RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

PARA: Representantes legales, Directores Financieros, Jefes de Planeación, Tesoreros, Contadores y Responsables de Presupuesto de las entidades de la Administración Central, Establecimientos Públicos, Veeduría Distrital, Organismos de Control y Ente Autónomo Universitario. DE: Directora Distrital de Presupuesto

ASUNTO: Guía de ejecución, seguimiento y cierre presupuestal 2023.

En el marco de lo dispuesto en el artículo 8 del Decreto 192 de 2021[1] corresponde a la Secretaría Distrital de Hacienda- Dirección Distrital de Presupuesto establecer las fechas y los plazos que deben cumplir las entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital para las fases del ciclo presupuestal.

Por lo anterior, se expide la presente circular que da a conocer el cronograma de actividades para llevar a cabo los procesos de ejecución, seguimiento y cierre presupuestal 2023, con el propósito de informar de manera oportuna los aspectos más relevantes a tener en cuenta para optimizarlos durante el año.

El detalle con las actividades, requisitos y aspectos de estos procesos se deben consultar previamente en el Manual Operativo Presupuestal vigente y la Directiva 001 de 2023[2], los cuales se encuentran publicados en la sede electrónica de la Secretaría Distrital de Hacienda https://www.haciendabogota.gov.co, en la siguiente ruta:

Manual Operativo Presupuestal del Distrito Capital:

Transparencia y acceso a información pública / 1. Información de la entidad / 1.16 Publicaciones / Presupuestales y financieras / Manuales y otras publicaciones. Link: https://www.haciendabogota.gov.co/es/sdh/manuales-y-otras-publicaciones-0

Directiva 001 de 2023 Lineamientos de política para el presupuesto anual:

Hacienda pública y economía / Presupuesto y ejecución del distrito / Aspectos generales del presupuesto. Link: https://www.haciendabogota.gov.co/es/sdh/aspectos-generalesdel-presupuesto

I. DIRECTRICES PARA LA EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y CIERRE PRESUPUESTAL DE LA VIGENCIA 2023

CONSIDERACIONES GENERALES

• En atención a los principios de la función administrativa de eficacia, economía, celeridad, transparencia y responsabilidad, y el principio presupuestal de anualidad, se debe ejecutar el presupuesto de manera oportuna procurando el máximo nivel de giros durante la vigencia en que se comprometen los recursos, de tal forma que se garantice la adecuada prestación de servicios y se haga la entrega efectiva de bienes, reduciendo el monto de las reservas presupuestales.

• La ejecución de recursos asignados para la atención de poblaciones especiales en el marco de la normatividad vigente, tales como Víctimas del conflicto armado interno[3]; Grupos étnicos[4], Juventud[5], Niños, niñas y adolescentes[6], debe contar con un estricto seguimiento y los reportes de información deben ser consistentes con la ejecución presupuestal.

• Se debe dar celeridad a la ejecución presupuestal para lograr el máximo nivel de cumplimiento de las metas del Plan de Desarrollo “Un Nuevo Contrato Social y Ambiental para la Bogotá del Siglo XXI”, por lo que con excepción de aquellas situaciones que por circunstancias exógenas a la Administración o por directrices de la Alcaldesa Mayor requieran ser priorizadas, se autorizarán modificaciones presupuestales que afecten el cumplimiento de metas.

• Atendiendo los lineamientos de política presupuestales establecidos en la Directiva 001 de 2023, se debe consultar semanalmente el ranking de inversión que se publica en la sede electrónica de la Secretaría Distrital de Hacienda -SDH, de tal manera que las entidades que, al finalizar cada trimestre se encuentren en “semáforo rojo”, deben generar un plan de mejoramiento que incorpore las acciones específicas para aumentar el nivel de ejecución tanto de compromisos como de giros.

• En el marco de lo establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la Contraloría General de la Republica y la Estrategia Distrital de Calidad de Gasto, la ejecución presupuestal debe contemplar la desagregación del programa presupuestal, producto MGA y Producto PMR, que en el Distrito se reúne en la variable denominada “elemento PEP” (Plan de Estructura de Proyectos). Por lo tanto, la información registrada por las entidades distritales es de carácter oficial y se constituye en insumo para los requerimientos, reportes y trasmisiones a los diversos organismos de control. Los parámetros a tener en cuenta para el manejo y solicitud de creación de elementos PEP, deben consultarse en la Circular Externa DDP-000002 del 10 de febrero de 2023.

• En el marco del artículo 37 del Acuerdo 761 de 2020[7], las entidades distritales deberán identificar aquellos recursos dirigidos al cumplimiento de las políticas transversales a las cuales se les hace seguimiento a través de los trazadores Presupuestales, atendiendo las orientaciones de las cartillas de marcación construidas conjuntamente por la Secretaría Distrital de Hacienda, la Secretaría Distrital Planeación, y las entidades lideres de cada trazador. Esta información debe ser consistente en las herramientas de captura utilizados por las Secretarías Distritales de Hacienda y Planeación.

• El último día de mes se realiza el cierre automático de la ejecución de gastos en el Sistema de Información Presupuestal administrado por la Secretaría Distrital de Hacienda. Para el caso de la ejecución de ingresos, este se lleva a cabo el quinto día hábil del mes siguiente. Por lo tanto, posterior a dichas fechas no es posible efectuar modificaciones a documentos y/o transacciones. Cabe resaltar que una vez trasmitida la información a los diferentes entes de control y/o publicados los reportes, se mantendrán cerrados los períodos con la información reportada.

• Es importante que los recursos de las vigencias futuras aprobados se encuentren registrados en la ficha técnica del módulo de Vigencias Futuras del Sistema de Información Presupuestal administrado por la Secretaría Distrital de Hacienda, teniendo en cuenta que dicha información es reportada a la Contraloría Distrital y al Concejo de Bogotá. Se recuerda que es responsabilidad de cada entidad crear y documentar la ficha técnica antes del cierre de la vigencia.

• Las entidades que con recursos del Distrito han constituido encargos fiduciarios y patrimonios autónomos, deben garantizar un adecuado seguimiento y control a la ejecución del objeto de estos mecanismos.

• Los reintegros por incapacidades laborales que realicen las EPS deben ser consignados en la Dirección Distrital de Tesorería, teniendo en cuenta que las plantas de personal son financiadas con recursos de transferencias de la Administración Central.

• Para el cálculo de los Excedentes Financieros del 2023, se realizarán con los Establecimientos Públicos las mesas de trabajo pertinentes, para lo cual se comunicará con la debida oportunidad el cronograma en el mes de febrero de 2024.

• Se recomienda hacer un pre cierre de la vigencia 2023 validando toda la información registrada, generando los reportes de las ejecuciones del presupuesto de rentas e ingresos, de gastos e inversiones y reservas presupuestales.

• Las entidades deben verificar que los giros realizados en el mes de diciembre hayan cumplido con el ciclo completo de aprobación y hacer la revisión de las órdenes de pago generadas en el sistema Bogdata que no hayan sido lanzadas a la Dirección Distrital de Tesorería – DDT, a fin de definir si se anula para que se genere el RP o se envía para que se constituya en CxP en poder de la DDT, sin exceder la fecha y hora fijada por la DDT.

SOLICITUDES DE MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL

Para las solicitudes de modificación presupuestal se debe tener en cuenta los siguientes parámetros:

• Deben ser radicadas una sola vez, por medio virtual en concordancia con la política de cero papel. En caso de tener más de una radicación, el plazo para la respuesta por parte de la DDP se tomará desde el último radicado.

• A partir del 16 de mayo de 2023, cambia la dirección electrónica para la radicación de comunicaciones oficiales ante la Secretaría Distrital de Hacienda. El nuevo buzón oficial es radicacionhaciendabogota@shd.gov.co.

• Los documentos que se carguen al sistema de información presupuestal para trámite de modificaciones presupuestales deben ser los oficiales y deben corresponder con los que se adjuntan en la solicitud que es radicada.

• Para las solicitudes de homologación de las fuentes de financiación (fondos) y/o rubros (pospres) en CUIPO y en FUT, las entidades deben remitir al profesional que asesora la entidad los datos maestros en el formato anexo a la presente circular. Una vez aprobado por la Subdirección de Finanzas Distritales de la DDP, se verá reflejado en el Sistema de Información Presupuestal.

• Los trámites de adición de recursos provenientes del Gobierno Nacional, acorde con lo dispuesto en los artículos 41 del Acuerdo 761 de 2020[8], 15 de la Ley 2116 de 2021[9], 25 y 29 del Decreto 612 de 2022[10], deben radicarse con la debida oportunidad con el fin de realizar la ejecución de estos en la vigencia.

• La Dirección Distrital de Presupuesto evaluará y tramitará las solicitudes de reducción presupuestal con el cumplimiento de requisitos establecidos en el artículo 64 del Estatuto Orgánico de Presupuesto Distrital, por lo cual las entidades deberán radicar en el mes de noviembre, la documentación para el correspondiente análisis.

• La Dirección Distrital de Presupuesto recibirá solicitudes de modificación presupuestal debidamente radicadas y con el lleno de requisitos, hasta el 30 de noviembre de 2023, con el fin de garantizar una respuesta oportuna y que las entidades cuenten con el tiempo suficiente para culminar sus procesos internos.

TIEMPOS DE RESPUESTA

Los tiempos de respuesta por parte de la Dirección Distrital de Presupuesto para las solicitudes de modificación presupuestal y otras operaciones presupuestales, una vez radicadas con el cumplimiento de todos los requisitos previstos, son los siguientes:

II. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA EJECUCUCIÓN SEGUIMIENTO Y CIERRE PRESUPUESTAL DE LA VIGENCIA 2023

En caso de presentarse modificaciones en el cronograma previsto en la presente Circular, serán comunicadas oportunamente por la Dirección Distrital de Presupuesto de la Secretaría Distrital de Hacienda.

III. CONTACTO

Cualquier inquietud o duda en el proceso de Ejecución, Seguimiento y Cierre Presupuestal 2023, por favor dirigirse al Profesional de la Dirección Distrital de Presupuesto de la Secretaría Distrital de Hacienda que asesora a la entidad.

Las inquietudes frente a la herramienta de Productos, Metas y Resultados – PMR, puede ser consultada en la Dirección Distrital de Presupuesto - Subdirección de Análisis y Sostenibilidad Presupuestal al correo electrónico PMR_bogdata@shd.gov.co.

La atención y asesoría del Sistema de Información Presupuestal administrado por la Secretaría Distrital de Hacienda se efectúa a través de los Administradores del Sistema Subdirección de Gestión de la Información Presupuestal de la DDP, correo electrónico: presupuesto_bogdata@shd.gov.co y se prestará hasta las 4:30 pm del día 29 de diciembre de 2023.

En caso de cualquier falla de conexión a través de la intranet o falla técnica del Sistema de Información Presupuestal pueden enviar correo electrónico a soporte_tecnico@shd.gov.co y/o comunicarse al teléfono 3385555.

De manera especial agradecemos la atención a los tiempos establecidos en la presente circular, que permitirán cumplir efectivamente la ejecución y cierre presupuestal. Como siempre estaremos muy prestos a solucionar con diligencia las dudas que se les puedan presentar.

MARTHA CECILIA GARCIA BUITRAGO

Directora Distrital de Presupuesto

Nota: Ver norma original en anexo.