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GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS PARA LA DEFINICIÓN DE INSTRUMENTOS DE GESTIÓN JURÍDICA
La presente guía aborda el concepto de buenas prácticas de forma general y a partir de esta visión, consolida una serie de buenas prácticas que al final establecen una metodología para la definición de instrumentos de gestión jurídica en el marco del MGJP.
El objetivo principal es consolidar una herramienta útil y sencilla para los operadores jurídicos del Distrito, que sirva como orientación y a su vez como motivación para el aporte de nuevos instrumentos generadores de buenas prácticas en materia de gestión jurídica.
Los puntos a desarrollar son los siguientes:
I. Concepto Buenas prácticas
El concepto de “Buena Práctica” ha ido incorporándose progresivamente en los distintos ámbitos de gestión tanto a nivel público como privado, a lo largo de las dos últimas décadas, en el plano internacional. La noción de “Buena Práctica” si bien es cierto no tiene un fundamento científico, va mucho más allá de lo que dice en sí misma la expresión entendida como práctica profesional considerada como buena y ha venido alcanzando unos rasgos característicos que han dado un alcance más preciso, bastante más próximo a un concepto científico.
De acuerdo con la comunidad internacional, la UNESCO, en el marco de su programa MOST1 (Management of Social Tranformations), ha especificado cuáles son los atributos del concepto, los rasgos que lo caracterizan.
En términos generales, una Buena Práctica ha de ser:
− Innovadora, desarrolla soluciones nuevas o creativas
− Efectiva, demuestra un impacto positivo y tangible sobre la mejora
− Sostenible, por sus exigencias sociales, económicas y medioambientales pueden mantenerse en el tiempo y producir efectos duraderos
− Replicable, sirve como modelo para desarrollar políticas, iniciativas y actuaciones en otros lugares
En general una buena práctica es una iniciativa, una política o un modelo de actuación exitoso que mejora, los procesos institucionales y los resultados tanto misionales como estratégicos de la entidad u organismo. El carácter innovador de una buena práctica se completa con su efectividad. En este contexto, la innovación va mucho más allá de la mera producción de novedad; debe demostrar su eficacia y su potencial de réplica. Sólo así una práctica se convierte en una “buena práctica”, es decir, en la implementación de un conocimiento profesional o experto, convalidado empíricamente, proyectado con vocación de transferencia y, en consecuencia, de potencial utilidad a nivel macro en el entramado institucional en el que se ha planteado.
El valor de establecer buenas prácticas se resume fundamentalmente en lo siguiente:
· Permiten la circulación y apropiación del conocimiento · Facilitan y promueven soluciones innovadoras, exitosas y sostenibles a problemas compartidos; · Permiten tender puentes entre las soluciones empíricas efectivas, la investigación y las políticas; proporcionan orientaciones excelentes para el desarrollo de iniciativas nuevas y la definición de las políticas.
II. Criterios de Evaluación
De la multiplicidad de metodologías de evaluación se considera la más pertinente en materia de políticas y buenas prácticas aquella denominada Evaluación Ex−post, definida como aquella que se efectúa sobre el proyecto después de terminada su implementación y tras un tiempo razonable en su fase de operación, con ánimo de analizar sus características de funcionamiento y verificar su impacto, tanto sobre el problema que debe resolver, como sobre su entorno. Según lo señalado en el “Manual de control de gestión y evaluación de resultados en la gerencia pública (Metaevaluación − Mesoevaluación)” publicado por Instituto Latinoamericano y del Caribe de Planificación Económica y Social − ILPES de la CEPAL de autoría de Héctor Sanín Ángel[1], La evaluación ex−post persigue fundamentalmente tres objetivos:
Ø Derivar acciones correctivas para mejorar los procesos vigentes Ø Verificar el grado de cumplimiento de los objetivos y determinar los impactos reales del proyecto. Ø Generar memoria para aprender de la experiencia hacia futuros proyectos
En términos más sencillos la evaluación ex−post se circunscribe a confrontar la situación “con proyecto” y la situación “sin proyecto”, una vez éste se ha ejecutado con el fin de verificar si se están generando los efectos previstos según Sanín Ángel[2]: “Para ello la metodología de evaluación debe comparar la situación ex−post con la situación ex−ante, es decir, confrontar lo que el proyecto efectivamente ha resultado ser con lo que se dijo −en su formulación− que debería ser.”
Para ello se considera de gran importancia tener en cuenta criterios como los siguientes:
Ø Claridad estratégica que le permita ser proactivo y coherente en la toma de decisiones.
Ø Evolución de una cultura organizacional apropiada para la estrategia, sustentada en los valores de la entidad, y alineada con las políticas y parámetros acordados con
Ø La claridad y fluidez en la comunicación, la oportunidad y calidad de la información compartida, el acatamiento a la orientación que recibe, y la respuesta a las indicaciones de las áreas de control interno y externo, son criterios relevantes.
Ø Grado en el cual las políticas y prácticas de gestión son:
· Implementadas y comunicadas en toda el área objetivo. · Coordinadas con la gestión de la estrategia, resultados y objetivos. · Prudentes en el contexto del perfil de riesgo de la entidad. · Revisadas regularmente para comprobar su idoneidad.
Calificación del Instrumento de Gestión Jurídica con criterios de Alta Gerencia[3]
La calificación del instrumento podrá ser (i) fuerte, (ii) adecuado, (iii) necesita mejorar o (iv) débil. La asignación de una calificación al instrumento de gestión jurídica tendrá en cuenta tanto sus características como su efectividad, y además su ejecución de manera consistente con los estándares del MGJP.
A continuación se describen los atributos en cuanto a características y ejecución, que pueden orientar la evaluación en uno de los niveles de calificación:
Fuerte
Adecuado
Necesita Mejorar
Débil
III. Buenas prácticas para definir instrumentos de gestión jurídica
3.1 Establecimiento de antecedentes, estado del arte y finalidad del proyecto
Antes de diseñar un instrumento de gestión jurídica se debe realizar un estudio transversal que dé cuenta del estado actual de las deficiencias en la gestión que se pretenden superar, si se han hecho antes intentos de superarlas a través de qué instrumentos, nivel de éxito y dificultades de los mismos, y con base en ello definir los resultados esperados. Este estudio es empírico y se puede realizar mediante encuesta de opinión estructurada, cerrada y voluntaria; estudio de caso, para identificar y documentar factores clave que pueden afectar los resultados de una actividad; y experimentos formales se emplean para, de forma controlada y rigurosa, investigar cuantitativamente aquellos factores que afectan a las actividades a realizar, en otras palabras, planes piloto a pequeña escala. . 3.2 Identificación de necesidad
Esta etapa hace énfasis en el desarrollo de una visión para el proyecto de instrumento, el cual comienza en el reconocimiento de una necesidad, un problema, o una oportunidad para mejorar las condiciones existentes, por lo tanto, antes de preparar cualquier propuesta, es necesario que primero se defina con claridad el problema o necesidad de la entidad u organismo. En caso de que estas sean varias necesidades pero los fondos y personal disponible para llevar a cabo los proyectos que resuelvan los requerimientos sean limitados, se requerirá un proceso de toma de decisiones en la que tendrá que seleccionar aquellas necesidades que cuando se satisfagan den un resultado global. 3.3 Planteamiento de hipótesisEl planteamiento de la hipótesis es de vital importancia porque condiciona el planteamiento del problema, el marco teórico, y el proceso metodológico a seguir. Una hipótesis buena hipótesis debe reunir ciertos requisitos:
- Deben referirse a una situación real. Deben ser observable y medible.
- Deben ser comprensible, precisa y lo más concreta posible. 3.4 Definición de objetivosA partir del direccionamiento estratégico de la entidad u organismo referidos a misión – visión – orientación planificadora, se definen los objetivos institucionales expresados en términos de los resultados perseguidos.Para definir los objetivos del instrumento de gestión jurídica, los objetivos de cúpula, es decir, aquellos que responden a la razón de ser de la institución y se reflejan en su impacto hacia el entorno, sirven de referente para la definición de una estructura jerarquizada de objetivos del instrumento en los niveles medios e inferiores, donde cada objetivo debe estar subordinado al objetivo superior que lo comprende. La estructura de objetivos tiene una lectura en dos vías, según lo señalado por Sanín Ángel[4]:• Primera vía: de arriba-abajo: Los objetivos superiores demandan objetivos más específicos (sub-objetivos) hacia los niveles ejecutivos y técnico-operativos. De los primeros a los segundos se llega por desagregación. Llamaremos a los segundos Objetivos de Área.• Segunda vía: de abajo-arriba: Los objetivos de los niveles técnico-operativos y ejecutivos (objetivos de área) se complementan y convergen al logro de los objetivos superiores. Su contribución se determina por agregación.De este modo, la confrontación en ambos sentidos permite validar la consistencia del sistema jerarquizado de objetivos institucionales definido. Los objetivos para evaluación de resultados deben ser pocos, pero de fácil comprensión y que reflejen el impacto institucional. El mejor modo de selección final de estos objetivos es el criterio de Pareto que establece: “Escoger los pocos determinantes y dejar de lado los muchos que no influyen significativamente”.3.4 Identificación de población objetivo y agentes de cambioLa población objetivo se refiere a las personas que experimentan el problema y que por lo tanto son parte de su solución.Los agentes de cambio son aquellos que pueden influir en el grupo o comunidad en la que se implementará el instrumento, aquellos individuos o grupos que con sus esfuerzos pueden ayudar en la solución de los problemas identificados.3.5 Principios y valores básicosEn este paso se deben seguir los principios orientadores del MGJP, tanto en la definición del instrumento y su aplicación, como en la introducción de nuevos principios, que en todo caso deben interpretarse de forma sistemática con aquellos ya definidos por el MGJP.3.6 Sistema de seguimiento
De acuerdo a los objetivos de cada instrumento se sugiere diseñar un sistema de seguimiento que debería comprender algunos de los siguientes elementos[5]:
3.7 Retroalimentación y reorientación de las acciones
La retroalimentación es considerada la clave para lograr que la evaluación de los aprendizajes sea formativa. De diversas investigaciones sobre la retroalimentación se destaca la de Hattie & Timperley (2007), quienes consideran que la retroalimentación tiene una influencia muy poderosa para el aprendizaje, y por ello, exploran sobre los tipos de retroalimentación y las condiciones en las que tiene lugar.
Se identifican tres tipos de retroalimentación[6]:
1. Centrada en la tarea, que brinda información sobre logros, aciertos, errores, etc.; la centrada en el proceso de la tarea, que se refiere a información sobre el grado de comprensión, procesos cognitivos, estrategias usadas, etc.
2. Centrada en la autorregulación, que proporciona información para desarrollar la autonomía, el autocontrol y el aprendizaje autodirigido.
3. Centrada en la propia persona, que destaca el desarrollo personal, el esfuerzo y el compromiso con el proceso de aprendizaje.
Sobre la base de esta tipología, se sugiere definir la metodología de retroalimentación del instrumento de gestión jurídica implementado, dando prioridad a las dos primeras. Se trata de generar un diálogo entre las agentes definidores del instrumento, la población objetivo y los agentes de cambio tendiente a establecer las fortalezas y debilidades del proceso de implementación del instrumento, las estrategias de sostenibilidad y réplica así como las acciones de mejora del mismo.
3.9 Estrategias de sostenibilidad e institucionalización
Después de surtir las etapas de evaluación y retroalimentación se deberá evaluar a instancias de la Secretaría Jurídica la viabilidad de dar continuidad del instrumento, y si se debe consagrar mediante acto administrativo para garantizar la sostenibilidad e institucionalización del mismo.
3.10 Sistematización de procesos y resultados
En esta etapa se debe definir si el instrumento deberá integrarse como un proceso nuevo al sistema integrado de gestión, realizando la definición de los procesos y procedimientos correspondientes. También se puede verificar si es viable alguna herramienta informática que optimice su operación, y llevar a nivel de una publicación la experiencia para ampliar el margen de socialización tanto del instrumento como de sus resultados.
3.11 Réplica de la experiencia.
Finalmente, se deberá evaluar si se es pertinente ampliar su ámbito de aplicación a otras entidades u organismos distintos a aquel o aquellos en los que se implementó inicialmente el instrumento, para lo cual será la Secretaría Jurídica quien dará aprobación.
IV. Banco de instrumentos de buenas prácticas de gestión jurídica 2016-2018
V. BIBLIOGRAFÍA
• Héctor Sanín Ángel. “Manual de control de gestión y evaluación de resultados en la gerencia pública (Metaevaluación − Mesoevaluación)” publicado por Instituto Latinoamericano y del Caribe de Planificación Económica y Social − ILPES de la CEPAL. 1999.
• Principles for Enhancing Corporate Governance, Comité de Basilea de Supervisión Bancaria (BCBS) Octubre de 2010;
• Corporate Governance Principles for Banks –Guideline-, Comité de Basilea de Supervisión Bancaria (BCBS) Julio de 2015;
• Principios básicos de seguros, estándares, guía y metodología de evaluación; Asociación Internacional de Supervisores de Seguros (IAIS)
• Enterprise Risk Management Integrated Framework. Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO).
• Cristina Canabal y Leonor Margalef. “La retroalimentación: la clave para una evaluación orientada al aprendizaje”
• http://www.eumed.net/tesis-doctorales/2007/ams/23.htm
• http://biblioteca.itson.mx/oa/educacion/oa20/identificacion_necesidades/z2.htm
• http://ceppia.com.co/Herramientas/Herramientas/Manual3-resultados-gerencia-publica.pdf
• http://www.planandino.org/bancoBP/node/3
• https://www.universidadviu.es/concepto-y-utilidad-de-las-buenas-practicas-en-la-ensenanza/
• http://buenaspracticasaps.cl/que-es-una-buena-practica/
• https://www.redalyc.org/html/567/56752038009/
[1] Héctor Sanín Ángel. “Manual de control de gestión y evaluación de resultados en la gerencia pública (Metaevaluación − Mesoevaluación)” publicado por Instituto Latinoamericano y del Caribe de Planificación Económica y Social − ILPES de la CEPAL. 1999. Pg. 30. [2] Ibíd. Pg. 78. [3] Se ha hecho una adaptación de los criterios establecidos en sigue los lineamientos establecidos por (i) Comité de Basilea de Supervisión Bancaria (BCBS) en sus documentos (i) Principles for Enhancing Corporate Governance, Octubre de 2010; y, (ii) Corporate Governance Principles for Banks –Guideline-, Julio de 2015; de la Asociación Internacional de Supervisores de Seguros (IAIS) en su documento (iii) Principios básicos de seguros, estándares, guía y metodología de evaluación; y del Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) en su documento (iv) Enterprise Risk Management Integrated Framework, Septiembre de 2004 y complementarios; entre otros.
[4] Ob. Cit. Sanín Ángel, págs. 31-36. [5] En este punto se ha hecho una adaptación de los criterios definidos para sistemas de seguimiento de riesgos definidos por Ángel Juárez Campo en http://auditoria-auditores.com/articulos/articulo-auditoria-buenas-pr%C3%A1cticas-sistemas-de-control-y-seguimiento-de-riesgos/. [6] Cristina Canabal y Leonor Margalef. “La retroalimentación: la clave para una evaluación orientada al aprendizaje” en https://www.redalyc.org/html/567/56752038009/. |