos tenga una respuesta afirmativa, es necesario diligenciar el formulario CB-0501A9: ACCIDENTES AMBIENTALES IDENTIFICADOS Y PROCEDIMIENTOS DE RESPUESTA

Este formulario se diligencia únicamente cuando se ha dado respuesta afirmativa a la primera pregunta del formulario CB-0501A1: INFORMACION GENERAL

Si se conoce claramente que normatividad debe cumplir la institución, se debe indicar cual es tal normatividad, si se esta o no cumpliendo y cual es el la forma que tienen para demostrar a la autoridad ambiental que si lo están haciendo.(Tal como se muestra a continuación)

Se puede insertar tantas filas como normatividades aplicables se vaya a reportar

III. CB-0501A3: COMPROMISOS ACTUALES PARA LA PREVENCIÓN DE LA CONTAMINACIÓN DENTRO DE LA ENTIDAD.

Este formulario se diligencia únicamente cuando se ha dado respuesta afirmativa a la tercera pregunta del formulario CB-0501A1: INFORMACION GENERAL

Los compromisos ambientales dependen de la políticas ambientales propias de cada entidad.

COMPROMISO: Consiste en la descripción del compromiso adquirido para prevenir la contaminación.

METAS: En esta celda debe ingresarse las metas que se pretenden alcanzar respecto al compromiso mencionado.

RESULTADOS: Indican cual fue el logro respecto al compromiso adquirido.

Se puede insertar tantas filas como compromisos se vaya a reportar

IV. CB-0501A4: PROGRAMAS O PLANES AMBIENTALES

Este formulario se diligencia únicamente cuando se ha dado respuesta afirmativa a la cuarta pregunta del formulario CB-0501A1: INFORMACION GENERAL

Los programas ambientales son una serie de las acciones para alcanzar un objetivo fundamental mediante unas metas ambientales específicas.

PLAN O PROGRAMA: Indique el nombre del plan o programa ambiental adoptado.

DESCRIPCION: De fina en que consiste el plan o programa relacionado.

CUMPLIMIENTO: Indique el nivel de cumplimiento que se ha logrado respecto a este plan.

COSTO ANUAL DEL PROGRAMA: Relacione en esta celda el monto que implica para la entidad el programa relacionado.

Se puede insertar tantas filas como planes o programas se vaya a relacionar.

La fila 999999 totaliza los costos anuales de los diferentes planes o programas, no debe escribirse nada en esta fila, se diligencia automáticamente al pulsar el botón "Actualizar bloque".

V. CB-0501A5: IMPACTOS AMBIENTALES DE SUS ACTIVIDADES IDENTIFICADOS

Este formulario se diligencia únicamente cuando se ha dado respuesta afirmativa a la quinta pregunta del formulario CB-0501A1: INFORMACION GENERAL

La identificación de los impactos ambientales de las actividades que desarrolla la entidad se relaciona de la siguiente forma:

ACTIVIDAD: Indique en que consiste la tarea que se lleva a cabo generando y que genera impacto ambiental.

ASPECTO - EFECTO: indique el aspecto relacionado con la actividad y que efecto causa.

IMPACTO AMBIENTAL: Defina cada uno de los impactos directos que tenga sobre el medio ambiente.

Se puede insertar tantas filas como actividades se vaya a reportar

VI. CB-0501A6: OBJETIVOS Y METAS AMBIENTALES ESPECÍFICOS CORRESPONDIENTES A LOS IMPACTOS AMBIENTALES.

Este formulario se diligencia únicamente cuando se ha dado respuesta afirmativa a la sexta pregunta del formulario CB-0501A1: INFORMACION GENERAL

Con los impactos ambientales identificados en la matriz de la pregunta 5, se establecen una serie de objetivos y metas para la minimización de estos impactos:

OBJETIVO O META: Identifique el objetivo que pretende alcanzar, preferiblemente indicando un valor meta que permita medirlo.

% DE CUMPLIMIENTO: Indique el valor en números que se haya alcanzado a cumplir para ese objetivo al corte de esta rendición.