RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Que el Acuerdo 361 del 6 de enero de 2009: "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D. C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones", en su Artículo 6 establece: "En ejercicio de su autonomía administrativa le corresponde a la Contraloría de Bogotá, D.C., definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Constitución, las leyes y en este Acuerdo".

Que el numeral 9 del artículo 37 ibídem, consagra como una de las funciones de la Dirección de Planeación, "Realizar la revisión técnica de los planes, documentos y procedimientos que adopte la entidad, para asegurar la armonización, implementación y evaluación de los mismos".

Que la racionalización de los trámites, métodos y procedimientos se constituye en una herramienta fundamental para el Sistema de Gestión de la Calidad y el mejoramiento de la función pública, al facilitar el cumplimiento de las funciones y objetivos institucionales, la delimitación de responsabilidades, la inducción del empleado en su puesto de trabajo, la definición de controles internos y el desarrollo de los sistemas de información en los procesos misionales y administrativos de la Entidad.

Que el Gobierno Nacional mediante el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005 estableció la obligatoriedad de adoptar el Modelo Estándar de Control Interno - MECI para el Estado Colombiano, con el fin de fortalecer la estructura de control en las entidades públicas, en cumplimiento de esta norma, la Contraloría de Bogotá, D.C., expidió la Resolución Reglamentaria 013 de 12 de junio de 2006, adoptando dicho modelo.

Que el requisito "4.2.2 Manual de la Calidad", establecido en las normas NTC GP 1000:2009 y NTC ISO 9001:2008, determina que la organización debe establecer y mantener un Manual de la Calidad que incluya el alcance del SGC, con los detalles y justificación de cualquier exclusión; los procedimientos y documentos establecidos para el SGC, o referencia a los mismos; así como la descripción de la interacción entre procesos dentro del sistema.

Que como resultado de la visita realizada por la firma certificadora Bureau Veritas Certification los días 29 y 30 de julio de 2010, se presentó como oportunidad de Mejora la siguiente: "En la presentación de la exclusión al numeral 7.5.4, se hace referencia a que en el proceso de Servicio Micro, sí se aplica dicho requisito dado que dicho proceso maneja la información confidencial de las partes interesadas. No obstante, por la forma como se presenta dicha justificación, la hace ver como una exclusión general dentro del Sistema de Gestión de Calidad".

Que mediante Resolución Reglamentaria 016 de Mayo 31 de 2010, se adoptó la nueva versión de documentos y procedimientos del proceso de Orientación Institucional incluido el Manual de la Calidad de la CB - Versión 8.0, el cual requiere ser ajustado por lo mencionado en el párrafo anterior.

Que en mérito de lo expuesto, el Contralor de Bogotá D.C.

ARTÍCULO PRIMERO: Adoptar el Manual de la Calidad de la Contraloría de Bogotá D.C., Versión 9.0, Código 1006, el cual hace parte de la presente resolución.

ARTÍCULO SEGUNDO: Delegar en la Dirección de Planeación, el mejoramiento continuo de los documentos y procedimientos del Proceso de Orientación Institucional.

ARTÍCULO TERCERO: Es responsabilidad del Contralor Auxiliar, Directores, Jefes de Oficina y Coordinadores de Grupos Especiales, velar por la divulgación, actualización y mejoramiento de los documentos y procedimientos adoptados.

ARTÍCULO  CUARTO: La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el artículo 3 de la Resolución Reglamentaria 016 de mayo 31 de 2010.

1.1 ANTECEDENTES DEL CONTROL FISCAL

1.2. ORGANIZACIÓN DE LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ, D.C.

2.2. NIVELES DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD, REPRESENTACIÓN, REVISIÓN Y EVALUACIÓN

2.3. EXCLUSIONES

2.4. POLÍTICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD

2.5. CLIENTES Y PARTES INTERESADAS

3.1. DOCUMENTOS INTERNOS

3.2. DOCUMENTOS EXTERNOS

4.1. IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS

4.2. INTERACCIÓN Y DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DEL SGC

4.2.1 Proceso de Orientación Institucional

4.2.2 Proceso de Enlace con los Clientes

4.2.3 Proceso de Prestación de Servicio Macro

4.2.4 Proceso de Prestación de Servicio Micro

4.2.5 Proceso de Prestación de Servicio Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva

4.2.6 Proceso de Gestión Humana

4.2.7 Proceso de Gestión de Recursos Físicos y Financieros

4.2.8 Proceso de Evaluación y Control

La implementación y certificación del Sistema de Gestión de la Calidad – SGC en la entidad, se logró como expresión del esfuerzo colectivo y de un proceso continuo que ha conllevado constantes cambios, gracias a la voluntad y compromiso de todos los funcionarios y directivos de la Contraloría de Bogotá D.C.

Este logro se materializó el 2 de julio de 2003, cuando la firma BVQI Colombia Ltda., entregó la certificación de calidad a los Procesos Misionales y de Enlace con los Clientes, bajo los requisitos de la NTC ISO 9001:2000. Posteriormente, el 16 de septiembre de 2003, la Contraloría de Bogotá - CB obtuvo la certificación de las firmas internacionales ANSI*RAB y UKAS Quality Management de Estados Unidos y Europa respectivamente, convirtiéndose en una de las pocas entidades del Distrito Capital en ser reconocida internacionalmente por haber obtenido la certificación de calidad ISO 9001:2000.

Así mismo y como consecuencia de la expedición de la Ley 872 de 2003, "por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público", el Contralor de Bogotá Dr. Miguel Ángel Moralesrussi Russi, fijó los lineamientos para que la Contraloría también fuera certificada bajo la norma NTC GP 1000:2004, objetivo cumplido el 01 de junio de 2009, cuando la firma BVQI Colombia Ltda., entregó a la entidad el certificado No. GP0049, mediante el cual se certificó el sistema de gestión de la Calidad de la Contraloría de Bogotá D.C., para la Prestación de Servicios del Control Fiscal Macro, Micro, de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva y de Enlace con los Clientes (Ciudadanía y Concejo).

De otra parte, el 15 de noviembre de 2008 fue publicada la nueva Norma Internacional ISO 9001:2008, sustituyendo la NTC ISO 9001:2000, y se establece que aquellas entidades que dispongan de certificados emitidos según la versión 2000, tendrán un plazo de dos años para adaptarse a la nueva versión, lo que implica que en Noviembre de 2010 la versión 2000 deja de tener validez y por consiguiente ningún certificado debe hacer referencia a la misma. Atendiendo las anteriores consideraciones, la entidad obtuvo la certificación bajo esta nueva norma con certificado No. CO231281 de fecha diciembre 3 de 2009.

La entidad recibió visita de la firma certificadora durante los días 29 y 30 de julio de 2010, en la cual se actualizó la certificación bajo la Norma Técnica de calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000 versión 2009 y se mantuvo la certificación bajo la norma NTC ISO 9001:2008.

El presente Manual tiene como finalidad describir y especificar el Sistema de Gestión de la Calidad SGC implementado en la entidad el cual ha permitido estandarizar las actividades, de los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación, previendo medios de control y seguimiento para el logro de los resultados, que se monitorean por parte de la alta dirección en la búsqueda de la mejora continua de la gestión institucional.

Así mismo, contiene información sobre la entidad, sus procesos, se determinan los niveles de autoridad y responsabilidad y efectúa referencia a los documentos y procedimientos generales para todas las actividades, dentro del sistema; así como la referencia a los procedimientos que exige el Sistema de Gestión de la Calidad.

A partir de las conclusiones presentadas en 1923 por la Misión Kemmerer y contempladas en la Ley 42 del mismo año, los departamentos y municipios crearon organismos destinados a la vigilancia de la gestión fiscal de la administración seccional y local, bajo la denominación de Contralorías.

En Bogotá, la vigilancia de la gestión fiscal del municipio se inició con la sanción del Acuerdo No. 23 del 11 de septiembre de 1929 que creó la Contraloría Municipal como una "(…) sección autónoma auxiliar de la Secretaría de Hacienda". En 1930 se definió la estructura del organismo fiscalizador como: "(…) departamento independiente dentro de la organización administrativa del municipio y como mandataria del Concejo, será suprema autoridad fiscalizadora de todos los actos de la administración pública".

Los conceptos de control fiscal han mejorado paralelamente con el crecimiento y las nuevas dimensiones de la ciudad capital. Inicialmente se utilizó un sistema de control que además de ser posterior o de fenecimiento, era preventivo y perceptivo. En la actualidad, con base en el Código Fiscal de 1985 y particularmente la Constitución Política de 1991, el control es posterior y selectivo, con la prioridad de buscar una gestión pública basada en la eficiencia, eficacia, economía, equidad y valoración ambiental.

Los principales propósitos de la Entidad se encuentran incluidos en el Plan Estratégico, el cual contiene:

* Misión.

* Visión.

* Objetivos.

* Estrategias.

* Principios y Valores institucionales.

* Política institucional, de Calidad y de Administración del riesgo.

El plan estratégico refleja las intenciones globales de la alta dirección en torno al ejercicio del control fiscal, la calidad de sus productos, los resultados que espera frente a sus clientes y al mejoramiento continuo de la Entidad, cuyo seguimiento se efectúa a través de la medición y evaluación de la gestión, que incluye la calidad de los productos y el estado de los procesos con lo que se efectúa revisión permanente al SGC.

La estructura organizacional de la entidad está determinada en el artículo 10 del Acuerdo 361 de 2009 y se refleja en el Organigrama que se muestra como Anexo 1.

El SGC descrito en este Manual está desarrollado de acuerdo con los requisitos de las normas NTCGP 1000:2009 y NTC ISO 9001:2008 en los siguientes procesos: Orientación Institucional, Enlace con los Clientes, Prestación de Servicio Macro, Prestación de Servicio Micro, Prestación de Servicio Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, Gestión Humana, Gestión de Recursos Físicos y Financieros y Evaluación y Control.

En ejercicio de las competencias establecidas por la ley, el marco reglamentario del control fiscal, los acuerdos distritales y las normas NTCGP 1000:2009 y NTC ISO 9001:2008, se establecen los siguientes niveles:

La máxima autoridad del SGC, es el Contralor de Bogotá, quien en los términos de las normas que definen la estructura administrativa de la entidad, podrá delegarla para hacer más eficiente su funcionamiento. En ejercicio de esa autoridad, participa en la planificación de los objetivos, estrategias institucionales y de calidad, expide las directrices correspondientes para generar una cultura de aseguramiento de la calidad y mejoramiento continuo en el desarrollo de los procesos, verificando que se implementen y mantengan los procesos necesarios para el sistema.

Con la intención de facilitar la operación del sistema, quien ejerza por delegación del Contralor el mayor nivel de autoridad, queda revestido de las potestades enunciadas.

En la entidad la autoridad está representada en:

* El Contralor.

* El Contralor Auxiliar, y

* El Comité de Seguimiento al SGC, en los términos previstos en la Resolución Reglamentaria, que regula su funcionamiento.

Están determinados en las matrices de responsabilidad y comunicaciones de cada uno de los procesos y comprenden esencialmente el nivel directivo³ de la organización:

* Contralor.

* Contralor Auxiliar.

* Directores Técnicos.

* Director Administrativo.

* Subdirectores Técnicos.

* Subdirector Financiero.

* Subdirector Administrativo.

* Jefes de Oficina.

* Coordinadores de Grupos Especiales.

El Contralor Auxiliar es el Representante de la Alta Dirección, su función principal es velar por el mantenimiento y mejora del SGC, participando en la planificación, ejecución, seguimiento y mejora del mismo. Así mismo, debe velar por:

* Asegurarse que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el SGC.

* Informar a la Alta Dirección sobre el desempeño del SGC y de cualquier necesidad de mejora.

* Asegurarse que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización.

* El responsable del proceso aprueba la solicitud de modificación de los documentos y procedimientos del S.G.C.

* El Director de Planeación es el responsable de brindar el soporte técnico necesario para el mantenimiento del SGC. Además, realiza la revisión técnica para el control de los documentos del sistema.

* El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, realiza la revisión legal de los documentos controlados del SGC.

* El Jefe de la Oficina de Control Interno, es el encargado de desarrollar la auditoría interna de calidad como mecanismo para la evaluación, seguimiento y mantenimiento del SGC.

* La programación y alcance de las auditorías, serán comunicadas al Contralor de Bogotá, conforme lo establece el procedimiento correspondiente.

No son aplicables a la CB los siguientes requisitos de las normas NTC GP 1000:2009 y NTC ISO 9001:2008:

* Numeral 7.3. "Diseño y desarrollo de productos", dado que la CB no diseña ni desarrolla productos; sus productos obedecen al ejercicio del control fiscal de acuerdo con lo definido en el marco legal y constitucional.

* Numeral 7.5.2. "Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio", puesto que los resultados del control fiscal se plasman en informes y documentos que son verificados en su totalidad antes de su liberación, con lo que es posible asegurar el cumplimiento de los requisitos establecidos.

* Numeral 7.6. "Control de los dispositivos de seguimiento y de medición", ya que no utiliza equipos de medición que deban calibrarse, ajustarse o protegerse, debido a que los productos generados por el control fiscal son documentos y el control de su calidad se realiza frente a criterios que permiten decidir sobre su conformidad y no con equipos o elementos de medición.

La Política de Calidad está incorporada en el Plan Estratégico de la Entidad, documento que organiza y orienta estratégicamente las acciones de la CB para alcanzar los objetivos acordes con la Misión y Visión Institucional y el Plan de Desarrollo Distrital.

Los Objetivos de Calidad son los mismos objetivos estratégicos definidos en el Plan Estratégico, dado que están orientados a mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del SGC para cumplir con los requisitos de los clientes, satisfacer sus necesidades y contribuir a los fines esenciales del Estado.

Son clientes de la Contraloría de Bogotá D.C., la Ciudadanía y el Concejo de Bogotá.

Ciudadanía. Otorga el poder para ejercer el control fiscal, recibe los productos de la CB y el beneficio generado por la labor de vigilancia fiscal.

Concejo de Bogotá. Recibe productos del control fiscal que requiere para desarrollar su actividad normativa y de control político.

Nota: Los sujetos de control, los particulares que administran fondos o bienes públicos del Distrito Capital y los entes de control que vigilan la gestión de la entidad, son PARTES INTERESADAS, dado que la CB no enfoca todos sus esfuerzos a generar su satisfacción; porque hay actividades que nunca podrán generarles satisfacción (Responsabilidad Fiscal) y porque no se puede concertar con ellos la vigilancia de la gestión fiscal, entre otros aspectos.

No obstante, es necesario tener con ellos un vínculo de cooperación y retroalimentación que permita:

* Solicitarles y entregarles información.

* Mantener buenas relaciones a nivel institucional.

* Cumplir con la obligación de cooperar para la eficiente gestión pública.

* Buscar el beneficio general de la sociedad, por encima de los intereses particulares.

* Entregarles informes sobre el resultado del proceso auditor, dar conformidad y hacer seguimiento a los planes de mejoramiento, recibir sus comentarios de tal forma que exista una retroalimentación en beneficio del mejoramiento de su y nuestra gestión.

Los procedimientos documentados exigidos por las normas de calidad, se reglamentan e incorporan en los siguientes procesos:

Además de los anteriores documentos, a continuación se relacionan los documentos internos que la Entidad ha determinado como necesarios para el normal funcionamiento de sus procesos:

* Plan Estratégico.

* Plan de Acción.

* Plan de Capacitación.

* Plan de Auditoría Distrital - PAD.

* Plan Anual de Estudios – PAE.

* Plan de Compras.

* Programa Anual de Bienestar Social.

* Programa de Salud Ocupacional.

Nota: Los anteriores documentos se formalizan y aprueban en la instancia pertinente (Comité Operativo y Directivo) y su distribución se realiza de acuerdo con lo establecido en el procedimiento para el control de documentos internos del SGC.

* Manual de la Calidad.

* Manual Específico de Funciones, Requisitos y de Competencias Laborales.

* Manual de Contratación.

* Manual de Inducción Institucional.

* Estructura para Caracterizar Procesos, que incluye:

* Descripción del Proceso.

* Matriz de Responsabilidad y Comunicaciones.

* Estructura para elaborar el plan de calidad.

* Estructura para la caracterización del producto.

* Estructura para elaborar procedimientos.

Nota: Los manuales, procesos y procedimientos, plan de calidad y caracterización del producto, se adoptan a través de resolución reglamentaria, se publican y distribuyen, teniendo en cuenta el procedimiento para el control de documentos internos del SGC, las versiones vigentes de los mismos se relacionan en el Listado Maestro de Documentos el cual se ubica en la intranet.

Son aquellos documentos de origen externo que la entidad ha determinado como necesarios para la planificación y operación del SGC. El listado de documentos externos del SGC se encuentra en la Intranet de la entidad.

La Contraloría de Bogotá D.C., desarrolla su misión a través de ocho procesos que hacen parte del alcance del SGC de la Entidad, clasificados en procesos: Estratégicos, Misionales, de Apoyo y de Evaluación; los cuales permiten ejecutar de manera articulada y eficiente sus funciones, en búsqueda de la satisfacción de las necesidades de los clientes y el logro de los objetivos institucionales.

A continuación se presenta el mapa de procesos de la entidad:

Instaurar y difundir la política y objetivos de la organización, así como administrar la información de los procesos del SGC, con el fin de satisfacer tanto las necesidades de los clientes como los requisitos legales y reglamentarios, para el mantenimiento y mejoramiento continúo del sistema

Es responsabilidad de la alta dirección, definir la política orientada a las exigencias de la CB, de los clientes, así como la estrategia y su despliegue hacia todos los niveles de la organización. De otra parte, especifica los procesos que responden a las necesidades del servicio, interiorizándolos en los funcionarios. Igualmente, estructura el sistema de indicadores y mediciones y de la revisión por la dirección.

Se constituye en la base del SGC, suministrando lo relacionado con el manejo y control de la información. Determina las disposiciones para el control y distribución de los procedimientos y documentos del sistema.

* Propender porque en cada proceso, a partir de su objetivo, los lineamientos impartidos y su interacción con los demás procesos, se genere la sinergia necesaria para el desarrollo de una efectiva gestión, enfocada al logro del plan estratégico.

* Garantizar la eficiente administración de la documentación y gestión de la información de la CB.

El responsable del proceso es el Contralor Auxiliar.

* Despacho del Contralor de Bogotá.

* Despacho del Contralor Auxiliar.

* Dirección de Planeación.

* Oficina Asesora Jurídica.

Establecer un enlace permanente con los clientes de la entidad: Concejo y ciudadanía.

Establece los procedimientos de atención a la ciudadanía y el Concejo, así como la estrategia para la medición de su satisfacción. Su análisis se traduce en lineamientos, los cuales se constituyen en insumo para los procesos misionales: Macro, Micro y Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.

* Vincular a la ciudadanía al ejercicio del control fiscal.

* Involucrar en el ejercicio auditor los requerimientos de los clientes relacionados con el manejo de los recursos públicos.

* Garantizar la articulación y coordinación del proceso auditor y de este con la participación ciudadana, mediante la operación de equipos de trabajo.

El responsable del proceso es el Director Técnico para el Control Social y Desarrollo Local.

* Dirección para el Control Social y Desarrollo Local.

* Dirección de Apoyo al Despacho.

* Subdirección para el Control Social.

* Oficina Asesora de Comunicaciones.

Evaluar la gestión fiscal de la administración distrital, a través de una labor coordinada con las direcciones sectoriales, mediante la generación de informes de ley (obligatorios o normativos), pronunciamientos y estudios de carácter económico, financiero, social y ambiental (estructurales y sectoriales), para contribuir el mejoramiento de la gestión pública.

Sirve como insumo para el Proceso de Prestación de Servicio Micro y a su vez, recibe sus productos. Sus resultados se reflejan en el Proceso Enlace con los Clientes, puesto que los informes que produce son de interés para la Ciudadanía y el Concejo de Bogotá.

Sus productos son:

1. Informes Obligatorios.

2. Informes Estructurales.

3. Informes Sectoriales.

4. Pronunciamientos.

* Mejorar el contenido y oportunidad de los informes y divulgarlos ampliamente.

* Agregar valor a los procesos Micro y de Enlace con los Clientes, por medio de la construcción y mantenimiento del observatorio del Plan de Desarrollo.

El responsable del proceso es el Director Técnico de Economía y Finanzas Distritales.

* Dirección de Economía y Finanzas Distritales.

* Subdirección de Evaluación Sectorial, Planes de Desarrollo y Políticas Públicas.

* Subdirección de Estudios Fiscales, Económicos y Sociales de Bogotá.

* Subdirección de Análisis Financiero, Presupuestal y Estadísticas Fiscales.

* Subdirección de Fiscalización Transversal Gestión Pública Ambiental.