RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.
© Propiedad de la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
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ACUERDO 001 DE 2021
(Diciembre 15)
Por el cual se actualiza el Reglamento Interno del Comité de Conciliación de la Caja de la Vivienda Popular y se dictan otras disposiciones
EL COMITÉ DE CONCILIACIÓN DE LA CAJA DE LA VIVIENDA POPULAR En uso de sus atribuciones legales y en especial las conferidas por el 10 del artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto 1069 de 2015, y CONSIDERANDO: Que la Ley 446 de 1998 establece en su artículo 75, que en las entidades y los organismos de derecho público del orden nacional, departamental, distrital y municipal, así como en los entes descentralizados en todos los niveles, deberá integrarse un Comité de Conciliación, conformado por servidores del nivel directivo. Que la Caja de la Vivienda Popular mediante la Resolución No. 611 de 1998, creó el Comité de Conciliación y reglamentó algunas de sus funciones. Dicha Resolución fue derogada por la Resolución 149 del 2003 que a su vez fue modificada por la Resolución 304 de 2004 en cuanto a la integración del Comité de Conciliación. Que mediante el acto administrativo denominado “Documento 001 de 2011” fue adoptado el Reglamento del Comité de Conciliación y actualizados los miembros integrantes del mismo, conforme las nuevas disposiciones legales previa aprobación del Comité en las sesiones de 14 de septiembre y 5 de octubre de 2011. Que el Acuerdo 001 de 2018, modificado parcialmente por el Acuerdo 002 de 2018 derogó en su integridad el Reglamento adoptado en el documento 001 de 2011 y adoptó el Reglamento Interno del Comité conforme la normatividad vigente. Que el Decreto 1069 de 2015, compiló las normas del Sector Justicia y del Derecho, en la subsección segunda del capítulo 3. Conciliación, reglamentando los comités de defensa judicial y conciliación y determinó su carácter, estableció su integración, sesiones, votación, funciones y así mismo determinó las funciones del secretario técnico del mismo. Que conforme con el artículo 2.2.4.3.1.2.2., ejusdem, el Comité de Conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la respectiva entidad y decide sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público, razón por la cual, la decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por sí sola, no dará lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del Comité. Que el numeral 10 del artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto 1069 de 2015, señaló como función de los comités de conciliación de las entidades públicas la de establecer su propio reglamento. Que el Decreto Distrital 839 de 2018 estableció directrices y lineamientos en materia de conciliación y Comités de Conciliación en el Distrito Capital, por lo que se deben adecuar las disposiciones al Reglamento Interno del Comité de Conciliación de la Caja de la Vivienda Popular. Que en virtud de las nuevas disposiciones legales vigentes sobre la aplicación de la virtualidad en las entidades del sector público, se hace necesario actualizar el reglamento interno del Comité de Conciliación de la Caja de la Vivienda Popular, con el objeto de garantizar el normal funcionamiento y la toma de decisiones, en los términos y condiciones dispuestos en el Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015. Que en sesión del 29 de noviembre de 2021, el Comité de Conciliación estudió y aprobó la propuesta de modificación del Reglamento presentado por la Secretaría Técnica del Comité. En mérito de lo expuesto, los miembros del Comité de Conciliación de la Caja de la Vivienda Popular, ACUERDAN: CAPITULO 1DISPOSICIONES GENERALESArtículo 1. Actualizar. Actualizar el Reglamento Interno del Comité de Conciliación de la Caja de la Vivienda Popular, contenido en los artículos siguientes. Artículo 2. Naturaleza. el Comité de Conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la respectiva entidad y decide sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. Así mismo, determina la procedencia de la acción de repetición y de llamamiento en garantía con fines de repetición. Las decisiones tomadas por los miembros del Comité no darán lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición en su contra, conforme con los términos establecidos en el artículo 2.2.4.3.1.2.2 del Decreto 1069 de 2015. Artículo 3. Principios Rectores. Los miembros del Comité de Conciliación de la Caja de la Vivienda Popular y los servidores públicos que intervengan en sus sesiones, en calidad de apoderados o invitados, obrarán inspirados en los principios de legalidad, debido proceso, transparencia, publicidad, coordinación, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad e imparcialidad y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público. En ese orden de ideas, deberán propiciar y promover la utilización exitosa de los mecanismos alternativos de solución de conflictos procurando evitar la prolongación innecesaria de los procesos judiciales o extrajudiciales en los que sea vinculada la Caja de la Vivienda Popular, así como cuando corresponda recomendar acudir a la acción de repetición en los eventos en que se presenten los presupuestos legales. ARTÍCULO 4.- Modificado por el art. 1, Acuerdo 002 de 2022. <El nuevo texto es el siguiente> Funciones del Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación de la Caja de la Vivienda Popular, tendrá a su cargo las siguientes funciones:
1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico al interior de la Caja de la Vivienda Popular. Ver Acuerdo 003 de 2022. Caja de Vivienda Popular. Comité de Conciliación.
2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la Caja de la Vivienda Popular.
3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la CVP, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones administrativas de la entidad, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.
4. Realizar seguimiento al cumplimiento de las sentencias favorables o condenatorias, así como de las conciliaciones o pactos de cumplimiento, transacciones u otros medios alternativos de solución de conflictos suscritos por parte de la CVP, a fin de evaluar el impacto de los mismos, y así mismo determinar las acciones preventivas o correctivas como estrategia de prevención del daño antijurídico.
5. Pronunciarse oportunamente sobre la procedencia o improcedencia de presentar propuestas de pacto de cumplimiento y sobre aquellas que se presenten por las demás partes de la acción popular, previa solicitud del Director Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría Jurídica Distrital.
6. Estudiar la posibilidad de aprobar o no, en los términos del parágrafo del artículo 95 del CPACA, la decisión de formular oferta de revocatoria directa de los actos administrativos demandados, antes de que se profiera sentencia de segunda instancia o única instancia dentro del curso del proceso judicial.
7. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.
8. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado, actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el Comité de Conciliación de la CVP deberá analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada.
9. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.
10. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.
11. Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, el cual será un profesional del Derecho de la Dirección Jurídica de la CVP.
12. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.
13. Dictar su propio reglamento.
14. Aprobar el cronograma anual de sesiones del Comité de Conciliación en la primera sesión de cada anualidad.
15. Analizar y decidir, con sustento en la recomendación del jefe/a de la oficina asesora jurídica, sobre las solicitudes ciudadanas que pongan en conocimiento casos en los que se hayan presentado posibles daños o delitos que afecten el patrimonio de la entidad u organismo distrital. Para el efecto, tendrá un mes para tomar la decisión.
16. Analizar y decidir, a solicitud de alguno de sus miembros, sobre casos en los que se hayan presentado posibles daños o delitos que afecten el patrimonio de la entidad u organismo distrital.
17. Solicitar a la oficina asesora jurídica de la entidad u organismo distrital, en los casos en los que se haya generado un daño, un análisis de la pertinencia del ejercicio del medio de control o acción judicial procedente, y de la constitución como víctima en el proceso penal, la cuantía de los daños y un análisis sobre la pertinencia, conducencia y eficacia de las pruebas que se harán valer por parte de la entidad u organismo distrital.
18. Definir criterios para que las oficinas asesoras jurídicas analicen el costo beneficio de iniciar un medio de control o acción judicial y la constitución como víctima en el proceso penal para la recuperación del patrimonio público, de acuerdo con los siguientes parámetros: i) cuantía del daño para la entidad y los gastos del proceso, ii) la connotación pública o social, iii) la existencia de pruebas o documentos que soporten el daño, iv) el valor de los honorarios del abogado y del perito de ser necesario, v) que provenga de hechos o conductas corruptas y vi) la complejidad del problema jurídico.
19. Solicitar y requerir al jefe/a de la oficina jurídica informes sobre el análisis e implementación del Plan Maestro de Acciones Judiciales para emitir las recomendaciones correspondientes.
20. Informar sobre las decisiones tomadas respecto de las solicitudes ciudadanas a la Secretaría Jurídica Distrital.
21. Aprobar el Plan Anual de Acciones para la Recuperación del Patrimonio Público en el primer bimestre del año.” El texto original era el siguiente: Artículo 4. Funciones del Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación de la Caja de la Vivienda Popular, tendrá a su cargo las siguientes funciones: 1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico al interior de la Caja de la Vivienda Popular. 2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la Caja de la Vivienda Popular. 3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la CVP, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones administrativas de la entidad, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos. 4. Realizar seguimiento al cumplimiento de las sentencias favorables o condenatorias, así como de las conciliaciones o pactos de cumplimiento, transacciones u otros medios alternativos de solución de conflictos suscritos por parte de la CVP, a fin de evaluar el impacto de los mismos, y así mismo determinar las acciones preventivas o correctivas como estrategia de prevención del daño antijurídico. 5. Pronunciarse oportunamente sobre la procedencia o improcedencia de presentar propuestas de pacto de cumplimiento y sobre aquellas que se presenten por las demás partes de la acción popular, previa solicitud del Director Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría Jurídica Distrital. 6. Estudiar la posibilidad de aprobar o no, en los términos del parágrafo del artículo 95 del CPACA, la decisión de formular oferta de revocatoria directa de los actos administrativos demandados, antes de que se profiera sentencia de segunda instancia o única instancia dentro del curso del proceso judicial. 7. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto. 8. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado, actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el Comité de Conciliación de la CVP deberá analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada. 9. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición. 10. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados. 11. Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, el cual será un profesional del Derecho de la Dirección Jurídica de la CVP. 12. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición. 13. Dictar su propio reglamento. 14. Aprobar el cronograma anual de sesiones del Comité de Conciliación en la primera sesión de cada anualidad. Artículo 5. Integración. El Comité de Conciliación estará conformado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes: 1. El Director General, o su delegado, quien lo presidirá. 2. El Director de Gestión Corporativa y Control Interno Disciplinario CID. 3. El Director Jurídico. 4. El Subdirector Administrativo. 5. El Subdirector Financiero. La participación de los integrantes será indelegable, salvo la excepción prevista en el numeral 1 del presente artículo. Parágrafo 1. Concurrirán solo con derecho a voz los funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto, el apoderado que represente los intereses del ente distrital en cada proceso, el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces y el Secretario Técnico del Comité. Parágrafo 2. Igualmente, el Comité, por intermedio de su Secretaría Técnica, podrá invitar a sus sesiones a las personas de las áreas técnicas que requiera para una mejor comprensión de los asuntos materia de consideración, quienes asistirán a las sesiones sin derecho a voto. Parágrafo 3. Adicional a lo previsto en la norma citada en el presente artículo, el Comité de Conciliación podrá también invitar a sus sesiones, con voz, pero sin voto, al Director Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría Jurídica Distrital, para que éste y/o su delegado, preste la colaboración y asesoría pertinente, relacionadas con la prevención del daño antijurídico y/o acciones o políticas de defensa judicial. Artículo 6. Participación del Asesor de Control Interno. El Asesor de Control Interno concurrirá sin derecho a voto en las sesiones del Comité de Conciliación de la CVP y verificará el cumplimiento de las disposiciones del Decreto 1069 de 2015 y del Reglamento Interno del Comité, presentando los informes pertinentes. Artículo 7. Decisiones adoptadas mediante acuerdos. A partir de la aprobación del presente reglamento en sesión de Comité de Conciliación, se determina que todas las decisiones del mismo que versen sobre asuntos administrativos y generales, distintos a fijar una posición institucional en el marco de una conciliación judicial o extrajudicial, podrán ser adoptadas mediante acuerdos suscritos por el Presidente del Comité y el Secretario Técnico, inclusive este documento. Artículo 8. Imparcialidad y autonomía en la adopción de decisiones. A efecto de garantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, a los integrantes del Comité les serán aplicables las causales de impedimento y recusación previstas en el ordenamiento jurídico, especialmente el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011, artículo 141 de la Ley 1564 de 2012, artículo 40 de Ley 734 de 2002 y demás normas concordantes, así: 1. Cuando el miembro tenga interés particular y directo en la regulación, gestión, control o decisión, o lo tuviere su cónyuge, compañero o compañera permanente, o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho. 2. Cuando el interés general propio de la función pública, entre en conflicto con un interés particular y directo del servidor público o de su cónyuge, compañero o compañera permanente, o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho. 3. Haber hecho parte el miembro del Comité de listas de candidatos a cuerpos colegiados de elección popular, inscritas o integradas tanto por el miembro del Comité como por las partes del proceso. 4. Haber sido recomendado para llegar al cargo que ocupa el miembro del Comité por el interesado en la actuación o la contraparte del proceso. 5. Tener el miembro del Comité, su cónyuge o compañero(a) permanente o alguno de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, interés directo o indirecto en el proceso. 6. Haber conocido del proceso previamente o en instancia anterior el miembro del comité o su compañero(a) permanente, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral precedente. 7. Ser el miembro del Comité, cónyuge, compañero (a) permanente o pariente de alguna de las partes o de su representante o apoderado, dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil. 8. Haber sido el miembro del Comité, su cónyuge o compañero(a) permanente, guardador de alguno de los interesados en la actuación iniciada ante el comité o de la contraparte del proceso. 9. Existir pleito pendiente entre el miembro del Comité, su cónyuge o compañero(a) permanente alguno de sus parientes indicados en el numeral 7, con cualquiera de las partes, su representante o apoderado. 10. Haber formulado alguna de las partes, su representante o apoderado, denuncia penal contra el miembro del Comité, su cónyuge o compañero(a) permanente, o pariente en primer grado de consanguinidad, antes de iniciarse el proceso, o después, siempre que la denuncia se refiera a hechos ajenos al proceso o a la ejecución de la sentencia y que el denunciado se halle vinculado a la investigación penal. 11. Haber formulado el miembro del Comité, su cónyuge o compañero(a) permanente, o pariente en primer grado de consanguinidad, denuncia penal contra una de las partes o su representante o apoderado, o estar aquellos legitimados para intervenir como parte civil en el respectivo proceso penal. 12. Existir enemistad grave por hechos ajenos al proceso o a la ejecución de la sentencia, o amistad íntima entre el miembro del Comité y alguna de las partes, su representante o apoderado. 13. Ser el miembro del Comité, su cónyuge o compañero (a) permanente, o alguno de sus parientes en segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad o primero civil, acreedor o deudor de alguna de las partes, su representante o apoderado, salvo cuando se trate de persona de derecho público, establecimiento de crédito o sociedad anónima. 14. Ser el miembro del Comité, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral anterior, socio de alguna de las partes o su representante o apoderado en sociedad de personas. 15. Haber dado el miembro del Comité consejo o concepto sobre las cuestiones materia del proceso, o haber intervenido en éste como apoderado, agente del Ministerio Público, perito o testigo. 16. Ser el miembro del Comité, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral 7, heredero o legatario de alguna de las partes, antes de la iniciación del proceso. 17. Tener el miembro del Comité, su cónyuge o alguno de sus parientes en segundo grado de consanguinidad o primero civil, pleito pendiente en que se controvierta la misma cuestión jurídica que él o ella debe fallar. Artículo 9. Trámite de impedimentos y recusaciones. Si alguno de los miembros del Comité de Conciliación se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento citadas en el artículo anterior, deberá informarlo al Comité previo a comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a su consideración; los demás miembros del Comité decidirán sobre si procede o no el impedimento y de ello se dejará constancia en la respectiva acta. De igual manera, los miembros del Comité podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento. Si se admitiere la causal de impedimento o recusación y no existiere quórum para deliberar o tomar la decisión, el presidente del Comité designará un miembro ad hoc que reemplace al que se ha declarado impedido o recusado. El funcionario que sea designado para el reemplazo de quien se ha declarado impedido o recusado, debe ser de la misma oficina o área respectiva. CAPITULO II FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ Y DESARROLLO DE LAS SESIONES Artículo 10. Sesiones. El Comité de Conciliación se reunirá no menos de dos (2) veces al mes y cuando las circunstancias así lo exijan, previa convocatoria de la Secretaría Técnica. Las sesiones podrán desarrollarse presencial, conferencia virtual, por correo electrónico, o cualquier medio o forma de comunicación que establezcan sus miembros, utilizando los medios electrónicos idóneos y dejando constancia de lo actuado por ese mismo medio con los atributos de seguridad necesarios de acuerdo con lo establecido en el artículo 63 del CPACA. Parágrafo 1. Cuando alguno de los miembros del Comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo por escrito a través de cualquier medio, enviando a la Secretaría Técnica la correspondiente excusa, con la indicación de las razones de su inasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión o haciendo llegar a la sesión del Comité, el escrito antes señalado. En la correspondiente Acta de cada sesión del Comité, el Secretario Técnico dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados, y en caso de inasistencia así lo señalará indicando si se presentó en forma oportuna la justificación. Parágrafo 2. Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, la misma deberá continuarse a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, sin más citación que la que se efectúe dentro de la reunión. Artículo 11. Quórum deliberatorio y adopción de decisiones. El Comité deliberará con mínimo tres (3) de sus miembros permanentes; la Secretaría Técnica procederá a preguntar a cada uno de los integrantes el sentido de su voto; las proposiciones serán aprobadas por mayoría simple y se dejará constancia de las razones por las cuales se vota en un sentido diferente. En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación, de persistir el empate el Presidente del Comité o quien haga sus veces tendrá la función de decidir el desempate. Parágrafo 1. El Comité de Conciliación podrán deliberar, votar y decidir en conferencia virtual, por correo electrónico, o cualquier medio o forma de comunicación previa convocatoria de la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación. Artículo 12. Convocatoria. La Secretaría Técnica del Comité procederá a convocar mediante correo electrónico a los integrantes del Comité de Conciliación con al menos tres (3) días de anticipación, indicando día, hora y lugar de la reunión y el respectivo orden del día. Asimismo, extenderá la invitación a los funcionarios o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración del Comité. Con la convocatoria, se deberá remitir a cada miembro del Comité las fichas técnicas, informes o documentos que se vayan a someter a estudio y decisión del Comité, elaborada por el apoderado del caso, la cual será puesta a consideración en el orden del día. Parágrafo 1. Excepcionalmente, cuando las circunstancias así lo exijan, previa convocatoria de la Secretaría Técnica, se podrá citar a sesión de comité de conciliación sin la anticipación señalada en el presente artículo. Artículo 13. Desarrollo de las sesiones. En el día y hora señalados en la convocatoria, el Presidente del Comité instalará la sesión. A continuación, el Secretario Técnico del Comité informará al presidente sobre la extensión de las invitaciones a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité. El apoderado designado en el respectivo asunto, hará la presentación verbal del documento sometido a estudio con un resumen del caso, su concepto y la recomendación al Comité y, absolverá las inquietudes que se formulen si a ello hubiera lugar. Una vez se haya surtido la intervención del apoderado de la entidad, los miembros y asistentes al Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de la entidad. Efectuada la deliberación, el Secretario Técnico del Comité procederá a preguntar a cada uno de los miembros el sentido de su voto. Evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del Comité, el Secretario Técnico informará al presidente que todos los temas han sido agotados, procediendo el presidente a levantar la sesión. Parágrafo 1. Las sesiones del Comité podrán ser grabadas por la Secretaría Técnica del Comité y con base en las mismas, elaborará las actas ejecutivas del desarrollo de la sesión. Una vez elaborada, aprobada y suscrita el acta, no se deberán conservar las grabaciones. Parágrafo 2. Las sesiones que se desarrollen mediante conferencia virtual, por correo electrónico, o cualquier medio o forma de comunicación, se manifestará el voto de cada uno de los miembros. Una vez se reciban todos los votos, la Secretaría Técnica informará cual fue la decisión del Comité y se entenderá finalizada la sesión. Harán parte de la sesión y del acta, los correos electrónicos que sean enviados por la Secretaría Técnica y los miembros del Comité, así como las aclaraciones y precisiones que por medio electrónico hayan dado los funcionarios o colaboradores responsables de los asuntos que se discuten. Artículo 14. Trámite de las proposiciones. Las recomendaciones de las fichas técnicas presentadas por los apoderados se tramitarán como proposiciones para su deliberación y votación. Los miembros o asistentes a la sesión del Comité podrán presentar proposiciones sustitutivas o aditivas a las antes indicadas. Las proposiciones serán aprobadas por mayoría simple y se dejará constancia de las razones por las cuales se vota en un sentido diferente. El mismo trámite se surtirá para la adopción del reglamento y para la adopción de las directrices y políticas a cargo del Comité. Una vez tomada la decisión por parte del Comité, las fichas técnicas y sus soportes no podrán ser modificados, salvo que se efectúe el requerimiento en la sesión respectiva, caso en el cual se dejará constancia indicando un término prudencial para complementarla, ajustarla o corregirla. El Secretario Técnico verificará que los ajustes requeridos se realicen. Artículo 15. Salvamento y aclaración de votos. Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales dejarán constancia en la respectiva acta. CAPÍTULO IIIELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE FICHAS E INFORMES Artículo 16. Las fichas técnicas en materia de conciliación. Cada caso objeto de estudio del Comité de Conciliación deberá estar contenido en una ficha técnica elaborada por el apoderado que tenga a cargo el caso. Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el abogado o el responsable del área que tenga a cargo la representación del asunto materia de conciliación, deberá agotar el trámite previo a su presentación y satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo, los cuales se desarrollarán de acuerdo con el procedimiento señalado en el artículo 17. Artículo 17. Procedimiento para presentar los casos al comité de conciliación, ficha y documentos soporte. 1. Una vez se reciba la solicitud de conciliación prejudicial o judicial, el Director Jurídico designará al profesional del derecho que analizará, conceptuará y sustentará el caso ante el comité, dentro de los (15) días siguientes de haber sido recibida la petición de conciliación en la entidad, lo anterior en línea con lo previsto en el artículo 2.2.4.3.1.2.4 del Decreto Único 1069 de 2015. 2. Para facilitar la presentación de los casos respectivos, el funcionario y/o abogado que tenga a cargo la representación del asunto materia de conciliación judicial, prejudicial o mecanismo alternativo de solución de conflictos deberá revisar todos los antecedentes normativos, doctrinales y jurisprudenciales, las pruebas y demás elementos que permitan conocer y valorar el caso. 3. El funcionario y/o apoderado, de la entidad en el momento de conceptuar si se adopta o no la conciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos, deberá tener en cuenta lo dispuesto en las Leyes 446 de 1998, 640 de 2001, sus decretos reglamentarios, así como el Decreto 1069 de 2015, lo señalado en el artículo 1 del Decreto 1167 de 2016 y lo establecido en el Decreto 839 de 2018 y demás disposiciones legales y reglamentarias que sean aplicables al caso. De igual manera el funcionario y/o apoderado deberá tener en cuenta el pronunciamiento del área a cargo del caso que servirá como insumo para la elaboración de la correspondiente ficha, la veracidad de la información y documentación contenida en el diagnóstico y pronunciamiento del área técnica son de responsabilidad exclusiva del jefe del área misional. 4. El apoderado a cargo del asunto deberá diligenciar la ficha técnica contentiva del estudio y recomendación, en el formato que para el efecto haya dispuesto la Secretaría Jurídica Distrital y deberá ser diligenciada en el Sistema de Información de Procesos Judiciales - SIPROJWEB dispuesto por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, una vez diligenciada la ficha técnica se remitirá al correo electrónico del Secretario Técnico del Comité, con antelación a la celebración de la respectiva sesión, y solicitará su inclusión en la agenda. 5. La decisión aprobada en sede del Comité de Conciliación, será entregada al apoderado o funcionario que debe concurrir en representación de la entidad, a la audiencia de conciliación extrajudicial o judicial, una vez notificado de la fecha y hora de la misma por parte del delegado de la Procuraduría General de la Nación o del Despacho Judicial correspondiente. 6. Una vez surtido el trámite de la audiencia de conciliación, el apoderado deberá presentar un informe de lo sucedido en dicha audiencia a la Secretaría Técnica del Comité. Parágrafo 1. Antes del inicio de cada sesión, las fichas técnicas con los casos que se someterán a estudio, deberán ser terminadas en el Módulo de Conciliación del Sistema de Información de Procesos JudicialesSIPROJWEB, por el abogado responsable de la misma. Lo anterior será socializado antes de la celebración de la sesión del comité y se dejará constancia del cumplimiento en el acta respectiva. Artículo 18. Informes de gestión del Comité de Conciliación. La Secretaría Técnica del Comité presentará semestralmente un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones. El informe será presentado a los miembros del Comité a más tardar en la segunda sesión del siguiente semestre. CAPÍTULO
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