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Directiva 025 de 2018 Secretaría Jurídica Distrital

Fecha de Expedición:
27/12/2018
Fecha de Entrada en Vigencia:
27/12/2018
Medio de Publicación:
N/A
Temas Anexos
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

CIRCULAR N°

DIRECTIVA 025 DE 2018

 

(Diciembre 27)


PARA: SECRETARIOS DE DESPACHO, DIRECTORES DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, DIRECTOR DE UNIDAD ADMINISTRATIVA SIN PERSONERÍA JURÍDICA, DIRECTORES Y GERENTES DE ENTIDADES DESCENTRALIZADAS DISTRITALES.

 

DE: SECRETARIA JURÍDICA DISTRITAL.

 

ASUNTO: Lineamientos metodológicos para la formulación y adopción de la Política de Prevención del Daño Antijurídico por parte de los Comités de Conciliación de organismos y entidades distritales.


Radicado Interno No. 2-2018-18036.


Ver Guía para la atención de derechos de petición. Ver Circular 062 de 2022 Secretaría Jurídica Distrital - Subsecretaría Jurídica Distrital.


La Prevención del Daño Antijurídico es uno de los ejes transversales del Modelo de Gestión Jurídica Pública del Distrito Capital, contenido en el Decreto Distrital 430 de 2018, el cual, pretende abarcar todas las instancias administrativas y judiciales en las que desarrolla su gestión el Distrito Capital y tiene como propósito identificar las causas o hechos que lo generan, para así implementar los correctivos pertinentes de manera integral.

 

La competencia para proferir las Políticas de Prevención del Daño Antijurídico por parte de los Comités de Conciliación de las entidades y organismos públicos distritales, está consagrada en la legislación así:

 

1. A nivel Nacional, el numeral 1 del artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015[1], que señala:

 

“Funciones. El Comité de Conciliación ejercerá las siguientes funciones: 1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico”.

 

2. A nivel distrital, el artículo 39 del Decreto Distrital 430 de 2018[2], que señala:

 

“Prevención del Daño Antijurídico. Las entidades y organismos distritales desarrollarán la prevención de conductas que puedan generar una lesión ilegítima o daños a los particulares o al Distrito Capital, que en el ejercicio de la función pública lleven a la administración a responder por los perjuicios patrimoniales y/o extrapatrimoniales que se causen.

 

Adicionalmente, la Prevención del Daño Antijurídico hace parte de la Defensa Judicial y consiste en solucionar, mitigar o controlar la falencia administrativa o misional que genera litigiosidad. En este caso, la política de prevención del daño antijurídico debe ser proferida por el Comité de Conciliación de la entidad u organismo distrital atendiendo los lineamientos que defina la Secretaría Jurídica Distrital.

 

Las políticas que se formulen y emitan por parte de los Comités de Conciliación de las entidades y organismos distritales serán presentadas a la Secretaría Jurídica Distrital quien analizará la pertinencia de adoptarlas para el Distrito Capital.”.

 

Como se puede observar, en el caso del Distrito Capital, la Secretaría Jurídica Distrital tiene la competencia para definir la pertinencia de adoptar, de manera transversal, para el Distrito Capital, los lineamientos relacionados con la formulación y expedición de las políticas de prevención del daño antijurídico aprobados por los Comités de Conciliación de las diferentes entidades y organismos distritales.

 

Dado que tales políticas son “esencialmente, la solución de los problemas administrativos que generan reclamaciones y demandas”[3], los conflictos entre la institucionalidad y los particulares disminuyen o pueden ser resueltos por virtud de la formulación, adopción y ejecución efectiva de políticas de prevención del daño antijurídico, que permite que asuntos que son susceptibles de ser decididos por los jueces “ni siquiera lleguen a esa etapa porque es posible preverlos y evitarlos”.

 

La adopción de estas políticas permite adicionalmente que “los recursos del organismo o entidad que están dispuestos para su defensa se concentren en los casos que no podrían evitarse mejorando los procesos administrativos internos”[4].

 

El Comité de Conciliación de cada organismo y entidad distrital deberá tener en cuenta todas las fuentes de responsabilidad del Estado (actos, contratos, hechos, omisiones y operaciones), con ocasión de la gestión administrativa propia de cada ente público, como herramientas para el estudio, análisis, formulación y adopción de sus políticas de prevención del daño antijurídico, sin perjuicio de lo establecido en el inciso final del artículo 39 del Decreto Distrital 430 de 2018.

 

Dichas políticas determinarán acciones concretas que mejorarán los procesos internos de los organismos y entidades y que al ser aplicadas optimizarán la eficiencia y eficacia del sector público distrital reduciendo demandas en el mediano plazo; minimizando los costos de enfrentar procesos judiciales, y disminuyendo los pagos a realizar por concepto de conciliaciones y sentencias.

 

Asimismo, las políticas deberán ser de amplia difusión en todas las entidades y organismos, a todos los servidores y contratistas con el fin de que la misma contribuya a la cultura de prevención del daño antijurídico y por ende a la defensa de los intereses del Distrito.

 

Es por ello que, con la presente Directiva, se presentan los lineamientos metodológicos para la formulación y adopción de políticas de prevención del daño antijurídico, aprobados por el Comité de Conciliación de la Secretaría Jurídica Distrital en sesión del 13 de diciembre de 2018, como un instrumento para la gestión de la política en los Comités de Conciliación de los organismos y entidades distritales.

 

PASOS BÁSICOS EN LA FORMULACIÓN Y ADOPCIÓN DE LA POLÍTICA DE PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO.

 

Es necesario que la prevención del daño antijurídico en un organismo o entidad distrital permee a toda la institución, es decir, si bien la instancia competente para la formulación y adopción de una política en la materia es el Comité de Conciliación, todas las dependencias (estratégicas, misionales y de apoyo), deben aportar insumos bien sea para su elaboración o para su implementación a través del plan de acción correspondiente. Para el efecto, se deben tener en cuenta los siguientes pasos básicos:

 

1. Destinatarios de los lineamientos

 

1.1. Grupo interdisciplinario. Encargado de priorizar las causas recurrentes o reiteradas, así como de identificar la falla administrativa, la dependencia en donde ésta ocurre, y de proponer alternativas para solucionar, mitigar o controlar la falla.

 

1.2. Dependencia (s) en donde ocurre la falla. Es la encargada de prevenir la ocurrencia de la misma e implementar la política de prevención del daño antijurídico que formule y expida el Comité de Conciliación, ejecutando el correspondiente plan de acción.

 

1.3. Comité de Conciliación. Instancia que formula y expide la política de prevención del daño antijurídico. Realiza el seguimiento, evaluación, ajustes y modificaciones correspondientes.

 

La Secretaría Técnica del Comité de Conciliación será el enlace entre dicha instancia y los demás intervinientes en la elaboración de la política de prevención del daño antijurídico. También será la responsable del manejo, conservación y custodia de los documentos que se originen en la aplicación de los presentes lineamientos.

 

2. Pasos para la elaboración de políticas de prevención del daño antijurídico

 

Para la elaboración de la política de prevención del daño antijurídico, se recomienda seguir los pasos y desarrollar las  actividades que a continuación se refieren para cada uno de los siguientes Encargados[5]:

 

 

Encargado

Grupo interdisciplinario

Actividades

1. El Comité de Conciliación de cada organismo y entidad distrital creará un Grupo interdisciplinario, con el fin de que desarrolle las actividades que se le encargan en la presente Directiva.

 

2. Determinar los casos en los cuales el organismo o la entidad distrital ha sido condenada, las solicitudes de conciliación extra judiciales y judiciales, las reclamaciones y actuaciones administrativas que puedan llegar a generar litigiosidad, entre otros.

 

3.Establecer el periodo a analizar, con un corte de mínimo de tres (3) años.

 

4. Identificar en una matriz o ficha los casos reiterados o recurrentes con base en:

 

4.1. Sentencias condenatorias y laudos arbitrales.


4.2.Decisiones de conciliación extrajudicial o judicial tomadas por el Comité de Conciliación.


4.3.Actividad pre contractual, contractual o pos contractual, entre otras.


4.4. Valores de los pagos que realice la entidad u organismo distrital por casos resultantes de la sumatoria de las sentencias, conciliaciones y reclamaciones realizadas en cada caso.


4.5.La frecuencia con que se presentan los casos, esto es, la cantidad de veces que se repite en un lapso de tiempo determinado por la entidad u organismo distrital, conforme al numeral 3 de este paso.

 

5. Priorizar los casos, tanto en virtud de la cuantía como de la frecuencia, para focalizar los esfuerzos de generación de política de prevención del daño antijurídico.

 

 

Encargado

Grupo interdisciplinario

Actividades

1.  Identificar la causa y extraer la falla y/o el error cometido.

 

2.  Establecer y analizar las causas.

 

3.  Identificar la (s) dependencia (s) en donde ocurre la falla.

 

4. Presentar al Comité de Conciliación los resultados del análisis, por medio de un informe detallado y completo que precise cada uno de los puntos estudiados (administrativos, financieros, técnicos, jurídicos), y los demás que se consideren pertinentes.

 

5. El Comité de Conciliación asigna al Grupo interdisciplinario, la elaboración de la propuesta de la política de prevención del daño antijurídico, y determina el plazo para su entrega.

 

 

Encargado

Grupo interdisciplinario

Actividades

Elaborar la(s) alternativa (s) de solución y el plan de acción que contenga el proyecto de propuesta de la política, el cual contendrá frente a cada una de las fallas o error cometido lo siguiente:

 

1.  Las acciones y medidas que mitiguen o resuelvan la causa primaria.


2.  El presupuesto estimado para la solución.


3. El cronograma para su desarrollo el cual debe incluir el plazo o periodicidad de seguimiento del mismo.


4.   Los resultados esperados.


5.   los indicadores para su medición.


6.   Las áreas responsables de la implementación de la propuesta.

 

Encargado

Comité de Conciliación

Actividades

1.  Conocer la propuesta de política y el plan de acción.

2. Analizar la propuesta de política de prevención de daño antijurídico y el plan de acción asociado, así como solicitar los ajustes a que hubiere lugar.

 

3. Formular la política de prevención del daño antijurídico y el plan de acción correspondiente.

 

4. Solicitar a través de la Secretaría Técnica adelantar las gestiones a fin de que se disponga de los recursos técnicos, humanos, administrativos, financieros, etc, para su ejecución.

 

5. Adoptar mediante Acuerdo la política. Dicho Acuerdo estará acompañado del documento de formulación de la política, el plan de acción y los demás soportes que fundamentaron la adopción de la misma.

 

6. Solicitar a las áreas correspondientes que las acciones y medidas del plan de acción sean incluidas, cuando se requiera, en la planeación operativa anual y estratégica de la entidad u organismo.

 

7. Socializar la política al interior del organismo o entidad distrital (Intranet, página web, etc.).

 

 

Encargado

 

Dependencia (s) en donde ocurre la falla

 

Actividades

Implementar el plan de acción, ejecutando sus actividades en el periodo y demás condiciones previstas allí.

 

 

 

 

 

Encargado

 

Comité de Conciliación

 

Actividades

1.  La dependencia a cargo de la implementación presentará al Comité de Conciliación un informe de la misma, según lo establecido en el documento de formulación y adopción de la política de prevención del daño antijurídico, y en el Plan de Acción

 

2.   Realizar el seguimiento al avance de los indicadores definidos en el plan de acción.

 

3.  El Comité de Conciliación evalúa si la política formulada y adoptada ha funcionado y si se ha podido implementar.

 

4.  El Secretario Técnico del Comité de Conciliación, documentará el avance de la política de prevención del daño antijurídico.

 

 

 

 

Encargado

 

Comité de Conciliación

Actividades

1. Ajustar, con base en los resultados del seguimiento y evaluación, la política de prevención del daño antijurídico y el plan de acción correspondiente.

 

2. Modificar, de ser necesario, el documento mediante el cual se formuló la política de prevención del daño antijurídico.

 

3. Adoptar las modificaciones a que haya lugar y realizar los ajustes en los procesos y procedimientos correspondientes.

 

3. Producto

 

Acuerdo de adopción de la política de prevención del daño antijurídico expedido por el Comité de Conciliación de cada organismo y entidad distrital.

 

En todo caso, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la adopción de la política de prevención del daño antijurídico, la Secretaria Técnica del Comité de Conciliación de la entidad y organismo distrital correspondiente, deberá informar al respecto y remitirla para conocimiento a la Dirección Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

Cordialmente,

 

DALILA ASTRID HERNÁNDEZ CORZO

 

Secretaria Jurídica Distrital


Nota: Ver norma original en Anexos.


NOTAS DE PIE DE PÁGINA:

[1] “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector Justicia y del Derecho”.

[2] “Por el cual se adopta el Modelo de Gestión Jurídica Pública del Distrito Capital y se dictan otras disposiciones”.

[3] Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado – ANDJE. “Guía para la generación de política de prevención del daño antijurídico”. Bogotá DC: 2013. Obtenido en: https://www.defensajuridica.gov.co/gestion/publicaciones-andje/Guia-generacion-politica-prevencion/Documents/parametros_prevencion_del_dano_v7.pdf.

[4] Ibídem.

[5] Un experto en el mejoramiento de las organizaciones para aumentar la calidad (Mizuno 1988, 155-156), recomienda que las organizaciones realicen mediciones de su propia actividad y cuenten con una explicación manifiesta para explicar sus resultados, para el efecto propone los siguientes pasos con el fin de solucionar problemas: 1. Buscar los puntos que generan problemas 2. Enlistar las posibles causas 3. Identificar las causas primarias del problema 4. Diseñar medidas para corregir el problema 5. Implementar las medidas correctivas 6. Comprobar los resultados 7. Institucionalizar las nuevas medidas.


Proyectó: José Ignacio Córdoba Delgado, Asesor Despacho Secretaría Jurídica Distrital

             Zulma Rojas Suárez - Profesional Especializada, Germán Medina Ávila - Contratista, Edgar Mauricio Gracia Díaz - Contratista, de la Dirección Distrital de Política e Informática Jurídica.

Revisó:   Luz Elena Rodríguez Quimbayo, Directora Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico

Ana Lucy Castro Castro, Directora Distrital de Doctrina y Asuntos Normativos

Alexandra Navarro Erazo, Directora Distrital de Política e Informática Jurídica

Aprobó:    Gloria Edith Martínez Sierra, Subsecretaria Jurídica