RESOLUCIÓN 62696 DE 2015

(Octubre 21)

Sustituida por el art. 24, Resolución 1451 de 2018.

Por la cual se adopta el Modelo de Teletrabajo en el IDU

EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO DE BOGOTA D.C.,

En uso de sus facultades legales y en especial  las conferidas en la  Ley 1221 de 2008, el Decreto Nacional 884 de 2012, el Decreto 596 de 2013, el Acuerdo 002 de 2009, expedido por el Consejo Directivo y demás disposiciones concordantes, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 1221 de 2008, tiene por objeto promover y regular el Teletrabajo como un  Instrumento de generación de empleo y autoempleo mediante la utilización de tecnologías de la información y telecomunicaciones.

Que la citada normativa, fue reglamentada por el Decreto 884 de 2012, dictándose entre otras, disposiciones referentes a los aspectos laborales del Teletrabajo, las relaciones entre las partes (Empleadores y Teletrabajadores), y su respectivo campo de aplicación. (Sector Público y Privado).

Que el Plan de Desarrollo Distrital 2012-2016 Bogotá Humana, se refleja en la figura del Teletrabajo, en la medida que busca dar a los(as) servidores(as) públicos(as) de las entidades distritales, un equilibrio en la vida personal, laboral y familiar, así como promover la inclusión social, la reducción de emisiones contaminantes, el mejoramiento en las condiciones de movilidad.

Que el Decreto 596 de 2013, dictó medidas para la aplicación del Teletrabajo en organismos y entidades del Distrito Capital.

Que mediante Resolución número 9367 del 27 de marzo de 2014, el Instituto de Desarrollo Urbano implementó el Plan Piloto de Teletrabajo en la Entidad el cual se llevó a cabo por un lapso de tiempo de seis (6) meses, y cuyos documentos técnicos de soporte reposan en la Subdirección Técnica de Recursos Humanos.

Que luego de haberse realizado la reunión de cierre el día 27 de febrero de 2015 de la prueba piloto y una vez revisado el estudio del Informe resultante de la experiencia, se establece que es factible su adopción en la Entidad.

Que el Ministerio del Trabajo define el Teletrabajo, como una forma de organización laboral, que se efectúa en el marco de un contrato de trabajo o de una relación laboral dependiente, que consiste en el desempeño de actividades remuneradas utilizando como soporte las tecnologías de la información y la comunicación - TIC- para el contacto entre el trabajador y empleador sin requerirse la presencia física del trabajador en un sitio especifico de trabajo.

Que esta nueva forma de organización laboral, enfatiza una relación de trabajo más humana, buscando fortalecer lo público, a través de la cultura de resultado por objetivos que repercutirá de forma directa en la productividad, eficiencia de las entidades Distritales, fomentando la innovación organizacional y fortaleciendo la gestión de la administración Distrital.

Que se hace necesario establecer lineamientos para regular la puesta en marcha y la aplicación del Modelo de Teletrabajo, en el Instituto de Desarrollo Urbano. Dentro de ellos, se tendrá en cuenta lo indicado por la Dirección Jurídica del Departamento Administrativo de la Función Pública a través del concepto radicado número 20156000163481 de fecha 25 de septiembre de 2015, por medio del cual establece que no es necesario modificar el Manual de Funciones de las entidades para implementar el Teletrabajo como modalidad, “basta que la entidad u organismo público identifique que funciones son susceptibles de ser desarrolladas mediante esta modalidad laboral”. Adicionalmente, en cuanto a los equipos de cómputo señaló: “si el empleado está en disposición de aportarlo, en aplicación del principio de voluntariedad que rige el teletrabajo, se considera viable mientras la entidad apropia los recursos necesarios para la entrega de los mismos (…)”.

Que se hace necesario, crear el Equipo de Teletrabajo al interior del lDU, el cual estará encargado de liderar, implementar  y desarrollar dentro de la Entidad el Modelo de Teletrabajo,  conforme las disposiciones legales vigentes.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1°. Adopción. Adoptar el Modelo de Teletrabajo para los(as) servidores(as) públicos(as) del Instituto de Desarrollo Urbano, siempre y cuando sus funciones puedan ser desarrolladas sin requerirse su presencia física en un sitio específico de trabajo.

ARTÍCULO 2°. Equipo de teletrabajo: Créase el Equipo de Teletrabajo para implementar y ejecutar en cada una de las etapas del Modelo de Teletrabajo, en el Instituto de Desarrollo Urbano, de conformidad con las leyes y demás normas reglamentarias, una vez superada la Prueba Piloto realizada en el año 2014.

ARTICULO 3°. Conformación del Equipo. El Equipo de Teletrabajo estará conformado por:

1. El (la) Subdirector(a) General de Gestión Corporativa, o quien designe, quien lo  presidirá;

2. El (la) Jefe (a) de la Oficina Asesora de Planeación, o quien designe;

3. El (la) Jefe (a) de la Oficina Asesora de Comunicaciones, o  quien designe;

4. El (la) Director (a) Técnico (a) Administrativo(a) y Financiero(a), o quien designe;

5. El (la) Subdirector(a), Técnico(a) de Recursos Tecnológicos, o quien designe;

6. El (la) Subdirector (a), Técnico (a) de Recursos Humanos, o quien designe;

Parágrafo 1. El nivel directivo contará con el apoyo técnico de los profesionales y demás personal que se asigne al proyecto por parte de las áreas que conforman el Equipo de Teletrabajo para el desarrollo del Modelo de Teletrabajo, de acuerdo con las necesidades específicas. La delegación deberá realizarse por medio escrito (memorando, correo electrónico, etc.), ante el Equipo de Teletrabajo.

Parágrafo 2. Podrán asistir como invitados a las reuniones del Equipo de Teletrabajo, aquellos(as) servidores(as) públicos(as), contratistas y representantes de la ARL que aporten los elementos de juicio necesarios en las sesiones correspondientes, en capacitaciones y/o sensibilizaciones.  Los invitados tendrán voz pero no voto.

Parágrafo 3. La Administradora de Riesgos Laborales, promoverá la adecuación de las normas de seguridad y salud en el trabajo a las características propias del Teletrabajo, así como capacitar y sensibilizar a Jefes y Teletrabajadores en la prevención y actuación ante situaciones de riesgo que llegaren a tener ocurrencia.

ARTÍCULO 4°. Funciones del Equipo. Son funciones del Equipo de Teletrabajo:

1. Cumplir con los lineamientos impartidos por la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., Ministerio de las Tics, Ministerio de Trabajo, los demás organismos del Estado, que promuevan y lideren el tema, y el libro blanco de teletrabajo.

2. Promover el compromiso institucional, partiendo de la sensibilización a la Alta Dirección.

3. Elaborar la Planeación estratégica del Proyecto.

4. Implementar el Modelo de Teletrabajo.

5. Difundir el Modelo de Teletrabajo.

6. Realizar el monitoreo, evaluación y control permanente.

7. Evaluar los resultados del teletrabajo en el Instituto y rendir informes.

8. Sugerir mejoras al Modelo de Teletrabajo.

9. Atender las inquietudes que puedan surgir en el desarrollo del Modelo de Teletrabajo.

10. Las demás a las que se haga referencia en la presente Resolución.

ARTÍCULO 5° Secretaría Técnica: Actuará como Secretario Técnico el(la) Subdirector(a) Técnico(a) de Recursos Humanos, o a quien designe y tendrá las siguientes funciones:

1. Planear, hacer seguimiento a la implementación de los compromisos acordados en las reuniones adelantadas por el Equipo de Teletrabajo.

2. Programar las reuniones del equipo, iniciar las sesiones, verificar el quórum, leer el orden del día y recoger las firmas de los asistentes.

3. Elaborar el acta de cada sesión.

4. Velar por la custodia temporal y posterior traslado al Archivo Central y a la hoja de vida de los teletrabajadores los originales de las actas y demás documentos que se recopilen en relación con el Teletrabajo en el Instituto.

5. Presentar semestralmente a la Subdirección General de Gestión Corporativa un informe sobre el estado de la implementación del Modelo de Teletrabajo.

ARTÍCULO 6°. Sesiones. El Equipo de Teletrabajo, se reunirá de manera ordinaria una vez cada tres meses, previa convocatoria de la Secretaría Técnica y podrá tener reuniones extraordinarias cuando así se estime pertinente.

ARTÍCULO 7°. Modalidad de teletrabajo a implementar. Es la prevista en el artículo 2 de la Ley 1221 de 2008, denominada de tiempo suplementario lo que implica que se laborarán dos (2) días de la semana en el lugar de domicilio del Teletrabajador y los restantes en las instalaciones del Instituto de Desarrollo Urbano.

ARTÍCULO 8°. Jornada de trabajo. La jornada de trabajo del Teletrabajador, en el Plan Teletrabajo, es la vigente en el lDU para los demás servidores o servidoras.

ARTÍCULO 9°. TICS. Para la implementación de dicho modelo laboral, se requiere del aprovechamiento de las ventajas tecnológicas de la información y las comunicaciones TIC.

ARTÍCULO 10°. Requisitos. Establecer como condiciones para ser teletrabajador las siguientes:

1. Ser servidor o servidora público(a) del IDU.

2. Que las actividades que se desempeñan puedan ser cumplidas fuera del lugar de trabajo y con apoyo de las tecnologías de la información y la comunicación TIC.

3. Contar con aprobación escrita del jefe inmediato.

4. Contar con las competencias comportamentales necesarias para ser Teletrabajador, las que serán verificadas con el proceso de selección.

5. Que las condiciones familiares, tecnológicas y físicas de la residencia, sean aptas para el desarrollo de la labor, lo cual se validará en la visita domiciliaria que previamente será acordada y consentida por el servidor.

6. Haber cumplido como mínimo un año de servicio en el cargo a teletrabajar; esto incluye el evento de las personas que acceden a un encargo.

ARTÍCULO 11°. Obligaciones del Teletrabajador. Establecer como obligaciones generales las siguientes:

1. Acatar las normas particulares aplicables al Teletrabajo en lo relacionado con la Seguridad Social Integral, así como de salud y seguridad en el Teletrabajo, promoción de la Salud y prevención de los riesgos laborales,  de conformidad con la guía que para este fin establece la Aseguradora de Riesgos Laborales, a la cual se encuentre afiliado.

2. Diligenciar la información contenida en los formatos específicos determinados para esta modalidad, relacionada con la aplicación del Teletrabajo.

3. Suministrar al IDU, datos para su ubicación, tales como, dirección exacta, número de teléfono fijo y celular.

4. Atender las instrucciones dadas por el jefe inmediato o la Subdirección General de Gestión Corporativa para el desarrollo de la función encomendada en el marco del teletrabajo.

5. Dedicar la totalidad de la jornada laboral en la modalidad de Teletrabajo al desarrollo de la labor que le es propia; rendir los informes solicitados por su jefe inmediato; entregar los productos en la oportunidad y periodicidad que se determine.

6. Atender las recomendaciones que la Subdirección Técnica de Recursos Tecnológicos -STRT - haga sobre el manejo y cuidado del hardware y software de su equipo.

Cumplir las reglas relativas al uso de equipos y programas informáticos, protección de datos personales, propiedad intelectual, seguridad de la información que se encuentren señaladas en disposiciones legales e internas del Instituto de Desarrollo Urbano.

8. Participar en todas y cada una de las actividades programadas tanto por el Instituto, como por la dependencia a la que pertenece y asistir en caso de ser necesario.

9. Participar en las actividades de prevención y promoción organizadas por la entidad, a través del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo.

10. Reportar oportunamente los accidentes laborales al jefe inmediato y a la ARL, suministrando información clara, completa y veraz sobre el estado de salud y todo evento que ocurra en el desarrollo de su actuar laboral.

11. Cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo – SGSST.

12. Manejar de manera confidencial la información que como tal deba ser manipulada o procesada en su equipo personal o en cualquier otro ajeno a la entidad.

13. Recibir en su domicilio sin notificación previa, a un miembro del equipo de teletrabajo de la entidad delegado por el Equipo de Teletrabajo, para que realice seguimiento al proceso Teletrabajo.

ARTÍCULO 12°. Derechos del Teletrabajador. Además de tener los derechos propios de cualquier servidor y/o servidora del IDU, cuenta con el derecho y prioridad de capacitación específica en materia de Riesgos Laborales, Informática, Suministro y Mantenimiento de las TIC, relacionados con el modelo de teletrabajo.

Parágrafo: El auxilio de transporte, horas extras, dominicales y festivos para los tele trabajadores se regirá por lo establecido en el artículo 10 de Decreto 884 de 2012.

ARTÍCULO 13°. Viabilidad de Admisión. Al jefe inmediato le corresponde aprobar la viabilidad de aceptar el teletrabajo para un servidor o servidora. Deberá estudiar y analizar todas las solicitudes de los candidatos potenciales de su área para el ingreso al modelo laboral, determinando la viabilidad de su admisión con base en el análisis de sus funciones, los productos por entregar, la necesidad de su presencia en el puesto de trabajo, características personales, antecedentes laborales, visita domiciliaria, entre otros aspectos.

Parágrafo: La figura del Teletrabajo, no es predicable de aquellos trabajadores que desempeñan cargos con actividades no teletrabajables ya sea porque requieren su presencia física en el puesto de trabajo o llevan inmersa la Atención Permanente al Usuario, entre otros.

ARTÍCULO 14°. Proceso de selección: El proceso de selección consta de dos etapas, que se realizará semestralmente:

1. Etapa de Pre-selección: Esta etapa estará a cargo del Equipo Teletrabajo.

a) Realizar la convocatoria de aspirantes a teletrabajo que cumplan con requisitos del artículo 10 de esta resolución.

b) Clasificar los aspirantes por dependencia y remitir a cada jefe de área según corresponda para su aprobación.

c) Consolidar el listado de pre-seleccionados junto con los manuales de funciones correspondientes para iniciar la etapa de selección.

Etapa de Selección: Estará a cargo del Equipo Teletrabajo, sin embargo, esta etapa podrá ser tercerizada.

a)   Entrevista Individual: A través de la cual se valorarán las competencias técnicas, de organización, personales y relacionales.

b)   Aplicación de pruebas sicotécnicas: A través de las cuales se corroborará mediante aspectos situacionales las competencias del aspirante.

c)   Visita domiciliaria: El equipo teletrabajo junto con la ARL, verificará que las condiciones familiares, tecnológicas y físicas de la residencia, sean aptas para el desarrollo de la labor, esta visita domiciliaria será previamente acordada y consentida por el servidor(a) público(a), de la misma se dejara constancia.

d)   Análisis de los resultados: Se elaborará un informe individual de cada aspirante con los resultados de los pasos anteriores y será archivado en la hoja de vida de cada servidor(a).

e)   Emisión de Resultados: Se publicarán los resultados finales.

f)    Resolución Individual: Elaborar y legalizar la resolución individual. 

ARTÍCULO 15º. Acuerdo. Una vez se surta el proceso de selección, aquellos(as) servidores(as) habilitados(as) para Teletrabajar, suscribirán con la Entidad representada por el Jefe Inmediato de cada servidor(a) un acuerdo de voluntades, donde quede expresamente consignado que la vinculación al Teletrabajo connota el carácter de voluntario, éste se realizará bajo los parámetros establecidos en el numeral 10 del artículo 6, de la Ley 1221 de 2008 y en el parágrafo del artículo 3 del Decreto 884 de 2012.

ARTÍCULO 16°. Reversibilidad. Tanto el jefe inmediato como el Teletrabajador podrán dar por terminada la modalidad de Teletrabajo, avisando por escrito tal decisión a la contraparte, y con una antelación mínima de quince (15) días a la Subdirección Técnica de Recursos Humanos, la cual formulará el acto administrativo motivado susceptible de recurso.

ARTÍCULO 17°. Control y evaluación del Teletrabajador. El IDU ha definido y adoptado un documento para la Planeación, Ejecución y Control del Modelo de Teletrabajo, denominado Libro Blanco de Teletrabajo IDU. Cada jefe debe conocer y aplicar el Libro Blanco de Teletrabajo IDU, este deberá realizar seguimiento a sus teletrabajadores y enviar al finalizar cada mes, a la Secretaria Técnica, los formatos de planificación y seguimiento del teletrabajo.

Parágrafo. Es responsabilidad del jefe inmediato, la concertación del plan de trabajo, el seguimiento, la evaluación del desempeño, el control y supervisión del Teletrabajador de acuerdo con los lineamientos definidos en el Libro Blanco de Teletrabajo IDU.

ARTÍCULO 18°. Líder del Modelo de Teletrabajo. Establecer como líder del citado Modelo a la Subdirección General de Gestión Corporativa quien delega en la Subdirección Técnica de Recursos Humanos, la operatividad del modelo.

ARTÍCULO 19°. Normatividad aplicable a los Teletrabajadores. Los Teletrabajadores, mantendrán su calidad de servidores y servidoras públicos(as), en tal sentido están sometidos en el ejercicio de su función a la Constitución, la Ley, los Decretos Reglamentarios, los actos administrativos de carácter interno, su manual de funciones y en general a toda la normatividad que les sea aplicable incluido el Libro Blanco expedido por los Ministerios de TIC y del Trabajo y la Corporación Colombia Digital y el Libro Blanco del Instituto por medio del cual se operativiza el Teletrabajo.

ARTÍCULO 20°. Voluntariedad. En atención a la voluntariedad como principio que orienta el teletrabajo, el(la) servidor(a) que esté interesado(a) en hacer parte de este modelo, deberá disponer de los equipos de cómputo, conexiones y programas que sean necesarios así como brindar el mantenimiento de los mismos y asumir los costos indirectos que estos puedan generar hasta tanto la entidad pueda apropiar los recursos requeridos.

Parágrafo: Procedimiento ante Inconvenientes técnicos. El Teletrabajador deberá reportar los inconvenientes técnicos a la mesa de ayuda del IDU, por los canales correspondientes. En caso de fallas en la red eléctrica, telefónica o internet, el Teletrabajador deberá reporta en la brevedad del tiempo a su jefe inmediato el inconveniente y, de ser el caso, buscar alternativas para asegurar la continuidad de su trabajo, incluyendo el desplazamiento al sitio de trabajo o el desarrollo de su actividades en un sitio alterno.

ARTÍCULO 21°. Elementos de teletrabajo. Teniendo en cuenta el artículo anterior, el Teletrabajador deberá contar con los siguientes elementos de trabajo en su lugar de domicilio:

1. Una estación de trabajo con computador, que deberá tener las especificaciones técnicas mínimas definidas por la STRT en cuanto a software y hardware.

2. Conexión de banda ancha a Internet con velocidad mínima de 2 Mbps.

3. Silla ergonómica, escritorio y teléfono fijo.

4. Contar con condiciones ambientales en cuanto a iluminación, atmosféricas y sonoras adecuadas para realizar las labores.

ARTÍCULO 22°. Soportes de la actividad del Teletrabajador. En la historia laboral del Teletrabajador deberán reposar los documentos que se describen a continuación, así:

1. El Acuerdo de Voluntades, de conformidad con lo establecido en el numeral 10° del artículo 6° de la Ley 1221 de 2008 y el parágrafo del artículo 3 del Decreto 844 de 2012.

2. La Resolución o el documento “Por medio del (la) cual se le confiere trabajar bajo la modalidad de teletrabajo a un servidor público”.

3. El documento que acredite la visita al lugar de residencia, donde de manera conjunta con la ARL de la entidad, se constató el cumplimiento de los requisitos técnicos y logísticos para desarrollar el Teletrabajo.

4. Documento mediante el cual se le comunica a la ARL, la Resolución “Por medio de la cual se le confiere trabajar bajo la modalidad de teletrabajo a un(a) servidor(a) público(a).”.

5. El documento de visitas realizadas por el equipo de teletrabajo, en donde se registre fecha y hora del seguimiento realizado, firmado por las partes implicadas, observaciones generadas a partir de la visita.

ARTÍCULO 23°. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá D.C., a los 21 días del mes de octubre del año 2015.

WILLIAM FERNANDO CAMARGO TRIANA

Director General

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5713 de noviembre 12 de 2015