(Abril 25)

Derogada por el Art. 3, Resolución Reglamentaria 038 de 2017

Por la cual se adopta la nueva versión de un procedimiento del Proceso de Direccionamiento Estratégico y se dictan otras disposiciones

LA CONTRALORA DE BOGOTÁ, D. C. (E)

En ejercicio de sus atribuciones legales, en especial las conferidas en el artículo 6° del Acuerdo 519 de 2012; y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el artículo 269 de la Constitución Política de Colombia, es obligación de las autoridades públicas, diseñar y aplicar en las entidades públicas, métodos y procedimientos de control interno, según la naturaleza de sus funciones, de conformidad con lo que disponga la ley.

Que el artículo 38, en su numeral 9º del precitado Acuerdo, establece como una de las funciones de la Dirección de Planeación: "Realizar estudios, propuestas e investigaciones de carácter técnico sobre desarrollo administrativo, métodos de trabajo, simplificación, agilización y modernización de trámites y procedimientos y demás asuntos relacionados con la organización, tendientes al mejoramiento de la gestión y de los demás sistemas implementados en la Entidad".

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 034 del 05 de noviembre de 2014, se adoptó la actualización del Modelo Estándar de Control Interno – MECI 2014, para la Contraloría de Bogotá D.C., de conformidad con lo establecido en el Decreto 943 del 21 de mayo de 2014, en el cual se determinan las generalidades y estructura necesaria para establecer, implementar y fortalecer un Sistema de Control Interno en las entidades y organismos obligados a su implementación, de acuerdo con los dispuesto en el artículo 5ª de la Ley 87 de 1993.

Que uno de los componentes del Módulo de Control de la Planeación y la Gestión es el de Administración del Riesgo, entendido como el conjunto de elementos que le permiten a la entidad identificar, evaluar y gestionar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales.

Que mediante Decreto 124 de 26 de enero de 2016 se determinó como metodología para diseñar y hacer seguimiento al mapa de Riesgos de Corrupción de que trata el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, la establecida en el documento Guía para la Gestión del Riesgo de Corrupción 2015, la cual establece la integralidad en la formulación y seguimiento de los riesgos.

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 020 del 09 de mayo de 2013, artículo 4º, se adoptó el Procedimiento para Elaborar el Mapa de Riesgos Institucional, el cual hace parte del Proceso de Direccionamiento Estratégico.

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 021 del 11 de junio de 2015, se creó el Procedimiento de Evaluación y Seguimiento de los Riesgos, versión 1.0, dentro del Proceso de Evaluación y Control.

Que teniendo en cuenta el concepto de mejora establecido en las Normas Técnicas de Calidad NTC ISO 9001:2008 NTC GP 1000:2009 y los lineamientos establecidos en la Guía para la Administración del Riesgo 2011 y la Guía para la Gestión del Riesgo de Corrupción 2015, elaboradas por el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP, se hace necesario incorporar dentro del Procedimiento para Elaborar el Mapa de Riesgos Institucional, las actividades relacionadas con la evaluación y seguimiento de los riesgos, a cargo de la Oficina de Control Interno.

ARTÍCULO PRIMERO. Unificar los siguientes documentos del Sistema Integrado de Gestión, Procedimiento para Elaborar el Mapa de Riesgo Institucional Código 01010 versión 1.0 y Procedimiento de Evaluación y Seguimiento de los Riesgos Código PEC05 versión 1.0, en el Procedimiento para Elaborar y Realizar Monitoreo y Seguimiento al Mapa de Riesgos Institucional, Código PDE-10, el cual se adscribe al Proceso de Direccionamiento Estratégico.

ARTÍCULO SEGUNDO. Adoptar la nueva versión del siguiente procedimiento del Proceso de Direccionamiento Estratégico:

ARTÍCULO SEGUNDO. (Sic.) Es responsabilidad de la Dirección de Planeación gestionar la simplificación, agilización y modernización del documento que se adopta, para garantizar el mejoramiento de la gestión y del sistema implementado.

ARTÍCULO TERCERO. (Sic.) Es responsabilidad de los Directores, Subdirectores, Jefes de Oficinas y Gerentes, velar por la administración y divulgación del documento adoptado.

ARTÍCULO  CUARTO. (Sic.) La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el artículo 4º de la Resolución Reglamentarias No. 020 del 09 de mayo de 2013 y artículo 2º de la Resolución Reglamentaria 021 del 11 de junio de 2015.

Establecer las actividades para la Administración del Riesgo en la Contraloría de Bogotá, de forma que sea una herramienta que oriente las acciones necesarias para mitigar los riesgos, frente a situaciones que puedan afectar el cumplimiento de su misión, objetivos institucionales, objetivos del proceso o la satisfacción del cliente.

Este procedimiento inicia con la conformación del equipo de gestores de proceso para la formulación, revisión o actualización del Mapa de Riesgos y termina cuando el Jefe de la Oficina de Control Interno presenta ala Comité coordinador del sistema de Control Interno el seguimiento al Mapa de Riesgos Institucional.

Acción. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la (s) causa (s) identificadas en el análisis de riesgos.

Administración de Riesgos: proceso efectuado por la Alta Dirección de la entidad y por todo el personal para proporcionar a la administración un aseguramiento razonable con respecto al logro de los objetivos. El enfoque de riesgos no se determina solamente con el uso de la metodología, sino logrando que la evaluación de los riesgos se convierta en una parte natural del proceso de planeación, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

• Contexto Estratégico: permite establecer los factores internos y externos que generan posibles situaciones de riesgo.

• Análisis de Riesgo: elemento de Control, que permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos positivos y/o negativos y el impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos a fin de determinar la capacidad de la entidad pública para su aceptación y manejo. Estos elementos se definen como:

* Probabilidad: es la oportunidad de ocurrencia de un evento de riesgo. Se mide según la frecuencia (número de veces en que se ha presentado el riesgo en un periodo determinado) o por la factibilidad (factores internos y externos que pueden determinar que el riesgo se presente).

* Impacto: son las consecuencias o efectos que puede generar la materialización del riesgo.

• Calificación del Riesgo: se logra a través de la estimación de la probabilidad de su ocurrencia (número de veces que se ha presentado el riesgo) y el impacto que puede causar la materialización del riesgo (magnitud de sus efectos).

• Valoración del Riesgo: es el producto de confrontar los resultados de la evaluación del riesgo con los controles identificados en el elemento controles, del proceso control de gestión con el objetivo de establecer prioridades para su manejo y fijación de políticas; para adelantar esta etapa se hace necesario tener claridad sobre los puntos de control existentes en los diferentes procesos, los cuales permiten obtener información para efectos de tomar decisiones.

• Política de Administración de Riesgos: conjunto de actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización con respecto al riesgo.

Autoevaluación del Control: elemento de Control que basado en un conjunto de mecanismos de verificación y evaluación, determina la calidad y efectividad de los controles internos a nivel de los procesos y de cada área organizacional responsable, permitiendo emprender las acciones de mejoramiento del control requeridas. Se basa en una revisión periódica y sistemática de los procesos de la entidad para asegurar que los controles establecidos son aún eficaces y apropiados.

Causa. Medios, circunstancias, situaciones o agentes generadores del riesgo.

Consecuencia: efectos generados por la ocurrencia de un riesgo que afecta los objetivos o un proceso de la entidad. Pueden ser entre otros, una pérdida, un daño, un perjuicio, un detrimento.

Compartir el Riesgo: se asocia con la forma de protección para disminuir las pérdidas que ocurran luego de la materialización de un riesgo, es posible realizarlo mediante contratos, seguros, cláusulas contractuales u otros medios que puedan aplicarse.

Daño antijurídico: perjuicio causado con ocasión de la acción u omisión de una autoridad pública, cuando no existe un título legal que le imponga a la víctima el deber de soportar la afectación de su patrimonio.

Evaluación del Riesgo: Proceso utilizado para determinar las prioridades de la Administración del Riesgo comparando el nivel de un determinado riesgo con respecto a un estándar determinado. .

Evento: incidente o situación, que ocurre en un lugar determinado durante un periodo de tiempo determinado. Este puede ser cierto o incierto y su ocurrencia puede ser única o ser parte de una serie.

Evitar el riesgo: tomar las medidas encaminadas a prevenir su materialización.

Factores de Riesgo: manifestaciones o características medibles u observables de un proceso que indican la presencia de riesgo o tienden a aumentar la exposición, pueden ser internos o externos.

Frecuencia: medida del coeficiente de ocurrencia de un evento expresado como la cantidad de veces que ha ocurrido un evento en un tiempo dado.

Mapa de Riesgos: herramienta metodológica a nivel estratégico que permite hacer un inventario ordenado y sistemático de los principales riesgos a los cuales está expuesta la entidad, permitiendo conocer su definición, descripción así como las políticas inmediatas de respuesta ante ellos tendientes a evitar, reducir, dispersar o transferir el riesgo; o asumir el riesgo residual y la aplicación de acciones, de igual forma los responsables, el cronograma y los indicadores.

Mapa de Riesgos de Corrupción: herramienta que le permite a la entidad identificar, analizar y controlar los posibles hechos generadores de corrupción, tanto internos como externos. A partir de la determinación de los riesgos de posibles actos de corrupción, causas y sus consecuencias se establecen las medidas orientadas a controlarlos.

Mapa de Riesgos Institucional: documento que contiene los riesgos a los cuales está expuesta la entidad y a los cuales se les ha formulado acciones para mitigarlos, reducirlos o eliminarlos.

Monitoreo: actividad encaminada a comprobar, supervisar, observar o registrar la forma en que se lleva a cabo o se cumplió la acción, el cual permite determinar la necesidad de modificar, actualizar o mantener en las mismas condiciones los factores de riesgos, así como su identificación, análisis y valoración.

Naturaleza de los controles: según la naturales de los controles, se clasifican en:

• Detectivos. Aquellos que registran un evento después de presentado; sirven para descubrir resultados no previstos y alertar la presencia de un riesgo.

• Correctivos. Aquellos que permiten, después de ser detectado el evento no deseado, el restablecimiento de la actividad.

Pérdida: consecuencia negativa que trae consigo un evento.

Proceso de Administración de Riesgo: aplicación sistemática de políticas, procedimientos y prácticas de administración a las diferentes etapas de la Administración del Riesgo.

Reducción del Riesgo: aplicación de controles para reducir las probabilidades de ocurrencia de un evento.

Riesgo: posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre los objetivos institucionales o del proceso. Se expresa en términos de probabilidad y consecuencias. Los Riesgos se clasifican en los siguientes tipos:

1). Estratégico.

2). Imagen.

3). Operativos.

4). Financieros.

5). Cumplimiento.

6). Tecnología.

7). Antijurídico.

8). Corrupción.

9). Otros riesgos.

Estos riegos se definen a continuación:

* Riesgo Estratégico: son aquellos que se asocian con toda posibilidad de que suceda algo relacionado con la administración de la entidad, el manejo del riesgo estratégico se enfoca a asuntos globales relacionados con la misión y el cumplimiento de los objetivos estratégicos, la clara definición de políticas, diseño y conceptualización de la entidad por parte de la alta gerencia.

* Riesgos de Imagen: Están relacionados con la percepción y la confianza por parte de la ciudadanía hacia la institución.

* Riesgos Operativos: son aquellos relacionados con la parte técnica que provienen de la operación cotidiana y específica de cada proceso. Dentro de ellos se pueden encontrar deficiencias en los sistemas de información, insuficiencias en la comunicación o desarticulación en el modelo de operación.

* Riesgo Financiero: se relaciona con el manejo de los recursos de la entidad que incluye, la ejecución presupuestal, la elaboración de estados financieros, los pagos, manejos de excedentes de tesorería y el manejo sobre los bienes.

* Riesgo de Cumplimiento: se asocia con la capacidad de la entidad para cumplir con los requisitos legales, contractuales, de ética pública y en general con su compromiso ante la comunidad.

* Riesgo de Tecnología: están relacionados con la capacidad tecnológica de la Entidad para satisfacer sus necesidades actuales y futuras y el cumplimiento de la misión.

* Riesgo Antijurídico. se produce por la actuación incorrecta, irregular, omisiva o por la extralimitación de funciones del servidor público, pudiendo dar lugar a que un juez condene patrimonialmente a la Institución, para que repare los perjuicios ocasionados.

* Riesgo de Corrupción: posibilidad de que por acción u omisión, se use el poder para poder desviar la gestión de lo público hacia un beneficio privado. Es necesario que en la descripción del riesgo concurran los siguientes componentes:

Riesgo Inherente: es aquel al que se enfrenta una entidad en ausencia de acciones de la dirección para modificar su probabilidad o impacto.

Riesgo Residual: nivel de riesgo que permanece luego de tomar medidas de tratamiento de riesgo.

Seguimiento: actividad realizada por la Oficina de Control Interno en la cual se analizan las causas, los riesgos y la efectividad de los controles incorporados en el Mapa de Riesgos Institucional.

Anexo No. 1. Identificación y Clasificación de los Riesgos. Código PDE-10-001.

Anexo No. 2. Análisis y Valoración de Riesgos. Código PDE-10-002.

Anexo No. 3 Mapa de Riesgos Institucional. Código PDE-10-003.