"Por la cual se adopta el Manual de la Calidad de la Contraloría de Bogotá D.C."

Que el artículo 6° del Acuerdo 361 de 2009, determina que en ejercicio de la autonomía administrativa le corresponde a la Contraloría de Bogotá D.C., definir los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Constitución, las leyes y lo definido en dicho acuerdo.

Que el Acuerdo 361 de 2009 del Concejo de Bogotá D.C., faculta al Contralor para establecer y reglamentar la organización interna, la forma de ejercer las funciones a su cargo y el funcionamiento de la Entidad, en armonía con los principios consagrados en la Constitución, la Ley y los Acuerdos.

Que el numeral 9 del Artículo 37 del Acuerdo 361 de 2009 expedido por el Concejo de Bogotá D.C., consagra como una de las funciones de la Dirección de Planeación, "Realizar la revisión técnica de los planes, documentos y procedimientos que adopte la entidad, para asegurar la armonización, implementación y evaluación de los mismos".

Que en cumplimiento del Decreto 1599 de 2005, la Contraloría de Bogotá D.C., expidió la Resolución Reglamentaria 013 de 2006, mediante la cual se adoptó el Modelo Estándar de Control Interno – MECI en la Entidad, con el fin de fortalecer la estructura de control en las entidades públicas.

Que el MECI contiene entre otros elementos de control del Subsistema de Control de Gestión, los procedimientos conformados por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso controlando acciones que requiere la operación de la Contraloría de Bogotá, D.C., y el Manual de procedimientos como una guía de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa, propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos los servidores públicos.

Que el 15 de noviembre de 2008 fue publicada la nueva Norma Internacional ISO 9001:2008, anulando y sustituyendo a la NTC ISO 9001:2000, norma bajo la cual está certificado el SGC de la entidad.

Que el requisito "4.2.2 Manual de la Calidad", de la normas NTC GP 1000:2004 Y NTC ISO 9001: 2008, determina que la organización debe establecer y mantener un Manual de la Calidad que incluya el alcance del SGC, con los detalles y justificación de cualquier exclusión; los procedimientos y documentos establecidos para el SGC, o referencia a los mismos; así como la descripción de la interacción entre procesos dentro del sistema.

Que con el propósito de atender los requerimientos derivados de las normas anteriores, el proceso de Orientación Institucional incorporó en el Plan de Actividades 2009, la siguiente: "Actualizar el SGC de la entidad de conformidad con lo establecido en la Norma ISO 9001:2008".

Que mediante Resolución Reglamentaria 014 del 24 de septiembre de 2008, se adoptó el Manual de la Calidad de la CB - versión 6.0 y éste requiere ser ajustado a la nueva norma internacional ISO 9001:2008 y lo establecido en los citados acuerdos.

ARTÍCULO PRIMERO. Adoptar el Manual de la Calidad de la Contraloría de Bogotá D.C., Versión 7.0, Código 1006, el cual hace parte de la presente resolución.

ARTÍCULO SEGUNDO. Es responsabilidad del Contralor Auxiliar, Directores, Jefes de Oficinas y coordinadores de grupos especiales, velar por la divulgación, actualización y mejoramiento del Manual de la Calidad adoptado.

ARTÍCULO TERCERO. Corresponde a los responsables de proceso disponer lo necesario para ajustar los procedimientos y documentos del Sistema de Gestión de la Calidad al mapa de procesos y demás disposiciones que se adoptan en la nueva versión del Manual de la Calidad de la Entidad.

ARTÍCULO  CUARTO. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución Reglamentaria No. 014 de septiembre 24 de 2008.

INTRODUCCIÓN 3

1. OBJETIVO 5

2. ALCANCE DEL SGC 5

3. NIVELES DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD, REPRESENTACIÓN, REVISIÓN Y EVALUACIÓN 5

3.1 NIVEL DE AUTORIDAD 5

3.2 NIVEL DE RESPONSABILIDAD 6

3.3 NIVEL DE REPRESENTACIÓN 6

3.4 NIVEL DE REVISIÓN 7

3.5 NIVEL DE EVALUACIÓN 7

3.6. POLÍTICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD 7

4. EXCLUSIONES 7

5. DOCUMENTOS DEL SGC 8

5.1. DOCUMENTO INTERNOS 8

5.2. DOCUMENTOS EXTERNOS 9

5.3. CLIENTES DE LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ 10

6. PROPÓSITOS DE LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ EN TORNO A LA CALIDAD 10

6.1 ANTECEDENTES DEL CONTROL FISCAL 10

6.2. ORGANIZACIÓN DE LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ, D.C. 11

6.3 MAPA DE PROCESOS 13

7. INTERACCIÓN Y DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DEL SGC 14

7.1 PROCESO DE ORIENTACIÓN INSTITUCIONAL 14

6.2 PROCESO DE ENLACE CON LOS CLIENTES 15

6.3 PROCESO DE PRESTACIÓN DE SERVICIO MACRO 16

6.4 PROCESO DE PRESTACIÓN DE SERVICIO MICRO 18

6.5 PROCESO DE PRESTACIÓN DE SERVICIO RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA 20

6.6 PROCESO DE GESTIÓN HUMANA 21

6.7 PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y FINANCIEROS 23

6.8 PROCESO DE EVALUACIÓN Y CONTROL 24

La implementación y certificación del Sistema de Gestión de la Calidad – SGC en la entidad, se logró como expresión del esfuerzo colectivo y de un proceso continuo que ha conllevado constantes cambios, gracias a la voluntad y compromiso de todos los funcionarios y directivos de la Contraloría de Bogotá D.C.

Este logro se materializó el 2 de julio de 2003, cuando la firma BVQI Colombia Ltda., entregó la certificación de calidad a los Procesos Misionales y de Enlace con los Clientes, bajo los requisitos de la NTC ISO 9001:2000. Posteriormente, el 16 de septiembre de 2003, la Contraloría de Bogotá - CB obtuvo la certificación de las firmas internacionales ANSI*RAB y UKAS Quality Management de Estados Unidos y Europa respectivamente, convirtiéndose en una de las pocas entidades del Distrito Capital en ser reconocida internacionalmente por haber obtenido la certificación de calidad ISO 9001:2000.

Así mismo y como consecuencia de la expedición de la Ley 872 de 2003, "por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público", el Contralor de Bogotá Dr. Miguel Ángel Moralesrussi Russi, fijó los lineamientos para que la Contraloría también fuera certificada bajo la norma NTC GP 1000:2004, objetivo cumplido el 01 de junio de 2009, cuando la firma BVQI Colombia Ltda., entregó a la entidad el certificado No. GP0049, mediante el cual se certificó el sistema de gestión de la Calidad de la Contraloría de Bogotá D.C., para la Prestación de Servicios del Control Fiscal Macro, Micro, de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva y de Enlace con los Clientes (Ciudadanía y Concejo).

No obstante, el 15 de noviembre de 2008 fue publicada la nueva Norma Internacional ISO 9001:2008, sustituyendo la NTC ISO 9001:2000, a su vez, el Concejo de Bogotá D.C., expidió los Acuerdos 361 y 362 del 6 de enero de 2009, por los cuales "Se organiza la Contraloría de Bogotá, D. C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones" y "Se modifica la planta de personal de la Contraloría de Bogotá, D.C. y se dictan otras disposiciones", por lo que se hace necesario ajustar el Manual de la Calidad a la NTC ISO 9001:9008 y a lo establecido en los acuerdos citados.

Lo avanzado ha sido substancial pero no suficiente. Hoy, la Contraloría de Bogotá - CB se enruta en un proceso de mejora continua en su SGC, para orientarlo a procesos transversales y corporativos, con el objeto de propiciar la actuación sinérgica en toda la entidad. De manera que se inició un proceso denominado "Calidad por la Calidad", que implica, ir más allá de la forma y adentrarse en los contenidos de los productos que se elaboran para satisfacer en mejor forma a nuestros clientes, quienes nos demandan más y mejores resultados.

Así se ha previsto particularmente, en la política de calidad, que busca fundamentalmente mejorar el sistema "(…) para obtener productos de calidad, oportunidad y de impacto en la ciudad", para lo cual internamente se ha propuesto, a partir del capital humano, pilar fundamental de la entidad, continuar asumiendo con responsabilidad y competencia los compromisos que la sociedad ha encomendado a la Contraloría, ejerciendo con transparencia sus funciones, adelantando una labor técnica, proba y ética de cara a los clientes, propugnando por el mejoramiento de la gestión de las entidades distritales y por tanto en la calidad de vida de los bogotanos y las bogotanas.

El sistema ha permitido estandarizar las actividades, de los procesos misionales y de apoyo, previendo medios de control y seguimiento para el logro de los resultados, que se monitorean por parte de la alta dirección en la búsqueda de la mejora continua de la gestión institucional.

Definir y describir el Sistema de Gestión de la Calidad - SGC de la Contraloría de Bogotá, D.C y presentarlo a los clientes, con el fin de informarlos sobre los controles implementados para generar productos que logren su satisfacción, determinar los niveles de autoridad y responsabilidad y referenciar documentos y procedimientos generales para todas las actividades, dentro del sistema.

El SGC descrito en este manual está desarrollado de acuerdo con los requisitos de las normas NTC GP 1000:2004 y NTC ISO 9001:2008 en los siguientes procesos: Orientación Institucional, Enlace con los Clientes, Prestación de Servicio Macro, Prestación de Servicio Micro, Prestación de Servicio Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, Gestión Humana, Gestión de Recursos Físicos y Financieros y Evaluación y Control.

En ejercicio de las competencias establecidas por la ley, el marco reglamentario del control fiscal, los acuerdos distritales y las normas NTC GP 1000:2004 y NTC ISO 9001:2008, se establecen los siguientes niveles:

La máxima autoridad del SGC, es el Contralor de Bogotá, quien en los términos de las normas que definen la estructura administrativa de la entidad, podrá delegarla para hacer más eficiente su funcionamiento. En ejercicio de esa autoridad, participa en la planificación de los objetivos, estrategias institucionales y de calidad, expide las directrices correspondientes para generar una cultura de aseguramiento de la calidad y mejoramiento continuo en el desarrollo de los procesos, verificando que se implementen y mantengan los procesos necesarios para el sistema.

Con la intención de facilitar la operación del sistema, quien ejerza por delegación del Contralor el mayor nivel de autoridad, queda revestido de las potestades enunciadas.

En la entidad la autoridad está representada en:

· El Contralor.

· El Contralor Auxiliar, y

· El Comité de Seguimiento al SGC, en los términos previstos en la Resolución Reglamentaria, que regula su funcionamiento.

Están determinados en las matrices de responsabilidad y comunicaciones de cada uno de los procesos y comprenden esencialmente el nivel directivo³ de la organización:

· Contralor.

· Contralor Auxiliar.

· Directores Técnicos.

· Director Administrativo.

· Subdirectores Técnicos.

· Subdirector Financiero.

· Subdirector Administrativo.

· Jefes de Oficina.

· Coordinadores de grupos especiales.

· El Contralor Auxiliar es el Representante de la Alta Dirección, su función principal es velar por el mantenimiento y mejora del SGC, participando en la planificación, ejecución, seguimiento y mejora del mismo. Así mismo, debe velar por:

* Asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el SGC.

* Informar a la alta dirección sobre el desempeño del SGC y de cualquier necesidad de mejora.

* Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización.

· El Director de Planeación es el responsable de brindar el soporte técnico necesario para el mantenimiento del SGC. Además, realiza la revisión técnica para el control de los documentos del sistema.

· El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, realiza la revisión legal de los documentos controlados del SGC.

· El Jefe de la Oficina de Control Interno, es el encargado de desarrollar la auditoría interna de calidad como mecanismo para la evaluación, seguimiento y mantenimiento del SGC.

La programación y alcance de las auditorías, serán comunicadas al Contralor de Bogotá, conforme lo establece el procedimiento correspondiente.

La Política de Calidad está incorporada en el Plan Estratégico de la entidad, documento que organiza y orienta estratégicamente las acciones de la CB para alcanzar los objetivos acordes con la Misión y Visión Institucional y el Plan de Desarrollo Distrital.

Los Objetivos de Calidad son los mismos objetivos estratégicos definidos en el Plan Estratégico, dado que están orientados a mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del SGC para cumplir con los requisitos de los clientes, satisfacer sus necesidades y contribuir a los fines esenciales del Estado.

No son aplicables a la CB los siguientes requisitos de las normas NTC GP 1000:2004 y NTC ISO 9001:2008:

· Numeral 7.3. "Diseño y desarrollo de productos", dado que la CB no diseña ni desarrolla productos; sus productos obedecen al ejercicio del control fiscal de acuerdo con lo definido en el marco legal y constitucional.

· Numeral 7.5.2. "Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio", puesto que los resultados del control fiscal se plasman en informes y documentos que son verificados en su totalidad antes de su liberación, con lo que es posible asegurar el cumplimiento de los requisitos establecidos.

· Numeral 7.5.4. "Propiedad del cliente", en razón a que la CB no mantiene bajo su control bienes propiedad de los clientes. Sin embargo, el proceso de prestación de servicio micro maneja información confidencial, documentos y recursos propiedad de la parte interesada, para quien sí tenemos la responsabilidad de salvaguardarlos.

· Numeral 7.6. "Control de los dispositivos de seguimiento y de medición", ya que no utiliza equipos de medición que deban calibrarse, ajustarse o protegerse, debido a que los productos generados por el control fiscal son documentos y el control de su calidad se realiza frente a criterios que permiten decidir sobre su conformidad y no con equipos o elementos de medición.

Los procedimientos documentados exigidos por las normas de calidad, se reglamentan e incorporan en los siguientes procesos:

Establecer un enlace permanente con los clientes de la entidad: Concejo y ciudadanía.

Establece los procedimientos de atención a la ciudadanía y el Concejo, así como la estrategia para la medición de su satisfacción. Su análisis se traduce en lineamientos, los cuales se constituyen en insumo para los procesos misionales: Macro, Micro y Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.

· Vincular a la ciudadanía al ejercicio del control fiscal.

· Involucrar en el ejercicio auditor los requerimientos de los clientes relacionados con el manejo de los recursos públicos.

· Garantizar la articulación y coordinación del proceso auditor y de este con la participación ciudadana, mediante la operación de equipos de trabajo.

El responsable del proceso es el Director Técnico para el Control Social y Desarrollo Local.

· Dirección para el Control Social y Desarrollo Local.

· Dirección de Apoyo al Despacho.

· Subdirección para el Control Social.

· Oficina Asesora de Comunicaciones.

Evaluar la gestión fiscal de la administración distrital, a través de una labor coordinada con las direcciones sectoriales, mediante la generación de informes de ley (obligatorios o normativos), pronunciamientos y estudios de carácter económico, financiero, social y ambiental (estructurales y sectoriales), para contribuir el mejoramiento de la gestión pública.

Sirve como insumo para el Proceso de Prestación de Servicio Micro y a su vez, recibe sus productos. Sus resultados se reflejan en el Proceso Enlace con los Clientes, puesto que los informes que produce son de interés para la Ciudadanía y el Concejo de Bogotá.

Sus productos son:

1. Informes Obligatorios.

2. Informes Estructurales.

3. Informes Sectoriales.

4. Pronunciamientos.

· Mejorar el contenido y oportunidad de los informes y divulgarlos ampliamente.

· Agregar valor a los procesos Micro y de Enlace con los Clientes, por medio de la construcción y mantenimiento del observatorio del Plan de Desarrollo.

El responsable del proceso es el Director Técnico de Economía y Finanzas Distritales.

· Dirección de Economía y Finanzas Distritales.

· Subdirección de Evaluación Sectorial, Planes de Desarrollo y Políticas Públicas.

· Subdirección de Estudios Fiscales, Económicos y Sociales de Bogotá.

· Subdirección de Análisis Financiero, Presupuestal y Estadísticas Fiscales.

· Subdirección de Fiscalización Transversal Gestión Pública Ambiental.

Evaluar la gestión de los sujetos de control para garantizar el adecuado uso de los recursos y el mejoramiento de su gestión.

Efectúa auditorías a las entidades distritales, sometidas a su control y vigilancia, recibiendo insumos de los procesos de: Orientación Institucional, Prestación de Servicio Macro, Prestación de Servicio de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva y de Enlace con los Clientes.

Su producto es el Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral, el cual se convierte en insumo para los procesos: Orientación Institucional, Prestación de Servicio Macro, Enlace con los Clientes y Prestación de Servicio de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva. Así mismo, tiene relación directa con la parte interesada (sujetos de control).

· Mantener relaciones estrictamente técnicas, de respeto mutuo y de armonía con los sujetos de control para el cumplimiento de la función pública de control fiscal y los fines del Estado.

· Obtener productos con estándares de calidad, oportunidad, efectividad e impacto mediante el monitoreo permanente y el desarrollo del concepto de mejora continua.

· Articular la auditoría, el control macro, el control social y el proceso de responsabilidad fiscal, fortaleciendo la efectividad de los hallazgos fiscales, la vinculación de la ciudadanía al control fiscal y la evaluación de la política pública.

El responsable del proceso es el Contralor Auxiliar.

· Despacho del Contralor Auxiliar.

· Dirección de Planeación.

· Direcciones Sectoriales de Fiscalización.

· Subdirecciones de Fiscalización.

· Grupo Especial de Investigaciones Forenses – GUIFO.

Adelantar el proceso de responsabilidad fiscal de conformidad con la ley y el debido proceso, para establecer los responsables y el daño del patrimonio público, así como obtener su resarcimiento a través de la jurisdicción coactiva.

Interactúa principalmente con el Proceso de Prestación de Servicio Micro, del cual recibe el hallazgo fiscal y la indagación preliminar, para adelantar el proceso de responsabilidad fiscal. Busca establecer el responsable del daño patrimonial al Estado y lograr su resarcimiento a través del proceso de cobro coactivo hasta expedir el auto por el cual se reconoce el pago total y se ordena el archivo del proceso ejecutivo.

Se relaciona con el Proceso de Orientación Institucional en el seguimiento y medición de los procesos y en la aplicación de las políticas formuladas y con el de Enlace con los Clientes con los resultados del proceso.

Sus productos son:

1. Fallo sin responsabilidad fiscal.

2. Fallo con responsabilidad fiscal.

3. Auto mediante el cual se reconoce el pago total y se ordena el archivo del proceso ejecutivo.

· Adelantar en oportunidad, con eficiencia y eficacia los procesos de responsabilidad fiscal y de jurisdicción coactiva, procurando el resarcimiento del daño al patrimonio público.

El responsable del proceso es el Director Técnico de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.

· Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.

· Subdirección del Proceso de Responsabilidad Fiscal.

· Subdirección de Jurisdicción Coactiva.

Planear, organizar, coordinar, dirigir y controlar las actividades necesarias para crear las condiciones laborales con las cuales los servidores de la entidad logren su desarrollo integral, el fortalecimiento de sus competencias y su productividad laboral, con el fin de contribuir al cumplimento de la Misión Institucional y ofrecer una atención ágil y oportuna a las necesidades de los clientes internos y externos de la entidad.

Este proceso juega un papel fundamental dentro del sistema, recibe del Proceso de Orientación Institucional las políticas y los lineamientos de la alta dirección y de los otros procesos los requerimientos y solicitudes de asignación de funcionarios. Para ello desarrolla:

· Manual Específico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales.

· Plan de Capacitación.

· Programa Anual de Bienestar Social.

· Programa de Salud Ocupacional.

· Realizar los procesos de selección, inducción, reinducción, capacitación y evaluación del desempeño, buscando mejorar el nivel de competencias comportamentales y funcionales para responder a las necesidades de capital humano, contribuyendo así al logro de la misión y visión institucional.

El responsable del proceso es el Director Técnico de Talento Humano.

· Dirección de Talento Humano.

· Dirección de Capacitación y Cooperación Técnica.

· Oficina de Asuntos Disciplinarios.

· Subdirección de Gestión de Talento Humano.

· Subdirección de Bienestar Social.

● Determinar y proporcionar los recursos necesarios para el mantenimiento y mejoramiento del SGC, contribuyendo con el cumplimiento de la misión institucional, convirtiéndose en insumo de los demás procesos.

● Determinar las disposiciones para el control y la distribución de los documentos y registros necesarios para el sistema.

Determina y proporciona los recursos necesarios para el mantenimiento y mejoramiento del SGC, contribuyendo con el cumplimiento de la misión institucional, convirtiéndose en insumo de los demás procesos. Así mismo, propende por la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición de los registros en la CB.

· Ejecutar de manera eficiente y transparente los recursos otorgados a la entidad, promoviendo la cultura del ahorro y la austeridad, con el fin de garantizar la disponibilidad de recursos dentro del SGC.

· Preservar la memoria institucional mediante la aplicación de criterios técnicos archivísticos que faciliten la oportuna prestación de servicios de información documental a usuarios internos y/o externos de tal forma que se revierta en economía de recursos a la entidad.

· Proveer los recursos tecnológicos para garantizar su uso, afianzando la cultura informática y generando eficiencia en el manejo de la información.

El responsable del proceso es el Director Administrativo.

Los directores, jefes de oficinas y coordinador de grupos especiales, son responsables de la identificación de las necesidades y los nuevos requerimientos y/o modificaciones a las estructuras existentes y servicios de apoyo en sus respectivas dependencias, así como asegurar un ambiente de trabajo apropiado para el personal.

Los requerimientos para cambios significativos y/o expansiones de servicios de apoyo son sometidos a consideración de la alta dirección para revisión y aprobación.

· Dirección Administrativa y Financiera.

· Dirección de Informática.

· Subdirección Financiera.

· Subdirección de Recursos Materiales.

· Subdirección de Servicios Administrativos.

Evaluar permanentemente el desempeño de la CB, para el mantenimiento de los Sistemas de Control y de Gestión de la Calidad y el mejoramiento continuo.

Evalúa en forma permanente la efectividad del control interno de la CB, la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos, el nivel de ejecución de los planes y programas, así como los resultados de la gestión.

· Propender por el fortalecimiento y mejoramiento de los Sistemas de Control Interno y de Gestión de la Calidad, a partir de los resultados de las evaluaciones independientes y el cumplimiento de los roles inherentes al proceso.

· Facilitar el cumplimiento de la Misión, a través de los resultados de la labor del proceso de control, evaluación y mejora continua, con el objeto de apoyar a los mecanismos de direccionamiento y control.

El responsable del proceso es el Jefe de la Oficina de Control Interno.

· Despacho del Contralor de Bogotá.

· Despacho del Contralor Auxiliar.

· Oficina de Control Interno.

Nota: Las funciones de los responsables de los procesos se encuentran en la resolución reglamentaria que establece el funcionamiento de los comités institucionales.