RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 006 DE 2025

(Enero 08)

Por la cual se establecen los costos de reproducción y fotocopiado de la información pública solicitada por particulares a la Secretaría Jurídica Distrital

EL SECRETARIO JURÍDICO DISTRITAL

En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas en el artículo 1 del Decreto 472 de 2015, los numerales 1 y 11 del artículo 5 del Decreto Distrital 323 de 2016 y,

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política de Colombia en su artículo 23 prevé que "Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución". Así mismo tienen derecho a acceder a los documentos públicos, salvo los casos que establezca la Ley según lo establece el artículo 74 de la Constitución.

Que los numerales 2 y 3 del artículo 5 de la Ley 1437 de 2011 "Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo" disponen que toda persona tiene derecho a conocer, salvo expresa reserva legal, el estado de cualquier actuación o trámite y obtener copias a su costa de dichos documentos y, además, obtener información que repose en los registros y archivos públicos en los términos previstos por la Constitución y las leyes.

Que el artículo 29 de la Ley 1755 de 2015, señala que en ningún caso el precio de las copias podrá exceder el valor de la reproducción, igualmente que los costos de las copias correrán por cuenta del interesado en obtenerlas y que el valor de la reproducción no podrá ser superior al valor comercial de referencia en el mercado.

Que el artículo 3 de la Ley 1712 de 2014 "Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones", señala que al momento de la "interpretación del derecho de acceso a la información se deberá adoptar un criterio de razonabilidad y proporcionalidad, así como aplicar los siguientes principios (...) Principio de gratuidad. Según este principio el acceso a la información pública es gratuito y no se podrá cobrar valores adicionales al costo de reproducción de la información".

Que el Decreto 1081 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República." compiló el Decreto Nacional 103 de 2015 que a su turno reglamento la Ley 1712 de 2014 y en consecuencia en el artículo 2.1.1.3.1.5, frente al principio de gratuidad y costo de reproducción de la información, señala que se debe permitir al ciudadano "(a) Elegir el medio por el cual quiere recibir la respuesta;(...) (c) Conocer los costos de reproducción en el formato disponible, y/o los costos de reproducción en el evento en que el solicitante elija un formato distinto al disponible y sea necesaria la transformación de la información, de acuerdo con lo establecido por el sujeto obligado en el Acto de Motivación de los costos de reproducción de Información Pública”.

Que, adicionalmente, el citado artículo señala que: “Se debe entender por costos de reproducción todos aquellos valores directos que son necesarios para obtener la información pública que el peticionario haya solicitado, excluyendo el valor del tiempo que ocupe el servidor público, empleado o contratista para realizar la reproducción. Cuando la información solicitada repose en un formato electrónico o digital, y el sujeto obligado tenga la dirección del correo electrónico del solicitante u otro medio electrónico indicado, deberá enviarlo por este medio y no se le cobrará costo alguno de reproducción de la información.”

Que, por su parte, el artículo 2.1.1.3.1.6. ibídem refiere: "Los sujetos obligados deben determinar, motivadamente, mediante acto administrativo o documento equivalente según el régimen legal aplicable, los costos de reproducción de la información pública, individualizando el costo unitario de los diferentes tipos de formato a través de los cuales se puede reproducir la información en posesión, control o custodia del mismo, y teniendo como referencia los precios del lugar o zona de domicilio del sujeto obligado, de tal forma que estos se encuentren dentro de parámetros del mercado."

Que el artículo 4° del Acuerdo Distrital 630 de 2015 "Por medio del cual se establecen unos protocolos para el ejercicio del Derecho de Petición en cumplimiento de la Ley 1755 de 2015 y se dictan otras disposiciones", establece que "En ningún caso el precio de las copias podrá exceder el valor de la reproducción. Los costos de la expedición de las copias correrán por cuenta del interesado en obtenerlas".

Que en el artículo 1° del Decreto Distrital 472 de 2015 "Por medio del cual se modifica el artículo 21-1 del Decreto Distrital 854 de 2001 por el cual se delegan funciones del Alcalde Mayor y se precisan atribuciones propias de algunos empleados de la Administración Distrital", dispone que "los jefes de entidades u organismos distritales expedirán para sus entidades u organismo un acto administrativo debidamente motivado en el cual se establezca la tabla de valores a cobrar por reproducción de información pública individualizando el costo unitario de los diferentes tipos de formato a través de los cuales se puede reproducir la información en posesión, control o custodia, y teniendo como referencia los precios del Distrito Capital; de tal forma que estos se encuentren dentro de parámetros del mercado.”

Que la Secretaría Jurídica Distrital durante la vigencia 2024 a través de los contratos 094 y 229 de 2024, realizó los estudios de mercado tendiente a determinar los valores de la reproducción y del papel respectivamente.

Que, en tal sentido, la Secretaría Jurídica Distrital calculó los costos de reproducción de la información, teniendo en cuenta la sumatoria de los costos de reproducción y los costos del papel y por ello, es necesario establecer los costos de reproducción de la información pública, individualizando el costo unitario de los diferentes tipos de formato en los que la entidad puede reproducir información.

Que, en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1°. Costos de reproducción. Establecer los costos de reproducción de la información pública que reposa en documentos oficiales o en expedientes ubicados en la Secretaría Jurídica Distrital, solicitada por un particular, así:

*El valor del costo se entiende en pesos colombianos e incluye todos los impuestos de Ley.

Parágrafo: Si la solicitud de un peticionario no excede las cinco (5) fotocopias a una o doble cara, serán entregadas de manera gratuita, por una única vez, por expediente y peticionario.

Artículo 2°. Costos de reproducción en medio magnético: Los costos de reproducción de la información pública que repose en documentos oficiales o en expedientes ubicados en la Secretaría Jurídica Distrital, cuya reproducción se realice mediante técnica de digitalización o copia electrónica no tendrán ningún costo y por ende la información se remitirá mediante correo electrónico.

Si el particular requiere de la entrega de la información en un medio de almacenamiento, deberá proporcionarlo garantizando que este cuente con la capacidad necesaria para almacenar la información requerida, teniendo en cuenta lo siguiente:

Artículo 3°. Actualización: El valor de los costos de la reproducción de la información pública, señalado en el artículo 1° de la presente Resolución, será actualizado una vez cambien las condiciones bajo las cuales la Secretaría Jurídica Distrital calculó dichos costos.

Artículo 4°. Procedimiento: Para la expedición de fotocopias o reproducción de documentos públicos se realizará el siguiente procedimiento:

1. La persona natural o jurídica que requiera información de carácter público, radicará su solicitud ante la Secretaría Jurídica Distrital e indicará el medio elegido para recibirla (físico, magnético o correo electrónico).

2. Recibida la petición por el área competente y cuando el interesado requiera la información en fotocopia, se solicitará a la mediante memorando electrónico por parte del área competente a la Dirección de Gestión Corporativa la generación del recibo de recaudo con código de barras indicando: nombre, documento de identidad y correo electrónico de la persona que realizará el pago, valor y concepto.

3. La Dirección de Gestión Corporativa generará el recibo a través del Sistema BOGDATA y lo remitirá al correo relacionado en la solicitud. El interesado realizará el pago en las entidades financieras y medios de pago habilitados por la Secretaría Distrital de Hacienda, de acuerdo a lo informado en el recibo de pago.

4. Presentada la constancia de pago por parte del interesado, y verificado que el valor consignado este de acuerdo con el número de copias, se entregará la información solicitada, la cual no podrá exceder de diez (10) días hábiles.

Parágrafo. Si el peticionario no realiza el pago de los costos de reproducción de la información solicitada en el término de tres (3) días. Se entenderá que ha desistido de su petición.

Artículo 5°. Publíquese el presente acto administrativo en la página de Régimen Legal de la Secretaría Jurídica Distrital, en el Registro Distrital, en un lugar público visible de la Entidad y en el portal web de la Entidad, en la sección de transparencia correspondiente.

Artículo 6°. La presente resolución rige a partir del día siguiente a la fecha de su publicación y deroga íntegramente la Resolución No. 165 de 2021 " "Por la cual se establecen los costos de reproducción de la información pública solicitada por particulares a la Secretaría Jurídica Distrital ".

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 08 días del mes de enero del año 2025.

MAURICIO ALEJANDRO MONCAYO VALENCIA

SECRETARIO JURÍDICO DISTRITAL

Nota: ver norma original en Anexos.