Resolución Reglamentaria 21 de 2015 Contraloría de Bogotá D.C.

RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 021 DE 2015

(Junio 11)

“Por medio de la cual se actualizan y se crea un procedimiento del proceso Evaluación y Control en la Contraloría de Bogotá D.C.”.

EL CONTRALOR DE BOGOTÁ, D.C.

En ejercicio de sus atribuciones legales y en especial las que le confiere el artículo 5 del Acuerdo 519 de 2012; y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con los literales b y l del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”, se deben implementar como elementos del Sistema de Control Interno Institucional, la definición de procedimientos para la ejecución de procesos, así como la simplificación y actualización de normas y procedimientos.

Que mediante Decreto 943 de mayo 21 de 2014, el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP, adoptó la actualización del Modelo Estándar de Control Interno – MECI, en el cual se determinan las generalidades y la nueva estructura necesaria para fortalecer el sistema de control interno de las organizaciones, cuyo fin último es garantizar razonablemente el cumplimiento de los objetivos institucionales.

Que a través de Resolución Reglamentaria No. 034 de noviembre 5 de 2014, se actualizó el Modelo Estándar de Control Interno-MECI en la Contraloría de Bogotá D.C., de conformidad con los parámetros establecidos en el Decreto No. 943 de 2014, en el que los tres (3) subsistemas de control del anterior modelo se convierten en dos Módulos, que sirven como unidad básica para realizar el control a la planeación y la gestión institucional, y a la evaluación y seguimiento. A partir de la modificación, la información y comunicación se convierten en un eje transversal al Modelo, teniendo en cuenta que hacen parte de todas las actividades de control de la entidad.

Que a través de la Ley No. 872 de Diciembre 30 de 2003, se creó el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios.

Que mediante Decreto No. 4110 de Diciembre 9 de 2004, se reglamentó la Ley No. 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.

Que por medio del Acuerdo No. 122 de junio 28 de 2004, se adoptó en Bogotá, D.C. el Sistema de Gestión de la Calidad.

Que el Decreto No. 387 de Diciembre 2 de 2004, reglamentó el Acuerdo No. 122 de 2004 que adopta en Bogotá, D.C. el Sistema de Gestión de la Calidad, creado por medio de la Ley No. 872 de 1993.

Que mediante el Decreto No. 4485 del 18 de noviembre de 2009, se adoptó la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.

Que el Decreto Distrital No. 176 de 2010, definió los lineamientos para la conformación articulada de un Sistema Integrado de Gestión en las entidades del Distrito Capital.

Que el Decreto No. 651 de 2011, creó el Sistema Integrado de Gestión Distrital –SIGD y la Comisión Intersectorial del SIGD, estableciendo una creación, conformación e implementación del Sistema Integrado de Gestión Distrital.

Que mediante el Acuerdo No. 519 del 6 de enero de 2009, “se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la contraloría de Bogotá, D. C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica su planta de personal y se ajustan el sistema de nomenclatura y los grados de la escala salarial de la planta de personal y se dictan otras disposiciones”.

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 016 de Mayo 29 de 2015, se adopta la nueva versión del Manual del Sistema Integrado de Gestión – SIG.

Que mediante Resoluciones Reglamentarias No. 044 de octubre 30 de 2013 y No. 035 de Noviembre 5 de 2014, se modificaron y adoptaron documentos y procedimientos relacionados con el Proceso de Evaluación y Control.

Que teniendo en cuenta el concepto de mejora establecido en las Normas Técnicas de Calidad NTC ISO 9001:2008 NTC GP 1000:2009, es necesario ajustar los documentos y procedimientos del Proceso de Evaluación y Control.

En mérito de lo expuesto, este Despacho;

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO.- Derogado por el art. 3, Resolución Contraloría Distrital 071 de 2015. Adoptar la nueva versión de los Procedimientos: Plan de Mejoramiento-Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora y Atención de Entes de Control del Proceso de Evaluación y Control.

No.	Nombre del Procedimiento	Código	Versión
1	Procedimiento Plan de Mejoramiento - Acciones Correctivas y de Mejora	PEC-02	13.0
2	Procedimiento Relación con Entes Externos y de Control	PEC-04	3.0

ARTÍCULO SEGUNDO.- Derogado por el art. 5, Resolución Contraloría Distrital 011 de 2016. Crear el Procedimiento de Evaluación y Seguimiento de los Riesgos V. 1.0

No.	Nombre del Procedimiento	Código	Versión
3	Procedimiento de Evaluación y Seguimiento de los Riesgos.	PEC-05	1.0

ARTÍCULO TERCERO.- Es responsabilidad de los Directores, Subdirectores, Jefes de Oficinas, Gerentes y Coordinadores de Grupos Especiales, velar por la administración y divulgación de los procedimientos adoptados.

ARTÍCULO CUARTO.- La presente resolución reglamentaria rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en lo pertinente las Resoluciones Reglamentarias Nos. 044 de octubre 30 de 2013, No. 010 de febrero 24 de 2014 y No. 035 de noviembre 5 de 2014.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D. C., a los 11 días del mes de junio del año 2015.

DIEGO ARDILA MEDINA

Contralor de Bogotá D.C.

PROCEDIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO - ACCIONES CORRECTIVAS Y DE MEJORA

Código formato: PGD-01-002

Código documento: PEC-02

Versión: 13.0

Página: 1 de 31

Mayo 28 de 2015

Aprobó elaboración o modificación	Revisión técnica
Firma:	Firma:
Nombre: Luz Inés Rodríguez Mendoza	Nombre: Jaime Noy Fonseca
Cargo: Jefe Oficina de Control Interno	Cargo: Director Técnico de Planeación (EF)

1. OBJETIVO

Establecer las actividades para elaborar, actualizar y realizar seguimiento a los planes de mejoramiento, con el fin de determinar las acciones, correctivas y de mejora, de conformidad con los hallazgos y no conformidades y/o acciones de mejora, identificados por los diferentes métodos de verificación y evaluación, instancias de evaluación, seguimiento, control y/o autocontrol.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la comunicación por parte de la auditoría interna o externa correspondiente del informe final al auditado, señalándole la obligación de inclusión de los hallazgos, no conformidades y acciones de mejora en el Plan de Mejoramiento, dentro de los términos establecidos y finaliza con la presentación a la Alta Dirección del informe consolidado de los resultados de la verificación al Plan de Mejoramiento por parte de la Oficina de Control Interno.

3. BASE LEGAL

TIPO DE NORMA	FECHA	DESCRIPCIÓN
Decreto 4485	Noviembre 18 de 2009.	“Por medio del cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública”
Decreto 943	Mayo 21 de 2014.	“Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno (MECI)”.
Acuerdo No. 519	Diciembre 26 de 2012.	“Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica su planta de personal y se ajustan el sistema de nomenclatura y los grados de la escala salarial de la planta de personal y se dictan otras disposiciones”.
Norma NTC-ISO 9001	Noviembre 14 de 2008	“Requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad”.
Norma NTCGP 1000	Noviembre 18 de 2009.	“Requisitos para la Implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad aplicable a la rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios”.
NTD SIG 001:2011	Diciembre 28 de 2011	“Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las entidades y organismos distritales”.
RR No. 034	Noviembre 5 de 2014.	“Por la cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno-MECI en la Contraloría de Bogotá D.C.
RR No. 039	Noviembre 24 de 2014.	“Manual del Sistema Integrado de Gestión-SIG”.
RR No. 046	Diciembre 31 de 2014.	“Caracterizaciones de los procesos del Sistema Integrado de Gestión-SIG”.
RR 001	Enero 15 de 2015.	“Por la cual se reglamentan los Comités Directivo y de Coordinación del Sistema de Control Interno de la Contraloría de Bogotá D.C.”.

4. DEFINICIONES

* Acción Correctiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la (s) causa (s) de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.

Nota 1. Puede haber más de una causa para una no conformidad.

Nota 2. La acción correctiva se toma para evitar que una no conformidad o situación vuelva a producirse, mientras que la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda.

Nota 3. Existe diferencia entre corrección y acción correctiva, en el sentido que la primera elimina la no conformidad, mientras la segunda elimina la causa.

* Acción Eficaz. Acción correctiva o preventiva que mediante evidencia objetiva demuestra que se eliminaron las causas de las no conformidades o hallazgos.

* Acción de Mejora. Conjunto de acciones tomadas para aumentar la capacidad del Sistema, respecto de su eficacia, eficiencia o efectividad

Nota. En esta clase de Auditoría el auditor debe determinar si las acciones son eficaces o no (Ver definición “acción eficaz”).

* Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoria. Puede ser interna, externa o especial.

* Conformidad. Cumplimiento de un requisito.

* Corrección. Acción inmediata tomada para eliminar una no conformidad detectada.

* Efectividad. Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

Nota. La medición de la efectividad se denomina en la Ley 872 de 2003 como una medición del impacto.

* Eficacia. Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.

Nota. La medición de la eficacia se denomina en la Ley 872 de 2003 como una medición de resultado.

* Eficiencia. Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

* Ejecutor. Nombre del cargo de quien debe realizar la actividad.

* Equipo de Gestores de Proceso. Grupo multidisciplinario de servidores públicos, representativo del proceso que participa en la gestión del mismo proceso, identifica las situaciones objeto de análisis (hallazgos y no conformidades) y propone las acciones requeridas para el manejo de las mismas. En el equipo de gestores de proceso deben participar los jefes y servidores públicos de las dependencias que integran los procesos.

* Informe de Auditoría. Documento mediante el cual se presenta el resultado de la Auditoría, dirigido a la alta dirección y al responsable del proceso auditado.

* Mejora Continua. Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos.

Nota. El proceso mediante el cual se establecen objetivos y se identifican oportunidades para la mejora es un proceso continuo a través del uso de los hallazgos de la auditoría, las conclusiones de la auditoría, el análisis de los datos, la revisión por la dirección u otros medios y generalmente conduce a la acción correctiva y preventiva.

* No Conformidad. Incumplimiento de un requisito. Resultado de una Auditoría de Calidad.

* Plan de Mejoramiento. Plan de acción en el que se identifica (n) de forma precisa la (s) acción (es) seleccionada (s) para corregir el incumplimiento de los requisitos o eliminar la causa del Hallazgo o no conformidad.

* Proceso. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Nota 1. Los elementos de entrada para un proceso constituyen generalmente salidas de otros procesos.

Nota 2. Los procesos de una entidad son, generalmente planificados y puestos en práctica bajo condiciones controladas, para generar valor.

* Responsable. Encargado de adelantar las acciones o actividades propuestas o planeadas en el Plan de Mejoramiento.

* Responsable de Proceso. Servidor público encargado de garantizar el cumplimiento de los procedimientos y actividades del proceso a su cargo. Su designación está definida en el Manual del Sistema Integrado de Gestión.

* Seguimiento. Acción regular y sistemática que identifica aciertos o fallas en la ejecución de las acciones programadas.

* Verificación. Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados o la eficacia de las acciones implementadas.

5. ANEXO

Anexo Plan de Mejoramiento Acciones Correctivas y de Mejora - PEC-05-001

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

6.1. Formulación de causas y acciones

No.

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTRO

OBSERVACIONES/PUNTOS DE CONTROL

Jefe de Oficina de Control Interno, Ente Externo y/o de Control

Comunica el Informe Final al auditado, señalándole la obligación de inclusión de los hallazgos, no conformidades o acciones de mejora en el Plan de Mejoramiento - Acciones Correctivas y de Mejora.

Observaciones:

El Plan de Mejoramiento resultado de la auditoría efectuada por la Oficina de Control Interno debe ser remitido a ésta, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación del informe final

El Plan de Mejoramiento resultado de la auditoría practicada por los entes externos y/o de control, debe ser remitido, de conformidad con la normatividad y/o plazos establecidos por éstos.

Contralor Auxiliar

Director Técnico

Jefe de Oficina

(Responsable de Proceso) y Profesional

Identifica los hallazgos, no conformidades y/o acciones de mejora, los cuales pueden ser originados por las siguientes fuentes de mejoramiento:

1. Autoevaluación (acciones de mejora)

2. Auditoría efectuada por la Oficina de Control Interno.

3. Auditoria interna al Sistema Integrado de Gestión-SIG

4. Auditoría Externa al SIG (ente certificador.)

5. Revisión por la Dirección

6. Auditoría Fiscal.

7. Otros orígenes

Contralor Auxiliar,

Director,

Jefe de Oficina,

(Responsable de Proceso)

Profesional

Realiza la clasificación de los hallazgos, no conformidades y acciones de mejora, según el origen descrito en el numeral anterior.

Contralor Auxiliar,

Director,

Jefe de Oficina,

Responsable de Proceso y/o

Profesional responsable

Analiza las posibles causas y/o la causa raíz de acuerdo con alguna de las metodologías: existentes (¿Por qué? ¿Por qué? ¿Por qué? Espina de Pescado, Lluvia de Ideas, entre otras) y realiza el diligenciamiento de la columna 8 del Anexo 1. Plan de mejoramiento - acciones correctivas y de mejora.

El análisis de causa debe realizarse en equipo de gestores del proceso y estar soportado mediante acta de reunión.

Acta de Equipo de Gestores del Proceso

Observaciones:

El análisis de causa es fundamental para proponer la acción que elimina la causa del hallazgo, No Conformidad, y/o acción de mejora.

Para la formulación de Acciones Correctivas, y de mejora se debe tener en cuenta en el Anexo 2. Aspectos generales formulación de acciones correctivas y verificación de su eficacia.

Contralor Auxiliar,

Director,

Jefe de Oficina,

Responsable de Proceso y/o

Profesional responsable

Establece las acciones correctivas o de mejora y las registra con la información complementaria requerida en el Anexo 1 - Plan de Mejoramiento - Acciones Correctivas y de Mejora.

El plazo programado de ejecución de las acciones debe ser máximo de seis meses y con debida justificación, hasta un año.

Punto de control:

Verifica que las acciones eliminen la (s) causa (s) del hallazgo.

Observaciones:

En el caso que se determinen hallazgos similares para varias dependencias que hacen parte del mismo proceso y/o de varios orígenes, el equipo de gestores de proceso debe unificar las acciones que permitan subsanar el hallazgo, no conformidad acción de mejora.

Para hallazgos cuyo tratamiento corresponda a más de un proceso, se deberán reunir los equipos de gestores de procesos involucrados para efectuar el análisis y formular las acciones correspondientes.

Contralor Auxiliar

Director

Jefe de Oficina

Responsable de Proceso y/o

Profesional responsable

Remite los planes de mejoramiento de los entes externos y/o de control en medio magnético e impreso a la Oficina de Control Interno, dentro de los términos establecidos por éstos.

Anexo 1. Plan de Mejoramiento - Acciones Correctivas, y de Mejora.

Observación: En el caso de los informes de la Oficina de Control Interno y/o Auditorías Internas al Sistema Integrado de Gestión-SIG, dentro de los términos establecidos en el procedimiento vigente.

Jefe de la Oficina de Control Interno-OCI y/o Profesional responsable

Evalúa el Plan de Mejoramiento remitido por el correspondiente proceso, citando en caso de que la situación lo amerite, mesa de trabajo con el responsable, luego de lo cual, efectuarán su devolución, manifestando la conformidad o no, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la radicación por parte del correspondiente proceso.

En caso de no conformidad, el responsable del proceso correspondiente debe ajustar el plan dentro de los dos (2) días siguientes a la declaración de la no conformidad.

En caso de que la OCI no emita la conformidad al Plan de Mejoramiento del proceso en el término de los tres (3) días, procederá la conformidad del mismo.

Punto de Control:

Verifica la consistencia del Plan de Mejoramiento, constatando que se hayan incluido todos los hallazgos resultantes de los informes de auditorías internas y externas, que todas las columnas de los anexos estén diligenciadas correctamente, así como el cumplimiento de las acciones debidamente soportado y que el plazo de ejecución de las acciones sea coherente con la acción planteada y no supere los plazos establecidos, tanto por la OCI como por los entes externos y/o de control.

Observación:

Las acciones establecidas por el proceso deben apuntar a eliminar la causa del hallazgo o no conformidad identificada.

Contralor Auxiliar

Director

Jefe de Oficina

Responsable de Proceso y/o

Profesional responsable

Establece la necesidad de reformular causas, acciones o fecha de terminación programada y remite la solicitud debidamente sustentada a la Oficina de Control Interno, instancia que resuelve lo atinente a los orígenes 1, 2, 3 y 5 y 7. Así mismo, tramitará las solicitudes de orígenes 4 y 6 ante el Ente Externo y/o de control correspondiente, e informará los resultados del trámite al proceso solicitante de la modificación.

Comunicación Interna (Memorando de solicitud).

Observaciones:

En el caso de los hallazgos formulados por la Oficina de Control Interno, la solicitud de modificación de las acciones deberá efectuarse un (1) mes antes del vencimiento.

Para los hallazgos emitidos por los entes externos y/o de control, la solicitud de modificación de las acciones o de los términos, debe efectuarse de acuerdo a lo establecido por el ente externo y/o de control.

En ningún caso procede solicitud de plazo para acciones vencidas.

Contralor Auxiliar

Director

Jefe de Oficina

Responsable de Proceso y/o

Profesional responsable

Ejecuta las acciones planteadas en el anexo 1 - Plan de Mejoramiento - Acciones Correctivas y de Mejora.

Punto de Control:

Verificación por parte del responsable del proceso, que las acciones se ejecuten dentro de los términos previstos.

6.2. Seguimiento y Verificación

No.

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTRO

OBSERVACIONES/PUNTOS DE CONTROL

Contralor Auxiliar

Director

Jefe de Oficina

Responsable de Proceso y/o

Profesional responsable

Realiza seguimiento trimestral del cumplimiento del Anexo 1 – Plan de Mejoramiento - Acciones Correctivas y de Mejora del Proceso, diligenciando la columna 18 del Anexo Plan de Mejoramiento y lo remite a la Oficina de Control Interno, dentro de los plazos establecidos mediante Circular de reporte de información vigente.

Cuando los entes externos y/o de control efectúan el cierre de los hallazgos, no conformidades y acciones de mejora a través de sus informes, los responsables de los procesos no deben excluirlos del Anexo Plan de mejoramiento, hasta tanto la Oficina de Control Interno efectúe la verificación correspondiente, reemplazando la solicitud o sugerencia de cierre: A* por el cierre: C, con fundamento en el mencionado informe del ente externo y/o de control.

Anexo 1. Plan de Mejoramiento - Acciones Correctivas y de Mejora.

Observación:

En este reporte trimestral se incorporan todos los hallazgos, No Conformidades observaciones y acciones de mejora, derivadas de procesos auditores realizados durante el trimestre objeto de evaluación.

Jefe Oficina de Control Interno

Designa los auditores de la Oficina de Control Interno para que efectúen la verificación del Anexo Plan de Mejoramiento - Acciones Correctivas y de Mejora.

Remite comunicación oficial interna a los Responsables de Procesos, informando sobre el funcionario asignado para adelantar la actividad de verificación.

Comunicación interna

Profesional Oficina Control Interno

Realiza verificación trimestral a las acciones implementadas y registra el estado de avance en la columna 19 de “Descripción de la verificación” del Anexo 1. Plan de Mejoramiento - Acciones Correctivas y de Mejora.

Punto de control:

Constata en el Anexo 1. Plan de Mejoramiento - Acciones Correctivas y de Mejora, la inclusión de todos los hallazgos, No Conformidades y Acciones de Mejora, resultantes de los informes de Auditorías internas, externas, Informes de Gestión, entre otros, realizados durante el trimestre objeto de evaluación al proceso objeto de la verificación.

Verifica que el cumplimiento de las acciones esté soportado en los documentos que evidencien su ejecución y que se hayan realizado dentro de los términos establecidos.

Profesional Oficina de

Control Interno

Elabora el reporte de los resultados de la verificación del estado de las acciones contenidas en los planes de mejoramiento por procesos.

Presenta el resultado de la verificación para revisión y aprobación al Jefe de la Oficina de Control Interno.

Observación:

La comunicación interna resultado de la verificación trimestral, incluye: las principales conclusiones de la auditoría, las acciones no eficaces, el diligenciamiento incompleto del Anexo 1 Plan de mejoramiento Acciones Correctivas y de Mejora y las situaciones evidenciadas en desarrollo de la verificación.

Jefe Oficina Control Interno y/o Profesional responsable

Remite el resultado de la verificación a los responsables de procesos.

Cada trimestre, envía en copia magnética a la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para la publicación en la Intranet.

Comunicación Interna

Plan de Mejoramiento - Acciones Correctivas y de Mejora por Proceso.

Observación:

La Dirección de TICS mantendrá en la Intranet y página Web las versiones actualizadas de las verificaciones trimestrales de cada uno de los procesos.

Jefe Oficina Control Interno y Profesional Responsable

Elabora el Consolidado Institucional de los resultados de la verificación del estado de las acciones implementadas y lo remite en copia magnética a la alta Dirección para los fines pertinentes y a la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para su publicación en la Intranet.

Consolidado Institucional del

Anexo 1. Plan de Mejoramiento - Acciones Correctivas y de Mejora.

Observación:

El consolidado institucional se elaborará en forma semestral, con corte a junio y diciembre.

La Dirección de TICS, mantendrá en la Intranet y página Web la versión actualizada del Plan de Mejoramiento consolidado Institucional.

Jefe Oficina Control Interno y/o

Profesional Responsable

Consolida el Plan de Mejoramiento del ente de control, tomando como insumo la información suministrada resultante de la verificación de los planes de mejoramiento por procesos, procediendo a su remisión al mencionado Ente, dentro de los términos establecidos por éste.

Observación:

El consolidado de avance del Plan de Mejoramiento se remitirá al Ente de Control semestralmente, de acuerdo a la normatividad vigente.

Jefe Oficina Control Interno

Presenta el consolidado de los resultados de la verificación de los planes de mejoramiento por procesos a la Alta Dirección.

Comunicación interna

ANEXO 1

Plan de Mejoramiento - Acciones Correctivas y de Mejora

PLAN DE MEJORAMIENTO - ACCIONES CORRECTIVAS Y DE MEJORA

Código formato: PEC-02-001

Código documento: PEC-02

Versión: 1.0

Página X de Y

Proceso: _________________________________________

Responsable del Proceso: _______________________

Fecha de Corte para la Verificación: _______________

Actualizado por (Profesional Proceso): Nombre y cargo

Responsable del Proceso__________________________

Fecha: (dd/mm/aaaa) __________ (Firma) ________________

Verificado por (Profesional Oficina de Control Interno): ___________________________

Fecha: (dd/mm/aaaa):

___________________________________________________

INSTRUCTIVO 1

Diligenciamiento del Anexo 1 - Plan de Mejoramiento - Acciones Correctivas y de Mejora

PROCESO: Nombre del proceso al cual corresponde la situación observada.

RESPONSABLE DEL PROCESO: Nombre y cargo del servidor responsable del proceso. Registre la firma una vez diligenciado el anexo.

(1) No.: Registre el número consecutivo del hallazgo, No Conformidad o Acción de Mejora, de cada informe, de manera que se pueda establecer la cantidad total de los mismos por proceso y consolidado institucional.

(2) ORIGEN: Consigne la procedencia del hallazgo, No Conformidad y/o acciones de mejora, el cual puede surgir del análisis propio de cada proceso, Auditoría interna, Auditoría Externa y otros que pueda identificar, utilizando los números del 1 al 7, de acuerdo con las siguientes convenciones:

1. Autoevaluación (acciones de mejora)

2. Auditoría efectuada por la Oficina de Control Interno.

3. Auditoría interna al Sistema Integrado de Gestión-SIG

4. Auditoría Externa al SIG (ente certificador.)

5. Revisión por la Dirección

6. Auditoría Fiscal.

7. Otros orígenes

(3) FECHA DEL H, NC, O AM: Fecha del informe final de la Auditoría de los Entes Externos y/o de Control, Oficina de Control Interno; Autoevaluación, Registre la fecha en formato (dd/mm/aaaa), donde se estableció el Hallazgo, la No conformidad o la Acción de Mejora

(4) TIPO DE ACCIÓN (Correctiva o de Mejora): Registre Correctiva si corresponde a hallazgos y no conformidades o de Mejora si es producto de la Autoevaluación.

(5) INFORME ORIGEN: Nombre del informe de auditoría o periodo de la Autoevaluación.

Ejemplo: Auditoría Especial de seguimiento al Plan de Mejoramiento, Auditoría Regular vigencia xxxx, informe de Austeridad en el Gasto, Autoevaluación semestre xx de xxx, etc.

(6) CAPÍTULO: Registre el numeral, título o página del informe donde se encuentre incluido el Hallazgo.

Ejemplo: 2.2.2 Gestión contractual – Deficiencias en los informes de supervisión, 3.2.1 Plan de Mejoramiento – Acciones incumplidas, 4.5.2 Gestión contractual – Inadecuada ejecución del plan de Compras.

(7) DESCRIPCIÓN DEL H, NC, AM: Defina la situación evidenciada del hallazgo / No Conformidad y/o Acción de Mejora.

(8) ANÁLISIS DE CAUSA: Registre el análisis realizado en equipo de gestores de proceso para determinar la razón de ocurrencia del hallazgo o no conformidad.

(9) ACCIONES: Registre las acciones para eliminar la no conformidad o hallazgo. Es importante señalar que para un hallazgo se puede implementar más de una acción.

(10) INDICADOR: Determine indicadores que permitan reflejar el cumplimiento de acciones establecidas. Registre la fórmula (numerador y denominador).

(11) METAS CUANTIFICABLES: Es la expresión cuantitativa, concreta, medible, realizable y verificable que se espera alcanzar.

(12) ÁREA RESPONSABLES DEL CUMPLIMIENTO: Registre el área o dependencia responsable a la cual le corresponde ejecutar la acción determinada.

(13) RESPONSABLES DE LA EJECUCIÓN: Indique el nombre y cargo de la persona que debe cumplir con la realización de la (s) acción (es) correctiva (s).

(14) RECURSOS: Señale solamente los recursos adicionales que requiere la ejecución de la acción.

(15) CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN: Periodo durante el cual se determina la ejecución de la acción. Está compuesto por:

* Fecha Inicial: Fecha prevista a partir de la cual se iniciará la ejecución de las acciones. Registre la fecha en formato (dd/mm/aaaa).

* Fecha Final: Fecha prevista en que se concluirá la ejecución de las acciones. Registre la fecha en formato (dd/mm/aaaa).

(16) RESULTADOS DEL INDICADOR: Determine el resultado del indicador a la fecha de corte del seguimiento.

(17) GRADO DE AVANCE FÍSICO DE EJECUCIÓN DE LAS METAS (Seguimiento del Proceso): Indique en valores porcentuales, el progreso de la ejecución de la meta establecida, frente al avance de las acciones.

(18) SEGUIMIENTO DEL PROCESO: Espacio diligenciado por los responsables del proceso, donde se consigna el resultado del seguimiento efectuado a las acciones implementadas y la descripción del documento que soporta su ejecución.

(19) VERIFICACIÓN DE ACCIONES (OCI): Espacio diligenciado por la Oficina de Control Interno - OCI, a partir de la verificación efectuada por los auditores internos de calidad o de control interno, donde se consigna en forma clara y precisa la eficacia de las acciones implementadas.

Nota: se debe tener cuidado en la cuantificación del número de hallazgos / No Conformidades y/o Acciones de Mejora, para no contabilizar el número de acciones como si se tratara de hallazgos.

(20) ESTADO DEL HALLAZGO: Determine el estado del hallazgo, de acuerdo con la verificación efectuada a la eficacia de las acciones implementadas así:

Hallazgos y No Conformidades:

Utilice las letras A, C y A*.

A: Abierto

C: Cerrado,

A*: Solicitud y/o reiteración de solicitud de cierre. Se utiliza en los casos en que la Oficina de Control Interno sugiere el cierre de los hallazgos formulados por los entes Externos y/o de control (Auditoría Fiscal y Auditoría Externa de Calidad).

Actualizado por: Registre el nombre y cargo del (os) servidor (s) que realizó (aron) el seguimiento por parte del proceso correspondiente, así como la fecha del mismo.

Verificado por: Registre el nombre del (os) servidor (s) que realizó (aron) la verificación de las acciones implementadas, así como la fecha de verificación.

Nota: Para el diligenciamiento de los formatos, es importante no combinar celdas, ya que esto impide el procesamiento de la información. Si se implementaron varias acciones, debe utilizarse una fila para cada una de ellas.

ANEXO 2

Aspectos Generales Formulación de Acciones Correctivas y de Mejora

Verificación de la Eficacia

ASPECTOS GENERALES FORMULACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y DE MEJORA

VERIFICACIÓN DE LA EFICACIA

Código formato: PEC-02-002

Código documento: PEC-02

Versión: 1.0

Página X de Y

FORMULACIÓN DE ACCIONES: Las acciones correctivas y de mejora son las acciones implementadas para eliminar la causa de un hallazgo, una no conformidad, respectivamente o una acción de mejora. No pueden ser formuladas sin antes identificar las causas que la generaron.

IDENTIFICACIÓN DE LAS CAUSAS: para la identificación de las causas, el equipo de gestores de proceso, llevará a cabo un análisis minucioso del hallazgo, con el fin de determinar porqué razón (es) se presentó el hallazgo o situación formulada por la auditoría correspondiente, utilizando para ello, la columna 8 (análisis de causa) del Anexo Plan de Mejoramiento - Acciones Correctivas y de Mejora, teniendo en cuenta la totalidad de aportes de los integrantes del equipo.

TÉCNICAS PARA LA IDENTIFICACIÓN DE LAS CAUSAS: existen muchos métodos y herramientas disponibles en una organización para determinar la causa de un hallazgo o no conformidad, desde una tormenta de ideas hasta técnicas más complejas de resolución sistemática de problemas (por ejemplo, análisis de causa raíz, diagramas de pescado, “los cinco porqué”, diagramas de árbol, etc.). La extensión y eficacia de la acción correctiva depende de la identificación de la verdadera causa raíz.

FORMULACIÓN DE ACCIONES: para la formulación de acciones, se utiliza la columna 9 (acciones) del Anexo Plan de Mejoramiento - Acciones Correctivas y de Mejora, teniendo en cuenta la totalidad de aportes de los integrantes del equipo.

Las acciones correctivas y de mejora deben tener un perfil de calidad que responda a las siguientes características:

* Contextualizada: deberá tomar en consideración el momento y la situación en la que se detectó la no conformidad o el hallazgo, así como el conjunto de actores que intervienen en la situación cuya mejora se propone. Ha de ser real, acorde con el momento presente.

* Clara: debe ser entendible y concreta sin dar pie a libres interpretaciones.

* Coherente: con la evaluación realizada: deberá estar asociada a las fortalezas y debilidades señaladas, por lo que es conveniente precisar la correspondencia entre los juicios de valor (puntos fuertes y débiles) y por ende que la acción conlleve a la mejora.

* Creativa: en ocasiones se trata de aportar nuevas soluciones a viejos y reiterados problemas.

* Fundamentada: la calidad y pertinencia de la evidencia aportada no deben dejar lugar a la duda sobre la idoneidad y pertinencia de las acciones consideradas en la misma.

* Medible: formulada de manera que su resultado sea observable.

* Priorizada: prevalece la propuesta más importante para eliminar las causas que originaron las observaciones, consensuada entre el mayor número de personas involucradas, como garantía de compromiso de la ejecución de dicha propuesta.

* Viable factible: es necesario que se analicen los posibles obstáculos en su ejecución. Desde un punto de vista estratégico, las medidas que se han de tomar deben producir los efectos a corto y mediano plazo. Por lo tanto, son formulaciones que miran hacia el futuro y parten de la experiencia pasada.

La acción correctiva o de mejora eficaz debe prevenir que la no conformidad o hallazgo o acción de mejora vuelva a ocurrir, eliminando la causa que la generó.

Además de las anteriores consideraciones a tener en cuenta, es preciso resaltar que la redacción de una acción correctiva, debe iniciar con un verbo que determine la acción a ejecutar, redactado preferiblemente en tercera persona del tiempo presente y complementarse con el objeto y la condición, ejemplo:

Las acciones correctivas se redactan empezando por un infinitivo verbal:

Analizar, conocer, describir, enumerar, explicar, recordar, relacionar, resumir, aplicar, construir, demostrar, elaborar, experimentar, hacer funcionar, manejar, usar, utilizar, planificar, aceptar, apreciar, comportarse, preferir, respetar, sentir, tolerar, valorar, entre otros.

El complemento de la acción,

VERBO	OBJETO	CONDICIÓN
Realizar	Estudios e investigaciones	Para promover el desarrollo integral del talento humano al servicio de la entidad.

EFICACIA DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y DE MEJORA: cuando una no conformidad o acción de mejora tiende a ser individual en su naturaleza, se pueden utilizar una variedad de métodos o actividades para el cierre de la misma. Por ejemplo, algunas requerirán una verificación en el sitio (la cual puede requerir visitas posteriores), mientras otras pueden ser cerradas en forma remota revisando evidencia documentada).

Antes de decidir cerrar un hallazgo, no conformidad o acción de mejora, debe revisarse que la dependencia realizó la acción, el análisis de la causa y los resultados se lograron a través de la acción, siendo necesario asegurar que exista evidencia objetiva (incluyendo documentación soporte) para demostrar que la acción propuesta ha sido totalmente implementada y eficaz para prevenir la recurrencia de la no conformidad o hallazgo o acción de mejora, por tanto, procede su cierre.

En el evento que, producto del análisis efectuado por la Oficina de Control Interno, se evidencie que las acciones no fueron eficaces, se mantendrá abierto el hallazgo, no conformidad o acción de mejora y se comunicará al responsable para que realice nuevamente el análisis de causas y el rediseño de la acción, junto con la modificación de fechas, meta e indicador.

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN	NO. DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA	DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
1.0	R.R. 015 del 13 de marzo de 2003	Cambio de denominación. Se armoniza las acciones correctivas y preventivas del SGC con los instrumentos que se venían manejando en el SCI, Plan de Mejoramiento y Mapa de Riesgos, se reformulan actividades, se modifica el formato de reporte de Acciones Correctivas o Preventivas, se elimina el anexo 1 “Formato de análisis del nivel de impacto”. Se establecen anexos: 1 Acciones Correctivas y/o de Corrección – Plan de Mejoramiento; 2 Acciones Preventivas – Plan de Manejo de Riesgos; 3 Acciones de Mejora – Plan de Aumento de Capacidad. Se cambian los registros.
2.0	R.R. 043 del 8 de septiembre de 2003	Cambio de denominación del procedimiento. Se reajusta y actualiza el objetivo, alcance, base legal, definiciones, registros y anexos. Se reformula el ejecutor y las actividades, teniendo en cuenta la eliminación del Consejo de Calidad, el cambio de responsable de proceso. Se establece la responsabilidad del seguimiento en cabeza de cada dependencia. Se modifica el anexo No. 3:”Reporte de Acciones Correctivas y Preventivas (Acciones de Mejora – Plan de Aumento de Capacidad)”, teniendo en cuenta el concepto de mejora continua.
3.0	R.R. 024 del 29 de Junio de 2005	El procedimiento se modifica de conformidad con los cambios determinados en el procedimiento para el control de documentos internos del sistema de gestión de la calidad, adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 042 de Noviembre 9 de 2005. En la columna responsable se cambia la denominación de Coordinador GAE por Coordinador Grupo Especial de Investigaciones Forenses.
4.0	R.R. 017 de 2006	Reemplazo del término “Observación” por No Conformidad Potencial. Ajuste de actividades para trabajar por proceso y no por dependencia. Ajuste de actividades con el fin de establecer el manejo del plan de mejoramiento de la Auditoria General de la República y la Auditoria Fiscal ante la Contraloría de Bogotá D.C. Se incluyó el tema del manejo de riesgos, incluyendo su metodología. Se ajustaron los anexos 1, 2 y 3.
5.0	R.R. 022 del 23 de Noviembre de 2007	Se incluyeron las actividades relacionadas con la verificación de acciones que estaban contenidas en el procedimiento de Evaluaciones Independientes. Se determinaron dos puntos de control, así: Uno relacionado con la información reportada por cada responsable de proceso y otro respecto a que los resultados del seguimiento 1, 2 y 3 son validados y refrendados por el Jefe de la Oficina de Control Interno. Se suprimió la columna de indicadores del anexo 2, reporte de acciones preventivas – Plan Manejo Riesgo. Se ajustó el medio en el cual se remiten los anexos 1,2 y 3 a la Oficina de Control Interno por parte de los Responsables del Proceso.
6.0	R.R. 021 del 23 de diciembre de 2008	Se ajusta y actualiza base legal teniendo en cuenta el Acuerdo 361 de enero 6 de 2009 y normas técnicas de calidad. Se actualiza el logo de acuerdo a Resolución Reglamentaria No. 15 de mayo 29 de 2009. Se ajusta el numeral 7.1 Análisis de Información, Actividad 2 en materia de Riesgos donde cada proceso en equipo de análisis debe adelantar de manera periódica la revisión y actualización de sus riesgos como mínimo una vez en el año, dejando el correspondiente registro en Acta. Se ajusta el numeral 7.3 verificación de acciones en el registro de la actividad No. 4, incluyendo la frase “y/o correo medio electrónico”. Se discriminan los Puntos de Control y Observaciones en la respectiva columna.
7.0	Resolución Reglamentaria 027 de octubre 23 de 2009.	Se elimina el Anexo 3 “Reporte de Mejora Continua” en el entendido que la mejora continua se logra mediante los resultados de las auditorías internas, el análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección (numeral 8.5.1 de la norma de calidad), en tal sentido, se modifica el nombre del Procedimiento, así: “Procedimiento para la Implementación de Acciones Correctivas y Preventivas”. El procedimiento cambia de Versión 7.0 a 8.0, se actualiza el logo institucional y se modifica el inicio del alcance del procedimiento, así: “El procedimiento inicia con la conformación del equipo de análisis del proceso del SGC, para la formulación de acciones y termina con la presentación en el Comité de Coordinación del SCI de los resultados del seguimiento a los anexos 1 y 2 y del Mapa de Riesgos Institucional”. Base Legal. Se actualizan las normas NTC ISO 9001: 2008 y GP 1000:2009 y se adiciona el Decreto 4485 de 2009 y normas relacionadas con el daño antijurídico. Definiciones. Se incluyen definiciones relacionadas con el daño antijurídico y mapa de Riesgos. Registros. Se modifican los registros de acuerdo con los ajustes efectuados a las actividades del procedimiento. Descripción del Procedimiento. Se ajustan y complementan las actividades del procedimiento, junto con registros, puntos de control y observaciones. Anexos: En el anexo 1 se elimina una columna que indica la fecha de ejecución. En el Anexo 2, se incluye el origen 8 “riesgos antijurídicos”. Se ajusta redacción de los instructivos de los anexos 1 y 2 y se suprime la columna que indica el nombre del responsable. Se incluye el anexo, “Modelo para la Formulación de Acciones Correctivas y Preventivas y Verificación de la Eficacia”. Se adiciona el Anexos 6 “Modelo para la Elaboración del Mapa de Riesgos Institucional”.
8.0	Resolución Reglamentaria No. 023 de octubre 05 de 2010.	El procedimiento cambia de versión 8 a 9. Se agrega a la actividad 5 la actualización y entrega de los anexos 4 y 5 debidamente diligenciados al Responsable del Proceso. Se adiciona a la actividad 6 la remisión a la Dirección de Planeación en medio físico y vía Outlook, en últimos cinco (5) días del mes de enero, la evaluación y actualización de los riesgos, con el fin de actualizar el Mapa de Riesgos Institucional, (Anexos 4 y 5)”. Se incluye la actividad 7: “Actualiza el Mapa de Riesgos Institucional, con base en el reporte de actualización de riesgos remitidos por los responsables de procesos, efectuados en el mes de enero de cada vigencia”. En las actividad 2 se elimina la observación. Se complementa la actividad 1 e instructivos de los anexos 1 y 2 con “Informe de la Revisión por la Dirección e Informe de Gestión por Proceso”. Las demás actividades se corre la numeración.
9.0	R.R. 005 de febrero 17 de 2011	El procedimiento cambia de versión 9 a 10. * Cambio de nombre del Procedimiento por: Para Plan de Mejoramiento - Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora * Se modificó el alcance. * Se suprimió la siguiente normatividad: * Constitución Política de Colombia, artículo 90. “El Estado responderá patrimonialmente por los daños antijurídicos que le sean imputables, causados por la acción o la omisión de las autoridades públicas”. * Ley 87 de Noviembre 29 de 1993, artículo 4, literales a, b y c, artículo 8 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones". Ley 872 de 2003, “Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios”. * Decreto 1716 de 14 de mayo de 2009, “Por el cual se reglamenta el artículo 13 de la Ley 1285 de 2009, el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y del Capítulo V de la Ley 640 de 2001. * Acuerdo 361 de Enero 6 de 2009, "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D. C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones". • Acuerdo Distrital 122 de 2004, “Por el cual se adopta en Bogotá D.C., el Sistema de Gestión de la Calidad creado por la Ley 872 de 2003”. • Acuerdo 206 de marzo 17 de 2006, “Por medio del cual se ajusta la planta de personal de la Contraloría de Bogotá D.C. al sistema de nomenclatura y clasificación”. • Decreto Nacional 4110 de 2004, “Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de la Calidad en la Gestión Pública – NTCGP 1000:2004”.
	R.R. 005 de febrero 17 de 2011	* Decreto Distrital 387 de 2004, “Por el cual se reglamenta el Acuerdo 122 de 2004 que adopta en Bogotá D.C., El Sistema de Gestión de la Calidad creado por medio de la Ley 872 de 2003”. * Resolución 300 de 10 de octubre de 2008, “Por la cual se unifican y actualizan las disposiciones normativas que desarrollan la política de prevención del daño antijurídico y la defensa judicial para Bogotá D.C., artículo 3”. * Resolución Reglamentaria 07 de 2012, “Por la cual se reglamenta el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, como órgano rector en Control Interno en la Contraloría de Bogotá, D.C.” * Norma NTC - ISO 9000. Sistema de Gestión de la calidad –Fundamentos y Vocabulario. * Se adicionó la siguiente normatividad: * Resolución Reglamentaria Nº 016 de junio 27 de 201 2, “Por la cual se reglamenta el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, como órgano rector en Control Interno en la Contraloría de Bogotá, D.C.” * Norma ISO 14001:2004 Norma internacional que establece los requisitos para la implementación de un sistema de gestión ambiental. * Decreto 1599 de 2004 Adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano * NTD SIG 001:2011. Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las entidades y organismos distritales. * Se adicionó la definición de observación. * Se incluyó el registro Informe Riesgo Antijurídico.
10.0	R.R. 024 de noviembre 20 de 2012	El procedimiento cambia de versión 10 a 11. Cambio de nombre del Procedimiento por: Plan de Mejoramiento - Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Elaboración de la carátula del procedimiento, de acuerdo con el anexo 2-Estructura para elaborar procedimientos, del “Procedimiento para el control de documentos internos del Sistema Integrado de Gestión – SIG”. Modificación del alcance. Inclusión de la siguiente normatividad: Acuerdo No. 519 de diciembre 26 de 2012. Resolución Reglamentaria No. 020 de mayo 9 de 2013. Eliminación del ítem “Registros”, por encontrarse en la descripción del procedimiento. Organización de la normatividad por orden jerárquico. Ampliación de la definición de acción correctiva. Inclusión de la definición de Gestores de Proceso. Organización alfabética de las definiciones de responsable y Responsable de Proceso. Modificación del nombre del registro acta de reunión. Cambio del nombre del registro en la actividad 3. Cambio del nombre del verbo en la actividad 4, seguimiento por verificar. Ampliación de la conceptualización en la actividad 5. Ampliación de la conceptualización en la actividad 7, así como en el punto de control. Inclusión en el numeral 7, descripción del hallazgo…, del instructivo 1 para el diligenciamiento del anexo 1 - plan de mejoramiento - acciones correctivas, preventivas y de mejora de: Concepto acción de mejora. Inclusión del numeral 8, análisis de causa. Inclusión dentro del instructivo 2, “Aspectos generales formulación de acciones correctivas y preventivas y verificación de la eficacia”, de los ítems relacionados con: formulación de acciones, identificación de las causas, técnicas para la identificación de las causas y eficacia de las acciones correctivas y preventivas. Cambio del orden de los numerales 9 a 21, en razón de la inclusión del numeral 8. Modificación de la actividad 10 y su observación, relacionada con la verificación por parte de un auditor no perteneciente al proceso Evaluación y Control. Modificación en la actividad 11 de la palabra semestral por trimestral. Ampliación de la observación de la actividad 12. Modificación del nombre de la Dirección de Informática por Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las actividades y observaciones de las actividades 13 y 14, así como ampliación de su conceptualización. Ampliación de la conceptualización de las actividades 15, 16 y 17, así como la observación de la No. 15. Inclusión del detalle de los numerales de los riesgos del numeral 2, origen de los riesgos 8.1. a 8.5., del instructivo para el diligenciamiento del anexo 1 - plan de mejoramiento - acciones correctivas, preventivas y de mejora. Ampliación de la conceptualización del numeral 3, fecha del hallazgo…., del instructivo para el diligenciamiento del anexo 1 - plan de mejoramiento - acciones correctivas, preventivas y de mejora, incluyendo los nombres completos de los entes formuladores de hallazgos. Inclusión en el numeral 4, tipo de acción, del instructivo para el diligenciamiento del anexo 1 - plan de mejoramiento - acciones correctivas, preventivas y de mejora. Complementación del numeral 20, estado del hallazgo, del instructivo para el diligenciamiento del anexo 1 - plan de mejoramiento - acciones correctivas, preventivas y de mejora, de la definición de la letra A*, agregando: y/o reiteración de solicitud de cierre. Complementación del numeral 21, equipo auditor, del instructivo 1 para el diligenciamiento del anexo 1 - plan de mejoramiento - acciones correctivas, preventivas y de mejora, de la definición, agregando: así como la fecha de verificación. Incorporación de la columna 8, análisis de causa, en la matriz anexo 1 plan de mejoramiento- acciones correctivas, preventivas y de mejora y modificación del orden de numeración de las columnas siguientes y ajuste del instructivo 2, “Aspectos generales formulación de acciones correctivas y preventivas y verificación de la eficacia”. Incorporación del control de cambios dentro de la estructura del procedimiento.
11.0	R.R. 044 de octubre 30 de 2013	El procedimiento cambia de versión 11 a 12. Modificación en la actividad 1 de las fuentes de mejoramiento, reemplazando: El concepto del numeral 5: Auditoría Entes de Control Externos por: Peticiones, Quejas y Reclamos El concepto del numeral 6: Peticiones, Quejas y Reclamos por: Auditoría Fiscal. El concepto del numeral 7: Riesgos por: Producto No Conforme. El concepto del numeral 8: Producto No Conforme por: Riesgos. 8.1. Antijurídico 8.2. Corrupción 8.3. Anti trámites 8.4. Estratégico 8.5. Otros Riesgos Modificación en la actividad 5, agregando el origen 5, PQR´s en lo relacionado con la resolución de reformulación de acciones o fechas por parte de la Oficina de Control Interno y el trámite de las solicitudes ante los entes de control, cambiando el origen 5, Auditoría Entes de Control Externos, por el origen 6, Auditoría Fiscal. Modificación en la actividad 7, sustituyendo el término entes de control por ente de control. Complemento en las actividades 1, 2, 9 y 11 de los conceptos, no conformidades y/o no conformidades potenciales. Supresión en la actividad 10 del párrafo “En el caso del Proceso de Evaluación y Control, se efectuará una verificación semestral”. Subdivisión de la columna 15 de la matriz anexo 1 plan de mejoramiento- acciones correctivas, preventivas y de mejora en dos, así: una para el registro de la fecha inicial de ejecución de las acciones y otra para la final. Complemento de la actividad 12 con el párrafo: Los resultados de la verificación a las acciones formuladas para la mitigación de los riesgos de los diferentes orígenes servirán como insumo para realización de la evaluación a los mapas de riesgos institucional y de corrupción, así como el seguimiento correspondiente al cumplimiento de las orientaciones y obligaciones derivadas del plan anticorrupción y de atención al ciudadano consolidado por la Dirección de Planeación, presentando un informe semestral. Inclusión en la actividad 12 de la observación: la Oficina de Control Interno publicará en la página Web las actividades realizadas sobre el seguimiento plan anticorrupción y de atención al ciudadano. Eliminación en la actividad 15 del concepto origen 5, Auditoría General de la República. Modificación del Instructivo 1, “Diligenciamiento del Anexo 1-Plan de Mejoramiento-Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora”, numeral 2, origen, reemplazando las siguientes convenciones: El concepto del numeral 5: Auditoría Entes de Control Externos por: Peticiones, Quejas y Reclamos El concepto del numeral 6: Peticiones, Quejas y Reclamos por: Auditoría Fiscal. El concepto del numeral 7: Riesgos por: Producto No Conforme. El concepto del numeral 8: Producto No Conforme por: Riesgos. 8.1. Antijurídico 8.2. Corrupción 8.3. Anti trámites 8.4. Estratégico 8.5. Otros Riesgos Modificación del Instructivo 1, “Diligenciamiento del Anexo 1-Plan de Mejoramiento-Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora”, numeral 15, cronograma de ejecución, eliminando el ejemplo.
12.0	R. R. No. 010 de Febrero 24 de 2014	El procedimiento cambió de versión 12.0 a 13.0. Se ajustó del nombre del procedimiento. Se modificó el inicio del alcance. Se modificó el objetivo. Se ajustó y actualizó el normograma, teniendo en cuenta el Decreto 943 Mayo 21 de 2014 y Resoluciones Reglamentarias de actualización del Modelo Estándar de Control Interno-MECI; Manual del Sistema Integrado de Gestión-SIG; Caracterizaciones de los procesos del Sistema Integrado de Gestión-SIG y Comités Directivo y de Coordinación del Sistema de Control Interno. Ajuste en las definiciones acción de mejora, equipo de gestores de proceso, plan de mejoramiento y responsable. Eliminación de las definiciones acción preventiva, no conformidad potencial, observación y riesgo. Se ajustó el formato por Anexo Plan de Mejoramiento-acciones correctivas y de mejora, así como el correspondiente instructivo. Se suprimió la columna 21Nombre del auditor de la Oficina de Control Interno y fecha de la verificación, pasando al final de la matriz. Descripción del Procedimiento. Se ajustaron y complementaron las actividades del procedimiento, junto con registros, puntos de control y observaciones: Se ajustó el nombre del ítem 6.1, por Formulación de causas y acciones Se sustituyó la actividad 1, por: la comunicación por parte de la auditoría interna, externa y/o del ente de control del Informe final al auditado, señalándole la obligación de inclusión de los hallazgos, no conformidades o acciones de mejora en el Plan de Mejoramiento - Acciones Correctivas y de Mejora, con su correspondiente observación. La anterior actividad 1, de identificación de los hallazgos, no conformidades y/u oportunidades de mejora por parte de los responsables de procesos (se excluyó al Contralor como responsable de proceso), se convirtió en la actividad 2, pasándose de 12 fuentes de mejoramiento a 7. La actividad 2 de realización de la clasificación de los hallazgos, no conformidades y/o acciones de mejora por parte del responsable del proceso, pasó a ser la actividad 3. La actividad 3 de análisis de causa de acuerdo con las tres metodologías existentes y diligenciamiento del anexo correspondiente, se ajustó y pasó a constituir la actividad 4. Se ajustó la observación y se cambió la numeración del instructivo “Aspectos generales formulación de acciones correctivas y preventivas y verificación de la eficacia”, pasando de No. 2 a 3. La actividad 4, de identificación de las acciones correctivas, preventivas o de mejora y registro de las acciones y demás información complementaria requerida en el Anexo 1 por parte de los responsables de procesos, se ajustó y pasó a constituir la actividad.

PROCEDIMIENTO RELACIÓN CON ENTES EXTERNOS Y/O DE CONTROL

Código de formato: PGD-01-002

Código documento: PEC-04

Versión: 3.0

Página: 1 de 15

FECHA: Mayo 28 de 2015

Aprobó elaboración o modificación	Revisión Técnica
Firma:	Firma:
Nombre: Luz Inés Rodríguez Mendoza	Nombre: Jaime Noy Fonseca
Cargo: Jefe Oficina de Control Interno	Cargo: Director Técnico de Planeación (EF)

1. OBJETIVO

Establecer las actividades necesarias para el trámite de los requerimientos y/o solicitudes de información de los entes externos y/o de control, así como la rendición de la cuenta fiscal al ente encargado de vigilar la gestión fiscal de la Contraloría de Bogotá.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con el recibo de la comunicación de los entes externos y de control sobre la realización de auditoría o solicitud de información y finaliza con el envío a la Oficina de Control Interno de la constancia de evidencia de recibido por parte del ente de Control.

3. BASE LEGAL

TIPO DE NORMA	FECHA	DESCRIPCIÓN
Ley 87	29/11/1993	“Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”.
Decreto 1537	26/07/2001	“Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado”.
Decreto 943	21/05/2014	“Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno-MECI”
Acuerdo 519	26/12/12	"Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la contraloría de Bogotá, D. C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica su planta de personal y se ajustan el sistema de nomenclatura y los grados de la escala salarial de la planta de personal y se dictan otras disposiciones".
Resolución Reglamentaria 02 Auditoría Fiscal	11/10/12	“Por la cual se prescriben los métodos y se establece la forma, términos y procedimientos para la rendición de la cuenta, la presentación de informes a la Auditoría Fiscal Ante la Contraloría de Bogotá”.

4. DEFINICIONES

Cargue: Envío de un archivo desde una computadora hacia otra, especialmente hacia un servidor a través de un aplicativo.

Certificación: Documento mediante el cual el responsable de rendir información, avala que la misma cumple con los principios de integralidad, veracidad, calidad, consistencia, oportunidad y que se remite dentro de los términos establecidos en la normatividad vigente.

Cuenta Fiscal: Conjunto de documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario durante un período determinado, con miras a establecer la economía, la eficacia, la eficiencia y la equidad de sus actuaciones.

Forma: Instrumento establecido por el ente de control para que los responsables de rendir la cuenta, presenten la información respectiva. La información que se reporta al ente de control, se rendirá en la forma indicada en las resoluciones reglamentarias vigentes, debidamente refrendada por los responsables.

Formato y/o documento Electrónico: Forma particular de codificar información para ser almacenada.

Plan de Mejoramiento Conforme: Plan de mejoramiento aprobado por parte del ente externo y/o de control por su cumplimiento dentro de los términos, requisitos y condiciones establecidos.

Plan de Mejoramiento con Observaciones: Plan de mejoramiento no aprobado por parte del ente externo y/o de control, con el fin de que se realicen los ajustes correspondientes dentro de los términos establecidos.

Radicado de envío de la información: Es el registro donde consta la fecha y hora de envío a un tercero.

Rendición de Cuenta: Deber legal y ético que tiene el servidor público, persona natural o jurídica a quien se le hayan confiado bienes o recursos de la entidad, de responder e informar sobre la administración, manejo y rendimiento de fondos, bienes y/o recursos públicos asignados y sobre los resultados de su gestión en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido.

Solicitud de Prórroga: Tiempo adicional máximo otorgado por el ente de control en los casos solicitados por la entidad, debidamente soportados para radicar la respuesta a la solicitud de información o rendición de la cuenta por parte de los responsables. Debe realizarse solamente para eventos que se tipifiquen como de fuerza mayor o caso fortuito.

Término: Tiempo máximo establecido por un ente externo y de control para la presentación de la cuenta o respuesta a solicitudes de información.

Validación: Aplicación automatizada de una serie de controles y restricciones para asegurar la integridad de la información que se requiere de los sujetos de control, que permite generar un reporte sobre las inconsistencias en los registros, las cuales deben ser analizadas y corregidas cuidadosamente por el usuario del sujeto de control para continuar con el proceso de incorporación de información.

Verificación: Confirmación de que la información presentada por la dependencia o la entidad, cumple con los requisitos especificados en las resoluciones vigentes para la rendición de la cuenta, en la forma y términos establecidos.

5. ANEXOS

Anexo No. 1. Cronograma de Presentación Reportes de Información de la cuenta a la Auditoría Fiscal Vigencia ____ Código PEC-04-001

Anexo No. 2. Certificaciones Emitidas por las Dependencias Responsables de la Rendición de la Cuenta. Código PEC-04-002

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

6.1. Proceso de Trámite de Información ante los Entes Externos y/o de Control

No.	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTRO	OBSERVACIONES/PUNTOS DE CONTROL
1	Contralor Contralor Auxiliar Director de Apoyo al Despacho	Recibe comunicación de los entes externos y/o de control sobre la realización de auditoría o solicitud de información.	Comunicación de entes externos y/o de control	Observación: Los entes externos y/o de control efectúan la presentación del equipo auditor, determinando los procesos o las áreas a auditar.
2	Director de Apoyo al Despacho	Envía la comunicación a la Oficina de Control Interno para la preparación de la respuesta y la realización de la correspondiente consolidación de la información.	Comunicación oficial Interna	Observación: Esta actividad se realiza para cualquier tipo de solicitud de información, tales como visita fiscal, auditoría especial, regular, entre otros.
3	Jefe Oficina de Control Interno y/o profesional responsable	Evalúa la comunicación para identificar los procesos que deben enviar la información a la Oficina de Control Interno y remite comunicación interna a los responsables	Comunicación oficial Interna a los responsables de procesos.
4	Responsable del Proceso	Solicitar en caso de requerirse, la ampliación de los términos establecidos por el ente externo y/o de control ante la Oficina de Control Interno.	Comunicación oficial Interna	Observación: La solicitud de prórroga debe incluir la justificación correspondiente
5.	Jefe Oficina de Control Interno	Tramitar la solicitud de prórroga a través de la Dirección de Apoyo al Despacho.		Observación: Una vez remitida la solicitud de prórroga, la Dirección de Apoyo al Despacho radica la solicitud formal ante el ente de control. En caso de que este último no acepte la ampliación de términos, la información deberá suministrarse en el plazo inicialmente establecido.
6	Jefe Oficina de Control Interno y/o profesional responsable	Remite a la Dirección de Apoyo al Despacho, el proyecto de respuesta para la firma del señor Contralor, con la información analizada, valorada y refrendada por cada uno de los responsables de proceso que intervinieron.	Proyecto de respuesta para el ente externo y/o de control	Observación: La Oficina de Control Interno debe valorar las respuestas remitidas por los responsables de procesos y en caso de no encontrarlas adecuadas, podrá sugerir el ajuste de las mismas.
7	Director de Apoyo al Despacho	Revisa el proyecto de respuesta, luego de lo cual es firmado por el señor Contralor de Bogotá y radica la comunicación final ante el ente externo y/o de control.	Respuesta definitiva firmada y radicada ante el ente externo y/o de control.
8	Contralor Auxiliar Director Jefe de Oficina (Responsable de Proceso)	Remite el Plan de Mejoramiento a la Oficina de Control Interno.	Plan de Mejoramiento (según formato del Ente de Control).	Observación: Una vez recibido el informe final de auditoría por parte del ente externo y/o de control, se procede a elaborar el plan de mejoramiento institucional (se activa el Procedimiento Plan de Mejoramiento - Acciones correctivas y de mejora).
9	Jefe Oficina de Control Interno y/o profesional responsable	Consolida el Plan de Mejoramiento y lo envía a la Dirección de Apoyo al Despacho para firma del Contralor.	Comunicación Oficial Interna (remitiendo el Proyecto de comunicación a la Dirección de Apoyo al Despacho. Plan de Mejoramiento (según formato del Ente de Control).	Punto de Control: Verifica la consistencia de los Planes de mejoramiento de cada proceso. Asimismo, la Oficina de Control Interno, en ejercicio del rol de asesoría, podrá invitar a los responsables de proceso a una mesa de trabajo en la cual se evaluará la pertinencia de las acciones formuladas en el mencionado plan.
10	Director de Apoyo al Despacho	Remite el Plan de Mejoramiento (una vez firmado por el Contralor de Bogotá D.C.) al ente externo y/o de control.	Comunicación Oficial Externa de remisión al Ente de Control.	Punto de Control: Revisa el Plan de Mejoramiento y solicita los ajustes en caso de ser requeridos.
11	Director de Apoyo al Despacho	Recibe la comunicación del Ente de Control, mediante la cual se informa sobre la Conformidad o No del Plan de Mejoramiento y lo remite a la Oficina de Control Interno para su socialización.	Comunicación Oficial del Ente de Control.
12	Jefe Oficina de Control Interno y/o profesional responsable.	Recibe la comunicación e informa a las áreas involucradas. En caso que se requieran ajustes (Plan No Conforme), coordina la realización de los ajustes necesarios hasta obtener el documento depurado y lo remite a la Dirección de Apoyo al Despacho para que tramite la firma del señor contralor y la comunicación sea enviada nuevamente al ente de control.		Observación: Las respuestas presentadas a los entes externos y/o de control deberán ajustarse a los términos establecidos por éstos.
13	Contralor Auxiliar Director Jefe de Oficina (Responsable de Proceso).	Incluye los nuevos hallazgos en el Plan de Mejoramiento del Proceso respectivo, de conformidad con el Procedimiento Plan de Mejoramiento –Acciones correctivas y de mejora.		Observación: Se activa el Procedimiento Plan de Mejoramiento - Acciones correctivas y de mejora.

6.2. Rendición de la Cuenta al ente de control

No.	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTRO	OBSERVACIONES/PUNTOS DE CONTROL
1	Profesional y/o Técnico Oficina de Control Interno.	Elabora un cronograma de presentación de información de las cuentas a rendir durante la vigencia.	Cronograma de Presentación de Información	Observación: La rendición de la cuenta mensual, intermedia y anual, se debe reportar de conformidad con los términos establecidos por la normatividad del ente de control. Ver Anexo 1. . Cronograma de Presentación Reportes de Información de la cuenta a la Auditoría Fiscal Vigencia ____
2	Jefe de Oficina de Control Interno	Remite memorando recordatorio a las dependencias responsables y/o Direcciones Sectoriales sobre los términos de envío de la información.	Comunicación Oficial Interna	Observación: En los casos que lo ameriten, la Oficina de Control Interno generará las alertas correspondientes para asegurar que la información sea enviada en forma oportuna.
3	Contralor Auxiliar Director Jefe de Oficina (Responsable de Proceso).	Remite a la Oficina de Control Interno la información correspondiente para su consolidación y envío.	Comunicación interna y Certificación de la Información	Observación La información anterior debe radicarse acompañada de las certificaciones donde consta que la misma cumple con los principios de integralidad, veracidad, calidad, consistencia y oportunidad.
4	Profesional y/o Técnico de la Oficina de Control Interno	Realiza la revisión de la información reportada, verificando que los formatos y documentos electrónicos exigidos se encuentren diligenciados y completos.		Punto de control: Constata que la información se encuentre completa, en caso contrario envía correo electrónico y/o memorando a la dependencia correspondiente, informando sobre la inconsistencia detectada para que realice el ajuste respectivo dentro de los términos establecidos por la Oficina de Control Interno.” Observación: Esta actividad se desarrolla en caso de encontrarse vigente el aplicativo correspondiente para la rendición de la cuenta.
5	Jefe Oficina de Control Interno y/o profesional responsable.	Remite a la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, la información respectiva a través de los aplicativos establecidos.		Observación: Esta actividad se desarrolla en caso de encontrarse vigente el aplicativo correspondiente para la rendición de la cuenta.
6	Profesional y/o Técnico de la Oficina de Control Interno y de la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.	Realiza el cargue y transmisión de la información en el aplicativo establecido por el Ente de Control y genera el certificado de la transmisión de la cuenta	Certificado de la Transmisión.	Punto de Control: Verifica la Constancia de recibido de la rendición de la cuenta, emitido por el ente de Control y/o certificado de la transmisión emitido por el aplicativo correspondiente.
7	Profesional y/o Técnico Oficina de Control Interno	Archiva en medio físico y/o magnético la información correspondiente a la rendición de la cuenta.		Observación: Esta actividad se desarrolla en caso de encontrarse vigente el aplicativo correspondiente para la rendición de la cuenta.
8	Jefe Oficina de Control Interno y/o profesional responsable.	Remite a la Dirección de Apoyo al Despacho la información consolidada para la revisión y firma del señor Contralor, acompañada de la certificación donde consta que la misma cumple con los principios de integralidad, veracidad, calidad, consistencia y oportunidad.	Comunicación Oficial Interna	Observación: En el caso de no existir el aplicativo para la rendición de la cuenta.
9	Director de Apoyo al Despacho	Revisa el proyecto de oficio y la certificación, los cuales son firmados por el señor Contralor de Bogotá y radica la comunicación final ante el ente externo y/o de control.	Oficio y certificación firmadas por el Contralor.
10	Dirección de Apoyo al Despacho	Envía a la Oficina de Control Interno la constancia de evidencia de recibido por parte del ente de Control.		Observación: Esta actividad se desarrolla en caso de no encontrarse vigente el aplicativo correspondiente para la rendición de la cuenta.

ANEXO 1

CRONOGRAMA DE PRESENTACIÓN REPORTES DE INFORMACIÓN DE LA CUENTA A LA AUDITORÍA FISCAL VIGENCIA xxxx

Código formato: PEC-04

Código documento: PEC-04-001

Versión: 1.0

Página X de Y

INFORME

PERIODICIDAD

DEPENDENCIAS RESPONSABLES

PLAZO MÁXIMO DE REPORTE VIGENCIA xxxx

NORMATIVIDAD

INFORMACION EXTERNA

CUENTA AUDITORÍA FISCAL

ANUAL

INTERMEDIA

MENSUAL

Funcionario Responsable

Mensual: El noveno día hábil siguiente

Oficina de Control Interno-OCI: al mes reportado.

Intermedia: El primer día hábil del mes de agosto.

Anual: Décimo primer día hábil del mes de febrero.

ANEXO No. 2

CERTIFICACIONES EMITIDAS POR LAS DEPENDENCIAS RESPONSABLES DE LA RENDICIÓN DE LA CUENTA

Código formato: PEC-04-002

Código documento: PEC-04-002

Versión: 1.0

Página X de Y

PARA: Dr. (a). Nombre del titular

Oficina de Control Interno

DE: Cargo del remitente

ASUNTO: Envío Nombre de la información

REF: Datos del memorando de solicitud o instructivo para la rendición.

Conforme a lo solicitado en el memorando de la referencia, de manera atenta le remito el formato nombre de la información reportada correspondiente a fecha de corte de la información o vigencia.

Certifico que la información aquí reportada cumple con los principios de integralidad, veracidad, calidad, consistencia y oportunidad y que se remite dentro de los términos establecidos en la normatividad vigente.

Cordialmente,

NOMBRE DEL REMITENTE

Anexo: SI __ NO __ Número de folios: __

Proyectó/ Elaboró:

Revisó:

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN	No. DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA	NATURALEZA DEL CAMBIO
1.0	R.R. 024 de 20 de Noviembre de 2012	Se crea este procedimiento, para responder al rol que tiene la Oficina de Control Interno: relación con entes externos, mediante el cual se establecen las actividades para planificar, programar, ejecutar los planes de mejoramiento y rendición de la cuenta. Se estructura en dos módulos: el Proceso de Auditoría de los Entes de Control y la Rendición de la Cuenta a los mismos. Se incluye el Anexo No. 1 CRONOGRAMA DE PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN, donde se relaciona la periodicidad de la cuente y los responsables de su ejecución. Se establece el Anexo No. 2, Certificaciones Emitidas por las Dependencias Responsables de la Rendición de la Cuenta, con el propósito de avalar la veracidad de la información reportada. En la Base Legal se agregaron las siguientes normas: * Acuerdo 519 de 2012: “Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la contraloría de Bogotá, d. C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica su planta de personal y se ajustan el sistema de nomenclatura y los grados de la escala salarial de la planta de personal y se dictan otras disposiciones". * Resolución Orgánica No. 07 del 7 de noviembre de 2012, Auditoría General de la República “Por medio del cual se reglamenta la Rendición de la Cuenta Electrónica por parte de las Contralorías y el Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República y la revisión por parte de la Auditoría General de la República”. * Resolución Orgánica No. 13 del 2010 de la Auditoría General de la República. “Por medio del cual se modifica la Resolución Orgánica No. 11 de 2010”. * Circular Externa No. 11 de 2010 en concordancia con la Resolución Orgánica No. 08 de 2010, “Por medio de la cual la Auditoría General de la República solicita la Rendición de la Cuenta a las Contralorías sobre la cuantía, tipo y destino de las vigencias futuras de sus sujetos vigilados”. * Resolución Reglamentaria No. 02 de Octubre 11 de 2012, Auditoria Fiscal: “Por la cual se prescriben los métodos y se establece la forma, términos y procedimientos para la rendición de la cuenta, la presentación de informes a la Auditoría Fiscal Ante la Contraloría de Bogotá”.
		* Resolución Reglamentaria No. 02 de Octubre 11 de 2012, Auditoria Fiscal: “Por la cual se prescriben los métodos y se establece la forma, términos y procedimientos para la rendición de la cuenta, la presentación de informes a la Auditoría Fiscal Ante la Contraloría de Bogotá” * Resolución Reglamentaria No. 03 de Octubre 16 de 2012, Auditoria Fiscal: “Por la cual se prescriben los métodos y se establece la forma, términos y procedimientos para la conformidad modificación y seguimiento al Plan de Mejoramiento” Se adicionan las definiciones Plan Conforme y Plan No Conforme.
2.0	R.R. 044 de octubre 30 de 2013	* El procedimiento cambió de versión 2.0 a 3.0. * Se ajustó el objetivo. * Se ajustó el alcance. * Se ajustó el nombre del procedimiento. * Se adicionaron dentro del normograma la Ley 87 de 1993, así como los Decretos 1537 de 2001 y 943 de 2014. * Se Excluyeron dentro del normograma la Resolución Reglamentaria 03 de 2011; la Resolución Orgánica No. 07 de 2012; la Circular Externa No. 11 de 2010, en concordancia con la Resolución Orgánica No. 08/2010, así como las Resoluciones Orgánicas 06 de 2008, 011 de 2010, 013 de 2010 y la Circular Conjunta de 2011. * Se eliminaron las definiciones: backup cargue, gestores de proceso y firma digital o electrónica. * Se ajustaron las definiciones: certificación, cuenta, forma, formato electrónico, plan conforme, plan no conforme, rendición de cuenta, término y validación. * Se incluyeron las definiciones: radicado de envío de la información y solicitud de prórroga. * Se ajustaron los formatos: Anexo No. 1. . Cronograma de Presentación Reportes de Información de la cuenta a la Auditoría Fiscal Vigencia ___ y Anexo No. 2. Certificaciones Emitidas por las Dependencias Responsables de la Rendición de la Cuenta. Descripción del Procedimiento: se ajustaron y complementaron las actividades del procedimiento, junto con registros, puntos de control y observaciones: * Se sustituyó la actividad 1, por: el recibo de la comunicación de los entes externos y de control sobre la realización de auditoría o solicitud de información. Igualmente, se modificó la responsabilidad. * La anterior actividad 2, se reemplazó por el envío de la comunicación a la Oficina de Control Interno para la preparación de la respuesta y la realización de la correspondiente consolidación de la información.
		La anterior actividad 3 se sustituyó por la evaluación de la comunicación para identificar los procesos que deben enviar la información a la Oficina de Control Interno. Igualmente, se modificó la responsabilidad. * La anterior actividad 4, se sustituyó por la solicitud de prórroga a la Oficina de Control Interno por parte de los responsables de proceso a través de la Dirección de Apoyo al Despacho. Igualmente, se modificó la responsabilidad. * La anterior actividad 5 se modificó por la remisión del proyecto de respuesta para firma del señor contralor, una vez analizada y valorada la información remitida y refrendada por cada uno de los responsables de proceso. Igualmente, se modificó la responsabilidad. . * La anterior actividad 6 se modificó por la revisión del proyecto de respuesta, el cual es firmado por el señor Contralor de Bogotá y la radicación de la comunicación final ante el ente externo y/o de control. * La anterior actividad 7 se reemplazó por la anterior 12 ajustada, remisión del Plan de Mejoramiento a la Oficina de Control Interno por parte de los responsables de procesos y se incluyó observación. Igualmente, se modificó la responsabilidad. * La actividad 8 se constituyó por la anterior 13 ajustada, consolidación del Plan de Mejoramiento y el envío a la Dirección de Apoyo al Despacho para firma del Contralor, así como la responsabilidad y el punto de control. * La actividad 9 se formó por la anterior 14 ajustada, remisión del Plan de Mejoramiento (una vez firmado por el Contralor de Bogotá D.C.) al ente externo y/o de control por parte de la Dirección de Apoyo al Despacho. * La actividad 10 se conformó por la anterior 15, el recibo de la comunicación del Ente de Control, mediante la cual se informa sobre la Conformidad o No del Plan y su remisión a la Oficina de Control Interno. Igualmente, se modificó la responsabilidad. * La actividad 11 se creó por la anterior 16 ajustada, el recibo de la comunicación e informa a las áreas involucradas, en caso de requerirse ajustes (Plan No Conforme), así como la coordinación de la realización de los ajustes necesarios hasta obtener el documento depurado de ajustes y lo remite a la Dirección de Apoyo al Despacho para que tramite la firma del señor contralor y la comunicación sea enviada nuevamente al ente de control. Igualmente, se modificó la responsabilidad y se incluyó observación.
		* La actividad 12 se constituyó por la anterior 17 ajustada, inclusión de los nuevos hallazgos en el Plan de Mejoramiento del Proceso respectivo y se incluyó observación. * La actividad 13 se creó por la anterior 18, elaboración de un cronograma de presentación de información de las cuentas a rendir durante la vigencia. Se ajustó la responsabilidad y la observación. * La actividad 14 se conformó por la anterior 19 ajustada, remisión de memorando recordatorio a las dependencias responsables y/o Direcciones Sectoriales sobre los términos de envío de la información. Se ajustó igualmente la responsabilidad, se eliminó la observación y se adicionó punto de control. * Se incluyó la actividad 15, remisión por parte del responsable del proceso de la información correspondiente a la Oficina de Control Interno para su consolidación y envío. Se ajustó la responsabilidad y se incluyó el registro “Certificación de la Información”. * La actividad 16 se edificó con la anterior 21, realización de la revisión de la información reportada, verificando que los formatos y documentos electrónicos exigidos se encuentren diligenciados y completos. Se adicionaron observación y punto de control. * La actividad 17 se constituyó por la anterior 20, remisión a la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de la información respectiva a través de los aplicativos establecidos. SE modificó la responsabilidad y se incluyó observación. * La actividad 18 se conformó por la anterior 25 ajustada, realización del cargue y transmisión de la información en el aplicativo establecido por el Ente de Control y genera el certificado de la transmisión de la cuenta y se ajustó el punto de control. * La actividad 19 se edificó con la anterior 30 ajustada, archivo en medio físico y/o magnético la información correspondiente a la rendición de la cuenta. * Se incluyó la actividad 20, remisión de la Oficina de Control Interno a la Dirección de Apoyo al Despacho la información consolidada para la revisión y firma del señor Contralor, acompañada de la certificación donde consta que la misma cumple con los principios de integralidad, veracidad, calidad, consistencia y oportunidad.
		* Se incluyó la actividad 21, revisión del proyecto de oficio y la certificación, los cuales son firmados por el señor Contralor de Bogotá y radica la comunicación final ante el ente externo y/o de control. Se incluyó el registro Oficio y certificación firmadas por el Contralor. * Se incluyó como actividad 22, el envío a la Oficina de Control Interno por parte de la Dirección de Apoyo al Despacho, de la constancia de evidencia de recibido por parte del ente de Control. Se incluyó observación.
3.0	R.R. 021 de junio 11 de 2015

PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS RIESGOS

Código formato: PGD-01-002

Código documento: PEC-05

Versión: 1.0

Página: 1 de 13

FECHA: Mayo 28 de 2015

Aprobó elaboración o modificación	Revisión técnica
Firma:	Firma:
Nombre: Luz Inés Rodríguez Mendoza	Nombre: Jaime Noy Fonseca
Cargo: Jefe Oficina de Control Interno	Cargo: Director Técnico de Planeación (EF)

1. OBJETIVO

Establecer las actividades para realizar la evaluación y seguimiento a la gestión de los riesgos, con el fin de minimizar la probabilidad de ocurrencia así como propender por la actualización de los riesgos por procesos con el fin de establecer si los existentes siguen siendo riesgos para la Entidad o si existen nuevos no identificados, producto de cambios en el interior de la Entidad o su entorno.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la clasificación en reunión de equipo de gestores de los riesgos asociados al proceso y los cuales se encuentran formulados en el Mapa de Riesgos institucional y finaliza con la presentación por parte de la Oficina de Control Interno del consolidado de los resultados de la verificación al Plan de Evaluación y Seguimiento de Riesgos a la alta dirección.

3. BASE LEGAL

TIPO DE NORMA	FECHA	DESCRIPCIÓN
Ley 87	Noviembre 29 de 1993	"Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en la entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones"
Ley 489	Diciembre 29 de 1998	Estatuto Básico de Organización y Funcionamiento de la Administración Pública. Capítulo VI. Sistema Nacional de Control Interno.
Decreto 2145	Noviembre de 1999	Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones.
Directiva presidencial 09	Diciembre 24 de 1999.	Lineamientos para la implementación de la política de lucha contra la corrupción.
Decreto 2593	Diciembre de 2000	Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2145 de noviembre 4 de 1999.
Decreto 1537	Julio 26 de 2001	“Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado”
Decreto 4485	Noviembre 18 de 2009	“Por medio de la cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública”
Ley 1474	Julio 12 de 2011	“Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.”
Decreto No. 943	Mayo 21 de 2014	“Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno –MECI”

4. DEFINICIONES

Acción Preventiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la (s) causa (s) de una no conformidad potencial u otra situación eventual indeseable.

Administración de Riesgos: Conjunto de elementos de control que al interrelacionarse, permiten a la entidad pública evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o los eventos positivos que permitan identificar oportunidades para un mejor cumplimiento de su función. Se constituye en el componente de control que al interactuar sus diferentes elementos le permite a la entidad pública auto controlar aquellos eventos que pueden afectar el cumplimiento de sus objetivos.

Análisis de riesgo: Elemento de control que permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos positivos y/o negativos y el impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos a fin de determinar la capacidad de la entidad pública para su aceptación y manejo. Se debe llevar a cabo un uso sistemático de la información disponible para determinar qué tan frecuentemente pueden ocurrir eventos especificados y la magnitud de sus consecuencias.

Causas (factores internos o externos): Son los medios, las circunstancias y agentes generadores de riesgo. Los agentes generadores que se entienden como todos los sujetos u objetos que tienen la capacidad de originar un riesgo.

Consecuencia: Es el resultado de un evento expresado cualitativa o cuantitativamente, sea este una pérdida, perjuicio, desventaja o ganancia, frente a la consecución de los objetivos de la entidad o el proceso

Control: Son las políticas, acciones, procesos, prácticas que actúan para eliminar o minimizar los riesgos adversos o mejorar oportunidades positivas. Proveen una seguridad razonable relativa al logro de los objetivos.

Contexto Estratégico: Son las condiciones internas y del entorno, que pueden generar eventos que originan oportunidades y afectan negativamente el cumplimiento de la misión y objetivos de una institución

Descripción: Se refiere a las características generales o las formas en que se observa o manifiesta el riesgo identificado

Efectos: Constituyen las consecuencias de la ocurrencia del riesgo sobre los objetivos de la entidad; generalmente se dan sobre las personas o los bienes materiales o inmateriales con incidencias importantes tales como daños físicos y fallecimiento, sanciones, pérdidas económicas, de información, de bienes, de imagen, de credibilidad y de confianza, interrupción del servicio y daño ambiental.

Evaluación del riesgo: Proceso utilizado para determinar las prioridades de la Administración del Riesgo comparando el nivel de un determinado riesgo con respecto a un estándar determinado.

Evento: Incidente o situación que ocurre en un lugar determinado durante un periodo de tiempo determinado. Este puede ser cierto o incierto y su ocurrencia puede ser única o ser parte de una serie.

Exposición al riesgo: Nivel de vulnerabilidad que tiene el riesgo después de los controles.

Frecuencia: Medida del coeficiente de ocurrencia de un evento expresado como la cantidad de veces que ha ocurrido un evento en un tiempo dado

Gestores de Proceso. Grupo multidisciplinario de funcionarios, representativo de la Oficina Control Interno que participa en la gestión del proceso, analiza, identifica las situaciones objeto de análisis (hallazgos y no conformidades) y propone las acciones requeridas para el manejo de las mismas. En el equipo de gestores de proceso deben participar los jefes y funcionarios de las dependencias que integran los procesos.

Identificación del riesgo: Elemento de control, que posibilita conocer los eventos potenciales, estén o no bajo el control de la entidad pública, que ponen en riesgo el logro de su misión, estableciendo los agentes generadores, las causas y los efectos de su ocurrencia. Se puede entender como el proceso que permite determinar qué podría suceder, por qué sucedería y de qué manera se llevaría a cabo.

Mapa de riesgos: Herramienta metodológica que permite hacer un inventario de los riesgos ordenada y sistemáticamente, definiéndolos, haciendo la descripción de cada uno de estos y las posibles consecuencias.

Monitorear: Comprobar, Supervisar, observar, o registrar la forma en que se lleva a cabo una actividad con el fin de identificar sus posibles cambios.

Pérdida: Consecuencia negativa que trae consigo un evento. Probabilidad: grado en el cual es probable que ocurra de un evento, este se debe medir a través de la relación entre los hechos ocurridos realmente y la cantidad de eventos que pudieron ocurrir.

Plan de contingencia: Parte del plan de manejo de los riesgos que contiene las acciones a ejecutar en caso de la materialización del riesgo, con el fin de dar continuidad a los objetivos de la Entidad.

Proceso de administración de riesgo: Aplicación sistemática de políticas, procedimientos y prácticas de administración a las diferentes etapas de la administración del riesgo

Riesgo: Representa la posibilidad de ocurrencia de un evento o situación potencial no deseable que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y afectar el logro de sus objetivos.

Riesgo Absoluto: Es la evaluación de la consecuencia y probabilidad que ignora los controles que están vigentes, excepto los controles inherentes, tales como el comportamiento racional por parte de los funcionarios.

Riesgos de Cumplimiento: Se asocian con la capacidad de la entidad para cumplir con los requisitos legales, contractuales, de ética pública y en general con su compromiso ante la comunidad.

Riesgos de Tecnología: Están relacionados con la capacidad tecnológica de la Entidad para satisfacer sus necesidades actuales y futuras y el cumplimiento de la misión.

Riesgo de Corrupción: Posibilidad de que por acción u omisión, mediante el uso indebido del poder, de los recursos o de la información, se lesionen los intereses de una entidad y en consecuencia del Estado, para la obtención de un beneficio particular.

Reducción del riesgo: Aplicación de controles para reducir las probabilidades de ocurrencia de un evento y/o su ocurrencia. Riesgo: posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre los objetivos institucionales o del proceso. Se expresa en términos de probabilidad y consecuencias.

Riesgo Estratégico: Se asocia con la forma en que se administra la Entidad. El manejo del riesgo estratégico se enfoca a asuntos globales relacionados con la misión y el cumplimiento de los objetivos estratégicos, la clara definición de políticas, diseño y conceptualización de la entidad por parte de la alta gerencia.

Riesgos Financieros: Se relacionan con el manejo de los recursos de la entidad que incluyen: la ejecución presupuestal, la elaboración de los estados financieros, los pagos, manejos de excedentes de tesorería y el manejo sobre los bienes.

Riesgos de Imagen: Están relacionados con la percepción y la confianza por parte de la ciudadanía hacia la institución.

Riesgo inherente: Es aquel al que se enfrenta una entidad en ausencia de acciones de la dirección para modificar su probabilidad o impacto.

Riesgo residual: Nivel de riesgo que permanece luego de tomar medidas de tratamiento de riesgo. Sistema de Administración de Riesgo: conjunto de elementos del direccionamiento estratégico de una entidad concerniente a la Administración del Riesgo.

Riesgos Operativos: Comprenden riesgos provenientes del funcionamiento y operatividad de los sistemas de información institucional, de la definición de los procesos, de la estructura de la entidad, de la articulación entre dependencias.

Seguimiento. Acción regular y sistemática que identifica aciertos o fallas en la ejecución de las acciones programadas.

Valoración del riesgo: Primera fase en la administración de riesgos, diagnóstico que consta de la identificación, análisis y determinación del nivel de riesgo.

Verificación. Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados o la eficacia de las acciones implementadas.

5. ANEXOS

Anexo 1 - Plan de Evaluación y Seguimiento de los Riesgos Código PEC-05-001

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

6.1. Seguimiento y Verificación de Acciones

No.	RESPONSABLE	ACTIVIDAD	REGISTRO	OBSERVACIONES/PUNTOS DE CONTROL
1	Contralor Auxiliar, Director, Jefe de Oficina (Responsable de Proceso), Profesional responsable	Clasificar en reunión del equipo de gestores, los Riesgos asociados al proceso y los cuales se encuentran formulados en el Mapa de Riesgos institucional, con el fin de que sean incluidos en el Anexo 1. Plan de Evaluación y Seguimiento de Riesgos, los cuales pueden ser de los siguientes orígenes, así: Riesgos Antijurídico Corrupción Anti trámites Estratégico No conformidad Potencial Otros Riesgos	Acta de equipo de gestores del proceso	Observación: Los riesgos clasificados por el equipo de gestores que se incluyen en el Anexo 1. Plan de Evaluación y Seguimiento de Riesgos, son los mismos que conforman el Mapa de Riesgos del proceso, igualmente se analizan las posibles causas y/o la causa raíz que origina el riesgo, aplicando la metodología establecida por el DAFP en el caso de los riesgos formulados por el proceso. Los riesgos incluidos deben ser aquellos que fueron identificados y formulados por el proceso según la metodología establecida en el “Procedimiento para Elaborar el mapa de riesgos Institucional”
2	Contralor Auxiliar, Director, Jefe Oficina (Responsable de Proceso) / Profesional	Establecer las acciones preventivas y las registra en el Anexo 1. Plan de Evaluación y Seguimiento de Riesgos, junto con la demás información solicitada en el formato. El plazo máximo programado de ejecución de la acción, no podrá exceder el término de la vigencia correspondiente.		Punto de control: Verificar que las acciones a implementar, mitiguen la (s) causa (s) identificada (s) que originó el riesgo o NC Potencial (Producto de auditorías al Sistema Integrado de Gestión SIG)
3.	Contralor Auxiliar, Director, Jefe Oficina (Responsable de Proceso) / Profesional	Identificar la necesidad de reformular riesgos, acciones, indicadores, o fecha de terminación programada y remite la solicitud de modificación debidamente sustentada a la Dirección de Planeación, instancia que tramita ante el Comité Directivo, tal solicitud, siguiendo el procedimiento establecido para la modificación del mapa de riesgos.	Memorando Interno	Observación: Informará a la OCI, sobre la solicitud de modificación al Mapa de Riesgos, remitiendo en forma oportuna la evidencia de la aprobación dada a través del Comite Directivo
4	Contralor Auxiliar, Director, Jefe Oficina (Responsable de Proceso) / Profesional	Presentar la solicitud de modificación de las acciones planteadas a las NC Potenciales ante la Oficina de Control Interno	Memorando Interno	Observación: En el caso de las acciones de las NC Potenciales formuladas por las auditorías al SIG, la solicitud de modificación debe efectuarse por lo menos con un (1) mes de anticipación al vencimiento de las acciones. No procede solicitud de plazo para acciones vencidas.
5.	Contralor Auxiliar, Director, Jefe Oficina (Responsable de Proceso) / Profesional	Remitir el seguimiento al Anexo 1. Plan de Evaluación y Seguimiento de Riesgos, en medio magnético e impreso a la Oficina de Control Interno, dentro de los términos establecidos.	Anexo 1. Plan de Evaluación y Seguimiento de Riesgos.	Punto de Control: Analizar la consistencia del Plan por parte de la Oficina de Control Interno, constatando que se hayan incluido todos los Riesgos identificados en el Mapa de Riesgos, que todas las columnas estén debidamente diligenciadas y que el plazo de ejecución de las acciones no supere la respectiva vigencia.
6.	Profesional Oficina de Control Interno	Realizar la verificación trimestral del cumplimiento de las acciones formuladas en el Anexo 1. Plan de Evaluación y Seguimiento de Riesgos del Proceso	Anexo 1. Plan de Evaluación y Seguimiento de Riesgos.	Observación: Se incluyen todos los riesgos incluidos en el mapa de riesgos institucional.
7	Jefe Oficina de Control Interno	Comisionar los auditores de la Oficina de Control Interno para que efectúen la verificación al Anexo 1. Plan de Evaluación y Seguimiento de Riesgos	Memorando Interno
8	Jefe Oficina de Control Interno	Remitir comunicación oficial interna a los Responsables de Procesos, informando sobre el auditor de la Oficina de Control Interno, asignado para adelantar la actividad de verificación.	Memorando Interno
9	Profesional de la Oficina de Control Interno	Realizar verificación trimestral a las acciones implementadas y registra el estado de avance en la columna de “verificación” Anexo 1. Plan de Evaluación y Seguimiento de Riesgos		Punto de control Verificar la inclusión de la totalidad de los Riesgos, adicionalmente que el cumplimiento de las acciones esté soportado en los documentos que evidencien su ejecución y que se hayan realizado dentro de los términos establecidos.
10	Profesional de la Oficina de Control Interno	Elaborar el resultado por proceso de la verificación del estado de las acciones contenidas Anexo 1. Plan de Evaluación y Seguimiento de Riesgos. Presentar para revisión y aprobación al Jefe de la Oficina de Control Interno, la comunicación interna resultado de la verificación trimestral.	Memorando Interno	Observación: La comunicación interna resultado de la verificación trimestral, incluye: las principales conclusiones de la auditoría, las acciones no eficaces, el diligenciamiento incompleto del Anexo 1. Plan de Evaluación y Seguimiento de Riesgos y las situaciones evidenciadas en desarrollo de la verificación.
11.	Jefe Oficina de Control Interno	Remitir el resultado de la verificación a los Responsables de cada proceso.	Memorando Interno / Anexo 1 Plan de Evaluación y Seguimiento de los Riesgos
12	Jefe Oficina de Control Interno	Enviar en copia magnética a la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para la publicación en la Intranet		Observación: La Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones mantendrá en la Intranet y página Web las versiones actualizadas de las verificaciones trimestrales de cada uno de los procesos.
13	Jefe Oficina de Control Interno / Profesional asignado	Elaborar Informe semestral del Riesgo Antijurídico y lo remite a la Oficina Asesora Jurídica - Comité de Conciliación.	Informe semestral Riesgo Antijurídico
14	Jefe Oficina de Control Interno, Profesional asignado	Elaborar el informe consolidado de los Resultados de las verificaciones al Anexo 1. Plan de Evaluación y Seguimiento de Riesgos.
15.	Jefe Oficina de Control Interno	Presentar el consolidado de los Resultados de las verificaciones al Anexo 1. Plan de Evaluación y Seguimiento de Riesgos por procesos a la alta dirección, para la toma de las acciones en caso de haber lugar a ello.	Memorando Interno	Observación: No obstante presentar a la alta dirección el consolidado de los resultados de la verificación de los riesgos de la entidad, la Oficina de Control Interno en desarrollo del Articulo 76 de la ley 1474 y el articulo 5 del Decreto 2641 de 2012, deberá realizar el seguimiento trimestral al Plan Anticorrupción y de atención al ciudadano

ANEXO 1

Plan de Evaluación y Seguimiento de los Riesgos

PLAN DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS RIESGOS

Código formato: PEC-05-001

Código documento: PEC-05

Versión: 1.0

Página X de Y

Proceso:

Fecha de corte:

Responsable del proceso:

Fecha de verificación:

Actualizado por (proceso):

Verificado por: (Auditor)

INSTRUCTIVO 1

DILIGENCIAMIENTO DEL ANEXO 1 - PLAN DE LA ADMINISTRACIÓN, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS RIESGOS

PROCESO: Nombre del proceso al cual corresponde la situación observada.

RESPONSABLE DEL PROCESO: Nombre y cargo del funcionario responsable del proceso.

FECHA DE CORTE: Fecha de cierre trimestral donde se reportan los seguimientos y se realiza la verificación.

(1) No.: Registre el número consecutivo Riesgo, de manera que se pueda establecer la cantidad total de los mismos por proceso y consolidado institucional.

(2) ORIGEN: Consigne el tipo de riesgo, de acuerdo con las siguientes convenciones:

1. Riesgos.

1.1 Antijurídico

1.2 Corrupción

1.3 Anti trámites

1.4 Estratégico

1.5 No conformidad Potencial

1.6 Otros Riesgos

Los riesgos que se incluyen en el Mapa de Riesgos son aquellos que afecten el cumplimiento del objetivo institucional, de los objetivos de los procesos y/o la satisfacción del cliente: antijurídicos, antitrámites, anticorrupción y estratégicos.

(3) DESCRIPCIÓN DEL RIESGO o NCP: Defina la situación de Riesgo o NCP inherente al proceso

(4) ANÁLISIS DE CAUSA EN EL CONTEXTO ESTRATÉGICO (METODOLOGÍA DAFP): Registre el análisis de causas realizado en mesa de trabajo con el equipo de gestores de procesos, para determinar la razón de ocurrencia o probabilidad del riesgo.

(5) ACCIONES: Registre las acciones encaminadas a mitigar el Riesgo. Es importante señalar que se puede implementar más de una acción.

(6) INDICADOR: Determine indicadores que permitan reflejar el cumplimiento de acciones establecidas. Registre la fórmula (numerador y denominador).

(7) ÁREA Y RESPONSABLES DEL CUMPLIMIENTO DE LA ACCION: Registre la dependencia responsable a la cual le corresponde ejecutar la acción establecida.

(8) RECURSOS: Señale solamente los recursos adicionales que requiere la ejecución de la acción.

(9) CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN: Periodo durante el cual se determina la ejecución de la acción. Está compuesto por:

* Fecha Inicial: Fecha prevista a partir de la cual se iniciará la ejecución de las acciones. Registre la fecha en formato (dd/mm/aaaa).

* Fecha Final: Fecha prevista en que se concluirá la ejecución de las acciones. Registre la fecha en formato (dd/mm/aaaa). La fecha final no podrá ser superior a la vigencia

(10) RESULTADOS DEL INDICADOR: Determine el resultado del indicador a la fecha de corte del seguimiento.

(11) AVANCE: Indique en valores porcentuales, el progreso de la ejecución de la meta establecida, frente al avance de las acciones trimestral.

(12) SEGUIMIENTO DEL PROCESO: Espacio diligenciado por los responsables del proceso, donde se consigna el resultado del seguimiento efectuado a las acciones implementadas y la descripción del documento que soporta su ejecución.

(13) VERIFICACIÓN DE ACCIONES: Espacio diligenciado por la Oficina de Control Interno, a partir de la verificación efectuada por los auditores, donde se consigna en forma clara y precisa la eficacia de las acciones implementadas.

(14) ESTADO DEL RIESGO: Determine el estado del hallazgo, de acuerdo con la verificación efectuada a la eficacia de las acciones implementadas así:

Utilice las letras A, M

A: Abierto

M: Mitigado.

VERIFICADO POR (AUDITOR): Registre el nombre del auditor que realizo la verificación de las acciones implementada y la fecha de la misma.

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN	NO. DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA	DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
1.0	R.R. 021 de junio 11 de 2015

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5614 de junio 17 de 2015.

	Cargando el Contenido del Documento
	Por favor espere...