RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

DECRETO 505 DE 1986

(Mayo 17)

Derogado por el art. 512, Decreto Único Sectorial 645 de 2025.

Por el cual se dictan normas sobre Control Interno en la Administración Distrital

EL ALCALDE MAYOR DE BOGOTA DISTRITO ESPECIAL

En uso de sus facultades legales y en especial las que le confieren el Decreto 3133 de 1968 y el Acuerdo 6 de 1985,

Ver art. 114, Decreto Ley 1421 de 1993, Ver Ley 87 de 1993

DECRETA:

ARTICULO 1. DEL CONTROL INTERNO

El presente Decreto determina el sistema y mecanismos del control Interno de que trata el Código Distrital. Son responsables del Control Interno todos los funciones de conformidad con el cargo desempeñado y a las funciones al mismo en lo relativo a los reglamentado por el presente Decreto.

TITULO I

PREPARACION, APROBACION, LIQUIDACION, EVALUACIÓN Y MODIFICACIONES DEL PRESUPUESTO GENERAL DEL DISTRITO ESPECIAL DE BOGOTA

CAPITULO I

PREPARACION, APROBACION Y LIQUIDACION DEL PRESUPUESTO

ARTICULO 2. En la preparación y presentación del anteproyecto de presupuesto de Administración Distrital, se realizarán los siguientes proceso y en las fechas señaladas.

1. El estudio para el cruce de cuentas entre la Administración Central y las Entidades Descentralizadas deberá iniciarse el 1. de febrero. A más tardar el 1. de julio se firmará el respectivo convenio de pagos.

Por parte de las Dependencias de la administración Central, incluida la Tesorería y la Personería, lo firmarán el Secretario de hacienda y por parte de las Entidades Descentralizadas el representante legal. En las Entidades Descentralizadas se cumplirán las mismas fechas y el convenio será firmado por los representantes legales.

2. Las Dependencias del Gobierno Central entregarán a la Secretaría de hacienda antes del 30 de mayo, un documento en el cual definan detalladamente los programas que pretenden realizar en la vigencia fiscal siguiente y precisen el grado de prioridad de los mismos; así como señalarán las partidas necesaria separa finalizar obras en ejecución, las obligaciones contractuales y de origen judicial.

Las Entidades Descentralizadas remitirán este informe al Concejo Junto con el Anteproyecto de Presupuesto el 1º. de agosto, y enviarán copia de este a al Secretaria de Hacienda y al Departamento Administrativo de Planeación Distrital.

3. Los Alcaldes Menores, antes del 1. de mayo, informarán el Departamento Administrativo de Planeación Distrital, en los formatos que esta dependencia suministre, las necesidades en materia de obra y servicios públicos, salud, educación, acción comunal, bienestar social, seguridad y transporte. El Departamento Administrativo de Planeación Distrital elaborará el inventario de necesidades por Alcaldía Menor y lo remitirá a la Secretaria de Hacienda antes del 1. de junio.

4. El Departamento Administrativo de Planeación Distrital elaborará cada año antes del 30 de junio el inventario de obras inconclusas de toda la Administración Distrital, del cual remitirá a la Secretaría de Hacienda y a la Junta de Planeación Distrital a más tardar el 1. De Julio.

Las dependencias de las Administración Central y las Entidades Descentralizadas deberán presentar al Departamento Administrativo de Planeación Distrital la información correspondiente antes del 30 de mayo.

5. Antes del 30 de mayo las Divisiones de Deuda Pública de la Administración Central y las Entidades Descentralizadas elaborarán la certificación de que trata el numeral 3, Artículo 71 del Código Fiscal.

6. Las Entidades Descentralizadas elaborarán su cálculo de ingresos con base en las limitaciones señaladas en el Artículo 63 del Código Fiscal; la calificación sobre las circunstancias económicas la hará en este caso el representante legal de cada entidad.

El informe de que trata el Artículo 63, Parágrafo 1. del Código Fiscal, será preparado por el Secretario de Hacienda en la Administración Central y por los representantes legales en cada entidad. Este informe constituirá uno de los anexos del Proyecto de Presupuesto a presentar el 1. de noviembre.

El informe deberá contener, además de la información señalada en el Artículo 84 del Código Fiscal, la exposición de la metodología empleada para el Cálculo de cada renglón de ingresos.

7. La Secretaría de Hacienda preparará antes del 30 de junio un anteproyecto de distribución de la partidas de funcionamiento.

8. Antes del 10 de julio de cada año, el Alcalde Mayor fijara las partidas globales de Funcionamiento e Inversión para la Administración Central con base en los establecido en el Artículo 68 del Código Fiscal. Las Dependencias podrán solicitar la revisión de la partida asignada antes del 15 de julio. El Alcalde Mayor informará a través del Secretario de Hacienda, a más tardar el 19 de julio de la partida definitiva. Las Dependencias dispondrán hasta el 25 de julio para elaborar el Anteproyecto de Presupuesto cumpliendo los requisitos establecidos en el numeral 9 de este Artículo y entregarlo a la Secretaría de Hacienda.

9. El 1. de agosto el Secretario de Hacienda presentará al Concejo el Anteproyecto de presupuesto, copia del cual entregará a la Secretaría de Hacienda y al Departamento Administrativo de Planeación Distrital.

El representante legal de cada Entidad Descentralizada presentará su respectivo anteproyecto de la Administración Central.

El Anteproyecto deberá presentarse en unidades físicas y términos financieros y diligenciado en el formato de que trata el Artículo 72 del Código Fiscal, siguiendo las normas establecidas en el Artículo 71 del Código Fiscal y presentando como anexo la siguiente información:

a) Mensaje Presupuestal

b) Informe sobre el cálculo de ingresos

c) Documento de que trata el numeral 2 del Artículo 2. del presente decreto.

d) Certificación sobre la Deuda Pública

e) Convenios de pago debidamente firmados

f) Calendarización, zonificación y estratificación del Presupuesto. La Secretaría de Hacienda y el Departamento Administrativo de Planeación Distrital elaborarán el diseño del formato en el que se calendarizarán los ingresos, gastos e inversiones (compromisos y giros).

g) Discriminación del Anteproyecto por fuentes de financiamiento a nivel de artículos y proyectos.

h) El flujo de créditos (interno y externo) estimado contratar en los siguientes tres años a aquel en que se prepara el Proyecto de Presupuesto, así como el servicio de la deuda de los créditos nuevos y los contratados. Esta información se presentará en moneda nacional y moneda extranjera cuando se trata de recursos del crédito externo y se detallará crédito por crédito y mes a mes.

i) Proyección de ingresos corrientes para los tres años siguientes a aquel en que se prepara el Proyecto de Presupuesto, elaborada rubro por rubro.

j) Se presentará un análisis detallado de los posibles efectos que sobre los ingresos corrientes produzca la finalización de proyectos en ejecución cuya terminación esté proyectada dentro del trienio siguiente.

k) El Anteproyecto de Presupuesto deberá detallarse en la forma establecida por los Artículos 84, 85 y 86 del Código Fiscal, entendiéndose que la información solicitada en los numerales 4 y 5 del Artículo 84 y 3 del Artículo 85, se deberá cumplir así: presupuesto inicial y modificaciones hasta junio 30, y el estimativo para lo seis meses restantes del ejercicio.

PARAGRAFO TRANSITORIO. Para el año de 1986, el término prescrito en el numeral 3. para los Alcalde Menores se prorroga hasta el 30 de mayo y para el Departamento Administrativo de Planeación distrital hasta el 15 de junio.

ARTICULO 3. Para el estudio y presentación de los Proyectos de Presupuesto de la Administración Distrital se seguirán las siguientes normas:

1. A más tardar el 1 de septiembre las Dependencias de la Administración Central presentarán las modificaciones a las partidas asignadas para obligaciones contractuales y de origen judicial que no fueron incluidas dentro de la solicitud inicial.

2. Una vez aprobada el Proyecto de Presupuesto por la Junta de Planeación, cada Entidad Descentralizada remitirá copia del mismo a la Secretaría de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto, con todas las correcciones y anexos señalados en el Código Fiscal y en el Artículo 2. numeral 9 del presente Decreto, dentro de los cinco (5) días calendario siguientes a su aprobación. Las Entidades Descentralizadas y los Fondos Rotatorios que no cumplan la obligación señalada en este numeral, se harán acreedoras a las sanciones previstas en el Artículo 88 del Código Fiscal.

ARTICULO 4. En la Etapa de discusión, aprobación, sanción y liquidación de Presupuesto del Distrito Especial de Bogotá, además de las normas consagradas en el Código Fiscal, se seguirán las siguientes:

1. En concordancia con el Artículo 94 del Código Fiscal, solamente a través del Secretario de Hacienda se presentará información al Concejo relacionada con el estudio y evaluación de los proyectos de presupuesto tanto de la Administración Central como de las Entidades Descentralizadas.

2. La Dirección Distrital de Presupuesto informará, dentro de los tres (3) días calendario siguientes a la sanción de los Acuerdos de Presupuesto a las Dependencias de la Administración Central y a las Entidades Descentralizadas las cifras definitivas de los presupuestos.

3. Dentro de los cinco (5) días calendario siguientes al informe de que trata el numeral anterior, las Entidades de la Administración Central y las Entidades Descentralizadas remitirán a la Secretaría de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto, la Calendarización, zonificación y estratificación, de sus presupuestos de Ingresos y Gastos (Compromisos y pagos) en los formularios diseñados para tal efecto, incluyendo las modificaciones que se hubieren efectuado en el Concejo Distrital.

4. La Secretaría de Hacienda enviará al Concejo, a la Junta de Planeación Distrital y al Departamento Administrativo y Planeación Distrital copia de la calendarización, zonificación y estratificación de los presupuestos de las Entidades Descentralizadas y la Administración Central, dentro de los quince (15) días calendario siguientes a la sanción de presupuesto.

CAPITULO II

EVALUACION DE LA EJECUCION PRESUPUESTAL

ARTICULO 5. Para el cumplimiento de la función de vigilancia administrativa y económica del presupuesto de la Administración Distrital. Las Dependencias de la Administración Central y las Entidades Descentralizadas presentarán dentro de los diez (10) días hábiles de cada mes, a la Dirección Distrital de Presupuesto, la siguiente información:

1. Un documento en el cual se analice el cumplimiento de cada una de las metas señaladas en el Presupuesto, según la calendarización física y económica para cada proyecto indicado para ese mes.

2. Los formatos SH-DDP-12 "Presupuesto y Ejecución de Inversiones", SH-DDP-13 "Inversiones Financieras", SH-DDP-14 "Depósito en Cuentas Corrientes", así mismo, se enviarán copia de las formas DIE-001 "Ingresos" y DIE-002 "Gastos" de la Contraloría Distrital.

PARAGRAFO 1. Trimestralmente, dentro de los veinte (20) días calendario del día siguiente, se deberá presentar la siguiente información: formato SH-DDP-15 "Estado de la Deuda Externa" y SH-DDP-16 "Informe Trimestral de la Deuda Pública", también deberá enviarse copia de la forma DIE-005 "Estado de la Deuda Pública" de la Contraloría Distrital.

PARAGRAFO 2. Antes del 30 de enero se deberá presentar la siguiente información relativa al año en curso: formato DAPD-DIE "Programación Inversión Pública" y SH-DDP-11 "Informe Detallado de la Deuda Público Distrital", además se enviará copia de la forma DIE-003 "Resumen de la Planta de Personal y las Empresas de Energía, Acueducto, Teléfonos copia de la forma DIE-004 "Planta de Personal" de la Contraloría Distrital.

PARAGRAFO 3. Los formatos SH-DDP-11 a SH-DDP-16 de que trata el presente Artículo podrán ser modificados mediante Resolución del Secretario de Hacienda.

PARAGRAFO TRANSITORIO. La información de que trata el presente Artículo, correspondiente a los meses de Enero, Febrero, Marzo y Abril del presente año, deberá ser presentada a la Secretaria de hacienda a más tardar el 30 de Mayo del presente año.

ARTICULO 6. La Dirección Distrital de Presupuesto realizará la labor de control administrativo mediante visitas a las entidades y dependencias de la Administración Central y las Entidades Descentralizadas. Para tal fin podrá solicitar la presentación de libros comprobantes, estados financieros y demás información que considere conveniente.

ARTICULO 7. El incumplimiento de las normas consagradas en el presente Capítulo acarreará las sanciones previstas en el Parágrafo del Artículo 157 del Código Fiscal.

CAPITULO III

MODIFICACIONES PRESUPUESTALES

ARTICULO 8. El 23 de Enero de cada año las Entidades Distritales solicitarán a la Contraloría, se inicie el análisis de los saldos de Tesorería y de las vigencias expiradas. A más tardar el 15 de Enero, las Entidades Distritales presentarán a la Contraloría la relación de saldos en Caja, Bancos y Depósitos a términos disponibles a 31 de Diciembre, junto con el listado de vigencias expiradas. Una vez refrendados y certificados los documentos por el contralor Distrital, serán remitidos a la Secretaría de Hacienda.

PARAGRAFO 1. En la Administración Central, el Tesorero Distrital presentará a la Contraloría la solicitud de certificación de saldos en Caja, Bancos y Depósitos a término.

PARAGRAFO 2. El 20 de enero, el Alcalde Mayor a través del Secretario de Hacienda, presentará al Concejo un Proyecto de Acuerdo para la incorporación al Presupuesto de las disponibilidades de Tesorería de la Administración Central y otro para las Entidades Descentralizadas y Fondos Rotatorios. Adicionalmente, se enviará un listado explicativo de las Entidades que no incluyen en los dos proyectos de Acuerdo anteriores.

PARAGRAFO 3. Cuando alguna de las Entidades Descentralizadas o la Administración Central presenten sus documentos a la Contraloría en los términos señalados y en razón a la complejidad de su análisis no alcancen a ser estudiados y remitidos por el Secretario de hacienda al Concejo, antes de la aprobación de los Proyectos de Acuerdo por parte de la Comisión de Hacienda y presupuesto, se podrán incorporar estos recursos al Presupuesto mediante los procedimientos para crédito adicional establecidos en los Artículos 190 y 191 del código Fiscal, siempre y cuando se cubra la totalidad de las Vigencias Expiradas de conformidad con lo expresado en el artículo 51 del Código Fiscal.

PARAGRAFO 4. Las Entidades que incumplieren los términos, podrían utilizar el mismo procedimiento señalado en el Parágrafo Primero de este Artículo, pero sus representantes serán sancionados de conformidad con las normas del presente Decreto.

PARAGRAFO 5. En el evento de que el Concejo no apruebe la incorporación de las disponibilidades de Tesorería antes del 10 de febrero, y las entidades distritales no expidan la resolución de que trata el Artículo 51 del Código Fiscal a más tardar el 15 de febrero, solamente, podrán adicionar estos recursos siguiendo el trámite señalado para los créditos adicionales.

PARAGRAFO 6. El procedimiento establecido en el presente Artículo se refiere a las disponibilidades de Tesorería con las cuales se financien Vigencias Expiradas que estén insuficientemente apropiadas en el Presupuesto, hasta cumplir su totalidad. Si existieren excedentes, se podrán adicionar como crédito adicional y su trámite se podrá realizar paralelamente con el anterior.

ARTICULO 9. Las modificaciones presupuestales se clasifican según el origen de los ingresos y la clase de gasto en la siguiente forma:

1. Las que se financian con recursos nuevos, para cancelar gastos previamente presupuestados y no suficientes (crédito adicional complementario- Artículo 142 Código Fiscal). Aclarando que recursos nuevos son aquellos que no se habían presupuestado provenientes de las fuentes señaladas en los Artículos 143 y 144 del Código Fiscal.

a) Para la aprobación de las modificaciones presupuestales en la Administración Central se requieren los siguientes trámites (Artículo 146 del Código Fiscal):

1. Aprobación de su conveniencia por parte del Alcalde Mayor, función que se delega en el Secretario de Hacienda.

2. Concepto del Contralor.

3. Refrendación del Jefe de División de Control Presupuestal de la Contraloría del Certificado de Disponibilidad que ampara su apertura, con excepción del recurso "Mayor valor del recaudo de rentas" que corresponde certificarlo al Secretario de Hacienda.

4. Aprobación de la Comisión de Presupuesto y Hacienda o del Concejo si estuviera reunido.

5. Decreto de apertura del crédito adicional.

b) Para la aprobación de las adiciones en las Entidades Descentralizadas se deberán sujetar a los siguientes trámites (Artículos 190 y 191 del Código Fiscal):

1. Si corresponde a funcionamiento, solo se requiere la aprobación de la Junta Directiva, previo concepto del Contralor y el Secretario de Hacienda.

2. Si se afecta la inversión, previo a la aprobación de la Junta Directiva, se requieren los conceptos del Contralor, Secretario de Hacienda, comisión de Hacienda y Presupuesto y Junta de Planeación.

2. Las que se financian con recursos nuevos para cancelar gastos nuevos (Crédito adicional extraordinario, Artículo 142 Código Fiscal).

Requiere para la aprobación los mismos trámites indicados para el caso anterior, además deberá aprobarse por parte de la Comisión de Presupuesto y Hacienda o del concejo si estuviera reunido, la apertura del nuevo rubro de gastos, tanto para la Administración Central como la Descentralizada.

3. Las que provienen de contracréditos para financiar gastos previamente presupuestados e insuficientes (traslados). Por contracrédito se entiende la disminución que se hace de una apropiación.

En el caso de la Administración Central, requiere para su aprobación de los siguientes trámites:

a) Solicitud del Secretario de Hacienda en que se justifique la necesidad desde el punto de vista económico, administrativo y presupuestal, expedida por el ordenador del gasto, en la que se haga relación a los resultados de los estudios que se efectuaron para el Proyecto de presupuesto, se deberán cuantificar en unidades físicas los gastos objeto del contracrédito y del crédito. Sin la anterior información detallada, el Secretario de Hacienda no aprobará la solicitud.

b) Certificación de disponibilidad.

c) Concepto del Contralor.

d) Aprobación de la Junta Asesora y de Contratos.

Para las Entidades Descentralizadas solo se requiere la aprobación de la Junta Directiva, previo concepto del Secretario de Hacienda y del Contralor.

4. Las que provienen de contracréditos para financiar gastos nuevos.

Para el trámite de esta modificaciones se cumplirán los mismos pasos señalados en el numeral 3. del presente Artículo, luego de contar con la aprobación de la Comisión de Presupuesto y Hacienda para la apertura del nuevo rubro de gastos.

PARAGRAFO 1. Las modificaciones se clasificarán también de acuerdo a la clase de rubro afectado, así:

Deuda, Inversión, Funcionamiento, los cuales serán tratados como aparece en los Parágrafos siguientes.

PARAGRAFO 2. En la Administración Central las modificaciones prescritas en los numerales 3 y 4 del presente Artículo, que afecten la inversión contracreditándola, requerirán para su trámite el concepto de la Comisión de Presupuesto y Hacienda del Concejo (Artículos 148 y 149 Numeral 3 del Código Fiscal). En el caso de las Entidades Descentralizadas, las modificaciones del presupuesto de inversión requerirán el concepto de la Junta de Planeación y de la Comisión de Presupuesto y Hacienda, antes de la aprobación de la Junta Directiva respectiva (Parágrafo del Artículo 190, Artículo 192 y 193 del Código Fiscal.)

PARAGRAFO 3. Las modificaciones que afecten la Deuda Pública requieren para su trámite la certificación de disponibilidad expedida por las Divisiones de Deuda Pública y Certificación del Contralor Distrital.

PARAGRAFO 4. En la Administración Distrital Central solo se podrán contracreditar apropiaciones de servicios personales con el certificado de disponibilidad de recursos expedido por la Dirección Distrital de Presupuesto. En las entidades Descentralizadas se aplicará el numeral 1 del Artículo 149 del Código Fiscal.

PARAGRAFO 5. Para la obtención del concepto del Secretario de Hacienda sobre las modificaciones presupuestales, se requiere la justificación en los términos señalados en el numeral 3. literal a) del presente Artículo.

TITUTLO II

EJECUCION Y CONTROL PRESUPUESTAL EN LA ADMINISTRACION CENTRAL

CAPITULO I

RESPONSABLE DEL PRESUPUESTO - FUNCIONES

ARTICULO 10. El Ordenador del Gasto respectivo, mediante Resolución interna, designará a más tardar dentro de los ocho (8) días siguientes a la expedición del presente Decreto al responsable del Presupuesto de la Dependencia sin que ello implique incremento en la Planta de Personal. Dicho funcionario no podrá tener menor jerarquía que Jefe de División y deberá cumplir las siguientes funciones:

1. Elaborar el Proyecto de Presupuesto con la asesoría de la oficina de Planeación de la Dependencia respectiva, o quien haga sus veces, priorizando, calendarizando, sectorizando y estratificando las inversiones y gastos.

2. Preparar el documento de que trata el numeral 2o. del Artículo 2o. del presente Decreto.

3. Efectuar la apertura de los libros de ejecución presupuestal, por objeto del gasto, citando el Decreto de liquidación del Presupuesto.

4. Realizar los asientos respectivos en los libros de ejecución presupuestal, (tales como: adiciones, traslados, acuerdos, disponibilidades, reservas presupuestales, giros etc.

5. Solicitar a la Secretaría de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto, las partidas necesarias para el Acuerdo de Ordenación de Gastos, de conformidad con la calendarización.

6. Solicitar las adiciones y traslados del Acuerdo de Ordenación de Gastos.

7. Expedir los Certificados de disponibilidad presupuestal contra el saldo de Acuerdo de Ordenación de Gastos.

8. Controlar la ejecución y cancelación de los certificados de disponibilidad presupuestal, que se expidan contra el Acuerdo de Ordenación de Gastos.

9. Solicitar a la Dirección Distrital de Presupuesto - División de Ejecución y Control los certificados de disponibilidad presupuestal contra la apropiación.

10. Ejecutar, cancelar y controlar los certificados de disponibilidad presupuestal expedidos contra la apropiación.

11. Solicitar los traslados presupuestales cuando sea indispensables.

12. Solicitar, controlar y anular las reservas presupuestales.

13. Elaborar y revisar las órdenes de pago con todos sus soportes.

14. Controlar los giros.

15. Verificar los saldos de apropiación.

16. Elaborar la remisión de las cuentas que deben ser enviadas a la Tesorería Distrital.

17. Firmar las Ordenes de pago.

18. Enviar la documentación de los movimientos presupuestales diarios a la Dirección Distrital de Presupuesto - División de Ejecución y Control de la Secretaría de Hacienda y presentar todas las explicaciones y aclaraciones que le fueren solicitadas.

19. Elaborar el balance mensual de la ejecución presupuestal.

20. Preparar los informes sobre cumplimientos de metas y objetivos según lo estipulado en el Artículo 5. del presente Decreto.

21. Todas las demás que considere pertinente el Ordenador del Gasto.

CAPITULO II

MANEJO DE LOS ACUERDOS DE ORDENACION DE GASTOS

ARTICULO 11. Cuando una Dependencia de la Administración Central no presente en la fecha mencionada su solicitud de Acuerdo de Ordenación de Gastos, la Secretaría de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto le fijará como máximo la partida establecida en la calendarización aprobada para el período correspondiente.

ARTICULO 12. Las partidas que se encuentran sujetas a los Recursos del Crédito, solamente podrán acordarse en la medida en que sean percibidos dichos dineros. Su prioridad para el giro será de acuerdo a la calendarización y en caso de efectuarse alguna variación, el Alcalde Mayor por conducto del Secretario de Hacienda someterá la modificación correspondiente a la Junta de Planeación.

ARTICULO 13. Los Acuerdos de Ordenación de Gastos podrán reformarse a solicitud de las diferentes Dependencias, dentro del período para el cual fueron aprobados, previo reconocimiento de urgencia calificada por el Alcalde Mayor quién delega esta función en el Secretario de Hacienda, para lo cual podrán aplicar cualquiera de los siguientes procedimientos:

1. Solicitando un Acuerdo Adicional de Gastos soportado en un documento que explique detalladamente la urgencia y destino de este. Una vez aprobado se contabilizará dentro del (os) cupo (s) del (os) Acuerdo de Ordenación de Gastos Siguiente (s).

2. Solicitando traslado de partidas dentro del Acuerdo de ordenación de Gastos, que no impliquen incrementos en el total de las partidas acordadas.

PARAGRAFO 1. Las Secretaría de Hacienda podrá efectuar en cualquier tiempo las modificaciones que estime conveniente en los Acuerdos de Ordenación de Gastos y aquellas que se produzcan a consecuencia de modificaciones presupuestales.

PARAGRAFO 2. En los tres (3) primeros días hábiles de cada mes, la Dependencia Ordenadora deberá presentar el balance de ejecución presupuestal del mes inmediatamente anterior a la División de Ejecución y Control de la Dirección Distrital de Presupuesto y será requisito para la expedición del Acuerdo de Ordenamiento de Gastos siguientes.

CAPITULO III

MANEJO DEL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

ARTICULO 14. El certificado de Disponibilidad Presupuestal se podrá soportar en el Acuerdo de Ordenación de Gastos vigentes o con el saldo disponible de la respectiva apropiación, si fuere el caso. De ninguna manera se podrán expedir estos certificados amparados simultáneamente en el Acuerdo de Ordenamiento de Gastos y contra la apropiación.

PARAGRAFO 1. El Certificado de Disponibilidad Presupuestal emitido contra el Acuerdo de Ordenamiento de Gastos, será expedido por el responsable del Presupuesto de la Dependencia Ordenadora y refrendado por la Oficina de Control Fiscal correspondiente. Estos tendrán destinación específica, cuando su cuantía sea superior a $ 500.000.oo indicando el objeto del gasto propuesto.

PARAGRAFO 2. El Certificado de Disponibilidad Presupuestal soportado en el saldo disponible de la respectiva apropiación, será expedido por la Dirección Distrital de Presupuesto y refrendado por la oficina de Control Presupuestal. Estos tendrán destinación específica indicando el objeto del gasto propuesto. Contra estos certificados en ningún caso se podrán expedir disponibilidades por parte de la Dependencia Ordenadora.

ARTICULO 15. Los Certificados de Disponibilidad Presupuestal amparados en el Acuerdo de Ordenación de Gastos, serán emitidos en estricto orden consecutivo precedido del número del Capítulo de la Dependencia, según formato SH-DEC-02 de la Secretaría de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto.

PARAGRAFO. Una vez expedido el Certificado de Disponible Presupuestal de Dependencia enviará a la Dirección Distrital de Presupuesto División de Ejecución y Control copia de éste.

ARTICULO 16. La Dependencia Ordenadora dejará un saldo disponible en cada una de las apropiaciones para ser afectado con las Cajas Menores y Avances cuando fuere el caso.

ARTICULO 17. La Secretaría de Hacienda incluirá dentro del Acuerdo de Ordenación de Gastos, las obligaciones a ser canceladas que afecten los Certificados de Disponibilidad Presupuestal expedidos por la Dirección Distrital de Presupuesto. Para este efecto la Dependencia deberá presentar la correspondiente discriminación de pagos junto con la solicitud del Acuerdo de Ordenación de Gastos respectivo.

PARAGRAFO 1. Contra la partida acordada que afecte un Certificado de Disponibilidad expedido por la Dirección Distrital de Presupuesto, la Dependencia no podrá emitir nuevos certificados de Disponibilidad Presupuestal.

PARAGRAFO 2. En el Acuerdo de Ordenación de Gastos se señalará que parte del mismo está amparando el Certificado de Disponibilidad Presupuestal expedido por las Dirección Distrital de Presupuesto.

CAPITULO IV

MANEJO DE LAS RESERVAS PRESUPUESTALES

ARTICULO 18. La construcción de la Reserva Presupuestal se efectúa con base en el contrato, orden de trabajo, orden de suministro, orden de servicio o resolución debidamente legalizados, que las Dependencias solicitarán a la Secretaria de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto para amparar el pago de obligaciones y compromisos contraídos.

PARAGRAFO. La anulación parcial o total de las Reservas Presupuestales se informará inmediatamente a la Dirección Distrital y de comunicar a la oficina de Control Fiscal correspondiente dicho registro.

ARTICULO 19. La Dirección Distrital de Presupuesto, será la encargada de verificar, constituir y registrar las Reservas Presupuestales y de comunicar al a oficina de Control Fiscal correspondiente dicho registro.

ARTICULO 20. Las Dependencias de la Administración Central incluirán en sus anteproyectos y proyectos de presupuesto, las partidas necesarias para amparar las obligaciones que deben cancelarse en la vigencia siguiente, correspondientes a compromisos contraídos con anterioridad. Al comienzo de cada año, solicitarán a la Dirección Distrital de Presupuesto la Reserva Presupuestal antes de efectuar cualquier pago. El Ordenador del Gasto será el responsable de la omisión en concordancia con el Artículo 113 del Código Fiscal.

ARTICULO 21. La Dirección Distrital de Presupuesto no efectuará ninguna reserva para gastos en cuantía menor de $500.000.oo, excepto en el caso de Orden de Servicio y Contratos de ejecución continuada.

ARTICULO 22. Las Ordenes de Suministro, Ordenes de Servicio y Resolución que cubran gastos de ejecución continuada serán enviada por la respectiva Dependencia a la Secretaría de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto para la constitución de la Reserva Presupuestal, adjuntando los siguientes soportes:

Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Copia de la solicitud para la prestación del servicio o la adquisición de elementos.

PARAGRAFO. Las Dependencias de la Administración Central, informarán a la Secretaría de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto la disminución de sus compromisos legalmente constituidos, ocasionados por la anulación parcial o total de estos, como anexo de la solicitud de Acuerdo de Ordenación de Gastos respectivos.

TITULO III

CONTABILIZACION Y TRAMITE DE PAGOS

CAPITULO I

COMPREAS Y SUMINISTROS EN LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL.

ARTICULO 23. Para su diligenciamiento la Orden de Pago, según formato SH-DEC-01 de la Dirección Distrital de Presupuesto - Secretaría de Hacienda, debe informar lo siguiente:

1. Nombre de la Dependencia, número del capítulo que la identifica, número consecutivo de la Orden de Pago y fecha de radicación.

2. Nombre e identificación del beneficiario y/o del interventor si fuere el caso.

3. Detalle del gasto que permita identificar en forma clara y precisa su objeto, la clase de obligación y el Acuerdo de Ordenación de Gastos que los soporte.

4. Valor bruto en cifras y en letras.

5. Deducciones y valor neto en cifras.

6. Imputación presupuestal y número de la disponibilidad que ampara el gasto.

PARAGRAFO. La Orden de Pago se debe diligencias con las siguientes firmas:

a. La del beneficiario o acreedor y su identificación.

b. La del interventor y su identificación si fuere del caso.

c. La del responsable del Presupuesto o quien haga sus veces en la respectiva dependencia.

d. La del Ordenador del Pago.

ARTICULO 24. Los requisitos para el soporte de la Orden de Pago, dependiendo de las cuantías establecidas en el Artículo 368 del Código Fiscal., son los siguientes:

1. HASTA $ 500.000.oo

a) Original de la orden escrita impartida por el funcionario competente.

b) Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

c) Factura comercial refrendada por el Jefe Administrativo respectivo o quien haga sus veces en cada Dependencia.

d) Copia del comprobante de ingreso al Almacén que será expedido de acuerdo a las disposiciones internas de cada Dependencia.

e) Copia de la solicitud para la adquisición de elementos.

f) En los casos contemplados en el Artículo 370 del código Fiscal, se anexará copia de la Resolución que fije el reajuste de precios.

2. De $500.000.oo HASTA $ 3´000.000.oo:

a) Copia del Acta o Certificado de Adjudicación de la Licitación Privada, ejecutada según Artículo 235 del Código fiscal o de la decisión de adjudicar directamente indicando la causal invocada, según Artículo 266 del código Fiscal suscrita por el Secretario de la Junta de Compras.

b) Copia del Contrato simplificado u Orden de Suministro debidamente reservada.

c) Certificado de Disponibilidad presupuestal y Certificado de reserva Presupuestal.

d) Copia del Comprobante de ingreso al Almacén que será expedido de acuerdo a las disposiciones internas de cada Dependencia.

e) Original de la factura comercial refrendada por el Jefe Administrativo respectivo o quien haga sus veces, en cada Dependencia

f) Autorización del organismo competente, cuando a ello hubiere lugar, según el Artículo 211 del Código Fiscal.

g) En los casos contemplados en el Articulo 370 del código Fiscal, se anexará copia de la Resolución que fije el reajuste de precios.

h) Fotocopia del Certificado sobre inscripción y clasificación del contratista en el registro único de proponentes.

3. De $ 3.000.001.oo en adelante:

a) Copia del Acta o Certificado de Adjudicación de la Licitación Pública, efectuará según Artículo 233 del Código Fiscal o de la decisión de adjudicar en forma directa indicando la causal invocada, según Artículo 266 del Código Fiscal suscrita por el Secretario de la Junta Asesora y de Contratos.

b) Copia del Contrato debidamente legalizado, según Artículos Nos. 209 y 467 del Código Fiscal.

c) Factura comercial, refrendada por el Jefe Administrativo correspondiente o quien haga sus veces en cada Dependencia.

d) Copia del comprobante de ingresos al Almacén, que será expedido de acuerdo a las disposiciones internas de cada Dependencias.

e) En los casos contemplados en el Artículo 370 del Código Fiscal, se anexará copia de la Resolución que fija el reajuste de precios.

ARTICULO 25. La cuantía total de las Ordenes de pago expedidas en cada período no deberá exceder el Acuerdo de Ordenación de Gastos respectivo.

ARTICULO 26. Cada Dependencia de la Administración Central fijará por Resolución interna los términos dentro de los cuales se deberá dar curso a los trámites, desde la presentación de la solicitud de adquisición hasta obtener la entrega del pedido.

PARAGRAFO. Para los Contratos y ordenes de trabajo, desde su adjudicación hasta su cancelación final.

ARTICULO 27. La Resolución de que trata el Artículo anterior deberá expedirse dentro de los quince (15) días calendario siguientes a la expedición del presente Decreto y copia de la misma será enviada oficialmente a la Personería, Contraloría y Secretaría de Hacienda.

PARAGRAFO 1. Dicha Resolución debe fijarse permanentemente en cartelera pública.

PARAGRAFO 2. La Resolución básicamente contendrá el resultado, en días hábiles, del análisis de tiempos y movimientos del procedimiento incluyendo al menos los siguientes pasos:

1. CUANTIA INFERIOR A $ 500.000.oo

a) Solicitud del suministro, efectuado por el Jefe de la Oficina o División respectiva.

b) Visto bueno, por parte del Jefe Administrativo o quien haga sus veces en cada Dependencia, a la solicitud del suministro.

c) Envío de solicitud del suministro al Almacén para entrega del pedido y si no hay existencia de éste, entonces, expedición de la certificación de NO existencia en Almacén.

d) Solicitud de la cotización correspondiente, con base en la certificación de NO existencia en Almacén.

e) Selección y visto bueno de la cotización por parte del Ordenador de Gastos respectivo.

f) Registro Presupuestal del gasto en cada Dependencias, para elaborar la Orden de Suministro y notificar al proveedor.

g) Recibo de los elementos por parte del Almacenista respectivo y expedición de la expedición de la Certificación del Ingreso al Almacén, previa verificación de la factura presentada por el proveedor.

h) Diligenciamiento del formato de la Orden de Pago y anexo de todos los soportes mencionados en el Presente Decreto.

2. DE $ 500.001.oo A $ 3´000.000.oo

a) Solicitud para la adquisición de elementos, efectuada por el Jefe de la Oficina o División respectiva.

b) Visto bueno por parte del Jefe Administrativo o quien haga sus veces en cada Dependencia a la solicitud.

c) Trámite de la Licitación Privada:

• Elaboración del Pliego de Condiciones y Especificaciones de acuerdo al Artículo 235 del código Fiscal.
• Envío del Pliego de Condiciones y Especificaciones para su aprobación a la Licitación Privada.
• Invitación a las firmas, inscritas en el registro Unico de Proponentes, para participar en la Licitación privada, de conformidad a los estipulado en el numeral 2. Del Artículo 235 del Código Fiscal.
• Envío a la contraloría Distrital de la lista de participantes en la Licitación Privada para consulta del Registro de Inhabilitados.
• Invitación a la Auditoría Fiscal correspondiente para sellas la urna y dar apertura a la Licitación Privada.
• Elaboración del Acta correspondiente a la apertura de la Licitación Privada.

d) Cierre de la licitación Privada y apertura de la urna, con la participación de la Autoría Fiscal correspondiente, pasados diez (10) días de su apertura.

e) Elaboración del Acta correspondiente al cierre de la Licitación, enumerando en ésta cada una de las firmas participantes, los documentos presentados y el valor total de cada oferta.

f) Convocación a la Junta de Compras respectiva, para estudio y selección de las ofertas presentadas.

g) Elaboración del Acta de la Junta de Compras donde se especifique cuál fue la firma favorecida y en qué términos se hizo la adjudicación.

h) Registro Presupuestal del Gasto en cada Dependencia para el período que cubra éste y elaboración de la Orden de Suministro o contra simplificado.

i) Remisión de la Orden del Suministro o Contrato a la Secretaría de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto para la respectiva reserva Presupuestal.

j) Notificación a la firma favorecida de los términos de la adjudicación, una vez efectuada la Reserva Presupuestal.

k) Recibo por parte del Almacenista, del Suministro objeto de la Licitación y expedición del Certificado de Ingreso al Almacén, previa verificación de la Factura presentada por el proveedor.

l) Diligenciamiento del formato de la Orden de Pago y anexo de todos los soportes mencionados en el presente Decreto.

3. De $ 3.000.001.oo EN ADELANTE

a) Solicitud para adquisición de elementos, efectuada por el jefe de la oficina o División respectiva.

b) Autorización para apertura de la Licitación por parte de la Junta Asesora y de Contratos.

c) Trámite de la licitación pública:

• Elaboración del Pliego de Condiciones y Especificaciones de acuerdo al Artículo 233 del Código Fiscal.
• Envío del Pliego de Condiciones y Especificaciones para su aprobación a la Ofician Jurídica respectiva.
• Elaboración de la Resolución motivada ordenando la apertura de la Licitación Pública.
• Realización de las publicaciones, invitando a participar en la Licitación Pública, en los diarios de mayor circulación.
• Invitación a la Auditoría Fiscal correspondiente para sellar la urna y dar apertura a la Licitación Pública.
• Elaboración del Acta correspondiente a la apertura de la Licitación Pública.

d) Cierre de la Licitación Pública y apertura de la urna, con la participación de la Auditoría Fiscal, pasados por lo menos diez (10) días de la apertura de la Licitación.

e) Elaboración del Acta correspondiente al cierre de la Licitación, enumeración en ésta cada una de las firmas participantes, los documentos presentados y el valor total de cada oferta.

f) Envío a la Contraloría Distrital de lista de participación en la Licitación Pública para consulta del Registro de Inhabilitados.

g) Envío a la Junta Asesora y de contratos para estudio, selección de las ofertas presentadas y adjudicación.

h) Consecución del Acta de la Junta Asesora y de Contratos, donde se especifique cuál fue y la elaboración del Contrato.

i) Registro Presupuestal del gasto en cada Dependencia para el período que cubra éste y la elaboración del contrato.

j) Remisión del Contrato a la Secretaría de Hacienda para la respectiva Reserva Presupuestal.

k) Debidamente legalizado el Contrato, se procederá al Recibo por parte de Almacenista, del suministro objeto de la Licitación y expedición del Certificado de Ingreso al Almacén.

l) Diligenciamiento del formato de la Orden de Pago y anexo de todos los soportes mencionados en el presente Decreto.

PARAGRAFO. La Secretaría de la Honorable Junta Asesora y de Contratos, deberá dentro de los cinco (5) días siguientes a la realización de cada una de las sesiones de la Honorable Junta, expedir de oficio las constancias sobre autorizaciones y adjudicciones realizadas en la respectiva sesión, con la anotación de las restricciones que haya hincado la Junta.

Estas certificaciones deberán remitirse a la oficina jurídica de la respectiva Dependencia.

ARTICULO 28. Para todo compromiso que por su cuantía, según los límites establecidos por el Código Fiscal, requiera la elaboración de Contrato escrito, lo mismo que las Ordenes de Trabajo, es necesario disponer del Certificado de Reserva expedido por la Dirección Distrital de Presupuesto de la Secretaría de Hacienda.

1. La Dirección Distrital de Presupuesto - Secretario de Hacienda, dispondrá de tres (3) días hábiles para expedir la reserva.

2. Para los casos de Ordenes de Trabajo y Contratos, ese plazo se extenderá a ocho (8) días hábiles.

PARAGRAFO. En ningún caso podrán refrendarse certificados de Reserva que comprometan recursos de vigencias posteriores.

ARTICULO 29. El trámite de la Orden de Pago, su revisión y remisión a la Tesorería Distrital para el desembolso respectivo, se cumplirá dentro de los siguientes términos:

1. El análisis de la documentación adjunta a cada orden de Pago se deberá realizar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su presentación en la oficina donde se realice la radicación respectiva, asignándole un número consecutivo provisional de acuerdo con el orden de llegada.

2. Si una vez revisada la documentación se observa que no cumpliere con todos los requisitos, será devuelta a su lugar de origen dentro del término citado anteriormente.

3. Luego de cumplir con todos y cada uno de los requisitos exigidos en el presente Decreto, el responsable del Presupuesto ordenará de inmediato la radicación definitiva de la Orden de Pago.

4. Enseguida, se procederá a la revisión de los aspectos presupuestales y será refrendada la Orden de Pago por el responsable del Presupuesto dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.

5. A continuación y dentro de los cuatro (4) días hábiles siguientes, el Ordenador refrendará la Orden de Pago y la remisión según formato SH-DEC-03 de la Secretaría de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto, las cuales serán enviadas a la Tesorería Distrital junto con todos sus soportes para que efectúe el pago.

Copia de la remisión y de la Orden de Pago se remitirá simultáneamente a la División de Ejecución y Control de la Secretaría de Hacienda.

6. La Tesorería Distrital efectuará el giro dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo de la Orden de Pago y de la Remisión.

ARTICULO 30. Las Dependencias de la Administración Central, fijarán en cartelera pública los días 15 y último días hábil de cada mes, la relación de todas las Ordenes de Pago que se encuentren en trámite. En ella se indicará claramente el número de radiaron de la Orden del pago y el estado en que se encuentre el trámite.

PARAGRAFO 1. Para lo anterior se utilizará el formato SH-DEC-05 de la Secretaría de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto.

PARAGRAFO 2. En la relación se señalarán las cuentas que corresponden a vigencias expiradas y su cancelación deberá hacerse en estricto orden de antigüedad según la fecha de radicación.

PARAGRAFO TRANSITORIO. La primera relación en desarrollo de lo estipulado en este Artículo deberá fijará a más tardar el día 30 de mayo de 1986.

ARTICULO 31- La ejecución del Presupuesto en aquellos gastos que no requieren Reserva Presupuestal, tales como: Cajas Menores, Avances, Anticipos de la Cárcel Distrital, Suministros, y Servicios, será informada por cada Dependencia con el envío del documento respectivo, a más tardar el día siguiente de efectuada la operación, a la Dirección Distrital de Presupuesto - División de Ejecución y Control de la Secretaría de Hacienda.

ARTICULO 32. La Tesorería Distrital y la Dependencia ejecutora deberá informar el primer días hábil de cada mes a la Dirección Distrital de Presupuesto - División de Ejecución y Control de la Secretaria de Hacienda, todo giro que pasados tres (3) días hábiles de su envío a la Tesorería no fuere pagado, excepto aquellos que estén dentro del término fijado en el Artículo 29 numeral 6.

CAPITULO II

COMPRAS Y SUMINISTROS EN LA ADMINISTRACION DESCENTRALIZADA

ARTICULO 33. Las Entidades Descentralizadas fijarán mediante Resolución los términos y procedimientos correspondientes en forma similar a lo hincado en los artículos 29, 30, 31, 32 dentro de los quince (15) días calendario siguientes a la expedición del presente Decreto.

TITULO IV

PAGOS ESPECIALES

CAPITULO I

MANEJO DE AVANCES

ARTICULO 34. Se denomina avance, el dinero entregado para viáticos y gastos de viaje a un empleado que desempeña funciones fuera del Distrito Especial, como también el entregado para adquisiciones y operaciones a un funcionario afianzado y que demanden la cancelación inmediata del valor correspondiente, previo el cumplimiento de las normas fiscales y administrativas vigentes.

PARAGRAFO 1. Está prohibido hacer avances para el pago de sueldos, jornales y prestaciones sociales a los empleados al servicio del Distrito Especial de Bogotá.

PARAGRAFO 2. No se pueden efectuar avances cuando exista un Fondo Rotatorio destinado a realizar tales pagos ni cuando el egreso se puede hacer con recursos de Caja Menor.

PARAGRAFO 3. En ningún caso, se podrá conceder avances si antes no existe el Acto Administrativo que los ordenes con manifestación expresa de la necesidad y la destinación específica del avance.

PARAGRAFO 4. La persona que reciba dinero por avances, es responsable de ellos hasta el momento que justifique los gastos ante el empleado de quien los recibió o reintegre lo no gastado, en concordancia con la comisión o ejecución de la operación ordenada.

PARAGRAFO 5. La legalización de avances se hará conforme a la reglamentación expedida por la Contraloría Distritales.

CAPITULO II

REQUISITOS PARA EL GIRO DE AVANCES

ARTICULO 35. El giro de un avance para viáticos y gastos de transporte requiere del Acto Administrativo en donde se indique: Imputación Presupuestal del gasto, nombre del funcionario, cargo, lugar a donde debe trasladarse, término y objeto de la comisión y cuantía diaria de la causación de acuerdo a las tarifas vigentes.

El giro de avances para adquisiciones se hará mediante Acto Administrativo que indique la imputación presupuestal del gasto, el objeto de éste, el valor y el nombre del funcionario que va a manejarlo.

ARTICULO 36. La suma dada como avance para viáticos y gastos de transporte no podrá exceder en ningún caso el total resultante de multiplicar el número de días que dure la comisión por la tarifa diaria aplicable, a lo cual se le suman los gastos de transporte.

PARAGRAFO. El avance para viáticos y gastos de transporte se entregará directamente al beneficiario o su autorizado; también puede efectuarse mediante giro bancario, en este caso, el egreso se comprobará con la copia del giro.

ARTICULO 37. Los dineros dados como avances, que no fueren utilizados serán reintegrados en la forma prescrita por la Contraloría Distrital a la respectiva Tesorería o Pagaduría.

PARAGRAFO. Los tesoreros o pagadores que reciban reintegros de avances, expedirán un comprobante de ingresos, que servirá de soporte para la legalización correspondiente.

ARTICULO 38. Para el giro del avance se utilizará el formato SH-DEC-04 de la Secretaría de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto y se anexará el Paz y Salvo sobre avance girados anteriormente al mismo responsable, expedido por el funcionario competente.

CAPITULO III.

DE LOS AUXILIOS DISTRITALES

ARTICULO 39. Se denomina auxilio la ayuda financiera o en especie que otorga el Distrito Especial de Bogotá, por disposición del Concejo Distrital u otra autoridad competente a través del Presupuesto de la vigencia, con el fin de fomentar las entidades útiles o benéficas, sujetándose a los planes y programas de la Administración.

ARTICULO 40. El giro de auxilios que estén contemplados en el presupuesto ordinario se hará por la Tesorería o Pagaduría respectiva, con base en Ordenes de pago legalizadas y que adjunte la siguiente documentación:

1. Certificado del Concejo (original o copia autenticada por el Secretario General de esa Corporación).

2. Cuenta de Cobro firmada y sellada por el Tesorero, o la persona designada mediante autorización escrita del representante legal de la entidad beneficiaria con sus firmas debidamente autenticadas ante notario público.

3. Certificación de existencia y representación legal de la entidad beneficiaria.

4. Licencia de Funcionamiento y/o aprobación de estudios (únicamente aplicable a colegios o entidades educativas).

5. Presupuesto o Plan de Inversión indicando la distribución del auxilio, firmado por el representante legal y el responsable del manejo de auxilio.

6. Certificación de la Alcaldía Menor correspondiente donde conste que la entidad beneficiaria funciona en esa jurisdicción y sin ánimo de lucro.

7. Paz y Salvo de Control Posterior sobre legalización de auxilios anteriores.

8. Constancia de la constitución y aprobación de la firma del responsable, la cual será diligenciada al ordenarse el pago, con el fin de garantizar el manejo del auxilio.

CAPITULO IV

DOCUMENTOS SOPORTES DE OTRAS FORMAS DE PAGO

ARTICULO 41. Para el pago del período provisional de reserva para arrendamiento se anexará copia de la Resolución motivada que reconozca el gasto y ordene el pago de acuerdo con los Artículos 395 y 396 del Código Fiscal.

ARTICULO 42. Para el pago por transferencias no obligatorias, se anexará copia de la Póliza de Manejo vigente del Tesorero de la respectiva entidad.

ARTICULO 43. Los anticipos concedidos a la Cárcel Distrital, correspondientes al rubro de raciones, se gestionarán a través de la Secretaría de Gobierno y cumplirán el trámite especial de conformidad con las normas vigentes de la contraloría.

ARTICULO 44. Las Relaciones de Autorización serán tramitadas por la Secretaría de Hacienda, con base en las nóminas enviadas por el Departamento de Relaciones Laborales. Para efectos del pago, la Relación de autorización será firmada por el Secretario de Hacienda y el Director Distrital de Presupuesto, quien la enviará a la Tesorería Distrital.

ARTICULO 45. Las Cajas Menores se legalizarán de conformidad con las normas que regulen su funcionamiento expedidas por al contraloría Distrital.

PAGO DE DEUDA PUBLICA

ARTICULO 46. De conformidad a la programación del servicio de la deuda fijada en el Decreto de Liquidación del Presupuesto, la Secretaría de hacienda enviará "autorización de pago Deuda Pública" a la Tesorería Distrital mediante la cual se ordenará la cancelación de cada pago con quince (15) días calendario de anticipación. La "autorización de pago Deuda Pública" la firmada el Secretario de Hacienda y el Jefe de la División de Deuda Pública.

La legalización se efectuará mediante Orden de Pago posterior expedida por la Secretaría de Hacienda, en la cual se indicará que se trata de la legalización de un pago de Deuda Pública ya cancelado y se exigirá que la Nota Débito soporte de la cuenta esté visada por la División de Deuda Pública.

PAGO DE LAS CUENTAS DEL PROGRAMA CIUDAD BOLIVAR

ARTICULO 47. Teniendo en cuenta que en el Programa "Ciudad Bolivar" se presentan cuatro forma de cuentas, según el origen de los fondos (Créditos BID o aporte legal) según clase de inversión (indirecta o directa) que se clasifican así:

CLASE	ORIGEN DE FONDOS	CLASE DE INVERSION
1	Crédito BID	Inversión Indirecta
		1. Acueducto
		2. Caja de la Vivienda Popular
		3. I.D.U.
		4. Monitoreo (Secretaría de Hacienda)
2	Crédito BID	Inversión Directa
		1. FONSED
		2. FONDABS
		3. Secretaría de Salud
		4. D.A.P.D.
3	Aporte Local
	(Secretaría de Hacienda)	Inversión Indirecta
		1. I.D.U.
		2. Caja de la Vivienda Popular
4	Aporte Local
	(Secretaría de Hacienda)	Inversión Directa
		1. Unidad Coordinadora (A.M.)
		2. D.A.P.D.
		3. FONSED
		4. FONDABS
		5. Secretaría de Salud

Tanto las clases como las subclases se pagarán contra la Cuenta Especial de Ciudad Bolívar excepto 1ª. 4-1 (Unidad Coordinadora) y se requiere para su pago aportar los siguientes documentos:

1. Cuenta de Cobro del contratista o preveedor.

2. Contrato o Acta parcial de avance.

3. Copia de la Cuenta de Cobro a legalizar debidamente autorizada por la Unidad Coordinadora.

PARAGRAFO  1. Derogado por el art. 1, Decreto Distrital 264 de 1989. El pago será ordenado por el Secretario de Hacienda mediante oficio dirigido al Tesorero Distrital, cuyos soportes serán los documentos relacionados. La legalización se hace posteriormente mediante el diligenciamiento de la Orden de Pago.

PARAGRAFO 2. Las disposiciones enunciadas se someterán a los convenios firmados entre las entidades y la Secretaría de Hacienda.

PARAGRAFO 3. Las cuentas de la Unidad Coordinadora se diligenciarán en la forma similar a la correspondiente a funcionamiento de la Administración Central.

TITULO V

DEL CONTROL INTERNO EN MATERIA DE CONTRATACION

ARTICULO 48. DE LA DOCUMENTACIÓN DE LOS CONTRATOS

Salvo los contratos que por su naturaleza deban ser elaborados y reunida la documentación directamente por la ofician jurídica de cada dependencia o entidades, corresponde a las Divisiones Administrativas o a la oficina que haga sus veces, reunir la documentación necesario para la elaboración y trámite por la oficina jurídica del respectivo contrato.

La documentación básica necesaria será:

1. Certificado de Disponibilidad Presupuestal el cual deberá ser solicitado por la División Administrativa o aquellas que haga sus veces.

2. Autorización del Concejo Distrital, la Comisión de Presupuesto y Hacienda del Concejo o de la Junta Asesora y de Contratos de Acuerdo con la cuantía y naturaleza del contrato, según lo dispuesto por el Código Fiscal Distrital.

3. Inscripción en el Registro Unico de Proponentes, (de constructores de proveedores y de consultoría), salvo las excepciones contempladas en el Código Fiscal Distrital.

4. Licitación o concurso de méritos cuando a ello hubiere lugar. Las Divisiones Administrativas o la oficina que haga sus veces, tendrá a su cargo la elaboración de los pliegos de condiciones de acuerdo con la naturaleza y cuantía del contrato, los cuales deberán pasar a revisión de las oficinas jurídicas respectivas.

5. El Paz y Salvo Nacional por concepto de impuesto sobre la renta y el Distrital por todo concepto vigentes al momento de la firma del respectivo contrato.

6. Certificado expedido por la Contraloría Distrital sobre la inexistencia de inhabilidad o incompatibilidad.

PARAGRAFO. Además los documentos necesarios para demostrar la capacidad legal para contratar, deberán acompañarse los documentos que por la naturaleza del contrato sean necesarios para cumplir o demostrar requisitos especiales de cada contrato.

ARTICULO 49. CONCEPTO PREVIO DEL SECRETARIO DE HACIENDA

Cuando en la Administración Central se pretenda realizar un proceso licitatorio que incluya financiación mediante cualquier modalidad de empréstito previamente debe solicitarse concepto al Secretario de Hacienda, el cual lo rendirá por escrito dentro de los ocho (8) días Hacienda, el cual lo rendirá por escrito dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la fecha de la solicitud, sobre las condiciones financieras a plantearse en el pliego respectivo. Cuando en el pliego de condiciones se solicite propuesta de financiación con crédito interno, en el concepto se determinará el valor máximo de la tase de interés a pactarse, así como los plazos de pago, garantías posibles de otorgar y las demás condiciones financieras.

PARAGRAFO. Si transcurre el término fijado en este Artículo, sin que el Secretario de hacienda emita el concepto solicitado, podrá continuarse el proceso licitatorio sin este requisito.

ARTICULO 50. OFERTA FINANCIERA

Cuando en cualquier entidad o dependencia de la Administración Distrital haya necesidad de solicitar oferta financiera, independiente de proceso licitatorio y su cuantía sea superior a QUINIENTOS MILLONES DE PESOS ($500.000.000.oo), o su equivalente en moneda extranjera, deberá solicitarse por medio de aviso publicado en diario de amplia circulación nacional. Cuando el valor financiero sea inferior al antes señalado no se requerirá de la publicación indicada.

PARAGRAFO. El aviso de que trata el presente Artículo deberá indicar el objeto del empréstito, las condiciones fijadas por el Gobierno Nacional y/o el Ministerio de Hacienda cuando se trate de crédito externo y/o el Secretario de Hacienda cuando se trate de operaciones de crédito interno de la Administración Central, así como un término para la recepción de ofertas no inferior a ocho (8) días calendario.

ARTICULO 51. DEL REGISTRO PRESUPUESTAL

Una vez firmado el contrato se efectuará el registro presupuestal en los términos y con las condiciones señaladas en el Artículo 215 del Código Fiscal Distrital.

Cuando se trate de contratos celebrados por la Administración Central, para efectos del registro presupuestal serán enviados a la Secretaría de Hacienda, la cual una vez revisados efectuará el registro presupuestal correspondiente. Efectuado este trámite, la Dirección Distrital de Presupuesto remitirá el contrato a la oficina Jurídica de la respectiva dependencia a fin de que se continúe se proceso de perfeccionamiento.

ARTICULO 52. DE LOS EMPRESARIOS INTERNOS DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL

Delégase al Secretario de Hacienda para efectos de la presentación y trámite de la solicitud de que trata el Artículo 435 del Código Fiscal Distrital, la cual estará sometida al siguientes procedimiento:

1. Presentación de la solicitud al Secretario de Hacienda.

2. Determinación por el Secretario de Hacienda de la cuantía y condiciones financieras del crédito.

3. Envío por la Secretaría de Hacienda, de la documentación correspondiente ala Honorable Junta Asesora y de Contratos para efectos de la emisión del concepto previo.

4. Informe del Secretario de Hacienda a la Comisión de Presupuesto del Concejo de Bogotá indicando el motivo de la destinación del empréstito y al dependencia ejecutora, acompañado del Decreto del Alcalde Mayor en el cual se autoriza la operación, y la minuta del contrato que contenga las condiciones del empréstito.

ARTICULO 53. LOS EMPRESTITOS INTERNOS DE LAS ENTIDADES DESCENTRALIZADAS

La entidad que pretenda contraer crédito público interno, deberá adelantar el trámite respectivo mediante el siguiente procedimiento:

1. Presentación de solicitud ante el Departamento Administrativo de Planeación Distrital para que realice el estudio respectivo y lo presente ante la Junta de Planeación Distrital para obtener su concepto favorable.

Esta solicitud deberá acompañarse de los siguientes documento:

1. Estudio económico que demuestre la utilidad de las obras, inversiones o programas que se financiar y su sujeción a los planes que esté adelantando la Administración Distrital acompañado del programa de inversión del empréstito que se pretende contratar.
2. Proyección del servicio de la deuda que se va a contraer, condiciones financieras del empréstito y garantías posibles de otorgar.
3. Autorización de la Junta o Consejo Directivo de la entidad, para contraer el empréstito y otorgar garantías.
4. Relación y estado de la Junta o Consejo Directivo de la entidad, para contraer el empréstito y otorgar garantías.
5. Presupuesto de rentas y gastos de la vigencia en curso y sus adiciones y modificaciones legalmente autorizadas, junto con los balances de los dos (2) últimos años cuanto estos fueren exigibles.
6. Minuta del contrato con la manifestación expresa del prestamista de que lo acepta.

2. Emitido el concepto favorable por parte de la Junta de Planeación se enviará constancia de éste al Alcalde Mayor para efectos de la expedición del Decreto que autoriza la contratación del empréstito.

3. El trámite que corresponda efectuarse ante el Concejo Distrital lo hará el representante legal de cada entidad.

PARAGRAFO. Simultáneamente a la prestación de la solicitud ante el Departamento Administrativo de Planeación Distrital deberá enviarse copia de ésta y sus anexos a la Secretaría de Hacienda para que ésta emita su concepto previamente a la expedición del Decreto del Alcalde Mayor autorizando la contratación del empréstito.

ARTICULO 54. DE LA RELACION DE PAGOS

El Distrito Especial de Bogotá y sus Entidades Descentralizadas deberán enviar a la Secretaría de Hacienda y a la Contraloría Distrital a más tardar el 5 de abril, el 5 de julio, el 5 de octubre, y el 5 de enero de la relación de pagos efectuados en el trimestre inmediatamente anterior por concepto de amortización de los empréstitos contratados.

ARTICULO 55. DE LA PRORROGA AUTOMATICA

En los contratos de arrendamiento en los cuales se haya pactado prórroga automática bastará para dar cumplimiento a ésta, la solicitud del Jefe de la respectiva dependencia al Procurador de Bienes acompañada de los Paz y Salvos Nacional y Distrital por todo concepto vigentes a la fecha de la solicitud y del correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal, cumplido este trámite se enviará la documentación a la Personería la cual la adjuntará al contrato que reposa en sus archivos y los enviará a la Secretaría de Hacienda para efectos del registro presupuestal, efectuando éste se devolverá a la Personería para su archivo y custodia.

PARAGRAFO. Es función indelegable del Procurador de Bienes del Distrito informar, con dos (2) meses de anticipación, a aquellas dependencias que sean arrendatarias de inmuebles, de la fecha de vencimiento de los contratos respectivos a fin de determinar si serán prorrogados o si por el contrario serán finiquitados. El incumplimiento de esta disposición será causal de mala conducta.

ARTICULO 56. DELEGACION PARA CONTRATAR

Delégase en los Secretarios de Despachos y Directores de Departamentos Administrativos la firma de aquellos contratos cuya cuantía no supere los TRES MILLONES DE PESOS ($3´000.000.oo)

PARAGRAFO 1. Los Secretarios de Despacho y Directores de Departamento Administrativos podrán firmar contratos hasta por la suma de CUATRO MILLONES DE PESOS ($4´000.000.oo) únicamente cuando se trate de los previstos en el Artículo 307 del Código Fiscal Distrital.

PARAGRAFO 2. Los contratos de obras públicas de que trata el Artículo 306 del código Fiscal Distrital numeral 2. Podrán ser suscritos por los Secretarios de Despacho y Directores de Departamentos Administrativos siempre que medie autorización escrita del Alcalde Mayor emitida antes de la expedición de la Resolución motivada que ordene la apertura de la correspondiente Licitación Privada. En la parte considerativa de la Resolución deberá figurar el oficio del Alcalde Mayor detallando el número y fecha respectivo.

ARTICULO 57. PUBLICACION DEL SORTEO

Cuando la contratación se vaya a realizar a través del sistema de Ordenes de Trabajo deberá publicarse un aviso en diarios de amplia circulación en el Distrito Especial de Bogotá, informando acerca de la realización del sorteo de adjudicación indicando la fecha y hora del mismo así como el objeto de la obra. La publicación debe efectuarse mínimo con cinco (5) días de anticipación a la fecha del sorteo.

ARTICULO 58. ARCHIVO Y NUMERACION DE LOS CONTRATOS

La Personería Distrital en desarrollo de la Obligación de custodia y archivo de los contratos de la Administración Central consagrada por el numeral 7. Del Artículo 467 del Código Fiscal Distrital, tendrá a su cargo, además de lo ya mencionado, la numeración de todo los contratos que celebre la Administración Central, incluyendo los interadministrativos y los de derechos privado de la Administración.

CAPITULO III

DE LAS GARANTIAS

ARTICULO 59. APROBACION DE LAS GARANTIAS

Corresponde a la oficina Jurídica de cada entidad o dependencia el estudio y revisión de las garantías de manejo, cumplimiento, seriedad y correcto funcionamiento, pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales y responsabilidad civil extracontractual, las cuales serán aprobadas por el jefe de la respectiva entidad o dependencia teniendo en cuenta los aspectos cuantitativos y cualitativos señalados por la Contraloría Distrital.

PARAGRAFO 1. Las garantías de manejo de auxilios otorgadas por concejales o la Administración, con base en el Presupuesto de la Administración Central, las aprobará el Jefe de la División de Ejecución y control de la secretaria de Hacienda, teniendo en cuanta los aspectos cuantitativos y cualitativos señalados por la Contraloría Distrital.

PARAGRAFO 2. Las garantías un a vez aprobadas reposarán en original en la oficina jurídica respectiva la cual enviará, adjunto al original del contrato que debe enviarse a la Personería Distrital y a la copia que debe enviarse a la Auditoría Fiscal correspondiente, copia de las garantías otorgadas.

PARAGRAFO 3. La aprobación de las garantías se entenderá impartida con la firma de jefe de la entidad o dependencia respectiva. Esta función es de carácter indelegable por el titular de la misma.

ARTICULO 60. VERIFICACION DEL ESTADO DE LAS OBRAS

Las entidades y dependencias contratantes verificarán bimestralmente el estado de las obras y reparaciones que hubieren sido contratadas a fin de determinar si es necesario hacer efectivas las garantías pactadas.

PARAGRAFO 1. Son responsables de tal verificación las oficinas que hayan ejercido la interventoría, cuando ésta se haya realizado directamente por la entidad o dependencia contratante; en los demás casos el Jefe de la entidad o dependencia designará mediante resolución en funcionario que será responsable de la verificación de que trata este Artículo.

Estos funcionarios levantarán un informe bimestral certificando acerca de la buena y adecuada estabilidad de todas las obras amparadas con garantías vigentes, el cual deberá ser presentado a la Junta Directiva o a la Junta Asesora y de contratos, según el caso, y a la oficina jurídica de cada entidad o dependencia, dentro de los primeros cinco (5) días del mes siguiente al de su elaboración.

PARAGRAFO 2. El informe de que trata el presente Artículo debe contener la fecha de vencimiento de cada póliza de Garantía.

PARÁGRAFO TRANSITORIO. El informe correspondiente al bimestre Marzo-Abril de 1986 deberá presentarse antes del 5 de junio del presente año.

TITULO VII

OBLIGACION DE INFORMAR A LA DIRECCION DISTRITAL DE PRESUPUESTO - DIVISIÓN DE CONTABILIDAD

ARTICULO 61- La Tesorería Distrital entregará a la Dirección Distrital de Presupuesto - División de Contabilidad, la siguiente información:

1. Informe diario de los recaudos a más tardar el día siguiente de efectuado el ingreso.

2. Informe diario y el resumen respectivo del movimiento de Caja, Fondos en Bancos e Inversiones Temporales dentro del cual no se podrán anotar valores netos como Ingreso o Egreso, producto de varias operaciones efectuadas en un fecha determinada. En este informe se incluirá el movimiento de los Fondos Ordinarios, Fondos de Terceros, Fondos Especiales, Recaudos de Terceros y Fondos del Pagador y será entregado dentro de los tres (3) días hábiles siguiente a la fecha del informe.

3. El informe del movimiento diario de Caja, Fondos en Bancos e inversiones Temporales, con los documentos que soporten cada operación, dentro de los quince (15) días calendario siguientes.

4. Copia de las conciliaciones bancarias dentro de los quince (15) día siguientes a la fecha de expedición del extracto siguiente.

Cuando se efectúen pagos o recaudos por conducto de entidades bancarias informados con Notas Débito y Crédito, la Tesorería Distrital deberá exigir esta información a más tardar dentro de los tres (3) días siguientes a la variación del saldo bancario, con la indicación precisa de la fuente que originó tal operación.

5. El informe mensual del movimiento de Servicios Personales, elaborado por la Pagaduría de Empleados y Obreros de la Tesorería Distrital, dentro de los primeros quince (15) días calendario del mes siguiente.

6. El informe diario del movimiento por concepto de faltantes de cajeros, identificando al responsable y la cuantía, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al hecho.

7. Copia del comprobante de Ingreso a Caja por concepto de multas y responsabilidades con nota explicativa identificando el sancionado y la cuantía en cada uno.

8. El informe mensual del movimiento de Inversiones Temporales, dentro de los primeros quince (15) días calendario del mes siguiente.

9. El estado mensual de recursos de Tesorería, dentro de los quince (15) días calendario del mes siguiente, con sus anexos y notas explicativas y/o aclaratorias.

10. Movimiento mensual por concepto de Fondos de Terceros, documentos por cobrar, deudores varios, fondos especiales y fondos del pagador, dentro de los primeros quince (15) días calendario del mes siguiente; con copia de los documentos soportes a dicho movimiento mensual.

PARAGRAFO. Todo informe presentado por la Tesorería Distrital a la División de Contabilidad de la Dirección Distrital de Presupuesto, estará clasificado de acuerdo con el manual contable prescrito por la Contraloría Distrital.

ARTICULO 62. Los responsables de los Almacenes en cada una de las Dependencias de la Administración Central del Distrito, estarán obligados a presentar el informe del movimiento diario dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.

1. Se especificará claramente el valor correspondiente de:

• Elementos de consumo.
• Elementos devolutivos de depósito.
• Elementos devolutivos en servicio.
• Elementos inservibles en cada caso y que deberán ser datos de baja.
• Faltantes de elementos incluidos en el Rubro de Responsabilidades.

Los valores correspondientes a elementos objeto de pérdida o daño, que se hayan informado para ser incluidos en el rubro de "Responsabilidades", se excluirán de los saldos en el informe del movimiento Diario del Almacén y serán relacionados en forma independiente.

Los Almacenes de los Fondos Rotatorios adscritos a la s diferentes Dependencias de la Administración Central, deberán llevar registros contables independientes de los demás Almacenes de la respectiva Dependencia.

2. Cuando se establezca la pérdida o daño de bienes y Fondos de propiedad del Distrito, cada Dependencia de la Administración Distrital informará a la División de Contabilidad de la Dirección Distrital del Presupuesto para el registro correspondiente en el rubro de Responsabilidades, identificando claramente al responsable, el bien y la cuantía. Este informe se enviará dentro de los quince (15) días calendario siguiente a la fecha en que se establezca el hecho y deberá ser debidamente auditado por parte de la Contraloría Distrital.

Cuando el responsable de la pérdida o daño de bienes de propiedad del Distrito, cancele o restituye el bien, se informará a la División de Contabilidad de la Dirección Distrital de Presupuesto.

Cuando la pérdida o daño sea parcial, se efectuará el avalúo correspondiente y se dejará constancia en un Acta, la cual se elaborará conjuntamente entre la División Administrativa de cada Dependencia, o quien haga sus veces y al Contraloría Distrital, y se enviará a la División de Contabilidad de la Dirección Distrital de Presupuesto dentro de los quince (15) días calendario siguientes a la fecha en que ocurrió el siniestro.

ARTICULO 63. La Secretaría de Obras Públicas a través de la Procuraduría de Bienes es la encargada de mantener el inventario físico de todos los bienes inmuebles de propiedad del Distrito adscritos a la Administración Central, estudiar y clasificar sus títulos.

La Procuraduría de Bienes enviará debidamente avaluado por el Departamento Administrativo de Catastro Distrital a la División de Contabilidad de la Dirección Distrital de Presupuesto, un informe anual de todos los bienes inmuebles de propiedad del Distrito. A tal informe deberá dársele tratamiento similar al presentado por los Almacenistas de cada dependencia e indicará las características jurídicas de cada bien inmueble, conforme al Manual Contable expedido por la Contraloría Distrital; la valoración respectiva y lo clasificará así:

• Terrenos
• Construcciones en curso
• Edificios e instalaciones
• Parques
• Zonas verdes
• Otros

PARAGRAFO. Tal informe será entregado dentro de los términos estipulados en el Artículo 173 del Código Fiscal Distrital.

ARTICULO 64. La Secretaría de Obras Públicas del Distrito a través de la Procuraduría de Bienes, entregará un informe mensual de las variaciones a la información indicada en el Artículo anterior, dentro de los quince (15) días calendario del mes siguiente.

PARAGRAFO. En todo informe se incluirá sin excepción los bienes inmuebles de propiedad del Distrito dentro o fuera del perímetro del Distrito Especial.

ARTICULO 65. La Secretaría de Obras Públicas del Distrito, entregará al Departamento Administrativo de Catastro Distrital, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la expedición del presente Decreto, una relación de los bienes inmuebles de propiedad del Distrito, para el avalúo correspondiente.

ARTICULO 66. El Departamento Administrativo de Catastro deberá entregar a la División de Contabilidad de la Dirección Distrital de Presupuesto, dentro de los treinta (30) días calendario siguientes, el inventario debidamente avaluado de todos los bienes inmuebles de propiedad del Distrito Especial.

ARTICULO 67. Los Fondos Rotatorios de la Administración Central y las Entidades Descentralizadas del Distrito, deberán presentar los Estados financieros básicos mensuales, semestrales y anuales allegando la siguiente información:

• Balance Consolidado y clasificado, con los anexos correspondientes a cada cuenta, estado de ingresos y egresos y estado de cambios en la posición financiera.
• Estado de Tesorería (Caja, Fondos en Bancos e Inversiones Temporales).
• Estado de la Deuda Pública Interna y Externa, identificando los créditos avalados por la Administración Distrital.

PARAGRAFO 1. La información mensual deberá enviarse dentro de los diez (10) días hábiles del mes siguiente, según lo establecido en el Artículo 156 del Código Fiscal Distrital.

PARAGRAFO 2. Los Estados Financieros a 30 de junio de cada año, deberán ser entregados a más tardar el días 31 de julio siguiente.

PARAGRAFO 3. Los Estados financieros a 31 de diciembre de cada año, se entregarán a la División de Contabilidad de la Dirección Distrital de Presupuesto, dentro de los términos que estipula el Artículo 173 del Código Fiscal Distrital.

ARTICULO 68. El Centro Distrital de Sistematización y Servicios Técnicos del Distrito "SISE", deberá generar y enviar mensualmente a la Dirección distrital de Presupuesto - División de Contabilidad, un informe de la Cartera debidamente cuantificada por concepto de los Impuestos de Industria y Comercio, Avisos, Vehículos, Predial y Complementarios. Tal informe se entregará dentro de los quince (15) días calendario del mes siguiente y deberá contener:

• Saldo anterior
• Modificaciones (Incorporaciones y borres)
• Pagos recibidos durante el mes
• Saldo

Especificando en cada caso lo correspondiente a capital e intereses tanto de la deuda actual, como la de vigencias anteriores.

PARAGRAFO. Todo documento enviado por el "SISE" a la División de Contabilidad de la Dirección Distrital de Presupuesto, deberá ser refrendado por el Director de dicho organismo y estar debidamente diligenciado ante la Auditoría respectiva.

ARTICULO 69. La Personería Distrital, la Tesorería Distrital y el Departamento de Relaciones Laborales de la Secretaría General, enviarán mensualmente a la dirección Distrital de Presupuesto de la Secretaría de Hacienda, los informes necesarios para determinar las variaciones en el monto de los juicios tanto de orden laboral como civil, que se cursen en contra de la Administración Distrital, para ser contabilizados como Pasivos. Tal informe deberá ser entregado dentro de los quince (15) días calendario del mes siguiente.

PARAGRAFO TRANSITORIO. Dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la expedición del presente Decreto, tales dependencias deberán enviar una relación de la situación actual.

ARTICULO 70. La Dirección Distrital de Presupuesto a través de la División de Contabilidad, podrá hacer los requerimientos necesarios a todas las Dependencias y Entidades de la Administración Distrital, para que presenten los documentos y demás información aclaratoria o complementaria que sirva de soporte a los Estados Financieros del Distrito Especial.

ARTICULO 71. La no rendición oportuna de los documentos, informes y demás soportes requeridos por la División de Contabilidad de la Dirección Distrital de Presupuesto, acarreará las sanciones previstas en el Artículo 157 del Código Fiscal Distrital.

TITULO VIII

DISPOSICIONES VARIAS

ARTICULO 72. INFORMES Y DOCUMENTOS

Los informes y documentos que se remitan a las entidades y dependencias entre si con fines diversos y que posteriormente sean requeridos por la entidad o dependencia a la cual fueron remitidos con anterioridad no deberán enviarse nuevamente, sino que bastará citar en la solicitud el oficio con el cual remitieron éstos inicialmente. Para efectos de lo anterior las entidades y dependencias deberán organizar su sistema de archivo en orden a facilitar el cumplimiento de lo dispuesto en el presente Artículo.

ARTICULO 73. SOLICITUDES DE PAGO DE PRESTACIONES SOCIALES

La Caja de Previsión Social Distrital y el Fondo de Ahorro y Vivienda Distrital FAVIDI, dentro de los quince (15) días siguientes a la expedición del presente Decreto, deberán expedir una Resolución que contendrá el resultado, en días hábiles, del análisis de tiempos y movimientos en la tramitación de la solicitudes de pago de prestaciones sociales que se interpongan ante cada una de ellas, desde su radicación hasta su pago definitivo.

PARAGRAFO 1. La Resolución de que trata el presente Artículo deberá fijarse permanentemente en lugar visible a la vista del público solicitante.

PARAGRAFO 2. Las entidades de que trata el presente Artículo fijarán en cartelera pública los días quince (15) y último día hábiles de cada mes, la relación de todas las solicitudes de pago de prestaciones sociales que se encuentren en trámite, en ella se indicará claramente el número y fecha de radicación hasta su pago definitivo.

PARAGRAFO 1. La Resolución de que trata el presente Artículo deberá fijarse permanentemente en lugar visible a la vista del público solicitante.

PARAGRAFO 2. Las entidades de que trata el presente Artículo fijarán en cartelera pública los días quince (15) y último día hábil de cada mes, la relación de todas las solicitudes de pago de prestaciones sociales que se encuentren en trámite, en ella se indicará claramente el número y fecha de radicación de la solicitud, nombre del solicitante y el estado en que se encuentra el trámite respectivo, en formato similar al SH-DEC-05.

PARAGRAFO TRANSITORIO. La primera relación de solicitudes en trámite deberá publicarse a más tardar el 30 de junio de 1986.

ARTICULO 74. DE LA RESERVA DE INFORMACION

Los datos e información que sean procesados por el Centro de Sistematización y Servicios Técnicos SISE están bajo absoluta reserva y no podrán ser entregados a ninguna persona, entidad o dependencia distinta a la usuaria de los Servicios salvo expresa autorización escrita de la entidad o dependencia responsable de la información.

PARAGRAFO. La Contraloría Distrital podrá en cualquier tiempo solicitar datos e información de los que sean procesados por el SISE, sin que medie autorización escrita de la entidad o dependencia responsable de la información.

ARTICULO 75. DE LAS MODIFICACIONES A LOS SISTEMAS.

Además de los establecido en el Artículo anterior el Centro de Sistematización y Servicios Técnicos SISE debe tener en cuenta las siguientes prescripciones:

1. No podrá modificar programas sistematizados sin que medie autorización escrita del usuario del servicio.

2. Los programas sistematizados solo se pondrán en producción cuando el usuario del servicio lo autorice por escrito.

3. Para efectuar la modificación a un programa sistematizado se deberá trabajar con copias del programa que se encuentre en producción. En ningún momento y por ninguna circunstancia se efectuarán modificaciones sobre el mismo programa que se utilice en producción.

4. Los programas nuevos o modificados antes de pasar a producción deben ser probados por el usuario con copia de archivos reales y datos de prueba que respondan a las diferentes situaciones previsibles que deberá procesar el programa.

5. Cada usuario deberá delegar por Resolución al menos un funcionario que actuará como enlace entre la dependencia o entidad y el SISE. El funcionario no podrá ser de menor jerarquía a Jefe de División, sin que esto implique creación de nuevos cargos.

6. En la operación de todo programa se deben producir listas de respaldo que deben ser revisados por mesas de control del usuario. Esta revisión deberá efectuarse en los siguientes ocho (8) días calendario de efectuado el proceso y refrendado por el funcionamiento responsable. Lo anteriormente prescrito deberá ponerse en ejecución a más tardar el 1. de junio del presente año.

7. Ninguna información resultante de un proceso podrá borrarse sin la autorización escrita del usuario.

8. El SISE deberá elaborar la documentación detallada del sistema de todos los programas disponibles para producción, así como efectuar las modificaciones en la documentación que se presenten a consecuencia de las revisiones o cambio que se efectúan a los programas.

Esta información deberá contener al menos: los esquemas del diseño y diagramas de flujo lógico o en su defecto los algoritmos respectivo, descripción detallada del sistema, procedimiento para utilización del sistema por el usuario, forma de operación en producción, explicación precisa de los procesos de autocontrol y de los listados de respaldo, formatos de entrada de datos y salida, explicación de los posibles truncamientos o aproximación por redondeo.

A esta información se agregará la correspondiente a las modificaciones que se efectúen, así como informes con los archivos y datos de prueba utilizados en cada revisión final y un análisis de los resultados obtenidos que ha servido de base para dar la aprobación final por parte del usuario.

Copia de esta documentación deben permanecer en los archivos del SISE así como enviarse al usuario y a la Auditoría de Sistemas del SISE.

La información debe tener el visto bueno del delegado asignado por el usuario.

La presentación y entrega de la documentación actualizada y de Industria y Comercio la documentación necesaria para complementar la información exigida por el numeral 8., del presente Artículo, deberá enviarse al usuario, con copia a la Auditoría de Asistencia, a más tardar el 30 de mayo de 1986.

PARAGRAFO. Las Entidades y Dependencias de la Administración Distrital deberá aplicar en sus procesos internos de sistematización lo indicado en los numerales 3, 4 y 8 del presente Artículo. Mediante Resolución deberán precisar los procesos de sistematización en los cuales se aplica el numeral 6. Del presente Artículo. Esta Resolución deberá expedirse a más tardar el 30 de mayo del presente año y cada vez que se establezca un nuevo proceso sistemátizado.

ARTICULO 76. SOLICITUD DE SERVICIOS PUBLICOS

Toda entidad o dependencia que solicite la prestación de los servicios de energía, acueducto y teléfono debe acompañar a la solicitud la disponibilidad presupuestal sobre la respectiva apropiación para pago del servicio, por la vigencia fiscal correspondiente.

ARTICULO 77. Los procedimientos y formatos que de manera accesoria se requiere para el desarrollo y cumplimiento del presente Decreto, así como las modificaciones que surjan a consecuencia de la implementación de los procesos de sistematización, serán determinados por la Secretaría de Hacienda mediante Resolución, cada vez que las necesidades a lo exijan.

ARTICULO 78. SANCION POR INCUMPLIMIENTO

El incumplimiento de lo dispuesto en el presente Decreto será causal de mala conducta y acarreará las sanciones pertinentes, las cuales serán impuestos por el Personero Distrital de conformidad con la normas vigentes.

ARTICULO 79. DEROGACION

Quedan derogadas las siguientes normas: Resolución 859 del 3 de Diciembre de 1985; los Artículos 1., 2. y 3. Del Decreto 005 del 7 de Enero de 1986; el Decreto 303 del 21 de Marzo de 1986 así como las demás normas que le sean contrarias.

ARTICULO 80. VIGENCIA

El presente Decreto rige a partir del 13 De Mayo de 1986.

COMUNÍQUESE PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Bogotá D.E. a los 4 de Mayo de 1988

 NOTA: Publicado en el Registro Distrital 363 de Mayo 15 de 1986