RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

ACUERDO 001 DE 2021

 

(Junio 04)

 

Por el cual se adopta el Reglamento Operativo del Grupo Interdisciplinario, en cumplimiento a lo indicado en la Directiva 25 de 2018 expedida por la Secretaría Jurídica Distrital, el Acuerdo 001 del 12 de agosto de 2020 y el Acuerdo 002 del 11 de diciembre de 2020, ambos expedidos por el Comité de Conciliación y Defensa Jurídica de la Secretaría de Educación del Distrito

 

EL GRUPO INTERDISCIPLINARIO DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO

 

En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas en la Directiva 25 de 2018 expedida por la Secretaría Jurídica Distrital, el Acuerdo 01 de 12 de agosto de 2020 y el Acuerdo No. 02 del 11 de diciembre de 2020 expedidos por el Comité de Conciliación y Defensa Jurídica de la Secretaría de Educación del Distrito, y,

 

CONSIDERANDO:

 

Que el artículo 90 de la Constitución Política establece que el Estado responderá patrimonialmente por los daños antijurídicos que le sean imputables, causados por la acción o la omisión de las autoridades públicas;

 

Que la Directiva 025 de 2018, expedida por la Secretaría Jurídica Distrital con los lineamientos metodológicos para la formulación y adopción de la Política de Prevención del Daño Antijurídico por parte de los Comités de Conciliación de los organismos y entidades distritales, sugiere en particular la creación de un Grupo Interdisciplinario para tal fin.

 

Que la Directiva 025 de 2018, expedida por la Secretaría Jurídica Distrital, establece los lineamientos metodológicos con el objeto de que el Grupo Interdisciplinario, conformado por las áreas de la entidad, identifique las causas de la actividad litigiosa con base en las sentencias proferidas en contra de la entidad, fallos de acciones de tutela y conciliaciones extrajudiciales y judiciales, y, con base en ellos, proceda a la proposición de políticas y plan de acción que prevenga la ocurrencia de daño antijurídico.

 

Que, mediante el Acuerdo 01 del 12 de agosto de 2020, el Comité de Conciliación y Defensa Jurídica de la SED adoptó el Manual de Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría de Educación del Distrito, como una herramienta metodológica que permite a las áreas identificar las causas determinantes de aquellas situaciones de hecho, administrativas, técnicas, judiciales o de cualquier otra índole que puedan generar una actividad litigiosa y así poder mitigar o controlar la problemática generadora del daño.

 

Que, el Acuerdo 01 del 12 de agosto de 2020 del Comité de Conciliación y Defensa Jurídica de la SED determinó crear un Grupo Interdisciplinario encargado de priorizar las causas o fallas recurrentes que generan la litigiosidad de la entidad, además de proponer las políticas de prevención del daño antijurídico y planes de acción para generar alternativas tendientes a solucionar, mitigar o controlar las causas o fallas generadoras del daño.

 

Que, mediante el Acuerdo 02 del 11 de diciembre de 2020 del Comité de Conciliación y Defensa Jurídica de la SED, se creó y organizó el Grupo Interdisciplinario en cumplimiento a lo indicado en el Acuerdo 01 del 12 de agosto de 2020.

 

Que el 30 de abril de 2021, los miembros del Grupo Interdisciplinario acordaron la instalación de dicho grupo para dar inicio al ejercicio de las competencias asignadas a éste en el Acuerdo 01 del 12 de agosto de 2020 y el Acuerdo 02 del 11 de diciembre de 2020, ambos emanados del Comité de Conciliación y Defensa Jurídica.

 

Que el 4 de junio de 2021, los miembros del Grupo Interdisciplinario consideraron la propuesta de Reglamento Interno para dicho Grupo que previamente les envió por correo electrónico el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica de la Secretaría de Educación del Distrito. En dicha propuesta de reglamento se ratificaron las funciones del Grupo asignadas por el Comité de Conciliación y Defensa Jurídica de la SED, se definieron las competencias del Presidente y del Secretario(a) Técnico(a) del Grupo; y, adicionalmente, se acordaron los mecanismos para regular el funcionamiento del mismo, tales como: la periodicidad de sus reuniones, convocatorias, los procedimientos para la toma de decisiones y, en general, todos los aspectos que consideraron necesarios para garantizar el ejercicio de las competencias asignadas al Grupo.

 

Que el 16 de junio de 2021, los miembros del Grupo Interdisciplinario, mediante correo electrónico, aprobaron por unanimidad el texto del Reglamento Interno presentado a su consideración por el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica al cual se le incorporaron los ajustes y sugerencias de cambio planteadas en la sesión del 4 de junio de 2021.

 

Que el 18 de junio de 2021, la Secretaría Técnica del Grupo Interdisciplinario presentó informe de la votación del Reglamento Interno, en donde se indicó que éste había sido aprobado en forma unánime.

 

Que, en mérito de lo expuesto, el Grupo Interdisciplinario de la Secretaría de Educación del Distrito:

 

ACUERDA:

 

ARTÍCULO PRIMERO. ADOPTAR por unanimidad el Reglamento Interno del Grupo Interdisciplinario, el cual se trascribe a continuación:

“CAPÍTULO I

 

OBJETIVO Y ADOPCIÓN DEL REGLAMENTO DEL GRUPO INTERDISIPLINARIO

 

Artículo 1. OBJETO DEL GRUPO INTERDISCIPLINARIO: El Grupo Interdisciplinario se encargará de priorizar las causas o fallas recurrentes que generan la litigiosidad de la entidad, además de proponer las políticas de prevención del daño antijurídico y planes de acción para generar alternativas tendientes a solucionar, mitigar o controlar las causas o fallas generadoras del daño, en el marco de la Directiva 25 de 2018 expedida por la Secretaría Jurídica Distrital y el Acuerdo No. 1 del 12 de agosto de 2020 expedido por el Comité de Conciliación y Defensa Jurídica de la Secretaría de Educación del Distrito.

 

CAPÍTULO II

 

CONFORMACIÓN DEL GRUPO INTERDISCIPLINARIO

 

Artículo 2. INTEGRACIÓN DEL GRUPO INTERDISCIPLINARIO: El Grupo Interdisciplinario estará integrado por:

 

1. El Subsecretario de Integración Interinstitucional o su delegado.

 

2. El Subsecretario de Calidad y Pertinencia o su delegado.

 

3. El Subsecretario de Acceso y Permanencia o su delegado.

 

4. El Subsecretario de Gestión Institucional o su delegado.

 

5. El jefe de la Oficina Asesora Jurídica o su delegado.

 

6. Un funcionario de la Oficina de Planeación o su delegado y,

 

7. Un funcionario de la Oficina de Tesorería y Contabilidad o su delegado.

 

Parágrafo 1: Los integrantes del Grupo Interdisciplinario que consideren necesario delegar su participación, lo deberán hacer por comunicación escrita dirigida a los demás miembros del Grupo Interdisciplinario, indicando el nombre completo del funcionario y cargo.

 

Parágrafo 2: A las reuniones del Grupo Interdisciplinario podrán asistir otras funcionarios o contratistas que se requieran para la mejor exposición, comprensión y análisis de los asuntos sometidos a consideración del Grupo.

 

CAPÍTULO III

 

DE LAS FUNCIONES DEL GRUPO INTERDISCIPLINARIO Y DE SUS MIEMBROS

 

Artículo 3. FACULTADES DEL GRUPO INTERDISCIPLINARIO: Son facultades del Grupo Interdisciplinario las siguientes:

 

1. Priorizar las causas recurrentes o reiteradas que llevan a la Entidad a ser objeto de acciones de tipo legal en su contra.

 

2. Consolidar una matriz de los casos frecuentes generadores de las causas.

 

3. Identificar la falla administrativa y la dependencia donde ella ocurre.

 

4. Priorizar los casos, tanto en virtud de la cuantía como de la frecuencia, para focalizar los esfuerzos de generación de una política de prevención del daño antijurídico.

 

5. Proponer alternativas para solucionar, mitigar o controlar la falla.

 

6. Presentar el análisis de los casos o situaciones que puedan generar una política de prevención del daño antijurídico o la formulación de plan de acción para consideración del Comité de Conciliación y Defensa Jurídica.

 

7. Las demás que determinen los miembros del Grupo Interdisciplinario.

 

CAPÍTULO IV

 

DE LAS FUNCIONES DE LA PRESIDENCIA, SECRETARÍA E INTEGRANTES DEL GRUPO INTERDISCIPLINARIO

 

Artículo 4. DE LA PRESIDENCIA DEL GRUPO INTERDISCIPLINARIO: La presidencia del Grupo Interdisciplinario será ejercida por cualquiera de sus miembros o sus delegados. El presidente será elegido mediante votación de estos para un término de un (1) año.

 

Son funciones del presidente del Grupo Interdisciplinario:

 

1. Presidir las reuniones.

 

2. Moderar las intervenciones y conceder la palabra.

 

3. Formular los requerimientos de información o la solicitud de los estudios que se requieran para efectos del ejercicio de las funciones a cargo del Grupo.

 

4. Determinar los asuntos que incluirán en las agendas de las reuniones del Grupo.

 

5. Someter los asuntos a decisión o votación de los miembros del Grupo e informar acerca de las decisiones tomadas o los resultados de las votaciones.

 

6. Coordinar la presentación de las propuestas de políticas y planes de acción ante el Comité de Conciliación y Defensa Jurídica.

 

7. Cumplir y hacer cumplir el presente reglamento.

 

8. Las demás que le sean asignadas por el Grupo Interdisciplinario.

 

Artículo 5. DE LA SECRETARÍA TÉCNICA DEL GRUPO INTERDISCIPLINARIO: La Secretaría Técnica del Grupo Interdisciplinario será ejercida por el funcionario que el Grupo interdisciplinario designe. El secretario técnico del Grupo será elegido por períodos de un (1) año.

 

Funciones del secretario técnico:

 

1. Realizar la programación de las reuniones del Grupo.

 

2. Convocar a las reuniones del Grupo Interdisciplinario y enviar la agenda u orden día propuesto para cada reunión, así como los documentos que se van a estudiar en la misma.

 

3. Elaborar las actas en donde se consignen los asuntos discutidos y las decisiones tomadas en sus reuniones por el Grupo Interdisciplinario.

 

4. Expedir las copias o certificaciones de las actas, así como de los soportes documentales que fueron puestos a consideración de los miembros del Grupo Interdisciplinario.

 

5. Hacer seguimiento a los compromisos y tareas definidos por el Grupo Interdisciplinario, asegurándose el cumplimiento de estos.

 

6. Coordinar la elaboración y la presentación de los insumos e informes que se requieran para efectos del desarrollo de las funciones a cargo del Grupo.

 

7. Preparar los informes para ser presentados al Comité de Conciliación y Defensa Jurídica.

 

8. Las demás que le sean asignadas por el Grupo Interdisciplinario.

 

Artículo 6. DE LOS/AS INTEGRANTES DEL GRUPO: Son funciones de los/as integrantes del Grupo Interdisciplinario:

 

1. Presentar los análisis de los documentos recibidos para ser tratados o socializados en el Grupo.

 

2. Presentar aportes y recomendaciones respecto de las temáticas que se presenten a consideración del Grupo.

 

3. Asistir a las reuniones ordinarias o extraordinarias convocadas conforme a este reglamento.

 

4. Revisar las actas enviadas oportunamente por la Secretaría Técnica del Grupo para proceder a proponer los ajustes, aprobación y suscripción en la siguiente sesión.

 

5. Las demás que le sean asignadas por el Grupo Interdisciplinario.

 

CAPÍTULO V

 

SESIONES Y ACTAS DEL GRUPO INTERDISCIPLINARIO

 

Artículo 7. SESIONES: El Grupo Interdisciplinario se reunirá de manera ordinaria una vez cada tres (3) meses, y extraordinariamente cuando así lo soliciten como mínimo tres de los integrantes del Grupo, previa solicitud que estos le formulen al Secretario Técnico para que realice la convocatoria con el fin de analizar situaciones específicas.

 

Las sesiones podrán realizarse y sus miembros deliberarán y decidirán válidamente de manera presencial y virtual.

 

Parágrafo 1. En el evento que el funcionario nombrado como presidente de la reunión deba ausentarse durante el curso de la sesión, el cargo en mención será ocupado por quien éste delegue, dejándose constancia de ello en la respectiva acta.

 

Parágrafo 2. En el evento que algún miembro del Grupo Interdisciplinario, incluido su presidente, deba ausentarse durante el curso de la sesión, debe mencionar las razones que lo justifican, dejándose constancia de ello en la respectiva acta.

 

Parágrafo 3. Si, por alguna circunstancia, fuere necesario suspender la sesión, la misma deberá continuarse a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, sin más citación que la que se efectúe dentro de la reunión.

 

Parágrafo 4. Serán invitados ocasionales las personas o funcionarios que se requieran para la mejor comprensión de los asuntos objeto de estudio durante las sesiones, quienes asistirán con derecho a voz, pero sin voto. Las invitaciones efectuadas a los servidores públicos de la Secretaría de Educación serán de obligatoria aceptación y cumplimiento.

 

Artículo 8. PROCEDIMIENTO SESIONES VIRTUALES. Las sesiones virtuales se llevarán a cabo con el estricto cumplimiento del siguiente procedimiento:

 

1. Las reuniones se realizarán utilizando la plataforma institucional habilitada para las reuniones virtuales por parte de la Secretaría de Educación del Distrito.

 

2. Los miembros deberán hacer intervenciones respetuosas, claras y estar dirigidas exclusivamente a deliberar sobre los temas sometidos a su consideración. Para intervenir, los miembros deberán solicitar previamente la palabra y esperar a que ésta sea concedida por el Presidente de la reunión.

 

3. El presidente del Grupo dirigirá el desarrollo de las reuniones asegurándose la evacuación o desarrollo del orden día previsto para la reunión. Adicionalmente, regulará el tiempo de las intervenciones, concederá el uso de la palabra, someterá los asuntos a consideración, análisis, decisión y votación de los miembros del Grupo Interdisciplinario.

 

4. El Secretario Técnico del Grupo Interdisciplinario debe verificar de manera permanente la existencia del quórum para deliberar y decidir dentro de la reunión. En caso de que se presente el retiro de los miembros de la reunión que comprometa el quórum deliberatorio, el Secretario Técnico deberá informarlo al Presidente para que este disponga la terminación de la reunión.

 

5. Los miembros del Grupo deben expresar de manera clara y expresa el sentido de sus votaciones e intervenciones para garantizar su transcripción en el acta.

 

6. La aprobación de las actas de las reuniones del Grupo se hará mediante correos electrónicos de sus asistentes a las mismas.

 

Artículo 9. CONVOCATORIAS. El Secretario Técnico del Grupo convocará a los miembros del mismo con indicación del día, hora y lugar de la reunión en caso de ser presencial, o con indicación del día, hora, y el enlace o link de la reunión en caso de ser virtual, con por lo menos cinco (5) días hábiles de anticipación a la fecha en que se llevará a cabo la reunión ordinaria.

 

Las reuniones extraordinarias se deberán convocar con una antelación mínima de veinticuatro (24) horas previas a la hora prevista para la reunión, cumpliendo los anteriores requisitos.

 

Las convocatorias a las reuniones del Grupo Interdisciplinario se deberán remitir a cada miembro o su delegado, por escrito o a través de correo electrónico dirigido a los correos institucionales de estos.

 

Artículo 10. FORMALIDAD DE LA CONVOCATORIA. Con la convocatoria, el Secretario Técnico del Grupo remitirá: i) El orden del día propuesto; y ii) la información o documentación de soporte requerida para el desarrollo del orden del día propuesto para la reunión.

 

Artículo 11. INASISTENCIA. En cada sesión, el Secretario Técnico dejará constancia de la inasistencia de alguno de los miembros permanentes en la correspondiente acta, y señalará si se presentó en forma previa la justificación. En casos de fuerza mayor la justificación deberá presentarse al Secretario Técnico del Grupo dentro de las veinticuatro (24) horas hábiles siguientes a la fecha en la cual se realizó la reunión.

 

Artículo 12. QUÓRUM Y VOTACIONES: El quórum para deliberar será la mitad más uno de los miembros del Grupo Interdisciplinario.

 

Todas las decisiones se adoptarán, por consenso o votación de la mayoría simple de los miembros asistentes.

 

Parágrafo. En caso de presentarse empate en alguna de las votaciones, el tema puesto a consideración y votación deberá presentarse en la siguiente reunión, hasta que se logre una decisión mayoritaria durante la votación.

 

Artículo 13. SALVAMENTO Y ACLARACIÓN DEL VOTO. Los miembros del Grupo Interdisciplinario cuya posición se aparte de la mayoría, podrán salvar su voto expresando las razones que motivan su decisión, las cuales quedarán plasmadas en el acta respectiva.

 

Artículo 14. PROCEDIMIENTO PARA PRESENTAR LOS TEMAS QUE SE VAN A DESARROLLAR EN LA REUNIÓN. La convocatoria a la reunión vendrá acompañada del orden del día en donde se mencionará de manera clara cuáles asuntos serán desarrollados en la misma, adjuntando la información que debe ser objeto de análisis por parte de los miembros del Grupo Interdisciplinario.

 

Cualquiera de los miembros integrantes del grupo o quien estos designen, presentará los informes, estudios, análisis y propuestas que estime convenientes sobre las causas de litigiosidad y temas de competencia del Grupo Interdisciplinario, e invitará a las personas que estime pertinentes por el conocimiento que tengan de los temas a estudiar, para que expongan al Grupo su posición y lo asesoren en las decisiones a tomar.

 

Si los asuntos lo ameritan, el Grupo Interdisciplinario podrá crear comisiones para analizar y revisar con mayor detalle algún tema en particular con el fin de contar con información calificada en la siguiente reunión en donde se desarrollará el tema.

 

Una vez presentados los informes o temáticas sometidas a consideración del Grupo Interdisciplinario, absueltas las inquietudes o escuchadas las aclaraciones solicitadas, los miembros del Grupo deliberarán y tomarán sus decisiones, por mayoría de los votos presentes en la reunión.

 

En caso de no lograrse una decisión en consenso, el Presidente convocará en la misma reunión y sin la necesidad de convocatoria a través del Secretario Técnico, a otra reunión que se realizará dentro de los tres (3) días siguientes a la reunión en donde no se produjo el consenso, para que en ésta se traten y presenten, exclusivamente, las aclaraciones, estudios adicionales o se presenten alternativas o nuevas propuestas para consideración de los miembros del Grupo. El Presidente, una vez finalizada la nueva presentación de las temáticas materia de la convocatoria, les solicitará a los miembros del Grupo Interdisciplinario la toma de la decisión a su cargo.

 

Si en esta segunda reunión no se lograre acuerdo, el Presidente podrá someter el asunto a votación de los miembros del Equipo Interdisciplinario, caso en el cual la decisión se tomará por mayoría simple. Una vez finalizada la votación, el Presidente, con el apoyo del Secretario Técnico, informará el resultado de ésta.

 

Artículo 15. ELABORACIÓN DE LAS ACTAS. El desarrollo de las reuniones del Grupo y las decisiones del mismo se harán constar en Actas que serán certificadas por el Secretario Técnico. Los documentos enviados con las convocatorias, así como aquellos estudiados durante las sesiones formarán parte integral de las actas.

 

Las actas serán elaboradas por el Secretario Técnico del Grupo quien dejará constancia en ellas de los participantes, del desarrollo de la reunión, los temas que fueron tratados y analizados en la correspondiente reunión y las decisiones adoptadas, así como cualquier otra circunstancia particular o relevante que se haya presentado en el curso de la reunión.

 

Parágrafo. Se recomienda que, en lo posible, todas las reuniones del Grupo Interdisciplinario sean grabadas para dejar soporte más amplio que sirva de referencia y posterior consulta. Las grabaciones de las reuniones se realizarán previa la aprobación de ésta por parte de la totalidad de sus miembros.

 

Artículo 16. TRÁMITE DE APROBACIÓN DE LAS ACTAS. Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la reunión, el Secretario Técnico del Grupo Interdisciplinario remitirá el borrador del acta a cada uno de los miembros que asistieron a la respectiva reunión, para que estos envíen sus observaciones, comentarios o solicitudes de ajuste al texto de la misma, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción del texto enviado.

 

En caso que se soliciten ajustes, correcciones o complementaciones al texto del acta, el Secretario Técnico valorará la pertinencia de incorporar dichas propuestas con base en el desarrollo real de la reunión o las grabaciones que se posean; para, finalmente, proceder a definir la versión final del acta.

 

Si dentro del plazo señalado no se reciben observaciones, el acta se entenderá aprobada y se procederá su impresión y firma por parte de el Presidente y el Secretario Técnico del Grupo. La firma manuscrita de las actas por parte del Presidente y del Secretario Técnico se suplirá con la aprobación del acta dada por estos a través de su correo electrónico institucional.

 

Artículo 17. ARCHIVO DEL GRUPO Y DE LA SECRETARÍA TÉCNICA. El archivo del Grupo Interdisciplinario y del Secretario Técnico reposará en el archivo de gestión de la Oficina Asesora Jurídica de la Secretaría de Educación Distrital.

 

El archivo y custodia de las actas y la documentación relacionada con el Grupo Interdisciplinario estará a cargo del Secretario Técnico del Grupo, quien será el único autorizado para la expedición de las copias auténticas y certificaciones.

 

El archivo sólo puede ser consultado por quienes demuestren legítimo interés en los temas tratados y por los órganos de control, para lo cual se deberá solicitar autorización al Presidente del Grupo Interdisciplinario.

 

CAPÍTULO VI

 

SEGUIMIENTO Y CONTROL A LAS DECISIONES DEL GRUPO INTERDISCIPLINARIO

 

Artículo 18. VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LAS DECISIONES ADOPTADAS POR EL GRUPO INTERDISCIPLINARIO. El Secretario Técnico del Grupo tendrá la responsabilidad de verificar el cumplimiento de las decisiones que se tomen en las reuniones del Grupo interdisciplinario, y sobre esa gestión deberá informar al Grupo Interdisciplinario en cada una de las reuniones ordinarias trimestrales que se realicen. 

CAPÍTULO VII

 

MODIFICACIONES DEL REGLAMENTO

 

Artículo 19. MODIFICACIÓN DE ESTE REGLAMENTO.Cualquier ajuste o modificación que se considere realizar al presente reglamento deberá ser revisado y aprobado por los miembros del Grupo interdisciplinario.

 

CAPÍTULO VIII

 

DISPOSICIONES FINALES

 

Artículo 20. VIGENCIA. El presente Reglamento se aprobó mediante correos electrónicos enviados por los miembros del Grupo Interdisciplinario del día 16 de junio de 2021 y fue aprobado de manera unánime. Rige a partir de su publicación.

 

Artículo 21. Son parte integral del presente Acuerdo, la Directiva 025 de 2018, el Acuerdo 01 de 2020, Acuerdo 02 de 2020, y demás normas concordantes con los temas de política de prevención del daño antijurídico.

 

Artículo 22. El presente Acuerdo rige a partir de su publicación.”.

 

ARTÍCULO SEGUNDO. Ordenar la publicación de presente Acuerdo en el Registro Distrital.

 

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dado en Bogotá, D.C., a los 04 días del mes de junio del año 2021.

 

HERNÁN TRUJILLO TOVAR

 

Presidente del Grupo Interdisciplinario de la SED Delegado por la Subsecretaría de Integración Interinstitucional

 

BENJAMÍN ESTRELLA AGUILAR

 

Secretario Técnico del Grupo Interdisciplinario de la SED Contratista, Oficina Asesora Jurídica