RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 010 DE 2014

(Febrero 24)

“Por medio de la cual se actualiza el Procedimiento para Plan de Mejoramiento-Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora del Proceso de Evaluación y Control en la Contraloría de Bogotá D.C.”

EL CONTRALOR DE BOGOTÁ D. C.

En ejercicio de sus atribuciones legales y en especial las que le confiere el artículo 5 del Acuerdo 519 de 2012; y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con los literales b y l del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”, se deben implementar como elementos del Sistema de Control Interno Institucional, la definición de procedimientos para la ejecución de procesos, así como la simplificación y actualización de normas y procedimientos.

Que el Modelo Estándar de Control Interno - MECI 1000:2005, adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 013 del 12 de junio de 2006, contiene entre otros elementos de control del subsistema de control de gestión, los procedimientos, conformados por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso controlando las acciones que requiere la operación de la Contraloría de Bogotá, D.C., y el Manual de Procedimientos como una guía de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa, propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos los servidores públicos.

Que a través de la Ley 872 de Diciembre 30 de 2003, se creó el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios.

Que mediante Decreto 4110 de Diciembre 9 de 2004, se reglamentó la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.

Que por medio del Acuerdo 122 de junio 28 de 2004, se adoptó en Bogotá, D.C. el Sistema de Gestión de la Calidad.

Que el Decreto 387 de diciembre 2 de 2004, “Por el cual se reglamenta el Acuerdo 122 de 2004 que adopta en Bogota, el Sistema de Gestión de la Calidad creado por medio de la Ley 872 de 2003 “”

Que mediante el Decreto 4485, de 18 de noviembre de 2009, se adoptó la actualización de la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública.

Que el Decreto Distrital 176 de 2010, definió los lineamientos para la conformación articulada de un Sistema Integrado de Gestión en las entidades del Distrito Capital.

Que el Decreto 651 de 2011, creó el Sistema Integrado de Gestión Distrital -SIGD-y la Comisión Intersectorial del -SIGD-, estableciendo una creación, conformación e implementación del Sistema Integrado de Gestión Distrital.

Que a través de Acuerdo 519 del 6 de enero de 2009, “Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la contraloría de Bogotá, D. C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica su planta de personal y se ajustan el sistema de nomenclatura y los grados de la escala salarial de la planta de personal y se dictan otras disposiciones”

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 044 de octubre 30 de 2013, se modificaron y adoptaron documentos y procedimientos relacionados con el Proceso de Evaluación y Control.

Que teniendo en cuenta el concepto de mejora establecido en las Normas Técnicas de Calidad NTC ISO 9001:2008 NTC GP 1000:2009, es necesario ajustar los documentos y procedimientos del Proceso de Evaluación y Control.

En mérito de lo expuesto, este Despacho;

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. Adoptar la nueva versión del Procedimiento para Plan de Mejoramiento-Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora del Proceso de Evaluación y Control.

ARTÍCULO SEGUNDO: Es responsabilidad de los Directores, Subdirectores, Jefes de Oficinas, Gerentes y Coordinadores de Grupos Especiales, velar por la administración y divulgación del procedimiento adoptado.

ARTÍCULO  TERCERO: La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga el numeral 2 del artículo primero de la Resolución Reglamentaria No. 044 de octubre 30 de 2013.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D. C., a los 24 días del mes de febrero del año 2014.

DIEGO ARDILA MEDINA

Contralor de Bogotá D.C.

17 DE ENERO DE 2014

1. OBJETIVO

Establecer las actividades para elaborar, actualizar y realizar seguimiento a los planes de mejoramiento con el fin de determinar las acciones preventivas, correctivas y de mejora de conformidad con los hallazgos o No conformidades identificados por los diferentes métodos de verificación y evaluación, instancias de evaluación, seguimiento, control y/o autocontrol.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la identificación por parte de los Responsables de Procesos, de los hallazgos, observaciones u oportunidades de mejora, originadas en las diferentes fuentes de mejoramiento y finaliza con la presentación por parte de la Oficina de Control Interno del consolidado de los resultados del seguimiento al Plan de Mejoramiento en el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, para tomar acciones si hay lugar a ello.

3. BASE LEGAL

(VER NORMOGRAMA)

4. DEFINICIONES

• Acción Correctiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la (s) causa (s) de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.

Nota 1. Puede haber más de una causa para una no conformidad.

Nota 2. La acción correctiva se toma para evitar que una no conformidad o situación vuelva a producirse, mientras que la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda.

Nota 3. Existe diferencia entre corrección y acción correctiva, en el sentido que la primera elimina la no conformidad, mientras la segunda elimina la causa.

• Acción Eficaz. Acción correctiva o preventiva que mediante evidencia objetiva demuestra que se eliminaron las causas de las no conformidades o hallazgos.

• Acción de Mejora. Conjunto de acciones tomadas para aumentar la capacidad del Sistema, respecto de su eficacia, eficiencia o efectividad

• Acción Preventiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la (s) causa (s) de una no conformidad potencial u otra situación eventual indeseable.

Nota 1. Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial.

|Nota(Sic) 2. La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la acción correctiva se toma para prevenir que vuelva a producirse.

Nota. En esta clase de Auditoría el auditor debe determinar si las acciones son eficaces o no (Ver definición “acción eficaz”).

• Auditoría Especial. Auditoría eventual no contemplada dentro del Programa Anual de Evaluaciones Independientes, la cual se efectúa por solicitud de la alta dirección, se desarrolla a través de las actividades propias del ciclo de Auditoría (planeación, ejecución e informe), seguimiento y verificación de acciones.

• Conformidad. Cumplimiento de un requisito.

• Corrección. Acción inmediata tomada para eliminar una no conformidad detectada.

• Efectividad. Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

Nota. La medición de la efectividad se denomina en la Ley 872 de 2003 como una medición del impacto.

• Eficacia. Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.

Nota. La medición de la eficacia se denomina en la Ley 872 de 2003 como una medición de resultado.

• Eficiencia. Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

• Ejecutor. Nombre del cargo de quien debe realizar la actividad.

• Gestores de Proceso. Grupo multidisciplinario de funcionarios, representativo de la Oficina Control Interno que participa en la gestión del proceso, analiza, identifica las situaciones objeto de análisis (hallazgos y no conformidades) y propone las acciones requeridas para el manejo de las mismas. En el equipo de gestores de proceso deben participar los jefes y funcionarios de las dependencias que integran los procesos.

• Informe de Auditoría. Documento mediante el cual se presenta el resultado de la Auditoría, dirigido a la alta dirección y al responsable del proceso auditado.

• Mejora Continua. Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos.

Nota. El proceso mediante el cual se establecen objetivos y se identifican oportunidades para la mejora es un proceso continuo a través del uso de los hallazgos de la auditoría, las conclusiones de la auditoría, el análisis de los datos, la revisión por la dirección u otros medios y generalmente conduce a la acción correctiva y preventiva.

• No Conformidad. Incumplimiento de un requisito. Resultado de una Auditoría de Calidad.

• No conformidad Potencial. Situación que no implica incumplimiento de un requisito, pero que debe ser tenida en cuenta para realizar mejoras en el producto, proceso y sistema de gestión, o para mitigar situaciones de riesgo o eliminar no conformidades potenciales. Resultado de una Auditoría de Calidad.

• Observación. Situación que no implica el incumplimiento de un requisito, pero se debe tener en cuenta para mejorar el proceso, producto y Sistema Integrado de Gestión.

• Plan de Mejoramiento. Plan de acción en el que se identifica (n) de forma precisa la (s) acción (es) seleccionadas para corregir el incumplimiento de los requisitos.

• Proceso. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Nota 1. Los elementos de entrada para un proceso contituyen generalmente salidas de otros procesos.

Nota 2. Los procesos de una entidad son, generalmente planificados y puestos en práctica bajo condiciones controladas, para generar valor.

• Responsable. Encargado de adelantar las acciones o actividades propuestas o planeadas en el Plan de Mejoramiento y/o de Manejo de Riesgos.

• Responsable de Proceso. Funcionario encargado de garantizar el cumplimiento de los procedimientos y actividades del proceso a su cargo. Su designación está definida en el Manual del Sistema Integrado de Gestión.

• Riesgo. Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos.

• Seguimiento. Acción regular y sistemática que identifica aciertos o fallas en la ejecución de las acciones programadas.

• Verificación. Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados o la eficacia de las acciones implementadas.

5. ANEXOS

Anexo 1. Plan de Mejoramiento Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Formulación y Seguimiento de Acciones

ANEXO 1

PLAN DE MEJORAMIENTO (ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA)

PROCESO:

RESPONSABLE (S) DEL (LOS) PROCESO (S):

FECHA DE CORTE PARA VERIFICACIÓN

Actualizado por: (Nombre y cargo)

(Firma)______________

RESPONSABLE DEL PROCESO

Fecha: dd/mm/aa)

INSTRUCTIVO 1

DILIGENCIAMIENTO DEL ANEXO 1 -PLAN DE MEJORAMIENTO - ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

PROCESO: nombre del proceso al cual corresponde la situación observada.

RESPONSABLE DEL PROCESO: nombre y cargo del funcionario responsable del proceso.

(1) No.: registre el número consecutivo del hallazgo, No Conformidad-NC, No Conformidad Potencial-NCP y/o riesgo de cada informe, de manera que se pueda establecer la cantidad total de los mismos por proceso y consolidado institucional.

(2) ORIGEN: consigne la procedencia del hallazgo, No Conformidad, No Conformidad potencial o riesgo, la cual puede surgir del análisis propio de cada proceso, Auditoría interna, Auditoría Externa y otros que pueda identificar, utilizando los números del 1 al 12 de acuerdo con las siguientes convenciones:

1. Autoevaluación

2. Auditoría efectuada por la Oficina de Control Interno.

3. No Conformidades y/o No Conformidades Potenciales (Auditoría del Sistema Integrado de Gestión).

4. Auditoría Externa entes certificadores.

5. Peticiones, Quejas y Reclamos

6. Auditoría Fiscal.

7. Producto No Conforme

8. Riesgos.

8.1. Antijurídico

8.2. Corrupción

8.3. Anti trámites

8.4 Estratégico

8.5. Otros Riesgos

9. Resultados de Indicadores

10. Resultados de Encuestas

11. Revisión por la Dirección

12. Otros.

Los riesgos que se incluyen en el Mapa de Riesgos son aquellos que afecten el cumplimiento del objetivo institucional, de los objetivos de los procesos y/o la satisfacción del cliente: antijurídicos, antitrámites, anticorrupción y estratégicos. Los que no afectan el cumplimiento del objetivo institucional, los objetivos de los procesos y la satisfacción del cliente se incluyen en el Anexo 1, Plan de Mejoramiento-Acciones Correctivas, preventivas y de mejora.

(3) FECHA DEL HALLAZGO O NO CONFORMIDAD, RIESGO O NO CONFORMIDAD POTENCIAL, OPORTUNIDAD DE MEJORA: fecha del informe final de la Auditoría Entes de Control, Auditoría Externa al Sistema Integrado de Gestión-AISIG; Oficina de Control Interno-OCI; Autoevaluación, identificación de los riesgos, etc. Registre la fecha en formato (dd/mm/aa).

(4) TIPO DE ACCIÓN: Registre correctiva, preventiva o de mejora, según el tipo de acción.

Correctivas: Hallazgos y No Conformidades.

Preventivas: Riesgos y las No Conformidades Potenciales.

Mejora: Autoevaluación.

(5) INFORME ORIGEN: nombre del informe de auditoría o periodo de la Autoevaluación.

Ejemplo: Auditoría Especial de seguimiento al Plan de Mejoramiento, Auditoría Regular vigencia xxxx, informe de Austeridad en el Gasto, Autoevaluación semestre xx de xxx, etc.

(6) CAPÍTULO: Registre el numeral, título o página del informe donde se encuentre incluido el Hallazgo.

Ejemplo: 2.2.2 Gestión contractual – Deficiencias en los informes de supervisión, 3.2.1 Plan de Mejoramiento – Acciones incumplidas, 4.5.2 Gestión contractual – Inadecuada ejecución del plan de Compras.

(7) DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO DE AUDITORÍA, NO CONFORMIDAD, NO CONFORMIDAD POTENCIAL O RIESGO, ACCIÓN DE MEJORA: Defina la situación evidenciada del hallazgo / No Conformidad /No Conformidad Potencial o Riesgo y acción de mejora.

(8) ANÁLISIS DE CAUSA: registre el análisis realizado en equipo de gestores de procesos para determinar la razón de ocurrencia del hallazgo, no conformidad y/o riesgo.

(9) ACCIONES: registre las acciones para eliminar la No conformidad o hallazgo, No conformidad Potencial o Riesgo. Es importante señalar que para un hallazgo se puede implementar más de una acción.

(10) INDICADOR: determine indicadores que permitan reflejar el cumplimiento de acciones establecidas. Registre la fórmula (numerador y denominador).

(11) METAS CUANTIFICABLES: es la expresión cuantitativa, concreta, medible, realizable y verificable que se espera alcanzar. Aplica para hallazgos y NC.

(12) ÁREA Y RESPONSABLES DEL CUMPLIMIENTO DE LA (S) ACCION (ES): registre el área o dependencia responsable a la cual le corresponde ejecutar la acción determinada.

(13) RESPONSABLES DEL CUMPLIMIENTO DE LA (S) ACCION (ES): e Indique el nombre y cargo de la persona que debe cumplir con la realización de la(s) acción (es) correctiva (s).

(14) RECURSOS: Señale solamente los recursos adicionales que requiere la ejecución de la acción.

(15) CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN: periodo durante el cual se determina la ejecución de la acción. Está compuesto por:

* Fecha Inicial: Fecha prevista a partir de la cual se iniciará la ejecución de las acciones. Registre la fecha en formato (dd/mm/aa).

* Fecha Final: Fecha prevista en que se concluirá la ejecución de las acciones. Registre la fecha en formato (dd/mm/aa).

(16) RESULTADOS DEL INDICADOR: determine el resultado del indicador a la fecha de corte del seguimiento.

(17) GRADO DE AVANCE FÍSICO DE EJECUCIÓN DE LAS METAS: Indique en valores porcentuales, el progreso de la ejecución de la meta establecida, frente al avance de las acciones.

(18) SEGUIMIENTO DEL PROCESO: espacio diligenciado por los responsables del proceso, donde se consigna el resultado del seguimiento efectuado a las acciones implementadas y la descripción del documento que soporta su ejecución.

(19) VERIFICACIÓN DE ACCIONES: espacio diligenciado por la OCI, a partir de la verificación efectuada por los auditores internos de calidad o de control interno, donde se consigna en forma clara y precisa la eficacia de las acciones implementadas.

Nota: se debe tener cuidado en la cuantificación del número de hallazgos / No Conformidades /No Conformidades Potenciales, Riesgos y/o Acciones de Mejora, para no contabilizar el número de acciones como si se tratara de hallazgos.

(20) ESTADO DEL HALLAZGO: Determine el estado del hallazgo, de acuerdo con la verificación efectuada a la eficacia de las acciones implementadas así:

Hallazgos y No Conformidades:

Utilice las letras A, C y A*,

A: Abierto

C: Cerrado,

A*: Solicitud y/o reiteración de solicitud de cierre- Se utiliza en los casos en que la Oficina de Control Interno sugiere el cierre de los hallazgos formulados por los entes de control Externos y ( Auditoría Externa de Calidad).

No Conformidad Potencial o Riesgo:

Utilice las letras A y M.

A: Abierto

M: Mitigado.

(21) EQUIPO AUDITOR Y FECHA: Registre el nombre de los funcionarios que realizaron la verificación de las acciones implementadas, así como la fecha de verificación.

Nota: Para el diligenciamiento de los formatos, es importante no combinar celdas, ya que esto impide el procesamiento de la información. Si se implementaron varias acciones, debe utilizarse una fila para cada una de ellas.

INSTRUCTIVO 2

ASPECTOS GENERALES FORMULACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS Y VERIFICACIÓN DE LA EFICACIA

(1) FORMULACIÓN DE ACCIONES: Definición de “Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora”, son las acciones implementadas para eliminar la causa de un Hallazgo, una No conformidad, una no conformidad potencial o una situación indeseable (riesgo), respectivamente o una oportunidad de mejora. La acción correctiva o preventiva no puede ser formulada sin antes identificar las causas que la generaron o la presencia de un riesgo inminente.

(2) IDENTIFICACIÓN DE LAS CAUSAS: Para la identificación de las causas, el equipo de gestores de proceso, llevará a cabo un análisis minucioso del hallazgo, con el fin de determinar porqué razón (es) se presentó el hallazgo o situación formulada por la auditoría correspondiente, utilizando para ello, la columna 8 (análisis de causa) del Anexo 1 Plan de Mejoramiento - Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora, teniendo en cuenta la totalidad de aportes de los integrantes del equipo.

(3) TÉCNICAS PARA LA IDENTIFICACIÓN DE LAS CAUSAS: Existen muchos métodos y herramientas disponibles en una organización para determinar la causa de una no conformidad, desde una tormenta de ideas hasta técnicas más complejas de resolución sistemática de problemas (por ejemplo, análisis de causa raíz, diagramas de pescado, “los cinco porqué”, diagramas de árbol, etc.). La extensión y eficacia de la acción correctiva depende de la identificación de la verdadera causa raíz.

(4) FORMULACIÓN DE ACCIONES: Para la formulación de acciones, se utiliza la columna 9 (acciones) del Anexo 1 Plan de Mejoramiento - Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora, teniendo en cuenta la totalidad de aportes de los integrantes del equipo.

La acción correctiva debe tener un perfil de calidad que responda a las siguientes características:

* Contextualizada: deberá tomar en consideración el momento y la situación en la que se detectó la no conformidad o el hallazgo, así como el conjunto de actores que intervienen en la situación cuya mejora se propone. Ha de ser real, acorde con el momento presente.

* Coherente con la evaluación realizada: deberá estar asociada a las fortalezas y debilidades señaladas, por lo que es conveniente precisar la correspondencia entre los juicios de valor (puntos fuertes y débiles) y por ende que la acción conlleve a la mejora.

* Fundamentada: la calidad y pertinencia de la evidencia aportada no deben dejar lugar a la duda sobre la idoneidad y pertinencia de las acciones consideradas en la misma.

* Viable ‑ factible: es necesario que se analicen los posibles obstáculos en su ejecución. Desde un punto de vista estratégico, las medidas que se han de tomar deben producir los efectos a corto y mediano plazo. Por lo tanto, son formulaciones que miran hacia el futuro y parten de la experiencia pasada.

* Priorizada: prevalece la propuesta más importante para eliminar las causas que originaron las observaciones, consensuada entre el mayor número de personas involucradas, como garantía de compromiso de la ejecución de dicha propuesta.

* Creativa: en ocasiones se trata de aportar nuevas soluciones a viejos y reiterados problemas.Clara: debe ser entendible y concreta sin dar pie a libres interpretaciones.

* Medible: formulada de manera que su resultado sea observable.

La acción correctiva eficaz debe prevenir que la no conformidad o hallazgo vuelva a ocurrir, eliminando la causa que la generó. Sin embargo, la acción correctiva no debe confundirse con la acción preventiva. La definición de acción preventiva es la acción para eliminar la causa de una no conformidad potencial o una situación indeseable. Se debe destacar que la acción preventiva por la naturaleza de su definición no es aplicable a la no conformidad ya detectada.

Además de las anteriores consideraciones a tener en cuenta, es preciso resaltar que la redacción de una ACCIÓN, debe iniciar con un verbo que determine la acción a ejecutar, redactado preferiblemente en tercera persona del tiempo presente y complementarse con el objeto y la condición, ejemplo:

Las acciones se redactan empezando por un infinitivo verbal:

Analizar, conocer, describir, enumerar, explicar, recordar, relacionar, resumir, aplicar, construir, demostrar, elaborar, experimentar, hacer funcionar, manejar, usar, utilizar, planificar, aceptar, apreciar, comportarse, preferir, respetar, sentir, tolerar, valorar, entre otros.

El complemento de la acción,

(5) EFICACIA DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS: Cuando una No conformidad / No conformidad Potencial o Riesgo tiende a ser individual en su naturaleza, se pueden utilizar una variedad de métodos o actividades para el cierre y/o mitigación de la misma. Por ejemplo, algunas requerirán una verificación en el sitio (la cual puede requerir visitas posteriores), mientras otras pueden ser cerradas en forma remota revisando evidencia documentada).

Antes de decidir cerrar un Hallazgo o No conformidad / No conformidad Potencial o Riesgo, debe revisarse que la dependencia realizó la acción, el análisis de la causa y los resultados se lograron a través de la acción, siendo necesario asegurar que exista evidencia objetiva (incluyendo documentación soporte) para demostrar que la acción propuesta ha sido totalmente implementada y eficaz para prevenir la recurrencia de la no conformidad o hallazgo, por tanto, procede su cierre.

En el evento que, producto del análisis efectuado por la Oficina de Control Interno, se evidencie que las acciones no fueron eficaces, se mantendrá abierto el Hallazgo, No conformidad o No conformidad Potencial o Riesgo y se comunicará al responsable para que realice nuevamente el análisis de causas y el rediseño de la acción, junto con la modificación de fechas, meta e indicador.

NOTA 1: Para consultar el Control de Cambios ingrese al link -Documentos de la Norma-.

NOTA 2: Publicada en el Registro Distrital 5305 de febrero 25 de 2014