RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 019 DE 2021

(Diciembre 24)

En el marco de la Ley de Garantías, así como la Circular 15 del 03 de noviembre de 2021 mediante la cual la Dirección de Gestión Corporativa estableció lineamientos para el cierre de vigencia 2021 y la Circular DDT-011 del 20 de diciembre de 2021 expedida por la Dirección Distrital de Tesorería, la cual establece la programación de pagos para la vigencia 2022 y el cierre de las operaciones de Tesorería, la Dirección de Gestión Corporativa informa los lineamientos a tener en cuenta por las dependencias en pro de efectuar una gestión eficiente de los recursos aprobados para la vigencia 2022.

1. APROPIACIONES PRESUPUESTALES

- Para la vigencia 2022, el plan de cuentas presupuestal cambia su estructura para hacerlo coincidir con el de la nación, por tanto, se homologaron las cuentas con la clasificación central de productos (CPC), establecida por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística - DANE, consistente en una clasificación normalizada de productos, que abarca bienes (transportables (Secciones 0 a 4) y servicios (secciones 5 a 9)). Por lo anterior, se anexa a la presente el nuevo plan de cuentas presupuestal establecido para la Secretaria Jurídica Distrital, con los recursos asignados para cada una de las cuentas presupuestales, con el objetivo de que todos los funcionarios y colaboradores estén informados y lo utilicen como herramienta para el manejo financiero a realizar a partir del 01 de enero del 2022.

Es de anotar que las solicitudes de CDP’s deberá realizarse con este nivel de detalle para la contratación de bienes y servicios, para lo cual las definiciones de las cuentas se pueden encontrar el la pagina del DANE www.dane.gov.co - clasificación central de productos.

- Toda adquisición de bienes y servicios debe incluida en el Plan Anual de Adquisiciones (PAA) aprobado y los objetos de las solicitudes de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal - CDP, deben coincidir con lo aprobado en este plan, de lo contrario serán devueltos a la dependencia solicitante.

- Para realizar modificaciones presupuestales que se requieran para acreditar cuentas deficitarias, deberá realizarse la solicitud mediante memorando electrónico dirigido a la Directora de Gestión Corporativa, adjuntando la justificación del porque se requiere adicionar (Acreditar) recursos, el porqué de la necesidad y de igual forma la cuenta o cuentas de donde se van a reducir (contracreditar) los recursos, justificando porqué se encuentran disponibles para trasladar; para las modificaciones presupuestales de inversión además de estos documentos, deben adjuntar el concepto favorable de la Secretaría Distrital de Planeación.

Estos movimientos presupuestales se presentarán para aprobación por la Secretaría Distrital de Hacienda, y el tiempo mínimo del trámite es de cinco (5) días hábiles, por tanto, es pertinente tener en consideración estos plazos al momento de solicitar una modificación o traslado presupuestal.

2. PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA - PAC

- La programación del PAC de la vigencia 2022, elaborada por cada una de las dependencias y registrada en el sistema BOGDATA, es la máxima autorización de pagos, lo que implica que solo se podrán efectuar pagos hasta el monto programado para cada uno de los meses, por lo tanto, es el responsable de los rubros y/o proyectos de inversión debe garantizar el control y disponibilidad de PAC, para el pago de sus contratistas y proveedores.

- La programación inicial se podrá modificar (reprogramar), cada tres (3) meses, con el fin de ajustar los recursos requeridos en los meses siguientes. Estas reprogramaciones la podrán realizar las dependencias en las siguientes fechas:

1- Marzo 18 de 2022, para los meses de abril, mayo y junio.

2- Junio 17 de 2022, para los meses de julio, agosto y septiembre.

3- Septiembre 16 de 2022, para los meses de octubre, noviembre y diciembre.

- El PAC de reservas presupuestales constituidas a 31 de diciembre de 2021, debe presentarse a más tardar el 27 de diciembre de 2021 y se programará en el primer semestre de la vigencia 2022, no se deberán programar recursos dentro del rezago.

La reprogramación del PAC de reservas presupuestales debe realizarse en las mismas fechas establecidas en el punto anterior.

3. CRONOGRAMA DE RADICACION DE CUENTAS PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

- De acuerdo con los plazos establecidos por la Dirección Distrital de Tesorería, se establecen las fechas máximas de recibo de cuentas para el pago de proveedores y contratistas:

- La radicación de trámites de pago a contratistas deberá realizarse dentro de los primeros dos (2) días hábiles del mes siguiente a la prestación del servicio (en cumplimiento a la Resolución N° DDC - 000002 del 09 de agosto de 2018, expedida por la Dirección Distrital de Contabilidad - plazos y requisitos para el reporte de información financiera).

- Los contratistas obligados a facturar deben tener en cuenta que la fecha de la factura debe corresponder al mes de honorarios que esté cobrando y cumpliendo los plazos establecidos en la presente circular.

- Los trámites de pago correspondientes al mes de diciembre que sean gestionadas para pago dentro del mismo mes deberán radicarse hasta el 19 de diciembre de 2022, y los trámites de pago radicados entre el 20 y el 26 de diciembre de 2022 serán registrados como cuentas por pagar para giro en la siguiente vigencia.

- Es necesario tener en cuenta que, tanto contratistas por prestación de servicios como proveedores deben cargar los documentos al SECOP (Sistema Electrónico de Contratación Pública) cada vez que presenten el trámite de pago para aprobación del pago por parte del supervisor del contrato; de manera que al realizarse la respectiva consulta por parte del área financiera en SECOP la cuenta se encuentre aprobada, de lo contrario se devolverán todos los documentos y no se continuará con el trámite de pago.

4. REQUISITOS PARA TRÁMITE DE PAGO PARA CONTRATISTAS

- Formatos 2311400-FT-197 y 2311400-FT-302 - Informe Financiero y de Supervisión Contractual en los formatos establecidos por la entidad (con logotipos, títulos y forma) y en PDF debidamente suscrito por el contratista y el supervisor.

- Si el contratista está obligado a expedir factura de venta electrónica, adjuntar original con los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario.

- Copia de la planilla de pago por conceptos de aportes de pensión, salud y ARL.

- En caso de realizar aportes a AFC, relacionarlos en el Informe Financiero y adjuntar el respectivo soporte.

- Con el primer pago y por una sola vez, presentar: la certificación bancaria y el formato de caracterización tributaria 2311400-FT-304 en el formato establecido por la entidad (con logotipos, títulos y forma) y en formato PDF debidamente suscrito por el contratista y acompañado de los soportes de beneficios tributarios a tener en cuenta como son: dependientes, crédito hipotecario y medicina prepagada, estos dos últimos requieren certificación a 31 de diciembre de 2021.

- Para pago final del contrato es necesario adjuntar también el Informe Final formato 2311600-FT-312(última versión) en el formato establecido por la entidad (con logotipos, títulos y forma) y en PDF debidamente suscrito por el contratista y supervisor. Así como también el documento de paz y salvo formato FT-2311500-200.

5. REQUISITOS PARA TRÁMITE DE PAGO PARA PROVEEDORES

- Formato 2311400-FT-303 (última versión) - Certificado de pago PJ en el formato establecido por la entidad (con logotipos, títulos y forma) y en PDF debidamente suscrito por el supervisor.

- Original de la factura de venta electrónica, de acuerdo con los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario y la fecha debe corresponder al mes que se radica.

- Certificación de pago de aportes a seguridad social suscrito por el revisor fiscal y/o representantes legales el cual deje claro que el periodo que está siendo cobrado se encuentra a paz y salvo en aportes.

- Con el primer pago y por una sola vez, presentar la certificación bancaria, RUT y RIT

6. COMENTARIOS GENERALES

- El pago de las cuentas de contratistas y proveedores que fueron radicadas después del 18 de diciembre de 2021, y que fueron registradas en cuentas por pagar, serán giradas por la Tesorería Distrital en el mes de enero de 2022, con cargo al PAC programado en diciembre de 2021.

- El pago oportuno de contratistas y proveedores dependerá del cumplimiento de los cronogramas, el correcto diligenciamiento de formatos y que los soportes de cada trámite de pago este acorde con lo estipulado en los contratos y debidamente validado por el supervisor del mismo.

- El éxito de la reprogramación y consolidación del PAC dependerá de la participación de todas las dependencias, cumpliendo estrictamente con el cronograma establecido y siguiendo los lineamientos, a través de la organización de los grupos de trabajo al interior de cada una de sus áreas para que la información generada sea confiable y oportuna.

- Las reservas presupuestales de la vigencia 2020 que no se paguen, o no tengan acta de liquidación y solicitud de anulación del saldo por parte del ordenador del gasto antes del 31 de diciembre de 2021 serán fenecidas, y pasaran a la vigencia 2022 como pasivos exigibles, asumiendo las consecuencias administrativas y disciplinarias a que haya lugar.

Atentamente,

MAGDA MERCEDES ARÉVALO ROJAS

Directora de Gestión Corporativa

NOTA: Ver Anexo.

Anexos: Nuevo Plan de Cuentas Presupuestal SJD

Proyectó: Jesús María Montoya M - Profesional Especializado Dirección de Gestión Corporativa

Revisó:     Viky Milena Chacón M - Profesional Universitario Dirección de Gestión Corporativa

                 Luz Esperanza Gracia C - Profesional Universitario Dirección de Gestión Corporativa

                José Francisco Arias P. - Contratista, Dirección de Gestión Corporativa

Aprobó:    Magda Mercedes Arévalo Rojas - Directora de Gestión Corporativa