RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 021 DE 2024

 

(Mayo 10)

 

Para: SERVIDORES/AS Y COLABORADORES/AS DEL DISTRITO CAPITAL

 

De: DIRECCIÓN DISTRITAL DE ASUNTOS DISCIPLINARIOS

 

Asunto: Lineamientos asociados al uso del Sistema de Compra Pública

 

Radicación: 2-2024-5656

 

Respetados/as servidores/as del Distrito Capital: Corresponde a la Secretaría Jurídica Distrital, a través de la Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios, diseñar e implementar las políticas públicas en materia disciplinaria que contribuyan al fortalecimiento institucional, al desarrollo de la Administración Distrital y a la lucha contra la corrupción.

 

En tal sentido, se brindarán los lineamientos sobre el Sistema de Compra Pública, en lo correspondiente a algunos elementos que deben tenerse en cuenta al momento de hacer uso de las herramientas de cada plataforma, así como las recomendaciones que pueden adoptar los servidores públicos en aras de evitar incurrir en faltas disciplinarias al hacer uso de ellas.

 

Como punto de partida se. tiene que “Para la jurisprudencia constitucional la actividad contractual en el Estado social de derecho es una modalidad de gestión - pública, regida por los principios de igualdad, moralidad, eficacia, celeridad, economía, imparcialidad y publicidad previstos en los artículos 209 y 123 de la Constitución Política como parámetros específicos del cumplimiento de la función administrativa y “en general, constituyen núcleo axiológico inherente a la filosofía del Estado social de Derecho”[1]

 

En tal sentido, clasificar la contratación estatal como una modalidad de gestión pública tras como consecuencia la posibilidad y facultad de que se ejerza la vigilancia y verificación ciudadana de aquella, para determinar en qué son gastados los recursos del Estado y a quién se está contratando para obtener los bienes y servicios necesarios para el funcionamiento de la entidad, hecho que va en línea con el fomento del gobierno abierto y el desarrollo de la cultura de gobernanza que promueva los pilares de transparencia, integridad, rendición de cuentas y participación.

 

La publicidad como pilar fundamental del principio de transparencia contractual

 

El numeral 3 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993 señala que: Las actuaciones de las autoridades serán públicas y los expedientes que las contengan estarán abiertos al público, de tal suerte que a través de la publicidad se desarrolla una de las bases del principio de transparencia, que además propende por garantizar la igualdad respecto de los interesados en la contratación pública, quienes tienen derecho a conocer de manera oportuna las decisiones que toma la administración, así como las razones que las fundamentan, con el fin de tener la posibilidad de controvertirlas, y de esta manera garantizar una participación efectiva de los interesados, en aras de reconocer el valor estratégico de la compra pública.

 

En la exposición de motivos de la Ley 1150 de 2007 se estableció que El Sistema de Compra Pública (Public Procurement System) es la estructura organizada creada por los Estados para tomar decisiones de gasto público con el propósito poner a disposición de las personas bienes, obras y servicios, y en tal sentido se propuso un cambio de perspectiva en el que se conjugara el uso eficiente de los recursos estatales con la buena administración pública, la implementación y uso adecuado de las tecnologías de información y las comunicaciones, el gobierno abierto y el gobierno de datos que incluye la consciencia sobre el valor de la información y la necesidad de toma de decisiones informadas con el fin de obtener valor por dinero.

 

En tal sentido, la Ley 1150 de 2007, estableció la necesidad de desarrollar la actividad de compra pública a través de la implementación de un Sistema Electrónico para la Contratación Pública: que según lo dispuesto en el artículo 3:

 

“a) Dispondrá de las funcionalidades tecnológicas para realizar procesos de contratación electrónicos bajo los métodos de selección señalados en el artículo 20 de la presente ley según lo defina el reglamento;

 

b) Servirá de punto único de ingreso de información y de generación de reportes para las entidades estatales y la ciudadanía;

 

c) Contará con la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos, para lo cual establecerá los patrones a que haya lugar y se encargará de su difusión a través de canales electrónicos y;

 

d) Integrará el Registro Único Empresarial de las Cámaras de Comercio, el Diario Único de Contratación Estatal y los demás sistemas que involucren la gestión contractual pública. Así mismo, se articulará con el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, creado por la Ley 598 de- 2000, sin que este pierda su autonomía para el ejercicio del control fiscal a la contratación pública.”

 

En tal sentido, el sistema de compra pública electrónica permite la transición de un enfoque meramente procedimental y administrativo hacia una visión estratégica que incorpora las prácticas organizacionales internacionalmente aceptadas, y se constituye como una herramienta fundamental que contribuye al desarrollo efectivo de los principios de la contratación, en donde se propende por el desarrollo de un ambiente propicio para que el comprador público cumpla su función, la sociedad se entere de cómo se invierten los recursos y se facilite la vigilancia y control ciudadano.

 

Componentes del Sistema Electrónico de Contratación Pública

 

La Circular Única Externa de la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente (ANC-CCE), actualizada y armonizada en su versión 3 de diciembre de 2023[2], expide los lineamientos de compras y contratación pública. Allí se establecen los componentes del sistema de la siguiente manera:

 

 

Estos tres sistemas se encuentran bajo la administración de la agencia, quien además es la que establece los criterios de uso y manejo de las plataformas, para ello, dispone del repositorio de documentos de manuales, guías y documentos tipo[3], por lo que se recomienda hacer uso de estos elementos orientadores para hacer un adecuado uso del sistema. Es necesario indicar que la consulta de la información contenida en los sistemas no requiere una clave de acceso, sino que por el contrario es de ingreso público y permanente.

 

De igual manera, desde el Modelo Integrado de Planeación y Gestión se establece que la Política de Compra Pública, a través del uso de los sistemas indicados, fortalece la capacidad del Estado para ofrecer al público información en tiempo real, y con ello se obtiene transparencia en todas las fases del proceso y fomento del control social en la gestión pública[4], entre otros.

 

Ahora bien, para que estas plataformas alcancen su objetivo es necesario que las entidades estatales e intervinientes en los procesos contractuales realicen el cargue de información de manera completa y oportuna, con el propósito de garantizar la publicidad de la información, incentivar la interacción, así como el ejercicio del control ciudadano en el proceso, y con ello generar un ambiente propicio para el desarrollo de la actividad de compra pública.

 

En ese contexto, el numeral 27 del artículo 38 de la Ley 1952 de 2019 señala que es deber de los servidores públicos:

 

“27. Publicar en las dependencias de la respectiva entidad, en sitio visible, y en la página web, una vez por mes, en lenguaje sencillo y accesible al ciudadano común, una lista de las licitaciones declaradas desiertas y de los contratos adjudicados, que incluirá el objeto y su valor y el nombre del adjudicatario.”

 

Así mismo, el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015 señala que La Entidad Estatal está obligada a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. La oferta que debe ser publicada es la del adjudicatario del Proceso de Contratación. Los documentos de las operaciones que se realicen en bolsa de productos no tienen que ser publicados en el SECOP.

 

Por estas razones la Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios, pone de manifiesto la importancia de que los funcionarios y/o operadores efectúen un adecuado manejo de las plataformas de contratación pública electrónica y generar lineamientos para que con su adecuado uso prevenga la configuración de faltas disciplinarias.

 

Es oportuno tener en cuenta que, la publicidad de las actuaciones que se desarrollan en el marco de los procesos contractuales, que es exigida en el numeral 3 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, es parte fundamental de la contratación pública, de tal suerte que su inobservancia podría constituir falta disciplinaria conforme lo señalado en el numeral 3 del artículo 54 de la Ley 1952 de 2019, que incluye dentro las faltas gravísimas:

 

“3. Participar en la etapa precontractual o en la actividad contractual, en detrimento del patrimonio público, o con desconocimiento de los principios que regulan la contratación estatal y la función administrativa contemplados en la Constitución y en la ley.”

 

En este marco, se hace un especial llamado a la prevención de la configuración de posibles faltas disciplinarias relacionadas con la contratación pública tales como las que fueron indicadas en el acápite precedente.

 

Términos y condiciones del uso del sistema

 

Se recomienda a las entidades públicas revisar los términos y condiciones de cada una de las plataformas que componen el sistema de contratación[5]; en particular, teniendo en cuenta que SECOP II y TVEC, son plataformas eminentemente transaccionales. Por ello, se insta para que el acceso a estas plataformas se realice atendiendo las instrucciones señaladas por la ANC-CCE, en particular lo relacionado con el uso y manejo de los accesos a la plataforma. En tanto que:

 

“a) Los Usuarios del SECOP II son responsables de cualquier actuación efectuada con su Usuario. En consecuencia, la responsabilidad del manejo y confidencialidad de los usuarios y contraseñas recae única y exclusivamente en el titular de la misma y no en la ANCP-CCE.

 

b) La responsabilidad por el acceso a las cuentas de Entidad o Proveedor recae en la persona designada como Usuario Administrador, además es quien está encargada de la habilitación de funciones de cada usuario dentro de los Procesos de Contratación.

 

c) La ANCP-CCE cuenta con mecanismos de seguridad suficientes para el ingreso de los Usuarios a su cuenta.

 

d) Las actuaciones de los Usuarios en el SECOP II comprometen a la Entidad Compradora o al Proveedor del cual son agentes. La autenticación del SECOP II, es decir, el nombre de Usuario y la contraseña constituyen una firma electrónica en los términos del artículo 7 de la Ley 527 de 1999 y las normas que la reglamentan.

 

e) Los Usuarios son responsables de actualizar cualquier cambio en su información personal o en su correo electrónico.”

 

De lo anterior se concluye que debe tenerse por parte de la entidad una especial observancia en:

 

1. Adecuado manejo de usuarios: Los usuarios y contraseñas para el acceso a la plataforma son de carácter personal en tanto que las actividades que se realicen en el sistema comprometen la responsabilidad de la persona a (quien se le concede el acceso.

 

2. Adecuada gestión de usuario en la plataforma: Los administradores de las cuentas de las entidades deberán hacer un Seguimiento adecuado de los ‘accesos que se otorgan en la plataforma, siendo cuidadosos en concesión de permisos. así como la configuración de equipos de trabajo y flujos de aprobación[6].

 

3. Adecuada asignación de permisos: Las aprobaciones realizadas en la plataforma deben corresponder a las autorizadas por la normatividad nacional, distrital y de cada una de las entidades; por lo anterior, se recomienda revisar cuidadosamente los flujos de aprobación en las actividades contractuales que se adelantan en la plataforma.

 

Las anteriores observaciones no son taxativas y las buenas prácticas que las entidades distritales tengan respecto al uso de estos elementos deberán mantenerse.

 

Transparencia de la Información

 

El Distrito Capital a su vez se encuentra obligado a hacer uso del sistema electrónico de contratación pública conforme se estableció en la Circular Externa 001 del 22 de agosto de 2019[7] expedida por la ANC-CCE, en consonancia con lo anterior la Dirección Distrital de Política Jurídica de la Secretaría Jurídica Distrital, conforme las atribuciones establecidas en el artículo 12 del Decreto Distrital 323 de 2016, ha sido la entidad encargada de contribuir a la adecuada gestión y coordinación jurídica de las entidades y organismos distritales, así como la función de prevención del daño antijurídico y la coordinación en la adopción de buenas prácticas y estándares en materia de contratación estatal en el Distrito.

 

En estos términos esta entidad ha generado directivas, lineamientos e inclusive cuenta con el Observatorio Distrital de Contratación y Lucha Anticorrupción, en el cual se establecen herramientas de buenas prácticas, elementos técnicos, recomendaciones y lineamientos para la contratación distrital.

 

A través de la Directiva 008 del 6 de octubre de 2022[8], la Dirección Distrital de Política Jurídica estableció que como mínimo, los siguientes documentos deben ser publicados en la plataforma:

 

Etapa precontractual (Según la modalidad de contratación)

 

Aviso de convocatoria pública.

 

- Proyecto de pliego de condiciones.

 

- Estudios y documentos previos.

 

- Observaciones al proyecto de pliego de condiciones y documento de respuesta de la entidad a las mismas.

 

- Acta de sorteo, sí a ello hubiere lugar.

 

- Acto administrativo de apertura del proceso de selección.

 

- Pliego de condiciones definitivo.

 

- Acta de revisión de asignación de riesgos previsibles.

 

- Acta de cierre del proceso.

 

- Informe de evaluación.

 

-  Acta de audiencia pública de adjudicación.

 

- Acto administrativo de adjudicación.

 

Etapa contractual (Según la modalidad de contratación)

 

- Contrato (incluidos los que se celebren con los comisionistas para la actuación en bolsas de productos).

 

- Comunicación de aceptación de la oferta en los procesos de mínima cuantía.

 

- Oferta ganadora.

 

- Adiciones.

 

- Prórrogas.

 

- Modificaciones.

 

- Suspensiones.

 

- Cesiones.

 

- Sanciones ejecutoriadas.

 

Etapa post contractual

 

- Acta de liquidación de mutuo acuerdo.

 

- Acto administrativo de liquidación unilateral, sí a ello hubiere lugar.

 

- Constancia del cierre del expediente del proceso de contratación.

 

De igual manera, a través de la Directiva 003 del 20 de febrero de 2023[9], se adoptó - la política de compras y contratación pública para el Distrito Capital, en cuyo apartado 6.6 sobre uso de las plataformas transaccionales SECOP II y tienda virtual: del Estado colombiano — TVEC o las que hagan sus veces, se resaltó la importancia - de garantizar la transparencia de los procesos de contratación a través del - adecuado uso de las plataformas al Ser este un medio idóneo para acceder a. información en tiempo real[10]

 

Así mismo, se insta para que los participantes del proceso de contratación en todas Sus etapas den cumplimiento al plazo indicado para publicar la información, así mismo se señale la importancia que los documentos reseñados se encuentren completos y de fácil acceso. Ahora bien, en lo que respecta a las etapas de ejecución contractual y post contractual, se recomienda observar los lineamientos emitidos por esta Dirección en la Directiva 019 del 29 de noviembre 2023.

 

Oportunidad de Publicación de la Información Respecto a la publicación de la información en los tres componentes del sistema SECOP, debe hacerse la precisión respecto a su naturaleza. La plataforma Secop I al tener una función de publicación establece la obligación que los documentos generados en el proceso de contratación sean publicados en un periodo máximo de tres (3) días[11]

 

En lo que respecta a las plataformas SECOP II y Tienda Virtual del Estado Colombiano, en tanto las mismas son de carácter transaccional, las actividades contractuales adelantadas por este medio son públicas en tiempo real. Sin embargo, teniendo en cuenta que alguna documentación de la enunciada anteriormente no es nativa del sistema y requiere que sea publicada, se debe atender al periodo enunciado anteriormente, es decir que los documentos generados en el proceso deben ser publicados dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición.

 

Aunado a lo anterior, se recomienda tener en cuenta que la calidad de la información debe. corresponder a los estándares de publicidad, debe estar completa y ser accesible a todo el público -cuando ello no se encuentre restringido por la normatividad-. Por ello, se. hace un especial llamado a los encargados de configurar el proceso en las plataformas para que los mismos sean públicos y de fácil consulta.

 

Cierre de expedientes contractuales

 

A través de la Circular Externa 002 del 25 de mayo de 2023, la ANC-CCE impartió la directriz a las entidades que publican y gestionan sus procesos de contratación en SECOP II, de dar cierre a los expedientes contractuales, relacionando en particular dos condiciones:

 

1. Cerrar los expedientes electrónicos de los contratos que hayan cumplido con las obligaciones post-contractuales.

 

2. Cerrar el expediente electrónico de los contratos de prestación de servicios y apoyos a la gestión, cuyo plazo de ejecución haya finalizado y no requiera de liquidación o no se encuentren obligaciones post contractuales pendientes.

 

El plazo inicialmente concedido, fue ampliado en dos ocasiones y se estableció el 1 de marzo de 2024 como fecha máxima para adelantar estas actividades.

 

Por lo anterior, se señala la importancia que las entidades distritales contribuyan a la depuración de la información, contribuyendo a que mejore la calidad de la información disponible. La adecuada conformación de los expedientes en la plataforma permite que este insumo pueda ser tenido en cuenta como parte probatoria en los procesos disciplinarios.

 

Recomendaciones

 

Intervinientes en el proceso de contratación

 

- Conocer los manuales y guías de uso de las plataformas del sistema de contratación pública electrónica y demás documentos de la Agencia Nacional de Contratación Pública, de manera tal que se adopte dentro de la cultura institucional un adecuado cumplimiento de los Principios de la contratación.

 

- Aplicación de la política de compras y contratación pública para el Distrito Capital, así como los demás insumos de buenas prácticas generados por la Dirección Distrital de Política Jurídica, ello con la finalidad prevenir la configuración de faltas disciplinarias.

 

Operadores disciplinarios

 

- La información de las plataformas de contratación es una fuente válida para que obre como prueba en el proceso disciplinario, Sea como consulta permanente en línea o bien para que se incluya en el expediente. Se recomienda consultar la Metodología del procedimiento disciplinario en su acápite relacionado con la actividad probatoria[12]

 

- En el desarrollo del proceso disciplinario tener en cuenta las guías, manuales, procedimientos de la Agencia Nacional de Compra - Colombia Compra Eficiente, ello para dar una interpretación sistemática a la normativa de las entidades con los lineamientos de la autoridad en la materia.

 

Cordialmente,

 

ELSA MARGARITA OROZCO MONTERO

 

DIRECTORA DISTRITAL DE ASUNTOS DISCIPLINARIOS

 

Proyectó: Daniela Rodríguez Narváez. Profesional Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios

Revisó: Paola Gómez Peña. Profesional Especializada. Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios

Aprobó: Elsa Margarita Orozco Montero. Directora Distrital de Asuntos Disciplinarios

 

Nota: Ver Circular original en Anexos.

 

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