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CIRCULAR EXTERNA CIR09-234-DDJ-0350 Bogotá D.C., jueves 18 de junio de 2009
Ver la Directiva Distrital 05 de 2009 De acuerdo con el artículo 15 de la Ley 790 de 2002, los Decretos 4530 de 2008, 1716 de 2009 y la Directiva Presidencial 05 de 2009 y en aplicación del Modelo de Gestión para el Área de Defensa Jurídica, el Ministerio del Interior y de Justicia, a través de la Dirección de Defensa Jurídica del Estado (DDJE), dicta las siguientes directrices:I. COORDINACIÓN DE LA DEFENSA DE PROCESOS CON CUANTÍA SUPERIOR A 2000 SALARIOS MÍNIMOS MENSUALES VIGENTES La función de coordinación se define como el conjunto de actividades y estrategias jurídicas articuladas y organizadas que procuran una eficiente defensa litigiosa o la aplicación de los mecanismos de solución alternativa de conflictos con el fin de restablecer racionalmente los derechos de los ciudadanos, descongestionar la administración de justicia y disminuir el impacto presupuestal. En este orden de ideas y de acuerdo con la metodología para la valoración y calificación del riesgo procesal establecida en la Resolución No. 356 de 2007 de la Contraloría General de la República, el o los abogados encargados de los procesos con la cuantía señalada, deberán proceder a calificar el riesgo y presentaran al comité de conciliación o al representante legal de las entidades destinatarias del Decreto 1716 de 2009 un informe recomendando la conciliación de los procesos con calificación de alta probabilidad de condena. Los Comités de Conciliación deben estudiar la viabilidad de dar aplicación a la conciliación en estos casos, con base en el informe del apoderado que contendrá como mínimo: el análisis de los hechos, las pruebas, el título de imputación de responsabilidad bajo el marco de la línea jurisprudencial reiterada aplicable al caso, el concepto financiero y del área técnica involucrada. Así mismo, instruirán al apoderado para que formule ante la autoridad competente la solicitud y propuesta conciliatoria. En materia probatoria es necesario que el apoderado identifique las pruebas que demuestren la ocurrencia del daño, el nexo de causalidad, y especialmente, el avaluó económico de los perjuicios, esto para que el comité determine parámetros de conciliación y valore, conforme este estudio, el ahorro económico que se obtiene con este mecanismo alternativo de solución de conflictos. Para el reconocimiento de perjuicios morales el abogado deberá realizar en lo posible, gestiones de investigación que permita establecer el real vinculo afectivo de los demandantes con la víctima, y de esta manera, procurar desvirtuar las presunciones jurisprudenciales vigentes sobre la materia. Con relación a los procesos con calificación media, el apoderado deberá tener especial control y seguimiento de la etapa procesal probatoria, finalizada esta etapa deberá recalificar el riesgo procesal y establecer el extremo de la valoración, es decir si el proceso pasa a riesgo alto o bajo y proceder a recomendar al comité según las pautas del párrafo anterior. Cuando la calificación del riesgo procesal sea baja, el apoderado deberá fortalecer la defensa a través del seguimiento de los posibles riesgos externos al proceso, tales como, la variación jurisprudencial, tendencias de fallo del despacho donde se encuentra radicado el proceso o actuaciones irregulares dentro del proceso, etc. Siguiendo el postulado constitucional del artículo 209 y las directrices establecidas en la Directiva presidencial No. 02 de 2003, se recomienda a las entidades abstenerse de realizar denuncia del pleito y llamamientos en garantía entre entidades estatales de que trata esta circular, y en su lugar fortalecer la defensa mediante la formulación adecuada de excepciones de fondo. El llamamiento de garantía a una entidad estatal es procedente solo cuando se trata de aseguradoras del orden o con participación estatal y en desarrollo de las pólizas de seguros celebradas con las entidades públicas para garantizar la reparación de los daños ocasionados a terceros como resultado de su responsabilidad contractual o extracontractual. Para la decisión en asuntos de alto impacto social, económico y jurídico por parte de la Comisión Intersectorial para la defensa de los intereses jurídicos de la Nación de que trata el Decreto 2484 de 2008, la DDJE tiene previsto la conformación de mesas temáticas sectoriales e intersectoriales las cuales tienen por función preparar los asuntos que serán sometidos a la Comisión. Las entidades pueden solicitar a la DDJE la conformación de estas mesas de trabajo mediante comunicación escrita o verbal en sesiones de los comités de conciliación. En todo caso los comités de conciliación, en el ejercicio de su función de diseñar políticas generales de defensa, deben velar por la idoneidad de la defensa de los intereses jurídicos, orientando la debida interposición de acciones, excepciones, recursos y, actuaciones legales ante presuntas acciones, omisiones o vías de hecho que puedan configurar delitos contra la administración de justicia. Para efectos de ejercer la coordinación y monitoreo de procesos de más de 2000 salarios mínimos legales vigentes que tengan causa en la violación de derechos humanos, se diseño ficha de captura de información procesal, la cual se encuentra publicada en la página web www.mij.gov.co y www.litigob.gov.co , con el fin de que cada proceso de este tipo cuente con esta hoja de ruta, la cual debe ser adoptada por el comité de conciliación y diligenciada por el apoderado respectivo. Copia de la misma deberá ser remitida a la DDJE.II) COMITÉS DE CONCILIACIÓN Para dar cumplimiento a los artículos 25 y 28 del Decreto 1716 de 2009 y unificar y facilitar el reporte de la gestión del comité de conciliación de que trata el artículo 20 numeral 3 del citado decreto, se diseño el Formato Único de Informe de Gestión Semestral, el cual se debe reportar así: el primer semestre antes del 15 de julio y el segundo semestre antes del 31 de enero, por el Secretario Técnico. El Formato contiene tres secciones: 1) Lineamientos de prevención y de defensa el cual se diligencia de acuerdo a las tipologías o causas de demandas o condenas insertas en el formato para seleccionar, en caso, que una tipología no se encuentre enlistada, se debe incluir en la columna "causa no enlistada", 2) Relación de conciliaciones y otros Mecanismos Alternos de Solución de Conflictos incluidas las acciones populares y de grupo, y 3) Relación de acciones de repetición y llamamiento en garantía con fines de repetición estudiados en el comité El formato de informe de gestión se encuentra disponible en las páginas web www.mij.gov.co y www.litigob.gov.co, esta diseñado en Excel, no puede ser modificado o convertido a otro tipo de archivo; se debe remitir vía correo electrónico a: reportescomites@mij.gov.co de la DDJE indicando tanto el asunto como en la denominación del archivo adjunto, el nombre de la entidad y el semestre correspondiente. A este correo las entidades también remitirán la información relacionada con la modificación del reglamento interno de los comités de conciliación conforme a lo establecido en el numeral 10 de la Directiva Presidencial No. 05 de 2009.En consideración de la Ley 1285 de 2009 que contempla el fortalecimiento de la conciliación y a las recomendaciones establecidas en el Modelo de Gestión Jurídica Pública para el área de defensa judicial, el encargo de las funciones de secretaría técnica de comité de conciliación, debe en lo posible, ser de planta y de dilación exclusiva, en especial, para aquellas entidades con mayor actividad litigiosa que requieran reunirse con más frecuencia en comité de conciliación. Para la adopción de los indicadores establecidos en el numeral 9 de Directiva presidencial No. 05 de 2009 se diseño el formato para su diligenciamiento y reporte bimensual a la DDJE, el cual esta disponible en la página web www.mij.gov.co y www.litigob.gov.co). El diligenciamiento y envío a la DDJE de esta información es responsabilidad del jefe de la Oficina Asesora Jurídica o de quien haga sus veces, de acuerdo con las siguientes instrucciones:1. Para el indicador número 1, se debe registrar en la línea de base el número o cantidad de procesos vigentes a 31 de diciembre de 208 y en el avance bimestral los procesos conciliados correspondientes a la línea de base. 2. En el indicador número 2, se debe registrar en la línea de base el número o cantidad de condenas que se emitan en el respectivo bimestre. 3. En el indicador número 3, se debe registrar en el respectivo bimestre el número de condenas aprobadas judicialmente y el número de condenas aprobadas por el comité de conciliación. 4. En el indicador número cuatro, se debe registrar en el respectivo bimestre el monto de las pretensiones de las solicitudes de conciliación aprobadas por el comité y el monto de las cuantías de las conciliaciones aprobadas judicialmente. La DDJE establecerá los mecanismos de seguimiento y cumplimiento a las directrices aquí establecidas de acuerdo con el Modelo de Gestión Jurídica Pública. Cordialmente, Fernando Arévalo Carrascal. Aprobado. Fernando Arévalo Carrascal Director Defensa Judicial del Estado Elaborado por: María Constanza Alonso Guzmán, Zaida Patricia Gil Amaya, Fernando Álvarez, Guillermo Valencia Profesionales Especializados Dirección Defensa Judicial Del Estado. Dependencia: Dirección Defensa Judicial del Estado |