CIRCULAR 041 DE 2025

(Octubre 23)

Para: SECRETARIO, SUBSECRETARÍA, DIRECTORES, JEFES DE OFICINA Y ASESORES.

De: DIRECTORA DE GESTIÓN CORPORATIVA (E)

Asunto: Lineamientos para la gestión contractual en el marco de la Ley de Garantías Electorales (Ley 996 de 2005)

Cordial saludo,

Con el fin de realizar una planeación oportuna, transparente y así contribuir al desarrollo eficiente de la gestión administrativa y contractual que requiere la SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL (SJD), con ocasión a las restricciones que impone la ley de garantías electorales (Ley 996 de 2005), es preciso fijar los lineamientos específicos en materia contractual para la radicación de procesos de contratación directa para la vigencia 2026, ante la Dirección de Gestión Corporativa (DGC), así:

I.- MARCO NORMATIVO

La Ley de Garantías Electorales, tiene como propósito fundamental preservar la imparcialidad de la administración pública y proteger los recursos estatales durante el proceso electoral. Esta norma, en armonía con lo dispuesto en la Ley 80 de 1993 y sus modificaciones, establece restricciones específicas que aplican desde la convocatoria a elecciones y la correspondiente elección.

Conforme al artículo 38 de la Ley 996 de 2005, estas restricciones buscan impedir que se utilicen los recursos públicos, los contratos estatales o la vinculación de personal, entre otros, como herramientas para favorecer candidaturas, o influir en los resultados del debate electoral. Se trata de una garantía normativa, para preservar el equilibrio, la neutralidad institucional y la transparencia, en el actuar administrativo, durante este periodo.

De acuerdo con el calendario electoral fijado mediante las Resoluciones 2580 y 2581 del 5 de marzo de 2025, expedidas por la Registraduría Nacional del Estado Civil, las elecciones se adelantarán en las siguientes fechas:

- Congreso de la República: 8 de marzo de 2026

- Presidente y vicepresidente de la República: 31 de mayo de 2026 en primera vuelta y 21 de junio la segunda vuelta electoral (si aplica).

II. APLICACIÓN DE LAS RESTRICCIONES:

El 31 de mayo de 2026 se realizará la jornada de elecciones presidenciales (Presidente(a) y Vicepresidente(a) de la República), en una primera vuelta electoral.

En ese orden de ideas, el artículo 33 de la Ley 996 de 2005, determina como restricción a la contratación pública, que: “Durante los cuatro (4) meses anteriores a la elección presidencial y hasta la realización de la elección en la segunda vuelta, si fuere el caso, queda prohibida la contratación directa por parte de todos los entes del Estado”.

Lo dispuesto en el citado artículo 33 corresponde a la restricción de la contratación directa, es decir que se restringe la selección de contratistas por parte de las entidades estatales sin la necesidad de un proceso público competitivo, y no solamente a lo que corresponde a las causales de contratación directa establecidas en el Estatuto General de Contratación Pública.

Por lo tanto, la restricción iniciará el treinta y uno (31) de enero de 2026 a las 00:00 horas, y se extenderá hasta la fecha en la que se realice efectivamente la elección del Presidente de la República.

Ejemplos de contratación directa, objeto de restricción:

- Los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.

- Convenios de cooperación en ciencia, tecnología e innovación o convenios interadministrativos

- Contratos de arrendamiento, donde la Entidad actúa como arrendadora o arrendataria.

III. LINEAMIENTOS

Teniendo en cuenta lo señalado en los apartados anteriores se imparten los siguientes lineamientos.

1. Dar estricto cumplimiento al cronograma establecido en el apartado IV de la presente Circular.

2. Usar formatos actualizados. El uso de formatos no actualizados podría generar observaciones durante las auditorías internas y externas del Sistema de Gestión de la Calidad, por lo que se solicita proceder con la descarga e implementación inmediata de los documentos actualizados, disponibles en la sección de “Formatos” del módulo de documentos correspondiente en la plataforma Smart, a través del siguiente enlace:

https://smart.secretariajuridica.gov.co/SJD/portal/index.ph

3. El contratista deberá cargar y enviar a validación la hoja de vida (HV) en el SIDEAP, para lo cual incluirá la información de la experiencia más reciente.

Para el trámite de aprobación de HV SIDEAP, no se requiere adjuntar la certificación del actual contrato, para el caso de los contratistas que vienen ejecutando prestaciones de servicio con la SJD, es suficiente con indicar el contrato en ejecución para lo cual deberán incluir copia del acta de inicio. Salvo que la experiencia adquirida, sea necesaria para acreditar el cumplimiento de requisitos de experiencia del nuevo contrato a suscribir.

Los datos registrados deben coincidir con las certificaciones de experiencia aportadas en la carpeta (información que será verificada por la DGC y en caso de inconsistencias se dará un tiempo máximo de dos (2) días hábiles para subsanar). En el evento en que no se haga, se realizará la devolución de la misma y se tendrá que radicar nuevamente la solicitud.

Es responsabilidad de la dependencia, a través de sus respectivos enlaces de contratación, comunicar que la hoja de vida se encuentra pendiente de validación y aprobación, al correo hhaguirrec@secretariajuridica.gov.co, del servidor público Hugo Hernando Aguirre Corrales.

4. Justificar en el estudio previo de forma expresa y clara la necesidad que se pretende satisfacer con el contrato de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión, de cara a las razones técnicas y jurídicas que motivan la contratación, conforme las metas y proyectos de la dependencia.

5. Proponer un objeto contractual acorde con la planeación de las necesidades de la dependencia para el 2026, identificando propósito principal y atar el mismo a la meta y proyecto de inversión según aplique. El objeto debe explicarse por sí mismo y no debe incluir obligaciones específicas.

6. Incluir obligaciones específicas acorde con la naturaleza y perfil del contrato a celebrar, validar que no se repitan entre ellas y que guarden coherencia con el propósito del contrato y las necesidades de la dependencia, para la vigencia 2026.

- Las obligaciones deben ser redactadas bajo el siguiente esquema: (sujeto, verbo infinitivo, objeto o resultado esperado y condición o plazo si se requiere)

7. Enviar la pre-radicación de la carpeta al correo electrónico mfquijanov@secretariajuridica.gov.co a más tardar el 31 de octubre .

La pre-radicación deberá ser remitida a la Dirección de Gestión Corporativa, en tres carpetas: documentos de la entidad, documentos sensibles y documentos del contrato, conforme a la “LISTA DE VERIFICACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS PARA CONTRATACIÓN” vigente.

Debe incluirse toda la documentación que se refiere en la lista de verificación de documentos, salvo CDP (incluyendo el borrador del formato de solicitud de insuficiencia y/o inexistencia).

8. La hoja de vida revisada por la Dirección de Gestión Corporativa será firmada por esta Dirección cuando sea aprobada por el abogado y corresponda con los documentos contractuales aportados.

9. Una vez se haya modificado y ajustado los documentos pre-radicados, se deberán remitir a la Dirección de Gestión Corporativa, para validación final y posterior creación de carpetas en UNIDAD COMPARTIDA, la cual se realizará con la dependencia y nombre del contratista.

10. Una vez las carpetas se hayan aprobado, la dependencia deberá proceder a descargar el Certificado de Sanciones Vigentes para Abogados, expedido por el Consejo Superior de la Judicatura (si aplica), en las fechas dispuestas en el cronograma, y enviarlo al abogado asignado a cada revisión para que se proceda a incluirlo en la carpeta del contratista correspondiente, dispuesto en la UNIDAD COMPARTIDA.

11. El área deberá remitir correo electrónico para la creación del tercero, incluyendo la cédula del contratista, RUT, RIT, certificación bancaria y el formato de creación.

12. Los CDP deberán solicitarse en las fechas establecidas, para lo cual es necesario verificar que coincidan con el PAA aprobado y publicado por la entidad en la plataforma SECOP II.

Para el caso de las áreas misionales, la solicitud de CDP deberá contar con la validación de la Subsecretaría.

En todos los casos, cuando se trate de contratos con cargo a proyectos de inversión, deberán contar con revisión y aprobación de la Oficina Asesora de Planeación.

13. Radicar la solicitud de insuficiencia e inexistencia aprobada por el abogado de la Dirección de Gestión Corporativa. La dependencia será la responsable en radicar la solicitud y validar que la versión a radicar corresponda con la última aprobada.

14. La carpeta contractual deberá radicarse con la totalidad de la documentación vía SIGA, incluyendo la actualización (a la fecha de radicación) de los certificados de antecedentes, en documentos PDF, que contengan:

a. Un archivo en PDF denominado “DOCUMENTOS DE LA ENTIDAD”, el cual deberá contener:

1. Formato 2311600-FT-083 Lista de Verificación y Control de Documentos para contratación

2. Memorando solicitud elaboración contrato.

3. Plan anual de adquisiciones.

4. Ficha EBI (cuando aplique).

5. Certificación de insuficiencia y/o inexistencia de personal, firmado por la Dirección de Gestión Corporativa.

6. Certificado de disponibilidad presupuestal.

7. Estudios Previos.

8. Análisis de Sector.

9. Matriz de Riesgos.

10. Soportes del Estudio de mercado, si a ello hubiere lugar. (Este requisito se requiere cuando no aplica la tabla de honorarios).

b. Un segundo archivo denominado “DOCUMENTOS SENSIBLES” el cual deberá contener:

1. Formato único de hoja de vida de persona natural del SIDEAP (Validada)

2. Formulario Único -Declaración Juramentada de Bienes y Rentas del SIDEAP

3. Formato de Reserva de la Identidad de Género y nombre Identitario

4. Fotocopia documento de identidad.

5. Formulario del Registro Único Tributario (RUT).

6. Registro de Información Tributaria (RIT).

7. Examen Médico Ocupacional de Ingreso. (De acuerdo con el ARTÍCULO 2.2.4.2.2.18 del Decreto 1072 de 2015, este tiene vigencia de tres (3) años siempre y cuando la vinculación haya sido continua, si ha perdido la condición de contratista por periodo superior a seis (6) meses continuos, deberá realizarse nuevamente el examen).

8. Certificación bancaria.

c. Un tercer archivo denominado “DOCUMENTOS DEL CONTRATO” el cual deberá contener:

1. Documentos que acrediten formación académica y experiencia laboral o profesional relacionada en el formato único de hoja de vida, atendiendo a lo establecido en el Decreto 1083 de 2015. Las certificaciones deben contener las funciones o actividades que fueron desempeñadas.

2. Libreta Militar (cuando aplique, conforme Directiva 002 de 2021)

3. Tarjeta profesional vigente (en el caso que se requiera).

4. Documento de afiliación EPS y Fondo de Pensiones, el cual se puede acreditar mediante la PLANILLA DE PAGO DE SALUD Y PENSIÓN, o certificación que acredite el estado de afiliación o formulario de afiliación.

5. Certificado del sistema de información de registro de sanciones e inhabilidades SIRI vigente, expedido por la Procuraduría General de la Nación, de la persona natural vigente.

6. Certificado del Sistema de Información del Boletín de Responsables Fiscales- SIBOR emitido por la Contraloría General de la República de la persona natural vigente.

7. Certificado de Antecedentes Disciplinarios, expedido por la Personería de Bogotá D. C., de la persona natural vigente.

8. Certificado de Antecedentes Judiciales de la persona natural emitido por la Policía Nacional vigente.

9. Constancia de no reporte en el Sistema de Registro Nacional de Medidas Correctivas - RNMC- expedida por la Policía Nacional de Colombia.

10. Certificado de Antecedentes Disciplinarios de Abogados, expedido por el Consejo Superior de la Judicatura no mayor a treinta (30) días calendario, (si aplica).

11. Certificado de Sanciones Vigentes para Abogados, expedido por el Consejo Superior de la Judicatura no mayor a noventa (90) días calendario, (si aplica)., deberá coincidir con el descargado entre el 01 a 10 de diciembre.

12. Certificado de no estar en el Registro de Deudores Alimentarios Morosos – REDAM

13. Formato de declaración de afiliación al sistema general de riesgos laborales – ARL, debidamente suscrito por el contratista.

14. Documento Autorización Objetos Iguales (cuando aplique).

15. Autorización para Publicar Documentos en Plataformas de Contratación del Estado Colombiano (Formato 2311600-FT-274).

16. Certificación de idoneidad y experiencia. (Formato 2311600-FT-146)

17. Formato de relación de contratos prestación de servicios Directiva 003 de 2021 SJD

18. 2311600-FT-422 Compromiso de transparencia y anticorrupción

15. Una vez sea suscrito el contrato, la dependencia solicitante deberá remitir la solicitud de afiliación a la ARL al correo electrónico hlromerot@secretariajuridica.gov.co, con el formato de declaración de afiliación al sistema general de riesgos laborales – ARL, debidamente suscrito por el contratista y copia de la cédula de ciudadanía.

16. Es obligación del supervisor verificar que se cumpla con los requisitos de perfeccionamiento de los contratos, establecidos en el procedimiento procedimiento 2310100-FT-002, por ello, a través de memorando interno, remitirá, el mismo día que se realice la suscripción del acta de inicio los siguientes documentos:

a. Acta de inicio del contrato y/o convenio. (cuando aplique)

b. En caso de contratos de prestación de servicios profesionales y/o apoyo a la gestión con persona natural enviar la constancia de afiliación del contratista a la ARL.

c. Declaración general de conflictos de interés generado en el aplicativo SIDEAP del DASCD, con tipo de declaración “Para suscribir contrato de prestación de servicios” Enlace: https://sideap.serviciocivil.gov.co/sideap/

d. Declaración de Bienes y Rentas y Registro de Conflictos de Interés generado en el Aplicativo por la Integridad Pública del DAFP con tipo de publicación “INGRESO”, lo anterior de conformidad a lo reglamentado en el artículo 3 del Decreto 159 de 2021 expedido por la Alcaldía Mayor de Bogotá. Enlace: https://www.funcionpublica.gov.co/fdci/login/auth?opcionDestino=LEY2013

e. Certificado de Registro Presupuestal.

f. Formato de confidencialidad, remitir a la Oficina de Tecnologías de la Información y a la Dirección de Gestión Corporativa.

17. La inobservancia del cronograma hará imposible garantizar la suscripción del contrato, en todo caso, los turnos serán atendidos en estricto orden de llegada, salvo que sean alterados por la contratación de la presente anualidad.

IV. CRONOGRAMA

Con el fin de garantizar el oportuno trámite contractual se tendrá en cuenta el siguiente cronograma:

Finalmente, se recuerda a todas las dependencias que deben atender lo dispuesto por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente en la Circular Externa Única, Código CCE-EICP-MA-06 Versión 03 del 27 de diciembre de 2023 y circular externa N°006 del 25 de septiembre de 2025, o su modificación, la cual contiene lineamientos detallados sobre las restricciones aplicables en el marco de la Ley de Garantías Electorales y atender los formatos y procedimientos actuales de la Secretaría Jurídica Distrital. 

En caso de evidenciar nuevas prioridades, la Dirección de Gestión Corporativa, se reserva el derecho a modificar los turnos y fechas establecidas.

Cordialmente, 

MARIA FERNANDA QUIJANO VÁSQUEZ

Directora de Gestión Corporativa (e)

Proyectó: Nicolás David Mora Ortiz – Contratista – Dirección de Gestión Corporativa

Revisó: Oscar Javier Martínez - Contratista – Dirección de Gestión Corporativa

Aprobó: María Fernanda Quijano Vásquez – Directora de Gestión Corporativa (E)

Nota: Ver Circular original en Anexos.