RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 2775 DE 2015

(Diciembre 02)

Derogada por el art. 7, Resolución 890 de 2018.

 Por la cual se actualiza la organización del Comité del Sistema de Gestión Integral en la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital

El Director de la Unidad

en ejercicio de las facultades legales y en especial las conferidas por el Acuerdo Distrital 257 de 2006 y el Acuerdo 003 de 2012 del Consejo Directivo de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital –UAECD-, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 489 de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamientos de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.

Que el Acuerdo Distrital 257 de 2006, “Por el cual se dictan normas básicas sobre la estructura, organización y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotá, Distrito Capital, y se expiden otras disposiciones”, prevé en su artículo 46, que “El Sector Gestión Pública tiene como misión coordinar la gestión de los organismos y entidades distritales y promover el desarrollo institucional con calidad en el Distrito Capital y fortalecer la función administrativa distrital y el servicio al ciudadano”.

Que mediante las Circulares Conjuntas Nos. 018 de 2006 y 046 de 2007 de la Veeduría Distrital y de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, sobre “Compatibilidad del Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno en las Entidades u Organismos Distritales” y “Los Indicadores en el Marco del Sistema de Gestión de la Calidad y el Sistema de Control Interno”, se establecieron lineamientos para la implementación y aplicación de dichos Sistemas y de los indicadores que permitan medir la eficiencia y efectividad de las entidades, como mecanismo para facilitar la evaluación por parte de la alta dirección, de los ciudadanos y de los organismos de control.

Que el Departamento Administrativo de la Función Pública expidió la circular No. 1000-002 de 2007, en la cual se establece que “Como quiera que la implementación del MECI 1000:2005 y la NTCGP 1000:2004 son procesos paralelos, es recomendable que sea un solo equipo al interior de cada entidad el que se responsabilice de la implementación correspondiente, con el ánimo de reducir costos y la búsqueda de una mayor eficiencia y eficacia institucional”.

Que el 26 de noviembre de 2008 Bogotá, D.C., se adhirió a la Carta Iberoamericana de Calidad en la Gestión pública, aprobada por la X Conferencia Iberoamericana de Ministros de Administración Pública y Reforma del Estado, documento que busca “conformar un cuerpo de principios y orientaciones que sirvan de referencia a las diferentes Administraciones Públicas de los Estados iberoamericanos en la formulación de políticas, planes, modelos y mecanismos que permitan la mejora continua de la calidad de su gestión pública”. En este sentido, se recomienda la adopción de modelos que contemplen la gestión integrada de la calidad, el medio ambiente, la salud y seguridad laboral.

Que la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, mediante la Directiva 003 de 2009, estableció el Plan de Acción del Sistema de Gestión de Calidad 2009-2011 que involucra, en su numeral 3, lineamientos sobre el modelo del “Sistema Integrado de Gestión”.

Que en desarrollo de las anteriores disposiciones se expidió el Decreto 176 del 12 de mayo de 2010 “Por el cual se definen los lineamientos para la conformación articulada de un sistema Integrado de Gestión en las entidades del Distrito Capital y se asignan unas funciones”, con el objetivo de articular esfuerzos para construir participativamente un Sistema Integrado de Gestión para Bogotá.

Que el artículo 1º del Decreto Distrital 176 de 2010 establece que el Sistema Integrado de Gestión, el cual se enmarca en el Sistema de Desarrollo Administrativo – SISTEMA –, está conformado por los siguientes Subsistemas: Gestión de la Calidad (SGC), Gestión Documental y Archivo (SIGA), Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO), Responsabilidad Social (SRS), Gestión Ambiental (SGA), Control Interno (SCI) y, para los hospitales del Distrito Capital, el Subsistema Único de Acreditación (SUA).

Que el Decreto 652 de 2011 formaliza y adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para garantizar su aplicación en las entidades y organismos distritales.

Que la Ley 872 de 2003 crea el Sistema de Gestión de Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en el parágrafo del artículo 3º, establece que dicho sistema es complementario con el Sistema de Control Interno y de Desarrollo Administrativo.

Que por medio del Decreto 4485 de 2009, se adoptó la actualización de la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, determinando las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad en los organismos, entidades y agentes obligados conforme al artículo 2° de la Ley 872 de 2003.

Que el decreto 943 de 2014 actualiza el Modelo Estándar de Control Interno para el estado Colombiano MECI, del cual es parte integral el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno, que entre las instancias de participación incluye el Comité de Coordinación de Control Interno y le asigna los roles de acuerdo con el Decreto 1826 de 1994.

Que el numeral 4 del Marco conceptual del Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno establece la compatibilidad con los sistemas de gestión de Desarrollo Administrativo y Gestión de la Calidad.

Que el artículo 18 de la Ley 489 de 1998 establece que “la supresión y simplificación de trámites será objetivo permanente de la Administración pública en desarrollo de los principios de celeridad y economía previstos en la Constitución Política y la misma ley y atribuye al Departamento Administrativo de la Función Pública, la función de orientar la política de simplificación de trámites”

Que la Ley 962 de 2005, establece los lineamientos de la política de “racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y Entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos”

Que el Decreto 1151 de 2008, reglamentario de la ley 962 de 2005, establece los lineamientos generales de la estrategia de gobierno en línea en Colombia,

Que el Decreto 019 de 2012, establece los lineamientos para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración pública

Que de conformidad con el artículo 11 del Decreto 456 de 2008, las entidades distritales son ejecutoras complementarias del Plan de Gestión Ambiental, conforme a sus atribuciones y funciones misionales, en la medida en que contribuyan al cumplimiento de los objetivos y estrategias del mismo desde su Plan Institucional de Gestión Ambiental –PIGA; asimismo, en el artículo 13, define los criterios que deben tener en cuenta las Que en el Artículo 8º del Decreto 509 de 2009, “Por el cual se adopta el Plan de Acción Cuatrienal Ambiental -PACA- y se dictan otras disposiciones”, se presentan los lineamientos generales de los Planes Institucionales de Gestión Ambiental –PIGA.

Que es necesario desarrollar acciones dirigidas a fortalecer la gestión ambiental en armonía con las demás entidades del Distrito Capital, y orientar todas sus actividades al cumplimiento de la normatividad ambiental vigente y a la promoción de conductas y prácticas sostenibles.

Que el artículo 20 de la Resolución 305 de 2008, expedida por la Comisión Distrital de Sistemas, por la cual se expiden políticas públicas para la entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital, en materia de Tecnologías de la Información y Comunicaciones respecto a la planeación, seguridad, democratización, calidad, racionalización del gasto, conectividad, Infraestructura de Datos Espaciales y Software Libre, establece que se debe establecer un Comité de Seguridad de la Información así como la aplicación de los dominios de control a que se refiere la norma NTC-ISO/IEC 27001, que establece los requisitos del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, y la norma NTC/ISO IEC 17799 con su equivalente NTC-ISO/IEC 27002 y demás normas concordantes, con el fin de facilitar la gestión de la seguridad de la información.

Que en virtud de la reglamentación antes citada la UAECD, expidió la Resolución 329 de 2007 por la cual se establece y organiza el Comité de Gestión de la Calidad y Control Interno en la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital; la Resolución 2316 de 2015 a través de la cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 2014; la Resolución 411 de 2009 a través de la cual se modifica la Resolución 329 de Junio de 2007; la Resolución 1260 de 2010 a través de la cual se modifica la Resolución 329 de Junio de 2007; la Resolución 1248 de 2008 por la cual se crea el Comité Antitrámites y de Gobierno en Línea Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital; la Resolución 350 de 2012 por la cual se crea el Comité de Gestión Integral. Resolución 973 de 7 de mayo de 2015 y la Resolución 630  de  6 de junio de 2013 por el cual se actualiza el sistema de gestión de seguridad y salud en el  trabajo.

Que teniendo en cuenta que en la Entidad existen los Comités, antes mencionados, integrados por el mismo Grupo Directivo y con el fin de armonizar los elementos que le son comunes, racionalizar la actividad de la Administración bajo los principios de economía y celeridad que debe guiar la labor de la administración pública, y con el propósito de hacer más ágil, dinámica y efectiva la labor y funciones de los mismos, es conveniente integrar estos comités en uno solo.

Que por lo anterior y para el fin propuesto, es necesario establecer las funciones y criterios de carácter administrativo esenciales para que el organismo que se institucionalice pueda acometer el logro de los objetivos y acciones que se propongan.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO – Objeto: Crear y organizar el Comité del Sistema Integrado de Gestión, que tendrá como objetivo la Gestión de Calidad, el Control Interno y  la Gestión de MECI, la Gestión Ambiental, el Gobierno en Línea, la Simplificación de Trámites, la Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional, la Gestión de Seguridad de la Información, la Gestión de la Continuidad del Negocio,  la Responsabilidad Social y la Gestión Documental y de Archivo, de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital”, como organismo que regula todas las actividades, que sobre estos temas se propongan dentro de los procesos de la cadena de valor de la Entidad.

ARTÍCULO SEGUNDO – Gobierno del Sistema de Gestión Integral:

a) Representante de la Dirección: El Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión Integral es la máxima autoridad y será el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Aseguramiento de Procesos, razón por la cual será el Secretario Técnico del Comité, quien podrá delegar esta función por subsistemas. Entre las funciones del Secretario Técnico están: (i) Convocatoria para la realización de sesiones ordinarias y extraordinarias del comité; (ii) Presidir las reuniones y moderar la intervención de los miembros; (iii) Suscribir las actas y documentos del comité; y (iv) Promover la realización de proyectos relacionados con el mejoramiento del Sistema de Gestión Integral y la activa participación de los miembros del comité en los mismos.

b) Comité de Gestión Integral: El Comité de Gestión Integral estará conformado por los siguientes miembros:

1. Director (a) de la Unidad o delegado designado quien lo presidirá;

2. Gerentes y Subgerentes o delegados designados;

3. Jefes de las Oficinas o delegados designados;

4. Jefe de la Oficina de Control Interno; quien actuará como veedor.

PARÁGRAFO: Al comité podrán ser invitados los integrantes de los grupos de trabajo que lideran y apoyan los diferentes temas a tratar o cualquier servidor que a consideración del mismo comité pueda aportar para la toma de decisiones.

c) Grupos de trabajo: En la Unidad existen los siguientes grupos de trabajo en el marco del Sistema Integrado de Gestión los cuales ejecutan las siguientes funciones:

i. Grupo Directivo: Son quienes desarrollan el rol de responsables de los  procesos; cada proceso en la cadena de valor de la Unidad cuenta con un responsable quienes planifican el Sistema de Gestión Integral, aprueban y revisan la política y objetivos del SIG, definen las directrices para su puesta en operación, aprueban, orientan y revisan los planes de mejoramiento institucional; verifican su ejecución y desempeño e identifican y gestionan la mejora. Los responsables de proceso son los encargados de liderar, impulsar, apoyar y evaluar cada uno de los temas a tratar en el Comité de Gestión Integral.

ii. Grupo Operativo: Conformado por:

* Responsables de Subproceso: Servidores públicos, designados por los responsables de proceso, gestionan  el subproceso, la actualización de la documentación, la normatividad asociada, los indicadores, los mapas de riesgos y las acciones de mejora.

* Líderes SGI: Servidores Públicos, designados para cada uno de los procesos de la cadena de valor, quienes bajo la coordinación de la Oficina Asesora de Planeación y Aseguramiento de Procesos, el liderazgo de los responsables de proceso, responsables de subproceso y con el acompañamiento de los asesores SGI, gestionan las mejoras de los procesos y subprocesos y aplican para ellos las herramientas establecidas en la Unidad, así como las directrices de los diferentes Subsistemas en implementación. Sus funciones detalladas son:

1) Realizar todas las actividades soporte necesarias para la implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión Integral, al interior de sus procesos.

2) Participar en el proceso de Medición, Análisis y Mejora, necesario para el desarrollo del Sistema de Gestión Integral y ejecutar las estrategias para su divulgación y operación

3) Liderar la socialización y divulgación de la documentación del Sistema de Gestión Integral, para garantizar su adecuada implementación.

4) Multiplicar la información sobre cambios que se presenten en el Sistema de Gestión Integral, al interior de sus procesos.

5) Generar los datos para el Informe de Gestión Integral con el fin de retroalimentar al proceso para la generación oportuna de acciones de mejora.

6) Revisar permanentemente los procesos con el fin de identificar oportunidades de mejora que permitan implementar acciones orientadas a mejorar la eficacia, eficiencia de los procesos de la Unidad.

7) Planificar con el responsable del proceso los cambios requeridos en los procesos como resultado del Plan Estratégico, análisis de indicadores, análisis de riesgos, entre otros.

8) Apoyar al responsable del proceso en la identificación y seguimiento de acciones de mejora del Sistema de Gestión Integral.

9) Apoyar al responsable de proceso en la implementación y documentación de los diferentes subsistemas.

10) Participar activamente en las sesiones del comité.

* Asesores SGI: Servidores Públicos de la Oficina Asesora de Planeación y Aseguramiento de Procesos, responsables de apoyar a los Líderes de SGI y Responsables de los Procesos  y subprocesos en la operación, implementación y mejoramiento de los procesos, garantizando la integridad y coherencia del Sistema de Gestión Integral. Sus funciones detalladas son:

1) Verificar el estado de los procesos revisando su coherencia frente a los lineamientos del Sistema de Gestión Integral en función a su estructuración y suficiente documentación que soporte la eficacia y eficiencia de su mejoramiento continuo.

2) Garantizar la integralidad de los procesos y subprocesos que conforman el Sistema de Gestión Integral dentro del marco estratégico de la Unidad.

3) Apoyar al Responsable de Proceso y Líderes SGI, en la administración de la información de los procesos que conforman el Sistema de Gestión Integral, para efectos de su seguimiento, control y mejoramiento permanente (revisión y actualización de procedimientos, instructivos, formatos, informes de seguimiento, administración de riesgos, formulación y seguimiento de acciones de mejora, entre otras).

4) Revisar permanentemente los procesos con el fin de identificar oportunidades de mejora que permitan implementar acciones orientadas a mejorar la eficacia y eficiencia de los procesos del Sistema de Gestión Integral.

5)Desarrollar los procesos de capacitación y socialización de los temas, conceptos y normatividad propios del Sistema de Gestión Integral.

6) Acompañar a los Responsables de los Procesos, responsables de subprocesos y líderes SGI, en el manejo y conocimiento de la herramienta que se disponga para la administración de la información del Sistema de Gestión Integral.

7) Facilitar la comunicación de la Oficina Asesora de Planeación y Aseguramiento de Procesos, con los responsables de procesos y subprocesos en función de la generación de la información para la toma de decisiones directivas.

8) Retroalimentar la información de Gestión Integral periódicamente y proponer las acciones de mejora aplicables según los resultados obtenidos.

9) Realizar la preparación de los comités internos de calidad y apoyar la preparación de la revisión por la Dirección y asistir al mismo.

iii) Equipos de trabajo específicos: Para la gestión de algunos Subsistemas se requiere un equipo de trabajo particular que desarrolle acciones específicas para un subsistema puntual, la Unidad identifica en esta categoría a los siguientes:

* Equipo Ambiental: Conformado por el Gestor Ambiental y los Servidores Públicos designados en cada dependencia, la Oficina Asesora de Planeación y Aseguramiento de Procesos y la Subgerencia Administrativa y Financiera, quienes lideran la implementación de los lineamientos en materia de Gestión Ambiental y la implementación del Plan Institucional de Gestión Ambiental PIGA de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital.

* Administrador de Trámites y Contenidos: Servidor Público responsable de administrar la información que la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital reporta en el Portal del Estado Colombiano PEC y se encarga del manejo del módulo de administración – Sistema Único de Información de Tramites - SUIT.

* Profesional responsable del Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información: Servidor público responsable de proyectar, proponer, presentar y someter a consideración del Comité, los ajustes al SGI que sean pertinentes acorde a las políticas aprobadas por el Comité de Seguridad de la Información y Continuidad de Negocio, las normas que apliquen y/o buenas prácticas que se consideren pertinentes.

* Oficial de Continuidad de Negocio: Servidor Público responsable de coordinar las actividades necesarias para el diseño, implementación, gestión y mejora continua del Subsistema de Gestión de Continuidad de Negocio de la Entidad, así como garantizar la integración de los planes de negocio con el DRP (Plan de Recuperación ante Desastres) de la UAECD.

Líder del DRP: Servidor Público responsable de gestionar las actividades necesarias para garantizar la efectividad de la Estrategia DRP, al igual que monitorear, mantener y mejorar continuamente los planes y estrategias de recuperación de los componentes críticos  de TI.

* Profesional responsable del Subsistema de seguridad y salud en el trabajo: Servidor Público responsable de gestionar y operar las directrices a nivel normativo y aquellas establecidas en la Entidad para implementar y monitorear el Subsistema de seguridad y salud en el trabajo.

* Profesional responsable de la gestión documental: Servidor Público responsable de gestionar y operar las directrices establecidas en la Entidad y a nivel normativo para implementar y monitorear el Subsistema de Gestión Documental.

* Profesional responsable del Subsistema de Responsabilidad Social: Servidor público responsable de gestionar la implementación, documentación y seguimiento del Subsistema de Responsabilidad Social.

* Líder GEL (Gobierno en Línea): Servidor público responsable de proyectar, proponer, presentar y someter a consideración del Comité, los ajustes al SGI que sean pertinentes acorde a las políticas aprobadas por el Comité GEL, las normas que apliquen y/o buenas prácticas que se consideren pertinentes.

iv. Grupo Evaluador: Conformado por el Jefe de la Oficina de Control Interno y su equipo, quienes evalúan, el desarrollo de las actividades propias del Subsistema de Control Interno y el Modelo Estándar de Control interno MECI.

ARTÍCULO TERCERO – Funciones del Representante de la Dirección:

* Coordinar el Sistema de Gestión Integral a fin de asegurar que se cumplan continuamente todos los requisitos normativos y legales que impactan los Subsistemas integrados.

* Coordinar las labores de los equipos de trabajo definidos en el Gobierno del Sistema de Gestión Integral, así como la gestión  cuando se considere necesario, de representantes de la dirección identificados para algún subsistema en particular.

* Apoyar a la alta dirección asegurando que en los diferentes niveles se definan las responsabilidades y autoridades en materia de gestión integral.

ARTÍCULO CUARTO - Funciones del Comité de Gestión Integral:

a. Funciones transversales relacionadas con el Sistema de Gestión Integral:

* Definir los lineamientos y procedimientos para la administración e implementación del Sistema de Gestión Integral.

* Revisar las políticas y objetivos integrados garantizando su alineación.

* Evaluar el desempeño del Sistema de Gestión Integral y de cada uno de los Subsistemas en su alcance, buscando la aplicación de herramientas y mecanismos de mejoramiento continuo.

* Monitorear y hacer seguimiento a la gestión de mejora del Sistema de Gestión Integral y a los diferentes Subsistemas.

* Definir los lineamientos e impartir instrucciones para implementar acciones encaminadas al fortalecimiento de la gestión por procesos en la Entidad.

* Gestionar la incorporación y asignación de las partidas presupuestales necesarias para la implementación del Sistema de Gestión Integral.

b.   Funciones relacionadas con el Subsistema de Gestión de Calidad, el Subsistema de Control Interno y el Modelo Estándar de Control Interno - MECI:

* Además de los roles y responsabilidades asignados al Comité de Coordinación de Control Interno que establece el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno – MECI 2014, tendrá las siguientes funciones:

* Establecer mecanismos para la apropiación en todos los niveles de la organización de la cadena de valor y la identificación de los procesos por parte de los Servidores Públicos que los ejecutan.

* Velar por la implementación del MECI en coherencia con la gestión de procesos, garantizando la estructura básica de control en lenguaje común para coadyuvar en el cumplimiento de los objetivos de la Unidad, al tiempo que se unifica con los criterios de control del Estado.

* Establecer políticas para generar en los Servidores Públicos, un ambiente de control propicio, que permita el desarrollo y fortalecimiento del Sistema de Control interno en la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital.

* Implementar las pautas para la Rendición de Cuentas por parte de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital.

* Realizar seguimiento al mapa de riesgos institucional y definir las acciones de mejora aplicables.

* Realizar seguimiento a los planes de mejoramiento derivados de las recomendaciones de Entes de Control.

c.   Funciones relacionadas con el Subsistema de Gestión Ambiental:         

*Aprobar y adoptar formalmente mediante acto administrativo el Plan Institucional de Gestión Ambiental PIGA de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital, una vez éste sea aprobado concertadamente con la Secretaria Distrital de Ambiente.

* Adelantar tareas de seguimiento, control y evaluación de las actividades propuestas en el plan de acción del Plan Institucional de Gestión Ambiental PIGA de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital.

* Adoptar mecanismos para impulsar la conservación del medio ambiente, a través de la generación de la conciencia ambiental en los Servidores Públicos de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital.

d. Funciones relacionadas con el Subsistema de Seguridad y Salud en el trabajo:

* Aprobar y adoptar formalmente el Subsistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital, y el Plan Institucional de Respuesta a Emergencias.

* Adelantar tareas de seguimiento, control y evaluación de las actividades propuestas en los planes de acción aprobados en términos del alcance identificado en cada uno de estos.

* Adoptar mecanismos definidos en la Unidad, para impulsar mejoras  en las condiciones,  medio ambiente de trabajo y prevención y promoción de la salud de los trabajadores.

e. Funciones relacionadas con el Subsistema de Gestión Documental y Archivo:

* Velar por el cumplimiento de los lineamientos definidos para la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos generados en la Unidad.

* Velar por el manejo y consulta de información que se implemente a través del Sistema de Gestión de Unidades de Información.

* Adelantar tareas de seguimiento, control y evaluación de las actividades de gestión documental y de archivo en la Unidad.

* Adoptar mecanismos para impulsar el cumplimiento de los lineamientos de gestión documental y archivo en la Unidad.

f. Funciones relacionadas con el Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información:

* Aprobar las actualizaciones que deban realizarse al Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI) en virtud de los cambios organizacionales, tecnológicos o del entorno de la operación de la Entidad.

* Emitir recomendaciones que sean pertinentes a los demás sistemas de gestión relacionados con la seguridad de la información en virtud de los cambios organizacionales, tecnológicos o del entorno de operación de la Entidad.

* Adelantar tareas de seguimiento, control y evaluación de los planes y actividades propuestas en el marco del Subsistema de gestión seguridad de la Información.

g. Funciones relacionadas con el Subsistema de Responsabilidad Social:

* Asegurar que la política de responsabilidad social y el marco ético orienten las conductas organizacionales.

* Formular directrices para una gestión socialmente responsable desde el direccionamiento estratégico garantizando su despliegue y comprensión en todos los niveles de la Unidad y sus partes interesadas, a partir de una visión integral de la sociedad y su desarrollo, para articular las dimensiones social, ambiental y económica en la Unidad, entendiendo que el crecimiento económico y la productividad están asociados con las mejoras en la calidad de vida de las personas, el compromiso institucional con las libertades, los derechos humanos y el cuidado del medio ambiente.

* Definir estrategias para que el impacto de la organización se extienda a las partes interesadas (stakeholders) tanto en el ámbito externo, con los clientes (usuarios o consumidores), con los proveedores, con otras organizaciones, con el Estado y con la comunidad; así como en el ámbito interno, con los colaboradores, trabajadores, directivos y con los asociados, entre otros.

* Velar porque se estrechen relaciones y genere fidelidad y satisfacción creciente con las diferentes partes interesadas (stakeholders),

* Establecer un marco de gestión basado en el desarrollo sostenible.

* Fomentar la renovación de la cultura de la organización a partir de principios compartidos y fines socialmente legítimos, mejorando la capacidad de generar confianza pública.

* Establecer mecanismos que permitan interacciones sociales de amplia cantidad y calidad en la Unidad, fortaleciendo el capital social, es decir aumentando la capacidad de la comunidad para trabajar en equipo y para abordar sus necesidades, propiciando mayor inclusión y cohesión, aumentando, en consecuencia, la transparencia y la rendición de cuentas.

* Verificar los compromisos adquiridos y los resultados e impactos alcanzados en materia de Responsabilidad Social, y comunicarlos ante toda la Unidad y sus Partes interesadas.

h. Funciones relacionadas con el Subsistema de Gestión de Continuidad de Negocio:

* Aprobar las actualizaciones que deban realizarse al Sistema de Gestión de Continuidad del Negocio (SGCN) en virtud de los cambios organizacionales, tecnológicos o del entorno de la operación de la Entidad.

* Emitir recomendaciones que sean pertinentes a los demás sistemas de gestión (se excluye el del SGCN dado que tiene una función particular sobre el mismo) relacionados con la continuidad del negocio en virtud de los cambios organizacionales, tecnológicos o del entorno de operación de la Entidad.

* Adelantar tareas de seguimiento, control y evaluación de los planes y actividades propuestas en el marco del Subsistema de gestión de continuidad del negocio.

PARÁGRAFO. El Comité podrá convocar a los expertos de la Entidad o de otras Entidades Estatales o particulares, que considere necesarios  para participar en los diferentes temas a tratar, con el fin de garantizar la aplicación de mejores prácticas y lograr resultados efectivos.

ARTÍCULO QUINTO – Estrategia Gobierno en Línea (GEL) y simplificación de trámites: Dando cumplimiento a las normativas y leyes que regulan la estrategia de Gobierno en Línea y Simplificación de Trámites y dado su impacto en el Sistema de Gestión Integral, el Comité de Gestión Integral de la Unidad, incluye entre sus funciones las siguientes:

* Trazar los lineamientos y directrices requeridas para implementar sobre el SGI aquellas acciones que sean necesarias acorde a las políticas definidas por el Comité GEL.

* Validar la adecuada implementación de los lineamientos y directrices impartidas.

ARTÍCULO SEXTO: Sesiones del Comité de Gestión Integral. El Comité del Sistema de Gestión Integral  sesionará en forma ordinaria cada seis (6) meses, previa convocatoria del Presidente, a través del Secretario Técnico. En forma extraordinaria cuando sea necesario, se convocará sesión, por lo menos con cinco (5) días de anticipación.

El Comité del Sistema de Gestión Integral, se reunirá en la sede que se defina por el representante de la Dirección, en el lugar o medio donde sea convocado.

PARÁGRAFO.- En los Comités no presenciales se podrá deliberar y decidir por medio de comunicación simultánea o sucesiva, utilizando medios tecnológicos en materia de telecomunicaciones tales como fax, teléfono, teleconferencia, videoconferencia, Internet, conferencia virtual y todos aquellos medios que se encuentren al alcance de los miembros del Comité.

Vencido el término para realizar observaciones sobre los documentos objeto de deliberación, señalado en el aviso de convocatoria de la sesión no presencial del Comité, se entenderá aprobado por sus miembros.

ARTÍCULO SÉPTIMO – Quórum: Constituye quórum para deliberar en el comité la presencia de la mitad más uno de sus miembros. En caso de empate decidirá el voto, el Presidente o su delegado.

ARTÍCULO OCTAVO - Actas. De los asuntos tratados en cada sesión del comité se levantará un acta por parte del Secretario Técnico y/o su delegado, acta que será remitida a cada uno de los integrantes para su revisión y ajustes; al término de cinco (5) días hábiles y atendiendo las modificaciones se procederá a su legalización y suscripción por los miembros del Comité o sus delegados y por el Secretario Técnico, garantizando el cumplimiento de los compromisos pactados.

ARTÍCULO NOVENO: Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, en especial las resoluciones (sic) 350  de 2012.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 2 días del mes de diciembre de 2015.

GUSTAVO ADOLFO MARULANDA MORALES

Director

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5735 de diciembre  16 de 2015