RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Que conforme a lo dispuesto en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la desconcentración y la delegación de funciones.

Que el artículo 211 de la Constitución Política de Colombia, señala que la ley fijará las condiciones para que las autoridades administrativas puedan delegar en sus subalternos o en otras autoridades, indicando además, que la delegación exime de responsabilidad al delegante, el cual corresponderá exclusivamente al delegatario, cuyos actos o resoluciones podrán siempre reformar o revocar aquél, reasumiendo la responsabilidad consiguiente. Agrega que la ley establecerá los recursos que se puedan interponer contra los actos de los delegatarios.

Que la Ley 489 de 1998, en su artículo 9º, establece que las autoridades administrativas, en virtud de lo dispuesto en la Constitución Política y de conformidad con esta ley, podrán mediante acto de delegación, transferir el ejercicio de funciones a sus colaboradores o a otras autoridades, con funciones afines o complementarias. Indica que sin perjuicio de las delegaciones previstas en leyes orgánicas, en todo caso, los Ministros, Directores de Departamento Administrativo, Superintendentes, Representantes Legales de organismos y Entidades que posean una estructura independiente y autonomía administrativa, podrán delegar la atención y decisiones de los asuntos a ellos confiados por la ley y los actos orgánicos respectivos, en los empleados públicos de los niveles directivo y asesor vinculados al organismo correspondiente, con el propósito de desarrollar los principios de la función administrativa enunciados en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia y en dicha ley.

Que el parágrafo del artículo 9º de la Ley 489 de 1998 dispone: "Los representantes legales de las entidades descentralizadas podrán delegar funciones a ellas designadas, de conformidad con los criterios establecidos en la presente Ley, con los requisitos y en las condiciones que prevean los estatutos respectivos."

Que el artículo 10º de la Ley 489 de 1998, establece como requisitos de la delegación, que el acto conste siempre por escrito, determine la autoridad delegataria y las funciones o asuntos específicos cuya atención se transfieren. Asimismo, que los representantes legales de las entidades descentralizadas deberán informarse en todo momento sobre el desarrollo de las delegaciones que hayan otorgado e impartir orientaciones generales sobre el ejercicio de las funciones delegadas.

Que el artículo 37 del Decreto Ley 2150 de 1995 dispone que los jefes y representantes legales de las entidades estatales podrán delegar total o parcialmente la competencia para la realización de licitaciones o concursos o para la celebración de contratos, sin consideración a la naturaleza o cuantía de los mismos, en los servidores públicos que desempeñan cargos de nivel directivo o ejecutivo o en sus equivalentes.

Que el artículo 12 de la Ley 80 de 1993, adicionado por el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007, señala:

"Los jefes y los representantes legales de las entidades estatales podrán delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y desconcentrar la realización de licitaciones (o concursos) en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo o en sus equivalentes.

En ningún caso, los jefes y representantes legales de las entidades estatales quedarán exonerados por virtud de la delegación de sus deberes de control y vigilancia de la actividad precontractual y contractual.

Parágrafo. Para los efectos de esta ley, se entiende por desconcentración la distribución adecuada del trabajo que realiza el jefe o representante legal de la entidad, sin que ello implique autonomía administrativa en su ejercicio. En consecuencia, contra las actividades cumplidas en virtud de la desconcentración administrativa no procederá ningún recurso".

Que el artículo 87 del Estatuto Orgánico de Presupuesto Distrital, Decreto Distrital 714 de 1996, consagra que los órganos de las entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital tendrán la capacidad de contratar y comprometer a nombre de la persona jurídica de la que hacen parte y ordenar el gasto en desarrollo de las apropiaciones incorporadas en su presupuesto, lo que constituye la autonomía presupuestal a que se refiere la Constitución Política y la Ley.

Que el citado artículo 87 dispone que la facultad de contratación y de ordenación del gasto puede delegarse en funcionarios del nivel directivo y ser ejercida teniendo en cuenta las normas consagradas en el Estatuto General de la Contratación de la Administración Pública y en las disposiciones legales vigentes.

Que la Resolución 131 del 17 de marzo de 2006 emanada de la Dirección General del IDRD, establece en las funciones del Director General de la entidad, artículo 1 literal A) numeral III "Descripción de Funciones Esenciales", subnumeral 14: "Delegar internamente, total o parcialmente aquellas funciones que crea conveniente para el buen funcionamiento de la entidad, en los servidores públicos que desempeñen cargos en el nivel directivo o profesional". Así mismo, el subnumeral 18, señala: "Modificar y aprobar los manuales de funciones por cargos y los manuales de procedimiento de las diferentes áreas que integran el Instituto".

Que mediante el artículo 35 del Decreto Distrital 854 de 2001, el Alcalde Mayor de Bogotá D.C. delegó en los directores de establecimientos públicos la facultad para contratar, ordenar los gastos y pagos con cargo al presupuesto de los fondos de Desarrollo Locales en los programas, subprogramas y proyectos del Plan de Desarrollo Local.

Que el Decreto Distrital 421 de 2004 modificó el artículo 35 del Decreto 854 de 2001 y asignó a las Secretarías, Departamentos Administrativos y Establecimientos Públicos, de la Administración Distrital, la facultad para contratar, ordenar los gastos y pagos con cargo al presupuesto de los Fondos de Desarrollo Local en los programas, subprogramas y proyectos del Plan de Desarrollo Local.

Que el 16 de julio de 2007, se expidió la Ley 1150 de 2007, "Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos", la cual empezó a regir a partir del 16 de enero de 2008.

Que el 7 de Julio de 2008, se expidió el Decreto 2474 de 2008, por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007.

Que en el Artículo 89 del Decreto 2474 de 2008 se estableció que "Las entidades estatales sometidas al Estatuto General de Contratación deberán contar con un manual de contratación, en el que se señalen los procedimientos internos, los funcionarios intervinientes, y todos los asuntos propios de la realización de los procesos de selección, así como de la vigilancia y control de la ejecución contractual (… )"

Que para dar cumplimiento a las referidas disposiciones legales y constitucionales, se hace necesario establecer controles que garanticen el adecuado ejercicio de las funciones delegadas, así como mecanismos e instrumentos de vigilancia que permitan cumplir con el mismo fin.

Que en desarrollo de la facultad de desconcentrar funciones, se hace indispensable expedir disposiciones sobre el ejercicio de funciones relativas a la celebración de contratos, sus procedimientos internos, y reglas para el ejercicio de la interventoría y supervisión.

Que por medio de la presente resolución se compilan en un solo cuerpo jurídico las normas de delegación de funciones y los procedimientos contractuales, ajustándose de acuerdo con la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 2474 de 2008.

En mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO PRIMERO.- Adoptar el Manual de Contratación en el Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte, de acuerdo con la normatividad vigente, el cual hace parte integral del presente acto administrativo.

PARÁGRAFO: Cualquier modificación que se introduzca al Manual que se adopta, se efectuará a través de acto administrativo, que deberá ser publicado.

ARTÍCULO  SEGUNDO.- La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias en especial las resoluciones 208 de 2002, 620 de 2004, 580 de 2005, 303 de 2006, 121 de 2007 y 012 de 2008.PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.Dada en Bogotá D.C., a los quince (15) días del mes de diciembre de dos mil ocho (2008).

JOSE JAIME TAPIAS PATRÓN

Director General

MANUAL DE CONTRATACIÓN DEL INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIÓN Y EL DEPORTE

Versión adoptada según Resolución ________ de 2008.

Bogotá D.C.

INDICE

CAPÍTULO PRIMERO. DISPOSICIONES GENERALES Y DELEGACIÓN DE FUNCIONES 3

CAPÍTULO SEGUNDO. ASESORÍA EN LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL 9

CAPÍTULO TERCERO. DEL PROCEDIMIENTO CONTRACTUAL 14

CAPÍTULO  PRIMERO 

Derogado por el art. 9, Resolución I.D.R.D. 023 de 2010

DISPOSICIONES GENERALES Y DELEGACIÓN DE FUNCIONES

ARTÍCULO  PRIMERO: Ámbito de aplicación. Las presentes disposiciones se aplicarán a los procesos de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa que adelanten las dependencias del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte, que para los efectos de la presente Resolución se denominará el IDRD.

ARTÍCULO SEGUNDO: De la competencia. La competencia para la ordenación del gasto y la facultad de iniciar procesos de selección, adjudicar, celebrar, supervisar, terminar, liquidar, adicionar, programar, suspender, modificar, interpretar y caducar contratos y convenios que requiera el IDRD, sin consideración a su naturaleza o cuantía, corresponde a su Director(a) General, sin perjuicio de que en virtud de las delegaciones realizadas en estas disposiciones especiales u otras de similar naturaleza pueda, en cualquier momento, asumir o reasumir la competencia delegada para realizar cualquier trámite contractual o para revisar los actos expedidos por el(la) delegatario(a), de conformidad con lo previsto en el artículo 12 de la Ley 489 de 1998.

ARTÍCULO TERCERO: Alcance general de la delegación. Sin perjuicio de las excepciones establecidas en la presente Resolución, corresponde al delegatario tramitar y culminar las actuaciones administrativas propias de la actividad contractual, como expedir todos los actos necesarios para que se adelanten las etapas precontractuales, contractuales y post-contractuales. Dentro de estas actividades se entienden incorporadas entre otras, las siguientes:

1. Dar cumplimiento a los procedimientos establecidos en la Constitución Política, la ley, los decretos reglamentarios y las disposiciones y procedimientos establecidos en el IDRD en materia de contratación estatal;

2. Autorizar la realización de estudios y la elaboración de documentos previos a la iniciación de los procesos selectivos, por el personal a su cargo, contratistas u otros colaboradores idóneos para el efecto;

3. Expedir actos de apertura;

4. Aprobar pliegos de condiciones, requerimientos técnicos y condiciones mínimas de participación, así como sus modificaciones y adendas;

5. Designar los integrantes de los Comités de Evaluación, en los procesos de Concursos de Méritos, de manera coordinada con el (la) Coordinador (a) del Área Apoyo a la Contratación;

6. Dirigir las audiencias públicas;

7. Seleccionar contratistas;

8. Declarar desiertos los procesos de selección;

9. Suscribir los contratos o convenios una vez adjudicados; aclarar, modificar o complementar los términos, cláusulas y demás disposiciones contenidas en los mismos;

10. Celebrar, supervisar, ejecutar, adicionar, prorrogar, suspender, terminar, interpretar, modificar, caducar y liquidar los contratos que sean de su competencia;

11. Ordenar los pagos derivados del cumplimiento de la ejecución contractual, previos los informes de interventoría o supervisión presentados a su consideración, así como hacer el reconocimiento de los pasivos exigibles, todo de conformidad con las normas de presupuesto;

12. Suscribir los contratos que generen ingresos para el IDRD, y suscribir los acuerdos de pago que se requieran para garantizar dichos ingresos;

13. Tramitar el estudio y suscribir las respuestas a las observaciones y/o reclamaciones formuladas por los proponentes y demás interesados en los procesos contractuales;

14. Suscribir la liquidación de los contratos y convenios, incluida la expedición del acto administrativo de liquidación unilateral, cuando fuere pertinente;

15. Hacer uso de los medios que pueden utilizar las entidades estatales para asegurar el cumplimiento del objeto contractual, de conformidad con las normas de contratación estatal y las cláusulas contractuales;

16. Realizar los reconocimientos o reestablecimientos económicos a que haya lugar en la ejecución de los contratos, de conformidad con la ley;

17. Las demás inherentes al ejercicio de la competencia delegada.

PARÁGRAFO PRIMERO: Sin la presencia del delegatario no podrá iniciarse ni continuarse ninguna audiencia pública.

PARÁGRAFO SEGUNDO: En la liquidación el delegatario intervendrá sobre la base de la información documental que prepare y verifique el supervisor y el interventor.

ARTÍCULO CUARTO. Prohibiciones. Ningún delegatario del ejercicio de la función contractual de la presente Resolución, podrá celebrar contratos o convenios u ordenar gastos relacionados con actuaciones que no le hayan sido delegados. En especial no podrán:

1. Celebrar contratos de empréstito.

2. Celebrar contratos o convenios para el desarrollo directo de actividades científicas o tecnológicas.

3. Celebrar contratos de comodato y contratos o convenios interadministrativos.

4. Celebrar contratos de concesión.

5. Celebrar contratos o convenios que impliquen financiamiento con fondos de organismos multilaterales de crédito o con personas extranjeras de derecho público u organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacional;

6. Declarar la urgencia manifiesta y celebrar los contratos que se derivan de ella.

7. Expedir reglamentos de carácter general, salvo en los casos expresamente autorizados por la ley.

8. Trasladar las funciones, atribuciones y potestades recibidas en virtud de la presente delegación.

9. Asumir funciones que por su naturaleza o por mandato constitucional o legal no son susceptibles de delegación.

ARTÍCULO QUINTO: Autoridades Delegatarias. Delégase el ejercicio de la facultad de ordenación del gasto y del pago en la actividad contractual del IDRD, con el alcance general indicado en el artículo tercero de la presente Resolución, sin consideración a la naturaleza o cuantía de los mismos, en el (la) Secretario (a) General; el (la) Subdirector (a) Administrativo y Financiero; el (la) Subdirector (a) Técnico de Construcciones; el (la) Subdirector (a) Técnico de Recreación y Deportes; el (la) Subdirector Técnico de Parques, y observando en especial las siguientes reglas:

1. Cuando se trate de contratos o convenios cuyo objeto corresponda al ejercicio propio de sus funciones y afecte el Plan Operativo Anual de Inversiones aprobado para cada vigencia fiscal que corresponda a los objetivos del proyecto de inversión que gerencia el respectivo funcionario.

2. Cuando se trate de contratos o convenios en los que no se comprometan recursos del IDRD, pero que por su naturaleza u objeto generen obligaciones relacionadas con la misión y funciones que competen a cada una de las dependencias de los delegatarios.

3. Cuando se trate de contratos que generen ingresos para el IDRD, lo cual se extiende a la facultad de suscribir los acuerdos de pago que se requieran para garantizar dichos ingresos y en general la realización de todas las actuaciones pertinentes para su eficiente y efectivo recaudo.

4. Cuando se trate de la ordenación de los pagos derivados del cumplimiento de contratos y convenios que pueda celebrar en aplicación de la presente delegación, previos los informes de interventoría o supervisión aprobados por el competente para estos efectos.

PARÁGRAFO: Las actuaciones contractuales que afecten varios rubros presupuestales que comprometan acciones del Plan Operativo Anual de Inversiones de distintos funcionarios delegatarios, deben ordenarse por la autoridad delegataria a quien corresponda por el ejercicio propio de sus funciones, con independencia del valor de los recursos que respalden la misma.

ARTÍCULO  SEXTO: Delegaciones al Subdirector (a) Administrativo (a) y Financiero (a). Delégase en el Subdirector Administrativo y Financiero, además de las señaladas en las disposiciones sobre alcance general y autoridades delegatarias, las siguientes funciones:

1. Modificado por la Resolución del IDRD 440 de 2009. Celebrar, adicionar, prorrogar, suspender, ejecutar, terminar, interpretar, modificar, caducar y liquidar los contratos de mínima cuantía de que trata el artículo 46 del Decreto 2474 de 2008, de acuerdo con el presupuesto anual aprobado para el IDRD, y los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión y de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas, de que trata el artículo 82, y los de arrendamiento y adquisición de inmuebles, de que trata el artículo 83 ibidem respectivamente, en cuantía igual o inferior al 10% de la menor cuantía, de acuerdo con el presupuesto anual aprobado para el IDRD.

2. Aprobar las garantías, cuando se pacten, en los contratos a que se refiere el numeral anterior.

3. Reconocer y ordenar el gasto de las condenas y demás decisiones judiciales que se profieran contra el IDRD, con cargo al presupuesto de inversión.

4. Reconocer y ordenar el gasto de las condenas y demás decisiones judiciales que se profieran contra el IDRD, con cargo al presupuesto de funcionamiento.

5. Ordenar los gastos relacionados con el pago de la nómina del IDRD, prestaciones sociales, cesantías, servicios públicos, celulares, viáticos y gastos de viaje, cuando haya lugar a ello.

6. Ordenar los pagos que deba realizar el IDRD con cargo a su propio presupuesto y en desarrollo de su función institucional.

7. Celebrar, adicionar, prorrogar, suspender, ejecutar, terminar y liquidar los contratos de asociación que se refiere el artículo 96 de la Ley 489 de 1998, propios de la Subdirección a su cargo, observando el procedimiento previo establecido en el Decreto Distrital 055 de 2007.

8. La competencia para la ordenación del gasto y la facultad para celebrar contratos y convenios de cooperación sin límite de cuantía, para el manejo y uso del Salón Principal del IDRD. Esta delegación comprende la actividad contractual que se requiera para el desarrollo de la explotación económica del salón principal, así como celebrar contratos de permuta, canje y exoneración del aprovechamiento económico a entidades del orden Distrital y Nacional y demás actos inherentes al préstamo del inmueble administrado por el IDRD.

9. Suscribir autorizaciones para el uso del Salón Principal, cuando las mismas no generen ningún ingreso para el IDRD.

10. Informar al Director (a) General y a los funcionarios delegatarios de las disposiciones, reglamentos y manual vigentes, conceptos y directrices del Área Apoyo a la Contratación y de la Comisión Intersectorial de Apoyo a la Contratación creada por la Alcaldía Mayor de Bogotá (Decreto 292/08), en los procesos de selección de los contratos de mínima cuantía.

11. Emitir concepto jurídico acerca de los asuntos relacionados con los procesos de selección y los aspectos que se originen con ocasión de la celebración, ejecución y liquidación de los contratos de mínima cuantía, que incluye los contratos de que trata el artículo 82 del Decreto 2474 de 2008, conforme al numeral 1 del presente artículo.

ARTÍCULO SÉPTIMO: Delegaciones al (la) Profesional Especializado del Área de Talento Humano. Delégase en el Profesional Especializado encargado del Área de Talento Humano de la Subdirección Administrativa y Financiera, la función de certificar la insuficiencia o inexistencia de personal, como requisito previo para la celebración de contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.

ARTÍCULO OCTAVO: Delegaciones al Subdirector (a) Técnico (a) de Parques. Delégase en el (la) Subdirector (a) Técnico (a) de Parques, además de las señaladas en las disposiciones sobre el alcance general y autoridades delegatarias, las siguientes funciones:

1. Celebrar, adicionar, prorrogar, suspender, ejecutar, terminar y liquidar los contratos que generen ingresos para el IDRD, y suscribir los acuerdos de pago que se requieran para garantizar dichos ingresos.

2. Suscribir las autorizaciones para el uso de escenarios y demás áreas del Sistema de Parques Distritales administrados y de competencia del IDRD, cuando las mismas no generen ningún ingreso para el IDRD.

3. La competencia para la ordenación del gasto y la facultad para celebrar contratos y convenios en lo relativo al manejo y uso de los escenarios deportivos. Esta delegación comprende la actividad contractual que se requiera par el desarrollo de la explotación económica de tales escenarios, así como celebrar contratos de permuta, canje, y exoneración del aprovechamiento económico a entidades del orden Distrital y Nacional y demás actos inherentes al préstamo de los escenarios administrados por el IDRD.

4. Celebrar, adicionar, prorrogar, suspender, ejecutar, terminar y liquidar los contratos de asociación que se refiere el artículo 96 de la Ley 489 de 1998, propios de la Subdirección a su cargo, observando el procedimiento previo establecido en el Decreto Distrital 055 de 2007.

ARTÍCULO NOVENO: Delegaciones al Subdirector (a) Técnico (a) de Recreación y Deportes. Delégase en el Subdirector (a) Técnico (a) de Recreación y Deportes, además de las señaladas en las disposiciones sobre alcance general y autoridades delegatarias, las siguientes funciones:

1. Celebrar, adicionar, prorrogar, suspender, ejecutar, terminar, interpretar, modificar, caducar y liquidar los contratos y convenios que con fundamento en la ley del deporte y demás disposiciones constitucionales y legales corresponda ejecutar al IDRD, con las Federaciones, Ligas y Clubes. En ejercicio de esta atribución, le corresponde avalar y ordenar las actividades necesarias para su cabal y estricta ejecución.

2. Celebrar, adicionar, prorrogar, suspender, ejecutar, terminar y liquidar los contratos de asociación que se refiere el artículo 96 de la Ley 489 de 1998, propios de la Subdirección a su cargo, observando el procedimiento previo establecido en el Decreto Distrital 055 de 2007.

3. Contratar, ordenar los gastos y pagos en la actividad contractual que se adelanten con cargo a los presupuestos de los Fondos de Desarrollo Local en lo que respecta a los programas recreodeportivos.

PARÁGRAFO: El (la) Jefe de la Oficina Asesora de Asuntos Locales, será responsable de promover, agilizar, revisar y supervisar todos los procesos de contratación y asuntos relacionados con la ejecución de los contratos celebrados con cargo al presupuesto de los Fondos de Desarrollo Local, en relación con las funciones asignadas a esta Oficina.

ARTÍCULO DÉCIMO: Delegaciones al Subdirector (a) Técnico (a) de Construcciones. Delégase en el Subdirector (a) Técnico (o) de Construcciones, además de las señaladas en las disposiciones sobre el alcance general y autoridades delegatarias, las siguientes funciones:

1. Celebrar, adicionar, prorrogar, suspender, ejecutar, terminar y liquidar los contratos de diseños, estudios técnicos, y planificación de parques y escenarios, de construcción y de interventoría a la construcción.

2. Contratar, ordenar los gastos y pagos en la actividad contractual que se adelanten con cargo a los presupuestos de los Fondos de Desarrollo Local en lo que respecta a los programas de diseños, estudios técnicos y/o construcción de infraestructura de parques.

3. Celebrar, adicionar, prorrogar, suspender, ejecutar, terminar y liquidar los contratos de asociación que se refiere el artículo 96 de la Ley 489 de 1998, propios de la Subdirección a su cargo, observando el procedimiento previo establecido en el Decreto Distrital 055 de 2007.

PARÁGRAFO: El (la) Jefe de la Oficina Asesora de Asuntos Locales, será responsable de promover, agilizar, revisar y supervisar todos los procesos de contratación y asuntos relacionados con la ejecución de los contratos celebrados con cargo al presupuesto de los Fondos de Desarrollo Local, en relación con las funciones asignadas a esta Oficina.

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO: Delegación para la liquidación de los contratos y convenios interadministrativos suscritos por el Director General. Delegar en el (la) Subdirector (a) Técnico de Construcciones, el (la) Subdirector (a) Técnico de Parques, el (la) Subdirector (a) Técnico de Recreación y Deportes y el (la) Subdirector (a) Administrativo y Financiero, el trámite, perfeccionamiento y legalización de la actuación jurídica de la liquidación de contratos y convenios interadministrativos suscritos por el Director General del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte, cuyo objeto corresponda al ejercicio propio de sus funciones, el cual comprende igualmente, la suscripción de los actos administrativos que deban expedirse como consecuencia de la liquidación unilateral de los mismos, así como la resolución de la impugnación que contra estos se ejerza.

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. Contratación con cargo a los Fondos de Desarrollo Local: Para efectos de contratación de los Fondos de Desarrollo Local, además de la delegación general contenida en el presente acto administrativo, se aplicará lo dispuesto en los Decretos 612 de 2006 y 055 de 2007 adicionado por el Decreto 375 de 2007, así como el Decreto 854 de 2001 y normas complementarias, emanados de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., y la Circular 017 de 2007 de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO. Informes. Los delegatarios deberán informar a la Dirección General, en cualquier momento, sobre el estado de la actuación y el desarrollo de las delegaciones. Igualmente, deberán acatar las orientaciones generales impartidas sobre el ejercicio de las funciones delegadas.

Los funcionarios delegatarios rendirán, dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada mes, un informe por escrito al Director General sobre el ejercicio de las funciones delegadas y serán responsables de todos los actos que realicen en ejercicio de las mismas.

PARÁGRAFO. La Oficina Asesora de Planeación establecerá los formatos únicos con base en los cuales se rendirá la anterior información, para lo cual concertará lo pertinente con las demás dependencias y áreas, atendiendo especialmente los procedimientos establecidos para el efecto por el sistema de gestión de calidad.

CAPÍTULO SEGUNDO

Derogado por el art. 3, Resolución I.D.R.D. 024 de 2010

ASESORÍA EN LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL

ARTÍCULO  DÉCIMO CUARTO. COMITÉ DE CONTRATACIÓN: El Comité de Contratación creado

al interior del IDRD es una instancia asesora del Director General y las autoridades delegatarias del IDRD, que desarrolla sus funciones a través de recomendaciones que constarán en actas suscritas por el Presidente y el Secretario del Comité, previa aprobación de los integrantes del mismo, las cuales no son de obligatorio acatamiento por parte de los Ordenadores del Gasto, quienes tienen la facultad de decidir sobre el proceso respectivo.

ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO. COMPOSICIÓN: El Comité de Contratación estará integrado por:

1. El (la) Director (a) General o su delegado (a).

2. El (la) Secretario (a) General o su delegado (a).

3. El (la) Subdirector (a) Técnico Administrativo y Financiero o su delegado (a).

4. La Autoridad Delegataria y el (la) Jefe de la Oficina Asesora de Asuntos Locales, dentro de sus respectivas competencias, en cada caso.

5. El (la) Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

6. El (la) Coordinador (a) del Área Apoyo a la Contratación.

Podrán ser invitados a las sesiones del Comité de Contratación, funcionarios y/o contratistas, que en razón a sus conocimientos y responsabilidades en el IDRD puedan aportar sus conceptos y opiniones sobre los aspectos técnicos puestos a consideración del Comité. Los funcionarios y/o contratistas invitados no tendrán derecho a voto y sólo podrán disertar en el tema específico de su conocimiento.

ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO. FUNCIONES: En desarrollo de su función asesora el Comité tendrá las siguientes funciones:

1. Recomendar políticas generales en materia de contratación de la entidad.

2. Asesorar al Director (a) General y las autoridades delegatarias en relación con los procesos contractuales que se celebren con cargo al presupuesto asignado al IDRD y a los Fondos de Desarrollo Local.

3. Conocer y emitir conceptos y recomendaciones sobre asuntos administrativos y procedimientos contractuales que, por su naturaleza o asunto le sean encomendados, a fin de garantizar el cumplimiento de los principios rectores y fines de la contratación estatal así como los derechos y deberes del IDRD y de los contratistas.

4. Recomendar la apertura de los procesos de selección que deba adelantar el IDRD. Para el cumplimiento de esta función el ordenador, el (la) Jefe de la Oficina Asesora de Asuntos Locales, o la autoridad delegataria que corresponda, informará sobre su necesidad, oportunidad, conveniencia, estimación presupuestal, objeto y plazo.

5. Conocer y emitir conceptos y recomendaciones a las adiciones, prórrogas, suspensiones y terminaciones anticipadas de los contratos o convenios en ejecución.

6. Conocer y emitir conceptos y recomendaciones sobre la suscripción de Convenios, previa solicitud del Director General o su Delegado, o la Secretaria General. Para tal efecto, el Área Apoyo a la Contratación y la Subdirección Administrativa y Financiera, informará semanalmente a la Secretaría General, las solicitudes de convenios que sean elevadas ante esas dependencias por las respectivas autoridades delegatarias.

7. Asistir a las audiencias de aclaraciones de pliegos, audiencia de cierre y apertura de propuestas, audiencia de adjudicación, en los procesos de selección a que ello haya lugar, cuando lo estimen conveniente.

8. Apoyar la realización de los procesos de selección para que se adelanten conforme a las disposiciones vigentes y a la presente Resolución.

9. Conocer las evaluaciones y verificación de los requisitos habilitantes en los procesos de selección de los contratistas que el Área Apoyo a la Contratación ponga a su consideración.

10. Los demás temas que a juicio de las Autoridades Delegatarias deban tratarse de manera especial.

Las determinaciones y recomendaciones del Comité de Contratación no obligan al Director (a) o a el (la) funcionario (a) Delegatario (a), ni será requisito previo en las instrucciones o aprobaciones que deban impartir.

1. Podrá sesionar con la asistencia de por lo menos tres de los miembros señalados en los numerales 1 a 6 del artículo Décimo Cuarto, siempre y cuando uno de ellos sea el Director General o su delegado, el Secretario General o su delegado o el Subdirector (a) Técnico Administrativo y Financiero o su delegado.

2. En ningún caso estudiará y analizará los asuntos en ausencia de los miembros indicados en el numeral 4 del artículo Décimo Cuarto, siempre que se trate de temas en los que se deba ejercer la facultad de delegación o la coordinación de la labor de la Oficina Asesora de Asuntos Locales.

3. Sus decisiones y determinaciones se tomarán con la mayoría de sus asistentes.

4. El Director (a) General presidirá el Comité de Contratación y en su ausencia el Secretario (a) General o su delegado. En defecto de los anteriores, lo presidirá el delegado del Director (a) General y a falta de éste el Subdirector (a) Técnico Administrativo y Financiero.

5. Actuará como su Secretario Técnico, el (la) Coordinador (a) del Área Apoyo a la Contratación y propondrá a quienes deban asistir a las sesiones que no sean miembros, de acuerdo con la naturaleza de los temas que vayan a ser tratados.

6. Podrá invitarse a sus sesiones a los asesores externos, a los funcionarios y contratistas que considere conveniente.

7. Las sesiones del Comité de Contratación ordinarias se convocarán una vez a la semana en la Secretaría General o en la sala disponible, previa comunicación escrita realizada por la Secretaría Técnica. Esta comunicación se dirigirá a cada uno de los integrantes del Comité con una antelación de mínimo un día (1) hábil y se acompañará a ella el orden del día.

8. El Comité de Contratación se reunirá de manera extraordinaria cuando las circunstancias así lo exijan previa valoración realizada por el Área Apoyo a la Contratación, en coordinación con la Subdirección interesada o el supervisor del contrato, en este último evento, cuando se trate de declarar incumplimiento o caducidad de un contrato. En este evento el Área Apoyo a la Contratación señalará en la citación el día, la hora y lugar de la reunión y anexará el orden del día.

9. De las deliberaciones y recomendaciones de cada sesión del Comité de Contratación se levantará un Acta que será suscrita por el Presidente y el Secretario.

Las recomendaciones y observaciones, así como los documentos allegados, efectuadas por los integrantes del Comité de Contratación deberán quedar consignadas en actas elaboradas, tramitadas y numeradas de manera ascendente por el Secretario Técnico del Comité quien será el responsable de su custodia.

ARTÍCULO DÉCIMO OCTAVO. FUNCIONES DEL ÁREA APOYO A LA CONTRATACIÓN: Sin perjuicio de las disposiciones vigentes y reglamentarias, el Área Apoyo a la Contratación tendrá entre otras, las siguientes funciones:

1. Asesorar al Director (a) General y a las Autoridades Delegatarias en todo lo relacionado con los procesos de selección.

2. Revisar y formular observaciones si a ello hubiere lugar, respecto de los pliegos de condiciones, estudios previos, condiciones mínimas de participación, que presenten a su consideración.

3. Asesorar al Director (a) General y a las Autoridades Delegatarias respecto de la celebración de convenios con entidades públicas o privadas y sobre aquellos que se pretenda suscribir con entidades privadas sin ánimo de lucro, personas extranjeras de derecho público y organismos internacionales.

4. Elaborar los modelos tipo de pliegos de condiciones, procesos de selección, condiciones mínimas de participación y minutas de contratos, convenios y actas que deban suscribirse en desarrollo de la actividad contractual.

5. Emitir concepto jurídico acerca de los asuntos relacionados con los procesos de selección y los aspectos que se originen con ocasión de la celebración, ejecución y liquidación de los contratos o convenios derivados de los mismos.

6. Consolidar las respuestas a las observaciones formuladas por los interesados o las veedurías ciudadanas a los proyectos de pliegos, para la firma del Director (a) General o de las Autoridades Delegatarias respectivas.

7. Publicar en la página web los proyectos de pliegos y los pliegos definitivos, respuestas a observaciones, así como los demás actos que en desarrollo de la actividad contractual deban publicarse por este medio.

8. Realizar la audiencia de distribución definitiva de riesgos en los procesos de selección a que haya lugar.

9. Realizar la audiencia de sorteo para consolidación de posibles oferentes en los procesos de selección abreviada de menor cuantía.

10. Realizar la audiencia de aclaración de pliegos en los procesos de selección a que ello haya lugar.

11. Realizar la verificación de los requisitos habilitantes de los proponentes en los procesos de selección a que ello haya lugar.

12. Atender la diligencia de cierre de los procesos. A esta diligencia podrán asistir el (la) Director (a) General o las Autoridades Delegatarias, y los funcionarios que considere necesarios el (la) Coordinador (a) del Área Apoyo a la Contratación.

13. Aprobar las garantías a que haya lugar, de los contratos y convenios de menor y mayor cuantía que suscriba la entidad, y las de los demás contratos a que haya lugar.

14. Impartir los lineamientos que sean necesarios y que permitan dar pleno alcance a lo dispuesto en la presente resolución.

PARÁGRAFO PRIMERO: El Área Apoyo a la Contratación asesorará la celebración de contratos cuyas cuantías sean superiores al 10% de la menor cuantía del IDRD, sin importar su clase o naturaleza jurídica y la modalidad de selección que se utilice. No obstante lo anterior, el Área Apoyo a la Contratación ejercerá sus funciones sobre cualquier proceso de contratación, cuando así lo determine el Director General del IDRD.

Las que no superen esta cuantía serán asesoradas por la Subdirección Administrativa y Financiera, siempre y cuando los recursos no procedan de los Fondos de Desarrollo Local, en cuyo caso la competencia para el trámite del proceso de selección que corresponda, será del Área Apoyo a la Contratación.

PARÁGRAFO SEGUNDO: En los temas en los cuales el Área Apoyo a la Contratación no cuente con personal idóneo, en áreas especiales propias de las funciones de cada Subdirección, será responsabilidad de esta última, la revisión que corresponda.

ARTÍCULO DÉCIMO NOVENO. TRÁMITES ANTE EL ÁREA APOYO A LA CONTRATACIÓN Y ANTE LA SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA: Para que el Área Apoyo a la Contratación o la Subdirección Administrativa y Financiera, según sea el caso, inicie trámites o procedimientos que son de su competencia, se presentará solicitud suscrita por la Autoridad Delegataria o el (la) Director (a) General. La solicitud deberá cumplir con los requisitos requeridos para su trámite y acompañada de los soportes respectivos, de acuerdo con las normas vigentes y lo previsto en el presente Manual, conforme a los formatos y procedimientos adoptados por el Sistema de Gestión de Calidad.

Para la iniciación de procesos selectivos, el Área Apoyo a la Contratación contará con cinco (5) días hábiles, contados desde la fecha en que le son radicados la documentación completa, para revisar la solicitud allegada y los soportes, si la encuentra procedente jurídicamente, deberá presentarla ante el Comité de Contratación, antes de la apertura definitiva, si por el contrario, considera que la información es insuficiente o no lo considera viable legalmente, deberá remitirlo a la autoridad delegataria de procedencia, con el respectivo concepto.

En el evento de realizarse modificaciones, prórrogas, adiciones, terminaciones anticipadas, caducidades, imposición de multas, obras adicionales, reconocimiento de mayores cantidades de obra, compensación de cantidades o cualquiera otra manifestación sobre los contratos, los documentos respectivos, sólo serán tramitados por el Área Apoyo a la Contratación, previa solicitud debidamente motivada por parte del Supervisor o Interventor, con el aval de la Autoridad Delegataria o el (la) Director (a) General.

Cuando se trate de una solicitud de modificación, prórroga y adición que provenga del contratista, deberá allegarse por el Interventor o Supervisor su concepto favorable para la procedencia de la misma, con el visto bueno de la Autoridad Delegataria o el (la) Director (a) General.

Si la solicitud es de adición del contrato, deberá contarse con los estudios previos para este efecto y se surtirá el trámite previsto ante la oficina de Planeación y el área de Presupuesto. Recibido lo anterior se elaborará el documento respectivo para la firma de la Autoridad Delegataria o el (la) Director (a) General e impulsará los demás trámites referentes a su perfeccionamiento y ejecución. Igualmente, se informará al supervisor o interventor según el caso.

Cuando se trate de adición o prórroga de contratos celebrados con cargo al presupuesto de los Fondos de Desarrollo Local, surtirá el procedimiento anterior, en este caso se impartirá el visto bueno por el (la) Jefe de la Oficina Asesora de Asuntos Locales.

En todo caso, las solicitudes de adición y/o prorroga deberá realizarse por lo menos con quince (15) días calendario de anticipación a la fecha de vencimiento del respectivo contrato.

Por su parte, cuando se trate de adición o prórroga a contratos de mínima cuantía, se surtirá el procedimiento indicado con precedencia ante la Subdirección Técnica Administrativa y Financiera, con una fecha de antelación al vencimiento no superior a tres (3) días calendario.

ARTÍCULO VIGÈSIMO. COMITÉS ASESORES EVALUADORES. Para el caso de la licitación pública, el concurso de méritos y la selección abreviada, en todos estos casos siempre que el valor del contrato sea superior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía, el Coordinador del Área Apoyo a la Contratación, integrará un comité asesor que cumplirá las funciones previstas en el Decreto 2474 de 2008 o la norma que lo modifique o sustituya. Tratándose de Concursos de Méritos, podrá coordinar con la autoridad delegataria que corresponda la asignación de profesionales adscritos a la respectiva Subdirección, para que integren el Comité.

Derogado por el art. 3, Resolución I.D.R.D. 024 de 2010

DEL PROCEDIMIENTO CONTRACTUAL

ARTÍCULO  VIGÉSIMO PRIMERO. DESCONCENTRACIÓN DE FUNCIONES, TRÁMITES Y PROCEDIMIENTOS. En los procesos contractuales se seguirán los trámites y procedimientos establecidos en este capítulo, de acuerdo con lo previsto en las normas vigentes de contratación estatal. Se entenderá que los trámites, procedimientos, requisitos y demás aspectos no contemplados expresamente en la presente Resolución, serán adelantados de acuerdo con las normas que regulan la contratación. Del mismo modo, con base en esas mismas normas se interpretarán y aplicarán las disposiciones que en la presente reglamentación se establecen.

ARTÍCULO VIGÉSIMO SEGUNDO. FASES. Son fases de la actividad contractual:

- FASE PRECONTRACTUAL. Comprende los trámites hasta la adjudicación o declaratoria de desierto del proceso.

- FASE DE CELEBRACIÓN Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO. Comprende el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, legalización del contrato y el control en su ejecución.

- FASE DE LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO. Comprende los trámites tendientes a efectuar la liquidación del contrato y convenio de mutuo acuerdo y su liquidación unilateral, según el caso.

- FASE POSCONTRACTUAL: Etapa posterior a la liquidación del contrato.

ARTÍCULO VIGÉSIMO TERCERO. FASE PRECONTRACTUAL. La fase precontractual comprende el cumplimiento de los siguientes requisitos:

1. REQUISITOS PREVIOS AL ACTO DE APERTURA O LA FORMULACIÓN DE LA INVITACIÓN. ACTO DE APERTURA Y PLIEGOS DE CONDICIONES:

1.1. Estudios previos. Los estudios previos serán elaborados por la Subdirección de donde provenga la necesidad y se consignarán en un escrito suscrito por la autoridad delegataria que corresponda, en el que se podrá, según cada caso en particular, referir los siguientes aspectos:

1.1.1. Identificación y descripción de la necesidad que se pretende satisfacer que justifican el objeto contractual.

1.1.2. Análisis de las alternativas de satisfacción de la necesidad.

1.1.3. Selección alternativa más favorable y descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones esenciales.

1.1.4. Análisis de las condiciones y precios del mercado. Para el caso del concurso de méritos la Subdirección respectiva, sobre la base de los requerimientos técnicos, estimará el costo de los servicios de consultoría requeridos teniendo en cuenta rubros tales como los montos en "personas/tiempo", el soporte logístico, los insumos necesarios para la ejecución de los servicios, los imprevistos y la utilidad razonable del contratista.

Para el caso del concurso con lista multiusos, el estudio de costos se realizará como requisito previo al inicio de concurso de méritos y no al cumplimiento de la fase de precalificación.

1.1.5. Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección.

1.1.6. La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable.

1.1.7. Identificación del contrato que se pretende celebrar.

1.1.8. Análisis de los riesgos previsibles del futuro contrato.

1.1.9. Los demás aspectos derivados de la complejidad del objeto contractual.

Los estudios previos se acompañarán de los documentos soportes correspondientes, deberán estar suscritos por los funcionarios o asesores que los prepararon y contarán con el visto bueno de la autoridad delegataria.

1.2. Diseños y estudios técnicos. En caso que la complejidad del contrato lo amerite, la dependencia interesada elaborará o contratará la elaboración de los diseños y/o estudios técnicos correspondientes. Este requisito no se cumplirá si se acordara la construcción con diseños y/o estudios del mismo contratista.

1.3. Disponibilidad presupuestal y concepto de la Oficina Asesora de Planeación. Conforme al procedimiento adoptado por el Sistema de Gestión de Calidad, la dependencia interesada solicitará al funcionario responsable del Área de Presupuesto, la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal correspondiente.

Si se trata de recursos de inversión, previa la solicitud de la disponibilidad presupuestal, la Oficina Asesora de Planeación conceptuará sobre la compatibilidad del gasto a contratar y/o ejecutar con el programa del plan de operativo anual de inversiones y el banco de proyectos, según el caso. Se entenderá que la Oficina Asesora de Planeación emite concepto favorable cuando suscribe el estudio de conveniencia y oportunidad respectivo.

Para el procedimiento de formulación y viabilización de Proyectos UEL, el Certificado de Disponibilidad Presupuestal se solicita a la Alcaldía Local respectiva.

1.4. Autorizaciones, permisos y licencias. La Subdirección interesada verificará si para la celebración o ejecución del contrato se requiere del otorgamiento de autorizaciones, permisos o licencias de autoridades, funcionarios o particulares. En caso de que se requiera el cumplimiento de los anteriores requisitos, se deberán impartir o recibir con anterioridad a la expedición del acto administrativo de apertura o a la formulación de la invitación correspondiente. Lo anterior sin perjuicio de la aplicación del régimen de obligaciones sometidas a condición.

1.5. DOCUMENTOS ADICIONALES DE ACUERDO AL TIPO DE CONTRATO A CELEBRAR:

1.5.1. DE OBRA

• Estudio de viabilidad donde conste el ajuste a los planes de inversión.

• Estudios, diseños, planos y proyectos requeridos (articulo 25 numeral 12 de la ley 80/93), Ley 1150 de 2007 y Decreto 2474 de 2008.

• Constancia de verificación de la titularidad del bien objeto de intervención, en cabeza del IDRD.

1.5.2. PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN DE LA ENTIDAD Y PARA LA EJECUCIÓN DE TRABAJOS ARTÍSTICOS QUE SÓLO PUEDAN ENCOMENDARSE A DETERMINADAS PERSONAS NATURALES

• Certificación del Jefe de la División de Talento Humano del IDRD, en la que conste que en la planta de cargos de la entidad, no se cuenta con el personal suficiente para realizar dicha labor determinada.

• Constancia de la Subdirección Administrativa donde se establezcan los honorarios.

• Certificado de idoneidad suscrito por la autoridad delegataria que corresponda, donde se registre la competencia y calidades del particular propuesto, conforme al análisis de su hoja de vida, teniendo en cuenta títulos profesionales, tarjeta profesional, otros estudios, certificados de cumplimiento de otros contratos o experiencia relacionada.

• Formato único de hoja de vida y formulario de declaración juramentada de bienes y rentas suscrita por el futuro contratista.

• Certificación de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría General de la Nación y por la Personería Distrital, Certificado judicial expedido por el DAS, Certificado de antecedentes fiscales de la Contraloría General de la República; cuando sea persona Jurídica, deberá exigirse estos documentos al representante legal de la misma.

• Estar afiliado al Sistema de Seguridad Social en salud y pensiones, y a paz y salvo con los aportes correspondientes.

• Copia de la cédula de ciudadanía y del Registro Único Tributario expedido por la DIAN.

• Certificados de estudios y demás soportes de la hoja de vida, que acrediten el Certificado de Idoneidad otorgado al futuro contratista.

1.5.3. ARRENDAMIENTO O PRÉSTAMOS DE USO DE BIENES INMUEBLES ADMINISTRADOS POR EL IDRD

• En el evento de Contratos de Aprovechamiento Económico la solicitud y trámite deberá sujetarse a lo dispuesto por el Manual de Aprovechamiento Económico de los Espacios Públicos Administrados por el Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte, adoptado mediante Resolución 277 de 2007.

1.6. Elaboración de los pliegos de condiciones. La Subdirección interesada preparará el pliego de condiciones el cual tendrá el siguiente contenido:

1.5.1. Fundamentos jurídicos del proceso de selección y su modalidad.

1.5.2. Objeto. Se realizará una descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar, o la ficha técnica del bien o servicio de condiciones técnicas uniformes, según sea el caso. El detalle y descripción del objeto, sus características y condiciones técnicas se presentarán siempre en documento separable del pliego de condiciones, como anexo técnico.

1.5.3. Presupuesto Oficial y Forma de pago.

1.5.4. Participantes. Condiciones para participación y evaluación de consorcios, uniones temporales, promesas de sociedad, sociedades con objeto único.

1.5.5. Trámite del proceso.

1.5.6. Propuesta. Contenido y requisitos.

1.5.7. Criterios de selección del contratista.

1.5.8. Causales de rechazo de las ofertas.

1.5.9. Condiciones del futuro contrato. Identificación, tipificación, valoración y asignación de los riesgos previsibles. Minuta del contrato.

1.5.10. Para el caso de la licitación se señalará si en el proceso procede la presentación total o parcial de la oferta de manera dinámica mediante subasta inversa. En todo caso este método sólo se empleará cuando se aplique la alternativa de evaluación de la mejor relación de costo - beneficio a que se refiere el literal b del numeral 3 del art. 12 del Decreto 2474 de 2008 o la norma que lo modifique o sustituya.

No se requerirá de pliego de condiciones en los casos en los que el valor del contrato sea inferior al diez (10%) de la menor cuantía. No obstante lo anterior, al formular la invitación se establecerán las condiciones técnicas y económicas mínimas que deberá cumplir la oferta.

1.6. Solicitud de Contratación: La solicitud de contratación, es un memorando suscrito por el Subdirector respectivo, el cual se dirige al Área Apoyo a la Contratación o a la Subdirección Administrativa y Financiera, según el caso, la cual debe allegarse por lo menos con cinco (5) días hábiles de antelación a la fecha en que se pretenda iniciar el proceso selectivo respectivo, y debe adjuntar los siguientes documentos:

1.6.1. Los estudios previos, y de conveniencia y oportunidad, suscritos por la autoridad delegataria correspondiente, con concepto favorable sobre la concordancia del objeto a contratar frente al proyecto de inversión de que se trate, o en los casos en que el gasto sea con cargo al presupuesto de funcionamiento éste sea inherente al concepto del rubro, emitido por la Oficina Asesora de Planeación.

1.6.2. Proyecto de pliego de condiciones.

1.6.3. Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

1.7. Aviso de convocatoria. Para el caso de la licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos, se publicará en el SECOP un aviso de convocatoria con la siguiente información:

1.7.1. Objeto que se pretende contratar.

1.7.2. La modalidad de selección que se utilizará. (Licitación pública, selección abreviada o concurso de méritos).

1.7.3. Lugar físico o electrónico donde puede consultarse el proyecto de pliego de condiciones, el presupuesto oficial y los estudios y documentos previos.

No se requiere de este aviso de convocatoria en los siguientes casos: contratación directa, para la celebración de contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía con independencia de la modalidad de selección del contratista, y para la celebración de los contratos a los que se refieren los literales a), e), f), g), y h) del Numeral 2 del Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.

En los casos de licitación pública, el Área Apoyo a la Contratación proyectará para la firma de la autoridad delegataria correspondiente, la solicitud a la Oficina Asesora de Comunicaciones, de la publicación de un aviso de convocatoria, en un periódico de amplia circulación, en los términos establecidos en la Ley 80 de 1993 y el artículo 4 del Decreto 2474 de 2008. Este aviso debe publicarse 10 días calendario antes a la apertura de la Licitación.

1.8. Información de Licitaciones a la Cámara de Comercio. Para el caso de las licitaciones públicas la autoridad delegataria que corresponda, mediante correo electrónico a la Cámara de Comercio, enviará la información general sobre las licitaciones públicas que se pretendan abrir. Esta información se remitirá con antelación a la publicación del proyecto de pliego de condiciones. La publicación del boletín no es requisito para la apertura del proceso, ni conlleva la obligación de dar curso al mismo. En todo caso se publicará con el proyecto de pliego de condiciones la constancia de envío de la información a la respectiva Cámara de Comercio.

1.9. Publicación de proyectos de pliegos o sus equivalentes y de los estudios previos. Se publicarán en el SECOP los proyectos de pliegos de condiciones. Igualmente se publicarán las razones por las cuales se acogen o rechazan las observaciones a los proyectos de pliegos, y para el caso de la licitación pública se publicará la constancia de envío del reporte por vía electrónica a la Cámara de Comercio.

Al publicar los proyectos de pliegos se indicará el lugar físico o electrónico donde se puede consultar los estudios y documentos previos.

La publicación de los anteriores documentos deberá hacerse en la fecha de su expedición, o, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.

No se requiere de publicación en los mismos casos referidos en el numeral anterior para el aviso de convocatoria.

1.10. Audiencia de revisión de asignación de riesgos. En el caso de la licitación pública, si no se utiliza para el efecto la audiencia de aclaración de pliegos, se realizará con los interesados una audiencia de revisión de la asignación de riesgos contenida en el borrador de los pliegos de condiciones.

1.11. Acto administrativo de justificación de la contratación directa. Para el caso de la contratación directa, se expedirá un acto administrativo que tendrá el siguiente contenido:

1.11.1. Causal que se invoca.

1.11.2. Determinación del objeto a contratar.

1.11.3. Presupuesto para la contratación y las condiciones que se exigirán a los proponentes si las hubiera, o al contratista.

1.11.4. Indicación del lugar en donde se podrán consultar los estudios y documentos previos, salvo en caso de contratación por urgencia manifiesta.

No se requiere de la expedición de este acto para el caso de la celebración de contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos, y en los casos de urgencia manifiesta. En este último evento el acto administrativo que la declara hará las veces del acto de justificación y no se requerirá de estudios previos.

1.12. Consulta SICE. La Subdirección interesada efectuará la consulta de precios registrados en el SICE, para los casos en los que la normativa vigente lo establezca.

1.13. Precalificación. Para el caso del concurso de méritos con precalificación, se realizará el trámite de precalificación mediante la aplicación de las siguientes reglas especiales:

1.13.1. Se publicará en el SECOP un aviso para requerir expresiones de interés. En este aviso se publicará la siguiente información: La fecha límite para presentar la expresión de interés, la indicación de si se trata de una lista corta o de una lista multiusos, y la indicación de los requisitos habilitantes mínimos y proporcionales que se exigen a los integrantes de la lista limitada de oferentes.

1.13.2. La dependencia interesada recibirá por escrito las manifestaciones de interés en integrar la lista corta o la lista multiusos.

1.13.3. El Comité Asesor realizará las evaluaciones y emitirá su recomendación.

1.13.4. El Comité de Contratación, emitirá su recomendación.

1.13.5. Se traslada la evaluación durante dos días. Este traslado se surtirá mediante la publicación en el SECOP, lo cual será de responsabilidad del Área Apoyo a la Contratación.

1.13.6. Finalizado el plazo para recibir observaciones al informe de verificación y para subsanar, el (la) Coordinador (a) del Área Apoyo a la Contratación a través del profesional asignado al proceso, remitirá las observaciones recibidas y los documentos allegados al Comité Evaluador, con el fin de que analicen, resuelvan observaciones y consoliden una respuesta a éstas.

1.13.7. Se responde las observaciones efectuadas y, previo concepto del Comité de Contratación, se integrará la lista corta o la lista multiusos.

1.13.8. Listas Multiusos. Para la utilización de la listas multiusos se aplicarán las siguientes reglas.

o Se podrá realizar una o varias convocatorias para integrar igual número de listas multiusos.

o Para la integración de cada lista multiusos se podrá dividir por grupos o especialidades. En cada especialidad se podrá incluir un mínimo de dos y máximo de diez (10) eventuales proponentes. En todo caso la lista tendrá un número mínimo de veinticinco (25) integrantes.

o Para cada concurso de méritos el IDRD podrá invitar entre un número de dos (2) y hasta diez (10) integrante de la lista.

o El IDRD determinará si invita a la totalidad de los integrantes inscritos en la correspondiente especialidad o si, en audiencia pública. efectúa un sorteo para el efecto.

o Una vez se haya adjudicado el concurso de méritos a un integrante de la lista éste no podrá invitarse a concursos posteriores. Una vez culmine la vigencia de la lista este proponente podrá manifestar su interés en integrar una nueva lista.

o Para cada concurso se podrá solicitar la actualización de la información que se consideró para incluir al interesado en la lista.

1.14. Selección abreviada y contratos de consultoría de mínima cuantía. En la contratación abreviada de mínima cuantía y para la celebración de contratos de consultoría de mínima cuantía, no se dará aplicación a lo señalado en el Título I del Decreto 2474 de 2008, sin perjuicio que el IDRD cuente con los respectivos estudios y documentos previos que la justifiquen, elaborados por la dependencia que origina la necesidad de contratación.

1.15. Acto de apertura y pliego de condiciones definitivo. Para el caso de la licitación pública, concurso de méritos y selección abreviada, se expedirá un acto administrativo de apertura del proceso y pliego de condiciones definitivo. Estos actos administrativos se publicarán en el SECOP el día de su expedición, o, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.

2. CONTRATACIÓN DIRECTA, CELEBRACIÓN DE CONTRATOS CUYO VALOR SEA INFERIOR DIEZ POR CIENTO (10%) DE LA MENOR CUANTÍA Y CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO Y ADQUISICIÓN DE INMUEBLES. Para los anteriores casos se podrá contratar sin que sea necesario recibir varias ofertas. La selección objetiva se determinará mediante el cumplimiento de las siguientes condiciones y requisitos:

2.1. Se compararán las ofertas o la única oferta presentada con los estudios previos realizados por la Subdirección donde se haya generado la necesidad.

2.2. Se compararán las ofertas o la única oferta presentada con las condiciones y precios del mercado.

2.3. Con el fin de verificar las condiciones del mercado se podrá solicitar cotizaciones y examinar los precios registrados en catálogos publicados en los medios de comunicación o en internet.

2.4. Para el caso de contratos de arrendamiento o adquisición de inmuebles la dependencia interesada en el estudio previo analizará diferentes alternativas en el sector y en el evento que en el mismo se encuentren inmuebles de similares características deberán ser comparadas para elegir la de menor costo de acuerdo a las características técnicas requeridas.

2.5. La autoridad delegataria interesada en la contratación remitirá la solicitud de contratación en los términos y con los soportes previstos en este manual, a la Subdirección Administrativa y Financiera o el Área Apoyo a la Contratación, según sea el caso, el cual, revisará y analizará jurídica y técnicamente el contenido de los documentos recibidos, y dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de su recibo, hará los ajustes y recomendaciones que considere necesarios, verificará particularmente que se hayan aportado las cotizaciones, consultas de campo, documentos, revistas especializadas y demás de donde se extrajo la consulta del mercado y una comparación de las mismas.

2.6. Para la suscripción del contrato de mínima cuantía se tomará como única consideración los precios de mercado, consignados en el estudio previo, el estudio de los precios de mercado realizado, atendiendo lo establecido en el presente acto administrativo y en los procedimientos adoptados por el Sistema de Gestión de Calidad.

2.7. Para la suscripción del contrato de mínima cuantía no será necesario haber obtenido previamente varias ofertas, por lo que será facultativo de la Subdirección realizar este procedimiento, de acuerdo a la naturaleza del objeto a contratar.

Sin embargo, en caso de considerarlo necesario, la autoridad delegataria que corresponda, podrá formular invitaciones para presentar propuestas, en cuyo evento deberá contemplar un cronograma para la recepción de tales y el plazo de evaluación. Siguiendo los procedimientos señalados en el Sistema de Gestión de Calidad.

2.8. Cuando la entidad adquiera bienes en establecimientos que correspondan a la definición de "gran almacén" señalada por la Superintendencia de Industria y Comercio, se presumirá que ha adquirido a precios de mercado, sin necesidad de realizar estudio adicional.

2.9. Para los contratos de mínima cuantía las garantías no son obligatorias, de conformidad con lo previsto en el artículo 7º de la Ley 1150 de 2007. No obstante si se considera que existiera algún riesgo eventual que amparar, deberá justificarse en el estudio, y la entidad así lo exigirá.

Siempre se exigirá garantía única en los contratos de obra y en los contratos en los cuales se estipule la entrega de anticipos o pagos anticipados. Para los casos que se exija garantía, la ejecución del contrato de mínima cuantía se sujetará a la aprobación de la misma.

2.10. La Subdirección Administrativa y Financiera publicará dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al mes vencido, en cartelera una relación de los contratos de mínima cuantía en la que se informe: el nombre del contratista, el objeto del contrato y su valor.

2.11. Si el contrato de mínima cuantía que se pretende suscribir, corresponde a la prestación de servicios distintos a los previstos en el Artículo 82 del Decreto 2474 de 2008, además de lo aquí previsto, se deberá atender lo previsto en el Instructivo de Selección de Personas Naturales para la prestación de servicios, del Sistema de Gestión de Calidad.

2.12. En el evento de Contratos de Aprovechamiento Económico la solicitud y trámite deberá sujetarse a lo dispuesto por el Manual de Aprovechamiento Económico de los Espacios Públicos Administrados por el Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte, adoptado mediante Resolución 277 de 2007. Lo anterior sin perjuicio del cumplimiento del procedimiento de selección que corresponda, en aplicación del principio de selección objetiva.

3. SELECCIÓN ABREVIADA. El procedimiento para la selección abreviada será el siguiente:

3.1. Selección Abreviada por Menor Cuantía. El trámite interno de la selección abreviada por menor cuantía, siempre que el valor del contrato sea igual o superior al diez por ciento (10%) de dicha cuantía, se sujetará además de lo dispuesto por el Sistema de Gestión de Calidad, será el siguiente:

3.1.1. Una vez cumplidos los requisitos previos a los que se refiere el Artículo Décimo Sexto del presente acto administrativo, la autoridad delegataria expedirá el acto de apertura del proceso y los pliegos de condiciones definitivos. Estos actos serán publicados en el SECOP.

3.1.2. El Coordinador del Área Apoyo a la Contratación integrará, mediante comunicación escrita, el Comité Asesor que realizará las evaluaciones de las propuestas.

3.1.3. Los posibles oferentes interesados en participar en el proceso de selección abreviada de menor cuantía manifestarán su interés dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la apertura del proceso, a través de la opción que se haya activado para tal efecto en el SECOP de la entidad, de conformidad con lo establecido en los pliegos respectivos.

La manifestación de interés es requisito habilitante para la presentación de la oferta.

3.1.4. Cuando el número de posibles oferentes sea inferior o igual a diez (10), la entidad deberá adelantar el proceso de selección con todos ellos. Pero cuando sea superior a ese número, se efectuará sorteo de consolidación de oferentes para escoger entre ellos un número no inferior a éste que podrá presentar oferta en el proceso de selección.

3.1.5. El sorteo se adelantará en audiencia, que se efectuará el día hábil siguiente al vencimiento del término para manifestar interés, previa comunicación a todos los que efectuaron manifestación de interés.

3.1.6. El acta de la audiencia deberá publicarse por parte del Área Apoyo a la Contratación como en el SECOP en la fecha de su realización o a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su realización.

3.1.7. Consolidados los oferentes, al día hábil siguiente del sorteo, iniciará el plazo para la presentación de propuestas fijado en el pliego de condiciones, que en ningún caso podrá ser inferior a cinco (5) días hábiles.

3.1.8. El IDRD podrá establecer en el pliego de condiciones que la oferta sea presentada de manera dinámica mediante el procedimiento de subasta inversa prevista para la Licitación Pública reglamentado por el Artículo 14 del Decreto Reglamentario 2474 de 2008.

3.1.9. Las propuestas se recibirán únicamente en la Oficina del Área Apoyo a la Contratación dejando constancia de la hora de recibo, así como el número de folios de las propuestas, nombre o razón social del proponente y el de la persona que en nombre o por cuenta de éste ha efectuado materialmente el acto de presentación y nombre y cargo de quien recibe.

3.1.10. Vencido el plazo de presentación de las propuestas se efectuará una audiencia de cierre del proceso y apertura de las propuestas presentadas, a la cual pueden asistir los miembros del Comité de Contratación, el Subdirector del área respectiva, el Jefe de Control Interno o su delegado como veedor del proceso, y será coordinada por el Área del Área Apoyo a la Contratación; de este acto se levantará un acta dejando constancia de ello, suscrita por el profesional del Área Apoyo a la Contratación designado como responsable del proceso, así como del número de propuestas, número de folios de la propuesta, valor y mención de la garantía de seriedad de la propuesta. Esta acta será publicada en el SECOP a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la celebración de la audiencia.

3.1.11. Finalizado el plazo para recibir observaciones al informe de verificación y para subsanar, el Coordinador del Área Apoyo a la Contratación a través del profesional asignado al proceso, remitirá las observaciones recibidas y los documentos allegados al Comité Evaluador, con el fin de que analicen, resuelvan observaciones, consoliden una respuesta a éstas.

3.1.12. El Área Apoyo a la Contratación citará al Comité de Contratación, que se reunirá y sugerirá a la autoridad delegataria que corresponda, la contratación con el oferente que ocupe el primer lugar, o la declaratoria de desierto del proceso. De esta reunión se levantará un acta que será proyectada por el Área Apoyo a la Contratación.

3.1.13. Surtido tal trámite, el Área Apoyo a la Contratación procederá a proyectar la resolución de adjudicación o de declaratoria de desierta del proceso.

3.1.14. La adjudicación o la declaratoria de desierta se realizará en audiencia pública a la cual podrán ser invitados los miembros del Comité de Contratación y al Jefe de la Oficina e Control Interno en calidad de veedor, que hará el Área Apoyo a la Contratación, de acuerdo con el cronograma previsto.

3.1.15. La Resolución de adjudicación debe ser publicada en el SECOP por parte del Área Apoyo a la Contratación, en la fecha de su realización o más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de su realización.

3.1.16. Una vez seleccionada la propuesta ganadora y adjudicada la Selección Abreviada de Menor Cuantía, el Área Apoyo a la Contratación elaborará el contrato respectivo y lo enviará a firma del Ordenador del Gasto.

3.2. Bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización. El trámite para este evento de selección abreviada, siempre que el valor del contrato sea igual o superior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía, será el siguiente:

3.2.1. Aspectos generales:

3.2.1.1. Hasta tanto el Gobierno Nacional no reglamente el mecanismo de compra por catálogo derivado de acuerdos marco de precios, el IDRD no podrá utilizar dicho instrumento.

3.2.1.2. En los estudios previos la autoridad delegataria correspondiente, establecerá si se utilizará la subasta inversa o la compra en bolsa de productos. En este último caso se aplicará el procedimiento establecido en el Decreto 2474 de 2008 o la norma que lo modifique o sustituya.

3.2.1.3. La reserva de identidad de los oferentes se aplicará únicamente frente a la propuesta económica. Para estos efectos, en el momento previo al inicio de la subasta inversa se asignarán los códigos correspondientes.

3.2.1.4. El procedimiento de requisitos previos y solicitud de contratación seguirá los mismos plazos establecidos al inicio de este capítulo, teniendo en cuenta las siguientes particularidades:

• En los estudios previos, para la adquisición de o suministro de bienes o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización éstos no se deberán individualizar mediante el uso de marcas, salvo que la satisfacción de la necesidad de que se trate así lo exija. En este evento, esta circunstancia deberá acreditarse, sin que la justificación pueda basarse en consideraciones puramente subjetivas.

• Cuando se adelante el proceso de selección abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización mediante el mecanismo de subasta inversa, los estudios previos deberán contener una ficha técnica de los bienes y/o servicios requeridos que incluirá sus características y especificaciones, en términos de desempeño y calidad, cuya elaboración será de responsabilidad de cada autoridad delegataria interesada en la contratación.

• Cuando se trate de bienes o servicios sometidos a situaciones de  control de precios mínimos. El IDRD deberá  valorar la factibilidad de llevar a cabo una  subasta inversa, o aplicar la modalidad de  selección que corresponda.

3.2.1.5. Cuando se adelante el proceso de selección abreviada por el mecanismo de subasta inversa para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, el IDRD no exigirá la garantía de seriedad de la oferta.

3.2.1.6. Los pliegos de condiciones deben adicionalmente a sus requisitos generales, contemplar:

* La determinación de las reglas claras para el desarrollo de subasta, teniendo en cuenta si esta es presencial o electrónica. Para el efecto se tendrá en cuenta el instructivo para la realización de subasta inversa presencial, adoptado por el Sistema de Gestión de Calidad.

* Se debe indicar si la subasta es por ítems o por lotes.

* En caso de adelantarse por lotes se adjudicará a quien presente el menor precio consolidado.

* Se debe señalar los requisitos habilitantes que serán objeto de verificación.

3.2.1.7. Los pliegos de condiciones determinarán los márgenes mínimos de mejora de ofertas por debajo de los cuales los lances no serán aceptables.

3.2.2. Trámite:

3.2.2.1. Presentación y evaluación de ofertas – Subasta y Adjudicación

• Una vez cumplidos los requisitos previos a los que se refiere el artículo Vigésimo Tercero del presente acto administrativo, la autoridad delegataria correspondiente, expedirá el acto de apertura del proceso y los pliegos de condiciones definitivos. Estos actos serán publicados en el SECOP.

• El Coordinador (a) del Área Apoyo a la Contratación integrará, mediante comunicación escrita, el Comité Asesor que realizará las evaluaciones de las propuestas.

• En el plazo establecido en los pliegos de condiciones el Área Apoyo a la Contratación recibirá las ofertas y realizará la evaluación correspondiente, aplicándose el mismo procedimiento previsto en los numerales 3.1.9 a 3.1.10 del presente capítulo.

• Las ofertas serán presentadas en dos sobres: Sobre con la propuesta técnica y sobre con la propuesta económica.

• Las evaluaciones de la ofertas serán publicadas en el SECOP. Los oferentes podrán presentar observaciones a estas evaluaciones por un término de dos (2) días hábiles.

• Finalizado el plazo para recibir observaciones al informe de verificación y para subsanar, el (la) Coordinador (a) del Área Apoyo a la Contratación a través del profesional asignado al proceso, remitirá las observaciones recibidas y los documentos allegados al Comité Evaluador, con el fin de que analicen, resuelvan observaciones y consoliden una respuesta a éstas.

• El Área Apoyo a la Contratación verificará la existencia de por lo menos dos (2) proponentes habilitados para la realización de la audiencia de subasta inversa. En caso de no haber este número mínimo, el IDRD otorgará, un plazo de máximo dos (2) días hábiles para que cualquier interesado o aquellos proponentes que fueron considerados no hábiles para participar en la subasta, presenten los documentos habilitantes y la oferta económica. Para este efecto se publicará en el SECOP un comunicado suscrito por la autoridad delegataria correspondiente y proyectado por el Área Apoyo a la Contratación. El IDRD verificará el cumplimiento de los requisitos habilitantes, para determinar los oferentes habilitados.

• Si vencido este plazo, no se alcanza la pluralidad de proponentes habilitados, el IDRD adjudicará el contrato al único proponente habilitado, siempre que su propuesta económica cumpla con las condiciones y requisitos.

• Luego de verificados y subsanados los requisitos habilitantes si existe pluralidad de oferentes habilitados, el IDRD procederá a llevar a cabo la audiencia de subasta inversa dentro del plazo fijado en los pliegos, de conformidad con el procedimiento establecido en Instructivo para la realización de subasta inversa presencial adoptado por el Sistema de Gestión de Calidad.

• Tanto la Resolución de adjudicación o el acto administrativo de declaratoria de desierta, según sea el caso, como el acta de la audiencia deben ser publicadas en el SECOP en la misma fecha de su expedición o a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de su realización.

• Una vez seleccionada la propuesta ganadora y adjudicada la Selección Abreviada, el Área Apoyo a la Contratación elaborará el contrato respectivo y lo enviará a firma del Ordenador del Gasto.

3.3. Contratos para la prestación de servicios de salud. Cumplidos los requisitos previos a los que se refiere artículo Vigésimo Tercero de la presente Resolución, la autoridad delegataria solicitará por lo menos dos (2) ofertas de personas naturales o jurídicas que presten dichos servicios y se encuentren inscritas en el registro especial nacional del Ministerio de la Protección Social, de conformidad con la Ley 10 de 1990.

Para efecto de garantizar el cumplimiento del deber de selección objetiva, se comparará (n) la (s) presentada (s) con los estudios previos y las condiciones y precios del mercado.

En lo demás, el procedimiento se sujetará a lo previsto en el presente manual para la Selección Abreviada de Mínima Cuantía, y su competencia será del Área Apoyo a la Contratación o de la Subdirección Administrativa y Financiera, según la cuantía, y lo previsto en la presente Resolución.

3.4. Declaratoria de desierta de la licitación pública. Una vez declarada desierta una licitación pública, se cumplirá el trámite previsto para la Menor Cuantía, salvo en lo que se refiere a la necesidad de manifestar el interés para participar y el eventual sorteo. La selección abreviada se iniciará dentro de los cuatro (4) meses siguientes contados a partir del día siguiente al que quede en firme al acto administrativo mediante el cual se declare desierto la licitación pública. Se aplicarán las reglas previstas en el numeral 3.1. del presente artículo.

El IDRD podrá modificar los elementos de la futura contratación que a su criterio hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta. En ningún caso podrá modificarse el objeto esencial de la contratación.

3.5. Adquisición de productos de origen o destinación agropecuarios que de adquieran en las bolsas legalmente constituidas. El IDRD podrá adquirir esta clase de bienes mediante el cumplimiento del trámite previsto en los artículos 49 y 50 del Decreto 2474 de 2008 o las normas que los modifiquen o sustituyan.

4. CONCURSO DE MÉRITOS.

El IDRD tramitará concurso abierto de méritos para la selección de proyectos de arquitectura. Para el efecto se dará aplicación de las reglas previstas en el Decreto 2326 de 1995 o las normas que lo modifiquen o sustituyan.

Para los demás casos de contratos de consultoría, salvo que su valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía, podrá tramitar un concurso de méritos abierto o con precalificación, de conformidad con las siguientes reglas:

1.1. Trámite del Concurso. Abierto y del concurso con Precalificación.

1.1.1. Comité Asesor. El Coordinador del Área Apoyo a la Contratación integrará, mediante comunicación escrita, el Comité Asesor que participará en el concurso. Para este tipo de procesos selectivos podrá coordinar con la autoridad delegataria que corresponda, la respectiva designación que recaiga en profesionales de la respectiva Subdirección, en cuyo caso el documento en el que se protocolice la designación deberá ser suscrito conjuntamente por el (la) Coordinador (a) del Área Apoyo a la Contratación y la autoridad delegataria que corresponda.

1.1.2. Apertura del concurso. Una vez cumplidos los requisitos previos a los que se refiere en artículo Décimo Sexto de la presente Resolución, y en el caso del concurso con precalificación una vez se encuentre en firme la conformación de la lista corta o la lista multiusos, se expedirá el acto administrativo de apertura del proceso.

1.1.3. Publicación del pliego de condiciones. En la misma fecha que se expida el acto de apertura del concurso se publicará el pliego de condiciones definitivo.

1.1.4. Invitación a presentar propuestas. Para el caso del concurso con precalificación, junto con la expedición del acto administrativo de apertura, se enviará a los integrantes de la lista corta o de la lista multiusos, una carta de invitación a presentar propuestas que contendrá:

- El nombre de la entidad contratante.

- La fecha, hora y lugar límite para la presentación de las propuestas.

- La indicación del lugar físico o electrónico donde pueden consultarse el pliego de condiciones y los estudios y documentos previos.

1.1.5. Presentación y evaluación de ofertas. Las propuestas se recibirán únicamente en la Oficina del Área Apoyo a la Contratación dejando constancia de la hora de recibo, así como el número de folios de las propuestas, nombre o razón social del proponente y el de la persona que en nombre o por cuenta de éste ha efectuado materialmente el acto de presentación y nombre y cargo de quien recibe.

Los proponentes deberán presentar simultáneamente la propuesta técnica y económica en sobres aparte, así:

• La propuesta técnica se presentará, en un sobre cerrado.

• La propuesta económica se presentará en sobre cerrado y lacrado, el no será abierto en la fecha de diligencia de entrega de la oferta, sino hasta la realización de la audiencia pública de apertura y revisión de dicha propuesta y adjudicación.

El IDRD no exigirá garantía de seriedad del ofrecimiento de una propuesta técnica simplificada.

Presentadas las ofertas en la fecha indicada en los pliegos de condiciones el Comité Asesor realizará su evaluación.

El Comité Asesor Evaluador realizará las evaluaciones de los requisitos habilitantes determinados previamente por la entidad y emitirá su recomendación a través de un informe que presentará al Área Apoyo a la Contratación.

El Área Apoyo a la Contratación citará al Comité de Contratación, para su recomendación.

1.1.6. Traslado evaluaciones. Una vez emitido el concepto respectivo por parte del Comité de Contratación, se publicará en el SECOP la evaluación. Los oferentes podrán realizar observaciones durante dos (2) días hábiles.

1.1.7. Respuesta observaciones. Finalizado el plazo para recibir observaciones al informe de verificación, el Coordinador del Área Apoyo a la Contratación a través del profesional asignado al proceso, remitirá las observaciones recibidas y los documentos allegados al Comité Evaluador, con el fin de que analicen, resuelvan observaciones, consoliden una respuesta a éstas.

El Área Apoyo a la Contratación citará al Comité de Contratación, que se reunirá y presentará las recomendaciones a que haya lugar en el informe. De esta reunión se levantará un acta que será proyectada por el Área Apoyo a la Contratación.

Las respuestas a las observaciones del informe de evaluación se publicarán en el SECOP.

1.1.8. Audiencia de apertura de sobre económico. En la fecha indicada en los pliegos se realizará una audiencia pública para abrir la propuesta económica del oferente que ocupe el primer lugar en el orden de elegibilidad, audiencia que se cumplirá en los términos señalados en los Artículos 66 y 71 del Decreto 2474 de 2008 o las normas que los modifiquen o sustituyan.

1.1.9. Discrepancias entre la oferta técnica y la oferta económica. Si se presentan discrepancias entre la oferta técnica y la oferta económica, el Comité Asesor Evaluador emitirá su concepto, el cual será puesto a consideración del Comité de Contratación.

1.1.10. Declaratoria de desierto. Si se declara desierto el concurso, podrá iniciarse de nuevo prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones. De ser necesario se modificarán los elementos de la futura contratación que hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación, sin perjuicio de ajustes en las cantidades y el presupuesto. En el evento de haberse conformado lista corta para el proceso fallido, será posible hacer uso de la misma en tanto cumpla con las exigencias del pliego de condiciones para su utilización.

1.2. Concurso de Intermediarios de seguros.

Para la selección de intermediarios de seguros se aplicarán las reglas anteriores y las contenidas en los artículos 75 y 76 del Decreto 2474 de 2008 o las normas que los modifiquen o sustituyan.

El IDRD podrá realizar un concurso con precalificación, caso en el cual podrá evaluar la metodología y el plan de cargas, o un concurso abierto en el que no podrá evaluar dicho criterio de selección.

5. LICITACIÓN PÚBLICA.

Se adelantará el proceso de Licitación Pública, cuando el valor estimado del proceso, supere los límites de la menor cuantía de que trata el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007. En este caso el Área Apoyo a la Contratación actualizará la tabla de cuantías, de acuerdo con el presupuesto oficial de la entidad para la respectiva vigencia fiscal, la cual se comunicará a todas las dependencias a más tardar dentro de los 10 días hábiles siguientes a la fecha de expedición del presupuesto. Lo anterior sin perjuicio de que se pueda acudir a este procedimiento cuando la complejidad del objeto lo amerite, en el marco de las disposiciones vigentes que regulan la materia.

Una vez cumplidos los requisitos previos a los que se refiere el artículo vigésimo tercero de la presente Resolución, la licitación pública se cumplirá mediante la aplicación de las normas contenidas en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993, las contenidas en el Decreto 2474 de 2008, las normas que las modifiquen y sustituyan y las siguientes reglas:

5.1. Comité Asesor. El Coordinador del Área Apoyo a la Contratación integrará, mediante comunicación escrita, el Comité Asesor para el trámite de la licitación pública. En el evento, que el Área Apoyo a la Contratación, no cuente con personal suficiente o de la especialidad profesional que se requiera, coordinará con la autoridad delegataria que corresponda, la designación del Comité Evaluador, apoyándose en funcionarios de la Subdirección que corresponda.

5.2. Apertura del proceso y publicación del pliego definitivo. La autoridad delegataria mediante acto administrativo motivado ordenará la apertura del proceso selectivo y, en ese mismo día, ordenará la publicación del referido acto y los pliegos de condiciones definitivos en el SECOP.

5.3. Avisos. En la forma y términos establecidos en el numeral 3º, del artículo 30, de la Ley 80 de 1993, la dependencia interesada publicará hasta tres (3) avisos sobre la respectiva licitación. Los avisos serán proyectados por el Área Apoyo a la Contratación. El o los avisos deberán contener, al menos, la siguiente información: número del acto de apertura, objeto, fecha de apertura y cierre de la licitación, presupuesto oficial estimado, lugar donde se pueden consultar los pliegos de condiciones y documentos soportes de los requisitos previos, así como los criterios de selección.

5.4. Diligencia de apertura de la licitación. La autoridad delegataria que corresponda, efectuará la diligencia de apertura del proceso.

5.5. Audiencia de aclaración de pliegos. Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de propuestas, de oficio o a solicitud de cualquier persona que haya realizado observaciones a los borradores de los pliegos o participado en la audiencia de revisión de riesgos, se celebrará una audiencia pública con el objeto de precisar su contenido y alcance de oír a los interesados. La audiencia será presidida por el (la) Coordinador (a) del Área Apoyo a la Contratación, y a ésta deberán concurrir, la autoridad delegataria y quienes hayan participado en la elaboración de los pliegos de condiciones y los demás servidores públicos que se requiera. Así mismo, podrán ser invitados los miembros del Comité de Contratación. De lo debatido en esta audiencia se levantará un acta proyectada por el profesional del Área Apoyo a la Contratación que tenga a su cargo el proceso, y deberá estar suscrita por la autoridad delegataria correspondiente y el Coordinador del Área Apoyo a la Contratación. Los asistentes que lo deseen podrán dejar las constancias verbales o escritas que estimen pertinentes.

5.6. Aclaraciones adicionales a los pliegos de condiciones. Dentro del plazo de la licitación cualquier interesado podrá solicitar aclaraciones adicionales a los pliegos de condiciones. La autoridad delegataria que corresponda los responderá mediante comunicación escrita, proyectada por el Área Apoyo a la Contratación. Las respuestas se publicarán en el SECOP. Las adendas igualmente se publicarán en el SECOP y se agregarán a los pliegos de condiciones para la consulta.

5.7. Expedición de Adendas. En el pliego se establecerá el plazo máximo dentro del cual puedan expedirse adendas. Si no se establece en el pliego el IDRD al adoptarlas deberá prorrogar el término de cierre por el plazo necesario, para que los proponentes cuenten con el tiempo suficiente que les permita ajustar sus propuestas a las modificaciones realizadas. En ningún caso podrán expedirse y publicarse el mismo día en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para la adición del término previsto para ello.

5.8. Cierre de la licitación. Las ofertas se entregarán en un acto público del que se levantará un acta, cuyo propósito será el de dejar constancia de las propuestas presentadas con sus respectivos valores y la cantidad de folios de cada una de las ofertas que fueron entregadas.

Las propuestas se recibirán únicamente en la Oficina del Área Apoyo a la Contratación dejando constancia de la hora de recibo, así como el número de folios de las propuestas, nombre o razón social del proponente y el de la persona que en nombre o por cuenta de éste ha efectuado materialmente el acto de presentación y nombre y cargo de quien recibe.

A esta diligencia de cierre del proceso y apertura de las propuestas presentadas, pueden asistir los miembros del Comité de Contratación, el Subdirector del área respectiva, el Jefe de Control Interno o su delegado como veedor del proceso, y será coordinada por el Área del Área Apoyo a la Contratación; de este acto se levantará un acta dejando constancia de ello, suscrita por el profesional del Área Apoyo a la Contratación designado como responsable del proceso, así como del número de propuestas, número de folios de la propuesta, valor y mención de la garantía de seriedad de la propuesta. Esta acta será publicada en el SECOP a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la celebración de la audiencia.

A partir del momento de la entrega, las propuestas serán públicas y con el fin de que los interesados puedan consultarlas, se dejará una copia en el lugar en el que se haya indicado en los pliegos de condiciones.

5.9. Evaluaciones. Las evaluaciones serán realizadas por el Comité Asesor previamente designado. Las ofertas serán evaluadas en su totalidad, a pesar que no se hubieren cumplido uno o varios requisitos mínimos. Sin embargo, se dejará constancia expresa de las causales que podrían motivar el rechazo de la oferta.

5.10. Concepto del Comité de Contratación y traslado de las evaluaciones. Efectuada la verificación de que trata el punto anterior, el Comité Evaluador presentará un informe al Área Apoyo a la Contratación, el cual citará a Comité de Contratación donde se analiza el informe de verificación y se emite la recomendación a que haya lugar. De esta reunión se levantará un acta proyectada por el Área Apoyo a la Contratación.

Este informe de verificación y los documentos a subsanar por parte de los proponentes, será publicado en el SECOP, en los términos previstos en el artículo 8 del Decreto 2474 de 2008. De este informe se dará traslado por cinco (5) días hábiles, en los términos del numeral 8 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993.

5.11. Proyecto de respuestas. Finalizado el plazo para recibir observaciones al informe de verificación y para subsanar, el Coordinador del Área Apoyo a la Contratación a través del profesional asignado al proceso, remitirá las observaciones recibidas, los documentos allegados al Comité Evaluador, con el fin de que analicen, resuelvan las observaciones y consoliden una respuesta a éstas.

El Área Apoyo a la Contratación citará al Comité de Contratación, que se reunirá y sugerirá a la autoridad delegataria, la contratación con el oferente que ocupe el primer lugar, o la declaratoria de desierto del proceso. De esta reunión se levantará un acta que será proyectada por el Área Apoyo a la Contratación.

5.12. Definición del proceso. La definición del proceso se efectuará siempre en audiencia pública. Las reglas que se deben cumplir en la audiencia son las siguientes:

* En la audiencia los oferentes podrán pronunciarse inicialmente sobre las respuestas dadas por el IDRD a las observaciones presentadas respecto de los informes de evaluación. En ningún caso esta posibilidad implica una nueva oportunidad para mejorar o modificar la oferta.

* En caso de presentarse pronunciamientos que a juicio del Coordinador del Área Apoyo a la Contratación o de la autoridad delegataria, requieran de análisis y cuya solución podría incidir en el sentido de la decisión a adoptar, la audiencia podrá ser suspendida hasta por quince (15) días hábiles o por el término razonable necesario para la verificación de los asuntos debatidos y la comprobación de lo alegado.

* Se podrá conceder el uso de la palabra al oferente que así lo solicite, con el objeto de replicar las observaciones que sobre la evaluación de su oferta se hayan presentado por los intervinientes.

* Toda intervención deberá ser hecha por la persona o las personas previamente designadas por el oferente, y estará limitada a la duración máxima que la entidad haya señalado con anterioridad.

* Durante la audiencia los asistentes deberán observar una conducta respetuosa hacia los servidores públicos y los demás presentes. El Gobernador o el delegatario podrá tomar las medidas necesarias para preservar el orden y correcto desarrollo de la misma, pudiendo excluir de la audiencia a quien con su comportamiento altere su normal curso.

* Al inicio de la audiencia, el IDRD entregará a los oferentes un documento que incluya las respuestas a las observaciones presentadas y el sentido de la decisión. En este caso se prescindirá de la lectura del borrador del acto administrativo que defina el proceso.

* Terminadas las intervenciones de los asistentes a la audiencia, la autoridad delegataria procederá a adoptar la decisión que corresponda y la notificará a los presentes de conformidad con el art. 9 de la Ley 1150 de 2007.

* Si dentro del plazo comprendido entre la adjudicación del contrato y la suscripción del mismo, sobreviene una inhabilidad o incompatibilidad,  o si se demuestra que el acto se obtuvo por medios ilegales, éste podrá ser revocado, caso en el cual, el IDRD podrá aplicar lo previsto en el inciso final del numeral 12 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993.

* Sin perjuicio de las potestades a que se refiere el artículo 18 de la Ley 80 de 1993, en aquellos casos en que el IDRD declare la caducidad del contrato y se encuentre pendiente de ejecución un porcentaje igual o superior al cincuenta por ciento (50%) del mismo, con excepción de los contratos de concesión, se podrá contratar al proponente calificado en el segundo lugar en el proceso de selección respectivo, previa revisión de las condiciones a que haya lugar.

5.13. Conformación dinámica de la oferta. Si se ha previsto en los pliegos la conformación dinámica de la oferta, se cumplirán las reglas anteriores y las siguientes:

• Una vez se realice la verificación de los requisitos habilitantes y previo concepto del Comité de Contratación, se ordenará el traslado durante cinco (5) días hábiles.

• En la fecha indicada en los pliegos se realizará la audiencia en la que los proponentes, en relación con aquellos aspectos de la oferta que incluyan variables dinámicas, presentarán un proyecto de oferta inicial, que podrá ser mejorado mediante la realización de posturas sucesivas hasta la conformación de su oferta definitiva, entendiendo por ésta, la última presentada para cada variable dentro del lapso de la subasta.

• Se tomará como definitiva la propuesta de oferta inicial que haya realizado el oferente que no hizo uso de su derecho a presentar posturas, una vez concluido el tiempo previsto para el efecto.

• En ningún caso el precio ofrecido será la única variable sometida a conformación dinámica.

• Al término de la subasta se adjudicará el contrato a quien haya presentado la oferta con la mejor relación costo – beneficio.

ARTÍCULO VIGÉSIMO CUARTO. FASE CONTRACTUAL Y DE EJECUCIÓN. La fase contractual corresponde a la celebración y ejecución del objeto del contrato o convenio. Esta etapa comprenderá la celebración, perfeccionamiento, legalización y ejecución del contrato, y estará integrada por todos los actos a cargo del contratista tendientes al cumplimento de sus obligaciones contractuales y los que adelante el IDRD para garantizar que el mismo se ajuste a lo pactado.

La etapa contractual se desarrollará a través de la celebración de contratos que estarán identificados con un número secuencial por anualidad asignado por el Área Apoyo a la Contratación o por la Subdirección Administrativa y Financiera, según sea el caso, y serán debidamente foliados todos los documentos que hagan parte de la carpeta del respectivo contrato.

1. ETAPA CONTRACTUAL

1.1. Minuta del contrato. Firma. Notificada la selección, el Área Apoyo a la Contratación proyectará la minuta del contrato correspondiente y la remitirá a la autoridad delegataria que corresponda para su respectiva revisión y suscripción.

Firmado el contrato, el mismo funcionario solicitará por escrito la presencia del contratista para la revisión y firma del contrato.

En los contratos de prestación de servicios, se debe estipular la obligación del contratista de presentar mensualmente al Área Apoyo a la Contratación, un informe con el visto bueno del supervisor, dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes.

Así mismo, en todos los contratos, debe quedar estipulada la obligación del contratista de participar con calidad y oportunidad requerida en la implementación y mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de Calidad – SGC y del Modelo Estándar de Control Interno – MECI, dentro de los parámetros de la norma técnica y de acuerdo a las directrices de la administración del IDRD.

1.2. Registro presupuestal. Una vez suscrita la minuta por el contratista, el Área Apoyo a la Contratación o la Subdirección Administrativa y Financiera, según el caso, solicitará al Área de Presupuesto se efectúe el registro presupuestal, el cual deberá ser allegado por el funcionario responsable dentro de las 24 horas siguientes a su expedición.

1.3. Legalización del contrato. El Área Apoyo a la Contratación o la Subdirección Administrativa y Financiera, según el caso, verificará la constitución de la garantía, el pago de los derechos de publicación del contrato y el pago del impuesto de timbre.

1.4. Aprobación de la garantía. El Área Apoyo a la Contratación o la Subdirección Administrativa y Financiera, según el caso, aprobará la garantía otorgada por el Contratista.

Para la aprobación de las garantías, el Área Apoyo a la Contratación o la Subdirección Administrativa y Financiera, según el caso, contará con un término máximo de cinco (5) días hábiles, contados desde que le son radicados los originales de las pólizas exigidas, y en el evento, que de requerir requisitos de legalización adicionales, como publicaciones o impuestos, este término empezará a contarse a partir de que se acredite el cumplimiento de todos estos. Así mismo, en el evento de requerirse modificaciones a las garantías constituidas, el Área Apoyo a la Contratación o la Subdirección Administrativa y Financiera, según el caso, contará con un término igual al inicial para la aprobación respectiva, contados desde que son radicados los documentos con los ajustes o correcciones solicitados.

1.5. Trámite con las minutas. El Área Apoyo a la Contratación o la Subdirección Administrativa y Financiera, según el caso, se encargará de:

• Realizar los trámites de la aprobación, legalización y numeración de los contratos que suscriba el IDRD.

• Llevar en un solo consecutivo numérico la relación de los contratos.

• Elaborar la base de datos por año fiscal de los contratos celebrados por el IDRD, determinando por lo menos los siguientes aspectos: fecha de suscripción; número del contrato, nombre del Contratista, objeto, garantías, plazo, número de registro presupuestal, dependencia solicitante, clase de contrato, estado (vigente, en liquidación, liquidado, proceso administrativo, u otras incidencias del mismo), y observaciones.

• Organizar, actualizar y custodiar el archivo de los contratos.

• Verificar los soportes de los contratos que suscriba el IDRD y requerirlos a las diferentes dependencias, contratistas, interventores, supervisores cuando fuere necesario.

• Revisar las actas de liquidación de los contratos elaboradas por la Dependencia que dio origen al contrato.

• Elaborar y presentar los informes que sobre el tema de contratación requieran los organismos de control con la periodicidad por ellos exigidos, así como la información requerida por los diferentes organismos del Estado.

• Las demás que sean necesarias para el desarrollo de esta actividad.

2. SUSCRIPCIÓN Y LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO: El trámite para la suscripción y legalización del contrato o convenio lo adelantará el Área Apoyo a la Contratación o la Subdirección Administrativa y Financiera, según el caso, atendiendo las siguientes previsiones:

• El texto del contrato deberá corresponder a la minuta o a las condiciones generales que hacen parte del pliego de condiciones.

• El contratista constituirá la garantía única de conformidad con lo dispuesto en el contrato y la normativa vigente sobre la materia.

• La parte obligada cancelará los derechos de publicación y de impuesto de timbre, en los términos y condiciones previstos en las reglamentaciones correspondientes.

El expediente original de cada contrato reposará en la Subdirección Administrativa y Financiera o el Área Apoyo a la Contratación, según el caso. Y tratándose de contratos celebrados con cargo al presupuesto de los Fondos de Desarrollo Local, su custodia será de responsabilidad de la Oficina Asesora de Asuntos Locales.

2.1. ESTIPULACIONES CONTRACTUALES MÍNIMAS: Los contratos que celebre el IDRD deben contener como mínimo las siguientes cláusulas comunes, previa la identificación de las partes y las consideraciones:

2.1.1. IDENTIFICACIÓN DE LAS PARTES: En la parte inicial del contrato deben identificarse plenamente las partes que lo celebran.

Con relación al IDRD, se debe precisar el NIT de la entidad, así como el nombre, documento de identificación, cargo y normas que facultan al funcionario que en su representación suscribe el contrato.

El contratista deberá identificarse por su nombre, documento de identificación, y si actúa en forma personal o en representación de una persona jurídica, consorcio o unión temporal.

Si el contratista es colombiano (hombre) y menor de cincuenta (50) años, a pesar de que el IDRD no puede exigirle la presentación de la libreta militar, sí debe verificar el cumplimiento de esta obligación, en coordinación con la autoridad militar competente. Si el contratista voluntaria y espontáneamente desea exhibir este documento, se entenderá cumplido este requisito y no será necesario acudir a la autoridad militar (Decreto Ley 2150 de 1995 Art. 111).

2.1.2 CONSIDERACIONES: Explicación sucinta de las razones o motivos que dieron origen a la contratación, tanto legal como técnica, y la manifestación expresa del contratista de que no se encuentra incurso en inhabilidades e incompatibilidades para celebrar contratos con el Estado.

2.1.3. OBJETO DEL CONTRATO: El objeto del contrato lo constituye el efecto directo que la administración se propone alcanzar.

El objeto debe precisarse con toda claridad en el texto del contrato, y reunir todas las especificaciones de los bienes, obras o servicios, en cuanto a su descripción, cantidad, calidad y demás características que eviten cualquier tipo de confusión durante su ejecución.

2.1.4. VALOR Y FORMA DE PAGO: El valor del contrato lo constituye la remuneración pactada a favor del contratista, como contraprestación directa por cumplimiento de sus obligaciones, e incluye los impuestos que estén a cargo del contratista. Así mismo, se deberá identificar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal que ampara el compromiso contractual.

Para el manejo de los recursos entregados al contratista a título de anticipo amortizable, éste deberá abrir en entidad bancaria cuenta separada o especial a nombre del contratista y del IDRD, la cual debe generar rendimientos financieros, que pertenecen al IDRD y deben ingresar a la entidad antes de la liquidación del contrato.

Tanto el anticipo amortizable (préstamo de la entidad), como el pago anticipado (abono en cuenta), no pueden ser superiores al 50% del valor total del contrato. Se aclara que solo se pacta anticipo o pago anticipado cuando existan motivos que lo justifiquen.

2.1.5. PLAZO Y VIGENCIA DEL CONTRATO: El plazo del contrato hace referencia al término de ejecución del objeto contractual, y la vigencia al término comprendido entre la legalización y liquidación del contrato.

El plazo de ejecución es el término dentro del cual el contratista debe cumplir con sus obligaciones, fundamentalmente la realización del objeto contractual y el IDRD puede hacer uso de sus poderes excepcionales. Este plazo empezará a contarse a partir de la suscripción del acta de iniciación o del cumplimiento de los requisitos de ejecución del contrato.

2.1.6. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: En el contrato han de estipularse claramente todas las actividades que el contratista debe ejecutar para cumplir con el objeto pactado y las reglas que se han de respetar para garantizar la debida ejecución del mismo, por ejemplo presentación de informes, obligación de atender los requerimientos hechos por el interventor, entre otros.

Se debe incluir una cita sobre el cumplimiento de los deberes del contratista previstos en la Ley, en especial los señalados en el Artículo 5 numerales 2º y 4º de la Ley 80 de 1993.

En los contratos de prestación de servicios, se debe estipular la obligación del contratista de presentar mensualmente al Área Apoyo a la Contratación, un informe con el visto bueno del supervisor, dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes.

Así mismo, en todos los contratos, debe quedar estipulada la obligación del contratista de participar con calidad y oportunidad requerida en la implementación y mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de Calidad – SGC y del Modelo Estándar de Control Interno – MECI, dentro de los parámetros de la norma técnica y de acuerdo a las directrices de la administración del IDRD.

2.1.7. LAS GARANTÍAS: Los contratistas prestarán garantía para el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato.

2.1.7.1. RIESGOS AMPARADOS: La garantía debe cubrir cualquier hecho constitutivo de incumplimiento por parte del contratista.

Los riesgos amparados, su valor y vigencia son:

• Buen manejo y correcta inversión del anticipo o pago anticipado: El valor de este amparo debe ser equivalente al cien por ciento (100%) del monto que el contratista reciba en calidad de anticipo o como pago anticipado. La vigencia de este amparo debe cubrir el término del contrato y el de su liquidación.

• Cumplimiento: El valor del amparo por este concepto no puede ser inferior al monto de la cláusula penal pecuniaria, ni al diez por ciento (10%) del valor del contrato y debe estar vigente por el término del contrato y el de su liquidación.

• Pago de Salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones: Este riesgo ampara el pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones del personal que el contratista emplee en el país para la ejecución del contrato y solo se exige en el contrato de prestaciones de servicios y en los de obra en los que de acuerdo con lo estipulado, el contratista emplee terceros personas para el cumplimiento de sus obligaciones, así como en los demás en que el IDRD lo considere necesario en virtud de lo establecido en el Art. 34 del Código Sustantivo del Trabajo (Decreto 679 Art. 17).

El valor mínimo de este amparo debe ser equivalente al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato, y su vigencia debe extenderse por el término del contrato y tres años más.

• Estabilidad de la obra: Su valor se determina de acuerdo con el objeto del contrato, pero su vigencia no puede ser inferior a cinco (5) años.

• Calidad del bien o servicio y provisión de repuestos y accesorios: El valor de estos amparos se determinan en cada caso teniendo en cuanta los términos, objeto y valor del contrato, y su vigencia debe cubrir cuando menos el lapso en que, de acuerdo con el contrato y la legislación civil comercial, el contratista debe responder por la garantía mínima presunta, por vicios ocultos y por el funcionamiento de los bienes.

• Póliza de responsabilidad civil extracontractual: El IDRD exigirá en los contratos de obras o en el contrato que lo considere conveniente, adicionalmente a la garantía de cumplimiento, una póliza de responsabilidad civil por daños que puedan producir a terceros el desarrollo del contrato. El valor y duración serán determinados de conformidad con el riesgo probable en la ejecución de la relación negocial.

2.1.7.2. APROBACIÓN: La aprobación de la garantía es un requisito para la ejecución del contrato, tal como lo dispone el artículo 41 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.

La garantía se aprobará por el (la) Coordinador (a) del Área Apoyo a la Contratación o el Subdirector Administrativo y Financiero, este último si el contrato es de mínima cuantía, siempre y cuando reúna las condiciones de amparos, vigencia y valor estipuladas en el contrato. Para la aprobación de las garantías, el Área Apoyo a la Contratación o la Subdirección Administrativa y Financiera, según el caso, contará con un término máximo de cinco (5) días hábiles, contados desde que le son radicados los originales de las pólizas exigidas, y en el evento, que de requerir requisitos de legalización adicionales, como publicaciones o impuestos, este término empezará a contarse a partir de que se acredite el cumplimiento de todos estos.

PARÁGRAFO: La minuta que se establezca del respectivo contrato, podrá prescindir de cualquiera de las estipulaciones mínimas contractuales arriba referidas, siempre y cuando éstos aspectos queden establecidos en el pliego de condiciones del proceso selectivo de que se trate.

3. DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS: En los procesos de Licitación Pública, Selección Abreviada y Concurso de Méritos, el procedimiento para la devolución de propuestas y garantías, una vez finalizado el proceso selectivo, será el siguiente:

3.1. DEVOLUCIÓN DE LA GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA: A los proponentes que ocupen el segundo y tercer lugar en la adjudicación, se les devolverá la garantía de seriedad de la propuesta dentro de los tres (3) meses siguientes a la adjudicación; a los demás proponentes se les devolverá dentro de los cinco (5) días siguientes a la misma, en uno u otro caso a solicitud de parte.

Para tal efecto, deberán presentar una solicitud escrita, elevada por el representante legal de la persona jurídica o del Consorcio, o Unión Temporal, o por la persona natural proponente, al Área Apoyo a la Contratación, dentro del término arriba referido.

3.2. DEVOLUCIÓN DE LAS PROPUESTAS: A solicitud del (los) proponente (s) no favorecido (s) con la adjudicación, las copias de las propuestas no ganadoras serán devueltas dentro de los tres (3) meses siguientes a la fecha de la adjudicación, de no haber solicitud el Área Apoyo a la Contratación procederá a su destrucción. El original de la propuesta no ganadora, será archivado en los términos de las disposiciones legales vigentes.

La solicitud deberá efectuarse en los mismos términos previstos en el numeral 3.1 de este Capítulo.

4. CONTROL Y SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO. El IDRD controlará la ejecución de contratos mediante la interventoría y supervisión que, para cada caso particular, designe y establezca la autoridad delegataria que corresponda.

4.1. LA INTERVENTORÍA.

4.1.1. Definición. Sin perjuicio de lo establecido en el Manual de Interventoría de Obra Pública y Consultoría, adoptado mediante resolución 420 del 3 de octubre de 2008, se entiende por interventoría el conjunto de funciones desempeñadas por una persona natural o jurídica, para llevar a cabo el control, seguimiento y apoyo de la ejecución de los contratos tendientes a asegurar su correcta ejecución y cumplimiento, de acuerdo con lo previsto en las normas vigentes, en lo estipulado en el respectivo contrato y lo dispuesto en la presente Resolución.

4.1.2. Alcance de la Interventoría. La función de interventoría implica acciones de carácter administrativo, técnico, financiero y legal, todas ellas con la finalidad de verificar el cumplimiento del compromiso y la satisfacción de los intereses del Estado, premisa fundamental de la contratación pública.

4.1.3. Principios que rigen la Interventoría. Sin perjuicio de los principios generales de la Contratación Estatal, la interventoría desarrollará su función en especial con arreglo a los principios de eficiencia, economía, eficacia e imparcialidad. En ese sentido:

• Cooperará con el IDRD y con el contratista en el logro de los objetivos contractuales pactados.

• Velará por la debida ejecución contractual, cumpliendo con los cronogramas establecidos, manteniéndolos debidamente actualizados.

• Velará por que los recursos sean ejecutados en forma adecuada.

• Responderá por los resultados de su gestión.

• Verificará el cumplimiento de las condiciones técnicas, económicas y financieras del contrato.

4.1.4. Finalidades de la Interventoría. Son finalidades de la interventoría:

• Garantizar la eficiente y oportuna inversión de los recursos públicos aplicados a los contratos.

• Asegurar que el contratista en la ejecución del contrato se ciña a los plazos, términos, condiciones técnicas y demás previsiones pactadas.

• Mantener permanente comunicación con el contratista y el IDRD.

• Propender por que no se generen conflictos entre las partes y adoptar medidas tendientes a solucionar eventuales controversias.

• Velar por que la ejecución del contrato no se interrumpa injustificadamente.

4.1.5. Facultades de la Interventoría. En ejercicio de la función de interventoría, el interventor está facultado para actuar conforme con lo establecido en la ley, lo previsto en el respectivo contrato y lo regulado por la presente Resolución. Compete al interventor:

• Exigir al contratista el cumplimiento de las obligaciones previstas en el contrato.

• Impartir instrucciones al contratista sobre el cumplimiento de las obligaciones.

• Exigir la información que considere necesaria, recomendar lo que estime y contribuya a la mejor ejecución del contrato, y en general adoptar las medidas que propendan por la óptima ejecución del objeto contratado.

• Dejar constancia escrita de todas sus actuaciones. Las órdenes e instrucciones que imparta son de obligatorio cumplimiento siempre y cuando estén en concordancia con la ley y lo pactado.

• Sugerir las medidas que considere necesarias para la mejor ejecución del objeto pactado.

• Comunicar al IDRD, a través del Supervisor del Contrato o de la autoridad delegataria correspondiente, las observaciones que pudieren poner en riesgo la ejecución del contrato, y si es el caso, a los organismos de control.

4.1.6. Funciones del Interventor. El interventor ejercerá las siguientes funciones:

4.1.6.1. Funciones Administrativas:

• Acopiar la documentación producida en la etapa precontractual que se requiera, a fin de contar con el máximo de información sobre el origen del contrato.

• Establecer mecanismos ágiles y eficientes para el desarrollo de la interventoría a su cargo.

• Evitar que sus decisiones interfieran injustificadamente en las acciones del contratista.

• Verificar que existan los permisos y licencias necesarios para la ejecución del objeto contractual.

• Llevar estricto control sobre la correspondencia que se produzca con el contratista, durante la ejecución del contrato, de tal forma que el IDRD intervenga oportunamente frente a las solicitudes presentadas.

• Organizar la información y documentos que se generen durante la ejecución del contrato, manteniéndola a disposición de los interesados y enviar, una vez se produzca, copia de la misma a la autoridad delegataria que corresponda y al Área Apoyo a la Contratación o a la Subdirección Administrativa y Financiera, según el caso.

• Coordinar con las dependencias del IDRD que tengan relación con la ejecución del contrato, para que éstas cumplan con sus obligaciones. Dentro de esta función se entiende incorporada la de efectuar seguimiento a las actuaciones contractuales.

• Definir los cronogramas que se seguirán durante el trámite de las etapas contractual y post-contractual.

• Integrar los comités a que haya lugar y participar de manera activa y responsable en su funcionamiento, dejando constancia de las diferentes reuniones que se celebren y decisiones que se adopten.

• Atender, tramitar o resolver toda consulta que eleve el contratista, de forma tal que se imprima agilidad al proceso de la solución de los problemas que se deriven del desarrollo de la actividad contractual.

• Tramitar las solicitudes de ingreso del personal y equipos del contratista o de personas externas a las áreas de influencia del contrato.

• Procurar que por causas atribuibles al IDRD no sobrevenga mayor onerosidad, es decir, se rompa el equilibrio financiero del contrato.

• Programar y coordinar con quien sea necesario reuniones periódicas para analizar el estado de ejecución y avance del contrato.

• Presentar informes sobre el estado de ejecución y avance de los contratos, con la periodicidad que se requiera, atendiendo el objeto y naturaleza de los mismos y un informe final de su ejecución.

• Exigir el cumplimiento de las normas de seguridad, higiene, salud ocupacional y ambiental que sean aplicables.

• Adelantar cualquier otra actuación administrativa necesaria para la correcta administración del contrato.

4.1.6.2. Funciones Técnicas:

• Verificar y aprobar la localización de los trabajos y de sus condiciones técnicas para iniciar y desarrollar el contrato, igualmente constatar - según el caso - la existencia de planos, diseños, licencias, autorizaciones, estudios, cálculos, especificaciones y demás consideraciones técnicas que estime necesarias para suscribir el acta de iniciación y la ejecución del objeto pactado.

• Verificar que el contratista suministre y mantenga el personal o equipo ofrecido, con las condiciones e idoneidad pactadas inicialmente y exigir su reemplazo cuando fuere necesario.

• Estudiar y decidir los requerimientos de carácter técnico que no impliquen modificaciones al contrato. En caso de requerir modificaciones Justificar y solicitar los ajustes a los contratos, aportando la documentación requerida para el efecto.

• Controlar el avance del contrato con base en el cronograma previsto y recomendar los ajustes a que haya lugar.

• Controlar e inspeccionar permanentemente la calidad de la obra, equipos, materiales, bienes, insumos y productos; ordenar y supervisar los ensayos o pruebas necesarias para el control de los mismos.

• Efectuar las justificaciones técnicas o económicas a que haya lugar y que se requieran durante las etapas contractual y postcontractual o en los requerimientos que para el efecto formule la autoridad delegataria correspondiente, el supervisor o el Área Apoyo a la Contratación, o la Subdirección Administrativa y Financiera, según el caso.

• Velar a fin de que se cumplan las normas, especificaciones técnicas y procedimientos previstos para la ejecución de las actividades contractuales y post-contractuales.

• Verificar las entregas de los bienes o la prestación de los servicios, de conformidad con lo establecido en los contratos correspondientes, dejando la constancia y justificación escrita respectiva.

• Proyectar las respuestas a los informes presentados o a las preguntas formuladas por los organismos de control del Estado o por cualquier autoridad o particular facultado para ello y someterlos a la aprobación del Área Apoyo a la Contratación o de la Subdirección Administrativa y Financiera, según el caso.

• Verificar, cuando a ello hubiere lugar, el reintegro al IDRD de los equipos, elementos y documentos suministrados por él; constatar su estado y cantidad.

• Abrir y llevar el libro o bitácora para registrar en él las novedades, órdenes e instrucciones impartidas durante el plazo del contrato.

• Llevar a cabo las demás actividades conducentes al desarrollo del objeto contractual, conforme con los requerimientos técnicos pertinentes.

• Certificar el cumplimiento del contrato en sus diferentes etapas de ejecución.

4.1.6.3. Funciones Financieras:

• Verificar que el contratista cumpla con los requisitos para la entrega del anticipo pactado, y constatar su correcta inversión. Para este efecto deberá exigir, según corresponda, la presentación del programa de utilización de personal y equipos durante la ejecución del contrato, el programa de flujos de fondos del contrato y el programa de inversión del anticipo.

• Revisar y tramitar ante la oficina o dependencia del IDRD que corresponda, las solicitudes de pago formuladas por el contratista, y llevar un registro cronológico de los pagos, ajustes y deducciones efectuados.

• Verificar que el contrato esté debidamente soportado con los recursos presupuéstales requeridos y en ese sentido, informar o solicitar a quien corresponda, a fin de obtener los certificados de disponibilidad, reserva y registro cuando se requiera.

• Revisar y aprobar las facturas y/o cuentas de cobro presentadas por el contratista.

• Aprobar los desembolsos o pagos a que haya lugar, previa verificación del cumplimiento de los requisitos legales y contractuales previstos para ello.

• Velar por la correcta ejecución presupuestal del contrato.

• Velar por la amortización total del anticipo, de acuerdo a lo estipulado contractualmente, si aquel fue pactado.

• Verificar que los trabajos o actividades adicionales que impliquen aumento del valor del contrato cuenten con la debida justificación técnica y el respaldo presupuestal y jurídico correspondiente.

• Verificar, de conformidad con los medios legalmente permitidos para el efecto, el cumplimiento de las obligaciones parafiscales y frente al Sistema de Seguridad Social Integral a cargo del contratista.

• Verificar el adecuado pago de los tributos a que hubiere lugar y que resulten de la actividad contractual y postcontractual.

4.1.6.4. Funciones de Carácter Legal:

• Una vez suscrito el contrato, verificar y exigir que se otorguen las garantías exigidas y velar por que estas permanezcan vigentes hasta su liquidación.

• Promover el oportuno ejercicio de las facultades de dirección y reorientación de la acción contractual que competen al IDRD, en especial el ejercicio de las prerrogativas extraordinarias y mecanismos de apremio previstas en la ley.

• Según el caso, verificar que los subcontratos estén debidamente aprobados.

• Emitir concepto sobre la viabilidad de suscribir adiciones o modificaciones a los contratos.

• Velar por el cumplimiento de las obligaciones laborales que se generen con relación al contrato suscrito.

• Estudiar y analizar las reclamaciones que presente el contratista y hacer las recomendaciones a que haya lugar.

• Suscribir todas las actas que se produzcan con ocasión de la ejecución del contrato.

• Preparar en conjunto con el contratista el acta de liquidación del contrato o proyectar dicha liquidación unilateral cuando las condiciones así lo ameriten.

• Velar por el oportuno trámite de las solicitudes y peticiones que hagan los particulares o las autoridades en relación con el desarrollo del contrato.

• Verificar que la ejecución contractual se desarrolle dentro del plazo o vigencia del contrato, y de acuerdo con los valores establecidos.

• Informar oportunamente los atrasos o situaciones o, en general, cualquier hecho que pueda dar origen a la toma de acciones de tipo contractual y/o aplicación de sanciones y, en general, al inicio y desarrollo de las actividades judiciales o extrajudiciales respectivas.

• Las demás que de conformidad con la normatividad vigente y con su naturaleza correspondan a la función de interventoría.

• Verificar que en los contratos llave en mano, de concesión o similares se agote en primera instancia la etapa de preinversión como requisito, para iniciar la de inversión.

4.1.7. Desempeño de la interventoría. Como regla general, la función de la interventoría deberá ser desempeñada por un solo interventor. No obstante cuando ello no sea posible o recomendable, el IDRD designará varios interventores o supervisores, para lo cual señalará con precisión las obligaciones y responsabilidades de cada uno ellos.

4.1.8. Calidades del interventor. La autoridad delegataria establecerá para cada caso y atendiendo a las particularidades del objeto contractual, el perfil profesional o institucional que debe satisfacer la persona natural o jurídica o el servidor público que desempeñará las funciones de interventoría. En todo caso, la interventoría debe ser atendida a través de personal con formación profesional en el área respectiva, que acredite la experiencia necesaria para cumplir adecuadamente con sus funciones.

4.1.9. Prohibiciones del Interventor. Sin perjuicio de las normas que regulan las inhabilidades e incompatibilidades, las prohibiciones y deberes, el IDRD se abstendrá de designar interventor a quien se encuentre en situación de conflicto de intereses que pueda afectar el ejercicio imparcial y objetivo de la interventoría, o esté incurso en alguna conducta contemplada en la Ley 734 de 2002. A los interventores les está prohibido:

• Adoptar decisiones que impliquen modificación del contrato sin el lleno de los requisitos legales pertinentes.

• Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas de la entidad contratante o del contratista.

• Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo.

• Entrabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el contrato.

• Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en el contrato.

• Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato.

• Gestionar indebidamente a título personal asuntos relativos con el contrato.

• Exigir al contratista renuncias a cambio de modificaciones o adiciones al contrato.

• Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones.

• Celebrar acuerdos o suscribir documentos que tengan por finalidad o como efecto establecer obligaciones a cargo del Instituto, salvo aquellas relacionadas directamente con la actividad de interventoría y que no modifiquen, adicionen o prorroguen las obligaciones a cargo del Instituto.

4.1.10. Oportunidad para designar el Interventor. La interventoría podrá constituirse o designarse desde la fase precontractual, de manera que asegure su participación y conocimiento del proyecto, en la medida en que la complejidad de las labores a realizar en la ejecución del contrato así lo requieran. La participación del interventor en la fase precontractual, cuando a ello hubiere lugar, tendrá carácter eminentemente consultivo. En todo caso la designación o contratación se hará a más tardar, dentro de los tres (3) días siguientes a la firma del contrato, materia de la supervisión o interventoría.

En el estudio previo se dejará constancia de la necesidad de realizar o no la contratación de interventoría externa, que de ser así, requiere el trámite en forma paralela el estudio previo para la contratación del interventor, de conformidad con el procedimiento que le sea exigible.

4.1.11. Actas. En desarrollo de la interventoría o supervisión de los contratos, el interventor o supervisor deberá suscribir las actas que requiera de acuerdo con la naturaleza y objeto del contrato o convenio.

Para que surtan sus efectos, las siguientes actas requerirán de la suscripción del delegatario y/o del Director General del IDRD, según el caso:

• Actas en las cuales se reconozcan créditos y obligaciones patrimoniales que deba asumir el IDRD.

• Actas que reconozcan obligaciones generadoras de pago a favor del contratista.

• Actas de modificación, adición, ampliación, aclaración de las prestaciones contratadas, suspensión y reiniciación del plazo.

Actas de terminación.

• Actas de liquidación.

Todas las actas que se elaboren en desarrollo del contrato, deberán ser allegadas por el supervisor o interventor del contrato, a más tardar el día hábil siguiente a su realización, al Área Apoyo a la Contratación o la dependencia que tenga a su cargo la custodia del archivo de la carpeta del contrato.

4.1.12. Actividades y procedimientos a cargo del interventor. Sin perjuicio de las actividades a su cargo, según lo dispuesto en los numerales anteriores, los interventores deberán ajustarse a los procedimientos que a continuación se mencionan:

4.1.12.1. Etapa contractual. Una vez perfeccionado el contrato correspondiente y durante la ejecución contractual, el interventor deberá adelantar las siguientes gestiones específicas:

• El interventor del contrato no autorizará el inicio de la ejecución contractual antes de que se encuentren satisfechos los requisitos legal o contractualmente previstos para el efecto.

• En caso de que el interventor constate el incumplimiento de las obligaciones a cargo del Contratista y no sea posible obtener su cumplimiento a través de las actividades ordinarias de interventoría, deberá dar aviso inmediato a la autoridad delegataria respectiva y al Área Apoyo a la Contratación o a la Subdirección Administrativa y Financiera, según se trate, a fin de que se evalúe la situación. En la comunicación respectiva, el interventor describirá con detalle los hechos que han motivado tal aviso, señalando, si es del caso, el tipo de daños sufridos por el IDRD, así como su cuantía. En caso de que el tipo de daños y su cuantía no pueda definirse con exactitud al momento de la comunicación, el interventor deberá presentar un estimativo aproximado.

• Al interventor del contrato le corresponde tramitar y autorizar los pagos a favor del contratista cumpliendo para ello las disposiciones contractuales y las demás condiciones previstas legalmente.

• El interventor deberá verificar la correcta inversión del anticipo en los casos en los que este se hubiese previsto.

4.1.12.2. Etapa postcontractual. Una vez terminado el contrato por cualquiera de las causas legal o contractualmente establecidas, el interventor deberá adelantar el siguiente procedimiento:

• En el momento en que se termine o deba terminarse el contrato, deberá dar aviso de tal circunstancia al área competente para que se proceda a elaborar el acta de terminación. Dicho aviso deberá estar acompañado del informe de interventoría correspondiente.

• En caso de que el acta de terminación no pueda ser suscrita por la totalidad de las partes, deberá elaborarse, a solicitud del interventor del contrato, un documento en el que se deje constancia de las causas de la terminación y la fecha de la misma.

• El interventor del contrato elaborará la liquidación financiera y el balance de la ejecución contractual con fundamento en los informes y certificaciones requeridas para el efecto, incluyendo la constancia de pagos expedida por el IDRD. Tal liquidación, acompañada de los soportes documentales correspondientes, será remitida por el interventor al área correspondiente, según el caso, para su revisión a fin del aprobar el acta de liquidación. Los soportes documentales remitidos por el interventor del contrato deberán dar cuenta del nivel de cumplimiento del objeto y las obligaciones adquiridas por el contratista, incluyendo un informe que indique claramente como fue desarrollado el respectivo contrato.

• Una vez elaborada el acta de liquidación por el área competente, el interventor procederá a suscribirla. Así mismo, el interventor del contrato deberá adelantar todas las gestiones posibles a fin de que el acta de liquidación sea suscrita por el contratista.

• El interventor del contrato remitirá al área competente, según el caso, el acta de liquidación debidamente suscrita por él y por el contratista a fin de que el área adelante los tramites siguientes.

• En el caso de que la liquidación deba llevarse a cabo unilateralmente el interventor deberá seguir el mismo procedimiento previsto en este numeral con excepción del trámite de suscripción por parte del Contratista.

• Si el contrato no fue ejecutado a satisfacción y de conformidad con lo previsto contractualmente, el interventor deberá solicitar a la autoridad delegataria y al Área Apoyo a la Contratación o a la Subdirección Administrativa y Financiera, según el caso, la adopción de las medidas a que haya lugar y la declaratoria de siniestro ante la aseguradora, si fuere del caso.

4.2. LA SUPERVISIÓN.

Para todos aquellos casos en los que el IDRD haya contratado interventoría externa, se designará en la respectiva dependencia, un Supervisor que verificará el cumplimiento del contrato de interventoría y el desarrollo del proyecto.

4.2.1. Definición. Se entenderá por supervisión el conjunto de funciones desempeñadas por servidores públicos para efectuar seguimiento del proyecto con la finalidad de mantener permanentemente informado al ordenador del gasto de sus avances y las dificultades que se puedan presentar.

4.2.2. Calidades del Supervisor. La autoridad delegataria establecerá para cada caso y atendiendo a las particularidades del objeto contractual, el perfil que debe satisfacer el servidor público que desempeñará las funciones de supervisor. En todo caso, debe tener formación en el área respectiva y acreditar experiencia necesaria para cumplir adecuadamente con sus funciones. Podrán ser supervisores los servidores públicos que ocupen cargos del nivel profesional o de superior jerarquía de la planta de personal del IDRD, cuyas funciones tengan relación directa con la ejecución del objeto del contrato o convenio.

4.2.3. Funciones: Son funciones del supervisor:

• Ejercer las funciones de supervisor sobre los contratos de interventoría. En este caso el supervisor ejercerá las funciones previstas para el interventor en la presente Resolución.

• Efectuar control general sobre la debida ejecución de los contratos. Para este efecto deberá establecer mecanismos de coordinación con la interventoría y el contratista que le permitan mantener perfectamente enterado de la ejecución del proyecto al delegatario. En desarrollo de esta función, el supervisor, impartirá las instrucciones y efectuará las recomendaciones necesarias para el desarrollo exitoso del proyecto.

• Comunicar a la autoridad delegataria correspondiente, las circunstancias que pudieren poner en riesgo la ejecución del contrato de interventoría o la ejecución del contrato sometido a ella.

4.3. Reglas de interpretación. La enunciación de las actividades a cargo de los supervisores señaladas no tiene un carácter taxativo. En consecuencia, también se encontrarán a cargo de los supervisores aquellas actividades (i) que posteriormente se establezcan por el representante legal de la entidad, o por las personas autorizadas para ello y (ii) que por su naturaleza sean necesarias para ejecutar adecuadamente la supervisión.

5. TRÁMITE RECURSOS DE VÍA GUBERNATIVA PRESENTADOS EN DESARROLLO O CON OCASIÓN DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL: De conformidad con lo previsto por el Código Contencioso Administrativo, en concordancia con lo establecido por la Ley 80 de 1993, el recurso debe ser presentado dentro del término legal, radicado en la oficina de correspondencia del IDRD, dirigido a la autoridad delegataria que corresponda.

Recibido por ésta, contará con un término máximo de tres (3) días hábiles, para remitirlo al Área Apoyo a la Contratación, con un concepto técnico, si el tema sometido a consideración así lo amerita.

Una vez recibido por el Área Apoyo a la Contratación, el Coordinador designará un profesional encargado de proyectar el acto administrativo que resuelve el recurso, para lo cual contará con un término máximo de diez (10) días hábiles.

El acto administrativo que resuelve el recurso será suscrito por la autoridad delegataria que corresponda, y su procedimiento de notificación se surtirá por parte del Área Apoyo a la Contratación, en los términos del Código Contencioso Administrativo.

6. ADICIONES, PRÓRROGAS, MODIFICACIONES, SUSPENSIONES, Y TERMINACIONES ANTICIPADAS:

En caso de ser requeridas modificaciones a los contratos, la autoridad delegataria correspondiente deberá identificar la necesidad y remitir la solicitud al Área de Apoyo a la Contratación o a la Subdirección Administrativa, según sea el caso, con el visto bueno del supervisor o del interventor.

Si la solicitud es de adición del contrato en dinero, deberá llevar estudios previos requeridos, según el caso, y se surtirá el mismo trámite aquí previsto ante la oficina de Planeación y el área de presupuesto, y deberá allegarse la respectiva disponibilidad presupuestal.

En caso de ser requeridas prórrogas a los contratos, se deberá identificar la necesidad y remitir la solicitud al Área de Apoyo a la Contratación o a la Subdirección Administrativa y Financiera, según el caso, con el visto bueno del supervisor o del interventor.

La solicitud deberá allegarse por lo menos con quince (15) días calendario de anticipación a la fecha de vencimiento del contrato, y cuando se trate de contratos de mínima cuantía, por lo menos con tres (3) días calendario de anticipación a la fecha de vencimiento del mismo.

Las adiciones deben estar debidamente justificadas, donde se establezcan los hechos imprevisibles e irresistibles que originan la necesidad, so pena de incumplimiento del principio de transparencia.

En caso de suspensiones, por eventos de fuerza mayor o caso fortuito, se suscribirá un acta entre las partes y el supervisor donde conste tal situación, cuya elaboración será de responsabilidad del Área Apoyo a la Contratación o la Subdirección Administrativa y Financiera, según corresponda, teniendo en cuenta quien proyectó por competencia el contrato principal, previa justificación remitida por la autoridad delegataria que corresponda.

En caso de que la suspensión sea a solicitud del contratista, el supervisor deberá emitir visto bueno sobre la sustentación que presente este, y se procederá a remitir por parte de la autoridad delegataria que corresponda, la solicitud de elaboración del acta respectiva.

El término de suspensión no será computable para efecto del plazo de ejecución del contrato, ni dará derecho a exigir indemnización, sobrecostos o reajustes, ni a reclamar gastos diferentes a los pactados en el contrato y se debe exigir al contratista en el acta de suspensión y en la de reanudación, el compromiso de presentar certificado de modificación de la garantía única, ampliando su vigencia por el término que dure la suspensión. En todo caso, la suspensión solo podrá ejecutarse una vez haya sido debidamente legalizado ante el Área Apoyo a la Contratación o ante la Subdirección Administrativa y Financiera.

En caso de terminaciones anticipadas, deberá soportarse la solicitud con la justificación legal y fáctica que da origen a la decisión, y deberá someterse al Comité de Contratación para que emita su recomendación, en los términos del presente acto administrativo.

7. EL DEBIDO PROCESO EN LA CONTRATACIÓN.

Para efecto de garantizar el debido proceso y en especial el derecho de defensa en la imposición de sanciones y el ejercicio de facultades excepcionales se observarán las siguientes reglas:

Cuando en el desarrollo de un contrato se observe incumplimientos parciales del contratista en su ejecución, a instancias del interventor y/o supervisor, se seguirá el siguiente procedimiento:

Se informará al contratista mediante comunicación suscrita por el Subdirector que corresponda, con copia a la aseguradora o banco garante, sobre las falencias y problemas que se han encontrado en la ejecución de las obligaciones contractuales.

Una vez reciba la comunicación el contratista cuenta con el término de tres (3) días hábiles para presentar las explicaciones a que haya lugar, mediante comunicación escrita.

Posteriormente el Supervisor y/o Interventor junto con el ordenador del gasto efectuarán un análisis de los argumentos esgrimidos por el contratista y adoptará la decisión correspondiente mediante acto administrativo. Para el efecto deberá analizarse si los hechos del resorte del contratista que dan origen al incumplimiento, ponen en peligro el objetivo buscado por el IDRD, la adecuada prestación del servicio y/o la parálisis de éste. En este evento, la autoridad delegataria correspondiente, procederá a expedir multas de carácter apremiante o sancionatorio, según el caso. Estas multas deberán contener cuanto menos los siguientes aspectos:

• La motivación que da origen a la sanción, con hechos, circunstancias, lugar y época en que estos ocurren u ocurrieron.

• Valor de la sanción, el que guardará consonancia porcentual con el contrato, sin sobrepasar el 10% de su valor. Todo ello de conformidad con lo estipulado tanto en el pliego de condiciones como en el respectivo contrato.

• La inscripción en el libro de sanciones que deberá llevar el IDRD, como la del contratista.

• La exigibilidad de la garantía de cumplimiento, en el riesgo correspondiente, cuando a ello hubiere lugar.

• El apremio al cumplimiento, so pena de declararse la caducidad en el evento en el que se ponga en peligro la ejecución del servicio o la continuidad de éste.

• Notificación a la compañía de seguros o al Banco garante, correspondiente de la ocurrencia del siniestro.

• El IDRD debe comunicar a la Cámara de Comercio de su jurisdicción el nombre del contratista a quien le ha declarado la multa.

8. CESIÓN DEL CONTRATO:

Los contratos estatales se celebran en consideración a la capacidad, calidades y habilidades del contratista. Es lo que comúnmente se denomina intuito persona, en consideración a la persona misma y no a otra. Por ello el acto de ceder o entregar la ejecución del contrato a una persona diferente a la que celebró el contrato, requiere de autorización del ordenador del gasto que corresponda.

La cesión también opera para los casos en los cuales sobrevenga una inhabilidad o incompatibilidad al contratista, durante el periodo de ejecución del contrato. En este caso el contratista debe, de ser ello posible, ceder el contrato previa autorización escrita del IDRD; en caso contrario, se dispondrá su liquidación.

En cualquier caso, la cesión se hará constar por escrito precisando que los deberes y obligaciones, así como los derechos del contratista (cedente), pasan íntegramente al cesionario, salvo que en el acuerdo existente entre cedente y cesionario se produzcan las reservas de derecho en favor de aquél, que no afecten los intereses del IDRD. Sin embargo, en ningún caso podrá haber cesión del contrato entre quienes integran el consorcio o la unión temporal.

Para este efecto, el supervisor y/o interventor del contrato emitirá un concepto que será remitido al Área Apoyo a la Contratación o a la Subdirección Administrativa y Financiera, según sea el caso, con el visto bueno de la autoridad delegataria que corresponda. El Área Apoyo a la Contratación o la Subdirección Administrativa y Financiera, contará con un término máximo de 10 (diez) días hábiles para proyectar el acto de cesión en caso de considerarlo viable y ajustado a las disposiciones vigentes, en caso contrario dentro de ese mismo término, deberá devolverlo a la Subdirección de origen, con indicación de las razones por las cuales recomienda la improcedencia de la cesión, o los documentos soportes faltantes, necesarios para el trámite de la misma.

A la solicitud de cesión, además de lo referido se deberá acompañar:

• Solicitud suscrita por la autoridad delegataria que corresponda.

• Solicitud dirigida al IDRD por parte del contratista cedente y del posible cesionario.

• Visto bueno del supervisor y/o interventor del contrato.

• Documentos que acrediten la existencia y representación legal del posible cesionario, entre ellos, Certificado de Cámara de Comercio con una vigencia no superior a un mes de expedido, copia de la cédula del representante legal, y documentos financieros y de experiencia de conformidad con lo solicitado en el pliego de condiciones correspondiente, que acrediten sus condiciones jurídicas, financieras y técnicas, en igualdad o superior condiciones que el proponente Cedente.

9. ANTICIPOS, PAGO ANTICIPADO Y SALDO:

Anticipo es todo pago que se hace antes de que el contratista cumpla sus obligaciones. Se podrá pactar el pago anticipado o la entrega de anticipos; pero su monto no podrá exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato. A pesar de que la ley no precisa distinción entre estas dos figuras, se entiende anticipo cuando su pago propende a financiar la iniciación y parte del objeto contratado, que se debe invertir en los gastos propios del objeto contratado, que debe amortizarse en cada cuenta, su inversión está sujeta al control del IDRD a través del Interventor, bien sea externo o directo por parte de la entidad. Esta figura se pacta usualmente en los contratos de tracto sucesivo. Para que el IDRD pueda entregar un anticipo, será indispensable la aprobación de la correspondiente garantía.

El IDRD tendrá como política general abstenerse de pactar anticipos, excepto en los contratos de obra, previa justificación de la Subdirección correspondiente. En los demás eventos, se evaluará en cada caso, en el Comité de Contratación, la procedencia y necesidad del anticipo.

En el pago anticipado, por el contrario, su gasto no está sometido a control, porque la garantía a diferencia de lo que acontece con el anticipo, no ampara su buen uso, sino el cumplimiento de una obligación, no su correcta utilización. Sobre los dineros por concepto de pago anticipado, tiene disposición el contratista; pero deben ser empleados para el cumplimiento del objeto contractual. El mal manejo de los recursos anticipados dará lugar a la imposición de la cláusula penal de apremio. Cuando a juicio del IDRD, el mal manejo de los recursos sea grave y el contratista no haya rectificado su conducta, a pesar de la imposición de la cláusula penal, el IDRD podrá poner fin al contrato y hacer efectiva la cláusula penal por incumplimiento.

El IDRD se reserva el derecho de controlar el pago de anticipos.

10. GENERALIDADES DE LOS CONTRATISTAS:

10.1. RÉGIMEN DE INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES, PROHIBICIONES Y CONFLICTOS DE INTERÉSES:

No podrán participar en los procesos de selección ni celebrar contratos con el IDRD, las personas que se encuentren incursas en causales de inhabilidad, incompatibilidad y prohibiciones señaladas por la Constitución y la ley para la contratación de las entidades estatales.

En cuanto a las inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes que surjan dentro del curso del proceso de selección se entenderá que el oferente o proponente renuncia a su participación y a los derechos surgidos del mismo, así como si ella sobreviene una vez adjudicado el contrato y antes de su perfeccionamiento.

En este evento, el IDRD podrá continuar la ejecución del objeto del contrato con el segundo mejor calificado que haya cumplido los requisitos del proceso de selección respectivo, siempre y cuando éste mantenga la oferta que había presentado, si es del caso ajustándola al porcentaje de ejecución del objeto contratado y al incremento del último índice de precios al consumidor calculado por el DANE, para el año en curso.

Si la inhabilidad o incompatibilidad sobreviene en uno de los miembros de un consorcio o unión temporal, éste cederá su participación a un tercero, previa autorización escrita del IDRD.

A falta de tal autorización, el IDRD podrá poner fin al contrato, si a su juicio el miembro del consorcio o de la unión temporal que no se encuentre inhabilitado carece de la capacidad necesaria para ejecutarlo adecuadamente, sin que ello de lugar a resarcimiento alguno a favor del contratista.

10.2. DURACIÓN DE LAS PERSONAS JURÍDICAS

El IDRD no contratará con personas jurídicas cuyo término de duración sea inferior al plazo del contrato y un año más.

10.3. CONTRATISTA EXTRANJERO

Cuando el proponente o contratista sea persona extranjera, deberá acreditar su existencia y representación legal o Registro Mercantil, de conformidad con lo dispuesto para el efecto por el Código de Procedimiento Civil y el Código de Comercio; sin perjuicio de la obligación que imponen dichos Códigos a las personas extranjeras que desarrollan actividades permanentes en Colombia, de constituir apoderados o sucursales en el País. En los pliegos de condiciones y en los contratos, se pactará que cuando la ejecución del objeto de estos últimos, implique la realización por parte del contratista de actos en el País durante el término superior a tres meses, se deberá constituir apoderado en Colombia, por el término del contrato y seis meses más. Lo anterior, sin perjuicio de la obligación de cumplimiento de las exigencias previstas en el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007.

Así las cosas, cuando se trate de contratos de obra o de prestación de servicios, en los pliegos de condiciones, se referirá la obligación contenida en el Código de Comercio de acreditar la constitución de una sucursal en el País, tratándose de personas jurídicas, previo al inicio de la ejecución del Contrato. Por su parte, en los demás contratos, se exigirá el documento equivalente en su País al Certificado de Existencia y Representación Legal o Registro Mercantil, (según se trate de persona jurídica o persona natural), presentado conforme a las normas y tratados vigentes en la materia.

Igualmente, se deberá dar aplicación a lo previsto en el Decreto 643 de 2004, Decreto 4000 de 2004, Decreto 4248 de 2004 y al memorando del 4 de mayo de 2007 emanado del Área Apoyo a la Contratación, con el fin de dar cumplimiento a las exigencias del Departamento Administrativo de Seguridad – DAS-.

10. LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS. En cumplimiento de lo establecido en el artículo 60 de la ley 80 de 1993 y el Artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 serán objeto de liquidación los contratos de ejecución sucesiva y aquellos que lo requieran por reportar a su terminación obligaciones pendientes de determinar, o por su terminación en forma anormal. Para la liquidación el delegatario tendrá en cuenta los siguientes parámetros:

Liquidación de mutuo acuerdo. Se realizará la liquidación de mutuo acuerdo dentro del plazo fijado en los pliegos de condiciones, o dentro del que se hubiere convenido con el contratista. En caso que no se haya previsto o acordado término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses, siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación.

Liquidación unilateral. En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le realice el Interventor, o no se llegue a un acuerdo sobre su contenido, el IDRD ordenará la liquidación del contrato mediante acto administrativo motivado dentro de los dos (2) meses siguientes, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 136 del Código Contencioso Administrativo y el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007.  

Alcance. Se efectuará un balance de la ejecución de las prestaciones del contrato o convenio y se suscribirán los acuerdos con el fin de declararse en paz y a salvo. En caso de no lograrse un acuerdo pleno entre las partes, cada una las partes podrá dejar las constancias que considere pertinentes.

Soportes. Los interventores o supervisores del contrato o convenio presentarán la totalidad de los soportes que amparen la liquidación del mismo y remitirán los proyectos del acta correspondiente al responsable de la dependencia.

Condicionamiento. En todos aquellos contratos que requieran liquidación, el último desembolso o pago a favor del contratista deberá condicionarse a la suscripción del acta de liquidación contractual, acompañada de los soportes pertinentes.

11. INTERVENTORÍA EN CONTRATOS DE OBRA PÚBLICA Y DE CONSULTORÍA

Tratándose de contratos de obra pública y de consultoría, la interventoría y supervisión se sujetará a lo previsto en la Resolución 420 del 3 de octubre de 2008, por el cual se adoptó el Manual de Interventoría de Contratos de Obra Pública y Contratos de Consultoría del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte.

ARTÍCULO VIGÉSIMO QUINTO. FASE POSTCONTRACTUAL: La dependencia que dio origen al contrato o convenio, hará un seguimiento al cumplimiento de las obligaciones exigibles con posterioridad a la liquidación del contrato, tales como la garantía de calidad y estabilidad, el suministro de repuestos y el pago de salarios y prestaciones sociales. En caso de presentarse incumplimiento en las referidas obligaciones, coordinará con la Oficina Asesora Jurídica y la Secretaría General del IDRD, según el caso, las acciones judiciales que correspondan, una vez agotadas las acciones administrativas adelantadas por parte del Área Apoyo a la Contratación o la Subdirección Administrativa y Financiera, según sea el caso.