RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

"Por la cual se actualizan y modifican procedimientos relacionados con el Proceso de Evaluación y Control de la Contraloría de Bogotá, D.C."

Que la Contraloría de Bogotá, mediante Resolución Reglamentaria No. 013 del 12 de junio de 2006, adoptó el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, de que trata el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005.

Que el MECI, contiene entre otros elementos del subsistema de control de gestión, los procedimientos conformados por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso, controlando las acciones que requiere la operación de la Contraloría de Bogotá, D.C., y el Manual de Procedimientos como una guía de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa, propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos los servidores públicos.

Que el MECI, contiene entre otros elementos del subsistema de control de evaluación, el de auditoría interna, que permite realizar un examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de una entidad pública.

Que en cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto 1599 de 2005, se incorpora el Proceso de Evaluación y Control dentro del Sistema de Gestión de la Calidad de la Entidad, determinada en el Manual de Calidad adoptado mediante Resolución 014 de 2008.

Que el objetivo del Sistema de Gestión de Calidad, es implementar acciones correctivas y preventivas para mejorar continuamente el desempeño de los procesos, con el fin de aumentar la satisfacción de los clientes y de las partes interesadas.

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 016 del 30 de septiembre de 2008, la Contraloría de Bogotá - CB adoptó la caracterización de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad - SGC de la entidad.

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 017 del 14 de octubre de 2008, se trasladaron al proceso de Evaluación y Control del Sistema de Gestión de la Calidad los procedimientos: Para la implementación de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Continua y de Evaluaciones Independientes realizadas por la Oficina de Control Interno, en versión 5.0; que antes los tenía a cargo el Proceso de Orientación Institucional.

Que se considera necesario separar del Procedimiento para Evaluaciones Independientes realizadas por la Oficina de Control Interno, las actividades de Evaluaciones Independientes de Control Interno y las actividades de Auditoría Interna de Calidad generando dos procedimientos, en versión 6.0, así como actualizar el procedimiento para la Implementación de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Continua.

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 021 de diciembre 23 de 2008, se adoptó la versión 6.0 para los Procedimientos relacionados con el Proceso de Evaluación y Control.

Que la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004 y la Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2000, establecen el enfoque por procesos y en desarrollo del concepto de mejora contemplado en éstas normas, los documentos y procedimientos adoptados en la citada resolución, deben ser modificados parcial o totalmente.

En mérito de lo expuesto, este Despacho;

ARTÍCULO PRIMERO: Adoptar la versión de los siguientes procedimientos relacionados con el Proceso de Evaluación y Control:

1. Caracterización del Proceso de Evaluación y Control, Versión 2.0.

2. Procedimiento para Auditoria Interna del Sistema de Gestión de la Calidad, Versión 7.0.

3. Procedimiento para Evaluaciones Independientes realizadas por la Oficina de Control Interno, Versión 7.0.

4. Procedimiento para la implementación de acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Continua, Versión 7.0.

ARTÍCULO SEGUNDO: Es responsabilidad de los Directores, de los Jefes de Oficinas, Jefes de Oficinas Asesoras y de los Coordinadores de Grupos Especiales, velar por la administración y divulgación de los documentos y procedimientos adoptados.

ARTÍCULO  TERCERO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución No. 021 del 23 de diciembre de 2008.

Contralor de Bogotá D.C.

Evaluar permanentemente el desempeño de la Contraloría de Bogotá, para el mantenimiento y mejora continua de los Sistemas de Control Interno y de Gestión de la Calidad.

El Proceso inicia con la identificación de las necesidades de recursos y formulación de actividades estratégicas para la elaboración del Plan Anual de Evaluaciones y termina con la implementación de acciones de mejora del proceso.

El Proceso de Control, Evaluación y Mejora Continua intervienen todas las dependencias de la Entidad.

4.1. Descripción del Proceso.

4.2. Matriz de Responsabilidades y Comunicaciones.

Adoptar el procedimiento para realizar evaluaciones independientes, que corresponden a las actividades adelantadas por la Oficina de Control Interno en desarrollo de sus funciones constitucionales y legales.

Las auditorias independientes que adelanta la Oficina de Control Interno inicia con la elaboración del Plan Anual de Evaluaciones Independientes y su presentación al Jefe de la Oficina de Control Interno para aprobación y finaliza con la comunicación de los resultados de las evaluaciones independientes al auditado y/o alta dirección para que se establezcan acciones y compromisos pertinentes. El informe de Evaluación Anual del Sistema de Control Interno se remite al Contralor Auxiliar para su revisión y posterior envío por parte del Contralor de Bogotá a las entidades correspondientes.

Constitución Política de 1991, artículos 209 y 269.

Ley 87 de Noviembre 29 de 1993, artículo 4, literales a, b y c, artículo 8. "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones".

Ley 872 de 2003, "Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la rama ejecutiva del poder público y en otras entidades prestadoras de servicios".

Ley 489 de diciembre 29 de 1998, Estatuto Básico de la organización y funcionamiento de la administración pública. Se crea el Sistema Nacional de Control Interno.

Decretos 1737, 1738 y 2209 de 1998, "Por los cuales se expiden medidas de Austeridad y eficiencia del gasto Público y se someten a condiciones especiales la asunción de compromisos por parte de las entidades públicas que manejan recursos del tesoro público".

Decreto 1421 de 1993, Estatuto Orgánico de Bogotá, D.C.

Decreto 4110 de diciembre 9 de 2004, "Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la norma técnica de calidad en la Gestión Pública".

Resolución Reglamentaria vigente, por la cual se adopta el Manual Específico de Funciones y Requisitos de la Contraloría de Bogotá, D.C.

Resolución Reglamentaria vigente, por la cual se adopta el Manual de Calidad de la Contraloría de Bogotá, D.C.

Resolución Reglamentaria 013 del 12 de junio de 2006, por la cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno – MECI 1000:2005 en la Contraloría de Bogotá, D.C., y se dictan otras disposiciones.

Norma NTC - ISO 9001:2000 Sistemas de Gestión de la Calidad - Requisitos.

Esta norma identifica los requisitos para un sistema de Gestión de la Calidad que pueden ser utilizados por una organización para aumentar la satisfacción de sus clientes al satisfacer los requisitos establecidos por él y por las disposiciones legales obligatorias que sean aplicables.

Norma NTC - ISO 9000:2005, Sistemas de Gestión de la Calidad - Fundamentos y vocabulario.

Norma NTC - ISO 9001:2008, Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos. Aclaraciones respecto a la versión de ISO 9001-2000.

Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004. Sistema de Gestión de la Calidad para la Rama Ejecutiva del Poder Público y otras Entidades prestadoras de servicios.

Norma ISO 19011: Directrices para la auditoría del Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental.

Alcance de la Auditoria: Extensión y límites de una auditoria.

Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una entidad, para la Contraloría de Bogotá se asimila a los integrantes del Comité Directivo.

Auditado: Organización, área o dependencia que es auditada.

Auditor: persona que lleva a cabo una auditoria o evaluación independiente con el apoyo si es necesario, de expertos técnicos.

Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensión en que se cumplen los criterios definidos para la realización de una auditoria.

Auditoria Independiente: se entiende como las evaluaciones que adelanta la OCI, tales como: evaluación del sistema de control interno, de seguimiento a los anexos 1, 2 y 3 – acciones correctivas, preventivas y de mejora continua y auditorias especiales.

Auditoria Especial: Auditoría eventual no establecida inicialmente en el Plan Anual de Evaluaciones Independientes. Se efectúa por requerimiento de la Oficina de Control Interno o por solicitud de la alta dirección y se desarrolla con las actividades propias de una auditoria: planeación, ejecución, informe, seguimiento y verificación de acciones.

Evaluación del Sistema de Control Interno: Auditoria realizada con el fin de determinar el grado de desarrollo del Sistema de Control Interno de la Entidad y asegurar que la Gestión Institucional se oriente a la realización de los fines del Estado y se realice con sujeción a los principios constitucionales que guían el ejercicio de la función Pública.

Evidencia de la Auditoria: Registros o declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de Auditoría y que son verificables.

Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.

Hallazgos de la Auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia objetiva, recopilada frente a los criterios de la auditoría.

Plan Anual de Evaluaciones Independientes: Planificación sistemática de las auditorias de una vigencia, dirigidas hacia un propósito especifico.

Programa de Auditoria: Descripción de las actividades y de los detalles acordados para una auditoria. Corresponde a un documento de trabajo en el cual el auditor relaciona las actividades, procedimientos y prácticas a evaluar, así como las entrevistas necesarias, para recolectar la evidencia que lleve al logro del propósito de la auditoria, dentro del alcance definido. Como mínimo debe contener: Objetivo (define lo ambicionado o pretendido en la auditoria), Metodología (determina los principios de auditoria a utilizar), Alcance, Auditor, Cuestionario Guía (preguntas que de manera precisa permiten obtener el objetivo de la auditoria), Hallazgos, Fortalezas y Recomendaciones.

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Nota 1 Los elementos de entrada para un proceso son generalmente salidas de otros procesos.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

· Plan Anual de Evaluaciones Independientes aprobado

· Programa de Auditoria

· Memorando de comunicación de la auditoria

· Memorando de entrega del informe preliminar al Jefe de la OCI.

· Informe de auditoria definitivo.

· Memorando de comunicación de los resultados de las evaluaciones independientes al auditado.

1. Plan Anual de Evaluaciones Independientes – PAEI. (Formato código 9001001)

2. Programa de Auditoria – Evaluaciones Independientes. (Formato código 9001002)

3. Informe de auditoria. (Formato código 9001003)

PROCESO: ________________________________RESPONSABLE PROCESO: ________________________

DEPENDENCIA: ___________________________________________________ FECHA: _________________

OBJETIVO:

METODOLOGÍA:

ALCANCE:

PERSONAS QUE ATIENDE LA AUDITORIA:

Nombre Cargo

_____________________________________ __________________________________________________

_____________________________________ __________________________________________________

_____________________________________ __________________________________________________

_____________________________________ __________________________________________________

_____________________________________ __________________________________________________

CUESTIONARIO GUIA

CRITÉRIO DE AUDITORIAO NORMA ACTIVIDAD/ PREGUNTA CUMPLE OBSERVACIONES

SI NO

AUDITOR(ES): ________________________________________________________________

________________________________________________________________

FORMATO CÓDIGO: 9001002

Definir los pasos necesarios para establecer e implementar Acciones Correctivas (Plan de Mejoramiento), Preventivas (Plan de Manejo de Riesgos) y de Mejora Continua, que conlleven al mejoramiento de los procesos y del Sistema de Gestión de la Calidad – SGC.

El procedimiento inicia tomando los diferentes insumos para la formulación de acciones y termina con la presentación de los resultados al Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.

· Acuerdo 361 de Enero 6 de 2009 "por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D. C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones"

· Acuerdo 206 de marzo 17 de 2006 "Por medio del cual se ajusta la planta de personal de la Contraloría de Bogotá D.C. al sistema de nomenclatura y clasificación".

· Norma NTC-ISO 9001-2000: Requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad.

· Norma NTC –ISO 9001- 2008: Aclaraciones a requisitos existentes de ISO 9001-2000.

· Norma ISO 19011: Directrices para la auditoría del Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental.

· Norma NTCGP 1000:2004 Requisitos para la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad aplicable a la rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios.

· Resolución Reglamentaria, "Por la cual se adopta el Manual Específico de Funciones y Requisitos" de la Contraloría de Bogotá, D.C.

Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.

Nota 1 Puede haber más de una causa para una no conformidad

Nota 2 La acción correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a producirse, mientras que la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda.

Nota 3 Existe diferencia entre corrección y acción correctiva.

Acción Eficaz: Acción correctiva o preventiva que con evidencia objetiva demuestra que se eliminaron las causas de las no conformidades o hallazgos.

Acción Preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación eventual indeseable.

Nota 1 Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial.

Nota 2 La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la acción correctiva se toma para prevenir que vuelva a producirse.

Auditado: Organización, área o dependencia que es auditada.

Auditor: Persona que lleva a cabo una auditoría o evaluación independiente con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos.

Auditor Interno de calidad: Profesional con la competencia para efectuar las auditorias internas de calidad.

Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensión en que se cumplen los criterios definidos para la realización de una auditoria.

Nota 1 Las evidencias de Auditoria consisten en registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que sea pertinente para los criterios de auditoria, y que sea verificable.

Auditoria de Seguimiento: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten verificar que las acciones hayan sido implementadas, determinar su eficacia y efectuar el cierre de las no conformidades o hallazgos planteados.

Nota En esta clase de auditoria el auditor debe determinar si las acciones son eficaces o no. (Ver definición "acción eficaz").

Auditoria Especial: Auditoria eventual no contemplada dentro del Programa Anual de Evaluaciones Independientes, la cual se efectúa por solicitud de la alta dirección, se desarrolla con las actividades propias del ciclo de auditoria (planeación, ejecución e informe), seguimiento y verificación de acciones.

Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

Corrección: Acción inmediata tomada para eliminar una no conformidad detectada.

Criterio de Auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.

Nota Los criterios de auditoria se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoria.

Descripción del Riesgo: Características generales o las formas en que se observa o manifiesta una situación que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos.

Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

Nota La medición de la efectividad se denomina en la Ley 872 de 2003 como una medición del impacto.

Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.

Nota La medición de la eficacia se denomina en la Ley 872 de 2003 como una medición de resultado.

Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Ejecutor: Nombre del cargo de quien debe realizar la actividad.

Equipo de Análisis: Grupo de trabajo que analiza, identifica las situaciones objeto de análisis (hallazgos y no conformidades) y propone las acciones requeridas para el manejo de las mismas. En el equipo de análisis deben participar los jefes y funcionarios de las dependencias que integran los procesos.

Evidencia de la Auditoria: Registros o declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de Auditoria y que son verificables.

Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.

Hallazgo de la Auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia objetiva recopilada frente a los criterios de auditoria.

Impacto: Consecuencia que puede ocasionar la materialización del riesgo.

Informe de Auditoria: Documento donde se presenta el resultado de la auditoria, dirigido a la alta dirección y al responsable del proceso auditado.

Mejora Continua: Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño.

Nota Tanto las acciones correctivas como las preventivas pueden verse como pasos en un ciclo de mejora.

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito. Resultado de una auditoria de calidad.

No conformidad Potencial: Situación que no implica incumplimiento de un requisito, pero que debe ser tenida en cuenta para realizar mejoras en el producto, proceso y sistema de gestión, o para mitigar situaciones de riesgo o eliminar no conformidades potenciales. Resultado de una auditoria de calidad.

Plan de Manejo de Riesgos: Plan de acción en el cual se identifica de forma precisa las acciones a desarrollar para eliminar la causa de las no conformidades potenciales o mitigar los riesgos.

Plan de Mejoramiento: Plan de acción en el que se identifica de forma precisa las acciones seleccionadas para corregir el incumplimiento de los requisitos.

Política de Calidad: Corresponde a los objetivos definidos en el Plan Estratégico que expresan las intenciones globales de la Organización relativas a la calidad y se formalizan por la Alta Dirección.

Probabilidad del Riesgo: Posibilidad de ocurrencia, la cual puede ser medida por la frecuencia o la presencia de factores internos o externos que pueden propiciar el riesgo.

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Nota 1 Los elementos de entrada para un proceso son generalmente salidas de otros procesos.

Nota 2 Los procesos de una entidad son, generalmente planificados y puestos en práctica bajo condiciones controladas, para generar valor.

Refrendar: legalizar un documento por medio de una firma autorizada.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

Nota 1 "Generalmente implícita" significa que es habitual o una práctica común para la entidad, sus clientes y otras partes interesadas, el que la necesidad o expectativa bajo consideración esté implícita.

Nota 2 La palabra obligatoria, se refiere, generalmente, a disposiciones de carácter legal.

Nota 3 Pueden utilizarse calificativos para identificar un tipo específico de requisito, por ejemplo, requisito de un producto y/o servicio, requisito de la gestión de la calidad, requisito del cliente, requisito legal o normativo.

Nota 4 Los requisitos para la realización de un producto o la prestación de un servicio se refieren, pero necesariamente no se limitan, a aquellos que una entidad debe cumplir para satisfacer al cliente o cumplir una disposición legal.

Nota 5 Un requisito especificado es aquel que se declara, por ejemplo, en un documento.

Responsable de Proceso: Funcionario encargado de garantizar el cumplimiento de los procedimientos y actividades del proceso a su cargo, su designación está definida en el Manual de Calidad.

Responsable: Encargado de adelantar las acciones o actividades propuestas o planeadas.

Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.

Ejemplo: Revisión por la dirección, revisión del diseño y el desarrollo, revisión de los requisitos del cliente y revisión de no conformidades.

Nota Los términos conveniencia y adecuación se refieren a:

* Conveniencia: grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las metas y políticas organizacionales.

* Adecuación: determinación de la suficiencia total de las acciones, decisiones, etc., para cumplir los requisitos.

Riesgo: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos.

Seguimiento: Acción regular y sistemática que identifica aciertos o fallas en la ejecución de las acciones programadas.

Sistema de Gestión de la Calidad: Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad.

Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados o la eficacia de las acciones implementadas.

· Reporte de Acciones Correctivas – Plan de Mejoramiento, Acciones Preventivas – Plan de Manejo de Riesgos y de Mejora Continua (Anexos 1, 2 y 3)

· Memorando

· Acta

· Anexo 1. Reporte de Acciones Correctivas – Plan de mejoramiento e instructivo para diligenciamiento. Formato 9002001

· Anexo 2. Reporte de Acciones Preventivas – Plan manejo de riesgos e instructivo para diligenciamiento. Formato 9002002

· Anexo 3. Reporte de Mejora Continua - Instructivo para diligenciamiento. Formato 9002003

· Anexo 4. Determinación factores de riesgos, Contexto estratégico. Formato 9002004

· Anexo 5. Identificación, análisis y valoración de riesgos. Formato 9002005

(1) PROCESO: Nombre del proceso al cual corresponde la situación observada.

(2) RESPONSABLE DEL PROCESO: Nombre y Cargo del funcionario responsable del proceso.

(3) Nº: Registre el número consecutivo de la No conformidad o hallazgo de auditoria.

(4) ORIGEN: Consigne la procedencia de la No conformidad o hallazgo de auditoria, la cual puede surgir del análisis propio de cada proceso, auditoria interna, auditoria externa y otros que pueda identificar, utilizando los números del 1 al 8 de acuerdo a las siguientes convenciones:

1. Autoevaluación

2. Auditoria efectuada por la Oficina de Control Interno

3. Auditoria interna de calidad

4. Auditoria externa de calidad

5. Auditoria General de la República

6. Auditoria Fiscal

7. Peticiones, quejas y reclamos

8. Otros, especifique

(5) DEPENDENCIA: Corresponde a la dependencia de la entidad donde se evidenció la no conformidad o hallazgo.

(6) FECHA DEL HALLAZGO: Fecha en la que se identificó la situación comunicada. Registre la fecha en formato (dd/mm/aa).

(7) DESCRIPCIÓN E IDENTIFICACIÓN NO CONFORMIDAD O HALLAZGO DE AUDITORÍA: Registre la No conformidad o hallazgo evidenciado.

(8) CAUSA O CAUSAS: Registre la causa o causas concretas que originaron la situación observada. Evidencie en papeles de trabajo u otro documento dicho análisis.

(9) ACCIONES: Registre las acciones para eliminar la no conformidad o hallazgo y sus causas.

(10) RESPONSABLE DE EJECUCIÓN: Nombre y cargo del funcionario responsable de implementar la acción.

(11) FECHA DE INICIO PROGRAMADA: Fecha prevista a partir de la cual se iniciará la ejecución de las acciones. Registre la fecha en formato (dd/mm/aa).

(12) FECHA DE TERMINACIÓN PROGRAMADA: Fecha prevista en que se concluirá la ejecución de las acciones. Registre la fecha en formato (dd/mm/aa).

(13) FECHA DE EJECUCIÓN: Fecha en la cual se terminaron las acciones propuestas en formato (dd/mm/aa).

(14) METAS CUANTIFICABLES: Es la expresión cuantitativa, concreta, medible, realizable y verificable que se espera alcanzar.

(15) INDICADORES DE CUMPLIMIENTO: Determine indicadores que permitan reflejar el cumplimiento de acciones establecidas. Registre la formula (numerador y denominador), el valor de las variables y el resultado del indicador.

(16) SEGUIMIENTO PROCESO: Se registra el avance de las actividades propuestas para subsanar Esta actividad se desarrolla con base en los informes presentados por los responsables de ejecutar las acciones previstas, así:

· FECHA DE EJECUCION: Fecha en la cual se determinaron las acciones propuestas en el formato (d/m/a)

· DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO: En forma clara y precisa señale los aciertos o fallas de las actividades realizadas.

· ESTADO: Estado de la acción implementada, utilizando las letras T; P y SI, (T terminada, P en proceso, SI sin iniciar). Para las actividades que se encuentren en proceso registre el porcentaje de avance en la descripción del seguimiento.

(17) VERIFICACIÓN DE ACCIONES: A partir de la verificación efectuada por los auditores internos de calidad o de control interno, consigne:

· DESCRIPCIÓN DE LA VERIFICACIÓN: en forma clara y precisa describa las actividades realizadas en cumplimiento de las acciones.

· ESTADO DEL HALLAZGO: Determine el estado del hallazgo de acuerdo con la verificación efectuada a la eficacia de las acciones implementadas, utilizando las letras A y C, (A abierto, C cerrado).

· FECHA AUDITORIA: Los auditores u OCI registran la fecha en que se realiza la auditoria de seguimiento.

· AUDITOR: Consigne el nombre del auditor que realiza la verificación.

Nota: Para el diligenciamiento de los formatos, es importante no combinar celdas ya que esto impide el procesamiento de la información.

PROCESO: _______________________________________________________________

RESPONSABLE DEL PROCESO: ____________________________________________

(1) PROCESO: Nombre del proceso al cual corresponde la situación observada.

(2) RESPONSABLE DEL PROCESO: Nombre y cargo del funcionario responsable del proceso.

(3) Nº: Registre el número consecutivo de la no conformidad potencial o riesgo.

(4) ORIGEN: Consigne la procedencia de la No Conformidad potencial o riesgo de auditoria, el cual puede surgir del análisis propio de cada proceso, auditoria interna, auditoria externa y otros que pueda identificar, utilizando los números del 1 al 8 de acuerdo a las siguientes convenciones:

1. Autoevaluación

2. Auditoria efectuada por la Oficina de Control Interno

3. Auditoria interna de calidad

4. Auditoria externa de calidad

5. Auditoria General de la República

6. Auditoria Fiscal

7. Peticiones, quejas y reclamos

8. Otros, especifique

(5) DEPENDENCIA: Corresponde a la dependencia de la entidad donde se evidenció la no conformidad o hallazgo.

(6) FECHA DE LA NO CONFORMIDAD POTENCIAL O RIESGO: Fecha en la que se identificó la situación comunicada. Registre la fecha en formato (dd/mm/aa).

(7) DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD POTENCIAL O RIESGO: Registre la No conformidad potencial o riesgo evidenciado.

(8) VALORACIÓN DE LA NC POTENCIAL O RIESGO: Registre el valor resultante de la confrontación de la evaluación de riesgos con los controles identificados.

(9) CAUSA O CAUSAS: Registre la causa o causas concretas que originaron la situación observada. Evidencie en papeles de trabajo u otro documento dicho análisis.

(10) ACCIONES: Registre las acciones preventivas que permitan el adecuado manejo de la no conformidad potencial o riesgo.

(11) RESPONSABLE DE EJECUCIÓN: Nombre y cargo del funcionario responsable de implementar la acción.

(12) FECHA DE INICIO PROGRAMADA: Fecha prevista a partir de la cual se iniciará la ejecución de las acciones. Registre la fecha en formato (dd/mm/aa).

(13) FECHA DE TERMINACIÓN PROGRAMADA: Fecha prevista en que se concluirá la ejecución de las acciones. Registre la fecha en formato (dd/mm/aa).

(14) FECHA DE EJECUCIÓN: Fecha real en que se ejecutó la acción. Registre la fecha en formato (dd/mm/aa).

(15) SEGUIMIENTO PROCESO: El seguimiento de las acciones se realiza en equipo de análisis del proceso, teniendo en cuenta lo siguiente:

· DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO: En forma clara y precisa señale los aciertos o fallas de las actividades realizadas, de acuerdo con el resultado del indicador.

· ESTADO: Estado de la acción implementada, utilizando las letras T; P y SI, (T terminada, P en proceso, SI sin iniciar). Para las actividades que se encuentren en proceso registre el porcentaje de avance en la descripción del seguimiento.

(16) VERIFICACIÓN DE ACCIONES: La verificación es realizada por los auditores internos de calidad o funcionarios de la oficina de control interno, estableciendo:

· DESCRIPCIÓN DE LA VERIFICACIÓN: En forma clara y precisa describa las actividades realizadas para la verificación.

· ESTADO DE LA NC POTENCIAL O RIESGO: determine el estado De la No conformidad potencial o riesgo de acuerdo con la verificación efectuada a la eficacia de las acciones implementadas, utilizando las letras A (abierto) cuando no se hayan concluido las acciones formuladas y C (cerrado) cuando se hayan concluido las acciones formuladas y se demuestre el adecuado manejo del riesgo.

· FECHA AUDITORIA: Los auditores u OCI registran la fecha en que realiza la auditoria de seguimiento.

· AUDITOR: Consigne el nombre y la firma del auditor que realiza la verificación.

Nota: Para el diligenciamiento de los formatos, es importante no combinar celdas ya que esto impide el procesamiento de la información.

PROCESO: _______________________________________________________________

RESPONSABLE DEL PROCESO: ____________________________________________

No. DEPENDENCIA OBJETIVO DE MEJORA RESPONSABLE DE EJECUCION FECHA DE INICIOPROGRAMADA(dd/mm/aa) FECHA DE TERMINACION PROGRAMADA(dd/mm/aa) FECHA REAL DEEJECUCION(dd/mm/aa) SEGUIMIENTO JEFE DEPENDENCIA VERIFICACION DE ACCIONES

NOMBRE CARGO DESCRIPCIONDEL SEGUIMIENTO ESTADO (T,P,SI) DESCRIPCION DE LA VERIFICACION ESTADO DE LA MEJORA(A,C) FECHAAUDITORIA(dd/mm/aa) AUDITOR

Actualizado por: (Nombre y cargo)

Fecha: (dd/mm/aa) (Firma)

Responsable de Proceso

FORMATO CODIGO: 900203

(1) PROCESO: Nombre del proceso al cual corresponde la situación observada.

(2) RESPONSABLE DEL PROCESO: Nombre y cargo del funcionario responsable del proceso.

(3) Nº: Registre el número consecutivo del objetivo de mejora identificado.

(4) DEPENDENCIA: Corresponde a la dependencia de la entidad donde se determinó el objetivo de mejora.

(5) OBJETIVO DE MEJORA: Registre la actividad que refleje el aumento de capacidad y que se pueda evidenciar posteriormente, teniendo en cuenta preguntas clave como: ¿Qué, Cómo, Dónde, Quién, Cuándo, Por qué?

(6) RESPONSABLE DE EJECUCIÓN: Nombre y cargo del funcionario responsable de implementar el (s) objetivo (s).

(7) FECHA DE INICIO PROGRAMADA: Fecha prevista a partir de la cual se iniciará la ejecución de las acciones propuestas para cumplir con el objetivo. Registre la fecha en formato (dd/mm/aa).

(8) FECHA DE TERMINACIÓN PROGRAMADA: Fecha prevista en que se concluirá la ejecución de las acciones. Registre la fecha en formato (dd/mm/aa).

(9) FECHA REAL DE EJECUCIÓN: Fecha en la cual se terminaron las acciones propuestas en formato (dd/mm/aa).

(10) SEGUIMIENTO JEFE DEPENDENCIA: A partir del seguimiento efectuado por el jefe de dependencia (Contralor, Contralor auxiliar, Director, Jefe de Oficina y Coordinador de Grupo), consigne:

· DESCRIPCIÓN DEL SEGUIMIENTO: En forma clara y precisa señale los aciertos o fallas de las actividades realizadas.

· ESTADO: Estado del objetivo implementado, utilizando las letras T; P y SI, (T terminada, P en proceso, SI sin iniciar). Para las actividades que se encuentren en proceso registre el porcentaje de avance en la descripción del seguimiento.

(11) VERIFICACIÓN DE ACCIONES: A partir de la verificación efectuada por los auditores internos de calidad o de control interno, consigne:

· DESCRIPCIÓN DE LA VERIFICACIÓN: En forma clara y precisa describa las actividades realizadas para la verificación.

· ESTADO DE LA MEJORA: Verifique la evidencia de la mejora propuesta y determine el estado del Objetivo de Mejora de acuerdo con la eficacia de las acciones implementadas, utilizando las letras A y C, (A abierto, C cerrado).

· FECHA AUDITORIA: Los auditores u OCI registran la fecha en que realiza la auditoria de seguimiento.

· AUDITOR: Consigne el nombre del auditor que realiza la verificación.

Nota: Para el diligenciamiento de los formatos, es importante no combinar celdas ya que esto impide el procesamiento de la información.

La determinación de factores de riesgo en los procesos y actividades, se realiza a partir del conocimiento de situaciones del entorno de la entidad, tanto de carácter social, económico, cultural, de orden público, político, legal y cambios tecnológicos, entre otros; se alimenta también con el análisis de la situación actual de la entidad, basado en el resultado del componente de ambiente de control y elementos tales como: estructura organizacional, modelo de operación, cumplimiento de los planes, sistemas de información, procesos y procedimientos y los recursos económicos, entre otros.

La identificación de factores de riesgo se debe realizar desde dos puntos de vista así:

* Factores externos (oportunidades ó amenazas): con base en el análisis de la información externa y los planes de la entidad.

* Factores internos (fortalezas ó debilidades): con base en el análisis de los componentes Ambiente de Control, Direccionamiento Estratégico y demás estudios que sobre la cultura organizacional y el clima laboral se hayan adelantado en la Entidad.

Para identificar los aspectos mencionados anteriormente, tener en cuenta el Formato siguiente:

FORMATO CÓDIGO: 1005004

Como herramienta para documentar la identificación, análisis y valoración de los riesgos, se diligenciará el Formato Código 1005005 "Identificación, análisis y valoración de riesgos", utilizando un formato para cada riesgo a analizar, teniendo en cuenta lo siguiente:

El proceso de identificación del riesgo permite conocer los eventos potenciales que pueden afectar el logro de la misión institucional, las causas y los efectos de su ocurrencia, por lo cual debe ser permanente, interactivo y ampliamente participativo, basado en el resultado del análisis del contexto estratégico, en el proceso de planeación y en la claridad del plan estratégico de la Entidad para la obtención de resultados.

Una buena identificación de los riesgos involucra examinar todas las fuentes de riesgo y las perspectivas de los ejecutores de los procedimientos. Otro factor importante es la buena calidad de la información y el comprender cómo y donde estos riesgos han tenido o pueden tener efecto.

Aunque no siempre es posible obtener toda la información necesaria, esta debe ser amplia, integral, precisa y oportuna en la medida que lo permitan los recursos disponibles u otros factores restrictivos. En todo caso debe precisar el proceso que involucra y su objetivo particular, el riesgo, los medios, circunstancias o agentes generadores que componen la causa y las posibles consecuencias sobre los objetivos de la Entidad, representadas en las personas o los bienes materiales o inmateriales, con incidencias importantes: daños, sanciones, pérdidas económicas, de información, de bienes, de imagen, de credibilidad, daño ambiental, entre otros.

Una vez identificados los riesgos, el equipo de análisis se ocupará de estudiar la probabilidad entendida como la posibilidad de ocurrencia y, el impacto o las consecuencias de su materialización; esto con el propósito de establecer el nivel de riesgos.

Cada factor de riesgo necesita ser analizado para calificarlo y evaluarlo a fin de decidir cuales son aquellos que potencialmente tendrían mayor efecto y por tanto exigen mayor gestión por parte de la Entidad de cara a su aceptación y manejo.

El nivel de riesgo se determina considerando los siguientes aspectos en relación con los controles existentes:

* Probabilidad: Qué posibilidad existe que las cosas sucedan, esta puede ser medida con criterios de Frecuencia, si se ha materializado (el número de veces que se ha presentado o puede presentarse en un tiempo determinado), o de Factibilidad teniendo en cuenta la presencia de factores internos y externos que pueden propiciar el riesgo, aunque éste no se haya materializado.

* Impacto. Posibles consecuencias que existirán si este hecho ocurre, el impacto o la magnitud de los efectos de la materialización del riesgo.

Para adelantar el análisis de riesgo se deben considerar los siguientes aspectos:

1.- La Calificación del Riesgo: se logra a través de la estimación de la probabilidad de su ocurrencia, puede ser alta, media ó baja y el impacto que puede causar la materialización del riesgo que puede ser leve, moderado ó catastrófico. Se utiliza una matriz de análisis cualitativo:

REVISADO POR: Jefe Oficina de Control Interno Jazmín del Socorro Eslait Massón

Establecer la metodología para programar, planificar, ejecutar e informar los resultados de la auditoría interna al Sistema de Gestión de la Calidad.

La Auditoría Interna de Calidad inicia con el establecimiento en el Plan Anual de Evaluaciones Independientes de los ciclos de auditoria interna de calidad a adelantar en la vigencia y finaliza con la elaboración del Informe Consolidado de Auditoría Interna de Calidad y lo remite al Coordinador General del Sistema de Gestión de la Calidad y al Comité de Seguimiento del SGC para que establezcan acciones y compromisos con los Responsables del Proceso. Los resultados se presentan en Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.

3. BASE LEGAL

Constitución Política de 1991, artículos 209 y 269.

Ley 872 de Diciembre 30 de 2003 "Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios".

Norma NTC - ISO 9001:2000 Sistemas de Gestión de la Calidad - Requisitos.

Esta norma identifica los requisitos para un sistema de Gestión de la Calidad que pueden ser utilizados por una organización para aumentar la satisfacción de sus clientes al satisfacer los requisitos establecidos por él y por las disposiciones legales obligatorias que sean aplicables.

Norma NTC - ISO 9000:2005, Sistemas de Gestión de la Calidad - Fundamentos y vocabulario.

Norma NTC - ISO 9001:2008, Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos. Aclaraciones respecto a la versión de ISO 9001-2000.

Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004. Sistema de Gestión de la Calidad para la Rama Ejecutiva del Poder Público y otras Entidades prestadoras de servicios.

Norma ISO 19011: Directrices para la auditoría del Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental.

Resolución Reglamentaria vigente, por la cual se adopta el Manual Específico de Funciones y Requisitos de la Contraloría de Bogotá, D.C.

Resolución Reglamentaria vigente, por la cual se adopta el Manual de Calidad de la Contraloría de Bogotá, D.C.

Administrador de las Auditorías: Funcionario a quien se le haya asignado la responsabilidad del procedimiento de auditoria interna.

Alcance de la Auditoría: Verificación conceptualización del Sistema de Gestión de la Calidad y constatar cumplimiento de requisitos relacionados.

Auditado: Organización que es auditada.

Auditor Interno de Calidad: Son los funcionarios formados como tal por la entidad o quienes demuestren titulo expedido por Universidad o Entidad del estado acreditado para tal fin.

Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensión en que se cumplen los criterios definidos para la auditoría interna.

Nota 1 Las evidencias consisten en registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que sea pertinente para los criterios de auditoría, y que sea verificable.

Ciclo de Auditoria: Comprende los periodos en una vigencia para la realización de las auditorías internas de calidad.

Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

Corrección: Acción inmediata tomada para eliminar una No Conformidad detectada.

Criterio de Auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.

Nota Los criterios de auditoría se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría.

Equipo Auditor: Auditores que llevan a cabo una auditoría con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos.

Evidencia de la Auditoria: Registros o declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de Auditoría y que son verificables.

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.

No Conformidad Potencial: Situación que no implica incumplimiento de un requisito, pero que debe ser tenida en cuenta para realizar mejoras en el producto, proceso y sistema de gestión, o para mitigar situaciones de riesgo o eliminar no conformidades potenciales.

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Plan Anual de Auditorías Internas de Calidad (PAAIC): Planificación sistemática de uno o más ciclos de auditoria interna dentro de la vigencia del Plan de Actividades dirigidas hacia un propósito específico relacionado con el Sistema de Gestión de la Calidad, el cual se encuentra inmerso en el Plan Anual de Evaluaciones Independientes.

Programa de Auditoria Interna de Calidad (PAIC): Planificación por Procesos donde se establece las dependencias a auditar, requisitos a tener en cuenta según la norma, equipo auditor y términos para ejecutar auditoría interna de calidad.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

Nota 1 "Generalmente implícita" significa que es habitual o una práctica común para la entidad, sus clientes y otras partes interesadas, el que la necesidad o expectativa bajo consideración esté implícita.

Reunión de Cierre: Reunión presidida por el equipo auditor con el objeto de presentar los hallazgos y conclusiones de la auditoria de tal manera que sean comprendidos y reconocidos por el Jefe de la Dependencia auditada y el Responsable del Proceso.

Reunión de Precierre: Reunión presidida por el Administrador de la Auditoria con el equipo auditor con el objeto de validar los resultados de la auditoria antes de su presentación al auditado.

Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados o la eficacia de las acciones implementadas.

· Programa de Auditoria Interna de Calidad – PAIC

· Memorando de Comunicación del PAIC

· Acta de reunión

· Lista de verificación.

· Reporte de No Conformidades y/o No Conformidades Potenciales

· Socialización resultados Auditoría Interna de Calidad – AIC vía Outlook o Memorando

· Informe consolidado de auditoria interna de calidad.

1. Listado de Auditores Internos de Calidad (Anexo No. 1) Formato Código 9003001.

2. Programa de Auditoría Interna de Calidad PAIC (Anexo No. 2) Formato Código 9003002.

3. Lista de Verificación (Anexo No. 3) Formato Código 9003003.

4. Reporte de No Conformidades y/o No Conformidades Potenciales (Anexo No. 4) Formato Código 03004.

5. Informe consolidado de auditoria interna de calidad (Anexo No.5). Formato Código 9003005.

CÉDULA NOMBRE CARGO PROFESIÓN ESPECIALIZACIÓN DEPENDENCIA EXPERIENCIA AUDITOR

No. de Horas Auditor Interno de Calidad

Elaboró:

Administrador de Auditorías Internas de Calidad

Formato Código: 9003001.

Objetivo General:

Alcance:

No. Ciclo de Auditoría Interna de Calidad: Fecha:

Proceso Dependencias a Auditar Requisito NTC Equipo Auditor Fecha y hora de inicioauditoria Fecha y hora Terminaciónauditoria Duración de la auditoria Fecha y hora Reunión de cierre

ELABORADO POR: __________________________________ APROBADO POR: __________________________________

Auditor Interno – Oficina de Control Interno Jefe Oficina de Control Interno

FORMATO CÓDIGO: 9003002.

PROCESO:________________________________RESPONSABLE PROCESO: ________________________

DEPENDENCIA: ___________________________________________________ FECHA: _________________

PERSONAS QUE ATIENDE LA AUDITORIA:

Nombre Cargo

_____________________________________ __________________________________________________

_____________________________________ __________________________________________________

_____________________________________ __________________________________________________

_____________________________________ __________________________________________________

_____________________________________ __________________________________________________

_____________________________________ __________________________________________________

CRITÉRIO DE AUDITORIAO NORMA ACTIVIDAD/ PREGUNTA CUMPLE OBSERVACIONES

SI NO

NTC – ISO GP-1000

AUDITOR (ES): ________________________________________________________________

________________________________________________________________

FORMATO CÓDIGO: 9003003

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. RESULTADOS

4. FORTALEZAS Y CONCLUSIONES