RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 192 DE 2023

 

(Septiembre 29)

 

Por medio de la cual se determina la conformación y funciones del Comité de Conciliación de la Fundación Gilberto Alzate Avendaño de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1069 de 2015, Ley 2220 del 30 de junio de 2022, Decreto Distrital 556 de 2021, Decreto Distrital 073 de 2023 y se dictan otras disposiciones

 

LA DIRECTORA GENERAL DE LA FUNDACIÓN GILBERTO ALZATE AVENDAÑO

 

En uso de las facultades legales y estatutarias conferidas mediante el Acuerdo 012 de 1970 emanado del Concejo de Bogotá y el Acuerdo 004 de 2017 de la Junta Directiva de la Fundación, y

 

CONSIDERANDO:

 

Que el artículo 75 de la Ley 446 de 1998, adicionó el artículo 65B a la Ley 23 de 1991 estableciendo que corresponde a las entidades y organismos de Derecho Público del orden nacional, departamental, distrital y de los municipios capital de departamento y los Entes Descentralizados de estos mismos niveles, el deber de integrar un comité de conciliación, conformado por los funcionarios del nivel directivo que se designen y cumplirá las funciones que se le señalen.

 

Que el numeral primero del artículo 161 de la Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”, indica que cuando los asuntos sean conciliables, el trámite de la conciliación extrajudicial constituirá requisito de procedibilidad de toda demanda en que se formulen pretensiones relativas a nulidad con restablecimiento del derecho, reparación directa y controversias contractuales, medios de control consagrados en los artículos 138, 140 y 141 de la misma ley.

 

Que el Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho”, modificado por el Decreto Nacional 1167 de 2016, reglamenta la conciliación en materia de lo Contencioso Administrativo, y conforme el artículo 2.2.4.3.1.2.1., las normas que contiene sobre comités de conciliación son de obligatorio cumplimiento para las entidades de derecho público, los organismos públicos del orden nacional, departamental, distrital, los municipios que sean capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles.

 

Que el capítulo I, título V, de la Ley 2220 de 2022 “Por medio de la cual se expide el Estatuto de Conciliación y se dictan otras disposiciones”, establece los principios, aspectos generales y asuntos susceptibles de conciliación en el ámbito contencioso administrativo, regula lo relacionado con los procedimientos en materia de conciliación extrajudicial, la conciliación como requisito de procedibilidad y los casos en los cuales es facultativa, entre otros.

 

Que la Ley 2195 de 2022 modifica aspectos fundamentales de la Ley 678 de 2001, señalando entre otros, las competencias del comité de conciliación de las entidades en los procesos de repetición.

 

Que el artículo 3º del Decreto Distrital 323 de 2016 modificado parcialmente por el Decreto 798 de 2019, establece que la Secretaría Jurídica Distrital es el ente rector de los asuntos jurídicos distritales y el encargado de definir, adoptar, gestionar, orientar, coordinar y ejecutar las políticas en materia de gestión judicial y prevención del daño antijurídico en el Distrito Capital.

 

Que el artículo 10 ibídem asigna como funciones a la Dirección Distrital de Gestión Judicial de la Secretaría Jurídica Distrital, unificar y orientar los criterios de representación judicial y extrajudicial de la Administración Distrital, así como establecer directrices, lineamientos y realizar el seguimiento, apoyo y asesoramiento a los diferentes Comités de Conciliación del nivel Distrital.

 

Que el Decreto Distrital 430 de 2018, “Por el cual se adopta el Modelo de Gestión Jurídica Pública del Distrito Capital y se dictan otras disposiciones”, establece dentro sus objetivos promover la cultura de prevención del daño antijurídico, a través de políticas que deben ser propuestas por los Comités de Conciliación de las entidades distritales, y puestas en consideración de la Secretaría Jurídica Distrital para analizar la pertinencia de su adopción para el Distrito Capital.

 

Que el Decreto 839 de 2018 “Por medio del cual se establecen directrices y lineamientos en materia de conciliación y Comités de Conciliación en el Distrito Capital” constituye una herramienta de carácter jurídico y administrativo de carácter transversal a nivel Distrital, el cual establece los parámetros y lineamientos generales a sus Comités de Conciliación, no obstante, este Decreto tuvo como fundamento la aplicación en su momento, entre otras, de la Ley 23 de 1991, la Ley 446 de 1998, la Ley 640 de 2001, la Ley 137 de 2009, la Ley 1395 de 2010 y la Ley 1579 de 2012 a nivel nacional, así como a nivel Distrital los Decretos 323 de 2016 y 430 de 2018, normas que han sido derogadas o modificadas especialmente con la expedición de la Ley 2220 del 30 de junio de 2022 “Por la cual se expide el estatuto de Conciliación y se Dictan otras Disposiciones” y el Decreto Distrital 798 de 2019 “Por medio del cual se modifica parcialmente el Decreto Distrital 323 de 2016”, siendo por lo tanto necesario realizar su actualización e integración normativa la cual se realiza con la expedición del presente Decreto.

 

Que el artículo 20 del Decreto Distrital 807 de 2019 “Por medio del cual se reglamenta el Sistema de Gestión en el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones”, otorgó a la Secretaría Jurídica Distrital el liderazgo de la Política de Gestión y Desempeño Institucional de Defensa Jurídica y, a través de la Directiva 006 de 2022, esta Secretaría adoptó el documento metodológico y guía de implementación de la Política de Defensa Jurídica, el cual contempla dentro de sus objetivos el fortalecimiento transversal de los Comités de conciliación.

 

Que el artículo 20 del Decreto Distrital 556 de 2021 “Por medio del cual se adopta el Plan Maestro de Acciones Judiciales para la Recuperación del Patrimonio del Distrito Capital”, señala las responsabilidades específicas de los Comités de Conciliación de las entidades y organismos distritales, en particular, las relacionadas con el análisis y decisión sobre casos en los que se pongan en conocimiento daños o delitos que afecten el patrimonio de la entidad, así como la definición de criterios de análisis para determinar la relación del costo - beneficio de iniciar un medio de control, acción judicial o la constitución como víctima en un proceso penal de las entidades a las que pertenecen.

 

Que mediante Directiva 025 de 2018 la Secretaría Jurídica Distrital fijó los lineamientos metodológicos para la formulación y adopción de la Política de Prevención del Daño Antijurídico por parte de los Comités de Conciliación de organismos y entidades distritales.

 

Que el artículo 20 del Decreto Distrital 807 de 2019 “Por medio del cual se reglamenta el Sistema de Gestión en el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones”, otorgó a la Secretaría Jurídica Distrital el liderazgo de la Política de Gestión y Desempeño Institucional de Defensa Jurídica y, a través de la Directiva 006 de 2022, esta Secretaría adoptó el documento metodológico y guía de implementación de la Política de Defensa Jurídica, el cual contempla dentro de sus objetivos el fortalecimiento transversal de los Comités de Conciliación.

 

Que la Fundación Gilberto Alzate Avendaño - FUGA, expidió la Resolución No. 021 del 13 de febrero de 2023 “Por medio de la cual se determina la conformación y funciones del Comité de Conciliación de la Fundación Gilberto Alzate Avendaño de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1069 de 2015, Decreto Distrital 839 de 2018, Decreto Distrital 556 de 2021 y se dictan otras disposiciones”.

 

Que con el objeto de fortalecer la gestión jurídica Distrital y los Comités de Conciliación de las entidades y organismos que integran el Distrito Capital de Bogotá, el 15 de febrero de 2023 fue expedido el Decreto Distrital 073 de 2023 “Por medio del cual se establecen directrices y lineamientos dirigidos a los Comités de Conciliación en el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones” con el objeto de impartir directrices y lineamientos en materia de prevención de daño antijurídico, aplicación de mecanismos alternativos de resolución de conflictos, recuperación de recursos públicos, seguimiento a la gestión judicial y extrajudicial, y la adecuación respecto de las normas nacionales recientemente expedidas, siendo por lo tanto necesario realizar su actualización de la Resolución FUGA No. 021 del 13 de febrero de 2023, para lograr la integración normativa ampliamente comentada en esta parte motiva del presente acto administrativo, mismo que fue presentado ante el comité de conciliación en la sesión 17, en fecha 12 de septiembre de 2023 y aprobado de manera unánime por los miembros del comité de conciliación.

 

En mérito de lo expuesto;

 

RESUELVE:

 

Artículo Primero. Objeto. Por medio de la presente resolución se determina la conformación y funciones del Comité de Conciliación de la Fundación Gilberto Alzate Avendaño de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1069 de 2015, Ley 2220 del 30 de junio de 2022, Decreto Distrital 556 de 2021, Decreto Distrital 073 de 2023 y se dictan otras disposiciones, la cual se desarrolla en el siguiente articulado.

 

Artículo Segundo. Del comité de conciliación de la Fundación Gilberto Alzate Avendaño. El Comité de Conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. Igualmente decidirá, en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. Asimismo, tendrá en cuenta las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado y la jurisprudencia de las altas cortes en esta materia.

 

La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por sí sola, no dará lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del Comité. Parágrafo. Las decisiones del Comité de Conciliación de la Fundación Gilberto Alzate Avendaño acerca de la viabilidad de conciliar no constituye ordenación del gasto.

 

Artículo Tercero. Conformación del Comité de Conciliación.

 

Serán integrantes permanentes del Comité de Conciliación de la Fundación Gilberto Alzate Avendaño, quienes concurrirán con voz y voto, las siguientes funcionarias o funcionarios:

 

1. El (la) director (a) General.

 

2. El (la) subdirector (a) de Gestión Corporativa.

 

3. El (la) subdirector (a) para la Gestión del Centro de Bogotá.

 

4. El (la) subdirector (a) Artística y Cultural.

 

5. El (la) jefe Oficina Jurídica.

 

6. El (La) Contador (a) de la Entidad.

 

Parágrafo primero. Concurrirán solo con derecho a voz:

 

1. El (la) jefe de la Oficina de Control Interno.

 

2. El (la) Apoderado Judicial de la Fundación, según sea el caso.

 

3. El (la) secretario técnico.

 

Parágrafo segundo. El comité podrá invitar a sus sesiones a un funcionario de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, quien tendrá la facultad de asistir a sus sesiones con derecho a voz.

 

Parágrafo tercero. Imparcialidad y autonomía en la adopción decisiones. Los integrantes del Comité de Conciliación deberán interpretar y aplicar las disposiciones que regulan las actuaciones y procedimientos administrativos a la luz de los principios consagrados en la Constitución Política.

 

Parágrafo cuarto. La participación de los integrantes será indelegable, salvo la excepción prevista para el funcionario descrito en el numeral 1 y 5 del presente artículo. En cuanto a la delegación se debe observar lo previsto en la Directiva 02 de 2017 de la Secretaría Jurídica, que indica: “En el evento de delegación de la participación en el Comité de Conciliación, se deberá efectuar en un funcionario diferente a los miembros del Comité, con el objeto de mantener la pluralidad en las decisiones que se pretendan adoptar”.

 

Parágrafo quinto. En cuanto a la delegación se debe observar lo previsto en la Directiva 02 de 2017 de la Secretaría Jurídica; en efecto, será delegado de la Dirección General, en caso de inasistencia a las sesiones del comité, el (la) jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

 

Parágrafo sexto. También podrán ser convocados como invitados(as), las personas y/o servidoras(es) de la entidad o de otras entidades cuya presencia se considere necesaria, para la mejor comprensión de los asuntos técnicos o especiales que deban ser objeto de estudio, debate y decisión en el Comité de Conciliación.

 

Artículo Cuarto. Funciones del Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación de la Fundación Gilberto Alzate Avendaño, ejercerá las atribuciones y funciones previstas en el artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015 o de la norma que la sustituya o complemente, la Ley 2220 de 2022, art 120, así como las que se definan en las disposiciones distritales, de las cuales se destacan las previstas en el decreto 073 de 2023, art 8.

 

Funciones. (Ley 2220 de 2022, art 120) El Comité de Conciliación ejercerá las siguientes funciones:

 

1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico de la Fundación Gilberto Alzate Avendaño.

 

2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad.

 

3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la Fundación Gilberto Alzate Avendaño, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandada o condenada; y las deficiencias en las actuaciones administrativas de las entidades, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

 

4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.

 

5. Determinar, en cada caso, la procedencia conciliación y señalar la posición institucional o improcedencia de la que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el Comité de Conciliación deberá analizar las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado, las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad jurisprudencia de supuestos con la unificación y la reiterada.

 

6. Determinar si el asunto materia de conciliación hace parte de algún proceso de vigilancia o control fiscal. En caso afirmativo, deberá invitar a la autoridad fiscal correspondiente a la sesión del comité de conciliación para escuchar sus opiniones en relación con eventuales fórmulas de arreglo, sin que dichas opiniones tengan carácter vinculante para el comité de conciliación o para las actividades de vigilancia y control fiscal que se adelanten o llegaren a adelantar.

 

7. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la Fundación Gilberto Alzate Avendaño con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.

 

8. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.

 

9. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

 

10. Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, preferentemente un profesional del Derecho.

 

11. Dictar su propio reglamento.

 

12. Definir las fechas y formas de pago de las diferentes conciliaciones, cuando las mismas contengan temas pecuniarios.

 

13. Competencia del Comité de Conciliación referidas a la Representación Judicial y Extrajudicial En concordancia con lo preceptuado en el artículo 120 de la Ley 2220 de 2022 y los artículos 2, 3 y 7 Decreto Distrital 073 de 2023, El Comité de Conciliación de la Fundación Gilberto Alzate Avendaño además de las obligaciones definidas en el artículo anterior, tendrán a su cargo las siguientes actividades:

 

13.1. Aprobar en el primer trimestre del año el plan de acción anual del Comité de Conciliación.

 

13.2. Pronunciarse oportunamente sobre la procedencia o improcedencia de presentar propuestas de pacto de cumplimiento y sobre aquellas que se presenten por las demás partes de la acción popular, en coordinación con la Dirección Distrital de Gestión Judicial de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

13.3. Con el fin de evitar litigiosidad entre las entidades y/u organismos del Distrito Capital, en cumplimiento de las competencias de coordinación administrativa y con el fin de evitar conflictos o controversias entre entidades distritales, cuando se someta a estudio el agotamiento de la conciliación entre entidades, se deberá verificar la intervención de la Secretaría Jurídica Distrital, para que a través de una negociación interadministrativa se procure un acuerdo voluntario que ponga fin a la controversia.

 

13.4. Cuando el respectivo asunto judicial o extrajudicial interese a más de una entidad u organismo del nivel central, el comité de conciliación deberá remitir la posición institucional al Comité de Conciliación del organismo que lleva la representación judicial o extrajudicial, que decidirá en última instancia cuando no exista una posición unificada, sobre la procedencia de la conciliación o el respectivo mecanismo alternativo de solución de conflictos. Para estos efectos, el (la) apoderado(a) que ejerza la representación judicial o extrajudicial del asunto requerirá el (los) pronunciamiento(s) respectivo(s) del (de los) Comité(s) de Conciliación, que servirán de fundamento para el estudio técnico que concluirá con la recomendación de presentar o no fórmula conciliatoria o propuesta de pacto de cumplimiento, según sea el caso.

 

13.5. A efectos de evitar el impacto negativo en los niveles de éxito procesal del Distrito Capital por el resultado adverso de aquellos asuntos que pudieren preverse y aumentar el índice de recuperación de recursos públicos, el Comité de Conciliación deberá aprobar metodologías de costo beneficio diseñadas por la oficina jurídica, para evaluar los asuntos susceptibles de conciliación, de acuerdo de terminación anticipada de procesos, o del inicio de acciones de recuperación de recursos públicos, para lo cual tendrán en cuenta el precedente judicial por supuestos fácticos análogos, estudios de litigiosidad, e impacto económico de la defensa judicial, entre otros instrumentos.

 

13.6. El comité de conciliación deberá realizar seguimiento al cumplimiento de las sentencias condenatorias, así como de las conciliaciones o pactos de cumplimiento, transacciones u otros medios alternativos de solución de conflictos suscritos por parte de la entidad u organismo al que pertenecen, a fin de determinar las acciones preventivas o correctivas para su adecuado cumplimiento y desarrollar políticas de prevención del daño antijurídico.

 

13.7. El Comité de Conciliación deberá estudiar la posibilidad de aprobar o no, en los términos del parágrafo del artículo 95 de la Ley 1437 de 2011, la decisión de formular oferta de revocatoria directa de los actos administrativos demandados, antes de que se profiera sentencia de segunda instancia o única instancia dentro del curso del proceso judicial.

 

14. Competencias del comité de conciliación frente a la Acción de Repetición y Llamamiento en Garantía con fines de Repetición. (Decreto Distrital 073 de 2023) Corresponde al comité de conciliación de acuerdo a lo establecido en el numeral 7º del artículo 120 de la Ley 2220 de 2022, decidir sobre la procedencia de la acción de repetición y determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición, para lo cual observarán las reglas y plazos establecidos en Ley 678 de 2001, modificadas por el capítulo VII de la Ley 2195 de 2022.

 

14.1. En los casos en que la representación judicial o extrajudicial la haya ejercido la Secretaría Jurídica Distrital, es obligación del Comité de Conciliación, decidir sobre la procedencia de la acción de repetición; de ser afirmativa la decisión, la entidad interpondrá y llevará la representación judicial de la acción de repetición con cargo a su presupuesto.

 

14.2. La entidad deberá exigir al (a la) abogado(a) apoderado(a), el diligenciamiento en el módulo de conciliación de SIPROJWEB, de la respectiva ficha técnica de análisis de Acción de Repetición.

 

15. Competencia del comité de conciliación frente a la recuperación de recursos públicos. (Decreto Distrital 073 de 2023) El comité de conciliación deberá realizar el diseño de políticas generales para la orientación de la defensa de los intereses de la entidad, así como fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos alternativos de solución de conflictos acorde con las acciones dispuestas en el artículo 20 del Decreto Distrital 556 de 2021 “Por medio del cual se adopta el Plan Maestro de Acciones para la Recuperación del Patrimonio del Distrito Capital”.

 

16. Adopción de políticas de prevención del daño antijurídico. Las políticas de prevención del daño antijurídico adoptadas por el Comité de Conciliación deberán ser formuladas con apego a los lineamientos metodológicos dispuestos en la Directiva 25 de 2018 de la Secretaría Jurídica Distrital. La eficacia y necesidades de actualización de la política deberán ser valoradas anualmente por los Comités de Conciliación.

 

17. Política de Defensa Jurídica. Corresponde al comité de conciliación conocer y dar cumplimiento a los instrumentos establecidos en el documento Metodológico de Implementación de la Política adoptado mediante Directiva 006 de 2022 expedida por la Secretaría Jurídica Distrital.

 

18. Banco de Políticas de Conciliación y Políticas de Prevención del Daño Antijurídico. El comité de conciliación deberá remitir las Políticas que sobre la materia expidan, dentro de los cinco (5) días siguientes a su expedición o actualización, a la Dirección Distrital de Política Jurídica de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

19. Seguimiento a las Políticas de Prevención del Daño Antijurídico. El comité de conciliación deberá hacer seguimiento a la eficacia de los planes de acción de las políticas de prevención de la entidad. También, atender las solicitudes que haga la Dirección Distrital de Política Jurídica de la Secretaría Jurídica Distrital respecto de hacer reportes sobre informes del desempeño y vigencia de las políticas, para fines de actualización y seguimiento.

 

20. Sistemas de Información Jurídica Distritales. Corresponderá a los miembros del Comité de Conciliación, a sus Secretarios(as) Técnicos(as) y a los (las) apoderados(as) de la Fundación Gilberto Alzate Avendaño que presenten los casos ante el mismo, consultar, actualizar, analizar, hacer buen uso y realizar el seguimiento, en lo pertinente, de la información que se encuentra dispuesta en los diferentes Sistemas de Información Jurídicos Distritales, tales como Régimen Legal de Bogotá RLB, Sistema de Información de la Abogacía General del Distrito Capital - AGDC, Biblioteca Virtual de Bogotá -BVB, Sistema Iberoamericano de Defensa de los Intereses del Estado - SIDIE, Sistema Único de Información de Procesos Judiciales de Bogotá -SIPROJ-WEB, Sistema Distrital de Información Disciplinaria - SID y Sistema de Información de Personas Jurídicas-SIPEJ, de conformidad con lo establecido en la Resolución 104 de 2018 expedida por la Secretaría Jurídica Distrital y en las normas que la actualicen o sustituyan.

 

21. Actualización en el Uso de las TICS y Neutralidad Tecnológica. Los integrantes del Comité de Conciliación en coordinación con los (las) Subsecretarios(as), Directores(as) o Jefes(as) Jurídicos(as) velarán para que la entidad y en especial los (las) apoderados(as) que lleven la representación judicial y extrajudicial de la misma, cuenten con las adecuadas herramientas de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), a fin de poder participar y hacer seguimiento a las diferentes formas de llevar los procesos de conciliación previstos en la Ley 2220 de 2022 “Estatuto de Conciliación”; ya sea de manera presencial, virtual o mixta, garantizando las condiciones de autenticidad, integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información de la entidad, esta última cuando esté sometida a reserva legal.

 

21.1. Para lo anterior es necesario que la entidad cuente con los medios tecnológicos adecuados para garantizar la neutralidad tecnológica y la igualdad de acceso a la Administración Pública, acorde con lo establecido en los artículos 53 y 53A de la Ley 1437 de 2011.

 

22. Publicación de Acuerdos Conciliatorios. El Secretario Técnico del Comité de Conciliación verificará que se publiquen en la página Web de la entidad, las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios o de amigables composiciones, contratos de transacción y/o laudos arbitrales celebrados ante los agentes del Ministerio Público y Tribunales de Arbitramento, dentro de los tres (3) días siguientes a su suscripción, con miras a garantizar la publicidad y transparencia de los mismos. Así mismo, el(la) Jefe jurídico(ca) de la entidad remitirá oportunamente en medio magnético o virtual las citadas actas a la Dirección Distrital de Política Jurídica de la Secretaría Jurídica Distrital a efecto de que se incorporen debidamente tematizadas al Sistema de Información "Régimen Legal de Bogotá", en cumplimiento de lo establecido en los artículos 11 y 12.3 de la Resolución 104 de 2018 de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

Artículo Quinto. Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica estará a cargo del Profesional Especializado adscrito a la Oficina Jurídica.

 

Parágrafo 1. La designación o el cambio de la(el) secretaria(o) técnica(o) deberá ser informada a la Secretaría Jurídica Distrital.

 

Artículo Sexto. Funciones de la Secretaría Técnica. Además de las funciones previstas en el artículo 121 de la Ley 2220 de 2022, el secretario técnico del Comité de Conciliación tendrá a su cargo las siguientes:

 

6.1. Formular y presentar para aprobación del Comité de Conciliación en el primer trimestre del año, el plan anual de acción del Comité, de conformidad con los lineamientos contenidos en el Documento especializado No. 17 de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

 

6.2. Elaborar y cargar las respectivas Actas del Comité de Conciliación, en el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ WEB dentro de los cinco (5) días siguientes a la sesión del Comité de Conciliación, con las correspondientes deliberaciones de los asistentes y las decisiones adoptadas por los miembros permanentes. Las actas serán suscritas por el secretario técnico y el (la) presidente del comité de la entidad, previa aprobación de cada uno de los miembros.

 

6.3. Presentar un informe a los integrantes del Comité de Conciliación sobre las actividades desarrolladas por el mismo. Este informe se realizará en sesión ordinaria y por lo menos una vez al semestre en donde se incluirá el número total de casos decididos, el contingente judicial y la cantidad de procesos terminados favorable y desfavorablemente, así como los criterios o directrices institucionales y/o políticas de prevención del daño antijurídico implementados o creados por el Comité. Copia de dicho informe deberá ser remitido a la Secretaría Jurídica Distrital.

 

6.4. Realizar la verificación sobre el cumplimiento y aplicación de las políticas y decisiones adoptadas por el respectivo Comité de Conciliación, y velar porque efectivamente el apoderado de la realice el diligenciamiento de las fichas técnicas en el sistema SIPROJ WEB o en el que disponga la Secretaría Jurídica Distrital.

 

6.5. Remitir copia del reglamento interno del Comité de Conciliación a la Secretaría Jurídica Distrital, e informar sobre sus modificaciones al apoderado de la entidad.

 

6.6. Remitir a la Secretaría Jurídica Distrital los siguientes documentos e información relacionada con la conformación, funcionamiento e integración de los Comités de Conciliación y la actualización de los Sistemas Régimen Legal de Bogotá y de Información de Procesos Judiciales - SIPROJ, cada vez que se presenten cambios en la integración o reglamentación del respectivo Comité:

 

- Copia del acto administrativo vigente de creación orgánica del Comité de Conciliación.

 

- Copia del acto administrativo vigente de integración del Comité de Conciliación; nombres completos, identificación y cargos de los funcionarios, señalando claramente el presidente del mismo y su delegado, si lo hubiere.

 

- Nombre, cargo y correo electrónico de quien ejerce la Secretaría Técnica.

 

- Actas suscritas por los respectivos Comités de Conciliación que no se hayan incorporado a la fecha al sistema SIPROJ.

 

- Las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios de las entidades y organismos distritales, a fin de asegurar su publicación en la Web en el Sistema de Información "Régimen Legal de Bogotá”.

 

- Relación de las políticas y líneas de decisión en relación con la prevención del daño antijurídico.

 

Artículo Séptimo. Las disposiciones generales que apruebe el Comité de Conciliación serán adoptadas mediante Acuerdo, suscrito por las(os) integrantes del Comité de Conciliación.

 

Artículo Octavo. Vigencia y Derogatorias. El presente acto administrativo rige a partir de la fecha de su publicación en la página web de la Fundación Gilberto álzate Avendaño, y deroga la Resolución No. 21 del 13 febrero de 2023.

 

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá D.C., a los 29 días del mes de septiembre del año 2023.

 

MARGARITA MARÍA DIAZ CASAS

 

Directora General

 

NOTA: Ver norma original en Anexos.