RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 045 DE 2025

(Octubre 29)

PARA: DESPACHO SECRETARIO JURIDICO DISTRITAL; SUBSECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL; DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA; DIRECCIÓN DISTRITAL DE ASUNTOS DISCIPLINARIOS; DIRECCIÓN DISTRITAL DE DOCTRINA Y ASUNTOS NORMATIVOS; DIRECCIÓN DISTRITAL DE GESTIÓN JUDICIAL; DIRECCIÓN DISTRITAL DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL; DIRECCIÓN DISTRITAL DE POLÍTICA JURÍDICA; OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN; OFICINA DE CONTROL INTERNO; OFICINA DE LAS LA INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍAS DE LAS COMUNICACIONES, FUNCIONARIOS Y COLABORADORES DE LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL

DE: DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA

ASUNTO: CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES DE ACTAS E INFORMES DE LOS ÓRGANOS COLEGIADOS E INSTANCIAS DE COORDINACIÓN JURÍDICA DISTRITAL DE LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL.

Con el objetivo de dar cumplimiento a la Ley 594 de 2000[1], el Decreto 1080 de 2015[2] y el Acuerdo 01 de 2024[3] del Archivo General de la Nación, en lo referente a la conformación del archivo institucional, la Dirección de Gestión Corporativa se permite precisar lo siguiente:

La Secretaría Jurídica Distrital cuenta con diferentes órganos colegiados, integrados por algunas dependencias de la entidad, cuya secretaría técnica, se encontraba o encuentra a cargo de ellas; igualmente, lidera las instancias de coordinación jurídica distrital, tal como se aprecia en documento denominado Anexo 1. Órganos colegiados de la Secretaría Juridica Distrital.

En tal sentido, a la secretaría técnica de cada órgano colegiado o instancia de coordinación jurídica distrital le han sido asignadas, entre otras, la función de elaborar las actas e informes y así mismo, se les ha asignado, explícita o implícitamente, la función de llevar el archivo de estos documentos; por lo tanto, es de vital importancia que, en cumplimiento de dichas funciones, las secretarías técnicas garanticen la elaboración y suscripción de las actas y de los informes, que deban emitirse, resguardando así la legalidad y autenticidad de estos documentos.

Así, quienes ejercen el rol de secretarios(as) técnicos(as) deben garantizar la conformación de un expediente por vigencia, que contenga las actas de cada órgano colegiado o instancia de coordinación y así mismo la conformación de un expediente por vigencia que contenga los informes en el caso de que deban emitirse.

Excepcionalmente, cuando el órgano colegiado haya sido electo por un periodo, que contemple más de una vigencia, como sucede por ejemplo con la Comisión de Personal y el Comité de Convivencia Laboral, el expediente se conformará con las actas generadas durante las vigencias que cubran el periodo de funcionamiento de la instancia u órgano.

Adicionalmente, se debe tener en cuenta que tanto las actas como los informes deben elaborarse en los formatos establecidos para cada uno de los órganos colegiados o instancias de coordinación distrital. En el caso de las actas deben numerarse de forma consecutiva procurando que no se presenten saltos en la numeración ni se tache o enmiende. En el caso de los informes se deben incluir títulos que permitan evidenciar la periodicidad de estos y de ser pertinente la fecha de elaboración.

Finalmente es pertinente señalar que en el marco de la centralización de los archivos de gestión que se adelanta desde el proceso de Gestión Documental de esta Dirección, se está llevando a cabo la recolección de la producción documental relacionada con actas e informes de los diferentes órganos o instancias, por lo que agradecemos su entrega efectiva y la atención oportuna de cualquier requerimiento al respecto.

Atentamente,

MARÍA FERNANDA QUIJANO VÁSQUEZ

Directora de Gestión Corporativa

Proyectó: Sandra Milena Alvarado Muñoz-Contratista - Dirección de Gestión Corporativa

Revisó:   Addily Johanna Cala Castro - Profesional Especializado - Dirección de Gestión Corporativa

Aprobó:   María Fernanda Quijano Vásquez - Directora Técnica - Dirección de Gestión Corporativa

NOTA: Ver Anexo y norma original en Anexos.

NOTAS DE PIE DE PÁGINA: