RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CONCEPTO 2025IE9885 DE 2025

(Abril 21)

Referencia: Cordis 2025IE2495 del 06 de febrero de 2025

Fecha: 21 de abril de 2025

PARA: Yira Paola Pérez Quiroz

Subgerente de Participación y Atención al Ciudadano

 DE: Gloria Edith Martínez Sierra

Gerente Jurídica

ASUNTO: Competencia de la Subgerencia de Participación y de Atención al ciudadano para la Expedición del acto administrativo de declaratorio de desistimiento y el archivo del expediente de conformidad con el artículo 12 de la Resolución No. 0989 del 27 de diciembre de 2024.

Respetada doctora Yira Paola, cordial saludo:

En respuesta a la consulta formulada mediante el Cordis de referencia, esta Gerencia emite el concepto jurídico en cumplimiento de la función establecida en el numeral 13 del artículo 29 del Acuerdo 004 de 2021, el cual dispone: "Prestar el apoyo y asesoría jurídica necesaria a las dependencias de la entidad responsables de los procesos misionales, estratégicos y de apoyo para garantizar la unidad de criterio y prevenir el riesgo antijurídico."

Con base en lo anterior, se procede a responder la consulta, previa transcripción de su contenido, como se indica a continuación:

1. Consulta.

“Conforme a lo determinado para la presente anualidad correspondiente al año 2025, la Subgerencia de Participación y Atención al Ciudadano asumirá a su cargo el rol para expedir los actos administrativos que decretan desistimiento y el archivo del expediente, conforme lo indica la Resolución No. 0989 de 27 de diciembre de 2024, donde se señala en el capítulo VII DELEGACIÓN PARA ATENCIÓN DEL DESISITIMIENTO Y ARCHIVO DE LOS DERECHOS DE PETICIÓN:

“ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO: Delegar en el(la) Subgerente de Participación y de Atención al Ciudadano la expedición del acto administrativo de declaratoria de desistimiento y archivo de las peticiones incompletas de su competencia de conformidad con lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley 1437 de 2011 sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.”

De lo anterior, es menester manifestar que existe el concepto emitido por la Oficina Asesora Jurídica de la UAECD, de fecha 28 de noviembre de 2018 con acta de reunión No. 1 de fecha primero de febrero de 2019. En este, se aprueba la aclaración de la competencia de la Gerencia Comercial y de Atención al Usuario para no expedir el acto administrativo que decreta desistimiento y el archivo del expediente.

El concepto se encuentra basado en el acuerdo No. 004 de 2012, en el artículo décimo sexto las funciones a cargo de la Gerencia Comercial y Atención al Usuario.

Posteriormente con el acuerdo No. 004 de 2021, se crea la Subgerencia de Participación y Atención al Ciudadano y sus competencias, razón por la cual solicito de manera amable y comedida actualización del concepto jurídico de fecha 28 de noviembre de 2018.

La presente solicitud es con el fin de evidenciar en dicho concepto, los respectivos ajustes que derogan las funciones para expedir los actos administrativos que decretan desistimiento y archivo del expediente por parte de la dependencia antes competente, e indicar que estas le corresponden como parte de las funciones asignadas a la Subgerencia de Participación y Atención al Ciudadano.”

2. Marco normativo.

- Artículo 209, 211 de la Constitución Política.

- Ley 489 de 1998, “por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.”

- Ley 1437 de 2011, “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.”

- Ley 1755 de 2015, “Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”.

- Acuerdo 004 de 2021, “Por el cual se determinan las reglas de organización, funcionamiento y estatutos de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital, se deroga el Acuerdo N° 005 de 2020 y se dictan otras disposiciones”.

3. Análisis Jurídico.

Con el propósito de dar respuesta a la consulta formulada por la Subgerencia de Participación y Atención al Ciudadano, y considerando que esta surge a raíz de la expedición de la Resolución No. 0989 del 27 de diciembre de 2024, “Por la cual se compila la delegación de funciones por parte de la Dirección de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital - UAECD - y se dictan otras disposiciones”, en primer lugar resulta pertinente precisar que, la delegación efectuada se fundamenta en la competencia otorgada a la directora de la Unidad en los numerales 4 y 10 del artículo 16 Acuerdo 004 de 2021, expedido por el Consejo Directivo, y la Resolución No. 0989 del 27 de diciembre de 2024, expedida en virtud de del mencionado acuerdo, que la facultan para delegar las funciones en los servidores que estime conveniente para el cumplimiento de las funciones a cargo de la Unidad, conforme con las normas legales vigentes .

Adicionalmente, el numeral 11 del artículo 16 del Acuerdo 004 de 2021, establece que a la Directora le asiste la función de distribuir las funciones y competencias cuando ellas no se encuentren asignadas expresamente a alguna de las dependencias de la Unidad, de acuerdo con las funciones asignadas por las normas vigentes a la UAECD.

En línea con lo anterior, la función delegada a la Subgerencia de Participación y Atención al Ciudadano de la UAECD, se entiende como connatural a las funciones propias de la Subgerencia, al estar directamente relacionada con la gestión de la correspondencia institucional y la atención de las peticiones ciudadanas, dentro de las cuales se incluye el análisis del cumplimiento de requisitos para su respectiva radicación, es decir, resulta ser  afín y complementaria con las funciones señaladas en los numerales 4 y 5 del artículo 28 del Acuerdo 004 de 2021 del Consejo Directivo de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital (UAECD), "Por el cual se determinan las reglas de organización, funcionamiento y estatutos de la UAECD, se deroga el Acuerdo No. 005 de 2020 y se dictan otras disposiciones", que disponen:

“Artículo 28 del Acuerdo 004 de 2021 establece:

“(…) 4. Gestionar la atención de las solicitudes de los usuarios a través de canales de atención que logren cumplir los requisitos normativos con altos estándares de oportunidad, calidad y efectividad.

5. Establecer el proceso para conocer y resolver en forma objetiva y gratuita las peticiones, quejas y reclamos que los ciudadanos / usuarios presenten, dentro de los términos y procedimientos establecidos en la ley (…)”.  (negrilla fuera de texto).

Lo anterior, decisión se fundamenta en virtud de la asignación de funciones que, en concepto de la Función Pública, se entiende como: “De acuerdo con lo anterior, puede acudirse a la asignación de funciones cuando surjan funciones adicionales que por su naturaleza puedan ser desempeñadas por empleados vinculados a cargos de la planta de personal de la entidad, sin que se transforme el empleo de quien las recibe, o cuando la entidad necesita que se cumpla con algunas de las funciones de un cargo vacante temporal y/o definitivamente, pero siempre que las mismas tengan relación con las del cargo al que se le asignan.

Por tal motivo, se considera que además de lo establecido en el manual específico de funciones y requisitos de la entidad, es viable que a los empleados se les asignen otras funciones, dentro de los límites que establece la Constitución y la ley, siempre que se ajusten a las fijadas para el cargo pues lo contrario conllevaría a desnaturalizar la finalidad para la cual éste se creó.

Ahora bien, bajo las directrices y parámetros anteriormente expuestos, en criterio de esta Dirección Jurídica la competencia para asignar funciones radica en el jefe de la respectiva entidad, los jefes inmediatos o de cualquier otra autoridad competente del mismo organismo, quienes para el efecto, deberán expedir un acto administrativo donde se señalen las funciones asignadas.^[1]”

Adicionalmente de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 489 de 1998^[2], según el cual,  las autoridades administrativas pueden transferir el ejercicio de sus funciones a sus colaboradores o a otras autoridades con competencias afines o complementarias, mediante un acto de delegación.

Asimismo, señala que los representantes legales de las entidades descentralizadas tienen la facultad de delegar funciones, siempre que se ajusten a los criterios, requisitos y condiciones previstos en la ley y en sus respectivos estatutos, así:

“Artículo 9°. Delegación. Las autoridades administrativas, en virtud de lo dispuesto en la Constitución Política y de conformidad con la presente ley, podrán mediante acto de delegación, transferir el ejercicio de funciones a sus colaboradores o a otras autoridades, con funciones afines o complementarias.

Sin perjuicio de las delegaciones previstas en leyes orgánicas, en todo caso, los ministros, directores de departamento administrativo, superintendentes, representantes legales de organismos y entidades que posean una estructura independiente y autonomía administrativa podrán delegar la atención y decisión de los asuntos a ellos confiados por la ley y los actos orgánicos respectivos, en los empleados públicos de los niveles directivo y asesor vinculados al organismo correspondiente, con el propósito de dar desarrollo a los principios de la función administrativa enunciados en el artículo 209 de la Constitución Política y en la presente ley.

Parágrafo. Los representantes legales de las entidades descentralizadas podrán delegar funciones a ellas asignadas, de conformidad con los criterios establecidos en la presente ley, con los requisitos y en las condiciones que prevean los estatutos respectivos.”

De manera específica, en relación con las peticiones incompletas el artículo 17 de la Ley 1755 de 2015^[3],  establece:

 “Peticiones incompletas y desistimiento tácito. En virtud del principio de eficacia, cuando la autoridad constate que una petición ya radicada está incompleta o que el peticionario deba realizar una gestión de trámite a su cargo, necesaria para adoptar una decisión de fondo, y que la actuación pueda continuar sin oponerse a la ley, requerirá al peticionario dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de radicación para que la complete en el término máximo de un (1) mes.

A partir del día siguiente en que el interesado aporte los documentos o informes requeridos, se reactivará el término para resolver la petición.

Se entenderá que el peticionario ha desistido de su solicitud o de la actuación cuando no satisfaga el requerimiento, salvo que antes de vencer el plazo concedido solicite prórroga hasta por un término igual.

Vencidos los términos establecidos en este artículo, sin que el peticionario haya cumplido el requerimiento, la autoridad decretará el desistimiento y el archivo del expediente, mediante acto administrativo motivado, que se notificará personalmente, contra el cual únicamente procede recurso de reposición, sin perjuicio de que la respectiva solicitud pueda ser nuevamente presentada con el lleno de los requisitos legales”.

Respecto del desistimiento, la Corte Constitucional en Sentencia C-951 de 2014, ha reconocido que el desistimiento tácito es una consecuencia lógica del incumplimiento de los requisitos necesarios para que la administración pueda adoptar una decisión de fondo.

En este orden de ideas, es necesario precisar, que la exigencia de requisitos frente a peticiones impone a la administración el deber de contar con requerimientos claros, públicos y conocidos por los interesados, que les permita acceder a la información y cumplir con lo requerido. Es así como corresponderá a la Subgerencia de Participación y Atención al Ciudadano, contar con la claridad a cerca de los requisitos necesarios para la radicación de las diversas peticiones, de manera previa a la solicitud de completitud y, frente a las dudas, deberá darse curso al trámite en el área correspondiente para que el mismo se decida de fondo, garantizando así la eficiencia administrativa y el debido proceso tanto para el peticionario como para la administración.

Precisado lo anterior, se observa que conforme al artículo 17 de la  Ley 1755 de 2015, resulta jurídicamente procedente que dicha dependencia expida los actos administrativos que decreten el desistimiento tácito y el archivo de las solicitudes incompletas, dado que no se trata de un nuevo trámite, sino de una actuación que finaliza un proceso iniciado por el interesado y no subsanado dentro del término legal.

Así las cosas, la Subgerencia de Participación y Atención al Ciudadano (SUPAC) sí está facultada para expedir actos administrativos que decreten el desistimiento y archivo de peticiones, en aquellos casos en los que efectuada la verificación de requisitos se observe la falta de completitud y los mismos no sean allegados por el interesado dentro de los términos establecidos.  Frente a la ausencia de claridad de los requisitos que deben acompañar la solicitud la Subgerencia remitirá el trámite al área competente para que allí se decida su continuación o no, evaluando si la petición cumple con los requisitos establecidos para tal efecto o si el peticionario deba realizar una gestión de trámite a su cargo.

De otra parte, si la petición es considerada incompleta por otra dependencia de la UAECD en ejercicio de sus atribuciones legales, diferente a la Subdirección de Participación y Atención al Ciudadano, será el área que solicite la completitud de la petición o que estime que el peticionario deba realizar una gestión de trámite a su cargo, la llamada a emitir el acto administrativo de desistimiento tácito y archivo y la que deba resolver el recurso de reposición, en el evento en que exista, situación que no se contempló en el Capítulo VII y en el artículo décimo segundo de la Resolución No. 989 de 27 de diciembre de 2024.

En virtud de lo anterior y con el propósito de garantizar una gestión pública y administrativa más eficiente y efectiva, se hace necesario modificar el Capítulo VII y el artículo décimo segundo de la Resolución No. 989 de 27 de diciembre de 2024, en el sentido de complementarlo con el fin de indicar que además de la Subdirección de Participación y Atención al Ciudadano, las demás dependencias de la Unidad tienen la facultad, en el marco de los trámites de su competencia, de expedir el acto administrativo de declaratoria de desistimiento y archivo de las peticiones incompletas de conformidad con lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley 1437 de 2011 sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015 y resolver el respectivo recurso, en el evento en que se presente.

En conclusión, es importante reiterar que la Subdirección de Participación y Atención al Ciudadano si tiene la competencia para expedir el acto administrativo y resolver el recurso de que trata el artículo 17 de la Ley 1437 de 2011 sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, respecto de aquellas peticiones en las que ha solicitado la completitud de documentos y hasta tanto la petición no cumpla los requisitos normativos con altos estándares de oportunidad, calidad y efectividad^[4], para ser remitida a la dependencia que debe resolver de fondo,   no obstante, si en alguna otra dependencia de la Unidad se presenta situación similar respecto de los trámites a su cargo, en los que de manera directa solicite la completitud documental, o en los que considere que el peticionario deba realizar una gestión de trámite a su cargo,   serán aquellas las que deban asumir la decisión del desistimiento, de haber lugar a ello.

En relación con el concepto 2018IE18545 del 28 de noviembre de 2018, emitido por la Oficina Asesora Jurídica, nos permitimos indicar que no es dada la actualización, ni la derogación del concepto jurídico^[5], toda vez, que por su naturaleza corresponde a una interpretación emitida en un contexto normativo, fáctico y jurisprudencial específico. Por consiguiente, refleja el análisis del derecho vigente al momento de su emisión.

De otra parte, si bien una norma puede ser derogada, modificada o sustituida por otra, los conceptos jurídicos no tienen esa naturaleza normativa. Su función es orientar la aplicación del derecho en un momento determinado, pero no generan reglas vinculantes o de obligatorio cumplimiento, de acuerdo con lo señalado en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011).

Sin perjuicio de lo anterior y teniendo en cuenta las competencias técnicas de la Entidad, se sugiere hacer mesas de trabajo entre la Subgerencia de Participación y Atención al Ciudadano y las demás áreas a fin de revisar y precisar los documentos que hacen parte de las diferentes peticiones y establecer líneas de trabajo efectivas y que observen el debido proceso, las cuales contarán con el acompañamiento de la Gerencia Jurídica, de considerarlo necesario.

Este concepto se emite en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011), y tiene carácter orientador al interior de la entidad. No constituye una decisión de obligatorio cumplimiento, sino que se presenta como una herramienta de apoyo técnico-jurídico que orienta la actuación administrativa.

Cordial saludo,

GLORIA EDITH MARTÍNEZ SIERRA

Gerente Jurídica 

Proyecto:  Mónica maría Cabra -Contratista GJ

NOTA: Ver norma original en Anexos.